Onze performance is met het datawarehouse aantoonbaar verbeterd

Transcriptie

1 Maart 2012 Jaargang 25 #5 HEALTHCARE SPECIAL Diaconessenhuis Leiden kiest overtuigd voor Vidaví Dé ERP-oplossing voor de zorg Betere infrastructuur en minder beheerskosten Elker Jeugd- en Opvoedhulp Symposium Clinical Rules zeer geslaagd Onze performance is met het datawarehouse aantoonbaar verbeterd { Coverstory pag

2 In deze editie van VCD Magazine Voorwoord Mijn visie op de synthese tussen zorg en IT. 3 Onze performance is met het datawarehouse aantoonbaar verbeterd. 4 Vinova sluit naadloos aan bij de praktijk van een moderne zorginstelling. 6 VCD Healthcare: Microsoft managed partner in de zorgmarkt. 8 Colofon 25 e jaargang nummer 5 VCD Magazine is een uitgave van de VCD IT Groep. Vormgeving en realisatie DE HEEREN Geïntegreerde Communicatie Fotografie Team Horsthuis Fotografie + Motion Teksten Mijn visie op de synthese tussen zorg en IT. Met trots presenteren wij u een nieuwe editie Voorwoord landse ziekenhuisfarmacie discussieerde Dankzij VCD meer IT voor hetzelfde geld. 10 Paul Spendel Consultancy Eindredactie van het VCD Healthcare magazine. De inhoud van dit magazine is wederom zeer gevarieerd en weerspiegelt onze veelzijdige activiteiten over de wenselijke verrijking van Pharma, het multidisciplinaire VCD-systeem voor medicatieveiligheid, met de webservice Online-DBC werkt precies zoals we willen. 12 Ester Dijkhuizen VCD IT Groep info@vcd.nl in de Nederlandse zorgmarkt. Graag geef ik u mijn visie op de synthese Clinical Rules Service. Maar bovenal wijs ik u graag op de diverse interviews met onze opdrachtgevers uit de zorg. Want het zijn Diaconessenhuis Leiden kiest overtuigd voor Vidaví. 14 Oplage exemplaren tussen zorg en IT. De impact van informatie- en communicatietechnologie is de drijvende kracht achter vele ontwikkelingen, ook achter hun specifieke en praktische ervaringen met onze zorgoplossingen die daadwerkelijk het verschil maken in hun dagelijkse zorgpraktijk. De BI-oplossing van VCD voldoet precies aan wat in de gehandicaptenzorg verlangd wordt 16 VCD IT Groep veel veranderingen in de gezondheidszorg. Bijvoorbeeld de patiënt die via internet en social media goed is geïnformeerd, wil zelf Kortom, een veelzijdige en gevarieerde editie die aantoont dat de VCD IT Groep innovatief opereert dankzij een zorgsector die daad- Verzuim is in de zorgsector niet altijd zo beleidsmatig verankerd als je zou verwachten. 18 Vestiging Groningen Eemsgolaan 17 de regie voeren over zijn medische zorg. De inzet van IT in de zorg zal verder toenemen waardoor er blijvend geïnvesteerd zal worden werkelijk meedenkt met onze oplossingen in een uiterst constructieve samenwerking. De praktijk bewijst dat onze keuze voor Exact Financials de goede is. 20 Postbus AX Groningen Telefoon (050) in nieuwe IT-toepassingen en -infrastructuur. Tegelijkertijd moet de zorg het hoofd bieden aan een stijgende zorgvraag, toenemende Tot slot heb ik goed nieuws voor onze trouwe lezers: binnenkort introduceren wij een app waarmee u alle edities van dit magazine kunt Symposium Clinical Rules zeer geslaagd. 22 Fax (050) Vestiging Eindhoven personeelstekorten, meer marktwerking en prestatiebeloning. Dat IT ver bovenaan op de agenda van bestuurders en beleidsmakers downloaden en lezen. Ik wens u veel leesplezier en sta open voor Kort & Krachtig Interessante berichten en ontwikkelingen binnen de VCD IT Groep 25 Esp AA Eindhoven staat, zal dan ook niemand verrassen. De VCD IT Groep biedt oplossingen en investeert fors om de bovenstaande ontwikkelingen al uw reacties. Met vriendelijke groet, Vestiging Delft blijvend te kunnen ondersteunen. Poortweg 4j Nu ook als gratis app beschikbaar. Ga naar onze website PA Delft info@vcd.nl Deze uitgave van het magazine verwoordt het bovenstaande via diverse invalshoeken. Graag attendeer ik u bijvoorbeeld op het interview waarin Microsoft haar visie geeft op het managed partnership dat Microsoft Jack Bakker Directeur VCD Healthcare heeft met VCD Healthcare. Net zo inspirerend is het verslag van het mini symposium Clinical Rules waarin de top van de Neder- 2 3

3 Onze performance is met het datawarehouse aantoonbaar verbeterd. Marian Zoodsma, manager financiën en control Rijnland Zorggroep Rijnland Zorggroep stapte twee jaar geleden met VCD BI over naar een state-of-the-art datawarehouse. De resultaten zijn er inmiddels naar. Het datawarehouse wordt intensief gebruikt door de hele organisatie heen en de performance in de omvangrijke Rijnland Zorggroep ging omhoog. Rijnland Zorggroep bestaat uit het Rijnland Ziekenhuis in Leiderdorp en in Alphen aan den Rijn, Verpleeghuis Leythenrode, Verpleeghuis Oudshoorn en Zorgcentrum Noorderbrink. Rijnland Zorggroep biedt een breed, kwalitatief hoogwaardig pakket van diensten aan op het gebied van cure én care. Marian Zoodsma, manager financiën en control Rijnland Zorggroep: Sinds 2009 omarmen wij het zorgmodel Planetree. Dat staat voor mensgerichte zorg in een helende omgeving, waardoor de bestaande zorg nóg beter voelt, voor patiënt, cliënt én medewerker. Op zoek naar betere stuuren managementinformatie We kennen een aparte afdeling I&A, maar datawarehousing valt onder mijn portefeuille planning & control. Wij hadden een datawarehouse dat vooral in gebruik was door de afdeling financiën. Ook andere afdelingen hadden behoefte aan meer managementinformatie. Toen is gekeken of het bestaande datawarehouse hiervoor geschikt was of dat een nieuw datawarehouse moest worden opgezet, bedoeld om ons betere stuur- en managementinformatie te geven én dat door alle relevante medewerkers tot op teamleiderniveau gebruikt zou kunnen worden. Uiteindelijk kozen we voor dat laatste. De specifieke informatie die managers en medisch specialisten nodig hebben kunnen ze nu snel, ter plekke oproepbaar, eenduidig, up-to-date en zonder papieren rapportages uit het nieuwe systeem halen. En dat op het moment dat zij ermee aan de slag willen. De verantwoordelijkheid is nu meer bij de gebruikers neergelegd, van een push- naar een pull-principe dus. Overstap met VCD BI We hebben ons eerst breed georiënteerd en besloten met VCD BI door te gaan. Zij boden een compleet nieuw datawarehouse, passend bij de functionaliteiten die wij verlangden, terwijl we toch konden voortborduren op wat al in het oude datawarehouse was opgebouwd. Na de overstap profiteerden we onmiddellijk van een compleet nieuwe inrichting, helder opgestelde digitale rapportages en heel veel informatie waarin we tot op detailniveau kunnen inzoomen. Inmiddels werken we twee jaar met het nieuwe datawarehouse van VCD BI. In die periode is het steeds verder uitgebreid en hebben we er vele functionele rapporten in zitten. Er zijn inmiddels meer dan 100 standaardrapportages beschikbaar die in overleg met de gebruikers zijn ontworpen. De gebruikers kunnen de rapporten naar Excel exporteren en er dan verdere berekeningen mee doen. Het zijn niet alleen financieelgerichte rapportages maar ook personeel, ziekteverzuim, kwaliteitsindicatoren, productiecijfers en logistieke, zoals rapportages van de kliniek, de polikliniek, de operatiekamers, de apotheek, etc. Snel sturen op basis van slim dashboard Daarnaast hebben we gedurende het project een dashboard met VCD BI ontwikkeld. Dit dashboard biedt direct inzicht in de performance van een specialisme. We merken dat iedereen nu veel beter kan sturen en door alle lagen van de organisatie heen zien we collega s gebruik maken van het datawarehouse. Het gaat daarbij met name om teamleiders, managers, medisch specialisten en de Raad van Bestuur. Bijkomend voordeel is dat onze afdeling financiën en control daardoor veel minder ad-hocvragen krijgt. De verantwoordelijken kunnen hun eigen afdeling beter aansturen, omdat ze tot op het kleinste detailniveau kunnen doorklikken naar relevante en voor de gebruiker geautoriseerde informatie. Voor ons betekent dat een ontlasting in ons werk. Ook betere financiële performance Een belangrijk punt is uiteraard ook dat het nieuwe datawarehouse heeft bijgedragen aan onze financiële performance. Onze financiële prestaties zijn erdoor verbeterd, omdat we tijdig zien waar het goed en niet goed gaat en waar je dus op moet bijsturen. De financiële rapportages laten niets te raden over. Het dashboard en de KPI rapportages geven ons die informatie in de vorm van kengetallen en vervolgens kunnen de managers daar naar handelen. Genoeg plannen Wel heeft het implementatietraject langer geduurd dan gedacht. Het bleek arbeidsintensiever te zijn dan we vooraf hadden ingeschat. Vooral het testen van de samen met VCD BI overeengekomen rapportspecificaties vergde veel onderling overleg. Het doorontwikkelen van het datawarehouse is een dynamisch traject, steeds aan te passen aan nieuwe inzichten en nieuwe ontwikkelingen binnen onze organisatie. We willen in 2012 een grafisch dashboard realiseren, met meters en kleuren zodat je visueel hebt waar iets uit de pas loopt en in welke mate. We gaan ook verder met het toevoegen van nieuwe onderdelen, bijvoorbeeld die voor spoedeisende hulp en de productiecijfers voor de verpleeghuizen, in het datawarehouse. Dit staat voor 2012 op de planning. Kortom, samen met VCD BI zijn we voortdurend bezig met nieuwe ontwikkelingen. 4 5

4 Vinova sluit naadloos aan bij de praktijk van een moderne zorginstelling De veranderingen in de zorg volgen elkaar in hoog tempo op. Hoe kan ICT beter in de zorg worden ingezet zodat de kwaliteit van zorg omhoog kan in een krapper wordende arbeidsmarkt? De cliënt wordt steeds mondiger en bepaalt steeds sterker welke zorg hij/zij wil. De markt wordt voortdurend transparanter, cliënten kunnen eenvoudig op internet vinden welke instelling de beste zorg biedt. Vinova helpt u om flexibel in te springen op nieuwe ontwikkelingen en biedt actueel inzicht in de stand van zaken van uw organisatie. Hoe is de bezetting? Lopen we in de pas met de begroting en productie afspraken met het zorgkantoor en declareren we wel alle zorg? Jouke Langhout: Met Vinova heeft het caresegment een state-of-the-art informatiesysteem dat inspeelt op de actuele ontwikkelingen in de zorg en op deze vragen en meer antwoord geeft. Naadloze aansluiting op uw organisatie Met branchespecifieke inrichting en terminologie sluit Vinova aan bij organisaties in het caresegment door het ondersteunen van de belangrijkste zorggerelateerde processen. Voorbeelden hiervan zijn zorgbemiddeling/intake, zorgadministratie, productieadministratie en verantwoording, zorg- en begeleidingsplannen, rapportage en overdracht, formularia, zorgplanning, cliëntagenda en medicatie. Jouke Langhout: Doordat Vinova is ontworpen rondom het dagelijkse werkproces van de professional is het prettig werken met Vinova door een koppeling met de praktijk in een moderne zorginstelling. { Cloud: anytime, anyplace, anywhere Vinova is een volledige internetapplicatie en wordt vanuit de cloud aangeboden. Vanuit het rekencentrum van VCD wordt Vinova voor u beschikbaar gesteld in een beveiligde omgeving met zeer hoge beschikbaarheid. Jouke Langhout: Voor zorgorganisaties betekent dat geen investeringen in een complexe IT-omgeving. Overal en altijd is Vinova beschikbaar. Of het nu bij de cliënt is waar de professional direct het dossier van de cliënt kan bekijken en bijwerken of juist thuis waar de zorgverlener haar werk kan voorbereiden. Dit altijd op een veilige manier. Omdat Vinova een internetapplicatie is, kan deze vanaf iedere willekeurige pc worden gebruikt, maar ook vanaf een tablet en smartphone. Aansluitend bij wat u verwacht van een cloudoplossing zal Vinova worden aange boden in een abonnementsvorm waarbij een tarief per medewerker per maand wordt betaald. Vinova is het nieuwe Zorg Informatie Systeem van VCD Healthcare. Een totaaloplossing voor uw zorgadministratie en het Elektronisch Cliënt Dossier. VCD richt zich met deze oplossing specifiek op verpleeg- en verzorgingshuizen, thuiszorg, gehandicaptenzorg, langdurige psychiatrische zorg (RIBW) en jeugdgezondheidszorg. Het werkt vanuit de cloud, zet de zorgprofessional centraal en biedt zelfs sociale media functionaliteit, aldus Jouke Langhout, productmanager voor Vinova bij VCD. Vinova wordt officieel geïntroduceerd in maart Voor de zorgprofessional Bij het ontwikkelen van Vinova zijn de dagelijkse werkzaamheden van de professional met een cliënt als uitgangspunt genomen. Jouke Langhout: Vinova ondersteunt de zorgprofessional in het dagelijkse proces en probeert de administratieve druk zo veel mogelijk te verminderen. Kenmerkend voor Vinova is zijn eenvoud in gebruik en prettige vormgeving. Een aantrekke lijk vormgegeven werkomgeving waar u in één oogopslag de belangrijkste informatie over uw cliënten en werkzaamheden vindt. Afspraken, zorgplannen/begeleidingsplannen, doelen, medicatie, rapportage, formulieren en berichten allemaal overzichtelijk weergegeven. Voor cliënten en familie Goede communicatie met de cliënt en verwanten is cruciaal voor een optimale dienstverlening en klanttevredenheid. Met Vinova kunt u interactief met uw cliënten communiceren. Cliënten hebben inzicht in hun dossier, de afspraken, rapportage etc., maar kunnen ook zelfzorgactiviteiten doen. Metingen invoeren, vragen stellen, incidenten melden en via social communities contact hebben met andere cliënten, het kan allemaal. Jouke Langhout: De zorgverlener bepaalt welke diensten deze aan de cliënten wil bieden. Voor de arts/behandelaar Complexe zorg vraagt om een multidisciplinaire ondersteuning waarbij het behandelteam nauw moet samenwerken met de verzorging. Jouke Langhout: Vinova ondersteunt deze samenwerking door informatie te delen waar wenselijk. Iedere beroepsgroep kent zijn eigen specifieke onderdelen in een behandelplan, vragenlijsten of verantwoordingswijze (declaratiestandaard). Daarnaast kan eenvoudig en veilig onderling via berichten gecommuniceerd worden. Voor de zorgadministratie Met Vinova beschikt u over een volwaardige functionaliteit voor een moderne zorgadministratie. Dat Vinova voldoet aan alle wet- en regelgeving zoals AZR3, AW319, WMO, CAK-aanlevering, etc. spreekt voor zich. Belangrijker is dat deze complexe zaken zo eenvoudig en overzichtelijk mogelijk in Vinova zijn ondergebracht zodat er efficiënt mee kan worden gewerkt, fouten worden voorkomen en altijd inzicht is in de actuele stand van zaken. Jouke Langhout: Workflow helpt daarbij om overzicht te houden in wat er moet gebeuren op welk moment op welke manier, zodat het proces op de juiste wijze gevolgd wordt. Actieve signalering helpt u de kwaliteit van de gegevens op een hoog niveau te houden en zaken tijdig af te handelen. Bovendien is uitgebreide managementinformatie beschikbaar. Social media Jouke Langout: Vinova biedt een platform waarmee sociale media in het zorgproces wordt geïntegreerd. Met virtuele begeleiding kunt u cliënten op afstand zorg bieden middels een videobeeldverbinding. Communities kunt u inzetten om groepen cliënten te voorzien van informatie, toegespitst op die specifieke cliënt. Of het nu gaat om activiteiten, lotgenoten of infor matie over specifieke problematieken. Vinova ondersteunt dit door deze diensten in een veilige omgeving aan te bieden. Als zorg instelling bent u hiermee in staat unieke extra dienstverlening aan cliënten te geven. Totaaloplossing VCD Healthcare breidt met Vinova haar productlijn voor de zorg uit. Jouke Langhout: De ICT-zorgmarkt is sterk in beweging waarbij er ruimte is ontstaan voor een nieuwe speler die een modern ECD vanuit de cloud aanbiedt. Bestaande partijen werken veelal met verouderde techniek of bieden minder uitgebreide functionaliteit. Met Vinova hebben we de ruimte genomen om een innovatieve oplossing te bouwen. Samen met de andere productlijnen van VCD Healthcare kunnen we alle processen bij een zorginstelling ondersteunen. Vinova wordt officieel geïntroduceerd in maart 2012 tijdens de beurs Zorg & ICT. Jouke Langhout, productmanager voor Vinova bij VCD 6 7

5 VCD Healthcare: Microsoft managed partner in de zorgmarkt. v.l.n.r.: Richard de Goederen, Microsoft Dynamics Lead Arjan Oude Kotte, directeur Small and Midmarket Solutions & Partners VCD Healthcare is managed partner van Microsoft. Richard de Goederen en Arjan Oude Kotte van Microsoft evalueren speciaal voor dit magazine het partnership met VCD Healthcare en kijken ook vooruit: Microsoft en VCD Healthcare willen samen hun footprint in de zorgmarkt nog verder vergroten. aan te reiken voor onze klanten. Wij zijn daarin de leverancier van technologie en VCD Healthcare speelt de rol als leverancier van kennis van en ervaring met de Nederlandse zorgsector. Die twee werelden komen wat mij betreft in dit partnership heel mooi samen. Richard: Ons healthteam en dat van VCD trekken samen op richting eindklanten, bijvoorbeeld door het tonen van onze product roadmap waar VCD op verder kan bouwen. Door die gezamenlijke transparantie richting de markt creëren we openheid en binding. beeldvorming van de bedrijfsvoering. Daar constateren we echt de vraag naar nieuwe manieren om ERP-technologie toe te passen binnen de zorg, enabled door Microsoft. We constateren nu investeringen in IT die deze totaal nieuwe kijk op informatiebehoefte ondersteunen. Als Microsoft worden we door die ontwikkeling steeds vaker aan tafel uitgenodigd om uit te leggen wat we aan deze zorginstellingen kunnen bieden. Denk aan Sharepoint en portals in de intranet/internet-omgeving of systemen waarmee medici onderling digitaal en mobiel snel contact kunnen leggen. Een partner als VCD maakt daar goed gebruik van. Die handschoen pakken ze op. Voortdurend kennis delen Arjan: Ons healthcareteam binnen Microsoft richt zich specifiek op Richard de Goederen is eindverantwoordelijk voor de marketing-, de Nederlandse zorgmarkt. Daarin werken we samen met VCD partner- en salesstrategie in Nederland voor Microsoft Dynamics: Healthcare, zowel samen voor onze klanten als voor kennisoverdracht Microsoft heeft altijd een sterke focus gehad op samenwerken onderling. Ook dragen we die kennis bijvoorbeeld over via seminars binnen partnerships. We kiezen er duidelijk voor om samen met Dedicated focus op zorgmarkt en symposia binnen de zorgmarkt. Dat doen we samen met VCD, Visie naar toekomst partners naar de markt te acteren. Daarbij hechten we veel waarde Arjan: Microsoft én VCD hebben als organisatie beide een dedicated op zowel visie- als klantniveau. Richard: We wisselen voortdurend Arjan: Voor de toekomst stellen we vanuit Microsoft op de zorgmarkt aan partners die concreet investeren in oplossingen die op het focus op de zorgmarkt. Wij vertalen mondiaal die visie op de healthcaremarkt kennis uit en waarderen de inbreng van VCD Healthcare. Van hen twee grote ontwikkelingen vast. Ten eerste: een duidelijke trend Microsoft-platform zijn gebaseerd. VCD is daar een schoolvoorbeeld in reële en werkzame oplossingen. In Nederland zijn we horen we uit de frontlinie wat er speelt binnen de zorg. Microsoft naar consumerization of IT: de eindgebruiker gaat op de stoel van de van, met de focus van VCD Healthcare op ziekenhuizen en zorginstellingen. bekend om het nieuwe werken, bedoeld om bedrijven productiever heeft uiteraard ook contacten binnen de zorg, maar dat zijn niet altijd beslissingsnemer zitten voor de beantwoording van de vraag welke VCD onderscheidt zich in de zorg met oplossingen die ook te maken en de vitaliteit van hun medewerkers te bevorderen. We dezelfde. Door die contacten te delen, maken we optimaal gebruik technologie wel en niet gebruikt wordt in een bedrijf. Patiënten gaan écht bieden wat de klanten vragen. Het effect van die keuze om te noemen dat ook wel zorg 2.0. Een concept waarmee wij als Microsoft van elkaars kennis en ervaring. Het zijn onze gezamenlijke klanten steeds meer zelf hun weg vinden in de medische omgeving. Een investeren in branchespecifieke markten, zoals VCD Healthcare doet, de zorg in Nederland, samen met een hoogwaardige partner als in de zorg die daarvan als eersten profiteren. VCD Healthcare is voor ontwikkeling waar Microsoft in gelooft en ook wil benutten door de heeft aantoonbaar een grotere kans van slagen. De klant herkent VCD, willen innoveren. We zien dat als we doorgaan zoals we nu in ons managed partner. Dat betekent dat je met elkaar écht gaat zitten patiënt sturend te laten zijn in zijn eigen zorgbehoefte. In Nederland zich in de geboden oplossingen en de partner spreekt de taal van die de zorg werken er al in de naaste toekomst een onbetaalbare situatie en samen je doelen stelt en nastreeft en deze ook monitort. is de zorgsector gefundeerd op het gegeven van reactieve zorgverlening. klant. Die wisselwerking zien wij als Microsoft graag in een partner, ontstaat. Juist het gebied waarop wij met VCD samenwerken, ERP De grote verandering in de zorg zal zijn dat we de patiënt gaan zo ook bij VCD. voor ziekenhuizen zoals Vidaví, richt zich op de achterliggende IT ondersteunt totaal nieuwe informatiebehoefte vragen heel veel data van zichzelf te delen met de zorgsector zodat processen binnen ziekenhuizen. Dit is van cruciaal belang om Richard: IT is in de zorg lang een soort out-of-pocket investering de zorgsector daar proactief op kan reageren. De sturing binnen de Twee werelden in één partnership vervolgens binnen diezelfde zorg efficiënter en effectiever die nieuwe geweest met een infrastructurele invulling. Nu zien we dat ziekenhuizen zorg komt dan vanuit de patiënt in plaats van vanuit de reactieve Arjan Oude Kotte is directeur Small and Midmarket Solutions & manieren van zorg te kunnen implementeren naar je patiënten en andere zorginstellingen veel meer klant-/patiëntgericht willen modus. Richard: IT gaat die ontwikkeling enabelen, daar zijn wij Partners: Ik kijk heel positief naar de samenwerking die we vanuit toe. In de samenwerking met VCD richten wij ons vooral op het acteren en focussen op het klantgericht delen van informatie met de van overtuigd. Daarmee kan de zorg kosten voorkomen in plaats van Microsoft hebben met VCD. Het partnership is gestoeld op de uitdaging operationeel verbeteren van de zorgsector zelf. Richard: Directies patiënt. De transparantie richting alle stakeholders in de zorgketen proberen deze te verlagen, een groot verschil. 8 om op basis van een gezamenlijke visie op healthcare-oplossingen hebben daarbij behoefte aan goede stuurinformatie en integrale wordt steeds groter. Naar patiënt, maar ook huisartsen en GGD s toe. 9

6 Dankzij VCD meer IT voor hetzelfde geld. VCD is Gold Partner van Johan Dusseljee, directeur Financiën en Bedrijfsvoering van Elker Jeugd- en Opvoedhulp Binnen het datacenter van VCD wordt voor de Server, Storage en netwerklaag exclusief gebruik gemaakt van HP-apparatuur. Hierdoor bereiken wij een maximale integratie en beschikbaarheid waardoor wij in staat zijn onze klanten een uitermate betrouwbare infrastructuur te leveren. Voor Elker heeft VCD Infra Solutions een migratie gerealiseerd naar een nieuwe werkplek waarbij de centrale IT-infrastructuur van Elker tevens is verhuisd naar het externe datacenter van VCD. Het resultaat is een verhoogde beschikbaarheid en een moderne werkplek conform de huidige maatstaven. En dit alles tegen een lagere Cost of Ownership. We hebben nu een betere infrastructuur en minder beheerskosten, aldus Johan Dusseljee, directeur Financiën en Bedrijfsvoering van Elker Jeugd- en Opvoedhulp. Elker is dé specialist in jeugd en opvoedhulp, actief in de hele provincie Groningen. Met meer dan 450 medewerkers maakt Elker dagelijks voor een groot aantal kinderen en gezinnen het verschil. Zie voor meer informatie Johan Dusseljee: Elker is al sinds een jaar of 7 klant van VCD en we vonden het tijd voor een volgende generatie ICT-infrastructuur en werkplekken. De verhuizing van de centrale IT-infrastructuur naar het datacenter van VCD op het Zernike-complex heeft in belangrijke mate bijdragen aan de verhoogde beschikbaarheid waar om werd gevraagd. Meerdere eisen Onze IT-omgeving was aan een vernieuwing toe. Het gebruik bij Elker van IT was fors gestegen. Aan die toename wilden we onze infrastructuur aanpassen. Daarnaast hebben we nieuwe software aangeschaft voor ons primaire proces. Ook daarvoor was een nieuwe IT-infrastructuur noodzakelijk. We wilden onze hulpverleners dus beter ondersteunen met technische hulpmiddelen en tegelijkertijd continuïteit bieden door onze hogere afhankelijkheid van IT. Uiteraard wilden we die eisen ingewilligd hebben voor een acceptabele prijs. Tot slot zochten we een grote mate van flexibiliteit en een hoge vorm van dienstverlening. De combinatie van die laatste twee factoren deed ons besluiten voor deze migratie verder te gaan met VCD. In april 2011 is dit project afgerond. Meer betrouwbaarheid door uitbesteding De reden om onze IT naar het externe datacenter van VCD te verplaatsen, is omdat we daarmee onze IT-continuïteit konden verbeteren. Tegelijkertijd hebben we de afspraken met VCD aangescherpt in een nieuwe SLA. Ook verhoogden we door deze hosting op een extern datacenter onze leveranciersonafhankelijkheid. De veiligheid van onze zorgdata was bij deze overstap uiteraard wel een zware overweging. We hebben op dat vlak onze eigen eisen, maar ook hebben we hierbij te maken met wettelijke eisen en die van onze financiers. Deze eisen zijn samengevat in de NEN Kortom, de externe hostingomgeving diende te beantwoorden aan de hoogste eisen op het terrein van betrouwbaarheid in informatie. Wij denken dat we juist door deze migratie en uitbesteding naar het externe datacenter van VCD de veiligheid van deze gevoelige data hebben verbeterd. Verbeterde ondersteuning Onze medewerkers werken er nu volop mee. Als je ze niet hoort, zijn ze tevreden en we horen ze dus niet. Hun kerntaak ligt in de zorg en de perceptie is dat je dagelijkse IT een noodzakelijke voorwaarde is dus gewoon moet werken, punt uit. VCD garandeert ons dat. Het wordt als normaal beschouwd dat het functioneert en we weten allemaal dat het de nodige inspanning kost om het naar dat gewenste IT-niveau te brengen en te houden. Met VCD hebben we die zekerheid. Wat ook meespeelt, is dat we de helpdesk hebben uitbesteed aan VCD en hierover tevreden zijn. Hier krijgen we een betere ondersteuning, ook omdat de openingstijden van de VCD helpdesk voor ons verruimd zijn. In feite hebben we nu meer IT voor hetzelfde geld en dat is ook wat waard. In de nieuwe SLA hebben we verbeteringen opgenomen die geld kosten, maar mogelijk werden omdat de beheerskosten van deze nieuwe infrastructuur lager zijn. Een mooie balans, aldus Johan Dusseljee. Alweer nieuwe IT-plannen Aan de andere kant: je bent nooit klaar met IT, de vragen vanuit de organisatie zullen blijven komen en de technische innovaties op het terrein van IT blijven ook doorgaan. We zijn nu aan het nadenken, op basis van deze migratie van de nieuwe omgeving, hoe we onze medewerkers nieuwe faciliteiten ter beschikking kunnen stellen. Onze medewerkers kunnen allemaal thuis werken en makkelijk bij hun en agenda. En degenen die een token hebben, een extra beveiliging, kunnen via Citrix in de hele IT-omgeving van Elker komen. Nu zijn we bezig om te zien wat we in het werk met smartphones kunnen en hebben we een pilot met tablets. We bereiden ons nu voor om daarin weer een volgende innovatieve stap te kunnen zetten, concludeert Johan Dusseljee

7 en beveiligen van een serverruimte. Ik draai nu op een server in een servercenter van Psya-zorg is een erkend medisch-specialistische instelling. Marcel Smits: Wij zijn een samenwerkingsverband van ongeveer 20 tot 25 therapeuten. VCD en bespaar daar dus geld mee. Daarbij heb ik de volle zekerheid dat de medische gegevens 100% beveiligd zijn. Online-DBC werkt precies zoals we willen. We hebben een multidisciplinair team van psychiaters, psychologen, sociaal- psychiatrische verpleegkundigen en verpleegkundigen die huisbezoeken afleggen. We zijn voornamelijk in Noord-Holland actief op het brede terrein van kinderpsychiatrie, volwassenenzorg, ouderenzorg en vaktherapie. We bieden behandeling op onze locatie maar ook bij mensen thuis. Snel en goed overzicht met VCD aan om binnen Online-DBC de De volgende slag: de documentenstructuur De grootste slag die we samen met VCD het komende jaar gaan maken, is die voor de documentenstructuur. We willen daarmee gebruik maken van de gegevens die al in de software staan om daarmee vervolgens op een snelle manier verslagen, huisartsbrieven, afsluitbrieven en dergelijke Inmiddels werken we nu ongeveer een jaar zogeheten Zorgmail operationeel te krijgen. te kunnen genereren. Met die module is VCD Psya-zorg is een ambulante tweedelijns GGZ-instelling voor psychiatrische zorg. Sinds een jaar werkt men met de SAAS-oplossing Online-DBC van VCD Healthcare. Marcel Smits, Voorzitter Raad van Bestuur Psya-zorg: Het is veilig, gebruiksvriendelijk en bespaart ons kosten. Ook zijn we blij met de facturatieservice. met Online-DBC van VCD Healthcare. Voor de aanschaf hebben we eerst goed rondgekeken naar de mogelijkheden in de markt. Ik heb ICT-ervaring met verschillende pakketten vanuit mijn zorgloopbaan. De fout die vaak gemaakt wordt door zorginstellingen is dat mensen met software direct teveel tegelijk willen. Met Daarmee kunnen wij straks over-en-weer mailen op een beveiligde manier met huisartsen, laboratoria en ziekenhuizen. Bijvoorbeeld brieven van huisartsen komen daarmee rechtstreeks bij ons in het dossier terecht, heel handig. We zijn een kleine organisatie en alle medewerkers zijn geautoriseerd om in Online-DBC alles al volop actief om deze te implementeren in de VCD software. Daarbij is het onze wens om zelf te kunnen aangeven hoe de lay-out van een specifiek document wordt. Daarin hebben we graag alle vrijheid en VCD werkt daar nu aan. Overstap met overlap als gevolg dat instellingen met een moloch te kunnen inzien, behalve de facturatie. Wel heb ik een advies aan collega- en traag systeem moeten werken waarbij We hebben intern twee keer een cursus zorginstellingen die ook over willen naar je alleen lineair kunt werken. Daardoor zit georganiseerd om te leren werken met Online-DBC. We hadden eerst andere je voortdurend op elkaar te wachten. Ik deze oplossing. Ook mensen die niet 100% software en je mag een DBC niet afsluiten wilde software hebben die professioneel computer minded zijn, blijken het systeem omdat je overstapt op een ander soft- was neergezet en snel en goed overzicht heel snel op te pakken. Je leert er warepakket. Je moet dus eerst alle kon geven. Uiteraard 100% beveiligd en makkelijk mee werken door z n helderheid lopende DBC s in je oude pakket afronden. waarbij de lay-out op onze schermen goed en compactheid. Daardoor heb je een lange overlapperiode is ingedeeld en niet dat driekwart van je beeld opgaat aan mooie knoppen. Ik wil dat ik direct de goede informatie zie op mijn Geen eigen servers en 100% beveiliging en kun je nog een jaar tot anderhalf jaar bezig zijn met je oude software terwijl je de nieuwe van VCD al hebt draaien. Dat scherm. Met al die eisen zijn we uitgekomen Online-DBC is een zogeheten SAAS-oplossing: is wel een punt om in je zorgorganisatie op Online-DBC van VCD. Software as a Service, dus draait alles op rekening mee te houden. Je werkt dus Aanmelden, bijhouden, communiceren en factureren een server in een datacentrum van VCD. Marcel Smits: Dit scheelt ons investeringen in een eigen server, een gekoelde enige tijd met twee pakketten. Aan de andere kant merk je dan wel heel goed de voordelen van Online-DBC! We doen er feitelijk drie dingen mee. serverruimte en een beheerder. We hoeven Ten eerste het bijhouden van verslagen dus niet te investeren in hardware in en het dossier inhoud geven. Daarvoor zit eigen huis. Of we koudwatervrees hadden uiteraard de fase van het aanmelden van vanwege de medische gegevens? Ik ben Marcel Smits, Voorzitter Raad van Bestuur Psya-zorg de cliënt met alle gegevens, zoals die van de verzekering en het checken daarvan. Tot slot, als het dossier gesloten wordt, komt voldoende ingewijd in de automatiseringswereld om te weten dat dit geen enkel risico oplevert. Ik ben juist gecharmeerd de module facturatie aan bod. Maar dat is van het feit dat alles extern draait. Nog- nog niet alles. Momenteel werken we er maals, dit scheelt ons intern het inrichten 12 13

8 Het Diaconessenhuis Leiden start binnenkort met de implementatie van het ERP-pakket Vidaví van VCD. Hiermee volgt zij een groeiend aantal ziekenhuizen dat ook overtuigd is van de voordelen van Vidaví. Drs. Han Last, HEAD bij het Diaconessenhuis Leiden: We verwachten vooral grote voordelen voor de disciplines Inkoop en Logistiek. Han Last, HEAD bij Diaconessenhuis Leiden Diaconessenhuis Leiden kiest overtuigd voor Vidaví. Accountmanager Luuk-Jan van der Struik en productmanager Peter de Vries hebben vanuit VCD het Diaconessenhuis Leiden begeleid bij de keuze voor Vidaví: VCD is in 2009 begonnen met de nieuwbouw van een geheel nieuw ERP-systeem voor de zorg: Vidaví. Dit ERP-systeem is de totaaloplossing rondom de processen van Aanvragen, Inkoop, Logistiek, Financiën en HRM. Inmiddels zijn we goed op stoom met Vidaví en hebben we al 7 ziekenhuizen mogen contracteren voor onze geheel nieuwe oplossing, onder andere het Diaconessenhuis Leiden. Het Diaconessenhuis te Leiden biedt professionele zorg, hoogwaardige dienstverlening en de persoonlijkheid en de charme van een overzichtelijk ziekenhuis. Het is een algemeen ziekenhuis met ruim medewerkers, 70 medisch specialisten, 300 bedden en een verzorgingsgebied van inwoners. Vrijwel alle specialismen zijn er vertegenwoordigd. Combinatie van aanpak en mogelijkheden De heer Han Last is HEAD en betrokken geweest bij het selectieproces voor een nieuw ERP-systeem bij het Diaconessenhuis: Vidaví is nieuw en moet zich nog bewijzen. Toch hebben we nu al alle vertrouwen in de werking ervan. We zijn gestart met een voorselectie voor een nieuw ERP-pakket en daarbij kwam VCD in beeld met een voorloper van Vidaví. Op basis van hun presentaties hebben we uiteindelijk gekozen voor deze nieuwe ERP-oplossing Vidaví. Twee zaken hebben ons overtuigd: de aanpak van VCD en de mogelijkheden van Vidaví die het beste aansluiten op zowel de taal als de behoefte van ons ziekenhuis. Nu nog op papier en in de presentaties en straks in de praktijk. Het implementatietraject lijkt behapbaar en beheersmatig legt het minder beslag op onze organisatie dan andere opties die we hebben overwogen. We zullen overigens starten met het implementeren van de mogelijkheden binnen Vidaví voor Inkoop, Logistiek en Financiën. Grote voordelen voor inkoop en logistiek We verwachten vooral grote voordelen bij de disciplines Inkoop en Logistiek. De eindgebruikers kunnen straks zelf digitaal inkopen aan de bron, dat is nu nog een volledige papierenstroom. Daar verwachten we een enorme efficiencyslag te maken en een kwaliteitsverbetering doordat Vidaví de medewerkers zelf laat bestellen. Daarmee halen we er tal van onnodige schakels uit. Ook biedt het ons de kans tot het standaardiseren van het inkooppakket. We beginnen rond 1 april met de implementatie en verwachten na zes maanden, rond 1 oktober live te gaan. Een prettige partner VCD begrijpt hoe het werkt in de zorg. Er verandert voortdurend heel veel in de zorg en soms hebben we zelf moeite alles goed bij te houden. Daarom is het belangrijk in VCD een partner te treffen die de zorg door en door kent, begrijpt en onze taal spreekt. Verder hebben we een goede klik met de mensen van VCD, ook van belang in zo n groot project waarbij je lange tijd intensief met elkaar samenwerkt. Afspraak is bij VCD afspraak. Wat geregeld moet worden, gebeurt ook daadwerkelijk. Die ervaring is ook één van de doorslaggevende factoren om voor VCD en Vidaví te kiezen. Dit gaat absoluut werken, is nu het gevoel bij alle betrokkenen

9 Ronald Helder, projectleider Vanboeijen gehandicaptenzorg: In de praktijk blijkt dat VCD BI alle gemaakte afspraken nakomt, zowel in tijd als inhoudelijk. referenten. Eén hele grote speler daarbij was Talant, onderdeel van de zorggroep Alliade. Die organisatie kennen we goed en we hebben daarmee contact gehad. We merkten dat hun ervaring is dat VCD BI heel goed weet wat er in de verschil- 16 De instelling voor gehandicaptenzorg Vanboeijen heeft samen met VCD BI een project uitgevoerd om een geïntegreerde BI-oplossing te realiseren voor de deelgebieden financieel, personeel, productie en productiviteit. Ronald Helder is bij Vanboeijen hiervoor de projectleider: VCD BI is een partij die de zorgmarkt kent en proactief meedenkt. Zij vertaalt onze data naar direct bruikbare dashboarding, reporting en analyseoplossingen. Hiermee laat VCD BI zien ook te begrijpen wat specifiek de gehandicaptenzorg zoekt als het aankomt op sturingsinformatie. Vooral de dashboards zijn voor ons zeer van belang. Vanboeijen is een zorginstelling die zorg ik vanuit mijn positie als extern projectleider. We hadden binnen Vanboeijen al levert voor mensen met een verstandelijke beperking. Alle mensen met een handicap een BI-systeem maar dit was verouderd. een Goed leven. En alle medewerkers Daarnaast zagen we steeds meer vraag Mooi werk, daar gaat men voor bij vanuit de primaire processen naar het zo Vanboeijen. Ronald Helder: Wij bieden in actueel mogelijk kunnen beschikken over Drenthe en daarbuiten zorg en begeleiding aan mensen met een verstandelijke over te gaan naar een nieuw BI-systeem. managementinformatie. Twee redenen om handicap. Daarbij gaan we uit van wat iemand kan en wil, samen met ouders, Specifiek voor gehandicaptenzorg met begeleiders en met elkaar. We hebben na een selectie gekozen voor de out-of-a-box BI-oplossing van VCD BI. Behoefte aan nieuw BI-systeem In het voorselectietraject heeft VCD BI het Ronald Helder werkt sinds twee jaar als gewonnen met haar direct toepasbare projectleider bij Vanboeijen: Afgelopen oplossing en bewezen ervaring binnen november ben ik gevraagd de ICTafdeling voor zes maanden ad interim de sector van gehandicaptenzorg. Die de zorg, en voor ons specifiek binnen aan te sturen en het VCD BI-project leid ervaring kon zij aantonen met een aantal lende sectoren binnen de zorg verlangd wordt op het gebied van BI, ook binnen de gehandicaptenzorg. Aanvullend is het mijn ervaring dat ook binnen de zorg veel processen generiek zijn, daar sluit de standaard BI-oplossing van VCD dan weer goed en snel op aan. Het beste van twee werelden dus. Dagelijks grip op planproces met dashboards Het BI-systeem biedt ons onder andere overzichtelijke dashboards. Binnen de gehandicaptenzorg werken we met bepaalde KPI s op gebied van verzuim, capaciteitsplanning, productie en financieel. Deze zijn door VCD BI in deze dashboards opgenomen. We hebben ook in de gehandicaptenzorg te maken met bezuinigingen. Voorheen was het zo dat we pas achteraf konden zien wat we aan uren gerealiseerd hebben en ingrijpen was dan niet meer mogelijk. Door de dashboards van VCD BI kunnen we sneller en efficiënter bijsturen en hebben we straks dagelijks grip op het complete planproces. Gedegen opleiding Bij Vanboeijen werken mensen. Ronald Helder: Het MT bestaat uit zeven personen en we tellen 70 tot 80 teamleiders. Zij zullen veelal gebruik gaan maken van deze BI-tool. We hebben binnen Vanboeijen nog een ander groot project in uitvoering genaamd ROL: Regie op Locatie. Teamleiders en locatiehoofden krijgen De BI-oplossing van VCD voldoet precies aan wat in de gehandicaptenzorg verlangd { wordt hiermee regie over hun eigen werk op locatie. Ze runnen samen hun eigen toko. Een van de aspecten die daarbij hoort, is dat je financieel en operationeel wilt weten hoe het ervoor staat. In die zin valt het nieuwe BI-systeem goed samen met dit ROL-project en voordat we er live mee gaan, zullen we alle betrokkenen eerst goed opleiden. Dit doen we door middel van roadshows waarbij we de gebruikers het systeem tonen en uitleggen hoe het voor hen werkt. Goede samenwerking met VCD BI Voor de deelgebieden financieel, personeel, productie en productiviteit heeft VCD BI standaard oplossingen bij Vanboeijen geïmplementeerd. Fase 1 van het project is nu achter de rug. Ronald Helder: Dit behelsde puur het uitrollen van het standaardproduct van VCD BI. Daarna volgt het maatwerk voor Vanboeijen, omdat we met andere applicaties werken die we ook opgenomen willen hebben in het datawarehouse. Tevens hebben enige fine-tune werkzaamheden plaatsgevonden om de terminologie aan te passen aan die van ons en voor een eigen lookand-feel. We verwachten dat eind van het jaar het complete traject afgerond is. In de praktijk blijkt dat VCD BI alle gemaakte afspraken nakomt, zowel in tijd als inhoudelijk. Het betreft een standaardoplossing waarmee we direct heel goed kunnen werken. De aansluiting op onze bestaande bronsystemen is door VCD BI snel en secuur uitgevoerd. Ik ken VCD al 12 jaar en alles loopt zoals verwacht. Aanbeveling Tot slot heeft Ronald Helder een aanbeveling voor andere instellingen binnen de gehandicaptenzorg die nu geïnspireerd raken ook voor de oplossing van VCD BI te kiezen: Maak eerst intern een goed programma van wensen en eisen. Ga intern in je organisatie te rade wat écht nodig is. De referenten van VCD BI zijn goed, geen discussie daarover. Maar toch is je eigen zorgorganisatie het uitgangspunt. In die eerste intensieve inventarisatie ligt de oplossing voor een geslaagd BI-traject. 17

10 Hoe staat het eigenlijk met gezondheids- en verzuimmanagement binnen de zorgsector zelf? Is de zorg in staat strategisch goed beleid te maken op verzuim, preventie en vitaliteit? Wat is daarvoor precies nodig? En hoe kan de zorg zich wapenen tegen WGA? Vragen waarop verzuimspecialist Thijs Oosterhuis van CelsusCare heldere antwoorden biedt. CelsusCare is een gespecialiseerd adviesbureau voor grotere bedrijven en organisaties op het gebied van strategisch verzuimbeleid, organisaties met meer dan 1000 werknemers. Thijs Oosterhuis: De kernvragen op dit niveau zijn: wat wil ik zelf doen op dit gebied en wat wil ik gaan outsourcen? Bijvoorbeeld de keuze om zelf een bedrijfsarts in dienst te nemen of dit uit te besteden aan de arbodienst. Vanuit CelsusCare bieden wij expertise aan op de deelgebieden die voor het managen van ziekteverzuim onontbeerlijk zijn. Men kan daarbij denken aan organisatieadvies, arbodienstverlening, zorg- en verzuimverzekeringen en arbeidsre-integratie. De diensten van CelsusCare variëren van enkelvoudige adviezen, bijvoorbeeld inzake de casuïstiek van een verzuimende werknemer, tot het ontwikkelen en implementeren van strategische concepten. Wij doen zaken met meerdere grote zorginstellingen en wij geven deze samenwerkingen actief verder vorm. Verzuim ziekenhuizen versus verpleging en verzorging Hoe staat het eigenlijk met gezondheids- en verzuimmanagement binnen de zorgsector zelf? Dat varieert. Binnen de verpleging en verzorging, is mijn indruk, wordt dit minder professioneel en adequaat opgepakt dan binnen de ziekenhuizen. Dat zie je terug in de cijfers die we op brancheniveau bijhouden voor wat betreft doorlopend verzuim. Ziekenhuizen performen daar beter in dan de grote zorginstellingen. Is de zorg in staat strategisch goed beleid te maken op verzuim, preventie en vitaliteit? Daar kunnen zij wel ondersteuning bij gebruiken en dat is de reden van bestaan van CelsusCare. Wij hebben een workshop ontwikkeld, specifiek voor raden van bestuur en directies, die Verzuim is in de zorgsector niet altijd zo beleidsmatig verankerd als je zou verwachten ingaat op het abstracte gedeelte van verzuim? Wat is verzuim? Wat is verzuimbeleid en op welke plekken in mijn organisatie pas ik dat toe? En welke positie geef ik als grote zorgorganisatie verzuim eigenlijk? Je merkt soms dat die vragen niet overal goed leven maar toch heldere antwoorden verlangen. Keuze maken voor WGA Op de vraag hoe de zorg zich kan wapenen tegen WGA heeft Thijs Oosterhuis een helder antwoord: Privatiseren! Bij de uitvoering van de WIA hebben we een hybride bestel. Bedrijven kunnen ervoor kiezen uit te treden uit dit publieke bestel voor het deel WGA, onderdeel van de WIA, de opvolger van de WAO. De WGA gaat over mensen die 35% tot 80% arbeidsongeschikt zijn. Dat deel kun je voor wat betreft het financiële risico, de uitkeringen, transplanteren vanuit het UWV naar privaat. Vaak betekent dit dat het risico wordt ondergebracht bij een WGA-verzekeraar. Als je privatiseert, heb je direct een premievoordeel. Ten tweede is je verzekeraar een stuk actiever dan het UWV als het gaat om re-integratieactiviteiten, vooral in de eerste twee jaar van verzuim. Daar ligt een belang van de verzekeraar maar als organisatie met zieke medewerkers profiteer je ook aantoonbaar van deze schadelastbeheersing. Een voordeel dat CelsusCare vervolgens aanwendt voor onze klanten, ook in de zorgsector. Op onze beurt komen wij met voorstellen voor re-integreren, herscholen, omscholen, geheel of gedeeltelijk gefinancierd door de WGA-verzekeraar. Organisaties profiteren hiervan door minder instroom in de WGA en per saldo minder kosten. VCD Humannet CelsusCare is goed bekend met Humannet van VCD. Thijs Oosterhuis: Wij adviseren ook op onafhankelijke wijze over ICTsystemen voor verzuimmanagement en Humannet van VCD komt geregeld voor in onze adviezen. Het is een goed werkend, actueel en zeer flexibel systeem. Wel adviseer ik VCD Humannet te blijven inspelen op alle ontwikkelingen die in de zorgmarkt op ons afkomen. De privatisering, in mijn ogen, zal voortschrijden. Ik voorzie dat we straks, naast de WGA, ook de IVA privaat kunnen doen en wellicht zelfs WW. Als VCD Humannet zou je op deze ontwikkelingen kunnen anticiperen, is mijn advies. { Thijs Oosterhuis, directeur CelsusCare: De kernvragen op dit niveau zijn: wat wil ik zelf doen op dit gebied en wat wil ik gaan outsourcen? 18 19

11 Het Centrum voor Jeugd en Gezin (CJG) Rijnmond heeft Exact Financials aangeschaft en geïmplementeerd via VCD. Vooral is men te spreken over de gemakkelijke digitalisering van inkomende facturen en de overall behaalde efficiencyverbetering met Exact Financials. Martin Harel, hoofd financiën & control bij het Centrum voor Jeugd en Gezin (CJG) Rijnmond: Het gemak van Exact Financials plus de hands-on begeleiding van VCD Healthcare gaven de doorslag. Martin Harel, hoofd financiën & control CJG Rijnmond Het CJG is een wijkgerichte basisvoor- Zodra de budgethouders akkoord zijn met aanpak voorkom je de mogelijkheid van ziening waar alle kinderen, ouders, de factuur wordt deze boekbaar gesteld fraude. Je merkt dat er heel veel aandacht jongeren en professionals welkom zijn met en vervolgens verwerkt in Exact zodat we is besteed bij de inrichting van de appli- hun vragen over gezondheid, opvoeden en kunnen overgaan tot betaling. Een volledig catie rondom de borging van de rollen en opgroeien. Martin Harel: Feitelijk heb ik geautomatiseerd proces dus. functionaliteiten. de selectie gedaan om te komen tot het beste financiële pakket. De keuze viel al Altijd en overal inzicht Webportaal snel op VCD met Exact Financials. Zowel de We hebben door deze digitale verwerking Een doelstelling van CJG Rijnmond is nog gebruiksvriendelijkheid als de overzichtelijk- van inkomende facturen altijd en op elk de uitbouw in de samenwerking met VCD heid ervan vielen ons op. Wat mij vooral moment inzicht tot op detailniveau hoe het ten behoeve van het zogeheten webportaal: aansprak, naast het pakket zelf, was de met de facturen staat. Belt een leverancier Dit behelst de mogelijkheid voor onze wijze waarop VCD kon uitleggen hoe men vanwege een te late betaling, dan kunnen medewerkers om digitaal en decentraal het pakket bij ons zou implementeren en we direct antwoord geven. De budgethouder aanvragen en bestellingen te plaatsen voor uitrollen: heel persoonlijk bij ons op locatie ziet alleen zijn eigen inkoopfacturen en goederen en diensten die zij nodig hebben en op het moment dat de medewerkers die ermee aan de slag zouden gaan ook aanwezig waren. Kortom, zeer dichtbij en hands-on. Inmiddels werken we ermee alsof we nooit zonder hebben gedaan! Ideaal: geautomatiseerde verwerking inkoopfacturen De beloofde gebruiksvriendelijkheid is uitgekomen. De inkomende facturen worden voorzien van een barcode, gescand en komen daarna bij de financiële administratie. De applicatie ScanSys herkent wat er op een factuur staat en plaveit zo automatisch de weg voor een snelle en probleemloze doorloop. Zo n 99% van onze facturen kunnen we door dit systeem automatisch alleen de financiële administratie kan alle facturen inzien. Ook kunnen we alle facturen historisch inzien. Een belangrijke eis die ik in de andere applicaties, vaak veel zwaarder dan Exact Financials, niet gehonoreerd zag. Ik kan nu oneindig terug in de historie en via elke ingang die ik bedenk zoeken in de facturen. Als ik voorzichtig schat, durf ik te stellen dat we er minimaal twee fte mee besparen. Voor ons was de terugverdientijd extreem kort door de verhoogde efficiency bij het afhandelen van inkomende facturen. Veiligheid voorop Onze accountant heeft een audit uitgevoerd op onze administratieve organisatie voor hun werk. Vanaf het moment dat hier straks een bestelling geplaatst is, kunnen we door Exact Financials die bestelling matchen met de factuur, met daarin een nog nader te bepalen tolerantie. Daarmee wordt de factuur automatisch goedgekeurd als de levering is bevestigd. Dat betekent dat we nog meer tijd gaan besparen. En omdat je werkt met applicaties die voor mij eigenlijk ongelimiteerd een archieffunctie vervullen, kan ik heel snel informatie ophalen. Door al deze informatie worden ook mijn managementrapportages zuiverder en kan ik eerder rekening houden met mijn financiële verplichtingen omdat ik realtime kan zien welke bestellingen gedaan zijn, maar ook welke nog onderweg zijn. We De praktijk bewijst dat onze keuze voor Exact Financials de goede is. verwerken. Na het inscannen van de en deze was erg enthousiast over de kijken erg naar deze ontwikkeling uit, facturen kan de interne geautomatiseerde beveiligingen die zijn ingebouwd in Exact aldus Martin Harel. routing starten, onder andere langs de Financials. De rollen zijn zodanig ingericht verschillende budgethouders. Dat gesloten dat iemand die een crediteur aanmaakt en circuit levert ons heel veel voordelen op: we daar bankrekeningnummers aan toevoegt besparen handwerk, manuren en facturen in feite niet kan zorgen dat die crediteur raken niet meer zoek. Dit laatste gebeurde opengesteld wordt voor verwerking. Dat vroeger vooral doordat we als CJG moet door een andere daartoe geautori- Rijnmond heel veel vestigingen hebben. seerde medewerker gebeuren. Door deze 20 21

12 Jack Bakker, directeur VCD Healthcare, opende het seminar. Symposium Clinical Rules zeer geslaagd. VCD Healthcare onderzoekt momenteel met een beperkt aantal ziekenhuizen, waaronder Orbis Medisch Centrum te Sittard de mogelijkheden om Pharma, het multidisciplinaire VCD-systeem voor medicatieveiligheid, te verrijken met de webservice Clinical Presentatie van vorderingen De vorderingen, mogelijkheden en ideeën rondom Clinical Rules Service, een open en realtime werkend systeem, werden bronnen (lab) combineert en genereert en rapporteert naar de werkvloer. Probleem hierbij is onder andere de follow up: het is lastig om de interventies in de tijd effectief het Elektronisch Voorschrijf Systeem van Digitalis. Zo worden niet alleen actieve medicatieproblemen vanuit het dossier van de patiënt gevlagd, maar ook potentiële Rules Service en de Clinical Rules Reporter. De samenwer- veelzijdig gepresenteerd tijdens het te volgen. De focus in zijn presentatie lag problemen met de medicatie die de arts kingsdriehoek hierbij is dat Digitalis voor de ontwikkeling zorgt, genoemde symposium Clinical Rules. Ook verder op de vele praktische mogelijkheden van plan is voor te schrijven. Een hoge opkomst, heldere presentaties en een inspirerende inhoudelijke discussie tussen de bevlogen deelnemers: het minisymposium Clinical Rules van VCD Healthcare te Eindhoven op 26 januari 2012 was een geslaagde bijeenkomst, georganiseerd in samenwerking met Digitalis Rx en Orbis Medisch Centrum. pilotziekenhuis Orbis Medisch Centrum voor de content en VCD Healthcare voor de verkoop en implementatie. Clinical Rules Service in vogelvlucht Clinical Rules Service is een webservice die rechtstreeks tijdens het zorgproces vanuit een XIS (medisch systeem met patiënt gebonden dossiergegevens) kan worden aangeroepen. Dit bijvoor - beeld ter aanvulling op de medicatiebewaking die reeds wordt uitgevoerd binnen een XIS. Deze geanonimiseerde gegevens worden onder water door het XIS gezonden naar de zogeheten Clinical Rules Engine. De aanvullende controles in de CR- bood de bijeenkomst volop gelegenheid tot discussie met de speciaal genodigden die nagenoeg allen gehoor hadden gegeven aan de uitnodiging, zoals ziekenhuisapothekers en farmacotherapeuten. Jack Bakker, directeur VCD Healthcare, opende het seminar door de goede samenwerking te benadrukken die er inmiddels bestaat voor de realisatie van Clinical Rules Service tussen Digitalis, Orbis Medisch Centrum en VCD Healthcare. Daarna gaf Jack het woord en medicatieveiligheid die de functionaliteit Clinical Rules zal gaan bieden. Visie op ICT-aspecten Na de heldere uiteenzetting van Pieter Bartels gaven Rob Brenninkmeijer en Bob van de Loo, beiden apotheker, vanuit Digitalis hun visie op specifiek de ICT-aspecten van Clinical Rules. Rob Brenninkmeijer: Patiëntkenmerken worden geanonimiseerd vanuit het XIS naar de CR-engine op Geen opslag dossiergegevens De CR-Service is dus los van bronsystemen opgezet en kan zowel binnen een EVS-module zoals Prescriptor functioneren en daarnaast ook rechtstreeks in een (huis-) arts- en (ziekenhuis) apotheeksysteem worden aangeroepen en geïntegreerd. Overigens worden bij de gegevensuitwisseling tussen een XIS/EVS en de CR-Service geen dossiergegevens in de Clinical Rules Engine Service worden door de CR-Engine onder andere uitgevoerd op aan Pieter Bartels, als ziekenhuisapotheker gestuurd. De CR-Engine opgeslagen. De CR-rapporten worden wel in parameters als leeftijd, medicatie en (afgeleide) contra-indicaties namens het Albert Schweitzer Ziekenhuis interpreteert en analyseert de XIS-gegevens de bronsystemen (EPD of AIS) opgeslagen in relatie tot afwijkende of ontbrekende labwaarden. De speci- betrokken bij een eigen lokale ontwikkeling aan de hand van het CR-Protocol en geeft en kunnen zodoende worden gevolgd in de fieke kennisrelaties tussen deze parameters worden redactioneel van de functionaliteit Clinical Rules in zijn een CR-Rapport terug met alerts en/of tijd. Dit gebeurt automatisch aangezien de vastgelegd in een Clinical Rules Protocol. De CR-Service rappor- ziekenhuis. Pieter Bartels heeft daartoe een reminders. Deze service kan niet alleen context van elk nieuw CR-Rapport wordt teert realtime een mogelijk probleem rondom de medicatie van eigen lokale analysetool gebouwd en in vanuit een XIS (ofwel een EPD of een AIS) vergeleken met de voorgaande versie. de patiënt terug aan het XIS. Lokaal gebruikt men vooralsnog de gebruik genomen waarmee hij zelf signalen worden aangeroepen, maar ook vanuit een 22 Clinical Rules Reporter om de data te raadplegen en verwerken. vanuit het Pharma systeem met andere EVS. Dit werd geïllustreerd met Prescriptor, 23

13 Rob Brenninkmeijer, algemeen directeur Digitalis Clinical Rules is ICT. Van geïsoleerd incident naar een te monitoren zorgvraagstuk in de tijd Rob Brenninkmeijer: Een belangrijk uitgangspunt bij de opzet van de CR-Service is om gesignaleerde problemen, zoals een probleem met de nierfunctie in combinatie met bepaalde medicatie, niet als een geïsoleerd incident te zien maar als een zorgvraagstuk dat beoordeeld moet worden in een bepaald tijdsbeloop. Deze zorgvraagstukken zijn daarnaast complex en lastig te overzien vanwege het feit dat in toenemende mate achter de schermen informatie rondom de patiënt elektronisch wordt gecommuniceerd en uitgewisseld. Waardoor zorgverleners in de farmaceutische zorg steeds meer moeten inspelen op potentiële problemen in het kader van medicatieveiligheid die tijdens het voorschrijven en afleveren van een geneesmiddel niet ter plekke kunnen worden opgelost of moeilijk zijn te overzien. Clinical Rules Reporter en Orbis Medisch Centrum Na deze presentatie volgde eveneens een dubbelpresentatie, nu van Bob van de Loo en Hugo van der Kuy, ziekenhuisapotheker/ klinisch farmacoloog bij Orbis, waarbij men inging op de specifieke koppeling tussen de praktijk en theorie die binnen Clinical Rules zo essentieel is: Alles draait hierbij om de snelheid, beschikbaarheid en veiligheid van deze webapplicatie. Er werd een goede vergelijking gemaakt met de periode voordat de CR-Service in gebruik werd Deze applicatie slaat een brug tussen het patiëntendossier lokaal en Clinical Rules protocollen in de Clinical Rules Service. genomen, waarin zij in Orbis met een soortgelijk lokaal ontwikkeld rapportagesysteem werkten als in het Albert Schweitzer Ziekenhuis ten opzichte van het gebruik van de Clinical Rules Reporter. Orbis Medisch Centrum heeft sinds kort de Clinical Rules Reporter in gebruik genomen. Hugo van der Key: Deze applicatie slaat een brug tussen het patiëntendossier lokaal en Clinical Rules protocollen in de Clinical Rules Service. Deze service leverde veel minder vals positieve signalen op, terwijl daarnaast de afhandeling en beloop van de incidenten veel efficiënter in de tijd kunnen worden gevolgd. Wat verder prettig aan de CR-Reporter in combinatie met de CR-Service is, is dat het systeemonafhankelijk werkt en een eind maakt aan de eilandenstructuur van huidige stand-alone systemen binnen de ziekenhuisfarmacie. Het stelt je tevens in staat ziekenhuis- en regio-overschrijdend onderzoek te verrichten met als toekomsthorizon wellicht ook de ontwikkeling van prestatieindicatoren. De protocollen worden momenteel ontwikkeld in het project SCREEN, een samenwerkingsverband tussen het Orbis Medisch Centrum, het MUMC en Vivre. Het project wordt financieel mogelijk gemaakt door een subsidie van ZonMw. Voorlopig tijdspad Tot slot schetste Jack Bakker van VCD Healthcare het tijdspad voor de ontwikkeling van de applicatie Clinical Rules Service en integratie met Pharma zoals dat specifiek voor 2012 en verder is uitgestippeld: We koersen dit jaar op de extractie van de medicatiegegevens via de aanlevering van databestanden door klinische chemie. Vervolgens zijn de Reports niet meer nodig: de extractie wordt aangeleverd en de derde stap die mogelijk nog in 2012 binnen dit kader wordt gezet, is die waarbij de aanlevering van het databestand klinische chemie niet meer nodig is en waarbij de data via een (XML-)indeling komt. Het symposium kende als afsluiting een levendige discussie waaruit één conclusie kon worden getrokken: Clinical Rules is een actueel onderwerp, leeft onder de doelgroep en vraagt om een eenduidige en bruikbare automatisering in de vorm van Clinical Rules Service. De verrijking hiermee binnen Pharma lijkt slechts een kwestie van tijd. Kort & Krachtig Interessante berichten en ontwikkelingen binnen de VCD IT Groep ERP-oplossing Vidaví: de eerste successen. Begin 2011 werd Vidaví door VCD Health care in de markt gepositioneerd als dé nieuwe ERP-oplossing voor de zorg. Dit is niet onopgemerkt gebleven. Van Microsoft hebben we voor het ontwikkeltraject van Vidaví een mooie prijs ontvangen voor de meest innovatieve partner voor de zorg. Vanuit de markt hebben we inmiddels ook successen mogen noteren. De volgende zorginstellingen hebben inmiddels definitief voor Vidaví gekozen: Pantein Maas Ziekenhuis te Boxmeer, Reinier de Graaf Gasthuis (onderdeel Financieel), Het Bernard Verbeeten Instituut te Tilburg, Het Laurentius Ziekenhuis, Het Deventer Ziekenhuis en Het Diaconessenhuis Leiden. Een aantal implementatietrajecten is inmiddels in volle gang en de eerste (deel)implementaties zijn succesvol afgerond. Voor 2012 verwacht accountmanager Luuk-Jan van der Struik een verdere groei van het aantal Vidavíklanten. Naast enkele bestaande klanten zullen we zeker nog vier nieuwe ziekenhuizen gaan kiezen voor Vidaví. Daarnaast is er vanuit de markt veel interesse voor het nieuwe Vidaví-onderdeel HRM. Vidaví HRM is een uitgebreid personeelssysteem en beslaat het gehele domein rondom de volgende HRM processen. VCD BI ontwikkelt verder. In 2012 gaat VCD voor het Ikazia Ziekenhuis en het Sint Elisabeth Ziekenhuis een rechtstreekse koppeling met ISoft (Grootboek ZIS, Locatie, Toren, e.a. ISoft onderdelen) ontwikkelen voor het VCD Datawarehouse. VCD BI gaat met ISoft-ETL en Business Objects Data Services het Datawarehouse vullen en beheren. Naast de verstrekking van deze ISoft-opdrachten worden ook andere Oracle en SQL-server bronnen als Ultra Agenda, Oracle HR, Harmony, etc. in het Datawarehouse geladen. Hiermee wil VCD een volwaardige managementinformatieoplossing bieden voor ISoft-ziekenhuizen die integrale rapportages willen verstrekken. Steeds meer ziekenhuizen kiezen voor Datawarehouse 5.0 De implementatie van Datawarehouse versie 5.0 (DWH 5.0) bij onze ziekenhuisrelaties is in volle gang. Het Datawarehouse dat in 2000 is ontwikkeld en sindsdien is uitgebreid en doorontwikkeld heeft een ingrijpende moderniseringsslag doorgemaakt. Daarmee bieden wij onze klanten de komende jaren een solide basis voor hun complete informatievoorziening. DWH 5.0 heeft o.a. de mogelijkheid tot een impactanalyse van bron tot rapport op het SAP BusinessObjects-platform en sterk verbeterde inzichtelijkheid in de laadprocedures. Daarnaast werken de laadprocedures zowel op Oracle als op een SQL-server Datawarehouse, is uitgebreidere onder steuning van de organisatiestructuur (en overige hiërarchieën) in het Datawarehouse mogelijk en kunnen nieuwe versies on-the-fly worden toegevoegd. Bovendien zijn verbeteringen aan het beheer van o.a. tekstbestanden, schaalbaarheid en de mogelijkheden tot het tunen van de performance (snellere rapportages / parallel uitgevoerde laadprocedures) aangebracht. Ten slotte zijn veel klantspecifieke behoeften opgenomen in DWH 5.0, waardoor deze aanvullingen ook voor andere klanten beschikbaar komen. Eenvoudiger beheer van uw MIS is een bijkomend gevolg. MST laadt ook de PAAZ DBC s in het Datawarehouse. Het Medisch Spectrum Twente heeft de opdracht verstrekt om naast de ziekenhuis DBC s ook de GGZ DBC s in haar Datawarehouse te laden van XM/Care. VCD heeft hiervoor de GGZ lite module ontwikkeld. Hierdoor is het voor het Medisch Spectrum mogelijk integraal te rapporteren over de performance van de PAAZ

14 Wijziging toegang Servicedesk VCD Infra Solutions. Om al onze klanten in elke regio van Nederland op uniforme wijze te kunnen bedienen, is de Servicedesk van VCD Infra Solutions per 1 januari 2012 overgegaan op een landelijk telefoonnummer, namelijk: ( VCDINFRA). Hetzelfde geldt voor het adres van de Servicedesk. Voor het melden van storingen dient u vanaf 1 januari 2012 gebruik te maken van het adres servicedesk-vcdis@vcd.nl. Middels deze wijzigingen zijn wij ervan overtuigd dat wij ons serviceniveau naar een hoger peil kunnen brengen en u op een nóg efficiëntere wijze van dienst kunnen zijn. Arkin kiest voor Business- Objects Edge van VCD BI. Arkin, één van de grootste GGZ-instellingen van Nederland, heeft haar SAP Business- Objects Edge-licenties afgenomen bij VCD BI en brengt het bijbehorende onderhoud onder bij de Servicedesk van VCD BI. Arkin is in 2008 ontstaan door een fusie tussen JellinekMentrum en AMC de Meren. BusinessObjects Edge biedt in één flexibel en betaalbaar pakket een verzameling van BusinessObjects-producten, waaronder WebIntelligence, Dashboard Design, Crystal Reports, Explorer, Mobile BI en integratie met MS Office. Vidaví-uitbreidingen. De ERP-oplossing Vidaví van VCD Healthcare werd vorig jaar in de markt gelanceerd en inmiddels hebben diverse ziekenhuizen gekozen voor deze oplossing op basis van Microsoft Dynamics NAV. Maar VCD Healthcare staat niet stil en is bezig geweest met het uitbreiden van de functionaliteit van Vidaví met de module HRM. Op termijn wordt Vidaví uitgebreid met de modules OK-scanning en Facilitair. Een korte beschrijving van de modules: Vidaví HRM Vidaví HRM beslaat de complete oplossing rondom het domein HRM. Dit betekent een geïntegreerde toepassing voor de volgende gebieden: Instroom, doorstroom en uitstroom Werving en selectie (inclusief matchen van sollicitanten) Opleidingen en competentiemanagement Salarisverwerking (inclusief ondersteuning dubbele dienstverbanden en meerdere CAO s) Employee Self Service en Management Self Service Verzuimbeheer Alle koppelingen met externe partijen (Pensioen, UWV, Arbo etc.) De integratie tussen HRM en de andere elementen is maximaal, waardoor bijvoorbeeld salarisgegevens direct in het domein Financieel worden doorgeboekt en via telebankieren worden verzonden. Een ander voorbeeld: activa die in het HR-domein aan medewerkers worden toegekend (laptop, auto, telefoon) kunnen eenvoudig direct in de andere Vidaví-onderdelen worden teruggevonden (Aanvragenportaal, Afschrijvingen, Activa, Verlies en- winstrekening. Verder is het uiteraard zeer eenvoudig om een beginscherm voor een leidinggevende worden ingericht, waarbij zowel de HR gerelateerde taken (bijvoorbeeld ziekmeldingen van zijn afdeling) als wel de taken vanuit inkoop of financiën worden getoond vanuit hetzelfde startscherm. Vidaví OK-scanning Met de module OK Scanning wil VCD inzetten op een vraaggestuurde logistiek voor de OK. Op basis van de planning vanuit het ZIS wordt de logistiek aangestuurd zodat alle artikelen (disposables en non-disposables) op het juiste moment op de juiste plaats aanwezig zijn. Door na de verrichting te scannen wordt het verbruik geregistreerd en is op patiëntniveau vastgelegd welke artikelen zijn verbruikt (inclusief serienummers of lotnummers). Op dit moment is VCD samen met drie ziekenhuizen bezig het ontwerp af te ronden en de oplevering van deze module is voorzien voor januari Vidaví Facilitair Met de module Facilitair wil VCD de Service Management (waaronder registratie van Apparatuur, Onderhoudsplanning, Incident management, etc.) onder brengen in haar ERP pakket. Op dit moment worden met bestaande klanten fit-gap analyses gemaakt. Hierbij wordt voornamelijk gekeken naar functionaliteit die van origine te vinden is in pakketen als Ultimo. Vidaví Facilitair staat op de roadmap voor Voor meer informatie kunt u terecht bij Peter de Vries, productmanager Vidaví. Exact Financials zorgdag. Steeds meer zorginstellingen kiezen ervoor om de overstap te maken naar de nieuwe versie Exact Financials Enterprise. VCD Healthcare organiseert een Exact Financials zorgdag voor klanten en andere geïnteresseerden op 9 mei in Amersfoort. Tijdens deze sessie zetten we Exact Financials Enterprise en de VCD add-ons in het zonnetje. Wij hopen u in groten getale te mogen verwelkomen in Amersfoort. Brancheoplossingen maken het verschil Elke branche heeft haar specifieke trends, kenmerken en taalgebruik. VCD Healthcare heeft de krachtige ERP-oplossing Microsoft Dynamics verrijkt met specialistische functionaliteit om de complexe inkoop, logistieke en financiële processen in zorginstellingen optimaal te ondersteunen. U profiteert daardoor van het beste van twee werelden: de bewezen standaardfunctionaliteit van Microsoft en branchekennis van VCD Healthcare. Deze brancheoplossing voor de zorg is succesvol in de Nederlandse markt geïntroduceerd onder de sprankelende naam Vidaví. VCD Healthcare is de winnaar van de Microsoft Partner Award: Health Innovator of the Year Bezoek en/of voor meer informatie. 26

15 SIMPLIFY Uw datacenter is de weg naar cloud. HP Converged Infrastructure maakt uw volgende stappen naar de private cloud op HP CloudSystem Matrix eenvoudiger. Bedrijven innoveren en veranderen voortdurend moeilijk om met uw IT in de pas te blijven. Daarom ontwikkelde HP de CloudSystem Matrix met Intel Xeon processor 5600 serie! Deze krachtige serversystemen beschikken over one-touch provisioning van services in minuten (in plaats van dagen of maanden). HP CloudSystem Matrix helpt u om de veranderingen in uw bedrijf bij te houden en tegemoet te komen aan uw zakelijke behoeften. Profiteer van een: 56% lagere TCO* 80% snellere implementatie van applicaties* wu navtietivitcudorp ed nav gnilebudrev systeembeheerders* Ga naar hp.nl/simplifymetblades voor meer informatie èn de gratis whitepaper The business case for HP CloudSystem Matrix. HP CloudSystem Matrix met HP ProLiant BL460c G7 server en Intel Xeon processor 5600 serie Copyright 2011 Hewlett-Packard Development Company, L.P. HP behoudt zich het recht voor om dit document zonder vooraankondiging te wijzigen. De garantie voor HP producten en services is vastgelegd in de garantieverklaringen bij de betreffende producten en services. Niets in deze documentatie kan worden opgevat als rechtgevend op extra garantie. HP is niet aansprakelijk voor technische of andere fouten of omissies in dit materiaal. Intel, het Intel logo, Xeon en Xeon Inside zijn handelsmerken of geregistreerde merknamen van Intel Corporation in de V.S. en andere landen. *Kijk voor de onderbouwing van claims op: hp.nl/simplifymetblades