Contact klant aanmaken

Transcriptie

1 Microsoft Dynamics System Version: 0.1 Steenwinkelstraat SCHELLE Date: 17-aug-16 België Status: <document status> Project Reference: Heijmans Referentiecode Tel: Date completed: <date completed> Heijmans (B) NV

2 Document Historiek Versie Beheer Versie Datum Auteur Wijziging CLSM Basis versie Approval De volgende personen hebben het document gelezen en gaan akkoord met de inhoud ervan: Versie Datum Naam Functie / Afdeling Handtekening <xx.yy> <xx.yy> <xx.yy> <date completed> <date completed> <date completed> Distributie Volgende personen hebben een copy gekregen van dit document: Versie Datum Naam Functie / Afdeling Bedrijf <xx.yy> <xx.yy> <xx.yy> <xx.yy> <date completed> <date completed> <date completed> <date completed> Pagina 2 van 19

3 Table of Contents Chapter 1 Contact/Klant aanmaken... 3 Chapter 1 Contact/Klant aanmaken Begin met het maken van een contact: Pagina 3 van 19

4 Klik op Nieuw: 1) Vervolgens kom je op de contactkaart: Namen, adres in hoofdletters Nr.: Soort: BTW nummer: Naam: Naam 2: Nummer wordt automatisch ingevuld Selecteer: Bedrijf/Persoon BE 0XXX XXX XXX Geeft de naam op van het contact. Als het contact een persoon is, kunt u op het veld klikken, zodat het venster Naam details wordt geopend. HOOFDLETTERS Functie: Adres: Adres 2: Postcode: Plaats: Land-/regiocode Telefoon: Mobilofoon Nummer: Fax: Maatschappelijke zetel van het bedrijf Ingeval van 2 e lijn B-xxxx (voor België, NL-xxxxXX voor NL,.) Gemeente BE (België) NL,.. 0XX XX XX XX (buitenland XX XXX XX XX XX) 0XXX XX XX XX 0XX XX XX XX (buitenland XX XXX XX XX XX) xx@xx.xx Naam, adres, BTW nummer kan automatisch ingelezen door Company-web. Druk op onderstaand icoontje: Pagina 4 van 19

5 Klik op Openen. Pagina 5 van 19

6 Onderaan de vindt je een tabblad CompanyWeb waar de gegevens zijn ingevuld. De gegevens worden nu in de contactfiche gezet. Vul de overige velden in zoals , telefoon.. Verder zijn er nog onderstaande tabbladen: Pagina 6 van 19

7 2) Regels: nvt 3) Communicatie: Bevatten extra velden zoals privé telefoon en homepage kunnen hier extra worden aangevuld. 4) Segmentatie: nvt 5) Buitenlandse handel Velden worden hier automatisch ingevuld. Veld Is leverancier en Is klant worden automatisch ingevuld bij het doorzetten van het contact naar een leverancier en/of klant. Leveranciers en of klanten worden aangemaakt door de boekhouding. 6) Informatie Pagina 7 van 19

8 Nvt 7) CompanyWeb Om nu van een contact over te gaan naar leverancier of klant: Ga bovenaan in de tabbladen naar Acties Pagina 8 van 19

9 Klik op maken als : dan komt de keuze leverancier/klant/bank/werknemer Op deze manier worden de klanten en leveranciers aangemaakt en neemt het systeem automatisch de laatste 6 cijfers van het BTW nummer om het leveranciers- en/of klantnummer in te vullen. Enkel indien er geen BTW nummer is ingevuld, wordt het nummer handmatig ingevuld. Pagina 9 van 19

10 Verder aanvullen van de klantgegevens: 1) Ga naar in het lint van contact en klik het tabblad Navigeren aan. 2) 3) Klik op het icoontje: 4) En je navigeert onmiddellijk naar de leveranciersfiche. Indien het contact zowel een klant als een leverancier heeft, zal er een schermpje verschijnen met de keuze tussen klant of leverancier. 5) Algemeen De velden in het lichtblauw kunnen enkel aangepast worden door het contact aan te passen. Enkel de velden die wit zijn dienen nog verder aangevuld te worden: Pagina 10 van 19

11 Nr.: Status: Zoeknaam: Staat reeds ingevuld Actief: Inactief: Verkorte naam, afkorting,. Contact:????? Datum navraag btw.nr: RSZ-nummer: Klantboekingsgroep: Bedrijfsboekingsgroep: Betalingscondities: BINNENLAND BUITENLAND EU KLANT BINNENL EU Keuze uit selectie Aanmaningscondities: Keuze uit selectie????? Saldo (LV): Kredietlimiet (LV): Wordt automatisch opgevuld Ingeval gewerkt wodt kredietlimieten Verkoper: BB?????? Divisie:????? Serviceregiocode: Geblokkeerd: Gewijzigd op: Leeg Verzending Factuur Alle Datum wordt automatisch aangepast bij elke wijziging 6) Communicatie: Pagina 11 van 19

12 Blauwe velden komen over uit de contactkaart. IC-partnercode:??????? Verzendprofiel van document:??????? 7) Facturering Factureren aan: BTW-nummer: Klantnummer selecteren Automatisch ingevuld GLN:?????? Factuurexemplaren: Aantal invullen (inclusief 1???) Factuurkortingscode: Keuze??????? Adres kopiëren naar offerte van: Bedrijfsboekingsgroep: BTW-bedrijfsboekingsgroep: Bedrijf Persoon BINNENL EU BINNENLAND EU IMPEXP (niet-eu) IMPVERL (verlegging import) MC (medecontractant) Klantenprijsgroep:???? Regelkorting berek.:???? Inclusief btw:???? Vooruitbetaling %:???? 8) Betalingen Pagina 12 van 19

13 Vereffingsmethode: Partnersoort: Betalingscondities: Betalingswijze: Aanmaningscondities: Rentefactuurcondities: Code betalingsvoorwaarden cashflow: Domiciliëringsnr.: Rekeningoverzichten: Laatste afschriftnr.: Betalingstolerantie blokkeren: Voorkeursbankrekening: Open posten (standaard) Saldo Bedrijf Persoon keuzemenu Bank: Bank Dom: domiciliëring OA: overschrijving andere OBI: overschrijving binnenland OBU: overschrijving buitenland BINNENLAND: binnenlandse klanten BUITENLAND: buitenlandse klanten 1.5% BIN.: 1.5% binnenlandse klanten 2.5% BUIT.: 2.5% buitenlandse klanten keuzemenu Nvt Aan- of uitvinken Wordt automatisch ingevuld Aan- of uitvinken Keuze uit mogelijke banken van de klant 9) Verzending Pagina 13 van 19

14 Vestiging: Keuze magzijnen - afdelingen Verzendingen combineren: Reserveren: Optioneel????? Niet Altijd Verzendadvies: Verzendwijze: Expediteur: Servicecode expediteur: Gedeeltelijk Volledig Keuze (enkel bij levering van goederen) Nvt nvt Verzendtijd: Basisagendacode:??????????? Gepersonaliseerde agenda: Nee (reeds ingevuld) 10) Buitenlandse handel Valutacode: Taal: Ondernemingsnr.: Leeg = EUR Leeg = Nederlands Reeds ingevuld 11) Planning PME nvt Pagina 14 van 19

15 Bankrekening toevoegen: In de klantenkaart ga je naar het tabblad Navigeren Klik op Bankrekeningen : Klik op Nieuw Pagina 15 van 19

16 1) Algemeen Code: Naam: Adres: Bevat een code om de bankrekening van de klant te identificeren. De code mag maximaal 10 karakters lang zijn en mag zowel cijfers als letters bevatten. U kunt geen twee rekeningen met dezelfde code instellen voor dezelfde klant. Bevat de naam van de bank waarbij de klant de bankrekening heeft. U kunt maximaal 30 tekens gebruiken (cijfers en/of letters). Bevat het adres van de bank waarbij de klant de bankrekening heeft. U kunt maximaal 30 tekens gebruiken (cijfers en/of letters). Adres 2: Postcode: Plaats: Land-/regiocode Telefoon: Contact: Valautacode: B-xxxx BE (2 letters van het land Xxx xx xx xx Bevat de naam van de werknemer bij de bank met wie u regelmatig contact opneemt in verband met de bankrekening. U kunt maximaal 30 tekens gebruiken (cijfers en/of letters). Leeg = eur Pagina 16 van 19

17 Bankfiliaalnr.: Bankrekeningnr.: Transitnr.: Geeft het nummer aan van het bankfiliaal. U kunt maximaal 20 tekens invoeren (cijfers en/of letters). Bevat het nummer dat de bank voor de bankrekening gebruikt. U kunt maximaal 20 tekens invoeren (cijfers en/of letters). Geeft een bank-id naar eigen keuze aan. U kunt maximaal 20 tekens invoeren (cijfers en/of letters). 2) Communicatie Telefoon: Bevat het telefoonnummer van de bankwaar de klant de bankrekening heeft geopend. U kunt maximaal 30 tekens gebruiken (cijfers en/of letters). Fax: Bevat het faxnummer van de bankwaar de klant de bankrekening heeft geopend. U kunt maximaal 30 tekens gebruiken (cijfers en/of letters). Bevat het adres gekoppeld aan de bankrekening. U kunt maximaal tachtig tekens invoeren, cijfers en/of letters. Rechts van het veld wordt een knop met een envelop weergegeven. Als het programma is geïntegreerd met een e- mailsysteem, kunt u op deze knop klikken om een venster te openen waarin u een bericht kunt maken en verzenden. Als u een adres hebt opgegeven in het veld , wordt dit automatisch ingevoerd in het veld Naar. Pagina 17 van 19

18 Homepage: Geeft aan welk Internet-adres is gekoppeld aan de bankrekening. U kunt maximaal tachtig tekens invoeren, cijfers en/of letters. Als het programma is geïntegreerd met internet, kunt u de homepage van de bank openen door op de knop rechts van het veld te klikken. 3) Transfer Bankfiliaalnr.: Bankrekeningnr.: Geeft het nummer aan van het bankfiliaal. U kunt maximaal 20 tekens invoeren (cijfers en/of letters). Bevat het nummer dat de bank voor de bankrekening gebruikt. U kunt maximaal 20 tekens invoeren (cijfers en/of letters). Transitnr.: Geeft een bank-id naar eigen keuze aan. U kunt maximaal 20 tekens invoeren (cijfers en/of letters). Meestal gebruikt u het transitnummer van de bank. SWIFT-code: Bevat de SWIFT-code (internationale identificatiecode voor de bank) van de bank waar de klant de bankrekening heeft geopend. IBAN: Exportprotocolcode: Bevat het internationale bankrekeningnummer voor de bankrekening. Hier wordt de code opgegeven waarmee het protocol wordt opgegeven dat u wilt gebruiken om de historie van de transactie te exporteren. Een exportprotocol bepaalt de bestandsindeling van de historie van de transactie die wordt geëxporteerd en naar de bank wordt gestuurd om te verwerken. U kunt exportprotocollen instellen via het venster Export protocollen. Pagina 18 van 19

19 Verrekeningsstandaard bank: Geeft de indelingsstandaard op die in banktransfers wordt gebruikt als u het veld Verrekeningscode bank gebruikt om uzelf als de afzender te identificeren. De bankverrekeningscode kan als alternatief voor SWIFT en IBAN worden gebruikt om uw bank te identificeren als afzender van een banktransfer. Verrekeningscode bank: Geeft u de code op voor de bankverrekening die vereist is volgens de indelingsstandaard die u in het veld Verrekeningsstandaard bank hebt geselecteerd. De bankverrekeningscode kan als alternatief voor SWIFT en IBAN worden gebruikt om uw bank te identificeren als afzender van een banktransfer. Pagina 19 van 19