HANDLEIDING. Sizo Handelsregister. Versie: augustus Gido Schouten

Transcriptie

1 HANDLEIDING Sizo Handelsregister Versie: augustus 2013 Gido Schouten

2 Inhoudsopgave 1. Het Sizo Handelsregister De Business cards De iconen Registreren bij het Sizo Handelsregister Meer info Zoeken met de Zoekbalk De zoekbalk Zoek uitgebreider Locatie Grootte Soort Organisatie Filters Het selecteren van organisaties Uitleveren in bestand/selecties opslaan Winkelwagen Selectie ontdubbelen Selectie samenvoegen Gewenste contactpersoon Gewenste velden Bestelling afronden Overzicht leveringen... 22

3 1. Het Sizo Handelsregister Met het Sizo Handelsregister kunt u op een eenvoudige manier informatie vinden van alle organisaties in Nederland. Doordat Sizo een database heeft met meer dan 560 kenmerken van alle organisaties in Nederland, is het eenvoudig om op basis van een aantal criteria op zoek te gaan naar organisaties die aan deze criteria voldoen. Binnen het Sizo Handelsregister is dit mogelijk op verschillende manieren. Dit kan door vrij te zoeken met de zoekbalk. Daarnaast kan je ook uitgebreid zoeken door te filteren op specifieke kenmerken. Hierbij is het mogelijk om deze twee zoek- en filtermethoden met elkaar te combineren. Het Sizo handelsregister is volledig online en is te vinden op de volgende locatie: Augustus 2013 Pagina 3

4 2. De Business cards Het Sizo handelsregister werkt met Business cards. Wanneer u een organisatie heeft geselecteerd zal het resultaat in de vorm van business cards aan u gepresenteerd worden. Welke informatie vindt u op de business cards? Organisatienaam Branche Adres Tel en fax Website. Deze kunt u aanklikken om de website te openen *Aan de rechterkant staat: Kamer van Koophandel nummer Sizokey: De uniek sleutel van de Sizo database. Elke organisatie in Nederland heeft een eigen Sizokey. Het unieke organisatie nummer binnen de gehele Sizodatabase. *In de balk onderaan het kaartje kunt u de volgende informatie vinden: Geselecteerd: Hiermee kun u de organisatie selecteren of uitsluiten van de selectie. Plaats in winkelwagen: Hiermee kunt u deze individuele organisatie in de winkelwagen plaatsen. Augustus 2013 Pagina 4

5 Meer info: Indien u zich registreert bij het Sizo Handelsregister en u bent ingelogd, kunt u aanvullende informatie van deze organisatie inzien. Mailstop: Indien een bedrijf bij de Kamer van Koophandel heeft aangegeven dat zijn gegevens niet voor marketingdoeleinden beschikbaar gesteld mogen worden, is het adres van de organisatie niet leverbaar, omdat deze een mailstop indicator heeft en wij niet de bevoegdheid hebben dit adres aan u uit te leveren. Het is niet mogelijk om deze organisatie te selecteren. Inactief: In het Sizo handelsregister staan ook bedrijven die tot 3 jaar terug opgeheven zijn. U bent wel in staat om deze bedrijven op te zoeken en te vinden, maar niet om deze te selecteren en uit te leveren. Indien een organisatie opgeheven of failliet is, zal de business card licht grijs zijn. Deze organisatie kan niet geselecteerd of uitgeleverd worden. Het jaartal en reden van de opheffing staan vermeld in de onderste balk. Augustus 2013 Pagina 5

6 2.1. De iconen De iconen die kunnen voorkomen op de business cards hebben de volgende betekenis: Het adres van de organisatie is leverbaar. En kan in een exportbestand aan u geleverd worden. Het adres van de organisatie is niet leverbaar, omdat deze een mailstop indicator heeft. Dit betekent dat de organisatie bij de Kamer van Koophandel heeft aangegeven dat de gegevens van deze organisatie niet voor marketingdoeleinden beschikbaar gesteld mogen worden. Hierdoor hebben wij niet de bevoegdheid dit adres aan u uit te leveren. Deze organisatie is geschikt voor marketingdoeleinden. Waarbij er tevens binnen deze organisatie relevante (bedrijfs)activiteiten plaatsvinden. Op deze locatie vindt er naast relevante (bedrijfs)activiteiten ook besluitvorming plaats. Bij deze organisatie is een telefoonnummer bekend, dat ook benaderd mag worden. Let op: indien de rechtsvorm binnen de wetgeving van het Bel-me-niet register valt dient u eerst te checken of u dit bedrijf telefonisch mag benaderen. Indien u wilt voorkomen dat u organisaties selecteert die niet telefonisch benaderd mogen worden, kunt u de rechtsvormen die binnen de wetgeving van het Bel-me-niet register vallen uitsluiten. Dit zijn: Vennootschap Onder Firma, Eenmanszaak, Maatschap en Coöperatieve Vereniging. Meer Info Indien u van een specifieke organisatie meer informatie wilt inzien klikt u rechtsonder op de business card op Meer info. Deze informatie kunt u kosteloos inzien indien u een geregistreerde gebruiker bent. Als u op Meer info klikt verschijnt het onderstaande scherm: Augustus 2013 Pagina 6

7 2.2. Registreren bij het Sizo Handelsregister Als u zich registreert bij het Sizo Handelsregister, krijgt u de mogelijk om meer informatie van de organisaties te bekijken. Het registreren is kosteloos. Alle functionaliteiten van het Sizo Handelsregister zijn voor u beschikbaar en zullen kosteloos blijven tot het moment dat u een selectie van organisaties exporteert naar een Excel bestand. Het aanmelden Indien u op meer info klikt zal er een scherm verschijnen waarmee u kunt inloggen of, indien u zich nog niet geregistreerd heeft, kunt u een account aanmaken. Aanmaken van een account U vult uw gegevens in en klikt vervolgens op Account aanmaken Hierna zult u in uw mailbox een activeringsmail ontvangen. De activering van uw account Nadat u zich heeft geregistreerd, ontvangt u een activeringsmail. In deze mail staat een activatiecode en een link. Uw activatiecode: axgi1zd3gzj_myqt1ppx8g2 Uw activeringslink: Account activeren Met beide kunt u uw account activeren. Echter, indien u de activatiecode in de openstaande browser bij Activatiecode plakt, zult u met de sessie door gaan. Als u de activeringslink aanklikt zal er een nieuw scherm geactiveerd worden en dient u opnieuw de criteria in te voeren. U dient nu een wachtwoord te bedenken en de velden invoeren. Hierna kunt u op Activeren klikken en het Meer info scherm openen. Augustus 2013 Pagina 7

8 2.3. Meer info Indien u op Meer info klikt bij de business cards verschijnt onderstaand scherm: Het eerste gedeelte van dit scherm bevat de algemene informatie van de organisatie met aan de rechter kant de icoontjes. Ook ziet u de locatie van de organisatie gepresenteerd in een Google Maps kaartje. Deze locatie zal in het algemeen een stuk nauwkeuriger zijn, dan wanneer deze informatie via google wordt opgezocht. De locaties die u ziet in het Sizo Handelsregister zijn opgenomen locatiegegevens van het kadaster. Contactpersonen Binnen het Sizo Handelsregister zijn de contactpersonen opgesplitst naar verantwoordelijkheids-gebieden. Bij kleine organisaties, met bijvoorbeeld 1 medewerker, kan het voorkomen dat één persoon voor alles verantwoordelijk is. Bij grotere organisaties zal dit waarschijnlijk over meerdere personen verdeeld zijn. Op basis van de beschikbare functies en contactpersonen binnen een organisatie zijn de verantwoordelijkheidsgebieden benoemt. Augustus 2013 Pagina 8

9 Aanvullende bedrijfsinformatie Hier vindt u informatie met betrekking tot de branche, de rechtsvorm, de ouderdom en in het geval van een ZZP er, het type ZZP er. (Zie hierboven) Concern informatie Een organisatie kan een onderdeel zijn van een concern. Een concern is een groep van verschillende organisaties die allemaal vallen onder de uiteindelijke moedermaatschappij(de ultimate-parent). Alle organisaties die onder een zelfde ultimate-parent vallen inclusief de ultimate-parent zelf is binnen het Sizo Handelsregister gedefinieerd als een concern. Sizokey van concern: Door de Sizokey van het concern te selecteren, krijgt u een overzicht van alle organisaties binnen dit concern. Concernnaam: De concernnaam is de naam van de ulitmate parent (de uiteindelijke moedermaatschappij) van het concern. Branche Concern: De branche van het concern is gebaseerd op het meeste aantal medewerkers dat zich bezighoudt met de activiteiten van de organisatie. Klasse Aantal Medewerkers Concern: Het totaal aantal medewerkers van alle organisaties binnen een concern. Toon alle organisaties binnen concern: Hetzelfde als met de Sizokey van concern bereikt u ook met de knop Toon alle organisaties binnen concern op de menubalk van het Sizo Handelsregister. (Zie hieronder) Augustus 2013 Pagina 9

10 Scherm Concern informatie Hieronder een afbeelding van het scherm wat verschijnt indien u op Sizokey van concern of op de knop Toon alle organisaties binnen concern op de menubalk klikt: Zoals u op de bovenstaande afbeelding ziet zijn er drie organisaties binnen dit concern. Twee hierbinnen beschikken over het dartbord-icoontje, wat betekent dat deze organisaties geschikt zijn voor marketingdoeleinden. Een van deze icoontjes heeft ook een pijltje, dit betekent dat op deze locatie de besluitvorming plaatsvindt. Augustus 2013 Pagina 10

11 3. Zoeken met de Zoekbalk 3.1. De zoekbalk Het zoeken van organisaties kan eenvoudig door in de zoekbalk bijvoorbeeld Bakker Heerhugowaard in te typen, waarna de organisaties zichtbaar worden waar de woorden Bakker en Heerhugowaard in voorkomen. Er wordt gezocht en gefilterd op de onderstaande criteria. De organisatie naam, maar ook de Handelsnaam De branches waar deze woorden in voorkomen De plaats van de organisatie Gebruikte zoektermen (keywords) van deze organisaties op hun website. Indien er een van de zoektermen in deze criteria aanwezig is, zal hier op gefilterd worden. Hoe specifieker de ingevoerde informatie hoe nauwkeuriger en kleiner het aantal gevonden organisaties. Nadat de zoektermen zijn ingevoerd, zal het resultaat in business cards zichtbaar worden. Zie hieronder het resultaat van Bakker Heerhugowaard : Augustus 2013 Pagina 11

12 4. Zoek uitgebreider Door de functionaliteit Zoek uitgebreider te activeren is het mogelijk op basis van specifieke criteria de gevonden resultaten te filteren. Indien de zoekbalk leeg gelaten wordt, worden deze filters toegepast op alle organisaties. Deze filters kunnen o.a. betrekking hebben op een regio of op een branche. De selectie bakker heerhugowaard kan verfijnt worden door bovenstaande filters Locatie In het voorbeeld wat hier gebruikt wordt gaan we de locatie verfijnen en wordt er gekozen voor Postcode. Hiermee kunnen de organisaties geselecteerd worden op basis van een straal vanaf een postcode of op een specifieke postcode. Om het aantal organisaties te selecteren wat zich hier binnen deze straal bevindt, dient u op Bereken aantal te klikken en wordt het aantal organisaties geteld op basis van de zoek uitgebreider criteria in combinatie met de mogelijk ingevoerde zoektermen in de zoekbalk. Augustus 2013 Pagina 12

13 In het gebruikte voorbeeld gaan het aantal van 27 terug naar 10. Indien u deze selectie als businesscards zichtbaar wilt hebben, dient u op Toon resultaten te klikken, waarna de informatie van deze 10 organisaties getoond word. Naast locatie kan er verder gefilterd worden op Grootte en Soort Bedrijf 4.2. Grootte Grootte zegt iets over het aantal medewerkers. Het aantal medewerkers van een organisatie is het aantal medewerkers van een (individuele) organisatie. Het aantal medewerkers van een Concern is de som van het aantal medewerkers van de individuele werkmaatschappij binnen een concern. Een concern bestaat uit alle organisaties die onder dat concern vallen. Hiermee kunt u bijvoorbeeld organisaties uitsluiten die zelf niet veel medewerkers hebben maar wel behoren tot een concern met veel medewerkers. U richt zich bijvoorbeeld op organisaties tot 50 medewerkers in uw regio. Daar zou ook een supermarkt bij kunnen zitten die onderdeel uitmaakt van een groter concern met medewerkers. Stel dat u deze wilt uitsluiten dan selecteert u alleen de concern grootte tot bijvoorbeeld 500 medewerkers Soort Organisatie Het soort organisatie zegt iets over het type organisatie. Dit kan zijn een branche waarbinnen deze organisatie opereert, een rechtsvorm of een mogelijke ZZP type. Augustus 2013 Pagina 13

14 Branche De SBI codering is in 3 stappen te verfijnen. Zo kunt u in eerste instantie de branche bouwnijverheid selecteren. Hieronder valt bijvoorbeeld weer Algemene burgerlijke en utiliteitsbouw en projectontwikkeling en als derde stap selecteer je bijvoorbeeld Algemene burgerlijke en utiliteitsbouw. Indien er een > teken staat, betekent dat deze branche nog uitgesplitst kan worden. Indien er een niveau lager wordt geselecteerd dan krijgen de bovenliggende niveaus een / teken om aan te geven dat niet alle mogelijkheden van het onderliggende niveau zijn geselecteerd, maar 1 of meerdere keuzes. Het is ook mogelijk om meerdere filters aan te zetten, zoals in onderstaand overzicht te zien is. Indien u de selectie heeft gemaakt klikt u op OK waarna de geselecteerde branches zichtbaar zijn. Zie volgend overzicht. Indien u 1 of meerdere criteria wilt verwijderen, dan kunt u het X teken aanklikken, waarna dit filter verwijderd wordt Filters Om uw selectie verder te verfijnen, heeft u een aantal filter mogelijkheden. De organisaties die standaard niet worden uitgeleverd zijn opgeheven en de mailstoporganisaties. Het Sizo Handelsregister kan exact aangeven welke Nederlandse organisaties daadwerkelijk actief zijn en écht zaken doen. Er kan geselecteerd worden op marketable organisaties. Dit zijn organisaties waar ook werkelijk relevante organisatie activiteiten plaatsvinden. Het filter DMU concern staat voor benaderbare organisaties binnen een concern waar ook besluitvorming voor de organisatie of voor (een gedeelte van) het concern plaatsvindt. Kortom door dit filter te gebruiken zal de selectie kleiner worden en zal de kwaliteit significant toenemen! Augustus 2013 Pagina 14

15 Opgeheven organisaties uitsluiten Opgeheven organisaties zijn organisaties waarvan op basis van de inschrijving van De Kamer van Koophandel is aangegeven dat deze juridische entiteit niet meer actief is. Dit kan betekenen dat deze opgeheven of failliet is. Het zou voor kunnen komen dat op dezelfde locatie een organisatie gevestigd is met bijvoorbeeld dezelfde organisatienaam. U kunt er dan vanuit gaan dat deze "nieuwe" organisatie een andere inschrijving bij De Kamer van Koophandel heeft. Dit omdat de organisatie een doorstart heeft gemaakt of dat de organisatie mogelijk overgenomen is. Mailstoppers uitsluiten Indien een organisatie is ingeschreven bij de Kamer van Koophandel, kan deze organisatie aangeven dat de organisatie-gegevens niet gebruikt mogen worden voor direct marketingacties. In dit geval zal de Kamer van Koophandel de mailstop indicator activeren. De gegevens van dit bedrijf mogen dan niet geleverd worden. U kunt de gegevens van de organisaties wel inzien in het Sizo handelsregister, omdat deze gegevens uit een openbaar register komen. Marketable organisaties Sizo kan exact aangeven welke Nederlandse organisaties daadwerkelijk actief zijn en écht zaken doen. Marketable organisaties zijn organisaties die geen mailstop hebben, daarnaast heeft Sizo bepaald dat er op deze werkmaatschappij relevante organisatie-activiteiten plaatsvinden. Kortom door dit filter te gebruiken zal de selectie kleiner worden en zal de kwaliteit significant toenemen! DMU concern Naast dat Sizo kan aangeven of er een organisatie-activiteit is, heeft Sizo ook een flink aantal indicatoren om te bepalen of er op deze locatie ook werkelijke besluitvorming (voor het concern of een gedeelte hiervan) plaatsvindt. Omdat op deze locaties de beslissingen worden genomen is het meest efficiënt om deze organisaties te benaderen met campagnes. Telefoonnummer aanwezig Indien u de organisaties wilt selecteren voor het telefonisch benaderen, kunt u dit filter gebruiken. Hiermee selecteert u organisaties die een bekend telefoonnummer hebben en geen mailstop indicator hebben. Deze organisaties zijn niet ontdubbelt op het bel-me-niet register. Dit is uw eigen verantwoordelijkheid en mogen wij niet voor u doen. Indien u de rechtsvormen wilt uitsluiten waarvoor het bel-me-niet register geldt, dan dient u de volgende rechtsvormen niet te selecteren: Eenmanszaak, Maatschap, Vennootschap onder firma en Commanditaire vennootschap. Augustus 2013 Pagina 15

16 5. Het selecteren van organisaties Indien u een aantal organisaties wilt ontvangen in een excelbestand, kunt u deze selecteren. Dit kunt u op 2 manieren doen. 1. Door in de menubalk op de knop Alles selecteren aan te klikken. Vervolgens worden alle beschikbare adressen die aangeleverd worden geselecteerd. Organisaties die een mailstop hebben en opgeheven organisaties kunnen niet worden geselecteerd. 2. Handmatig kaartje (de)selecteren. Op elke Business card staat aan de onderkant een check box waarmee u de organisaties kunt (de)selecteren. U kunt bovenstaande selectie mogelijkheden ook naast elkaar gebruiken, waarbij u bijvoorbeeld alles selecteert en vervolgens de organisaties uit vinkt die u niet wilt hebben. Augustus 2013 Pagina 16

17 6. Uitleveren in bestand/selecties opslaan 6.1. Winkelwagen Indien u van de geselecteerde organisatie data in een Excel bestand wilt ontvangen kunt u de selectie in de winkelwagen plaatsen door op de onderstaande button te klikken: Vervolgens zal er een pop-up verschijnen waarmee u de selectie die u gemaakt heeft een naam kunt geven. Vervolgens zal in de winkelwagen de selectie opgeslagen worden. U kunt op deze manier meerdere selecties vastleggen, zonder dat u deze werkelijk uitlevert. Houdt u er wel rekening mee dat de selectiecriteria dan niet meer kunnen worden gewijzigd. Augustus 2013 Pagina 17

18 6.2. Selectie ontdubbelen Indien u al eerder een selectie heeft gemaakt die ook aan u geleverd is, dan verschijnt de mogelijkheid om de selectie te ontdubbelen op eerder uitgeleverde organisaties. Indien u dit wilt, kunt u aangeven welke eerdere leveringen uitgesloten mogen worden. Augustus 2013 Pagina 18

19 6.3. Selectie samenvoegen Indien u meerdere selecties in uw winkelwagentje heeft geplaatst kunt u er voor kiezen om deze samen te voegen en als een levering te ontvangen Gewenste contactpersoon Naast het vinden van het juiste organisatie is het uiteraard ook relevant om de juiste contactpersoon te weten die benaderd kan worden. Binnen een organisatie hebben contactpersonen een functie, vanuit deze functie kan men verantwoordelijk zijn voor verschillende gebieden. Zo kan het zijn dat bij een kleine organisatie de algemeen directeur ook verantwoordelijk is voor ICT, terwijl bij een grote organisatie het hoofd automatisering hier verantwoordelijk voor is. Het Sizo Handelsregister heeft een indeling gemaakt op basis van verantwoordelijkheidsgebieden. Hiermee kunt u eenvoudig de juiste contactpersoon selecteren die u wilt benaderen. U kunt er tevens voor kiezen om alleen die organisatie geleverd te krijgen waar een verantwoordelijke contactpersoon bekend is. Augustus 2013 Pagina 19

20 6.5. Gewenste velden Van de door u geselecteerde organisaties kunt u aangeven welke informatie u uitgeleverd wilt hebben. Door de schuifbalkjes van de te leveren velden aan of uit te zetten kunt u aangeven welke velden u wilt hebben. De kosten van de levering worden direct zichtbaar gemaakt. Augustus 2013 Pagina 20

21 6.6. Bestelling afronden U kunt hier uw factuurgegevens invullen om de factuur te genereren. Vervolgens kunt u de gewenste betaalwijze selecteren. Augustus 2013 Pagina 21

22 Nadat de betaling uitgevoerd is, krijgt u onderstaand scherm te zien. Als u vervolgens op hier klikken om dit venster te sluiten Zal dit scherm verdwijnen en zult u weer in de winkelwagen terecht komen Overzicht leveringen De winkelwagen bestaat uit 2 gedeeltes: De winkelwagen met de nog niet als Excel bestand uitgeleverde selecties. De leveringen waarin alle uitgevoerde leveringen geregistreerd zijn. Hier kunt u de zowel het Excel bestand als de factuur downloaden. Augustus 2013 Pagina 22