TEAMLEIDERDRAAIBOEK LAUWERSLOOP 2015

Transcriptie

1 TEAMLEIDERDRAAIBOEK LAUWERSLOOP 2015 Bij deze ontvang je het teamleiderdraaiboek. Dit draaiboek is een leidraad en kan helpen bij een goede organisatie voor jouw lauwersloopteam. Het draaiboek bevat belangrijke data en deadlines. Houdt er rekening mee dat je naast dit draaiboek waarschijnlijk nog meer dingen moet regelen! Als er vragen zijn, kun je altijd contact opnemen via Mochten er wijzigingen plaatsvinden in dit draaiboek, dan worden deze per mail doorgegeven.

2 Prijslijst Inschrijfgeld: Borg: Slaapbonnen: Busbonnen: Ontbijtbonnen: Lunchbonnen: Dinerbonnen: 195,00 per team 40,00 per team 2,50 per persoon per nacht 4,50 per persoon 3,00 per persoon 3,00 per persoon 6,50 per persoon Slaapplekken Ook dit jaar is het weer mogelijk om te overnachten op het Sportcentrum. Voor een slaapplekje in de sportzaal betaal je 2,50 per persoon per nacht. Hiervoor dien je zelf je eigen slaapmatje en slaapzak mee te brengen. Busvervoer Anders dan vorig jaar willen we de teams nu de gelegenheid bieden om met de bus naar de herstart in Lauwersoog te komen. Deze transferbussen worden door de organisatie geregeld en zullen om 10.30u vanuit Groningen naar Lauwersoog vertrekken en na de herstart op Lauwersoog om 13.30u weer terug naar Groningen. Hierdoor kan het team in zijn geheel op Lauwersoog aanwezig zijn en hoeft het geen gebruik gemaakt te worden van het OV. De prijs voor deze busbonnen zijn 4,50 per persoon. Een busbon geldt voor een enkele trip naar Groningen Lauwersoog of Lauwersoog Groningen. Graag zouden wij zo snel mogelijk weten of jullie team gebruik wil maken van dit busvervoer en hoeveel bonnen jullie ongeveer gaan afnemen. Ontbijt- en Lunchbonnen Het is ook mogelijk om voor het team ontbijt en lunchpakketjes te regelen. Deze zullen door de organisatie worden klaargemaakt en zijn in de ochtend op te halen in Leeuwarden. De teams die overnachten op het Sportcentrum kunnen daar natuurlijk hun ontbijt- en lunchpakketjes al ophalen. Dinerbonnen Na afloop van de Lauwersloop is het mogelijk om op het Sportcentrum te dineren bij de Sportsbar.

3 Belangrijke data en deadlines November 1 Opening inschrijvingen Lauwersloop Maart 16 Opening inschrijving diner- en ontbijtbonnen, busbonnen en slaapplaatsen April 1 Vanaf nu kan de etappeverdeling worden doorgegeven via de mail 30 Sluiting inschrijving Lauwersloop 30 Uiterste datum betaling inschrijfgeld en borg Mei 11 Uiterlijk datum voor het doorgeven van de namen van de lopers Laatste dag om de etappeverdeling door te geven Uiterlijke betaaldatum voor bonnen en slaapplaatsen Week 20/21 Verstrekken programmaboekjes en bonnen 30 Lauwersloop!

4 Leidraad voor de teamleider Direct na de inschrijving. Op 1 november opent de inschrijving. Lees het inschrijf- en wedstrijdreglement. Vergeet niet om binnen twee weken na aanmelding de 195 te betalen. Vergeet ook niet het bedrag van 40 aan borg te betalen. Pas wanneer het inschrijfgeld en de borg is betaald, is de inschrijving definitief. Als je nog geen achttien lopers hebt, kan je nu alvast teamleden gaan zoeken. Mei lijkt nu nog ver weg, maar komt straks snel dichterbij. Er zijn zes vrouwenetappes en twaalf mannenetappes. Een vrouw mag altijd op een mannenetappe lopen, maar als een man een vrouwenetappe loopt krijgt je team een straftijd. Houd daar met het werven van je teamleden dus rekening mee. Je kunt mensen bij inschrijving een aanbetaling laten doen van bijvoorbeeld 10 euro. Maak ook duidelijk dat mensen dit geld niet terugkrijgen bij afmelding, tenzij ze zelf vervanging regelen. Bedenk zo snel mogelijk hoeveel je teamleden laat betalen. Houd er rekening mee dat de deelname aan de Lauwersloop (195 euro), maar daarnaast ook het eten/drinken op de dag zelf en de busjes betaald moeten worden. Andere dingen zijn bijvoorbeeld de aanschaf van een teamshirt en diner- en ontbijtbonnen. Denk vast na over het huren van één of twee busjes voor de loop. Achttien personen passen natuurlijk niet in één busje, maar er zijn genoeg andere mogelijkheden. Halverwege wisselen of meerdere (2) busjes huren kan. Of misschien heeft één van je teamleden nog wel een busje of auto die ook gebruikt kan worden. Hoe eerder je busje(s) huurt, hoe meer keus je hebt. Vaak moet je 21 of 23 jaar zijn om het busje te huren en minstens twee jaar je rijbewijs te hebben, houd hier rekening mee. Via de Lauwersloop kan je ook met korting busjes huren bij Century Autoverhuur. Neem voor meer informatie hierover contact op met de penningmeester, penningmeester@lauwersloop.nl Laat mensen ook vast nadenken over voorkeur voor een afstand en laat ze dit doorgeven, zodat je hier met de indeling van de etappes rekening mee kan houden. Als je team vol zit, kun je altijd nog een paar reserves zoeken. Er vallen vaak mensen uit op het laatste moment. Als je alle financiële dingen hebt geregeld, is het handig om vast uit te rekenen hoeveel iedereen moet betalen. Laat mensen zo snel mogelijk het geld overmaken. Maart Vanaf 16 maart opent de inschrijving voor diner- en ontbijtbonnen, busbonnen en slaapplaatsen voor vrijdag- en zaterdagnacht. Dit kan via de mail doorgegeven worden door te mailen naar secretaris@lauwersloop.nl. De inschrijving is open tot 11 mei, zorg dat je je teamleden op tijd hiervoor benadert. Vanaf 16 maart tot en met 11 mei kun je ook de etappeverdeling van je team doorgeven. Het is handig om ook na te denken over de fietsverdeling. Beslis daarnaast over het aantal busjes dat je wilt gebruiken. Het is handig om een keer een informatiebijeenkomst te organiseren (zie de brief van bijlage 1), waarbij je duidelijk vertelt hoe alles geregeld is, wat wel en niet mag en wat er allemaal in het inschrijf- en wedstrijdreglement staat dat van belang is.

5 Zorg dat iedereen weet wat de bedoeling is op de dag zelf. Stuur mailtjes met informatie eventueel door naar je teamgenoten. Maak duidelijk dat jullie gezamenlijk verantwoordelijk zijn voor het goed verlopen van de dag. Eventueel kan je tijdens de bijeenkomst overleggen wat jullie gaan doen met het eten en de slaapplaatsen; ook kan je mensen dan gelijk alle gegevens in laten vullen. Daarnaast is het handig om duidelijk te vertellen dat iedereen vooraf de route en routebeschrijving goed dient te bestuderen. Tijdens de loop worden wel routebordjes geplaatst, maar de beschrijving in het routeboekje is leidend. Zorg dat iedereen vooral z n eigen etappes goed kent. Om mensen te motiveren voor de Lauwersloop, is het misschien leuk om met de groep te gaan trainen. Plan bijvoorbeeld twee of drie tijdstippen in de week waarop mensen kunnen komen hardlopen. Dit is ook een leuke manier om je hele team goed te leren kennen en vast te kijken wie welke etappe kan lopen. Mei Stuur een informatiebrief naar de lopers met alle informatie over de Lauwersloop, de voorbereiding en belangrijke telefoonnummers. Regel op tijd alle spullen die je nodig hebt. Houd er rekening mee dat er onderweg niet voor eten wordt gezorgd, maar dat je alleen maaltijdbonnen kunt kopen voor het ontbijt en het avondeten op de vrijdag. Zaterdag 30 mei 2015 Zorg dat je een ontmoetingsplaats afspreekt vanwaar jullie naar Leeuwarden rijden. Ga op tijd weg! Houd er rekening mee dat teamleiders zich tussen 6.00 en 6.30 in Leeuwarden moeten melden. Juni Verdeel het overgebleven geld of geef het aan een goed doel.

6 Bijlage 1. Voorbeeldbrief voor de informatiebijeenkomst Hoi allemaal! We staan definitief ingeschreven voor de Lauwersloop met ons team, teamnaam. Daarom nu een brief met veel informatie. Lees dit goed door! In de bijlage vind je de etappe-indeling. Als je het leuk vindt kan je ook kijken op Daar kun je de etappeverdeling bekijken onder het kopje Deelnemers wedstrijd en route. Binnenkort zal er een informatiebijeenkomst georganiseerd worden. Hiervoor zullen we een datumprikker versturen. Wil je deze zo snel mogelijk invullen? Tijdens de bijeenkomst zullen we je alles vertellen over de Lauwersloop en zullen we beslissen wat we gaan doen met het eten, slapen en nog wat andere praktische zaken. Hieronder staat een lijstje met vragen, denk hier alvast over na voor de bijeenkomst. -Ben je van vrijdagochtend 5.30 tot vrijdagavond het eindfeest of tot zaterdagochtend aanwezig? -Kun jij een damesfiets (eventueel met versnellingen) met goede remmen regelen? -Wil je een slaapplaats (voor vrijdag- of zaterdagnacht) reserveren in de sporthal van de ACLO? -Welke etappe/afstand heeft je voorkeur? Let op: vrouwen worden zoveel mogelijk op de damesetappes geplaatst! Tot binnenkort bij de informatiebijeenkomst! Groetjes, Naam en gegevens teamleider

7 Bijlage 2. Etappeverdeling Als je een personenbusje voor 9 personen huurt, heb je aan 1 busje in principe voldoende. Bij de herstart in Lauwersoog kun je dan wisselen. Je zou ook met meerdere busjes of auto s kunnen rijden. Kijk zelf wat voor jullie de beste optie is. In onderstaande tabellen kunnen de namen van lopers, fietsers en chauffeurs ingevuld worden. Denk er van tevoren alvast over na wie op welke etappe gaat fietsen, lopen en rijden. Een chauffeur rent zelf vaak ook een gedeelte, maar dit moet qua planning natuurlijk wel kloppen. Een chauffeur kan niet lopen en rijden tegelijk. Etappe 1- Leeuwarden Giekerk 9,1 Etappe 2 Giekerk Oudkerk 5,2 Etappe 3 Oudkerk Rinsumageest Etappe 4 Rinsumageest Dokkum Etappe 5 Dokkum Ee Chauffeur Loper Fietser 6,7 1 8,6 Etappe 6 Ee Anjum 9,7 Etappe 7 Anjum Lauwersmeer Etappe 8 Lauwersmeer - Lauwersoog 1 : Vrouwenetappes 8,1 1 5,9 3,9 1

8 Etappe 9 Lauwersoog - Ulrum 11,1 Etappe 10 Ulrum Douwen 6,5 Etappe 11 Douwen Leens (sprintetappe) Etappe 12 - Leens - Eenrum 8,9 Etappe 13 Eenrum Baflo Etappe 14 Baflo Onderdendam Etappe 15 Onderdendam Bedum Etappe 16 Bedum Zuidwolde Etappe 17 Zuidwolde Groningen Etappe 17 Zuidwolde - Groningen 1: Vrouwenetappes 2 Chauffeur Loper Fietser 4,6 1 7,6 4,6 4,3 1 6,5 1 6,5 Geen fietser Geen fietser NB: De wissel in Douwen, etappe 10 of etappe 11, is een verplichte loper fietser wissel. Dit houdt in dat de fietser van etappe 10, etappe 11 gaat lopen en de loper van etappe 10 in etappe 11 gaat fietsen. Het is hier niet mogelijk om met een busje/personen auto te komen. De teams die zich hier niet aan houden, zullen voor zowel etappe 10 als etappe 11 straftijd krijgen.

9 Bijlage 3: To do lijst Regelen: - Busje(s), bijvoorbeeld voor 9 personen, of auto s - Goede damesfiets Voorbeeld boodschappenlijstje: - Brood, boter, beleg, fruit, snoep, chips, energierepen, energiedrank, druivensuiker, bananen, dropjes, suiker - Genoeg drinken: water, fris, koffie en thee - Evt. plastic bordjes/bekertjes/bestek Meenemen: - ID/Paspoort - Rijbewijs -Fietspomp -Bandenplaksetje - Thermoskannen met koffie en thee - Eventueel fototoestel Meenemen als je gaat hardlopen: - Eventueel slaapspullen - Warme kleren voor in de bus - Kleren voor het eindfeest