Capaciteitsplanning voor het nieuwe werken

Transcriptie

1 Capaciteitsplanning voor het nieuwe werken

2 Concept Een middel voor de gehele organisatie. Werken binnen meerdere aandachtsgebieden. Dit voorbeeld betreft de uren in een week Shrinkage Peter 38u p/week Medewerker B Verantwoordelijkheid aannemen contracten bij de medewerker. Persoonlijke ontwikkeling op basis van competenties. 30 Project Digitalisering Scrum 8u Testen 2u Overleg 4u Factureren 16u Digitalisering 10u Team Facturatie

3 Model Klik op een onderdeel voor meer informatie Uitleg In het model hier rechts zijn de afhankelijkheden te zien die de afzonderlijke entiteiten hebben met elkaar. Persoon MAAKT & BEHEERT WORDT Leden HEEFT Cirkel Voorbeelden: Een Person maakt en beheert een Cirkel. Een Cirkelheeft Members (o.b.v. FTe) De beheerder(s) van een Cirkelzetten gevraagde capaciteit / opdrachten (Contract) uit voor een bepaalde Skills / functies, welke een Lid op zich kan nemen. HEEFT Skills Contracten VULT Karma systeem VOOR MAAKT Planning HELPT Forecast Daarnaast worden de werkelijke Uren geschreven op een opdracht (Contract). Uren Rapportages en inzichten

4 Peter Terug Persoon Beheer beschikbare capaciteit: Verlof, Ziekte, etc. Pappadagen en Nationale vrijedagen worden automatisch toegevoegd. Persoonlijk profiel met daarop kenmerkende eigenschappen voor de Persoon. Toegang tot kring aanvragen. Portfolio : Activiteiten (evt. met beoordeling). Persoon bepaald zelf, welke onderdelen vrij inzichtelijk zijn en voor wie. Dank aan beschikbare capaciteit. Afgewerkte contracten, Huidige werkzaamheden. Uurtarief wordt door beheerder Organisatiecirkel opgevoerd. Profiel Peter (32 jaar) werkt nu 8 jaar binnen het bedrijf. Hij heeft altijd gewerkt bij de afdeling Facturatie en is op het moment op zoek naar zijn volgende stap. Uurtarief Wonende in Arnhem en bereid om 30KM te reiden. Vooropleiding Commerciële Economie (HBO) Cursussen/certificaten:.. Verlof (2015) 1 Feb (2015) 1 aug 15 aug Verzuim N.v.t. Pappadagen Elke vrijdag (tot 31 dec) Huidige Kringen Team Facturatie Project Digitalisering Designteam teamdag Afgewerkte Contracten A, B, C,..

5 Terug Skills Skills zijn de bedrijfskundige eigenschappen die een persoon kan hebben binnen de organisatie. Dit zijn de functies, zoals deze in het functiemodel binnen een organisatie staan, maar kunnen ook de competenties van een persoon. Een medewerker dient zelf gewenste competenties toe te kunnen voegen, echter kunnen deze niet allen in een PRO cyclus beoordeeld worden. Beoordelingen Collega s transparant, zodat men navraag kan doen over beoordelingen. Functies Een persoon heeft een functie, die in dit model (i.h.k.v. groeimodel) nog als competentie opgenomen kan worden. Toekomst Als een organisatie in de toekomst volledig naar competenties het werk verdeeld, dan kunnen de functies losgelaten worden, en kan er op basis van deze competenties met een bepaald niveau een contract uitgezet worden. Echter is dit bij veel organisaties nog niet het geval. Pro beoordelingen en beoordelingen van collega s binnen de organisatie kunnen het profiel bepalen van een Persoon binnen de organisatie. Creativiteit Pro : x Collega s : 4 Zelf toegevoegd Verantwoordelijkheid nemen en geven Pro : 4 Collega s : 4 Verbeteren van resultaten Pro : 3 Collega s : 2 Medewerker B functie Kennisgebieden Ervaring: A, B, C,.. Interesse: X, Y, Z,.. Sterk effectief communiceren Pro : 3 Collega s : 2 Sensitiviteit en empathie tonen Pro : 2 Collega s : 4 Samenwerking bevorderen Pro : 3 Collega s : 3

6 Cirkels De verschillende cirkel types en wat hun functionaliteit zal zijn. Het parent niveau houd in dat er per functie/skill een Fte gealloceerd kan worden. Op het child niveau worden de werkzaamheden van een functie/skill gealloceerd. Cirkel beheerder(s) Toevoegen medewerkers aan kring. Kring-lead kan totale allocatie van de capaciteit zien van alle personen binnen de kring. Overzichten per activiteit binnen de kring en per persoon. Persoon bepaald zelf, welke onderdelen vrij inzichtelijk zijn en voor wie. Een cirkel is te koppelen (hierarchie) met een cirkel van het zelfde type Type I Organisatiecirkel Een organisatiecirkel focust op inzicht in de teamleden en waar zij hun tijd aan spenderen. Type II Samenwerkcirkel Een samenwerkcirkel zorgt ervoor dat activiteiten binnen de samenwerkcirkel zichtbaar zijn (denk aan een proces, project,..). Men weet van elkaar wat er binnen de cirkel gedaan wordt. Niveau Capaciteit cirkel Werk cirkel Inzage verlof Ja Ja Inzage Verzuim Ja Nee Type inzage capaciteit Leden Contracten Type contracten Mate van detaillering *Workflow planning TYPE II Fte-contract Uren-contract Shift-contract Alleen cirkels (evt. met doorklik naar activiteiten) TYPE II Fte-contract Uren-contract Ook activiteiten binnen cirkel ORGANISATIE Terug

7 Lidmaatschap Terug.. Leden Organisatie cirkel Samenwerk cirkel Starten Een persoon wordt toegevoegd door beheerder Een persoon vraagt lidmaatschap aan Een persoon wordt gevraagd door beheerder Accepteren Automatische acceptatie Acceptatie Opzeggen Een persoon wordt uit een groep verwijderd Een persoon verlaat een groep

8 Terug Forecasting De forecasting is een optionele module die niet verplicht gebruikt hoeft te worden. Aantallen (instroom, uitstroom, voorraad) Afhandeltijden o.b.v. werkelijk geboekte uren en Aantallen. Prognose voor de toekomst...

9 Terug Planning De planning ondersteund bij het toewijzen van de capaciteit. Dit gebeurd naar het stappenplan op deze pagina.. Wanneer een person / cirkel een contract claimt of accepteert, dan verschijnt deze op zijn/haar planning met het kenmerk concept of definitief. Cirkel of Persoon wordt gevraagd bij contract Contract wordt voorlopig aangemaakt in Cirkel Contract wordt definitief gemaakt Persoon of Cirkel claimed contract Contract wordt voorlopig aangeboden aan Cirkel Concept planning Acceptatie Definitieve planning Tijdslijn Contracten worden op basis van de start- en einddatum op de tijdslijn geplaatst. In de planning kan worden geschoven met de start- en einddatum van een contract. Indien er wordt geschoven en het contract is geaccepteerd door een Persoon of beheerder van een andere Cirkel, dan wordt hier goedkeuring aan gevraagd. Contracten worden visueel weergegeven met tijdsbalken in een geselecteerde periode.

10 Terug Contracten Een Contract is een vraag voor capaciteit vanuit een cirkel. Dit kan op Fte basis of uren basis zijn. Contracten dienen te verruilen zijn tussen leden van een cirkel. Contracten kunnen worden uitgezet op functie en op competenties. Daarnaast moet het mogelijk zijn om contracten te publiceren buiten een cirkel. Dus op een algemene plek, waar iedere Persoon (of gefilterd op competentie) de contracten kan inzien. Optioneel te gebruiken functionaliteit m.b.t. in te richten pauzes per periodes van het contract. Shrinkage als team kunnen invullen met default value (o.b.v. invulhulp schermpje). Het uitzetten van een contract in en cirkel, betkend zichtbaarheid in alle onderliggende cirkels. Een contract kent 2 typen statussen: 1) Concept/ Definitief 2) Planning / Actief / Parkeren / Historie Type I Fte-contract Een contract om voor een periode* een specifieke behoefte aan Fte capaciteit uit te zetten Type II Uren-contract Een contract om voor een periode* een specifieke behoefte aan uren uit te zetten. Hierop kunnen zich per dag/week meerdere leden inschijven. Karma systeem Nee Nee Ja Type contract * Periode : een Periode kan voor onbepaalde of bepaalde tijd uitgezet worden. Type III Shift-contract Een contract om voor een dag/week een specifieke aantal uren uit te zetten, dat zich gedurende een periode herhaald. Hierop kunnen zich per dag/week meerdere leden inschijven. m d w d v m d w d v m d w d v m d w d v Fte contract Uren contract Shift contract

11 Terug Karma systeem Een systeem om mensen de juiste contracten te laten aannemen. KARMA Een contract kent een aantal karma punten. Binnen een team planning zou het aantal karma punten bij elkaar opgeteld voldoende moeten zijn voor het aantal Fte waar de Persoon voor in dienst is. Dit karma systeem is voornamelijk bedoeld om te controleren dat een team het werk eerlijk verdeeld als het bijvoorbeeld dagdelen opdeelt in shifts. Ochtend contract Middag contract Avond contract 8 Karma 4 Karma 12 Karma Iemand die een ochtend contract aanneemt, zal 4 karma punten hiervoor verdienen. Met een Avond contract 12 karma. De keuze binnen een team ligt hem in de periode dat de som van karmapunten gelijk moet zijn aan de verwachte score van de Persoon. Op basis van bovenstaande kan de onderstaande situatie in een week ontstaan. Persoon (Fte) Score M D W D V Persoon A (1 Fte = 40 Karma) Persoon B (0,8 Fte = 32 Karma) Persoon C (1 Fte = 40 Karma) In principe maakt het niet uit hoeveel punten een contract/ shift krijgt. Als er maar inzicht is in de verdeling (hoogte van de scores) per lid binnen de cirkel.

12 Terug Uren Inzicht geplant versus werkelijk. Project Digitalisering