Wijchenseweg SX Nijmegen T.: F.: Orderregistratie

Transcriptie

1 Wijchenseweg SX Nijmegen T.: F.: Orderregistratie

2 Inleiding MatrixKozijn Orderregistratie is exclusief ontwikkeld is voor kozijnfabrieken, die een bedrijfsbrede organisatieverbetering willen realiseren. Het draagvlak in het bedrijf is hierdoor gewaarborgd, omdat de meerwaarde vanaf het begin duidelijk zichtbaar is. Relatiebeheer MatrixKozijn Orderregistratie bevat alle gegevens van alle relaties. Dit zijn opdrachtgevers maar ook leveranciers, en alle overige bedrijven die de moeite waard zijn om in te voeren. Een relatie kan zowel debiteur als crediteur zijn, zodat er geen dubbele gegevens ontstaan. De technologische basis is ERP, een afkorting die staat voor Enterprise Resource Planning. Deze methodiek houdt in dat de orderadministratie van het gehele bedrijf, van eerste aanvraag tot en met bestellingen en nazorg, in een centrale database wordt opgeslagen en beheerd. Daarin vindt elke medewerker alle informatie die hij nodig heeft om zijn werk te doen. De contactpersonen van alle relaties, vormen samen het netwerk van een kozijnfabriek. Het is van groot belang om in een zo vroeg mogelijk stadium de juiste gegevens op te slaan, omdat hierdoor misverstanden en irritaties voorkomen kunnen worden. Privé-gegevens als huisadres, mobiele telefoon, huis- e.d., lopen moeiteloos mee in de registratie. Project registratie MatrixKozijn Orderregistratie is bedoeld voor zowel de kleinere als grote timmerfabrieken. De programmatuur is modulair opgebouwd en de modules kunnen vaak los van elkaar worden gebruikt. Hierdoor is een start met MatrixKozijn Orderregistratie eenvoudig. Het motto is: eerst consolideren, dan implementeren. Consolideren betekent binnen het nieuwe systeem de huidige werkwijze inbrengen. Vanuit de relatie start u ook met het maken van een project. Op deze manier krijgt u bij de relatie een totaal overzicht van alle lopende en afgesloten projecten voor deze relatie. U kunt deze sorteren zodat u direct kunt zien hoeveel openstaande offertes er nog zijn, maar ook door wie en wanneer deze opgevolgd moeten worden. Implementeren omvat het aanpassen van procedures, zodat alle voordelen van bedrijfsbrede software worden benut.

3 Vastleggen heeft pas nut als de opgeslagen informatie goed toegankelijk is voor iedereen die ermee te maken heeft, zodat de informatie kan worden gebruikt. Orderregistratie biedt optimale toegang via de gelinkte relatiekaart, orderkaart of de bestelling. Het totaal van alle geregistreerde contacten, gaat gaandeweg een complete orderadministratie vormen, waarmee de bekende hangmappen feitelijk gedegradeerd worden tot een Met behulp van deze sortering heeft u ook meteen een beeld van hoeveel er voor deze relatie zijn gemaakt en archief van hard-copies, dat steeds minder geraadpleegd zal worden. welke wel of niet zijn doorgegaan. Contactregistratie Iedereen die met MatrixKozijn Orderregistratie werkt, legt zijn contacten vast, zodat ze voor anderen in het bedrijf terug te vinden zijn. Contacten worden, afhankelijk van het soort contact, gelinkt met relaties, projecten, bestellingen, of met productieorders. Er is aan een contact altijd een contactpersoon van de klant en een medewerker van het bedrijf zelf verbonden. Bij het registreren van een contact kan de medewerker aangeven of het contact opgevolgd moet worden, en door wie. Documenten en CAD tekeningen Documenten stelt u vanuit MatrixKozijn Orderregistratie automatisch samen en u hoeft niets dubbel in te voeren. Deze documenten worden met behulp van sjablonen samengesteld in Microsoft Word. Omdat er gebruik wordt gemaakt van Word, kunt u de opmaak van deze documenten zelf aanpassen aan uw eigen huisstijl. Deze contacten kunt u natuurlijk ook gebruiken als klachtenregistratie op een bepaalde order. Contacten kunt u dus voor meerdere doeleinden gebruiken, u bent vrij alles zelf te richten. Verder kunt u een totaal overzicht opvragen van alle contacten en deze sorteren op de verschillende statussen.

4 MatrixKozijn Orderregistratie neemt het bestandsbeheer voor u uit handen. Doordat u de documenten vanuit MatrixKozijn Orderregistratie aanmaakt worden ze direct op de juiste plek opgeslagen. Zoekt u een bepaald document dan kijkt u in MatrixKozijn Orderregistratie bij de betreffende relatie of order. Dit geldt ook voor CAD tekeningen of digitale foto s. Mailingen afgestemde functionaliteit voor het beheren van aanvragen en offertes. Dit heeft maximale grip op de commerciële fase tot gevolg. Een project kan worden opgedeeld twee productgroepen, waarbij per productgroep een kostprijs kan worden bepaald. Het project Garagebedrijf te Maarssen kan bijvoorbeeld opgedeeld zijn in kozijnen en elementen. In MatrixKozijn Orderregistratie wordt dit gedaan m.b.v. deelprojecten. Het maken van malingen is met MatrixKozijn Orderregistratie eenvoudig. De contactpersonen in uw relatiebestand vormen de basis voor uw mailing. Aan elke contactpersoon heeft u de mogelijkheid om meerdere mailingsoorten te koppelen. Hierdoor kunt u snel en eenvoudig een mailing samenstellen. Dit geldt natuurlijk ook voor het maken van adresstickers. Alle documenten worden samengesteld in Microsoft Word zodat u zelf de lay-out bepaalt. Van aanvraag tot opdracht Het commerciële traject kunt u in MatrixKozijn Orderregistratie in zijn geheel volgen en beheren. Iedere aanvraag is snel en makkelijk in te voeren. Onder een project kunnen meerdere deelprojecten worden samengesteld waarmee u een perfect beheersbaar overzicht kunt creëren. Opdracht Indien het werk na één of meerdere offerterondes opdracht wordt, zou de samenstelling van het project weer kunnen wijzigen (de elementen zijn bijvoorbeeld geen opdracht geworden, de overige onderdelen wel). Er wordt vastgelegd welke versie van de offerte opdracht is geworden, en voor welk bedrag het werk is aangenomen. Tijdens de uitvoering, kan op dezelfde logische manier meerwerk aan het project worden toegevoegd. Door de directe koppeling met MatrixKozijn zijn de gebruikte materialen en manuren gekoppeld aan het project, waarmee de basis wordt gelegd voor een solide nacalculatie. Vanuit een centraal overzichtsscherm heeft u een overzicht op alle openstaande aanvragen en offertes. MatrixKozijn Orderregistratie biedt complete, op het timmerbedrijf

5 Calculatie Een gedetailleerde calculatie is van noodzaak binnen de kozijnindustrie en het weten hoe de prijs is opgebouwd is een must in deze tijd. Orderregistratie ingevoerd en deze worden dan automatisch meegenomen naar de invoer van MatrixKozijn. Heeft de werkvoorbereider alle gegevens ingevoerd, dan worden deze op een simpele manier weer ingelezen in MatrixKozijn Orderregistratie. Vaak worden de projecten gewijzigd en moet u snel en accuraat kunnen handelen. Met MatrixKozijn heeft u een programma in handen waarmee u snel en makkelijk een calculatie kunt realiseren ook als er alternatieven geboden moeten worden. Voor de import van gegevens is er een scheiding aangebracht tussen kozijnen, ramen en deuren zodat het mogelijk is om van deze onderdelen een aparte productieserie te maken. Door de flexibele opzet kunt u de opbouw van uw calculatie naar uw hand zetten met uw eigen benamingen en termen. Een gedetailleerde beschrijving van deze module, is separaat verkrijgbaar. Werkvoorbereiding Series en leveringen Het project wordt opgedeeld in leverseries. Waar het in het offertestadium gaat om het benoemen van onderdelen van een project (deelprojecten), gaat het er in het werkvoorbereidingstadium om het project te verdelen zoals het geleverd gaat worden. Bij eenvoudigere projecten bestaat er in de meeste gevallen maar één serie. Tussen het moment van opdrachtverwerving en het starten met de productie, bereidt het bedrijfsbureau zoveel mogelijk voor, zodat tijdens de fabricage en montage zo snel mogelijk en zonder problemen gewerkt kan worden. Hieronder vallen werkzaamheden als het maken van werkplaatstekeningen, inplannen van productiecapaciteit, optimaliseren van profiellengtes, bestellen van materialen en het verdelen van taken. Import vanuit MatrixKozijn Om een totaal overzicht van alle leverseries te krijgen is er een overzichtscherm gemaakt. Hier kunt u dan een overzicht opvragen van alle lopende leverseries, het is natuurlijk ook mogelijk een sortering in te stellen. Zoals reeds eerder aangegeven niets hoeft dubbel ingevoerd te worden. Alles wordt vanuit MatrixKozijn Orderregistratie overgenomen naar de invoer van MatrixKozijn. De kozijnmerken en aantallen zijn in MatrixKozijn

6 Productieorders Een leverserie kan in zijn geheel in productie gaan maar er kunnen ook meerdere kleinere orders samengevoegd worden. Deze manier van werken verstoort minder het normale productieproces dan wanneer er meerdere kleine orders achter elkaar door het productieproces gevoerd Hiermee krijgt u een exacte weergave van alle voor u worden. relevante leverseries. Leverseries tenslotte, kunnen op hun beurt weer worden opgedeeld in vrachten(leveringen), zodat de logistiek tot op de plek van montage door MatrixKozijn Orderregistratie geregeld kan worden. Daarnaast creëert het systeem van productieorders ook de mogelijkheid om alleen de ramen uit meerdere projecten Voor sommige bedrijven zal dit een brug te ver zijn maar voor andere een kopzorg minder. De gebruiker bepaalt zelf of dit onderdeel wel of niet wordt toegepast. samen te voegen zodat er een optimale productie kan plaats vinden. De productieleider krijgt een totaaloverzicht van gereedstaande projecten die hij dan kan samenvoegen tot een productieorder. Vanuit de productieorder kunnen direct van alle te produceren onderdelen labels gegenereerd worden.

7 Bestellen In kleinere kozijnfabrieken, zal de werkvoorbereider controleren van de leverdatum. Bij overschrijding volgt een melding naar de verantwoordelijke inkoper. besluiten dat er vandaag een bestelling voor een bepaald werk moet worden gedaan, om nog op tijd te kunnen produceren. Deze werkvoorbereider kan vanuit de gereedstaande productieorder zijn materiaalbehoefte bepalen en tenslotte automatisch een bestelling genereren. Inkomstenregistratie Aan de hand van de pakbon kan een binnengekomen In grotere kozijnfabrieken, verloopt dit duidelijk anders, want daar is een inkoper verantwoordelijk voor het zo slim mogelijk (in de meeste gevallen zo laat mogelijk) bestellen van de nodige materialen. Deze inkoper denkt niet: ik moet vandaag een bepaald werk bestellen om op tijd te kunnen produceren. Hij denkt: Wat moet ik vandaag allemaal bestellen en hoe kan ik dat het voordeligste doen?. Ook voor deze categorie bedrijven biedt MatrixKozijn Orderregistratie de functionaliteit om automatisch alle bestelbare artikelen bij elkaar te zoeken. Het gaat hierbij om de nog niet bestelde artikelen uit alle productieorders waarvan de werkvoorbereiding inmiddels gereed is. Uit al deze artikelen kan de inkoper een selectie maken op bijvoorbeeld assortiment of leverancier, op productiedatum of op project, en deze vervolgens samenvoegen tot een bestelling. Deze bestelling kan bij verschillende leveranciers worden uitgezet en tenslotte bij één bepaalde leverancier bestelling eenvoudig worden gecontroleerd. Mocht er iets niet goed zijn, dan wordt dit bij de bestelorder geregistreerd. De magazijnmedewerker kan dan een op te volgen contact voor de inkoper maken zodat deze eventueel een nieuwe bestelling kan plaatsen. Het is natuurlijk ook mogelijk dat er een binnen gekomen bestelling wordt afgekeurd of dat er bepaalde onderdelen zijn beschadigd en ook dit kan met behulp van de contact registratie gemeld worden bij de inkoper. Enerzijds dient deze informatie voor een adequate afhandeling met de leverancier. Anderzijds kan een leverancier, met behulp van een leveranciersanalyse, gecontroleerd worden op stiptheid en kwaliteit. Als alle materialen zijn besteld en binnen gekomen, wordt dit bij de productieorder gemeld zodat deze vrijgegeven kan worden voor productie. geplaatst. In de betreffende bestelorder wordt uiteraard bijgehouden welke materialen bij welke project horen. In de periode die dan volgt, beperkt MatrixKozijn Orderregistratie zich tot het

8 Tijdregistratie Hoewel tijdregistratie op zich iets is wat voornamelijk in het opgebouwd uit gemaakt uren, verbruikt materiaal en inkoopfacturen. productieproces plaatsvindt, is het resultaat ervan het belangrijkste voor de boekhouding. Het is ook mogelijk om bijvoorbeeld alleen de geplande uren met de gemaakte uren te vergelijken. De uren die gemaakt worden in de productie worden geboekt op een productieorder. Naast rapportages voor de loonadministratie kunt u deze ook snel vergelijken met de voorcalculatie om te zien of een project op schema loopt. Daarnaast zijn is het ook mogelijk om Voorcalculatie te vergelijken met de werkbegroting, of de werkbegroting en de realisatie met elkaar te vergelijken. Inkoopfacturen Inkoopfacturen worden geboekt op de gedane bestelling. Omdat door de productie hier ook de inkomstenregistratie Een gedetailleerde beschrijving van deze module, is separaat verkrijgbaar. wordt ingegeven wordt direct zichtbaar of er iets speelt wat voor de facturering van belang is. Nacalculatie Is de productie gereed dan is het van belang of alle gegevens die zijn ingevoerd vanaf calculatie tot en met productie correct zijn geweest. Binnen orderregistratie zijn hiervoor verschillende mogelijkheden. Een voor de hand liggende vergelijking is de offerte vergelijken met de realisatie. Waarbij de realisatie wordt

9 Niet alleen na het afronden van het project maar ook tijdens de uitvoering ervan kunt u in MatrixKozijn Orderregistratie direct inzien of u op schema loopt. Worden er te veel uren besteed aan een onderdeel, kunt u hier maatregelen nemen om zo het project succesvol af te ronden. Facturering In het onderdeel relatiebeheer worden naast de gebruikelijke NAW-gegevens ook de financiële gegevens bijgehouden. Deze gegevens worden gebruikt voor de koppeling naar de administratieve software. Omdat deze gegevens niet voor iedereen toegankelijk mogen zijn, wordt dit deel afgeschermd via een rechtensysteem. Deze export werkt op basis van journaalposten. Op dit moment worden de pakketen Accountview, Exact, Unit 4 multivers, grote beer en Factor ondersteund. Rapportage Managementinformatie Met behulp van diverse rapportagemogelijkheden kan complete managementinformatie worden verkregen. Zo heeft u een duidelijk inzicht in het functioneren van uw bedrijf, per werknemer, per afdeling, per soort werk, etc. Een ander tot de verbeelding sprekend voorbeeld van Verkoopfacturen managementinformatie is het scherm met daarin het onderhanden werk (OHW). Uit MatrixKozijn Orderregistratie kunt u automatisch de verkoopfacturen genereren. Dit kan vanuit de order maar ook vanuit de Relatie. Nadat u de factuurregels gespecificeerd hebt, kunt u via de documentkoppeling de factuur printen. Facturen worden eerst in concept aangemaakt en nadat ze akkoord zijn bevonden worden ze in het systeem geboekt. Export financieel Met deze extra module is het mogelijk om de in MatrixKozijn Orderregistratie ingevoerde inkoopfacturen en verkoopfacturen te exporteren naar een financieel pakket. Ook is het mogelijk om informatie over uw opdrachtgevers en leveranciers vast te leggen, m.b.t. betaalgedrag en leveringen. Deze rapportages vormen een uitstekende basis voor bijvoorbeeld ISO-certificering. Zonder aanvullende handelingen op standaardprocedures, kan ieder bedrijf continu blijven werken aan de kwaliteitsbewaking. Alle gegevens die worden ingevoerd blijven bewaard.

10 Hierdoor is het mogelijk om op basis van historische gegevens strategisch de juiste keuzes te maken. Kleine bedrijven kunnen gebruik maken van de mogelijkheid in plaats van SQL Server de lichtere versie MSDE te gebruiken. Deze heeft dezelfde faciliteiten en betrouwbaarheid, maar is zonder kosten te gebruiken. De grens ligt bij vijf gebruikers. Systeemeisen Server (tot 5 gebruikers) Windows 2000, XP Professional MSDE Server (meer dan 5 gebruikers) Windows 2000 Server of hoger Microsoft SQL Server 2000 Clients Als er bijvoorbeeld meer offerte aanvragen binnenkomen dan er verwerkt kunnen worden, is eenvoudig zichtbaar te maken bij welke opdrachtgever de meeste offertes zijn gegund. U kunt dan de keuze maken aan die bedrijven te PC met Intel Pentium 3 of 4 processor Beeldschermresolutie 1024x768 Windows 2000, ME, XP Implementatie en begeleiding De werkwijze van kenmerkt zich door kwaliteit in advisering. werkt met adviseurs, die naast commerciële kwaliteiten, beschikken over kennis van de werkwijze van een Kozijnfabriek. De adviseurs hebben naast hun verkooptaak de opdracht trainingen te verzorgen en klanten te ondersteunen via de helpdesk. Vanuit gedegen technische kennis en inzicht in de offreren waarbij de scoringskansen het hoogst zijn. organisatie van een kozijnfabriek, is een juiste advisering en begeleiding mogelijk. Dit maken we ook na de handtekening waar. Een langdurige relatie tussen en haar Onderliggende techniek Client-Servermodel Als technische ondergrond van het Orderregistratiesysteem is gekozen voor Microsoft SQL Server. Deze databasebeheerder van Microsoft heeft zich de afgelopen jaren bewezen als betrouwbare basis voor bedrijfskritische systemen. klanten is hiervan het gevolg. Een relatie waar we zuinig op zijn, en die we niet graag op het spel zetten. levert sinds 1978 software voor kozijnfabrikanten, bouwtechnische constructeurs en constructiebedrijven. Met ruim 1400 klanten en 40 medewerkers die verdeeld zijn over vestigingen in Nederland en Litouwen, neemt een toonaangevende positie in binnen de bouw.

11 Bouwbedrijf Jansen T.a.v. de Administratie straat BV NIJMEGEN BV F A C T U U R Factuurnummer: 72 Referentie: 210 Deb.nummer: Nijmegen 6 oktober 2005 Aantal Omschrijving BTW Bedrag ex. 1 Levering kozijnmerken A t/m bc 19,00 % 4.888,80 Totaal (ex.) 4.888,80 Totaal BTW 928,87 Totaal (inc.) 5.817,67 Betaling binnen de gestelde betaaltermijn op bankrekening ten name van. Betalingen zonder vermelding van het factuurnummer kunnen helaas niet verwerkt worden. Het BTW-identificatienummer van is NL B02

12 Kozijnmerk: a Kozijnmerk: a Kozijnmerk: b Kozijnmerk: b Kozijnmerk: b Kozijnmerk: c Kozijnmerk: c Kozijnmerk: d Kozijnmerk: d Kozijnmerk: d

13 Pilkington BV T.a.v. Freek Aalbers St. Laurensdreef UTRECHT 3565UTRECHT Nijmegen, maandag 8 januari 2007 Bestelordernr.: Afgesproken leverdatum: 28 okt 2005 Beste Freek, Bij deze plaats ik de bestelorder zoals hieronder omschreven. Omschrijving Afmeting InkoopPrijs ProdOrder isoglas x 524 x 1070 mm 23, isoglas x 962 x 884 mm 18, isoglas x 1053 x 661 mm 29, isoglas HR+ 1 x 1068 x 997 mm 31, isoglas HR+ 2 x 1140 x 1183 mm 80, isoglas x 684 x 1640 mm 111, Met vriendelijke groeten, H. Storms BV Nijmegen Delft Postbus 6897 Wijchenseweg 116 Motorenweg 5M 6503 GJ Nijmegen (NL) 6538 SX Nijmegen 2623 CR Delft Tel.: Tel.: info@matrix-sh.nl Fax.: Tel.:

14 Afleverbon: 52 Bouwbedrijf Bakker Nieuw Loosdrechtsedijk KR LOOSDRECHT Projectnummer : 214 Project : 45 Won. Heelsum Op deze bon : 22 Kozijnen, 19 Ramen, 8 Deuren Merk DeelProject Aantal Kozijnen Aantal Ramen Aantal Deuren a b c d e f g h i j Opmerking Los meegeleverd: Art. Omschrijving Aantal MER20x25 MER 20x25,5 mm Glaslat vent. 19 HS303 raamboom alu 4 gats l 2 HS302 raamboom alu 4 gats r 14 Geleverd d.d.: Handtekening voor Ontvangst: 6 oktober 2005, 2:2:17 1 van 1

15 Nacalculatie Onderhanden werk (peildatum: 19 aug 2005) Debiteur Project Omschrijving DeelProject Prijsafspraak PMC Aanneemsom Gefaktureerd Kosten Saldo AARTRIJK won. balk 12 won. balk Aanneemsom Kozijnen , , , won. Woerden 12 won. Woerden Aanneemsom Kozijnen 4.240, , , , won.haaksbergen 120 won.haaksbergen Aanneemsom Kozijnen 1.388,67-236,09 236, woning Velp 1 woning Velp Aanneemsom Kozijnen 7.200,37 90, , ,00 AWB won. Haaksbergen 1 won. Haaksbergen Aanneemsom Kozijnen 257, , ,00 BAKKER won. Rijssen won. Rijssen Aanneemsom Renovatie , ,16 425, , Woningen Alkmaar 34 Woningen Alkmaar Aanneemsom Kozijnen , , , Won. Asten 100 Won. Asten Aanneemsom Kozijnen , , , , won. Sneek 120 won. Sneek Aanneemsom Kozijnen ,96-12,00 12, won. Breedenbroek 1 won. Breedenbroek Aanneemsom Kozijnen 823,20 823, , , won. Schagen 120 won. Schagen Aanneemsom Kozijnen 1.650, , ,13-449, won. 12 won. Aanneemsom Kozijnen 464,89-85,00 85,00 BOURS won Enter 1e Aanneemsom Kozijnen , , , , won Enter 3e fase "meerwerk" Aanneemsom Kozijnen 0, , , won. Adam 12 won. Adam Aanneemsom Kozijnen 2.700, , , , won. A'dam 45 won. A'dam Aanneemsom Kozijnen 6.780, , , , won. Bergambacht won. Bergambacht Aanneemsom Kozijnen 1.000, ,00 680,31-319,69 BROUWER Won. Utrecht 100 Won. Utrecht Aanneemsom Kozijnen , , , won. 12 won. Aanneemsom Kozijnen 1.614,51-85,00 85, won. Haarlem 120 won. Haarlem Aanneemsom Kozijnen 440,00-74,00 74,00 DOORNEBAL won. Huizen won. Huizen Aanneemsom Kozijnen 603,13-569,32 569,32 HBG won. Nuth 12 won. Nuth Regiewerk Kozijnen 4.427, , ,79 0,00 HEUVEL woningen te Velp 100 woningen te Velp Aanneemsom Renovatie , , , won. Amsterdam Elementen Aanneemsom Kozijnen , , ,00 HOORN won. Amsterdam straat 1 won. Amsterdam straat 1 Aanneemsom Renovatie , ,17 672, , won. Heeze 120 won. Heeze Aanneemsom Kozijnen 4.000, , , , won. Haarlem 12 won. Haarlem Aanneemsom Kozijnen 1.100,00-510,00 510,00 Totalen , , , ,52