Kenmerk ZKS Doorkiesnummer +31(0) Kennis- en informatiemanagement 8eheerbibliotheek Kust

Transcriptie

1 Memo Deltares ~ Aan RWSWVL Datum 3 oktober 2016 Van Claire van Oeveren - Theeuwes Kenmerk Doorkiesnummer +31(0) Aantal pagina's 13 clai re.vanoeveren@deltares.nl Onderwerp Kennis- en informatiemanagement Beheerbibliotheek Kust Kennis- en informatiemanagement 8eheerbibliotheek Kust Contents 1 Achtergrond KPP Beheer en onderhoud Kust Beheerbibliotheek Kust Kennis- en Informatiemanagement Data, informatie, kennis en wijsheid Wat is kennis- of informatiemanagement? Dit document 4 2 Organisatie kennis- en informatiemanagement in Beheerbibliotheek Kust Inventarisatie onderdelen Actualiseren Frequentie van actualiseren Rollen en verantwoordelijkheden Ontsluiting Huidige ontsluiting Digitale ontsluiting 11 3 Conclusies en aanbevelingen' 13 Versie Datum Auteur 1.0 okt 2016 Clairevan Oeveren f Review Arno Nolte Goedkeurin

2 1 Achtergrond 2/ KPP Beheer en onderhoud Kust Rijkswaterstaat is verantwoordelijk voor het onderhoud van onze kust. Daarvoor wordt de zandvoorraad op het strand en op de zeebodem vlak voor de kust regelmatig aangevuld door middel van zandsuppleties, op de plaatsen waar dat nodig blijkt. Daarmee kan de erosie van de kustlijn worden gecompenseerd, en draagt het zand bij aan de bescherming van Nederland tegen de zee. Op dit moment wordt gemiddeld 12 miljoen kubieke meter zand per jaar gesuppleerd. In een jaarlijks op te stellen suppletieprogramma, legt Rijkswaterstaat vast hoeveel zand er precies nodig is, op welke plaatsen, en op welke tijdstippen. Rijkswaterstaat baseert dit op de jaarlijkse evaluatie van de kustmetingen (met de kustlijn als belangrijkste indicator) en op kennis over het kustsysteem. Deze kennis over het kustsysteem is opgedaan in de vele studies die in de loop der jaren zijn uitgevoerd. En ook nu nog komen er steeds nieuwe onderzoeksvragen naar voren, waarvoor nieuwe kennis nodig is. Bijvoorbeeld vraagstukken over nog efficiëntere en duurzame manieren om zand te suppleren, of over de effecten van suppleties op de ecologie van de kust. Om de kennis over het kustsysteem te ontwikkelen die nodig is om deze vraagstukken te kunnen (blijven) beantwoorden, heeft Rijkswaterstaat een meerjarig onderzoeksprogramma opgezet (het project KPP-B&O Kust). Het onderzoek wordt uitgevoerd door Deltares, in nauwe samenwerking met andere onderzoeksinstituten en met Rijkswaterstaat zelf. Nieuwe inzichten die uit dit onderzoek voortkomen, kunnen ertoe leiden dat de suppletiepraktijk wordt aangepast. Deze interactie tussen kustbeleid, kustbeheer en kustonderzoek, draagt er aan bij dat acute veiligheidsproblemen langs de kust zoveel mogelijk kunnen worden beperkt. 1.2 Beheerbibliotheek Kust Bij het opstellen van het suppletieprogramma, heeft Rijkswaterstaat een goed overzicht van de beschikbare actuele informatie en kennis nodig. Voor dat doel wordt, als onderdeel van het project KPP-B&OKust, per kustvak van Rijkswaterstaat een Beheerbibliotheek Kust opgesteld. Dit betreft de kustvakken waarvoor een Basiskustlijn is gedefinieerd, en waar dus kustlijnonderhoud kan plaatsvinden. Een dergelijk overzicht maakt kennis niet alleen praktisch toepasbaar voor het opstellen van een suppletieprogramma, maar vormt ook een goede basis voor het opstellen van andere kustadviezen en kustonderzoeken. Via de Beheerbibliotheek vindt extra borging plaats van de kennis die in het project KPP-B&OKust wordt opgedaan. Daarmee vervult de Beheerbibliotheek een belangrijke rol in het kennis- en informatiemanagement voor het beheer en onderhoud van de kust. Dit begrip wordt in de volgende paragraaf verder toegelicht. 1.3 Kennis- en Informatiemanagement Data, informatie, kennis en wijsheid Er zijn verschillende manieren om de overgang van abstracte gegevens naar ervaringen en handelingsperspectieven te beschrijven. Een bekende methode is het maken van onderscheid tussen data, informatie en kennis. Sommige theorieën maken ook nog onderscheid tussen kennis, begrip en wijsheid, maar in de praktijk is dit onderscheid meestal niet eenvoudig. We laten dit onderscheid hier daarom verder buiten beschouwing en spreken hier alleen over kennis als overkoepelende term.

3 3/13 Data Ruwe feiten, abstract, zonder 17 betekenis van zichzelf Informatie Geeft betekenis aan data Maandag was het 17 C Kennis Het toepassen / interpreteren van geassimileerde data en informatie, bijvoorbeeld door het vinden van patronen en relaties. Kennis stelt iemand in staat om een beslissing te nemen of een handeling te verrichten. Hieruit kunnen ervaringen en begrip van principes ontstaan, wat de kennis verder vergroot. 17 C is kouder dan het langjariggemiddelde voor deze periode in het jaar. (Kennis) Dit is te koud om een korte broek aan te trekken. (Wijsheid) De Beheerbibliotheek is dus een verzameling van zowel informatie (bijv. kustlijnen, uitgevoerd beheer, etc.) als kennis (bijv. de beschrijving van het morfologische gedrag, regionale afspraken), die nodig is voor het beheer en onderhoud van de Nederlandse kust Wat is kennis- of informatiemanagement? Er is niet één vaststaande definitie voor kennismanagement, maar een (versimpelde) definitie die wij zelf hanteren, en die goed aansluit bij de huidige context, luidt: Kennis- en informatiemanagement is het proces van opslaan, overdragen en effectief gebruik (en ontwikkeling) van kennis en informatie ten behoeve van een overeengekomen doel, bijvoorbeeld de kennis en informatie over het beheer van een kustvak. Om de doelen te kunnen realiseren moeten kennis en informatie op het juiste moment toegepast kunnen worden en op de juiste plaats beschikbaar zijn. Voor kennis geldt dat het veelal zit opgeslagen in de hoofden van mensen. Het is dus maar de vraag of je weet wie je moet hebben, en of deze persoon op dat moment ook beschikbaar is. Informatie is vaak wel ergens digitaal opgeslagen, maar niet altijd goed bereikbaar om alle doelen te kunnen realiseren. Bovendien zit de kennis over welke informatie nodig is, en op welke plaats het te vinden is, vaak ook weer in de hoofden van mensen. Zonder goed kennis- en informatiemanagement is het dus moeilijk om de bereikbaarheid van kennis en informatie op het juiste moment en op de juiste plaats te garanderen. Bovenstaande definitie geeft ook aan dat er sprake is van een overeengekomen doel. Het helder hebben van een doel, maakt het makkelijker om de kennis en informatie op juiste plaats en in de juiste vorm aan te kunnen bieden. Zonder duidelijk doel (of met teveel verschillende doelen) wordt een adequaat kennis- en informatiemanagement veel complexer. Het doel voor de Beheerbibliotheek is daarom: het opslaan, overdragen en gebruiken van die kennis en informatie die nodig is voor het beheer en onderhoud van de kust (met de nadruk op de plan- en besluitvorming), en ondersteunen bij de ontwikkeling van die kennis.

4 4/13 Voor Rijkswaterstaat en Deltares biedt de Beheerbibliotheek borging van de relevante kennis en informatie uit de organisatie en het project, en maakt deze sneller (en breder) toegankelijk, bijvoorbeeld bij het opstellen van een suppletieprogramma (RWS-WVL) of bij het uitvoeren van een nieuwe studie (Deltares en samenwerkende partijen). 1.4 Dit document In de afgelopen vier jaar is voor elk kustvak een aparte Beheerbibliotheek opgesteld. In 2016 worden de laatste twee kustvakken in de Beheerbibliotheek opgenomen. Nu van alle Beheerbibliotheken een goede basis is gelegd, is het moment aangebroken om afspraken te gaan maken ten aanzien van: Aanvullen van ontbrekende onderdelen (waar nodig). Niet van alle kustvakken was dezelfde informatie al beschikbaar bij het opstellen ervan. Dit geldt bijvoorbeeld voor onderdelen die voor alle kustvakken in één keer aan een andere partij zijn uitbesteed (zoals zeereepdynamiek), of de resultaten van specifieke studies die maar voor één kustvak waren uitgevoerd. Een eerste stap is het identificeren van deze inconsistenties. Daarna moet gekeken worden of de ontbrekende onderdelen voor een kustvak ook daadwerkelijk van belang zijn, gegeven de doelstelling van de Beheerbibliotheek. Deze omissies zullen dan aangevuld moeten worden. In dit document geven wij een eerste inventarisatie van de inconsistenties in de inhoud van de Beheerbibliotheken (paragraaf 2.1). We stellen voor om in elke Beheerbibliotheek een overzicht van de compleetheid op te nemen, zodat dit in de toekomst eenvoudiger bij te houden is. Actueel houden. Veel informatie in de Beheerbibliotheek heeft een hoog actualiteitsgehalte, zoals de kustlijnontwikkeling en het uitgevoerde beheer. Na enkele jaren verliest deze informatie zijn relevantie. Kennis heeft meestal een iets langere houdbaarheidstermijn, maar ook hiervan is het belangrijk dat nieuwe inzichten op tijd worden toegevoegd. Voor een adequaat kennis- en informatiemanagement is het belangrijk dat de Beheerbibliotheek geen momentopname is. Er moeten dus goede afspraken worden gemaakt over de frequentie waarmee bepaalde onderdelen bijgewerkt moeten worden, en een goede organisatie om dit mogelijk te maken. In dit document doen wij een voorstel voor de actualisatie van de verschillende onderdelen (paragraaf 2.2). Ontsluiting. Een goede vorm van ontsluiting is in de eerste plaats belangrijk voor de bereikbaarheid en toegankelijkheid van de kennis. Maar daarnaast kan de ontsluiting ook een belangrijke rol spelen bij de actualisatie. Verschillende vormen van ontsluiting bieden verschillende voor- en nadelen. Hier moet een slimme keuze in worden gemaakt, en is het belangrijk dat er goede afspraken worden gemaakt over versiebeheer en kwaliteitsborging. Dit document is bedoeld als discussiedocument. De (voorlopige) afspraken die hier vervolgens uit kunnen voortkomen zullen worden vastgelegd in het Plan Van Aanpak voor het project KPP Beheer en Onderhoud Kust.

5 Algehele gebiedsbeschrijving Paleogeografie Systeemgedrag (grootschalig) Kustgedrag (kleinschalig & kustlijnontwikkeling) Dynamiek van de zeereep Datum 5/13 2 Organisatie kennis- en informatiemanagement in Beheerbibliotheek Kust 2.1 Inventarisatie onderdelen In de volgende tabellen staat voor alle onderdelen van de Beheerbibliotheek aangegeven of het onderdeel in de Beheerbibliotheek van een kustvak voorkomt, en in welk jaar het is toegevoegd. Er is nog niet gekeken naar de wijze waarop invulling is gegeven aan een onderdeel, of in hoeverre dit per kustvak verschilt. Morfologie Kustvak 2. Schiermonnikoog 2013 x Ameland 2013 x Terschelling x 5. Vlieland wordt in oktober 2016 afgerond 6. Texel 2014 x x 7. Noord-Holland 2013 x Rijnland x 9. Delfland x 11.Voorne 2014 x x 12. Goeree 2014 x x 13. Schouwen 2013 x Noord-Beveland 2014 x x 16. Walcheren 2013 x Zeeuws-Vlaanderen 2015 x x

6 Dynamische kusthandhaving, Vaststelling BKL Herzieningen Regionale afspraken Recreatie (Strandbreedte) Natuur (wetgeving en habitats) Kustverdediging Kustlijnhandhaving, uitgevoerd beheer Samenvattingen van kustlijnkaarten Evaluatie van suppleties Invloed suppleren op faalkansen Waterkering (beschrijving en toetsing) Datum 6/13 Beheer en Onderhoud Kustvak 2. Schiermonnikoog x x Ameland x Terschelling x x Vlieland wordt in oktober 2016 afgerond 6. Texel x x Noord-Holland Rijnland x x Delfland x x Voorne x x Goeree x x Schouwen x x Noord-Beveland x x Walcheren Zeeuws-Vlaanderen x x 2015 Kustbeleid Gebruiksfuncties Kustvak 2. Schiermonnikoog x 3. Ameland x 4. Terschelling Vlieland wordt in oktober 2016 afgerond 6. Texel x 7. Noord-Holland x 8. Rijnland Delfland Voorne x 12. Goeree x 13. Schouwen Noord-Beveland Walcheren x 17. Zeeuws-Vlaanderen De meeste onderdelen komen in elke Beheerbibliotheek voor, maar voor de volgende onderdelen is dat nog niet het geval:

7 7/13 Paleogeografie: dit onderdeel werd pas vanaf 2015 in de Beheerbibliotheken opgenomen. Voor de Beheerbibliotheken voor 2015 is dus nog een inhaalslag nodig. Dynamiek van de zeereep: dit onderdeel is alleen in 2013 aan de Beheerbibliotheken toegevoegd. Voor de overige Beheerbibliotheken maakte het deel uit van een uitbesteding, die in 2015 is afgerond. De informatie is dus wel beschikbaar en de update vereist slechts een kleine inspanning. De evaluatie van suppleties en info uit regionale adviezen: inmiddels zijn er evaluaties en regionale adviezen uitgevoerd waarvan de samenvatting nog niet in de betreffende Beheerbibliotheken zijn opgenomen. Hiervoor is dus nog een inhaalslag nodig. Invloed faalkans op suppleren: met betrekking tot dit onderdeel staat nog ter discussie of het nodig is om dit voor elk kustvak uit te werken (en vervolgens bij te werken), of dat het meer om een exemplarisch onderdeel gaat, over de algemene invloed van suppleren op faalkansen van de eerste duinenrij. Natuur: globale informatie over de wetgeving (N2000) uit de passende beoordelingen is vanaf 2015 in enkele Beheerbibliotheken opgenomen. Deze informatie is ook voor enkele andere kustvakken al beschikbaar. Voor de meeste kustvakken is de kennis en informatie voor deze onderdelen al wel beschikbaar. Het bijwerken ervan vraagt dus om een relatief kleine inspanning. We stellen voor om dit op te nemen in de programmering voor Actualiseren Als voor alle Beheerbibliotheken dezelfde basis is gelegd, kunnen we gaan nadenken over de actualisatie ervan. Om de actualisatie te kunnen organiseren, zijn twee dingen van belang: hoe vaak iets moet worden bijgewerkt (paragraaf 2.2.1), en wie zijn hier verantwoordelijk voor (paragraaf 2.2.2) Frequentie van actualiseren In de volgende tabellen geven we per onderdeel aan hoe gevoelig het onderdeel is voor wijzigingen (veroudert het snel?), en stellen we een werkwijze voor hoe het onderdeel bijgewerkt zou kunnen worden. Voor de gevoeligheid voor veroudering, hanteren we gemakshalve drie categorieën: Hoog: dit betreft vaak een beschrijving van een bepaalde situatie op een bepaald moment. Deze kennis en informatie is regelmatig aan verandering onderhevig, en het is belangrijk dat deze veranderingen binnen afzienbare tijd worden bijgewerkt in de Beheerbibliotheken. Een voorbeeld hiervan is de ontwikkeling van de kustlijn. Middel: deze kennis of informatie blijft redelijk lang actueel (in ieder geval tot 5 jaar), maar het is wel belangrijk dat wijzigingen op tijd worden geïdentificeerd en in de Beheerbibliotheken worden bijgewerkt. Een voorbeeld hiervan is het grootschalige morfologische gedrag. Laag: deze kennis of informatie heeft meestal een lange houdbaarheid (meestal langer dan 5 jaar). Alleen nieuwe inzichten of grote incidentele wijzigingen kunnen aanleiding geven tot een update. Een voorbeeld hiervan is de informatie over het beleid, of de paleogeografie. Voor de actualisatie stellen we eveneens een indeling in drie categorieën voor:

8 8/13 Vaak: Deze onderdelen zouden in ieder geval elke drie jaar bijgewerkt moeten worden. In de toekomst zou dit zelfs jaarlijks kunnen worden bijgewerkt, als wordt overgestapt op digitale ontsluiting, waarbij gebruik kan worden gemaakt van generieke routines voor het bijwerken van figuren voor deze onderdelen (zie ook paragraaf 2.3). Regelmatig: deze onderdelen hoeven niet altijd te worden bijgewerkt, maar het is wel aan te bevelen om elke 3 jaar te controleren of er sprake is van nieuwe inzichten, of andere grote veranderingen. Op basis van deze periodieke inventarisatie kan een eventuele benodigde actualisatieslag in de programmering van het volgende jaar worden meegenomen. Zelden: omdat deze onderdelen niet snel zullen verouderen zou hier een meer ad-hoc werkwijze kunnen volstaan, waarbij alleen een update wordt uitgevoerd wanneer hier een behoefte voor wordt gesignaleerd. In Tabel 2.1 staat per onderdeel aangegeven hoe gevoelig het is voor veroudering, en wat een bijpassende frequentie voor actualisatie zou kunnen zijn. Bovengenoemde werkwijze is bedoeld als vangnet. In sommige gevallen kan er, in het geval van belangrijke nieuwe inzichten of grote wijzigingen (bv door grootschalige ingreep), al vanzelf een prikkel ontstaan om de betreffende Beheerbibliotheek of het betreffende onderdeel bij te werken. Maar om de actualiteit en de relevantie van de Beheerbibliotheken te waarborgen, is het aan te bevelen om ook routinematig te controleren op wijzigingen. Daarbij is het raadzaam om een content manager aan te stellen, die de het overzicht en de regie houdt op de benodigde actualisatie en de uitvoering ervan. In de volgende paragraaf gaan we verder in op de verschillende rollen en verantwoordelijkheden. Tabel 2.1 Morfologie Voorstel voor de actualisatie-frequentie van de onderdelen in de Beheerbibliotheek Gevoeligheid Voorstel voor actualisatie voor veroudering Algehele gebiedsbeschrijving laag zelden: ad hoc op basis van behoefte Paleogeografie laag zelden: ad hoc op basis van behoefte Systeemgedrag (grootschalig) middel regelmatig: elke 3 jaar controle op wijzigingen Kustgedrag (kleinschalig & kustlijnontwikkeling) hoog vaak: in ieder geval elke 3 jaar actualiseren Dynamiek van de zeereep middel regelmatig: elke 3 jaar controle op wijzigingen Beheer en onderhoud Kustverdediging laag zelden: ad hoc op basis van behoefte Kustlijnhandhaving, uitgevoerd beheer hoog vaak: in ieder geval elke 3 jaar actualiseren Samenvattingen van kustlijnkaarten hoog vaak: in ieder geval elke 3 jaar actualiseren Evaluatie van suppleties middel regelmatig: elke 3 jaar controle op wijzigingen Invloed suppleren op faalkansen laag? zelden: ad hoc op basis van behoefte Waterkering (beschrijving en toetsing) laag zelden: ad hoc op basis van behoefte Kustbeleid Dynamische kusthandhaving, Vaststelling BKL laag zelden: ad hoc op basis van behoefte Herzieningen laag zelden: ad hoc op basis van behoefte Regionale afspraken laag zelden: ad hoc op basis van behoefte

9 9/13 Gebruiksfuncties Gevoeligheid voor veroudering Voorstel voor actualisatie Recreatie (Strandbreedte) laag zelden: ad hoc op basis van behoefte Natuur (wetgeving en habitats) laag zelden: ad hoc op basis van behoefte Rollen en verantwoordelijkheden De belangrijkste rollen die we in dit voorstel onderscheiden (afgekort): - CM = content manager (dit kan bijvoorbeeld tegelijk ook de deelprojectleider zijn van Toestand van de Kust, maar is niet noodzakelijk). - PL Deltares = projectleider van KPP Beheer en Onderhoud Kust - RWS = RWS projectleider of counterpart van KPP Beheer en Onderhoud Kust. (We gaan in deze memo niet in op een verdere specificatie van de rollen binnen RWS.) Het processchema in Figuur 2.1 laat de activiteiten en de verantwoordelijkheden zien. Het schema spreekt voor zich. Een korte toelichting bij de programmering: de content manager houdt gedurende het jaar een overzicht bij van alle onderdelen, wat de status ervan is, of er nieuwe informatie beschikbaar is, en of er behoefte is aan nieuwe onderdelen. Op basis van dit overzicht komt de content manager met een voorstel voor de actualisatie of uitbreiding van de Beheerbibliotheek in het volgende jaar. Dit kan een voorstel zijn om specifieke kustvakken geheel te actualiseren (kustvak-specifiek), of om specifieke onderdelen in één of meerdere beheerbibliotheken te actualiseren c.q. toe te voegen (onderdeel-specifiek). Een combinatie van beide is daarbij ook mogelijk.

10 Uitvoering Programmering Bijhouden overzichten Datum 10/13 Bijhouden activiteiten en producten KPP BenO Kust, relevant voor BB (PL) Aangeven eventuele (ad hoc) behoefte voor actualisatie of uitbreiding BB (RWS) Bijhouden overzicht onderdelen + status BB, en eventuele behoefte voor uitbreiding (CM) Bijgewerkt overzichtsschema augustus/september Maken van voorstel voor programmering actualisatie en uitbreiding BB volgende jaar. (CM) Voorstel voor in PVA volgende jaar NEE Goedkeuring PL + RWS JA PVA KPP met afspraken Organiseren en toezien op uitvoering van actualisatie of uitbreiding, volgens afspraken in PVA. (CM) Bijgewerkte Beheerbibliotheken Figuur 2.1 Activiteiten en verantwoordelijkheden bij het actualiseren en het uitbreiden van de Beheerbibliotheken Ontsluiting Welke eisen of wensen kunnen we stellen ten aanzien van de ontsluiting van kennis en informatie? Kijkend naar de eerdergenoemde definitie, kunnen we in ieder geval al het volgende identificeren: Met betrekking tot het opslaan: het moet makkelijk zijn om kennis en informatie toe te voegen, of te wijzigen.

11 11/13 Met betrekking tot het overdragen: de status van de kennis en informatie moet duidelijk zijn, en het moet refereerbaar zijn. Dat vraagt een goed versiebeheer en doorverwijzingen naar bronnen (liefst dynamisch gekoppeld). Met betrekking tot het effectief gebruik en ontwikkeling: de kennis en informatie moet toegankelijk en vindbaar zijn voor de doelgroep Huidige ontsluiting Op dit moment zijn de Beheerbibliotheken ontsloten in de vorm van een (statisch) rapport, en beschikbaar gesteld via een website en wiki. De rapportvorm maakt de Beheerbibliotheken nog erg statisch, en daardoor moeilijker bij te werken. Het voordeel hiervan is wel dat de status direct duidelijk is: je kan er geen actuelere kennis en informatie in vinden dan de datum die op het rapport staat. Een ander nadeel van de rapportvorm is de vindbaarheid en de toegankelijkheid van de kennis en informatie. Het vinden van de rapportage zelf hoeft nog geen opgave te zijn, maar het is dan nog niet direct duidelijk welke informatie er allemaal in te vinden is. Een slimme zoekfunctie ontbreekt, en de enige houvast die je hebt zijn de paragraafkopjes, gevolgd door lange lappen tekst. Als we vasthouden aan de huidige vorm van ontsluiting, dan zou dit betekenen dat bij het periodiek bijwerken van een bepaald onderdeel of generieke teksten, alle rapportages opnieuw moeten worden uitgebracht waarin dit is gewijzigd. Dan blijft nog wel de vraag staan of de eerdere versies ook nog ontsloten moeten worden, of dat deze gearchiveerd kunnen worden. Daarnaast bestaat nog steeds het risico dat oude versies nog lang blijven rondzwerven Digitale ontsluiting Als we overgaan naar een digitale vorm van ontsluiten, komen er nieuwe mogelijkheden (en uitdagingen) naar voren. In deze memo gaan we nog niet gedetailleerd in op het gehele scala aan technische mogelijkheden. Wel benoemen we de belangrijkste mogelijkheden en uitdagingen die tijdens een workshop door gebruikers en onderzoekers zijn geïdentificeerd. De belangrijkste uitdagingen en mogelijkheden worden hieronder toegelicht. Refereerbaarheid: een digitale Beheerbibliotheek, die bovendien regelmatig wordt bijgewerkt, is moeilijker refereerbaar dan een statisch document. Maar toch zijn hier voldoende mogelijkheden voor: de digitale Beheerbibliotheek ontsluit geen eigen onderzoek, maar is altijd gebaseerd op achterliggende (onderzoeks)documenten. Het periodiek bijwerken van een bepaald onderdeel (bijvoorbeeld van de kustlijnontwikkeling) zou dan eerst als een aparte notitie of rapportage opgeleverd moeten worden, en daarna in de digitale Beheerbibliotheek worden opgenomen. Deze achterliggende brondocumenten zijn dan statisch, en daardoor wel goed refereerbaar. op elke pagina in de digitale Beheerbibliotheek aangeven wanneer deze voor het laatst is bijgewerkt (datum en versienummer). Daarmee is het mogelijk om naar een specifieke versie van de onderdelen (pagina s) te verwijzen. Het is daarnaast ook mogelijk om oudere versies van de pagina opvraagbaar te houden.

12 12/13 Gebruiksvriendelijke structuur: het opzetten van een goede structuur vraagt een zekere inspanning en investering. In 2013 is al een poging gedaan met Hogeschool Zeeland, wat helaas nog geen gebruiksvriendelijke Beheerbibliotheek opleverde. Er is daarbij veel tijd en aandacht aan moderne technieken onder de motorkap besteed, en te weinig aan de overzichtelijke opbouw. Een les die we hier uit kunnen leren, is om eerst te beginnen met een simpele opzet (overeenkomstig met de structuur in de rapportversie). Daarmee kunnen we al profiteren van enkele voordelen van een digitale Beheerbibliotheek (zoals makkelijker actualiseren en ontsluiten). En vanuit deze simpele basis kan er vervolgens verder gedacht worden aan het uitbreiden van de technische mogelijkheden. Voordelen van een digitale Beheerbibliotheek: er zijn verschillende voordelen te noemen, sommige zijn eenvoudig te realiseren, andere vereisen een iets grotere inspanning of ontwikkeling van technische mogelijkheden. We zien in ieder geval al de volgende voordelen: directe koppelingen naar brondocumenten modulair schrijven: efficiënt hergebruiken van teksten en onderdelen generieke onderdelen (zoals beleid) hoeven maar op 1 plek aangepast te worden. na het actualiseren van onderdelen hoeft geen nieuw rapport te worden uitgebracht, maar kan het versienummer op de betreffende pagina worden aangepast. oudere versies blijven wel oproepbaar, maar de status ervan is duidelijk. Ze blijven niet rondzwerven. door gebruik te maken van generieke routines om bepaalde figuren bij te werken, vraagt het actualiseren van bepaalde onderdelen een kleinere inspanning. mooiere visualisatie, bijvoorbeeld in de vorm van animaties mogelijkheden m.b.t. de doorzoekbaarheid van de informatie, door bijvoorbeeld kruislings door verschillende beheerbibliotheken te zoeken, op een bepaald onderwerp. We bevelen aan om de technische mogelijkheden van bovenstaande opties volgend jaar verder te onderzoeken. Daarbij kunnen we ingaan op de benodigde inspanning die er voor nodig is, en wat het oplevert. Parallel aan dat onderzoek stellen we voor om alvast te beginnen met een digitale basisversie, waarin alle huidige rapportteksten en figuren in ieder geval al op de Deltares wiki worden gezet. De inspanning die hiervoor nodig is, is relatief beperkt en kan bijvoorbeeld door een uitzendkracht worden uitgevoerd.

13 13/13 3 Conclusies en aanbevelingen Met het verzamelen van relevante informatie in Beheerbibliotheken is de afgelopen jaren een belangrijke eerste stap gezet voor het kennis- en informatiemanagement voor het KPP programma Beheer en Onderhoud Kust. Maar er is alleen sprake van kennis- en informatiemanagement als ook de toekomstige kennis en informatie er in gewaarborgd wordt. In dit document is een voorstel gedaan voor de organisatie hiervan. Aanbevolen activiteiten die in 2017 kunnen worden opgepakt: Inhaalslag op ontbrekende onderdelen die nog niet eerder al in een aparte rapportage binnen het KPP project zijn opgeleverd (wat bijvoorbeeld voor de regionale adviezen of evaluatie van suppleties wel het geval is). Deze onderdelen kunnen in 2017 enkele losstaande rapportages worden opgeleverd, en bij de volgende actualisatie van de betreffende kustvakken worden opgenomen in de Beheerbibliotheek. Het gaat daarbij om de onderdelen (zie ook paragraaf 2.1). o paleogeografie o dynamiek van de zeereep o natuur(wetgeving) en ecologie Actualiseren van de 5 beheerbibliotheken uit 2013 (zie Tabel 2.1 voor de onderdelen waarvoor we regelmatige actualisatie aanbevelen). Het gaat om de kustvakken: Schiermonnikoog, Ameland, Noord-Holland, Schouwen, Walcheren. Deze 5 beheerbibliotheken simpel overzetten (kopiëren) op wiki pagina s Korte inventarisatie van beschikbare technieken die meerwaarde zouden kunnen toevoegen aan de digitale Beheerbibliotheek, en de verwachte inspanning versus de verwachte baten. De uiteindelijke programmering van bovenstaande activiteiten hangt af van het beschikbare budget in 2017, en het overleg met Rijkswaterstaat.