1. INLEIDING WAT IS DE BEVRIJDINGSVUURESTAFETTE?...

Transcriptie

1 Nationaal Comité Herdenking Capitulaties 1945 Wageningen, 2014

2 Inhoudsopgave 1. INLEIDING WAT IS DE BEVRIJDINGSVUURESTAFETTE? HET BEVRIJDINGSVUUR DE NATIONALE START VAN DE DAG VAN DE VRIJHEID(NS14) DE BEVRIJDINGSVUURESTAFETTE ONTVANGST IN WAGENINGEN UW CEREMONIE GESCHIEDENIS VUURLOOP SEPTEMBER ORGANISATIE EN PARTNERS VAN DE BEVRIJDINGSVUURESTAFETTE Nationaal Comité 4 en 5 mei (NC45) Wageningen 45 (NCHC) Provincies Gemeenten Oranjeverenigingen en Herdenkingscomités NOC*NSF en Atletiekunie Sporters HOE ORGANISEER JE DE ESTAFETTELOOP? DE CEREMONIE ROUTE NAAR WAGENINGEN Route Tijdschema Ontvangstlocatie Parkeren HET OVERHANDIGEN VAN HET VUUR De Nationale Start en de Bevrijdingsfestivals Aankondiging van de vuurlopers Startprocedure Route naar eigen gemeente BENODIGDHEDEN WAGENINGEN Fakkels Wax fakkels RVS fakkels Stormlampen Vuurschaal Overige te bestellen artikelen T-shirt Bevrijdingsvuurestafette Jubileum Uitgave DVD Herkenbaarheid van uw team HET BRENGEN VAN HET VUUR NAAR UW GEMEENTE De beste route Het estafetteteam Voorbereiding lopers Benodigdheden onderweg Aankomst in eigen gemeente OVERIGE ZAKEN Samenwerking met de gemeente De pers Draaiboeken Wageningen 45 2

3 4. HOE ORGANISEER JE DE BEVRIJDINGSVUURCEREMONIE? ALGEMEEN VOORBEREIDING MOGELIJKHEDEN BENODIGDHEDEN VUURSCHAAL BIJLAGEN BIJLAGE 1 OPZET VOOR EEN EIGEN DRAAIBOEK BIJLAGE 2 OPZET VOOR EEN EIGEN BEGROTING BIJLAGE 3 PLATTEGROND WAGENINGEN BIJLAGE 4 ADRESSEN BIJLAGE 5 SAMENWERKINGSSCHEMA Wageningen 45 3

4 1. Inleiding Het Bevrijdingsvuur is hét symbool voor nationale eenheid en voor leven in vrede en vrijheid. Ieder jaar wordt in Wageningen om middernacht van 4 op 5 mei het Bevrijdingsvuur ontstoken, op het 5 Mei Plein voor Hotel De Wereld. In 1945 is hier de capitulatie getekend. Vanaf deze historische locatie voor vrede en vrijheid wordt het Bevrijdingsvuur als een lopend vuurtje door het land verspreid. Het is een belangrijk moment voor de herdenking en viering van 4 en 5 mei. Per 1 januari is het Comité 4 en 5 mei Wageningen samengegaan met Nationaal Comité Herdenking Capitulaties 1945 Wageningen en Stichting Nationaal Erfgoed Hotel de Wereld. We gaan samen verder onder de naam NCHC (Wageningen 45), voor u zal er verder in de contacten met de organisatie niets veranderen. Wageningen 45 en het Nationaal Comité 4 en 5 mei werken samen met de Atletiekunie en het NOC*NSF om het symbool voor nationale eenheid en voor leven in vrede en vrijheid gezamenlijk uit te dragen. De Nationale start van de Dag van de Vrijheid wordt elk jaar in een andere provincie georganiseerd. In 2014 is de Nationale startprovincie Drenthe. Het Bevrijdingsvuur wordt van Wageningen naar Drenthe gebracht, waar het door de Minister-president ontstoken zal worden. Hierbij wordt het landelijke startsein gegeven voor de viering van de Dag van de Vrijheid. Deze handleiding bieden wij u aan als leidraad. In deze handleiding kunt u informatie vinden over het organiseren van uw loopgroep, het ophalen van het Bevrijdingsvuur in Wageningen en het organiseren van de ceremonie in de thuisgemeente. Zo hopen wij u een goed beeld te geven over de Bevrijdingsvuurestafette. Wij nodigen u ook dit jaar weer uit om uw ervaringen, nuttige informatie en berichten van de media aan ons door te geven. Wij wensen u veel succes met de voorbereidingen voor de Bevrijdingsvuurestafette. Voor vragen of advies kunt u contact opnemen met Wageningen 45. Namens Wageningen 45, Ed Dumrese Coördinator Wageningen 45 4

5 2. Wat is de Bevrijdingsvuurestafette? Ieder jaar vindt de start van de Bevrijdingsvuurestafette (BVE) in Wageningen plaats. Sinds 1948 wordt het Bevrijdingsvuur in Wageningen ontstoken. In de loop der jaren is de Bevrijdingsvuurestafette uitgegroeid tot een nationaal evenement, waarbij vele sporters vanuit heel Nederland naar Wageningen komen om het vuur door middel van een estafette door het land te verspreiden. Deze ceremonie symboliseert de bevrijding van Nederland en draagt de boodschap van vrede en vrijheid uit. De Bevrijdingsvuurestafette bestaat uit verschillende elementen. Deze worden hieronder toegelicht. 2.1 Het Bevrijdingsvuur In de nacht van 4 op 5 mei wordt ieder jaar, voor het historische Hotel De Wereld, ceremonieel het Bevrijdingsvuur ontstoken. Een aantal prominente gasten, zoals de burgermeester van Wageningen en de Commissaris van de Koning van Drenthe? verdelen het vuur onder de sporters die voor hun gemeente het vuur op komen halen. 2.2 De Nationale Start van de Dag van de Vrijheid(NS14) De Nationale start van de Dag van de Vrijheid wordt ieder jaar in een andere provincie georganiseerd. In 2014 is de Nationale startprovincie Drenthe. Het Bevrijdingsvuur wordt van Wageningen naar Drenthe gebracht, waar het door de Minister-president ontstoken zal worden. Hierbij wordt het landelijke startsein gegeven voor de viering van de Dag van de Vrijheid. 2.3 De Bevrijdingsvuurestafette Het Bevrijdingsvuur is een belangrijk symbool voor leven in vrede en vrijheid. Traditiegetrouw wordt het Bevrijdingsvuur door enthousiaste sporters vanuit Wageningen als een lopend vuurtje door Nederland verspreid. De sporters brengen het vuur naar hun eigen gemeente. Hier organiseren mensen vanuit de gemeente een ceremonie om de sporters te ontvangen, de slachtoffers van de Tweede Wereldoorlog te herdenken en de vrijheid te vieren. 2.4 Ontvangst in Wageningen Als de sportgroepen op 4 mei in Wageningen arriveren, worden zij opgevangen door Wageningen 45 op het terrein De Dreijen van het Wageningen University and Research Centre (WUR). Hier krijgen zij alle laatste benodigde informatie en materialen om goed aan de startlijn te kunnen verschijnen. 2.5 Uw ceremonie De ceremonie in uw thuisgemeente kan op diverse manieren door de gemeente ingevuld, georganiseerd en/of uitbesteed worden. U heeft de mogelijkheid de Bevrijdingsvuurceremonie apart te organiseren of onder te brengen bij een activiteit die uw gemeente op 5 mei organiseert. Vaak wordt de ceremonie in de stadskern (bij het gemeentehuis) gehouden of op een andere locatie die een relatie heeft met de Tweede Wereldoorlog. De meest voor de hand liggende locatie is een oorlogsmonument. Een oorlogsmonument in uw gemeente kan gevonden worden op Geschiedenis Het Bevrijdingsvuur kwam voor het eerst in Wageningen aan op 5 mei 1948 na een estafetteloop van atleten uit Nijmegen. In de Capitulatiezaal van Hotel De Wereld werd het aan de burgemeester Wageningen 45 5

6 overgedragen. Tenslotte werd het vuur via Rhenen naar Den Haag gebracht. Deze vuurloop was een initiatief van een groep mensen uit Eindhoven. Zij haalden al in 1945 het vuur op in Bayeux, in Normandië. Daar hebben de geallieerden tijdens D-Day voor het eerst voet aan wal gezet. D-day was het begin van de bevrijding van West-Europa. Bayeux was op 7 juni 1944 de als eerst bevrijde stad na D-day. Van 1954 tot en met 1962 werd de fakkel opgehaald door leden van de motorclub De Rijnridders. Elk jaar zal het Bevrijdingsvuur worden opgehaald. Daarom liet de gemeente Wageningen een brander installeren in een ketelhok van het Gemeentelijke Gas- en Waterleidingsbedrijf aan de Mansholtlaan/Droevendaalsesteeg. Daar wordt het Bevrijdingsvuur "eeuwig brandend gehouden". Sindsdien komen elk jaar Wageningse atleten in de late uren van de vierde mei naar het prozaïsche ketelhok om een fakkel aan te steken en deze naar de vuurschaal op het 5 Mei Plein te brengen. Tot 1967 droeg de atletiekafdeling van de gymnastiekvereniging HBS zorg voor de fakkelloop naar Hotel De Wereld. Nadat de atletiekafdeling van HBS was opgeheven, is op 1 april 1967 Atletiekvereniging Pallas '67 opgericht. Op 4 mei 1967 brachten atleten van Pallas 67 voor de eerste keer het Bevrijdingsvuur naar Hotel De Wereld. De geschiedenis en symboliek van de fakkelloop van Atletiekvereniging Pallas 67 komt uit de Griekse oudheid. De vereniging is op deze manier aan haar naam gekomen. De fakkelloop maakte deel uit van de spelen die ter ere werd gehouden voor godin Pallas Athene. In diverse jubileumjaren, onder andere in 1970, 1995, 2000,2005 en 2010 is de vlam van Wageningen vernieuwd met het originele Bevrijdingsvuur uit Bayeux. Sinds 1948 is de traditie dat vanuit Wageningen het vuur naar andere plaatsen in Nederland wordt gebracht. Dit gebeurt door o.a. atletiekverenigingen, 4 en 5 mei comités, scholen, Oranjeverenigingen en andere organisaties. In 2005 hebben bijna deelnemers uit 220 plaatsen het Bevrijdingsvuur als een lopend vuurtje door het land verspreid. Een indrukwekkend teken van nationale eenheid. De aankomst van het Bevrijdingsvuur in de eigen gemeente is een mooie symbolische uiting bij de plaatselijke 5 mei activiteiten. Met alleen al de bezoekers van de Bevrijdingsfestivals wordt het Bevrijdingsvuur bij minimaal mensen onder de aandacht gebracht. Bevrijdingsvuur Wageningen, 1965 (foto: gemeentearchief) 2.7 Vuurloop september Het Bevrijdingsvuur is hét symbool voor nationale eenheid en voor leven in vrede en vrijheid. Op 18 september viert Eindhoven de bevrijding van de stad. Hiervoor zal van te voren het vuur van Bayeux naar Eindhoven worden gebracht via de route die de geallieerden ook hebben afgelegd gedurende de Tweede Wereldoorlog. Om dit te blijven herdenken wordt er elk jaar een grote ceremonie voltrokken in Eindhoven op het Stadhuisplein. Hierbij zijn er verschillende activiteiten die elk jaar weer plaatsvinden. De stad Wageningen is hierbij elk jaar betrokken met het evenement de Vuurloop. Wageningen 45 organiseert in samenwerking met de atletiekvereniging Pallas 67 en studentenvereniging Ceres een estafettetocht. Er wordt meegelopen in het Fakkeldefilé te Eindhoven door de lopers van Pallas 67. Hierna wordt het Bevrijdingsvuur aangestoken op het Stadhuisplein. In de nacht van 18 op 19 september legt de groep estafettelopers vervolgens een route af naar Wageningen. Gedurende deze route wordt er stilgestaan bij verschillende oorlogsmonumenten waar ook kaarsjes worden aangestoken ter nagedachtenis van de gebeurtenissen die er hebben plaatsgevonden. Vroeg in de ochtend komen de lopers van Pallas 67 aan in Wageningen bij het Vrijheidsvuurmonument, voor het auditorium. Hier vindt een ceremonie plaats om de lopers welkom te heten en te feliciteren met hun fantastische prestatie. Hierna wordt het Bevrijdingsvuur overhandigt, waarna het vuur van het monument ververst wordt. Tijdens de ceremonie houden een aantal betrokken personen een toespraak. Dit evenement geeft de officiële start aan voor inschrijvingen voor de Bevrijdingsvuurestafette. Wageningen 45 6

7 2.8 Organisatie en partners van de Bevrijdingsvuurestafette Bij de organisatie van de Bevrijdingsvuurestafette zijn meerdere organisaties betrokken. Hieronder staat omschreven hoe deze taken verdeeld zijn. Bij de organisatie van de Bevrijdingsvuurestafette zijn de volgende organisaties betrokken: - Nationaal Comité 4 en 5 mei; - Wageningen 45; - Provincies; - Gemeenten/Oranjeverenigingen en Herdenkingscomités; - NOC*NSF; - Atletiekunie; - Sporters/verenigingen Nationaal Comité 4 en 5 mei (NC45) Het Nationaal Comité 4 en 5 mei is samenwerkingspartner van de veertien provinciale Bevrijdingsfestivals (BF s) in Nederland en zorgt ervoor dat de festivals het Bevrijdingsvuur op komen halen in Wageningen. Het Nationaal Comité 4 en 5 mei is ook verantwoordelijk de Nationale Start en het selecteren van de provincie waar de Nationale Start mag plaatsvinden Wageningen 45 (NCHC) In 1948 is de gemeente Wageningen gestart met de Bevrijdingsvuurestafette. Inmiddels is deze uitgegroeid tot een nationaal evenement en heeft Wageningen 45 de verantwoordelijkheid voor de organisatie overgenomen. Voor informatie over de faciliteiten, de ontvangst bij de ceremonie in Wageningen, de ondersteuning van partnerorganisaties zoals het NOC*NSF en de Atletiekunie en advies over het organiseren van de Bevrijdingsvuurestafette, kunt u bij het C45W terecht Provincies Ieder jaar wordt voor de Nationale Start van de Dag van de Vrijheid een provincie gekozen. Deze provincie mag dan een ceremonie organiseren en lopers sturen naar de gemeente Wageningen. Dit jaar is dat de provincie Drenthe. Toewijzing wordt door het Nationaal Comité 4 en 5 mei uitgevoerd Gemeenten Wanneer een gemeente meedoet aan de Bevrijdingsvuurestafette, is deze verantwoordelijk voor de organisatie van de ceremonie en ontvangst van de sporters. Wageningen 45 vraagt alle gemeenten in Nederland de ceremonie binnen de eigen gemeente te organiseren. Dit houdt in: het werven en selecteren van sporters, het bepalen van een locatie voor de ceremonie en het financieel bijstaan van de sporters om benodigdheden aan te kunnen schaffen Oranjeverenigingen en Herdenkingscomités De gemeente heeft de keuze om de ceremonie zelf te organiseren of dit over te dragen aan andere organisaties. Wageningen 45 heeft hiervoor een aantal landelijke organisaties benaderd die dit initiatief steunen. Onder andere Oranjeverenigingen en Herdenkingscomités hebben hun medewerking toegezegd. De rol van deze organisaties heeft vooral betrekking op de organisatie van de (welkoms-)ceremonie op het moment dat de sporters de thuisgemeente bereiken. Meestal is dat bij het stadshuis of een (oorlogs-)monument, maar kan ook op een festival of een andere gepaste locatie plaatsvinden. Wageningen 45 7

8 2.8.6 NOC*NSF en Atletiekunie Het NOC*NSF en de Atletiekunie zijn benaderd om bij het vinden van sporters te faciliteren. Gezamenlijk met Wageningen 45 sturen zij een oproep via de sportbonden naar de sportverenigingen met het verzoek om belangstelling voor deelname bij de gemeente kenbaar te maken. De gemeente wijst uiteindelijk een groep aan Sporters Hieronder staan een aantal verantwoordelijkheden voor de sporters: - Goed trainen, het is behoorlijk intensief. - Afspraken maken over wie wanneer gaat lopen. - Regelen van ondersteuning gedurende de route. - Het uitzetten van de route. - Laten zien waar je vandaan komt en waar je voor loopt. - Selecteren van goed materiaal en dit ook meenemen op 4 mei. Om meer inzicht te geven in de organisatie van de Bevrijdingsvuurestafette, is er bij deze handleiding een samenwerkingsschema toegevoegd. Deze kunt u terugvinden onder bijlage 5. Als u mee wilt doen met de Bevrijdingsvuurestafette kunt u zich inschrijven door het inschrijfformulier in te vullen, door een te sturen naar Wageningen 45 bevrijdingsvuurestaf@wageningen.nl of via inschrijving op de website: Wageningen 45 8

9 3. Hoe organiseer je de estafetteloop? 3.1 De ceremonie De jaarlijkse ontsteking in de nacht van 4 op 5 mei herinnert ons aan het feit hoe kwetsbaar en kostbaar vrijheid is. De ceremonie is ieder jaar weer een speciale belevenis. Vele groepen uit het hele land, hoogwaardigheidsbekleders, vertegenwoordigers van maatschappelijke organisaties en de pers zijn hierbij aanwezig. Voordat het zover is wordt een theatraal programma opgevoerd. Ook staan er schermen waarop het gehele programma goed te volgen is. Zo kunnen ook alle sporters, voordat ze vertrekken, hier naar kijken. Op dit moment is Wageningen 45 met haar 4 mei werkgroep druk met het voorbereiden en uitwerken van het programma. Het hieronder beschreven programma is dan ook een voorlopig overzicht waar nog enkele aanpassingen mogelijk kunnen zijn. Toch willen wij u alvast een beeld geven van wat er in Wageningen gaat gebeuren. Het definitieve programma ontvangt u met het laatste nieuwsbericht, waarin actuele informatie wordt verstrekt. Programma op het 5 Mei Plein: uur Melden van de sportgroepen en het afhalen van de materialen op het terrein De Dreijen van de WUR. Voor de sporters die de ceremonie niet willen bijwonen en later willen vertrekken, kan er tot uur worden aangemeld uur Welkomstwoord namens de gemeente Wageningen in de tent op De Dreijen uur Start van het theatrale gedeelte van de herdenking op het 5 Mei Plein uur Burgemeester Van Rumund neemt het vuur in ontvangst uur Het Bevrijdingsvuur wordt ontstoken bij het Vrijheidsvuurmonument. De vlag wordt gehesen en de kerktorens zullen luiden uur Het Wilhelmus wordt gespeeld uur Toespraak door de burgemeester van Wageningen, de heer Van Rumund uur Burgemeester overhandigt het vuur aan de Commissaris van de Koning van Drenthe, de heer Jaques Tichelaar uur Toespraak van de Commissaris van de Koning van Drenthe, de heer Jaques Tichelaar uur De heer Jaques Tichelaar overhandigt het vuur aan de sporters uit Drenthe. Er zal een korte toespraak zijn waarna de sportgroep uit Drenthe zal vertrekken. Aansluitend volgen meer sportgroepen uit de gemeenten van Drenthe uur Burgemeester Van Rumund ontsteekt de fakkels van de verschillende sportgroepen van de overige 13 provinciale Bevrijdingsfestivals. Deze worden aangekondigd door de presentator uur Vervolgens zullen de sportgroepen met lange afstanden en daarna de korte afstanden één voor één het vuur ophalen. Ca uur Einde van de ceremonie. Wageningen 45 9

10 3.2 Route naar Wageningen In dit hoofdstuk komen aspecten aan de orde die van belang zijn als de loopgroepen richting Wageningen komen om deel te nemen aan de Bevrijdingsvuurestafette Route U kunt op twee manieren naar Wageningen komen. 1. De eerste mogelijkheid is de snelste route. Deze is te vinden via een routeplanner op internet. ( 2. U kunt ook kiezen om via de route, die de sporters later in de nacht zullen afleggen, richting Wageningen te komen. Deze route duurt langer, maar u heeft wel de mogelijkheid tijdens de rit de belangrijke afslagen en herkenningspunten te zien. Dit kan voordelen hebben voor de terugweg Tijdschema Het is van belang een goed tijdschema te hebben van de avond. Er zijn veel aspecten die tijd kosten voor u kunt beginnen met de Bevrijdingsvuurestafette. Het is mogelijk dat de parkeerplaats en het 5 Mei Plein een eindje uit elkaar liggen. Dit betekent dat u een stukje zou moeten lopen. Daarnaast is ook tijd nodig voor inschrijven en het nuttigen van een consumptie. Het is belangrijk dat u s avonds een goede maaltijd eet. Het wordt immers een lange nacht. Houd hier rekening mee in uw tijdschema Ontvangstlocatie Alle deelnemende ploegen dienen zich te melden op het terrein De Dreijen van de WUR (Wageningen Universiteit en Research center) op de Verbindingsweg. Uw ploeg wordt tussen en uur in Wageningen verwacht. De ceremonie op het 5 Mei Plein begint om uur en is voor lopers op schermen te volgen op de Generaal Foulkesweg. Wilt u deze bijwonen, meld u zich dan tussen en uur op het terrein De Dreijen. Bij aankomst ontvangt u de bestelde materialen, zoals fakkels en T-shirts, (mits deze niet al zijn opgestuurd). Indien deze nog niet zijn betaald, kan de factuur alsnog worden voldaan. Wageningen 45 10

11 3.2.4 Parkeren Onder ziet u de plattegrond die voor u van belang is bij aankomst op het Universiteitsterrein De Dreijen. Er zullen verschillende verkeersregelaars aanwezig zijn die u verder kunnen helpen. Op het terrein is er één centrale ingang voor alle vervoersmiddelen. Overige ingangspunten naar het terrein zijn afgesloten i.v.m. de veiligheid. Na afloop van het evenement moet u het terrein ook weer via de Verbindingsweg verlaten. De wegen die niet toegankelijk zijn, zijn aangegeven met een rood kruis. Ook staat de tent aangegeven waar u uw kunt melden. Op deze manier krijgt u de laatste belangrijke informatie voor de loopgroep. Deze tent staat aangegeven met een paars figuur. Verder staat aangegeven waar u kunt parkeren. Dit staat aangegeven met de parkeerlogo s. Op al deze locaties kunt u uw auto en/of busje parkeren. De grote parkeerplaats onder de Verbindingsweg is speciaal bedoelt voor loopgroepen die per touringcar(s) komen. Wageningen 45 11

12 3.3 Het overhandigen van het vuur De Nationale Start en de Bevrijdingsfestivals Als eerste zal het Bevrijdingsvuur aangereikt worden aan de gemeente Drenthe uit Drenthe, de startprovincie van dit jaar, waarna alle overige gemeenten uit Drenthe het vuur ontvangen. Hiermee worden vele tienduizenden festivalbezoekers bereikt. Vervolgens ontvangen alle overige 13 provinciale Bevrijdingsfestivals het Bevrijdingsvuur Aankondiging van de vuurlopers Alle andere gemeenten uit Nederland ontvangen aansluitend het Bevrijdingsvuur, waarbij er rekening wordt gehouden met lange en korte afstanden. Alle groepen zullen worden aangekondigd op het 5 Mei Plein. Om een goede presentatie te kunnen geven is het van belang bijzonderheden over uw groep, bijzondere voorvallen en dergelijke, vooraf aan ons door te geven. Deze informatie zal vermeld worden tijdens het aankondigen van de groepen. Indien deze informatie niet op het inschrijvingsformulier is vermeld, kan dat alsnog aan Wageningen 45 worden verzonden (bevrijdingsvuurestaf@wageningen.nl) Startprocedure De groepen sporters krijgen nummers toegewezen. Het ploegnummer wordt bij het melden op het terrein De Dreijen uitgedeeld. Het wordt dan voor de groepen ook duidelijk waar ze verwacht worden te staan. Als de groepen staan opgesteld om te vertrekken, worden de nummers door de fuikwachter doorgegeven aan de presentator die alle groepen aankondigt. Zodoende kan hij snel de gegevens over de betreffende groepen terugvinden en een passend toespraakje houden. De ploegnummers dienen voor het gemak van de presentator en uw publiciteit. Het ploegnummer is géén startvolgorde! De interval tussen de groepen zal niet meer dan 1 minuut zijn. Wageningen 45 12

13 3.3.4 Route naar eigen gemeente Alle sporters vertrekken vanaf het 5 Mei Plein door de Bergstraat en dan door de Stationsstraat. Het hangt van de richting af welke route de sporters zullen afleggen. Hieronder staan de richtingen aangegeven en welke weg gevolgd zal worden. Naar het noorden: Naar het westen: Naar het oosten/zuiden: via Rooseveltweg of Stadsbrink richting Ede. over Lawickse Allee richting Rhenen. via de Stadsbrink richting Arnhem. In bijlage 3 is een plattegrond weergegeven met de verschillende richtingen. Na het in ontvangst nemen van het vuur vertrekken ze via de aangegeven route. De begeleidende bus of auto s proberen zo snel mogelijk in de buurt van de sporters te komen. Wanneer dit gelukt is, wordt met de fakkel de stormlamp aangestoken. Daarna wordt de estafette vervolgd. De stormlamp is makkelijker bij het lopen en waait niet uit. Veel teams gebruiken ook nog een reserve stormlamp. De groepen zijn zelf verantwoordelijk voor het plannen van de route (dit is terug te vinden in hoofdstuk 3.5). Wageningen 45 13

14 3.4 Benodigdheden Wageningen In dit hoofdstuk zullen alle benodigdheden benoemd worden die nodig zijn voor de sporters tijdens de Bevrijdingsvuurestafette. Via de webshop van 4 en 5 mei Wageningen kunt u de materialen bestellen. Hier zijn ook de afbeeldingen van het materiaal te vinden. De webshop is via de volgende link te bereiken: Fakkels Om het vuur op te halen in Wageningen en naar de eigen gemeente te brengen zijn er fakkels nodig. Er zijn verschillende fakkels, deze worden hieronder genoemd en toegelicht Wax fakkels De fakkels die worden geleverd zijn van goede kwaliteit. Ze branden ongeveer 55 minuten. Helaas zal de fakkel sneller opbranden als er mee hardgelopen wordt. Dit is echter niet te vermijden. Daarom raden wij u aan meer fakkels aan te schaffen. Dit is vooral van belang bij de start en het einde van de estafette. In verband met de veiligheid is het raadzaam om handschoenen te dragen en kleding te kiezen die niet snel vlam vat. Geschikte handschoenen kunnen gekocht worden via de webshop van 4 en 5 mei Wageningen RVS fakkels De RVS fakkel is kwalitatief goed. De RVS fakkel brandt op lampenolie en brandt hierdoor langer. Uit ervaring adviseren wij om er twee te bestellen Stormlampen Fakkels kunnen uitwaaien. Het is daarom verstandig om gebruik te maken van een stormlamp. De stormlamp wordt na vertrek aangestoken en blijft de hele nacht branden als reservevuur. De bij ons te bestellen stormlampen kunnen goed gebruikt worden op trajecten waar weinig mensen zijn. Daardoor hoeft de loper niet constant de fakkel vast te houden bij de toch al zware, nachtelijke tocht. Daarnaast bieden wij ook lampenolie aan voor het vullen van de stormlamp. Deze producten zijn bij Wageningen 45 te bestellen. Wij adviseren om twee stormlampen te bestellen, zo heeft u altijd de zekerheid dat uw Bevrijdingsvuur blijft branden Vuurschaal Voor de ceremonie in uw thuisgemeente is wellicht nog een vuurschaal nodig. U kunt deze bij het Wageningen 45 verkrijgen. - Vuurschaal op basis van gelei, - Vuurschaal op basis van gas. Overleg met uw gemeente wie de vuurschaal bestelt. De vuurschaal op basis van gas heeft meer veiligheidseisen. Stem dit af met uw gemeente en de plaatselijke brandweer Overige te bestellen artikelen Verder zijn er ook andere materialen die leuk zijn als herinnering. Op de webshop van Wageningen 45 ziet u hoe dit in zijn werking gaat T-shirt Bevrijdingsvuurestafette De T-shirts dit jaar zijn van een gerenommeerd sportmerk en is van functioneel materiaal. De T- shirts zijn ontworpen voor atletiektraining en duursporten. Het shirt is lucht doorlatend en op de voorkant van dit T-shirt staat een unieke print. U bent zelf vrij om op de achterkant van dit T-shirt een tekst te laten drukken, bijvoorbeeld de naam van uw atletiekvereniging. Het witte T-shirt is in full colour bedrukt en leverbaar in de maten S t/m XXL. Het T-shirt is exclusief en van goede kwaliteit en daardoor representatief Jubileum Uitgave Er is een herdenkingsboek verkrijgbaar: Wageningen herdenkt - 60 jaar Vrijheid (2005, 176 p., Engels/Nederlands). Wageningen 45 14

15 3.4.9 DVD Van het Bevrijdingsevenement 2007 tot en met 2011 is een DVD gemaakt. De DVD van 2007 duurt 94 minuten en heeft beelden van de herdenking op 4 mei, de Bevrijdingsvuurestafette, het Vrijheidsdefilé en het Bevrijdingsfestival met een 5 mei trailer. De DVD van 2008 bevat beelden van de Stille Tocht, de Herdenkingstocht, de Bevrijdingsceremonie, de Bevrijdingsvuurestafette, De Dreijen, de Herdenkingsplechtigheid, het Vrijheidsdefilé en een trailer. De DVD s van 2009, 2010 en 2011 bevatten beelden van de activiteiten die op 4 en 5 mei hebben plaatsgevonden. Deze activiteiten zijn o.a. het Symposium, het Bevrijdingsdefilé, de Bevrijdingsvuurceremonie en estafette. Op de DVD van 2011 vervalt echter het Symposium, maar wordt de Start Nationale Viering van de Bevrijding met minister-president Mark Rutte wel mooi weergegeven Herkenbaarheid van uw team Laat duidelijk zien dat u een team vormt. Daarom vragen wij u een aantal dingen mee te nemen, zoals: - De gemeente vlag en/of een vlag van de organiserende vereniging; - Plaatsnaambord waarop wordt vermeld het aantal deelnemers en het aantal af te legen kilometers. Zo wordt u herkend tussen de deelnemers en vele toeschouwers. Op de opvanglocatie, voordat u van start gaat, wordt er van elke groep een groepsfoto gemaakt. Zorg ervoor dat u iets mee brengt waarop duidelijk te zien is waar u vandaan komt of van welke groep u bent. Wageningen 45 15

16 3.5 Het brengen van het vuur naar uw gemeente De beste route Het is van groot belang dat u een aantal zaken van de route die u aflegt uitzoekt, zoals het aantal kilometers naar uw gemeente en de beste route. Het is niet mogelijk om via de snelweg met de sporters naar de plaats van bestemming te gaan. De normale routeplanner die u op internet kan vinden is daarom ook niet de meest geschikte. De site is een goede routeplanner om fiets- en wandelroutes te vinden. Deze routeplanner functioneert met relatief lange- en korte afstanden. Op deze site zijn ook alle plattegronden van plaatsen terug te vinden. Wij adviseren de sporters eerst de route op de kaart zelf te bepalen en vervolgens met de routeplanner op internet de juiste route uit te zoeken. Het is verstandig om een loper door een fietser te laten begeleiden. Hier zijn verschillende redenen voor. De fietser zorgt voor verlichting op donkere stukken en biedt bescherming bij autoverkeer. Tevens heeft de fietser een routebeschrijving bij zich. Rust de fiets dus uit met een klem voor de routebeschrijving en een leeslampje. Ook kunnen fietsers en lopers elkaar afwisselen tijdens de route. Dit gebeurt bij de wisselpunten. Het is niet veilig om de bus of auto achter een loper en/of fietser aan te laten rijden. De snelheid is laag voor een auto of bus. Bovendien loopt een loper in zijn/haar eigen schaduw als er een auto achter rijdt. Oneffenheden in het wegdek worden hierdoor niet goed opgemerkt. Het meest praktisch is om de bus of auto van plaats naar plaats te rijden waar de lopers en/of fietsers wisselen. Daarnaast zijn deze plaatsen ook geschikt om wat te eten en drinken. Voor een groep die de route voor de eerste keer uitstippelt, zou het handig kunnen zijn om deze met de auto en/of de fiets helemaal te rijden. Zo kan het best worden bepaald waar de wisselpunten komen en hoelang de route precies is. Tevens is het mogelijk herkenningspunten te noteren en aan te geven Het estafetteteam TIP Er zijn teams die een hele mooie historische route uitzetten. Zij lopen van herdenkingsmonument naar herdenkingsmonument. Met de fakkel steken ze bij al die monumenten een kaarsje aan. Een heel mooi gebaar! Informatie over monumenten is te vinden op: Hieronder kunt u informatie vinden over het samenstellen van uw estafetteteam, indeling van de route en hoe u daar een schema op aanpast. Uit de informatie die wij van de sporters hebben ontvangen, zijn een aantal mogelijkheden naar voren gekomen hoe u een team kan samenstellen. U kunt bijvoorbeeld kiezen voor een open inschrijving en de geïnteresseerden laten aangeven hoeveel km of hoeveel tijd zij willen lopen. Op basis daarvan kan een indeling voor de route worden gemaakt. Voor velen is 20 tot 30 minuten een prettige looptijd, of een afstand van ongeveer 5 km. Hierna kan de route worden ingedeeld in etappes die op deze looptijden of afstand zijn afgestemd. In het algemeen zal het indelen van de etappes echter neerkomen op een combinatie hiervan. Het afleggen van een etappe gebeurt veelal door twee of meer sporters, waarvan er één daadwerkelijk loopt en de anderen op de fiets de loper begeleiden. Aangekomen bij het wisselpunt gaat een fietser lopen en gaat de loper verder per fiets. Bij een volgend wisselpunt kan een nieuw team in actie komen. Bij het plannen van de route en het inschatten van de benodigde tijd, moet u rekening houden dat een topatleet over een looptijd van 20 tot 30 minuten een snelheid haalt van maximaal 20 km/uur. Gezien de omstandigheden ( s nachts lopen, onbekend terrein, meenemen van de fakkel, etc.) kan voor een gemiddelde en vaak minder geoefende loper een gemiddelde snelheid van 10 km/uur worden aangehouden over een dergelijke Wageningen 45 16

17 looptijd. Dat betekent dat in een half uur 5 tot 6 kilometer wordt afgelegd. Schat de benodigde tijd voor de route goed in en overleg met de lopers wat hun gemiddelde loopsnelheden zijn. Bedenk dat het beter is om te vroeg bij de eigen ceremonie aan te komen dan te laat Voorbereiding lopers Er zijn verschillende manieren om blessures te voorkomen. Deze staan hieronder genoemd: Het is van belang om goed te kijken wat de fysieke mogelijkheden en beperkingen van een lichaam zijn. Dit is voor elk persoon anders. Daarom is trainen voordat u deelneemt aan de Bevrijdingsvuurestafette belangrijk. U kunt op eigen gelegenheid, in groepsverband met het team of bij een atletiekvereniging trainen. Tegenwoordig verzorgen veel atletiekverenigingen zogenoemde instaptrainingen met deskundige begeleiding. Deze trainingen zijn voornamelijk bedoeld voor de beginnende (hard)lopers en sporters die een tijd niet met het hardlopen bezig zijn geweest. Daarnaast is een goede warming-up van groot belang. Als u vlak voor de aanvang van de Bevrijdingsvuurestafette inloopt, worden uw spieren warm. Zo verkleint u de kans op blessures. Dit hoeft niet intensief, het is ten slotte een voorbereiding op de inspanning die nog gaat komen. Het is de bedoeling dat de doorbloeding van het lichaam op gang komt. Een ander belangrijk punt is de start. Het is beter om rustig van start te gaan. De opbouw tijdens de estafette is belangrijker dan de start. Het is geen wedstrijd, het gaat om het herdenken en vieren van de vrijheid. Probeer als sporter dan ook rekening te houden met de lengte en de zwaarte van de etappe. Goede kleding en schoenen zijn cruciaal om blessures te voorkomen. Stem de kleding af op de weersomstandigheden en zorg er ook voor dat u na het lopen warm blijft. Neem dus kleding mee (in de fietstassen) om na het lopen aan te trekken Benodigdheden onderweg Uiteraard is de zichtbaarheid van de lopers in het donker een belangrijk aandachtspunt. Hiervoor kunnen diverse lampjes en/of fluorescerend hesjes worden gebruikt. Verder is het wellicht verstandig om het volgende mee te nemen: Mobiele telefoons. Raakt iemand de weg kwijt of kunnen de bus of auto en de loper elkaar niet vinden, dan is het handig om elkaar mobiel te kunnen bereiken (vergeet niet de nummers uit te wisselen). Toiletpapier. Dit is altijd handig om bij u te hebben. EHBO-koffer. Er kan altijd iets gebeuren onderweg, van schrammen door contact met een bramenstruik tot blaren. De deelnemers moeten dus op een nette manier verzorgd kunnen worden. Zorg er voor dat de EHBO-koffer compleet is. Zeker voor groepen die door bebost gebied lopen is ook een tekentang een instrument die van belang is bij de EHBO-uitrusting. Als de mogelijkheid er is, kunt u een persoon die EHBO bevoegd is mee nemen. Kleding. Zorg dat de lopers voldoende kleding bij zich hebben. Vooral als regen wordt verwacht, is het heel prettig als de lopers droge kleding, sokken en schoenen aan kunnen doen. Houdt u er rekening mee dat het in mei s nachts kan afkoelen. Eten en drinken. Genoeg eten en drinken onderweg is belangrijk. Vooral water is essentieel. Het is dus van belang dat alle fietsers, die de sporters begeleiden, drinken bij zich hebben. Tijdens een stop is er altijd de mogelijkheid om wat te eten. Suikers zijn goed tijdens het sporten. Te denken valt aan brood, koek/chocolade, fruit en energierepen. Ook is het fijn om tijdens de pauzes wat warms te drinken zoals thee. Koffie is beter af te raden, dit houdt namelijk vocht vast. Fototoestel. Een fototoestel bij de hand hebben is handig. Het is leuk om gedurende de estafette verschillende momenten vast te leggen. Daarnaast stelt Wageningen 45 het zeer op prijs om na 5 mei enkele foto s van uw tocht en de aansluitende ceremonie in uw thuisgemeente te Wageningen 45 17

18 mogen ontvangen. Fiets. Er moeten genoeg fietsen aanwezig zijn. De fietsers begeleiden de lopers in verschillende opzichten. Zij hebben de routebeschrijving bij zich, dus het is verstandig om kaartklemmen op de fiets te bevestigen en leeslampjes te gebruiken. Daarnaast is de fiets een goed middel om drinken en eventuele extra kleding voor de lopers en de fietsers zelf mee te nemen. Het is handig om hierbij fietstassen aan te schaffen. Een ander belangrijk punt is dat iedereen van een fiets gebruik moet kunnen maken. Dit geldt voor zowel groot als klein. Daarom is het wellicht handig om een zadelsleutel mee te nemen. Zo kunt u het zadel op verschillende hoogtes stellen. Ook een bandenplaksetje en fietspomp is altijd handig om mee te nemen. Houd rekening bij de keuze van de fietsen en banden met het parcours Aankomst in eigen gemeente Plan de tocht ruim. Als u ruim op tijd arriveert aan de rand van uw gemeente kunt u gezamenlijk ontbijten of lunchen, bijvoorbeeld bij een restaurant of clubhuis. Het samenkomen met zijn allen wordt door de meeste sporters als erg gezellig ervaren. Ook is dit het moment dat u rustig de lokale pers te woord kan staan. Vaak is het gebleken dat mensen na de ceremonie snel naar huis, een plaatselijke viering of Bevrijdingsfestival in de buurt gaan. Veel ploegen ervaren het daarom als prettig om na de ceremonie nog even samen te komen, bijvoorbeeld om samen nog wat te eten, drinken en nog even na te praten over de gehele dag. Daarnaast zult u op tijd moeten zijn, om de ceremonie op tijd te laten starten. Als u op tijd arriveert, heeft het ook geen gevolgen voor de ceremonie. TIP Voor de loopgroepen die lange afstanden moeten afleggen, is het te adviseren dat de groep wordt opgedeeld in twee groepen. De eerste groep vertrekt lopend vanuit Wageningen met het Bevrijdingsvuur. De tweede groep vertrekt met de auto vanaf Wageningen. De tweede groep begint met de estafette op ongeveer de helft van de tocht. De eerste groep gaat vanaf die plek verder met de auto. De twee groepen zien elkaar weer aan de rand van de thuisgemeente, om vervolgens deel te nemen aan de thuisceremonie. Wageningen 45 18

19 3.6 Overige zaken In dit hoofdstuk staan extra aspecten waar ook nog aan gedacht moet worden. Wij hebben ze voor u onder elkaar gezet. Deze aspecten hebben betrekking op de gemeente, de pers en de draaiboeken die gebruikt kunnen worden Samenwerking met de gemeente Vanuit Wageningen zijn naar verschillende betrokken organisaties brieven verzonden. Allereerst naar alle gemeenten en vervolgens naar atletiekverenigingen en overige sportbonden, Bevrijdingsfestivals, Oranjeverenigingen en Herdenkingscomités. Bovendien worden alle deelnemende loopgroepen van vorige jaren opnieuw uitgenodigd. In de brief aan de gemeente is door Wageningen 45 gevraagd om lokale initiatieven te ondersteunen. Dit is natuurlijk geen garantie voor het verkrijgen van steun uit uw gemeente. We verwachten uiteraard wel van iedere gemeente dat er een betrokkenheid is bij het uitdragen van de symboliek voor nationale eenheid en het leven in vrede en vrijheid. De gemeente kan u ondersteunen. Het is altijd fijn als u samen met uw gemeente een mooie ceremonie kan neer zetten. Te denken valt aan: - Financiële ondersteuning van de loopgroep; - Organisatie van een lokale plechtigheid; - Politiebegeleiding bij binnenkomst gemeente tot aan het punt waar de ceremonie wordt gehouden; - Persbegeleiding De pers De (lokale) pers in uw plaats is altijd geïnteresseerd in informatie. Ze staan vaak open voor een stukje voor de krant, de tv, etc. Dit levert uiteraard ook publiciteit op voor de loopgroep en eventuele sponsoren. Maak tijdig afspraken met kranten en tv-zenders en laat weten hoe uw groep van plan is het Bevrijdingsvuur op te halen en wat er verder ondernomen wordt. Stel hiervoor ook persberichten op. Informatie over de ceremonie in Wageningen kunnen de journalisten verkrijgen bij Wageningen 45. Wij als Wageningen 45 stellen het op erg op prijs als u ons informatie van uw groep toestuurt. Kopieën van krantenknipsels of video/dvd/cd-rom s waarop uw tocht en/of ceremonie staat, zijn van harte welkom. We willen deze bundelen, er een mooi geheel van maken en het eventueel uitbrengen in een boekje, dan wel via onze website Draaiboeken In uw draaiboek staat alles in detail beschreven van wat er gebeuren moet, welke middelen daarvoor nodig zijn en wie welke taken heeft. U kunt tevens alle informatie die onderweg nodig is in het draaiboek terug vinden. Alle informatie die u hebt, kan in het draaiboek worden verwerkt; schema s, telefoonnummers, lijsten met mee te nemen spullen, lijst met wie wat mee neemt enz. In bijlage 1 is een voorbeeld te vinden van een draaiboek. Deze kunt u gebruiken bij het maken van uw eigen draaiboek. Wageningen 45 19

20 4. Hoe organiseer je de Bevrijdingsvuurceremonie? 4.1 Algemeen Het is een mooi gebaar als het Bevrijdingsvuur, dat de sporters hebben opgehaald, een speciale plaats krijgt bij de herdenking van de bevrijding en de viering van de Dag van de Vrijheid. Door een ceremonie te organiseren krijgt niet alleen de Dag van de Vrijheid extra aandacht, maar ook de sporters die vaak vele kilometers gelopen hebben om in de desbetreffende gemeente aan te komen. In dit hoofdstuk zal meer verteld worden over de verschillende mogelijkheden om het Bevrijdingsvuur te eren en daar extra aandacht aan te schenken. Ook wordt extra informatie verschaft over hoe de plaatselijke ceremonie aantrekkelijk gemaakt kan worden. U bent uiteraard vrij om de aankomstceremonie van het Bevrijdingsvuur en de wijze waarop u het een plaats geeft in de herdenking en viering naar eigen idee in te vullen. 4.2 Voorbereiding Het is aan de gemeente, Herdenkingscomités of Oranjeverenigingen om een ceremonie te organiseren en uit te voeren. In de voorbereiding van de ceremonie is de mogelijkheid het thema van de viering van de Dag van de Vrijheid en de symboliek van het Bevrijdingsvuur extra aandacht te geven. Zo wordt het ook voor het publiek interessanter en is er meer inhoudelijke verdieping. Daarnaast kunt u ook informatie verschaffen over de symboliek van het Bevrijdingsvuur en over het landelijke thema: Vrijheid wereldwijd. We vragen de deelnemers een eigen Vrijheidsleus te verzinnen. Een leus waarin aangegeven wordt wat het thema voor hen betekent en wat zij willen uitdragen naar de buitenwereld. Hiervoor wordt nog contact met u opgenomen. Wij adviseren alle loopgroepen vroegtijdig contact met de desbetreffende gemeente op te nemen. Voordat de ceremonie begint en de sporters de gemeente in komen, wordt de veiligheid van hen benadrukt. Wij adviseren uit te zoeken of er politiebegeleiding nodig is. Het is veiliger en het wordt ook vaak als prettig ervaren door alle lopers. Wageningen 45 20

21 4.3 Mogelijkheden De bedoeling van de ceremonie is dat er extra wordt stilgestaan bij het Bevrijdingsvuur. Dit is het begin van de Dag van de Vrijheid. Een vaak voorkomende mogelijkheid is het stilstaan bij de plaats waar de ceremonie gehouden wordt. Vaak wordt gekozen voor het gemeentehuis of een herdenkingsmonument. Door het hele land zijn meer dan 3000 monumenten te vinden ter nagedachtenis aan de slachtoffers van de Tweede Wereldoorlog. Al deze monumenten en informatie kunt u vinden op Dit kan een mooi beginpunt zijn van de ceremonie en het vuur kan hierheen worden gebracht. Ook kan gekozen worden aan meerdere monumenten aandacht te schenken en met het vuur langs verschillende monumenten te gaan. Veel monumenten zijn geadopteerd door scholen. Deze adoptiescholen kunnen worden betrokken bij de organisatie van de ceremonie. Daarnaast moet bedacht worden wie aanwezig zijn tijdens de ceremonie en wie het vuur in ontvangst zal nemen. Vaak wordt een kleine toespraak gehouden om extra aandacht te geven aan het Bevrijdingsvuur. Tijdens deze toespraak kunnen ook de onderwerpen van 2014 aan bod komen: Vrijheid Wereldwijd met de invalshoek: Vrijheid geef je door!. Hieronder staan mogelijkheden voor sprekers die benaderd kunnen worden voor de Bevrijdingsvuurceremonie: - burgemeester; - wethouder(s); - gemeentebestuur; - oorlogsveteranen; - vertegenwoordigers van maatschappelijke organisaties; - bekend persoon uit de plaats; - voorzitter van een comité; - organisatie die nauw betrokken is bij de viering van 5 mei; - personen van slachtoffergroepen. Hieronder worden mogelijkheden gegeven hoe de ceremonie kan worden uitgevoerd: - De loopgroep ontvangen aan de gemeentegrens. De tocht kan hierna ceremonieel worden voortgezet naar het stadhuis, een herdenkingsmonument en/of een andere plaats van de viering. Op die plek kan het Bevrijdingsvuur worden ontstoken. - Het Bevrijdingsvuur kan worden overgedragen aan de burgemeester van de desbetreffende gemeente. - De burgemeester of een bekend persoon uit de plaats/gemeente kan een toespraak houden. - Één minuut stilte houden, daarop volgt er een toespraak van bijvoorbeeld een vluchteling, ooggetuige, slachtoffer of een bekend persoon. - Een organisatie die nauw betrokken is bij het thema van de viering kan er voor kiezen om een presentatie te laten zien over bijvoorbeeld de tocht die is afgelegd, beelden die te maken hebben met het thema of oude oorlogsbeelden. - Er kan gekozen worden voor een vlaggenceremonie met muziek, zoals het Wilhelmus en het Lied van de vrijheid met muziek van de harmonie. - Kinderen kunnen een gedicht voorlezen (bijv. organiseren van een gedichtenwedstrijd bij basisscholen). - Het ceremonieel doven van het vuur na zonsondergang. - Schoolklas kan mee lopen vanaf de rand van de gemeente. - Bevrijdingsconcert. 4.4 Benodigdheden U kunt zelf bepalen hoe u de ceremonie indeelt en welke materialen u daar bij nodig heeft. Voorbeelden van materialen zijn: spreekstoel, geluidsset en aankledingmateriaal. Er zijn enkele benodigdheden, zoals een vuurschaal, fakkels en lavastenen die u bij Wageningen 45 kunt bestellen ( 4.5 Vuurschaal Tijdens de ceremonie wordt het vuur vaak brandende gehouden in een vuurschaal. Er is de mogelijkheid om een vuurschaal te kopen bij Wageningen 45. Dit kan via onze webshop: Wageningen 45 21

22 5. Bijlagen 5.1 Bijlage 1 Opzet voor een eigen draaiboek 1. Overleg met gemeente, herdenkingscomité en/of Oranjevereniging a. Contact leggen met de burgemeester, bestuurssecretariaat. b. Vaststellen van een contactpersoon bij de gemeente. c. Afspraken m.b.t. ondersteuning van de sportgroep door de gemeente en/of lokale comités (financiële bijdrage voor transport en materialen, bijdrage in natura, etc.). d. Afspraken m.b.t. de plaatselijke ceremonie(s) en overleg met lokale comités. e. Afspraken politiebegeleiding van de loopgroep bij aankomst in de gemeente. f. Afstemming loopgroep en gemeente over contacten met de media en publiciteit via de eigen kanalen (websites, nieuwsbrieven, etc.). 2. Samenstelling estafetteploeg en etappe-indeling a. Contact leggen met sporters en sportverenigingen (atletiekverenigingen, loopgroepen, schaatsverenigingen, etc.), lokale herdenkingscomités, etc. b. Nagaan wie meedoen: sporters en begeleiders. c. Vaststellen wat de capaciteiten van de sporters zijn (loopsnelheid en afstand) en de wensen/beperkingen met betrekking tot de mogelijke etappes. d. Route uitstippelen. - Voor lopers en begeleidende fietsers. - Voor evt. fietsgroep die een parallelroute volgt. - Voor auto en/of bus. - Bepaal veilige wisselpunten. e. Etappe-indeling maken. - Afspraken wie het vuur ontvangt in Wageningen. - Afspraken wie de laatste etappe loopt en het vuur overhandigt. f. Loop- en begeleiderschema opzetten en rustpunten bepalen. g. Laatste rustpunt, aan de rand van de gemeente. - Bepalen aankomsttijd, regelen versnaperingen (bv. gezamenlijk ontbijt of lunch), bepalen vertrektijd naar ceremonieplaats. - Afspraken maken voor fotosessies en mediamomenten voordat de groep naar de plaatselijke ceremonie vertrekt. 3. Logistiek estafette a. Diverse materialen. - Bepaal hoeveel fakkels er nodig zijn bij vertrek uit Wageningen, diverse plaatsen onderweg en vooral bij de eigen lokale ceremonie. - Bestelling en inkoop materialen en herinneringen. - Representatie: vlaggen, banieren, plaatsnaamborden, uitdossing van de ploeg voor de ceremonies in Wageningen, bij aankomst en eventueel onderweg. b. Routebeschrijvingen en kaarten van de route. - Voor lopers en begeleidende fietsers. - Voor evt. fietsergroep die een parallelroute volgt. - Voor auto en/of bus. c. Fietsen. - Regelen geschikte fietsen (van deelnemers of eventueel gehuurd). - Uitrusting fietsen (extra verlichting, fietstassen, kaartklemmen, bidonhouders, fietspomp en bandplak setje). d. Auto s. - Bepalen aantal benodigde auto s. - Huur bus(jes), tijdig contact leggen met verhuurbedrijf. e. Versnaperingen. - Proviand (voeding, drank) voor onderweg. - Gezamenlijk diner voor vertrek of onderweg naar Wageningen. - Ontbijt en/of lunch bij aankomst, eventueel ook onderweg. - Gezamenlijke versnapering na de aankomstceremonie. Wageningen 45 22

23 4. Ceremonie a. Ontvangen van het vuur in Wageningen. - Wie van de groep neemt het vuur in ontvangst en waarom? - Informatie toesturen over de loopgroep en plaatselijke ceremonie t.b.v. de ceremoniemeester/presentator b. Vaststellen van de plaatselijke ceremonie (plaats, tijd, genodigden, pers) in overleg met de gemeente etc. - Regelen van de vuurschaal (gemeente?) - Podium/spreekgestoelte voor de toespraken. - Geluid, PA systeem. - Eventueel belichting. - Uitnodigingen. - Vastleggen ceremoniemeester. - Informatie naar ceremoniemeester. - Informatie/aanzet voor toespraak naar burgemeester en/of andere lokale VIP. - Persbericht. - Vastleggen aanspreekpunt voor de organisatie en voor de media. - Bepalen van mediamomenten. c. Overhandigen van het vuur. - Wie overhandigt? - Wie ontvangt? - Welke rol speelt het Bevrijdingsvuur; hoe past het in de ceremonie. - Toespraken: evt. informatie over de estafette/loopgroep en de ceremonie in Wageningen, symboliek van het Bevrijdingsvuur, etc. ten behoeve van de ceremoniemeester. 5. Aandachtpunten a. Versnaperingen voor onderweg. b. Aankomst in Wageningen uiterlijk uur. c. Bij aankomst in de eigen gemeente is de groep compleet. Om te voorkomen dat de groep uiteenvalt, gaat de langzaamste loper voorop. d. Afspreken wie wat meeneemt. e. Afspreken wie wat opruimt. f. Schoonmaken van de auto s en/of bus(jes) g. Terugbrengen van de huurauto s/bus(jes.) Wageningen 45 23

24 5.2 Bijlage 2 Opzet voor een eigen begroting Bij het opstellen van de begroting wordt rekening gehouden met de kosten die de groep maakt voor het vervoer van en naar Wageningen, de benodigde materialen en herinneringen, versnaperingen en de kosten die gemaakt worden tijdens de voorbereiding. Bedenk dat de groep om uur aankomt in Wageningen en voor die tijd een goede maaltijd nuttigt. Het is niet alleen heel prettig om samen te dineren, het is ook heel praktisch. Uw ploeg bepaalt uiteraard helemaal zelf welke uitgaven relevant zijn. Toch is het ook voor het verkrijgen van sponsorbijdragen of gemeentelijke ondersteuning van belang dat u alle eventueel te maken kosten op een rijtje heeft. 1. Voorbereiding: a. Communicatie (telefoon, porto, etc.); b. Kantoorbenodigdheden (papier, enveloppen, etc.); c. Vergaderkosten. 2. Vervoer: a. Huur auto s/bus(jes); b. Brandstof auto s/bus(jes); c. Huur fietsen. 3. Versnaperingen: a. Gezamenlijk diner voor vertrek of onderweg naar Wageningen; b. Gezamenlijke versnapering na de aankomstceremonie; c. Proviand onderweg. 4. Materialen: a. Fietsbenodigdheden (tassen, kaartklemmen, leeslampjes, bidons, bidonhouders); b. Wegenkaarten; c. Fakkels; d. Stormlampen, lampenolie; e. T-shirts Bevrijdingsvuurestafette; f. Diverse herinneringen. 5. Representatie/ceremonie: a. Entourage onderweg (herkenning estafetteploeg: bv. plaatsnaambord, vlaggen en banieren, uitdossing ploeg); b. Ontvangst lokale VIP s; c. Media aandacht. 6. Onvoorziene uitgaven. Wageningen 45 24