Alle projecten van A tot Z in één pakket

Transcriptie

1 Alle projecten van A tot Z in één pakket Bedrijfsbrede automatisering voor staalconstructiebedrijven Matrix CAE Nijmegen Delft Vilnius

2 Bedrijfsbreed projectbeheer Efficiëncyverbetering is tijdwinst Elk staalconstructiebedrijf maakt in de werkplaats en tijdens de montage gebruik van kwalitatief hoogwaardig gereedschap. Technische ontwikkelingen op dit gebied worden, juist in de staalbouw, gemakkelijk en in een vroeg stadium geadopteerd. Maar waarom dan niet op kantoor? Wie in staat is om alle projectgerelateerde gegevens digitaal en slechts op één plaats op te slaan en ervoor te zorgen dat iedereen er optimaal toegang toe heeft, realiseert een grote productiviteitsverbetering doordat de tijd niet meer aan zoeken, archiveren en het maken van rapportages hoeft te worden besteed. Voor staalbouwers, door staalbouwers Samen met een aantal Nederlandse constructiebedrijven heeft Matrix CAE het nieuwe bedrijfsbeheersysteem ontwikkeld dat MatrixMetaal Orderregistratie heet. Alle gegevens die projectgebonden zijn, worden hierin centraal en gestructureerd opgeslagen. Alleen al hierdoor ontstaat tijdwinst, terwijl de voortgang van projecten minder afhankelijk wordt van de mensen die erbij betrokken zijn. Het systeem ondersteunt ondermeer de volgende werkzaamheden: Relatiebeheer, automatisch brieven en faxen maken, telefoonnummers en -adressen opzoeken Integratie met voorcalculatie (aparte module Matrix- Metaal Calculatie) Genereren en opvolgen van offertes en versturen van opdrachtbevestigingen Opbouwen en beheren van een digitaal projectdossier Capaciteitsplanning Bestellen van materialen en uitbestedingen Inkomstenregistratie Budgetbewaking Registreren van voorraadverbruik Snel en eenvoudig verwerken van balie-orders of bonnenwerk Uitgifte van productiebonnen Faseren en samenstellen / beheren van vrachten Nacalculeren Maken van verkoopfactureren Automatische termijnfacturering Gedetailleerde registratie van gewerke uren in bedrijfsbureau, productie en montage Maken van rapportages van gewerkte uren Bepalen van onderhanden werk Aansturen van de boekhouding MatrixMetaal Orderregistratie is bedrijfsbreed inzetbaar en bedoeld voor iedereen in het bedrijf die externe contacten heeft, plus mensen als de werkplaatschef en de montageleider. De directie gebruikt het systeem o.a. als ze behoefte heeft aan inzicht in de voortgang van projec-

3 ten, de effectiviteit van offertes, en de onderhandenwerkpositie. De calculator gebruikt het offertebeheer om overzicht te houden over aanvragen en offertes. MatrixMetaal Calculatie is de software waarmee het werk wordt uitgerekend, Orderregistratie helpt herinneren aan aanbestedingsdata en het nabellen van de gemaakte offertes. Orderregistratie is de plek voor het vastleggen van de onderverdeling in deelprojecten en meerwerk. De software is onderverdeeld in een basismodule, een productiemodule, een tijdregistratiemodule en een boekhoudmodule. De basismodule omvat de functionaliteit die elk constructiebedrijf nodig heeft, de andere zijn uitbreidingen daarop. Informatie delen De kern van het pakket is het relatiebeheersysteem. Alle relevante bedrijven, staan compleet in het systeem, met alle contactpersonen erbij. Vanuit Microsoft Word en Outlook kunnen deze gegevens worden benaderd, zodat het voor werknemers overbodig is om nog langer eigen lijsten met telefoonnummers en -adressen bij te houden. Groot voordeel van centrale opslag is dat de gegevens veel beter up-to-date blijven omdat ze intensiever worden gebruikt. In het onderdeel opdrachtenbeheer legt de verkoper vast wat de afgesproken prijs is en, niet onbelangrijk, wat wel en wat niet deel uitmaakt van de opdracht. Met het consequent toevoegen van meerwerk, legt de projectleider in Orderregistratie de basis voor extra facturen. Als de offerte opdracht wordt, dan is de voorcalculatie de basis voor het budget waarop het werk moet worden gemaakt. In de nacalculatie ziet de projectleider voortdurend budget en gemaakte kosten en uren naast elkaar verschijnen, waarmee altijd direct helderheid is over voortgang en kostenontwikkeling van het project. Omdat voor de ontwikkeling de meest geavanceerde ontwikkeltools worden gebruikt, is relatiebeheer eenvoudig te bedienen en daardoor zeer toegankelijk: Open de kaart van de contactpersoon, klik op het adres en automatisch maakt Outlook een mailtje aan. Eenvoudiger kan het niet.

4 gebeurt, zijn alle ingevoerde gegevens, zoals facturen en gewerkte uren, direct in het overzicht verwerkt. Capaciteitsplanning Alle constructiebedrijven houden op een bepaalde manier hun beschikbare capaciteit in het oog, en houden hiermee rekening bij het calculeren en aannemen van werk. Bij het beperken van eventuele uitbestedingen speelt een goede In de fase die tussen opdrachtverkrijging en productie in zit, vindt op het bedrijfsbureau het grootste deel van de communicatie plaats, en worden grote hoeveelheden gegevens uitgewisseld. Tekenaars, projectleiders en soms ook inkopers voegen ieder het hunne toe aan het project, waardoor de productie vlekkeloos kan verlopen. Om hun werk goed te kunnen doen, moet iedereen over recente en juiste projectgegevens beschikken, deels uit externe bronnen, deels van collega s. Tijdens de werkvoorbereiding is het dan ook mogelijk om door inzet van Orderregistratie veel tijdwinst te boeken. Tevens worden fouten voorkomen die kunnen ontstaan als de projectgegevens niet altijd direct beschikbaar zijn. capaciteitsplanning een grote rol. Het grootste probleem daarbij is voor de meeste bedrijven het bijwerken van de op zichzelf staande planning. Er verandert elke dag zoveel, dat de planning snel veroudert. In MatrixMetaal Orderregistratie zijn alle lopende orders met opleverdatum bekend. De software genereert hiervan een overzicht van de komende periode en telt alle te maken uren bij elkaar op. Zo wordt per kostengroep (werkplaats, conservering, montage) snel duidelijk of er misschien pieken kunnen worden afgevlakt. De bepaling van het onderhanden werk is met MatrixMetaal geen vervelend werk meer. Zowel per order als voor het gehele bedrijf berekent MatrixMetaal met een druk op de knop het onderhanden werk. Omdat het on-line

5 Omdat de ordergegevens centraal worden opgeslagen, hoeft de planning maar op één plaats te worden bijgehouden. Dit is de beste garantie voor een up-to-date overzicht. Productiebesturing Bedrijven die verder willen gaan dan het beheren van de projecten, kiezen voor de productiemodule van Matrix- Metaal Orderregistratie. De eerste methode sluit aan bij de traditionele methode, die gebruik maakt van urenbriefjes, die via het toetsenbord worden overgezet in het systeem. De tweede methode registreert begin- en eindtijden, van minuut tot minuut. Het systeem berekent vervolgens hoe lang er door die werknemer aan het project gewerkt is. Het voordeel van deze methode is dat er minder onduidelijkheden en fouten in de registratie voorkomen, doordat de werknemer niet meer zelf uitrekent hoe lang hij aan een project heeft gewerkt. Deze software omvat de geautomatiseerde aansturing van de productie. Te produceren eenheden kunnen in productieorders worden onderverdeeld, en er kan justin-time worden ingekocht om met zo min mogelijk ruimtebeslag en voorraadkosten te kunnen produceren. Met name de grotere bedrijven hebben hiermee gereedschap in handen om ook in de productie een verbetering door te voeren, die zowel structuur als flexibiliteit brengt. Tijdregistratie Deze methode wordt vaak gecombineerd met terminals in de werkplaats, die de streepjescodes van de projecten en werksoorten kunnen lezen. Deze terminals zijn ook mobiel verkrijgbaar, voor gebruik in mobiele kranen en in montagebussen. Dit is een verbetering van het aloude blackbox-systeem, omdat het systeem de registratiegegevens via radiosignaal of GSM ophaalt en hierdoor altijd bijgewerkte gegevens kan tonen. Medewerkers die op kantoor met een computer aan projecten werken, hoeven niet te registreren met een hardwareterminal maar kunnen dat eenvoudig op hun eigen pc doen. MatrixMetaal beschikt over een geïntegreerd tijdregistratiesysteem, waarmee op twee manieren gewerkte tijden op werknemer, project en werksoort kunnen worden bijgehouden.

6 boekhouder die met een opzichzelfstaand systeem werkt, hier geen profijt van zou hebben. In beide gevallen drukken de geregistreerde uren direct op de nacalculatie van de orders en op het onderhanden werk en zijn er uitgebreide rapporten beschikbaar die de registraties inzichtelijk en controleerbaar maken. Het systeem blijft flexibel omdat beide systemen door elkaar kunnen worden gebruikt. Voor elke specifieke werknemer kan zo de optimale methode worden toegepast. Standaard zijn er exportmodules beschikbaar naar o.a. AccountView, Unit4 Multivers, Exact Globe en Minox. Koppelingen met overige boekhoudsystemen zijn op aanvraag of in voorbereiding. Ondersteuning Matrix CAE levert sinds 1983 software voor bouwtechnische constructeurs, de staalbouw en kozijnproducenten. Met ruim 1400 klanten en 40 medewerkers neemt Matrix CAE een toonaangevende positie in binnen de bouw. Matrix CAE biedt alle support die de gebruiker nodig heeft. Enerzijds verzorgt Matrix CAE regelmatig trainingen voor zowel beginners als gevorderden. Anderzijds beschikt Matrix CAE over een helpdesk die naast verstand van de software ook volledig thuis is in het vakgebied. Boekhouding Niemand vindt het leuk om dezelfde gegevens meer dan een keer in te typen. Zeker als het bedrijf op een gestructureerde manier geautomatiseerd is, ligt er al zoveel informatie digitaal vast, dat het jammer zou zijn als een Tenslotte beschikt Matrix CAE over consultants die op locatie begeleidingen kunnen geven en installaties kunnen uitvoeren.

7 Systeemeisen MatrixMetaal Orderderregistratie draait op Microsoft SQL Server. Dat betekent dat er een centrale computer moet zijn die voorzien is van SQL Server. De werkstations hebben voldoende aan een goed draaiend Windows-systeem en stellen verder geen speciale eisen. Raadpleeg voor precieze technische specificaties de productbeschrijving op Ondersteuning Matrix CAE levert sinds 1983 software voor bouwtechnische constructeurs, de staalbouw en kozijnproducenten. Met ruim 1400 klanten en 40 medewerkers neemt Matrix CAE een toonaangevende positie in binnen de bouw. Matrix CAE biedt alle support die de gebruiker nodig heeft. Enerzijds verzorgt Matrix CAE regelmatig trainingen voor zowel beginners als gevorderden. Anderzijds beschikt Matrix CAE over een helpdesk die naast verstand van de software ook volledig thuis is in het vakgebied. Tenslotte beschikt Matrix CAE over consultants die op locatie begeleidingen kunnen geven en installaties kunnen uitvoeren.