Contact leverancier aanmaken

Transcriptie

1 Contact leverancier aanmaken Microsoft Dynamics Navision Version: 0.1 Steenwinkelstraat SCHELLE Date: 24-feb-17 België Status: <document status> Project Reference: Heijmans Referentiecode Tel: Date completed: <date completed>

2 Document Historiek Heijmans (B) NV Versie Beheer Versie Datum Auteur Wijziging Claudine Smet Basis versie xx.yy Yves De Clerck Basis versie uitbreiding na bespreking met Heidi De Winter Approval De volgende personen hebben het document gelezen en gaan akkoord met de inhoud ervan: Versie Datum Naam Functie / Afdeling Handtekening <xx.yy> <xx.yy> <xx.yy> <date completed> <date completed> <date completed> Distributie Volgende personen hebben een copy gekregen van dit document: Versie Datum Naam Functie / Afdeling Bedrijf <xx.yy> <xx.yy> <xx.yy> <xx.yy> <date completed> <date completed> <date completed> <date completed> Pagina 2 van 19

3 Table of Contents Chapter 1 Contact aanmaken Contactkaart: Regels: nvt Communicatie: Segmentatie: nvt Buitenlandse handel Informatie CompanyWeb... 9 Chapter 2 Leveranciersfiche Algemeen Leveranciersfiche Communicatie: Facturering: Betaling: Ontvangst: Buitenlandse handel:... Error! Bookmark not defined. 2.7 Planning PME: nvt... Error! Bookmark not defined Algemeen Bankrekening klant... Error! Bookmark not defined. 2.9 Communicatie bank... Error! Bookmark not defined Transfer bank... Error! Bookmark not defined. Pagina 3 van 19

4 Chapter 1 Contact aanmaken Begin met het maken van een contact: Klik op Nieuw: Pagina 4 van 19

5 Namen, adres in hoofdletters 1.1 Contactkaart: Nr.: Soort: BTW nummer: Naam: Naam 2: Nummer wordt automatisch ingevuld Selecteer: Bedrijf/Persoon BE 0XXX XXX XXX Geeft de naam op van het contact. Als het contact een persoon is, kunt u op het veld klikken, zodat het venster Naam details wordt geopend. HOOFDLETTERS Functie: Adres: Adres 2: Postcode: Plaats: Land-/regiocode Telefoon: Mobilofoon Nummer: Fax: Maatschappelijke zetel van het bedrijf Ingeval van 2 e lijn xxxx (voor België, xxxx XX voor NL,.) Gemeente BE (België) NL,.. 0XX XX XX XX (buitenland XX XXX XX XX XX) 0XXX XX XX XX 0XX XX XX XX (buitenland XX XXX XX XX XX) xx@xx.xx Naam, adres, BTW nummer kan automatisch ingelezen door Company-web. Druk op onderstaand icoontje: Pagina 5 van 19

6 Klik op Openen. Pagina 6 van 19

7 Onderaan de contactfiche vindt je een tabblad CompanyWeb waar de gegevens zijn ingevuld. De gegevens worden nu in de contactfiche gezet. Vul de overige velden in zoals , telefoon.. Als er bv een adreswijziging is voor de leverancier dan moet men eerst het BTW nummer knippen en vervolgens terug plakken in het veld BTW nummer. Daarna kan men op update companyweb klikken. Hierdoor worden gegevens geupdate. Verder zijn er nog onderstaande tabbladen: Pagina 7 van 19

8 1.2 Regels: nvt 1.3 Communicatie: Bevatten extra velden zoals privé telefoon. Ook homepage kunnen hier extra worden aangevuld. 1.4 Segmentatie: nvt 1.5 Buitenlandse handel Velden worden hier automatisch ingevuld. Veld Is leverancier en Is klant worden automatisch ingevuld bij het doorzetten van het contact naar een leverancier en/of klant. Pagina 8 van 19

9 Leveranciers en/of klanten worden aangemaakt door de boekhouding. 1.6 Informatie 1.7 CompanyWeb Pagina 9 van 19

10 Chapter 2 Leverancier aanmaken We gaan nu van een contact naar een klant of leverancier. Ga bovenaan in de tabbladen naar Acties Klik op maken als en maak dan de keuze tussen leverancier/klant/bank/werknemer Op deze manier worden de klanten en leveranciers aangemaakt en neemt het systeem automatisch de laatste 6 cijfers van het BTW nummer om het leveranciers- en/of klantnummer in te vullen. Enkel indien er geen BTW nummer is ingevuld, wordt het nummer handmatig ingevuld. Als het leveranciernummer reeds bestaat, wil dit zeggen dat er een ander contact is met dezelfde laatste 6 cijfers in het BTW nummer. Dit vullen we dan verder aan met een B. De oorspronkelijke leverancier vullen we aan met een A. Als we een foutmelding krijgen: volgende nummer bestaat reeds dan moeten we de oorspronkelijke leverancier verwijderen en vervolgens opnieuw opmaken Pagina 10 van 19

11 Verder aanvullen van de leveranciersgegevens: Ga naar het lint van contact en klik het tabblad Navigeren aan. Vervolgens selecteren we op klant / leverancier / bankrek.: Zodoende navigeren we naar de leveranciersfiche. Indien het contact zowel een klant als een leverancier heeft, zal er een schermpje verschijnen met de keuze tussen klant of leverancier. In het veld zoeknaam vullen we de gegevens van de klant / leverancier nog eventueel verder aan met de roepnaam van het contact. Pagina 11 van 19

12 Chapter 3 Leveranciersfiche 3.1 Algemeen Leveranciersfiche Om de leveranciersfiche te consulteren of aan te passen gaan we via: Afdelingen / Inkoop / Planning / Leveranciers. Vervolgens zoeken we de leverancier op via BTW nummer of naam. Door op de betreffende leverancier te dubbelklikken komen we in het detail van de leveranciersfiche. De velden in het lichtblauw kunnen enkel aangepast worden door het contact aan te passen. Enkel de velden die wit zijn dienen nog verder aangevuld te worden: Pagina 12 van 19

13 Geblokkeerd: bij problemen met de leverancier Status: enkel in te vullen door de verantwoordelijke voor de leveranciers Leeg Betaling Alle Potentieel: mogelijkheid om prijsvergelijkingen te doen Goedgekeurd Afgekeurd Blacklist In Faling RSZ-nummer: Regristatie nummer: Datum navraag reg.nr.: Datum schrapping reg.nr.: Aantal Rubrieken Categorie: Gewijzigd op: Saldo (LV) Open waarborgen (LV): Inkoper: Divisie Algemeen Materialen Onderaannemer: belangrijk voor meldingsplicht Datum van de laatste wijziging Waarden worden opgehaald waarden worden opgehaald nvt nvt Uitsluiten IKZ: Wanneer een leverancier meerdere adressen heeft (vb. verschillende afhaalpunten), dan kan je dit koppelen via orderadressen. Pagina 13 van 19

14 Klik op nieuw. Als eerste veld moet je een code ingeven (vb. depot 1, magazijn,.). dit is de code (6 digits) van de leverancier. Daarna vullen we het adres verder aan. In het inkooporder moet je dan het correcte orderadres kiezen. 3.2 Communicatie IC-partnercode: Als de orderleverancier een IC partner is. 3.3 Facturering Pagina 14 van 19

15 BTW-nummer: GLN: Bedrijfsboekingsgroep: BTW-bedrijfsboekingsgroep: Leveranciersboekingsgroep: Factuurkortingscode: Inclusief BTW Is ingevuld Geeft aan dat de leverancier de facturen electronische wil ontvangen BINNENL EU (ingeval buitenlandse leverancier) BINNENLAND EU (EU-landen) IMPEXP (niet EU-landen) IMPVERL (verlegging import) MC (medecontractant) BINNENLAND LEV Wordt automatisch leveranciersnr. ingevuld Bevraagd bij Marleen Vooruitbetaling %:???? 3.4 Betaling Vereffingsmethode: Partnersoort: Open posten (standaard) Saldo Leeg Bedrijf Pagina 15 van 19

16 Persoon Betalingscondities: Betalingswijze: Keuze maken uit selectie MOET ingevuld worden in het belang van inkooporders standaard 60EM indien niet anders opgegeven ONK onkostennota Stipt Bank (standaard) is geen optie Prioriteit: 0 (?????) Code betalingsvoorwaarden cashflow: Keuzemogeliikheid (?????) RSZ inhoudingscontrole: Ons rekeningnr.: Aanvinken bij onderaannemers of leveringen van goederen als onderaanneming. Nvt Betalingstolerantie blokkeren:????? Crediteurnummer: Bankrekening van voorkeur: Betalingen voorstellen nvt Keuze van verschillende banken leverancier. (*1) Afvinken als een crediteur onder incasso staat. (*1) voor bankrekening van voorkeur. Selecteer hier de dropdown en vervolgens nieuw. Code coderen met de 4 laatste cijfers van het bankrekening. naam is de eerste 4 letters van de swift. 3.5 Ontvangst Vestiging: Mogelijkheid om te koppelen aan een vast magazijn Pagina 16 van 19

17 Verzendwijze: Levertermijn: Basisagendacode: Gepersonaliseerde agenda: keuzemogelijkheid Vrij in te geven veld nvt Nee (staat vast ingevuld) Bankrekening toevoegen: In de leverancierskaart ga je naar het tabblad Navigeren Klik op Bankrekeningen : Klik op Nieuw Pagina 17 van 19

18 Pagina 18 van 19

19 Chapter 4 Klanten aanmaken Pagina 19 van 19