Gestructureerd communiceren met uw medewerkers en klanten via internet. AFAS InSite AFAS OutSite

Transcriptie

1 Gestructureerd communiceren met uw medewerkers en klanten via internet AFAS InSite AFAS OutSite

2 Weboplossingen van AFAS, geïntegreerd met de backoffi ce. AFAS Insite & AFAS OutSite Workflows structureren de interactie Wat is AFAS InSite & OutSite? InSite & OutSite zijn de namen van de weboplossingen van AFAS en uiteraard geïntegreerd met de backoffi ce van AFAS Profi t. Doel is om via Internet gestructureerd en veilig te communiceren met uw medewerkers en klanten. InSite, het Intranet van AFAS voor communicatie en het delen van informatie met de medewerkers. Kijk op pagina 4 t/m 6. OutSite, de portal van AFAS voor gestructureerde interactie met uw klanten. Kijk op pagina 7 t/m 11. Content Management Systeem (CMS) Om AFAS InSite en OutSite up-to-date te houden heeft u de beschikking over een geïntegreerd Contentmanagementsysteem (CMS). Zonder technische kennis kunt u gemakkelijk zelf teksten aanpassen, pagina s en plaatjes toevoegen en zelfs de menustructuur aanpassen: Volledige vrijheid in de te kiezen menustructuur Toepassing van de eigen huisstijl Content en style editor (What You See Is What You Get) Integratie met Google Analytics (statistieken) Uitgebreide zoekfunctionaliteit Wat zijn de voordelen van InSite & OutSite? Geïntegreerd InSite en OutSite zijn geïntegreerd met Profi t, het ERP-systeem van AFAS. Dat heeft veel voordelen: Dezelfde informatie is voor medewerker/werkgever en klant/leverancier beschikbaar. Een digitale verlofaanvraag (workfl ow) in InSite wordt na akkoord automatisch vastgelegd in HRM. Facturen, openstaande posten en abonnementen kunnen in de klantportal getoond worden. Zowel de workfl ow- als dossierfunctionaliteit zijn ook beschikbaar in OutSite. Daarnaast zijn InSite en OutSite browseronafhankelijk. Gestructureerd De communicatie met de medewerker en klant wordt gestructureerd, waarbij de voortgang voor beiden inzichtelijk is. De klant of medewerker kan een vraag stellen door een workfl ow te starten die bij de juiste medewerker terechtkomt. Het resultaat wordt automatisch vastgelegd in de backoffi ce. Door deze Employee, Manager- en Customer Self Service bespaart u veel tijd en worden er minder fouten gemaakt. De medewerker of klant wordt automatisch geïnformeerd via over een wijziging in InSite of OutSite. Veilig Uiteraard is de communicatie met de medewerkers en de klanten geautoriseerd, zodat informatie niet in verkeerde handen komt. De klant of partner krijgt een eigen pagina binnen de portal waarop hij met een gebruikersnaam en wachtwoord toegang heeft. Content en style editor. 2 3

3 Met InSite beschik ik over compleet e-hrm Intranet Het Intranet van AFAS heet InSite. Een moderne, gebruiksvriendelijke, zelf in te richten intranet, dat ervoor zorgt dat medewerkers en managers de voor hen essentiële informatie makkelijk kunnen vinden. Daarnaast kunnen de medewerkers zelf acties starten en mutaties invoeren die direct in HRM worden verwerkt. Dit verhoogt de medewerkerstevredenheid en bespaart de afdeling P&O tijd, geld, papierwerk en fouten. Het nieuwe werken De medewerker kan InSite 24 uur per dag, 7 dagen per weken benaderen. Het maakt dus niet uit waar je bent, met een computer, smartphone of ipad en internettoegang kan je taken afhandelen en informatie bekijken. Self Service Employee Self Service (ESS) Met de ipad taken afhandelen en informatie bekijken. InSite: Kennis delen is van levensbelang De klant beheert de gegevens van persoon, contact en organisatie (bijvoorbeeld NAW-gegevens). De basisgedachte achter ESS is dat informatie voor iedereen (geautoriseerd) toegankelijk is. Zo zijn de medewerkergegevens (ziek, verlof, dossier, opleidingen, wagenpark, etc.) direct oproepbaar door de medewerker en/of de manager. Daarnaast kunt u de medewerker meer zelf laten doen, zoals het muteren van zijn eigen NAW-gegevens, het boeken van zijn uren en het aanvragen van verlof. Er zijn een groot aantal standaardworkfl ows beschikbaar. Hiermee verhoogt u de betrouwbaarheid van de gegevens aanzienlijk, zal de werkdruk verminderen en het werkplezier toenemen. Impressie InSite. Informeren en kennisdelen Kennis is belangrijk voor uw organisatie en moet niet in de hoofden van de medewerkers blijven zitten. Kennis delen is van levensbelang. Met InSite kunt u deze kennis gestructureerd aanbieden. Een aantal voorbeelden: Nieuws: persberichten, geboortes, organisatie gerelateerd, werkzaamheden in het bedrijf, voortgang projecten, ondernemingsraad, personeelsvereniging, infobulletins, interne vacatures. Personeel: smoelenboek, organigram, leasecontract, personeelshandboek, verjaardagen. Automatisch gegenereerde signalen m.b.t. verjaardagen, ziekteregistratie, overschrijding kredietlimiet en gescoorde omzet. Er worden standaardsignalen meegeleverd. Pagina per afdeling voor onderling verstrekken van informatie (alleen toegankelijk door medewerkers van betreffende afdeling). Forum: communicatie van een medewerker naar een groep medewerkers, organisatiebreed en afdelingsgebonden. Documentbeheer: documenten met informatie en regelingen te accorderen door de medewerker. Procesondersteuning: inkoopprocedure, storingsmeldingen, budgetoverzichten, groepsreserveringen. Managementinformatie via publicatie van cockpits (in Profi t gemaakte analyses). Manager Self Service (MSS) Niet alleen medewerkers, maar ook het management kan productiever werken door bepaalde activiteiten en handelingen digitaal te verwerken. Zo kan de verwerking van een verlofaanvraag, studieaanvraag of declaratie eenvoudig via een workfl ow worden geaccordeerd door de manager. 4 5

4 E-HRM Verzuim Self Service Inkoopfacturen Projecten Informatieportal Indienst Verlof Abonnementencockpit Medewerkers OutSite: gestructureerde communicatie met de buitenwereld Workfl ow en Digitaal Dossier Procesautomatisering met workflows Een workfl ow borgt alle processen op een standaard manier binnen uw organisatie en zorgt voor inzicht en overzicht. Niet alleen voor u, maar voor de hele organisatie. Op elk willekeurig moment kunt u de status van het proces volgen, analyseren en rapporteren. Standaard worden en groot aantal specifi eke workfl owmodellen meegeleverd. Een paar voorbeelden: Verlofaanvraag Inkoopcontract Aanvraag cadeautje voor een klant Medewerkerstevredenheidsonderzoek Evaluaties ten behoeve van Competentiemanagement Online samenwerken met uw medewerkers. Uiteraard kunt u ook uw eigen workfl ows samenstellen en de door AFAS meegeleverde workfl ows op maat maken. Procesautomatisering in optima forma, dankzij de volledig geïntegreerde moderne ERP-software van AFAS. Digitaal dossier Alle correspondentie met de medewerker kunt u eenvoudig opslaan in het digitale dossier. Brieven in Word, verstuurde s, arbeidscontracten, notities en ingescande documenten, zoals een identiteitsbewijs of diploma, kunt u met een simpele handeling in het dossier opslaan. OutSite is de klantenportal binnen AFAS Profi t. Wat is het en wat kunt u ermee? Persoonlijke en beveiligde pagina voor klanten er relaties. Gestructureerd en 1 op 1 communiceren met uw klanten, partners, leveranciers en sollicitanten. Altijd automatisch op de hoogte van de stand van zaken. U kunt: kennis delen, openstaande posten tonen, advies geven. Uw klant kan: een vraag stellen, facturen bekijken, inschrijven voor een cursus, documenten accorderen. U heeft grip op het proces. De voordelen van OutSite Voordelen voor u Structuur in de communicatie door het gebruik van workfl ows. Dit scheelt tijd en geld en levert meer tevreden klanten op. Volledige controle over het proces. Klant maakt deel uit van uw interne proces. U krijgt een signaal als er een actie wordt verwacht. Flexibiliteit binnen de standaard: u kunt bijvoorbeeld zelf formulieren aanpassen. Voordelen voor uw klanten 1 loket, dat 24/7 vanaf elke locatie beschikbaar is. Transparante dienstverlening en follow-up. Moderne klant-leverancier beleving Minder kosten en hogere kwaliteit Klant is onderdeel van uw interne proces. 6 7

5 Ik wil een permanente digitale ontmoetingsplaats met externe relaties AFAS website en klantportal gemaakt met OutSite. Informeren en kennis delen Informatie delen Met OutSite ontsluit u automatisch interne informatie voor de klant. Dit kan alle informatie zijn die u bij de organisatie/ persoon in AFAS Profi t heeft vastgelegd: Status van projecten Informatie over abonnementen Overzicht van cursussen en seminars Voortgangsrapportages Cockpits Daarnaast kunt u nieuws op maat sturen naar een groep klanten. Self Service Customer Self Service De klant beheert de gegevens van persoon, contact en organisatie (bijvoorbeeld NAW-gegevens). Deze staan meteen in de back-offi ce. De klant schrijft zich zelfstandig in voor cursussen en evenementen, waarbij hij meteen inzicht heeft in het aantal inschrijvingen voor zijn organisatie en de facturatie. Op een gestructureerde wijze insturen van: o Vragen o Advies o Klachten Raadplegen van: o Facturen o Openstaande posten o Eigen dossier Klanten schrijven zichzelf in op cursussen via OutSite. 8 9

6 Ik kan eindelijk gestructureerd communiceren met mijn medewerkers en cliënten Extra mogelijkheden voor de accountancybranche! OutSite biedt de accountant extra mogelijkheden: ook het fi scale proces wordt hierin geïntegreerd. Dit leidt tot specifi eke accountancyworkfl ows en extra functionaliteit op adviesgebied: Workfl ows & Digitaal Dossier Procesautomatisering met workflows Klanten Online samenwerken met uw klanten. Een workfl ow borgt alle processen op een standaard manier binnen uw organisatie en zorgt voor inzicht en overzicht. Niet alleen voor u, maar ook voor uw klant. Op elk willekeurig moment kunnen u en uw klant de status van het proces volgen, analyseren en rapporteren. Standaard worden een groot aantal specifi eke workfl owmodellen meegeleverd. Een paar voorbeelden: Accountancyworkflows: Accorderen van persoonlijke aangiftes (IB) Accorderen vennootschapsbelastingaangifte (Vpb) Accorderen van XBRL-aangiftes BTW-aangifte Digitale adviezen op maat Jaarrekening, waarbij de cliënt onderdeel wordt van het proces. Signalen attenderen uw cliënt op deadlines Digitaal dossier: Documenten van de cliënt. Door u gemaakte documenten zoals jaarrekening, aangiftes, KvK-stukken en adviesrapporten. Cliënten van de accountant loggen online in. Vragen insturen door de klant Werkbriefje insturen bij een detacheerder Inkoopfacturen insturen Downloaden informatie Identiteitsgegevens opvragen Uiteraard kunt u ook uw eigen workfl ows samenstellen en de door AFAS meegeleverde workfl ows op maat maken. Proces-automatisering in optima forma, dankzij de volledig geïntegreerde moderne ERP-software van AFAS. Digitaal dossier Alle correspondentie met uw klanten kunt u eenvoudig opslaan in het digitale dossier. Brieven in Word, verstuurde s, arbeidscontracten, notities en ingescande documenten, zoals een contract of prijsafspraak, kunt u met een simpele handeling in het dossier opslaan

7 De klant aan het woord Alle informatie op één centrale plek. Klaar voor de toekomst OutSite biedt kansen aan accountancybranche Visser & Visser Accountants-Belastingadviseurs is een vooruitstrevend kantoor dat meer en meer efficiënt gebruik maakt van bestaande informatiestromen bij klanten. Met AFAS OutSite wil Visser & Visser die informatie ook weer gaan delen met haar klanten. De accountant van de toekomst wordt een spin in het web voor klanten als het gaat om hun informatiestromen. Een ondernemer heeft te maken met heel veel informatiestromen die vaak bij ons samenkomen, zegt fiscalist en partner Erik Klop. Daarbij gaat het niet alleen om financiële informatie, maar ook om juridische zaken, gegevens over pensioenen en verzekeringsrisico s. Daarnaast geven de huidige ICT-systemen van klanten steeds vaker de mogelijkheid om stuurinformatie op te vragen en in te zetten. Al deze stromen willen wij integreren, analyseren en ontsluiten voor de ondernemer. Centrale plek Visser & Visser heeft de eigen interne processen geoptimaliseerd door te gaan werken met AFAS. AFAS biedt een totaaloplossing voor onze processen, zegt Klop. Het systeem biedt ons flexibiliteit en we kunnen snel schakelen omdat we alles in één systeem hebben. Nieuwe ontwikkelingen, bijvoorbeeld op het gebied van fiscale wetgeving, kunnen we meteen vertalen in analyses voor klanten. Dat het kantoor nu ook gaat werken met OutSite, de portal van AFAS, ligt voor de hand, zegt Klop. Alle dossiers zitten bij ons al in de software. Alle stukken, alle brieven, alle akten. Het lijkt ons handig om al die informatie op één centrale plek te kunnen laten zien aan de klant. Zodat hij weet wat wij weten, dat is gemakkelijk. We verwachten dat daardoor de communicatie met de klant verbetert. En dat door de verdere digitalisering ook de papierstroom naar buiten vermindert. Klanten vragen daar zelf om, weet Klop: Zij zeggen vaak: Geef ons maar een pdf. Sneller en efficiënter Erik Klop verwacht dat dankzij OutSite de communicatie met de klant sneller en efficiënter gaat verlopen. Wij gaan klanten straks meer betrekken in onze workflows. Klanten die ergens een krabbel op moeten geven, kunnen voortaan ook een digitale krabbel zetten. Dat scheelt tijd. Daarnaast kunnen we processen ook beter bewaken. Met digitale vastlegging kun je op elk moment inzien wat er gebeurt in een stroom. Dit in tegenstelling tot een papieren werkstroom waarbij een bepaalde taak best een tijdje op iemands bureau kan liggen zonder dat iemand aan de bel trekt. Werken met OutSite is een extra dienstverlening aan de klant. Klop: Het grote voordeel zowel voor ons als voor de klant is echt het beheersen van informatiestromen. Daar liggen voor de hele accountancybranche kansen voor de toekomst. Het samenstellen van jaarrekeningen blijft vast nog wel even bestaan, maar het ordenen en analyseren van gegevens, dat wordt meer en meer onze rol. Het is belangrijk dat je daar een platform voor hebt, waardoor je open en transparant kunt communiceren met je klanten. Over Visser & Visser Visser & Visser Accountants-Belastingadviseurs is een accountantskantoor dat zich opmaakt voor de toekomst. Naast het traditioneel verzorgen van financiële- en salarisadministraties, het samenstellen van jaarrekeningen en aangiften en het uitvoeren van wettelijke controles, adviseert Visser & Visser haar cliënten op een breed terrein. Van puur bedrijfeconomische of fiscale adviezen tot aan het opzetten van managementinformatiesystemen aan de hand van bestaande of nieuw aan te schaffen IT-systemen. Bij Visser & Visser werken ruim tweehonderd mensen, verspreid over zeven vestigingen door het hele land

8 De klant aan het woord Wij besparen wekelijks kosten op postzegels, papier en factuurafhandeling. Inzicht, openheid en efficiëntie Samen sterk met AFAS Detacheringsspecialist Verhoeve werkt met OutSite. Samen met medewerkers en klanten maakt het bedrijf gebruik van deze nieuwe weboplossing van AFAS. Dankzij OutSite verlopen processen tussen verschillende in- en externe partijen soepeler en makkelijker. Werken met AFAS deed detacheringsspecialist Verhoeve al, maar met AFAS OutSite gaat het bedrijf een stapje verder. Verhoeve werkte van oudsher met urenbriefjes die heen en weer gingen tussen opdrachtgever, medewerker en Verhoeve zelf. Dat moest soepeler kunnen, vond het bedrijf. Sinds vorig jaar voeren de medewerkers de uren via Profitweb in en dankzij OutSite van AFAS gaat dat nog soepeler. Onze gedetacheerden loggen in op Profitweb en boeken daar digitaal hun uren, zegt IT-manager Robert van Engelenburg. Onze Officemanager controleert dat en start de workflow op. Vervolgens gaat er een mailtje naar de klant, die inlogt op de klantportal en de uren accordeert. Soepeler en sneller Via OutSite, dat werkt als een klantportal, gaan de werkprocessen een stuk makkelijker en ook sneller, stelt Van Engelenburg. Op de factuur komt automatisch terecht wie de uren geaccordeerd heeft, dat vergemakkelijkt het betalingsproces bij de klant en komt onze cashflow ten goede. Bovendien hebben we nu geen papieren facturen meer met eraan vastgeniete urenbriefjes, dat is niet meer van deze tijd. We besparen dus wekelijks kosten op postzegels, papier en factuurafhandeling. Op jaarbasis gaat het al snel om een bedrag van 15 tot euro. Maar, benadrukt Van Engelenburg, het doel van werken met OutSite is vooral de administratieve rompslomp weg te automatiseren. Toekomst Met OutSite kan Verhoeve de klantprocessen verder digitaliseren en automatiseren. OutSite biedt klanten inzicht, het zorgt voor openheid en efficiency, zegt Van Engelenburg. Wij verwachten in de toekomst ook onze dienstverleningsovereenkomsten via de klantportal af te gaan handelen. Ook voor klachten contactmogelijkheden biedt OutSite mogelijkheden. Hoewel we daar wel sceptisch over zijn; we zijn een mensenbedrijf en willen dat ook blijven, maar wellicht kunnen mensen elkaar beter ontmoeten via een open community in OutSite. Verhoeve rekent op enthousiasme bij medewerkers en klanten. Voor klanten wordt het proces niet moeilijker, maar het levert hen wel meer inzicht op. Zelf verwachten we veel meer traffic op onze site. Zo kunnen we onze klanten beter informeren over het feit dat we een solide, betrouwbare partner zijn. En wellicht genereert dat ook meer business. Over Verhoeve Verhoeve is specialist in het vanuit vier regiokantoren beschikbaar stellen van tijdelijk personeel op detacheringsbasis. Techniek, HR en finance zijn vakgebieden waarop Verhoeve focust. Wij lossen capaciteitsproblemen op voor bedrijven in diverse branches, waaronder de zorg, ICT, het onderwijs en de industrie, zegt IT-manager Robert van Engelenburg. Wij sluizen niet zomaar ergens mensen naar binnen, maar zorgen voor een gedegen oplossing. We willen klanten graag helpen met efficiënter werken. Zo verlenen wij via Verhoeve Advies als partner van AFAS voor klanten ook consultancy op de oplossingen van AFAS. Ook het outsourcen van een complete salaris of financiële administratie behoort tot de mogelijkheden

9 Stop met en, bellen, nieuwsbrieven sturen, faxen, post versturen en ontvangen. Met InSite en OutSite structureert u alle communicatie met uw medewerkers en klanten! Medewerkers en klanten worden onderdeel van uw interne proces Veilig en betrouwbaar Accorderen digitale documenten Volledig digitaal dossier Aan te passen aan uw huisstijl ijl Nieuws op maat, naar klantgroep of klant Signalen attenderen uw medewerkers en klanten op deadlines Employee Selfservice (ESS) Customer Self Service (CSS) Informeren en kennis delen cursusmanagement AFAS Software BV Philipsstraat 9 Postbus AJ Leusden Tel: info@afas.nl