INFOBROCHURE ZAALVERHUUR STAD AALST

Transcriptie

1 INFOBROCHURE ZAALVERHUUR STAD AALST

2 Inhoud Algemeen Voor wie Voor welke gelegenheden Aanbod en tarieven Hoe reserveren en betalen Praktische afspraken Overzicht zalen Nuttige adressen

3 Algemeen De stad Aalst verhuurt zalen en lokalen en stelt ze ter beschikking voor particulieren, verenigingen, scholen en rechtspersonen van publieke en private aard. In deze brochure kom je te weten welke zalen de stad kan aanbieden, wie deze kan huren, en welke praktische afspraken hiervoor moeten gemaakt worden. Het volledige reglement vind je op Voor wie Alle sociale, culturele, educatieve of recreatieve activiteiten komen in aanmerking voor het huren van een zaal. De huurders worden opgedeeld in twee categorieën: Categorie A: - Aalsterse verenigingen, aangesloten bij erkende advies- of deelraden van de stad Aalst - Aalsterse scholen die een activiteit organiseren t.v.v.de school zelf - officieel ingeschreven carnavalsgroepen van de stad Aalst - politieke organisaties van Aalst - organisatoren van buurt- en straatfeesten in Aalst Categorie B: - bedrijven - particulieren - publieke rechtspersonen

4 Voor welke gelegenheden Het spreekt voor zich dat je een geschikte zaal wil huren in functie van de aard van je activiteit. Voor het organiseren van een eetfestijn heb je bijvoorbeeld een keuken nodig, terwijl dit voor een vergadering of voordracht helemaal anders ligt. zaal turnzaal polyvalente zaal refter keuken onoverdekte speelplaats Dwarsligger geschikt voor sportbeoefening en lichamelijke expressie sportbeoefening (geen balsporten), lichamelijke expressie, recepties, ontvangsten, persconferenties, seminaries, culturele manifestaties, socio-culturele activiteiten, tentoonstellingen, eetfestijnen. vergaderingen, voordrachten, lessenreeksen, culturele manifestaties, socio-culturele activiteiten, tentoonstellingen, ontvangsten, recepties eetfestijnen: enkel in zalen die zich ertoe lenen (zie verder bij types) Industriële keuken: (voorbereiden) eetfestijnen en ontvangsten Ingerichte keuken: voorbereiden recepties of ontvangsten Gebruik van barbecue in overleg met zaalverantwoordelijke culturele activiteiten, lezingen, voordrachten, infosessies, persconferenties, ontvangsten, recepties, fotoreportages, toneelvoorstellingen, concerten, diverse groepsactiviteiten en bijeenkomsten. Max 50 personen Fuiven en/of activiteiten met louter commercieel karakter worden niet toegelaten op de Dwarsligger. Activiteiten waarbij overmatig drankverbruik wordt verwacht worden evenmin toegestaan.

5 Aanbod en tarieven De tarieven worden bepaald volgens het type zalen en de categorie A of B. Er zijn aparte tarieven vastgesteld voor de ruimtes in het Administratief Centrum. Type Omschrijving A-tarief B-tarief waarborg Type 1 Verhuur aparte ruimte *** *** 10 /uur 50 /dagdeel 75 /dag 20 /uur 100 /dagdeel 150 /dag Type 2 Type 3 Type 4 Polyvalente ruimtes met of zonder niet-industriële keuken Combinaties zalen < 400m² eetfestijnen toegestaan in combinatie met industriële keuken Combinaties zalen 400m² eetfestijnen toegestaan 4.1. combinatie zonder keuken 4.2. combinatie met industriële keuken 50 /dagdeel 75 /dag 100 /dagdeel 150 /dag /dag 300 /dag /dag /dag /dag /dag ** occasionele repetities: 5 /uur *** piano voor academische zitting of concert: + 25 (A) of + 50 (B) Administratief Centrum A-tarief B-tarief waarborg 1 e verdieping per dagdeel per dagdeel Vergaderzalen * - 8 tot 10 personen - 12 tot 18 personen Foyer * dagdeel: enkel s avonds van 18 tot uur Voor vergaderingen wordt er geen waarborg gevraagd

6 Wat is inbegrepen in de prijs? - De gehuurde ingerichte ruimte(s) - Energieverbruik - Verzekeringen De stad zorgt voor: - brandverzekering die enkel de schade aan het gebouw dekt en de inboedel eigen aan de stad - polis objectieve aansprakelijkheid bij brand en ontploffing - polis burgerlijke en contractuele aansprakelijkheid voor ingebruikname door huurders Gouden tip: sluit zelf een verzekering af voor - dekking burgerlijke aansprakelijkheid voor lichamelijke en materiële schade aan derden - dekking lichamelijke ongevallen en burgerlijke aansprakelijkheid vrijwillige medewerkers - dekking alle risico s (o.a. diefstal en vandalisme) voor eigen materiaal, gehuurd of geleend materiaal. - Tijdelijke brandverzekering voor infrastructuur en inboedel voor de duur van het evenement of de verhuurde periode (ook al is er afstand van verhaal) Welke kosten vallen ten laste van de huurder? - alle taksen - SABAM en billijke vergoeding - EHBO - bewakingsdiensten - bijkomende materialen - andere bijkomende kosten - geheel of gedeeltelijke inhouding van de waarborg - kosten bij annulering huur In het verhuurreglement zalen en lokalen van de stad Aalst, vind je meer details over - de inhouding van de waarborg voor herstellings-, opruimings-, reinigingskosten en kosten bij verlies - de aanrekening van een annuleringsvergoeding

7 Stedelijke Basisscholen Duizendpootjes Binnenstraat Aalst Type 1 Type 2 Type 3 Type 4 turnzaal polyv. zaal 4.1. refter + polyv. zaal Klaproosje Oude Gentbaan Aalst polyv. zaal polyv. zaal + refter + keuken refter + keuken De Regenboog Erembodegem-Dorp turnzaal Refter De Springplank turnzaal refter + Damkouter Gijzegem refter keuken t Meivisje turnzaal polyv. zaal Grote Baan Herdersem polyv. zaal Tinnenhoek polyv. zaal Herbergstraat Moorsel + keuken De Zonnebloem polyv. zaal Meldert-Dorp + keuken De Notelaar turnzaal Vrijheidstraat 65 Aalst Groot Aalst Type 1 Type 2 Onthaalcomplex Stadhuis Nieuwerkerken Baardegem Kaalberg ontvangstruimte meetingruimte keuken feestzaal** feestzaal*** polyvalente zaal hobbyruimte polyvalente zaal polyvalente zaal ** vergaderzaal polyvalente zaal polyv. zaal + keuken ontvangstruimte meetingruimte polyvalente zaal hobbyruimte polyvalente zaal 4.2. refter + polyv. zaal + ind. keuken polyvalente zaal + vergaderzaal + keuken ** occasionele repetities *** piano voor academische zitting of concert: + 25 (A) of + 50 (B) Dwarsligger Type 1 Type 2 Dwarsligger Polyvalente ruimte

8 Hoe reserveren en betalen? Je kan een aanvraag ten vroegste 1 jaar voor aanvang indienen. Dit kan - telefonisch: aan uitbalie van het Administratief Centrum Werf Aalst - via evenementen@aalst.be Je krijgt dan antwoord of de aangevraagde zalen nog beschikbaar zijn. Indien positief kan je reserveren en aan de Uitbalie betalen - met Bancontact - in contanten - per overschrijving na ontvangst van de factuur. Na betaling van de volledige huur- en waarborgsom is de reservatie definitief.

9 Goede afspraken maken goede vrienden. Het spreekt voor zich dat bij het gebruiken van een ruimte enkele afspraken horen: Wat niet mag: - activiteiten van anderen verstoren door eigen opbouw of afbouw - het beplakken en/of beschilderen van ramen, deuren, liftdeuren en -wanden, muren, panelen en vloeren - bijkomende constructies plaatsen of bewegwijzering aanbrengen zonder toestemming Wat ben je verplicht: - tijdens de activiteit de uitgangen vrij te houden en de brandblusapparaten steeds goed zichtbaar te houden en voorzichtig om te springen met elektrische apparaten, kabels en contactdozen - na de activiteit de gehuurde ruimte(s) inclusief hal, gang en sanitair te verlaten zoals je deze hebt aangetroffen d.w.z. nette staat, standaardopstelling tafels en stoelen, uitschakelen verwarming, kookapparatuur, verlichting

10 Gebruiksvoorwaarden Opmaak staat van bevinding De huurder en zaalverantwoordelijke maken voor en na de activiteit samen de staat van bevinding op. Het is belangrijk dat je aanwezig bent op de afspraak. Bij afwezigheid tijdens deze controles zullen aard en omvang van de eventuele schade door de stad éénzijdig worden bepaald. Wat houdt dit in? - alle zichtbare gebreken en beschadigingen worden genoteerd - na het ondertekenen van de staat van bevinding door beide partijen, wordt de sleutel overhandigd door de zaalverantwoordelijke - Indien nodig zal een korte uitleg gegeven worden i.v.m. het gebruik van de keukentoestellen. Wie contacteer je: Alle contacten kan je vinden bij het hoofdstuk nuttige adressen op het einde van deze infobrochure. Gebruik sanitair De huurder zorgt voor de benodigdheden voor sanitair en ecologisch verantwoorde reinigingsproducten Afval De huurder moet al het afval dat tijdens de activiteit wordt geproduceerd onmiddellijk meenemen. De containers van de stad mogen niet gebruikt worden. Wel kan de huurder op eigen kosten een bijkomende container plaatsen. Deze moet verwijderd worden binnen de gestelde ontruimingstijd.

11 Extra toestellen Er mogen geen bijkomende keukentoestellen op gas aangesloten worden. Wegens een te groot veiligheidsrisico. In elke keuken is er wel een gelegenheid om bijkomend een elektrisch toestel aan te sluiten met een maximum vermogen van 10 kilowatt. Indien door overschrijding van dit vermogen of door aansluiting van een onveilig apparaat of slechte bekabeling een defect ontstaat en hiervoor de technische diensten worden opgeroepen, wordt een bedrag aangerekend van 35 EUR per uur. Specifiek voor scholen - materialen, dranken en andere benodigdheden, niet eigen aan de stad, kunnen pas geleverd worden vrijdag na 18 uur, en moeten vóór maandag 7 uur opgehaald worden. - op de speelplaats worden geen voertuigen toegelaten. Het plaatsen van een koelwagen of dergelijke kan enkel in overleg met de directie van de school - schoollokalen kunnen enkel buiten de schoolvakanties gehuurd worden. polyvalente zalen, refters, keukens kunnen enkel in het weekend gehuurd worden. De opmaak van de staat van bevinding en de overhandiging van de sleutels kan op aanvraag ook op vrijdag gebeuren. turnzalen kunnen zowel tijdens de week als in het weekend gehuurd worden

12 Specifiek voor Dwarsligger De Dwarsligger is geschikt voor kleinere activiteiten tot 50 personen. Hij kan in combinatie met een activiteit op de oever worden gebruikt. In dat geval moet ook het gebruik van het plein of de oever worden aangevraagd via het evenementenloket en is extra toezicht vanwege de huurder vereist. Aanlegplaatsen en verhuurperiode Josse Ringoirkaai ter hoogte van Oude Vismijn (13/05 09/07) o inkleding van de kade met extra zitelementen wordt voorzien door de stad o geen mogelijkheid tot aansluiting op het elektriciteitsnet o wie toch elektriciteit nodig heeft, kan dit eventueel zelf voorzien via een generator Werfplein (01/08 31/08) o de Dwarsligger kan niet gebruikt worden tegelijk met andere evenementen die op het plein plaatsvinden, tenzij ze samen worden gehuurd (zie artikel 3). o mogelijkheid tot aansluiting op het elektriciteitsnet (aanvraag dient samen met de huur van de Dwarsligger te gebeuren) Schotte (10/07-31/07 en 01/09 30/09) o geen mogelijkheid tot aansluiting op het elektriciteitsnet o wie toch elektriciteit nodig heeft, kan dit eventueel zelf voorzien via een generator Tijdens de winterperiode (1/10 30/4) wordt de Dwarsligger overgebracht naar een vaste winterlocatie bij de jachthaven. Hij zal dan niet toegankelijk zijn voor publiek.

13 Tarieven en huurvoorwaarden Afhankelijk van de aard van de activiteit kan de Dwarsligger gehuurd worden per dagdeel of per dag (type 2). Per dag is slechts 1 verhuur mogelijk. Tarief A Tarief B Waarborg Huurprijs Dwarsligger 50 EUR/dagdeel (*) (**) 75 EUR/dag 100 EUR/dagdeel 150 EUR/dag 250 EUR (*) dagdeel: maximum 6 uur (**) dagdeel: omvat zowel de tijd die nodig is voor opbouw en afbouw als de activiteit zelf De aanvraag moet minstens 1 maand voor de geplande activiteit gebeuren. Voor activiteiten waarbij de Dwarsligger dwarst of verplaatst moet worden, moet de aanvraag minstens 2 maand op voorhand gebeuren. Elke aanvraag i.v.m. verplaatsen of dwarsen wordt individueel onderzocht i.f.v. praktische haalbaarheid. Waterwegen & Zeekanalen beslist over het al dan niet toekennen van de vergunning tot dwarsen. Zonder vergunning kan niet gedwarst worden. Verplaatsen door bvba Rodimo (*) Dwarsen door bvba Rodimo (*) Administratiekost W&Z (**) 500 EUR (o.v.) 250 EUR (o.v.) 65 EUR (o.v.) (*) rechtstreeks te betalen aan bvba Rodimo. (**) administratiekost aangerekend door Waterwegen & Zeekanalen m.b.t. het verkrijgen van de noodzakelijke toelating tot dwarsen. Rechtstreeks te betalen aan W&Z.

14 Veiligheid, aansprakelijkheid De stad kan in geen geval verantwoordelijk gesteld worden voor eventuele ongevallen die plaatsvinden naar aanleiding van of tijdens activiteiten georganiseerd door de huurder van de Dwarsligger. De huurder is te allen tijde verantwoordelijk voor : de activiteiten die hij organiseert op de Dwarsligger en de bijhorende openbare ruimte die hij aangevraagd heeft de veiligheid van alle personen die de Dwarsligger betreden tijdens de door hem gehuurde periode diefstal, beschadiging of verlies van materiaal dat toebehoort aan de huurder of betrekking heeft op de activiteit die hij inricht. achtergelaten voorwerpen De huurder: duidt een contactpersoon aan die permanent aanwezig is tijdens de activiteit en toezicht houdt in functie van de veiligheid. De contactgegevens dienen bij de aanvraag opgegeven worden. is verplicht erop toe te zien dat kinderen jonger dan 12 jaar vergezeld zijn van een volwassene De huurder is aansprakelijk voor: alle schade die door hem, door zijn aangestelden of door de deelnemers aan de activiteit wordt toegebracht aan de Dwarsligger, de loopbrug, het meubilair het waken over de niet-overschrijding o van het maximum toegelaten aantal deelnemers (max 50p) o van de geldende geluidsnormen

15 Overzicht ruimtes in scholen SBS De Duizendpootjes Binnenstraat Aalst Turnzaal 22 x 12m klimrek, matten, bok, klimtouw, Zweedse banken 25 max. Polyvalente zaal 20 x 13m geen tafels en stoelen 471 max. Refter 20 x 13m tafels (102) en stoelen (204) 204 max. Industriële keuken friteuse, 3 kookketels, braadslede, koelkast, dubbele spoelbak, vaatwasmachine, elektrisch kookvuur, 2 combisteamers Geen bestek, borden, pannen (eigendom vriendenkring school)

16 Klaproosje Oude Gentbaan Aalst Polyvalente zaal 10 x 7 m Geen tafels en stoelen 80 max. Refter 11 x 6 m enkel kleine tafels en stoelen 35 max. Ingerichte keuken 5,5 x 1,4 m vaatwasmachine, koelkast, microgolf, dubbele spoelbak, 2 friteuses Borden en bestek 36 max.

17 SBS De Regenboog Erembodegem-Dorp Erembodegem Turnzaal 24 x 10 m Bok, klimtouwen, klimrekken, matten, Zweedse banken 25 max. Refter 16 x 8 m Tafels (37) en stoelen (142) 99 max. Industriële keuken 4 x 8 m Dubbele spoelbak, vaatwasmachine, 2 steamers, elektrisch kookvuur, oven, kookketel, braadslede, friteuse, diepvries, koelkast, microgolf Borden en bestek (100 pers.)

18 SBS De Springplank Damkouter Gijzegem Turnzaal 16,5 x 10 m bok, Zweedse banken, mat, klimrek 25 max. Refter 14 x 8 m grote tafels (8) en stoelen (24) kleine tafels (5) en stoelen (20) 48 max. Ingerichte keuken 3,5 x 6,5 m spoelbak, microgolf, koffiezet, gasfornuis, oven, 2 koelkasten bestek (24 personen) tassen en grote borden (36 personen)

19 SBS t Meivisje Grote Baan Herdersem Turnzaal 12 x 10 m Klimrekken, bok, klimraam, Zweedse banken 25 max. Refter / Polyvalente zaal 13,5 x 7 m Tafels (13) en stoelen (80) 80 max. Industriële keuken 5 x 5 m vaatwasmachine, groot kookvuur, oven, 4 friteuses, stoomoven, spoelbak bestek (80 personen) borden (36 personen)

20 SBS Tinnenhoek Herbergstraat Moorsel Polyvalente zaal met keuken 15 x 10 m grote tafels (10) en stoelen (70) kleine tafels (6) en stoelen (26) Geen bestek, borden en pannen 50 max. SBS De Zonnebloem Meldert-Dorp Meldert Polyvalente zaal 20 x 10 m klimrekken, bok, mat, klimtouw 48 max. Refter met keuken 6 x 5 m spoelbak, vaatwasmachine, koelkast, kookvuur, oven bestek, tassen en ondertassen, borden (48 personen) 48 max.

21 SBS De Notelaar Vrijheidsstraat Aalst Turnzaal 21 x 10m, kleedruimte van 3 x 10m, 1 wc opvouwbare wandspiegel Klimrek verhuurperiode: week van tot uur, woensdag van tot 22.00, zaterdag van 9.00 tot uur. Max. 99 personen Overzicht zalen in Groot Aalst Stadhuis Grote Markt Aalst Feestzaal 18 x 11 m Lederen stoelen (150) katheder geluidsinstallatie vleugelpiano (Steinway) 152 max.

22 Onthaalcomplex - Trefcentrum Keizersplein 21b 9300 Aalst Ontvangstruimte (benedenverdieping) 17 x 12 m toog met tapinstallatie, 4 koelkasten, dubbele spoelbak berging tafels (25) en stoelen (100) smartboard 120 max. Meetingruimte (1 ste verdieping) 17 x 12 m tafels (25) en stoelen (100) smartboard 120 max. Keuken (1 ste verdieping Te huur voor kookworkshops op weekdagen vanaf uur t.e.m. 22 uur Eetfestijnen worden niet toegelaten

23 Zalen Nieuwerkerken Schoolstraat Nieuwerkerken Polyvalente zaal 24,5 x 7,5 m tafels (19) en stoelen (100) toog met tapinstallatie, 4 koelkasten, 1 dubbele en 1 enkele spoelbak 94 max. Hobbyruimte 9,5 x 7,5 m tafels (10) en stoelen (29) kleine toog met spoelbak, koelkast 35 max.

24 Baardegem-Dorp 9310 Baardegem Polyvalente zaal 8 x 7,5 m tafels (16) en stoelen (80) partytafels (4) toog met tapinstallatie, 4 koelkasten, koffiezet (10p), dubbele spoelbak berging geluidsinstallatie 80 max. Kaalberg Pachting Moorsel Polyvalente zaal 8 x 4 m tafels (14) en stoelen (21) 20 max. Vergaderzaal met keuken 8 x 5 m tafels (3) en stoelen (24) keuken met elektrisch kookvuur, oven, dubbele spoelbak, koelkast geen bestek, borden en pannen 20 max.

25 Dwarsligger Dwarsligger 4m x 22 m = 88m² 4 massieve verplaatsbare zitbanken Elektriciteit extra aan te vragen indien mogelijk 1 of 2 toegangen 50 max.

26 Overzicht zalen A.C. Alle vergaderzalen in het administratief centrum zijn voorzien van wifi, beamer en groot scherm. lokaal personen lokaal personen lokaal personen lokaal personen lokaal personen lokaal personen lokaal personen lokaal personen

27 Nuttige adressen Scholen SBS De Duizendpootjes Binnenstraat Aalst Zaalverantwoordelijke: Marleen Van den Broeck SBS Klaproosje Oude Gentbaan Aalst SBS De Regenboog Erembodegem-Dorp Erembodegem Zaalverantwoordelijken: Vera De Mesmaeker Marie-José Veiga Goncalves SBS t Meivisje Grote Baan Herdersem SBS De Springplank Damkouter Gijzegem SBS Tinnenhoek Herbergstraat Moorsel SBS De Zonnebloem Meldert-Dorp Meldert SBS De Notelaar Vrijheidstraat Aalst

28 Zalen in groot Aalst Onthaalcomplex Keizersplein 21B Aalst Contact: In afwachting van nieuwe toezichter: Feestzaal Stadhuis Grote Markt Aalst Contact: Christophe Vereecken Zalen Nieuwerkerken Schoolstraat Nieuwerkerken Contact: Elvire Gombert Zaal Baardegem Baardegem-Dorp Baardegem Contact: De Pauw Fran Kaalberg Pachting Moorsel Contact: Chris Dooms Zalen in Aalst Centrum Administratief Centrum Werf Aalst Reserveringen: Sportzalen SportAG Reserveringen: C.C. De Werf Reserveringen: Ontmoetingshuis De Brug Reserveringen:

29 Dwarsligger Team Cultuur en evenementen - Werf Aalst evenementen@aalst.be Andere nuttige adressen SABAM Aarlenstraat Brussel contact@sabam.be BILLIJKE VERGOEDING Outsourcing Partners Postbus Gent Info@bvergoed.be ILVA Zuid III Industrielaan Erembodegem info@ilva.be Nummers in geval van nood of technische problemen Tijdens de kantooruren: tussen 8 en 16 uur: Buiten de kantooruren + weekend: