Notulen extra algemene ledenvergadering op maandag 29 mei 2017

Transcriptie

1 Notulen extra algemene ledenvergadering op maandag 29 mei 2017 Extra algemene ledenvergadering Led-scherm/ Visie UDI / Extern verhuur accommodatie Afmeldingen: Leon Deijnen, Ton van Vuuren, Henk Salomé, Frits Goorhuis, Harold van Zutphen, Gert van den Hoven, Wim Scheen, 1. Opening, Paul heet iedereen welkom en opent de vergadering en hij legt uit waarom we hier bijeen zijn. 2. Agendapunt toevoegen: Naamsverandering: Het voorstel is om vanaf 01 juli a.s. onze naam te veranderen. Onze hoofdsponsor is vanaf 01 juli CSU, daarom willen we ook deze naam dragen. Onze volledige naam zal dan zijn R.K.S.V. UDI 19/CSU. Dit voorstel wordt unaniem aangenomen. 3. Aanschaf LED-multifunctioneel scorebord Het voorstel van het bestuur is om een led-scorebord aan te schaffen. Moot Weijters licht de plannen toe. Het nieuwe LED-scorebord komt staan op het hoofdveld zodat we hiermee nieuwe bronnen van sponsoring kunnen aanboren. De projectduur zal ± 7 weken bedragen, de start is op 08 juli en de opening zal zijn tijdens de open dag op 02 september. Hiervoor is een projectgroep in het leven geroepen, deze bestaat uit Willy Verwegen, Moot Weijters en Mark van de Burgt. De projectleider is Willy Verwegen. Extra sponsorinkomsten, We verwachten extra sponsorinkomsten te kunnen genereren met ons nieuwe scorebord: 1. Vernieuwend en de eerste sportclub in de regio. 2. Het LED-multifunctionele scorebord is aanvullend aan huidig aanbod sponsoring. 3. Het scorebord kan 180 gedraaid worden richting terras en daarmee tijdens openingstijden complex gebruikt worden. 4. Het Scherm is in gebruik gedurende het volledige voetbalseizoen. van maandag t/m vrijdag van uur tot uur, 4 uur per dag in het weekend van 9.00 uur t/m uur, 9 uur per dag alle dagen en uren tijdens evenementen 5. We hebben een aantrekkelijk aanbod voor startende ondernemers. 6. Verwachting is dat we minimaal 20 contracten kunnen afsluiten, taakstelling is 40 nieuwe contracten. Financiering Led-scorebord LED-scorebord wordt gefinancierd door 3 sponsoren, totaal bedrag ±

2 0% rente per jaar Terugbetaling op basis van aantal afgesloten sponsorcontracten (per contract = 1/4e voor UDI 19 en 3/4e voor terugbetaling) Bij 10 sponsoren is het scorebord terugbetaald binnen 3 jaar, bij 15 sponsoren is dit terugbetaald binnen 2 jaar Nadat het scorebord is terugbetaald is 100% van de sponsoropbrengst voor UDI 19 Minimale aflossing is per jaar o Dit is gelijk aan 4 sponsorcontracten (we hebben er nu al 5) o Hiermee is scherm uiterlijk na 8 jaar eigendom van UDI 19. o Aantrekkelijke constructie voor UDI 19 o Mogelijkheid om nieuwe sponsoren aan te trekken o UDI 19 kan goedkoop en zonder risico aan geld komen o Snelheid van terugbetaling van financiering op basis van succes sponsoring. Vragen: 1. Minus van Eijl: Waar gaan deze sponsorgelden naartoe? Antwoord, Normaal gesproken gaan sponsorgelden naar de STAVU tenzij er speciale afspraken gemaakt worden bijv. voor de vereniging. Ook deze extra inkomsten zullen naar de STAVU gaan. 2. Fons Boekelder: Hoe gaat het draaimechanisme in zijn werk? Antwoord, er is een draaiconstructie die daarvoor uitgelegd is, deze moet handmatig worden bediend. 3. René van de Spank: Wat als de ledverlichting binnen 2 jaar kapot gaat, wie gaat dat dan betalen? Antwoord, dit led-scherm heeft een garantie van uren, wij gaan uit van uren dat komt neer op 16 jaar. Indien het eerder kapot gaat staan de sponsoren garant voor het scherm. De aansturing wordt verzorgd door Johan Petra. In de exploitatie is opgenomen dat we het led-scherm in 10 jaar afschrijven, de stalen paalconstructie schrijven we in 15 jaar af. Indien het voorstel door de leden wordt goedgekeurd kunnen we meteen beginnen. In principe zijn de vergunningen binnen en de contracten al getekend (mits de leden goedkeuring geven). Er wordt gestemd over de plannen en de uitkomst is dat het voorstel unaniem wordt aangenomen. De voorzitter feliciteert de initiatiefnemers en belooft dat het een waar pronkstuk zal worden en geeft aan dat UDI 19 ook hiermee een trendsetter is. 3. Uitleg visie /2025 Het bestuur heeft een actuele uitwerking gemaakt van het beleid waarvoor de vereniging staat. UDI 19 anno 2017 Echte Udense vereniging van 98 jaar jong Ruim leden waarvan 350 (ook) als vrijwilliger actief zijn Actief in de top van het Nederlandse amateurvoetbal met 80% eigen jeugd Verenigingsbreed opleiden is kern van ons beleid 90 teams in competitie, functionele accommodatie, goed georganiseerd met veel actieve commissies, breed netwerk van sponsoren en maatschappelijk betrokken 2

3 1. Waarden en normen Sportiviteit en respect, samenwerking Rabobank, jeugdzorg, communicatie hierover en zichtbaarheid 2. Opleiden en begeleiden Spelers, trainers, EHBO, scheidrechters, ouders 3. Vergroten betrokkenheid Inzetten spelers als begeleiders van jeugdteams en scheidsrechters, pupillen als ballenjongens, spelregelavonden voor de jeugd, grote clubactie, organiseren activiteiten 4. Maatschappelijk betrokken Jeugdzorg, voetbal voor speciale doelgroepen, samenwerking St-Jan, aandacht voor drugspreventie Maatschappelijke projecten en ondersteuning goede doelen (Watoto-foundation, stichting leergeld) Missie / doelstelling Ruimte geven aan alle leden om het beste uit zichzelf te halen en optimaal plezier te beleven aan het voetballen, zowel passief als actief. Focus nr. 1 = verenigingsbreed opleiden Verenigingsbreed opleiden = talentontwikkeling voor iedereen Visie: wat willen we bereiken UDI 19 excellent en toonaangevend op gebied van: 1. Voetbal o Plezier en prestatief hand in hand 2. Groen o Duurzaamheid (voeding, energie, bewegen) 3. Sociaal o Maatschappelijk nemen we het voortouw 4. Gezondheid o Speciale doelgroepen, voeding, alcoholbeleid 5. Geld o Financieel gezond en schuldenvrij Verenigingsbreed opleiden Talentontwikkeling voor iedereen/ Talento belangrijk Geldt ook voor: trainers, scheidrechters, EHBO ers, stagiaires, etc. Meer budget vrijmaken Met en zonder beperking Voor alle leeftijden Voldoende kader, ook voor recreatieve teams Strakker aansturen, afspraken nakomen Voldoende scheidsrechters, EHBO, etc Accommodatie (voldoende trainingsvelden, kleedkamers, etc) Invulling geven aan regiofunctie 3

4 1. Energie Aanleg zonnepanelen in 2018 op dak van MF-ruimte 2. Bewegen Via UDI 19; Walking voetbal, Kinderen met een rugzakje Faciliterend: Speciale doelgroepen (langdurig werklozen, ex-alcoholverslaafden) 3. Voeding en gezondheid Aanbieden van gezonde voeding in de kantine; Rookbeleid, alcoholbeleid en antidrugsbeleid (GGZ) Nazien op naleving van gemaakte afspraken Sociaal Maatschappelijk betrokken 1. Maatschappelijke projecten Langdurig werklozen en andere speciale doelgroepen 2. Aanbieden stageplaatsen voor jeugdleden Samenwerking met ROC, HBO en aanstellen stagecoördinator 3. Ter beschikking stellen accommodatie Samenwerking Wilbert, Personal Trainer, BSO Sport 4. UDI Zorgt, UDI polis, UDI werkt, UDI Recht 5. Voeding, alcoholbeleid en drugspreventie, Respect Hebben we de juiste ingang om zaken geregeld te krijgen Structureel borgen van nieuwe initiatieven. Gezondheid Speciale doelgroep, voeding, 1. Alle doelgroepen Met en zonder beperking Voor alle leeftijden 2. Bewegen Via UDI 19: Walking voetbal, Kinderen met een rugzakje Faciliterend: Speciale doelgroepen (langdurig werklozen, ex-alcoholverslaafden) 3. Voeding en gezondheid Aanbieden van gezonde voeding in de kantine Rookbeleid, alcoholbeleid en anti-drugsbeleid (GGD) We zijn een vrijwilligersorganisatie en krijgen voor deze onderwerpen veelal met professionals te maken. Geld Financieel gezond en schuldenvrij 1. Financieel beheer en beleid Begroting onafhankelijk maken van selectiegelden (Status) 2. Schuldenvrij in 2019 We liggen op koers 3. Meer budget voor verenigingsbeleid opleiden Daarmee willen we ons onderscheiden van andere verenigingen 4. Budget onafhankelijk maken van kerstveiling Dit geeft de mogelijkheid om risico s op te vangen 4

5 Verhogen Sponsorinkomsten/rol businessclub Wensen in vereniging zijn altijd groter dan de financiële mogelijkheden. De juiste keuzes (blijven) maken. Communicatie en PR Staat of valt met goede interne en externe communicatie Website wordt aangepakt Goede tekstschrijver gezocht Meer dialoog, minder zenden Led-scherm gaat ook helpen Meer verbinding met KNVB\Ledenraad Publiciteit Commissie Sportiviteit & Respect Vragen: Piet van den Krommenacker 1. Er is gezegd dat er een samenwerking is met huize Sint Jan, hoe ziet er dat concreet uit? Antwoord, We hebben een aantal leden die in de sint jan zitten en die naar UDI 19 gehaald worden. wij zorgen voor het vervoer van en naar UDI Mogen we ook feestjes of verjaardagen vieren in het Clubhuis of kantine? Antwoord, nee dit mag niet zonder meer. Het moet altijd in combinatie met onze core business voetballen gepaard gaan, dan mag het wel. We mogen niet concurreren met de plaatselijke horeca. 3. Gezonde voeding aanbieden in de kantine hoeft niet zo moeilijk te zijn, je legt een paar stukken groente of fruit in de kantine! Antwoord, we doen dit ook al, echter gaat er veel van het niet verkochte fruit linea recta de kliko`s in. En dat kan niet de bedoeling zijn. 4. Piet biedt zich aan als tekstschrijver wanneer de voorzitter een keer naar het Walking voetbal komt kijken, Paul neemt de uitnodiging aan. 4. Extern gebruik kantine UDI'19 Ons complex staat groot deel van de week leeg, er zijn diverse initiatieven om te komen tot meer bezetting. Op dit moment zijn er al: a. Sportdagen Bernhoven en Foederer b. Gebruik bestuurskamer voor vergaderingen c. Maatschappelijk project langdurig werklozen d. Gebruik deel van complex door Personal trainer e. Hersteltraining door Wolbert Nu zijn we zo`n 3 maanden geleden in contact gekomen met BSOXXX, een stichting voor Buitenschoolse opvang. Hier is het idee geopperd om vanaf het nieuwe schooljaar BSO vanuit accommodatie/kantine UDI 19 te kunnen aanbieden. Voordelen: 5

6 f. Extra inkomsten voor UDI 19 g. Automatische aanwas van nieuwe leden h. Meedoen aan diverse evenementen van UDI 19 (instuif, open dag, jeugdtoernooien) i. Positieve PR Nadeel: meer afstemming over gebruik kantine. Status: * Intentie uitgesproken voor langdurige samenwerking met evaluatie over 1 jaar; * 30 mei is er een ouderavond in de kantine van UDI 19. Vragen: Minus van Eijl: Hoe gaat dat in zijn werk met de kantine wanneer die gewoon open is? Antwoord, ze gaan in eerste instantie alleen het bovengedeelte van de kantine gebruiken. Wanneer er van onze artikelen gebruik wordt gemaakt dan moeten ze daarvoor betalen. Fons Boekelder: Staat er een financiële garantie vanuit de gemeente tegenover? Antwoord, Het is een bedrijf en daar gaan we een contract mee aan. Buitenschoolse opvang wordt overgedragen aan de BSO daar hebben we een contract mee. De gemeente staat hierbuiten. Gijs de Vocht: Is er ook naar de risico`s gekeken, kinderen en verslaafden zitten wel erg dicht bij elkaar? Antwoord, Dat risico is er niet omdat er gescheiden ingangen zijn. Wilma: Onze toegangspoort is altijd open, de kinderen kunnen makkelijk wegglippen? Antwoord, de verantwoording van de kinderen ligt te allen tijde bij de BSO en niet bij UDI 19. Paul dankt iedereen voor zijn aanwezigheid en sluit de vergadering om 21:10 uur 6