1. Interne afspraken en mededelingen

Transcriptie

1 Notulen vergadering OV CBS De Wendakker Interne afspraken en mededelingen Ingekomen stukken. Fieke krijgt af en toe post/telefoon van organisaties die graag samen met de oudervereniging acties op willen zetten om 1) een goed doel te steunen en 2) geld in te zamelen voor de ov/school. In het verleden is daarmee bijvoorbeeld geld opgehaald voor het schoolplein. We besluiten daar de komende tijd niet op in te gaan, omdat we veel tijd aan andere OV-zaken moeten besteden. Sportcommissie o Evaluatie koningsspelen.. De dag was een groot succes. Er ligt nu een goed draaiboek voor komende jaren, dat op enkele puntjes nog wat zal moeten aangepast. Grootste aandachtspunt is interessanter maken van het programma voor de groepen 7 en vooral 8. Hulp van groep 8 bij groepen 1-4 was voor alle partijen een groot succes. Er komt nog evaluatie tussen coördinator van school Eveline en sportcommissie. o Avondvierdaagse. De Wendakker heeft de startnummers 14 en 15 gekregen. Veel ouders waren te laat met aanmelden van hun kind(eren). Ze moeten zich dan zelf aanmelden bij de wandelbond en zelf stempelen en medaille ophalen, maar kunnen wel een shirt krijgen via school als ze zich bij de sportcommissie melden. Meelopende ouders krijgen een hesje aan. Betaling via webwinkel is ook goed gegaan en de betaling aan de wandelbond is gedaan. Pakjes drinken delen we dit jaar niet uit. Redenen: tot in 2013 werden pakjes uitgedeeld door de Jumbo. OV heeft dit vorig jaar opgevangen, maar lang niet alle kinderen die lid zijn lopen mee, terwijl het wel uit de algemene OV-kas wordt betaald; ouders kunnen zelf gemakkelijk ook drinken meegeven dat kinderen echt lekker vinden; de aandacht van bijvoorbeeld directie is minstens zo veel waard als het pakje drinken. We denken na over een manier waarbij kinderen op een bepaald punt toch worden aangemoedigd. o Sport overig. 20 mei korfbaltoernooi. Groepen 3, 4, 5, 6 doen mee. Toernooi is bij Oranje-Zwart in de Marslanden. Voetbal: 1 voetbalteam is door naar de regiofinale. Er is belangstelling voor nieuwe leden in de commissie ter vervanging van Ellen die stopt. Website en webwinkel. De huidige provider Yourhosting doet het noodzakelijke overzetten van de website (i.v.m. nieuwe partij) niet voor 50,- zoals eerst gemeld, maar voor honderden euro s en ook de kosten voor het aantal pagina s zouden meer worden. Leo heeft gesproken met Chris (leerkracht) over aansluiting bij website van school. Web2work rekent voor overzetten ook circa 440 euro, maar we kunnen dan wel ongelimiteerd aanpassen. Alternatieven (blijven bij Yourhosting, andere provider) zullen duurder zijn vanwege jaarlijkse bijdrage. Meegaan met de website van school biedt nog meer voordelen, zoals aansluiten bij kleurstelling van school en bij Facebook/schoolapp. Verder zullen we ons eigen logo gebruiken. We besluiten Web2work de opdracht te geven zodra we akkoord kunnen gaan met de offerte (nog wat kleine onderhandelpuntjes) en nadat de ouderbijdrage via incasso binnenkomt. Over een aantal punten zal in de loop van de tijd meer duidelijkheid moeten komen: uiterlijk van de pagina s, moment van oplevering, beheer, mogelijkheden voor commissies om pagina s aanpassen,

2 gebruik huidige mailadressen, bestaande verwijzingen op internet naar omleiden. De webwinkel kan blijven bestaan. Financiën Esther heeft inmiddels alle activiteiten overgenomen van Rick. De administratie van dit schooljaar alsmede van vorig schooljaar zijn doorgenomen. Naar aanleiding hiervan is een aantal vragen en opmerkingen naar voren gekomen, die met Rick zijn besproken. De ouderbijdragen van dit jaar zijn nog niet geïnd omdat het incassocontract nog niet rond was. Dat hing weer samen met de inschrijvingen bij de Kamer van Koophandel waarbij nog niet de juiste personen vermeld stonden. Ook de ouderbijdrage van schooljaar bleek niet te zijn geïnd. De redenen daarvoor zijn onduidelijk. Hierdoor is er op dit moment niet voldoende geld in kas om rekeningen (bijvoorbeeld aan school) te kunnen betalen. Tijdens een vergadering met het dagelijks bestuur met voorzitter, secretaris, beide penningmeesters en de kascommissie is getracht zoveel mogelijk duidelijkheid te krijgen en vooral constructieve afspraken te maken. Het dagelijks bestuur zal onder meer hechter gaan samenwerken en de kascommissie zal gaan werken volgens een nog op te stellen protocol. We zullen voorlopig geen uitgaven kunnen doen die niet zijn toegezegd of die niet direct nodig zijn. De volgende acties zijn inmiddels gedaan: - Het dagelijks bestuur is ingeschreven bij de Kamer van Koophandel. Edith staat ook nog ingeschreven. Alle ex-bestuursleden zijn uitgeschreven. - Het incasso-contract is vernieuwd en ondertekend door het dagelijks bestuur. - Alle rekeningnummers van de ouders zijn omgezet naar IBAN-codes. - Het incassoprogramma centaurus.nl wordt gebruikt om de incasso te doen (Esther, Jessica) evenals de ledenadministratie (Jantien van Eerten) De volgende acties worden op korte termijn gedaan: - Deze week: mededeling aan ouders over incasso ouderbijdrage: schooljaar eind mei, schooljaar eind juli en schooljaar pas in het eerste kwartaal van Over die mededeling krijgt ieder van ons wellicht vragen van ouders/verzorgers. Het dagelijks bestuur verzoekt alle bestuurs- en commissieleden die mededeling dan ook goed te lezen en ouders te verzoeken ons met vragen te benaderen via (penningmeester@ovdewendakker.nl) of schriftelijk via de OV-bus, aanwezig op elke locatie, opdat we alle ouders een gelijkluidend antwoord kunnen geven en kunnen helpen in geval van onoverkomelijke problemen om de inning te voldoen. - Incasso regelen van ouderbijdrage (bijna rond) zodat het geld eind mei binnenkomt - Betalen openstaande rekeningen. - De ledenadministratie wordt vanaf nu maandelijks bijgehouden door Jantien van Eerten. Aanschrijven ouders die nog geen lid zijn, of bijvoorbeeld voor 1 kind wel en voor het andere niet. Jantien zal daarvoor verschillende acties ondernemen. Het doel is om zoveel mogelijk ouders bewust te maken van het lidmaatschap OV en het gemak om alle kinderen via incasso te betalen. Ouders kunnen uiteraard ook (blijven) kiezen voor een factuur of om geen lid te zijn. - Draaiboek penningmeesterschap opstellen/aanpassen.

3 - Ouderbijdrage bovenbouw. Op de ALV in oktober is besloten geen 5 euro meer vanuit de OV te geven aan elk kind om uit te geven voor een sinterklaascadeautje. Dat geld dat ze niet krijgen, wordt gespaard voor het schoolkamp, omdat de ouderbijdrage nu eenmaal voor iedereen gelijk is. Dat leek op dat moment de eenvoudigste manier, maar het brengt wel extra handelingen en een extra post op de begroting met zich mee. Met het huidige incassopakket kan ook eenvoudig variatie aangebracht worden in het te incasseren bedrag, waardoor we het nog eenvoudiger kunnen maken. We willen op de volgende ALV dan ook voorstellen om de voor de bovenbouw 5 euro per persoon minder te incasseren. We zullen wellicht niet alle gemiste inkomsten uit ontvangen. Juridisch gezien mogen bijdragen nog tot minimaal 3 jaar later worden geïnd. We staan dus zeker in ons recht. Ouders die aangeven moeite te hebben met de betalingen, zullen we op gepaste wijze tegemoet komen. We zullen waarschijnlijk ook niet meer innen voor de kinderen die vorig jaar in groep 8 zaten en nu niet meer op school zitten. Zomerfeest. Groep 1 tot en met 5 gaat een vossenjacht doen. Groep 6, 7 en 8 een speurtocht in vooraf in de klas gemaakte groepjes, zonder begeleiding van ouders. Er zullen scoutingtechnieken worden gebruikt voor het vinden van de route. Er is voor ouders koffie en thee (waarschijnlijk gratis) op het schoolplein en cake tegen betaling van een munt. Verder waarschijnlijk broodjes en een ijskar. Schoolreisje Datum: dinsdag 22 september. Offertes voor de groepen 2 tot en met 6 zijn net binnengekomen. De prijs van de outdooractiviteit voor groep 6 is wat aan de hoge kant. Daar wordt nog naar gekeken Paula, Bertine en Netty regelen schoolreis/kleuterfeest voor groep 1 en Chris de reis naar Amsterdam voor groep 7. Groep 3/4 sluit aan bij groep 4 en waar de combigroep 4/5 (vorig jaar naar de Spelerij geweest) bij aansluit, is nog te bepalen. Jenny Spaans gaat helpen met het controleren van de betalingen en wellicht ook op de dag zelf. Het is doel is om kinderen van alle locaties hetzelfde aan eten en drinken (lunch, tussendoortje) aan te bieden. Dat is handiger voor ouders en voelt eerlijker aan voor de kinderen. Fotograaf. Patricia heeft weer een gesprek gehad met de fotograaf. De vraag is of we nu een witte of blauwe achtergrond (wolk) als achtergrond willen. Blauw is veiliger want als een kind lichte kleren aan heeft, staat dat minder mooi. Het is wel wat saaier. We geven door dat er voorkeur is voor wit. We moeten dan wel doorgeven aan de ouders dat ze rekening moeten houden met de kleding (niet te licht). ER zal meer rekening worden gehouden met de leeftijd van de groepen voor de groepsfoto (bijv. geen hoepeltjes voor groep 8). Foto s maken buiten kan niet, want er is altijd afleiding van buitens pelende kinderen en er is geen tijd om even te wachten als het regent. Leerkrachten. Vraag van Tineke voor afscheid Annet op 26 juni half 4 tot half 6. Een aantal van ons kan waarschijnlijk helpen. Paula vraagt nog na hoeveel mensen er nodig zijn en wanneer ze uiterlijk weten wie er komen. Secretariaat. Fieke blijft ook volgend schooljaar nog secretaris. Het dagelijks bestuur heeft nu toegang tot alle bestanden. Fieke zal na de zomer bekijken hoe we efficiënt en met respect voor privacy en vertrouwelijkheid documenten / folders kunnen delen en of / bewerken. E- mailadressen voor toegang. We spreken af niet uit eten te gaan, maar een etentje/barbecue of iets dergelijks bij een van ons thuis te doen. Fieke stuurt een datumprikker uit waarbij ieder moet kiezen tussen 24 of 25 juni.

4 We besluiten volgend schooljaar weer afwisselend op dinsdag, woensdag of donderdagavond te vergaderen. Creacommissie. Fieke vraagt namens Jennie of er budget voor aanschaf van schilderijen van Gerrit Knikker, die al heel veel groepen op bezoek heeft gehad. Op dit moment is daar geen budget voor. 2. Actielijst d.d. 19 mei 2015 Actie Wie Deadline Plan maken voor werkbaar archief met toegang voor juiste personen en garantie voor privacy. Fieke/Leo Schooljaar Nieuwste draaiboeken / andere documenten die centraal bewaard iedereen 30 juni 2015 moeten worden, sturen aan Fieke Voorstellen Rakkerpraat 25 mei Patricia, daarna Jessica d J. Patricia, Jessica de J. 25 mei en daarna Website Web2work offerte-onderhandelingen Leo z.s.m. Opzegtermijn Yourhosting in de gaten houden Webwinkel schoolreis Leo, Na 20 juni Leo gegevens velden mailen aan Jessica va zodat zij vast kan Jessica, Jessica voorbereiden. Na 20 juni afspraak voor aanmaken webwinkel. Activiteitencommissie er zijn op beide locaties geïnteresseerden om iedereen mee te draaien, maar nog niet om de commissie aan te sturen. Draaiboek penningmeesterschap maken. Zie ook statuten Fieke/Esthe r. Bekijken of de statuten moeten worden aangepast Fieke / DB Navragen of het schaaktoernooi iets is voor de sportcommissie. sportcomm issie. Avondvierdaagse. Nadenken over manier om kinderen langs de route Sportcomm Voor 1 juni aan te moedigen, ipv uitdelen pakjes drinken. Vlag, lied? issie/iedere en Datumprikker voor afsluitend etentje / barbecue bij iemand thuis Fieke z.s.m. adres Jenny Spaans doorgeven aan Fieke Jessica va Hulp bij afscheidsreceptie van juf Annet op 26 juni. Paula/Tineke geeft door hoeveel mensen nodig zijn. Wij geven door wie er kan. Paula/Tinek eke. iedereen Voor 26 juni Adreslijst en adressen commissies samenvoegen en ordenen Fieke Dit schooljaar

5 3. Afspraken en mededelingen schooljaar (webversie) datum afspraak/mededeling Op verzoek van Albert zetten we een activiteitencommissie op voor activiteiten die in de loop van het jaar erbij worden georganiseerd Naar aanleidingen van problemen die ouders hebben ervaren bij betaling met gratis ideal, is besloten een pakket aan te schaffen waarbij die problemen zich niet voor zullen doen De datum voor de ALV van de OV en het jaarverslag van de MR is vastgesteld op dinsdag 21 oktober om uur De ALV houden we zo kort mogelijk omdat hij, ondanks velerlei pogingen om dat te veranderen, zeer weinig ouders trekt die niet al betrokken zijn in commissies. Het jaarverslag kunnen ouders digitaal lezen. Op de ALV bedanken we leden die afscheid nemen en verkiezen we nieuwe leden en vragen we goedkeuring voor de begroting. Uiteraard kunnen ouders ook vragen stellen Het geld voor schoolreis en de contributie voor de OV zal niet meer allebei in september worden geïnd, om de kosten voor ouders te spreiden over het jaar. De contributie zal in de winterperiode worden geïnd Flyers over de OV worden bijgedrukt. Bestemming: tasjes met info voor nieuwe leerlingen Secretariaat. De notulen zullen bestaan uit een afsprakenlijst, die op de website komt, en een actielijst voor intern gebruik. Bestanden, zoals notulen, draaiboeken etc. zijn opgeslagen in dropbox Sport. Voor een betere begeleiding van de Avondvierdaagse worden hesjes aangeschaft voor de begeleidende ouders. Het inplannen van ouders (verplicht 1 x meelopen per kind) is een taak van de groepsouders. Ook dit jaar zullen er pakjes drinken worden uitgedeeld Sport. Koppeling toernooien en gymlessen. Voorafgaand aan sommige toernooien kunnen kinderen een clinic volgen. Daarnaast vragen de leerkrachten in de commissie de studenten van landstede om er in de lessen aandacht aan te besteden Avondvierdaagse. Albert of de OV het gesprek wil aangaan over een eventuele andere organisatie van de avondvierdaagse. Aanleiding daarvoor is een overleg tussen directies van verschillende basisscholen over de betrokkenheid van scholen bij de Avondvierdaagse. Er zal ook contact worden opgenomen met de organisatie van de Avondvierdaagse zelf. Ze geven ook aan dat scholen wensen te verplaatsen naar april. Bespreken met Sportcommmissie (zie actielijst) Evaluatie schoolfotografie. Veel positieve reacties. De prijs is wel wat hoger. Enkele kritische puntjes geeft Patricia door. Een Canvaslijst komt er - na aandringen - wel Schoolreis evaluatie. Groep 1: Flierefluiter; groep 2 Kidsplay; groep 3 Malkenschoten; groep 4: Spelerij; groep 5: Burgers Zoo; Groep 6: Outdoor Ommen. De begeleiding van het park viel wat tegen. Alternatief: Challenge Run; groep 7 Amsterdam. Het blijft een lastig punt dat er in korte tijd (begin schooljaar) zo veel moet gebeuren. Informatievoorziening aan ouders/leerkrachten, betaling, verwerking van

6 de betalingen. Het is wenselijk dat het opgaveformulier zo wordt aangepast dat er voldoende informatie in staat (namen en naam behorend bij rekening, info over kinderen) en dat de informatie automatisch in een database terechtkomt. Zie ook actielijst Dit schooljaar doen we geen acties waarbij ouders/kinderen een goed doel steunen en daarnaast geld inzamelen voor (een specifieke bestemming) voor geld voor de OV. Wel staan we open voor ideeën voor volgende jaren We hebben nogmaals (met Edith erbij) gesproken over de mogelijkheid om de Avondvierdaagse anders te organiseren. In Zwolle-Zuid melden zich groepjes aan, die in 1 keer betalen voor de hele groep (scheelt ook betalingen) en zelf de begeleiding regelen. Ze lopen nog wel allemaal met de school/klas bij elkaar. We zien dit dan ook nog niet direct als een oplossing. Er werd ook geopperd om een fairplayprijs of een beloning in te stellen om op een positieve manier aandacht te schenken aan prettig en ordelijk lopen Evaluatie / brainstorm over verbetering kerstviering met ouders op plein. Er is in ieder geval meer licht (lichtslingers/vuurkorven?) nodig en versterking voor het geluid. Rekening houden met het weer. Uitwijken naar binnen is op de Kopakker niet mogelijk. Een andere optie is een wandeling langs verschillende punten met stops voor muziek, versnapering, kersttableaus Jessica informeert de OV dat ze betrokken is bij het meedenken over extra aanbod dat De Wendakker gaat uitzetten: beeldend. Daarnaast wordt ook muziek verder versterkt De voorbereidingen voor het zomerfeest zijn gestart. Fieke geeft een idee over ballonkunst door aan Jessica Verschillende vacatures worden binnenkort opgevuld: penningmeester, zomerfeest. Een nieuwe functie is die van beheerder van de ledenadministratie. Daarvoor is ook iemand gevonden. De activiteitencommissie is nog steeds geheel vacant Het nieuwe buitenspeelgoed, betaald uit de opbrengst van het zomerfeest, is binnen gearriveerd en wordt positief ontvangen door leerkrachten en kinderen De content van de website van de OV moet voor 25 maart over naar het nieuwe CMS. Dat is niet eenvoudig. Mogelijk zal de website er een beetje anders uit gaan zien Koningsspelen De Wendakker doet officieel mee met de Koningsspelen op vrijdag 24 april, dus ook met het ontbijt (gesponsord door Jumbo). Sportservice organiseert het voor groepen 5 en 6, voor de andere groepen leveren ze draaiboeken. Hulp kan worden ingeroepen van Landstedestudenten Sport Op 25 maart is het voetbaltoernooi met 240 leerlingen van De Wendakker uit de groepen 5 tot en met 8. Enkele kinderen staan op de reservelijst. Twee ouders organiseren daarvoor een training. Boekjes met wedstrijdschema s, uitleg en regels zullen begin april beschikbaar zijn.

7 De voorbereidingen voor het korfbaltoernooi voor de groepen 3 tot en met 7 en voor de Avondvierdaagse zijn bezig. Volgend schooljaar zal inschrijven voor de sportactiviteiten aan het begin van het jaar al mogelijk zijn via de website, uiteraard onder voorbehouden van wijzigingen De ALV in is definitief vastgesteld op 7 oktober De webwinkel voor de avondvierdaagse werkt. Ouders die zich willen aanmelden om mee te lopen zonder dat zij een kind aanmelden, kunnen dat niet via de webwinkel doen want dat is geen bestelling. Dat moet via een Het zomerfeest is op 19 juni en de voorbereidingen zijn in volle gang De voorbereidingen voor de Koningsspelen zijn in volle gang Financiën: De incasso voor betaling van de bijdrage zal binnenkort uitgaan. Facturen voor ouders die niet via incasso betalen zijn al verstuurd Avondvierdaagse. De Wendakker staat op plaats 14 en 15. Kinderen die niet op tijd zijn aangemeld via school, kunnen zich aanmelden via de Wandelbond en zelf stempelen en hun medaille ophalen. Als ze zich melden bij de sportcommissie, kunnen ze wel een shirt van school krijgen en meelopen met hun groep Website OV. De kosten om bij onze provider te blijven worden te hoog. We zullen waarschijnlijk onze pagina s onderbrengen onder de website van school. De kosten zullen lager zijn en er zullen waarschijnlijk ook andere voordelen aan verbonden zijn (aansluiting op stijl en wellicht ook Facebook en app). De OV behoudt wel een eigen logo en een eigen webwinkel, die te bereiken zal zijn via de website Financiën. De financiële activiteiten zijn overgenomen door Esther, de nieuwe penningmeester. Leden van de oudervereniging worden per geïnformeerd over het innen van de ouderbijdragen Het zomerfeest krijgt steeds meer vorm: de activiteiten voor de groepen 1-5 en de groepen 6-8 worden voorbereid in samenwerking met een groep ouders De datum van het schoolreisje is gepland op 22 september 2015 en de voorbereidingen daarvoor zijn in volle gang De voorbereidingen voor de schoolfotograaf in het najaar zijn in gang gezet.