Selectiedocument Niet-openbare Europese aanbesteding. Schoonmaak. Drenthe College en Stad & Esch (incl. De Ambelt, Locatie Meppel) Ten behoeve van

Transcriptie

1 Selectiedocument Niet-openbare Europese aanbesteding Schoonmaak Ten behoeve van Drenthe College en Stad & Esch (incl. De Ambelt, Locatie Meppel) Aanbestedingsnummer TenderNed: februari 2015, Drenthe College / Stad & Esch / De Ambelt / Ingenion Alle rechten voorbehouden. Niets uit dit document mag worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand en/of openbaar gemaakt in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopieën, opnamen of op enige andere manier zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de auteur.

2 Inhoudsopgave DEFINITIES EN BEGRIPSBEPALING INLEIDING ONDERWERP VAN DE AANBESTEDING DOELEN VAN DE AANBESTEDING PERCELEN... 6 Perceel 1: Emmen (Drenthe College)... 6 Perceel 2: Meppel en Assen (Drenthe College)... 7 Perceel 3: Meppel en Diever (Stad & Esch) inclusief De Ambelt, Locatie Meppel OVEREENKOMST LEESWIJZER AANBESTEDENDE DIENST Drenthe College Stad & Esch De Ambelt Informatie op het internet Adresgegevens AARD EN OMVANG VAN DE OPDRACHT HUIDIGE SITUATIE GEWENSTE SITUATIE OMVANG VAN DE OPDRACHT PROCEDURE DIGITAAL AANBESTEDEN NIET OPENBARE AANBESTEDING Fase 1: De preselectie Fase 2: Uitnodiging tot Inschrijving PLANNING NOTA VAN INLICHTINGEN SAMENWERKINGSVERBANDEN Combinatie Onderaanneming AANVRAAG TOT DEELNEMING Contactpersoon Aanbestedende Dienst Vormvereisten Aanvraag tot Deelneming Wijze van aanbieden OPENEN VAN DE AANVRAGEN BEOORDELEN AANVRAGEN TOT INSCHRIJVING Algemeen Controle Selectieprocedure Beoordeling selectiecriterium referenties Beoordeling kwaliteitsborging Eindbeoordeling Beoordelingscommissie Berichtgeving uitslag beoordeling ALGEMENE BEPALINGEN KOSTEN DEELNAME PROCEDURE REGELGEVING ALGEMENE VOORWAARDEN EN BEPALINGEN AKKOORDVERKLARING (INTELLECTUEEL) EIGENDOM GEHEIMHOUDING VOORBEHOUDEN ONVOLKOMENHEDEN KLACHTEN Drenthe College / Stad & Esch / De Ambelt Pagina 2 van 34

3 BIJLAGE 1. CHECKLIST BIJLAGE 2. UNIFORME EIGEN VERKLARING BIJLAGE 3. FINANCIEEL ECONOMISCHE BEKWAAMHEID BIJLAGE 4. VERKLARING VERZEKERING BIJLAGE 5. REFERENTIES BIJLAGE 6. VERKLARING PERSONEELSBELEID BIJLAGE 7. VERKLARING KWALITEITSBORGINGSYSTEEM BIJLAGE 8. LOCATIES BIJLAGE 9. ALGEMENE INKOOPVOORWAARDEN BIJLAGE 10. BROCHURE TENDERNED Drenthe College / Stad & Esch / De Ambelt Pagina 3 van 34

4 Definities en begripsbepaling Begrippen en definities kunnen zowel in enkelvoud als meervoud worden gehanteerd. Aanbestedende Dienst: Drenthe College en/of Stad & Esch inclusief De Ambelt. Aanvraag tot Deelneming: Het door een Gegadigde gedaan verzoek om te worden geselecteerd als Inschrijver. AW 2012: Aanbestedingswet 2012 Bijlage: Een bijlage bij één van de aanbestedingsdocumenten. De Ambelt Stichting Orthopedagogisch Centrum De Ambelt, statutair gevestigd te Zwolle, ook handelend onder de naam De Ambelt. Drenthe College: Stichting Regionaal Opleidingen Centrum Drenthe, statutair gevestigd te Emmen, ook handelend onder de naam Drenthe College. Gegadigde: Een natuurlijke- of rechtspersoon die een Aanvraag tot Deelneming indient. Inschrijver: Een geselecteerde natuurlijke- of rechtspersoon (marktpartij of een combinatie van marktpartijen) die een Inschrijving indient. Inschrijving: Een offerte van een Inschrijver uitgebracht aan Aanbestedende Dienst gebaseerd op de eisen en wensen van Aanbestedende Dienst zoals beschreven in de Uitnodiging tot Inschrijving. Kantooruren: De uren op Werkdagen tussen 08:00 uur tot 17:00 uur, Nederlandse tijd. Locatie: De vestiging van de Aanbestedende Dienst Nota van Inlichtingen: Document waarin vragen van de Gegadigden / Inschrijvers en de antwoorden daarop zijn opgenomen, evenals eventuele wijzigingen in de, Uitnodiging tot Inschrijving en/of in de daaraan gerelateerde aanbestedingsdocumenten. Opdrachtgever: Indien een Overeenkomst is gesloten met een Inschrijver: de Aanbestedende Dienst. Opdrachtnemer: De Inschrijver aan wie op basis van deze aanbesteding de opdracht gegund is. Overeenkomst: Een overeenkomst tussen de Aanbestedende Dienst en de Inschrijver die de economisch meest voordelige inschrijving heeft ingediend. Programma van Eisen: Het hoofdstuk van de Uitnodiging tot Inschrijving waarin de inhoud van de gevraagde dienstverlening en de eisen gesteld aan de Inschrijving en de te verrichten diensten is vastgelegd. Drenthe College / Stad & Esch / De Ambelt Pagina 4 van 34

5 Selectiecriteria: Eisen waaraan een Gegadigde moet voldoen om geselecteerd te worden voor het doen van een Inschrijving. Selectiecriteria vallen uiteen in uitsluitingsgronden, geschiktheidseisen en shortlistcriteria. : Het onderhavige document waarin staat aangegeven op welke wijze Gegadigden worden geselecteerd om uitgenodigd te worden voor het uitbrengen van een Inschrijving. Eventuele Bijlagen maken integraal onderdeel uit van de. Stad & Esch: Stichting Onderwijsgroep Zuidwest-Drenthe, statutair gevestigd te Emmen, ook handelend onder de naam Stad & Esch. Uitnodiging tot Inschrijving: ---- Het document waarin Aanbestedende Dienst zijn eisen en wensen heeft verwoord en waarop de Inschrijver zijn Inschrijving dient te baseren. Eventuele Bijlagen maken integraal onderdeel uit van de Uitnodiging tot Inschrijving. Werkdag: Een kalenderdag, niet zijnde een zaterdag of zondag, een algemeen erkende feestdag in Nederland of het equivalent van een algemeen erkende feestdag ingevolge artikel 3 van de Algemene Termijnenwet. Drenthe College / Stad & Esch / De Ambelt Pagina 5 van 34

6 1. INLEIDING Voor u ligt de selectieleidraad met aanbestedingsnummer voor Schoonmaak t.b.v. Drenthe College, Stad & Esch en De Ambelt Onderwerp van de aanbesteding Beoogd resultaat van deze aanbesteding is het aangaan van een Overeenkomst met één of meerdere partijen voor schoonmaakdienstverlening en glasbewassing voor de duur van 3 jaar met de optie om deze met 3 maal te verlengen voor de periode van 1 jaar. Het is de bedoeling dat zowel Drenthe College, Stad & Esch en De Ambelt ieder met de inschrijver(s) aan wie wordt gegund een eigen overeenkomst afsluit. Drenthe College, Stad & Esch en De Ambelt zijn voor de schoonmaak op zoek naar één of meerdere partijen die qua dienstverlening kunnen voorzien in de levering van een totaalpakket en volledig kan voldoen aan de eisen en wensen uit deze, de daarop volgende Uitnodiging tot Inschrijving en die tevens over ruime ervaring en innovatief vermogen beschikt, flexibel is en voldoende kwaliteit in huis heeft ten einde de schoonmaakwerkzaamheden voor deze onderwijsinstellingen naar tevredenheid te verrichten. De Gegadigde dient te beschikken over een sterke, flexibele, klantgerichte houding, zeer uitgebreide vakkennis, goede logistieke voorzieningen, voldoende en gekwalificeerd personeel en is tevens uitstekend op de hoogte van wet- en regelgeving omtrent het gebruik van schoonmaakmiddelen. Dit alles in verhouding tot de aard van de opdracht. Daarnaast onderschrijft de Gegadigde de Code Verantwoordelijk Marktgedrag. Drenthe College, Stad & Esch en De Ambelt willen via deze code bevorderen dat de principes voor maatschappelijk verantwoord ondernemen in de praktijk worden toegepast Doelen van de aanbesteding Aanbestedende Dienst heeft de volgende doelstellingen geformuleerd: 1. Betrouwbare en flexibele dienstverlening welke Opdrachtgever maximaal ontzorgd; 2. Verlagen van de Total Cost of Ownership o.a. door: a. Toepassen van een eenvoudig en doeltreffend kwaliteitsbeheersysteem b. Heldere, flexibele en vlotte communicatie tussen partijen c. Een accurate en efficiënte factuurverwerking d. Voorkomen en verhelpen van eventuele problemen e. Vermindering van de beheerlast en daarmee gemoeide kosten 3. Duurzaamheid (minimaal conform criteria agentschapnl); 4. Toenemend percentage tevreden klanten en medewerkers, blijkens een klanttevredenheidonderzoek Percelen De aanbesteding bestaat uit drie percelen te weten: 1. Schoonmaakdiensten t.b.v. de Locaties van Drenthe College in Emmen 2. Schoonmaakdiensten t.b.v. de Locaties van Drenthe College in Meppel en Assen. 3. Schoonmaakdiensten t.b.v. Locaties van Stad & Esch in Meppel en Diever inclusief De Ambelt, Locatie Meppel Perceel 1: Emmen (Drenthe College) Onder schoonmaakdiensten aan de Locaties van Drenthe College in Emmen wordt verstaan: Reguliere schoonmaak Periodieke schoonmaak Glasbewassing Drenthe College / Stad & Esch / De Ambelt Pagina 6 van 34

7 Ten behoeve van 5 Locaties met een gezamenlijke oppervlakte van m 2 en m² glas. Meer informatie betreffende alle genoemde Locaties treft u aan in BIJLAGE 8. Perceel 2: Meppel en Assen (Drenthe College) Onder schoonmaakdiensten aan de Locaties van Drenthe College in Assen en Meppel wordt verstaan: Reguliere schoonmaak Periodieke schoonmaak Glasbewassing Ten behoeve van 4 Locaties met een gezamenlijke vloeroppervlakte van m 2 en 7.187m 2 glas. Perceel 3: Meppel en Diever (Stad & Esch) inclusief De Ambelt, Locatie Meppel Onder schoonmaakdiensten aan de Locaties van Stad & Esch in Diever en Meppel inclusief één Locatie van De Ambelt in Meppel wordt verstaan: Reguliere schoonmaak Periodieke schoonmaak Glasbewassing (optioneel!) Ten behoeve van 3 Locaties met een gezamenlijke vloeroppervlakte van m 2 en een nog nader te bepalen aantal m 2 glas. (Glasbewassing is optioneel: Stad & Esch behoudt zich het recht voor om geen gebruik te maken van de Inschrijving voor glasbewassing van perceel 3). Genoemde aantallen zijn gebaseerd op bij Aanbestedende dienst bekende gegevens. Aan de aantallen uit dit document en de Bijlagen kunnen geen conclusies worden verbonden, noch rechten of afnamegaranties worden ontleend Overeenkomst Het streven is om per 1 augustus 2015 de Overeenkomst(en) voor alle percelen in werking te laten treden. De af te sluiten Overeenkomsten zullen worden gebaseerd op deze, de Uitnodiging tot Inschrijving (fase 2, zie ook paragraaf 3.1), de inkoopvoorwaarden van de Aanbestedende Dienst, de conceptovereenkomst (fase 2) en de Inschrijving van de Opdrachtnemer. De duur van alle Overeenkomsten (voor alle percelen) is gesteld op 3 jaar plus de optie om de Overeenkomst 3 keer te verlengen voor een periode van 1 jaar. De contractduur is hiermee langer dan 48 maanden. De redenen hiervoor zijn gelegen in het feit dat: a. Aanbestedende Dienst wenst een stabiele werkomgeving te creëren voor het schoonmaakpersoneel van de Opdrachtnemer en haar eigen medewerkers en leerlingen; b. Aanbestedende Dienst van mening is dat partij aan wie de opdracht wordt gegund inspanningen (personeelsovername, inwerken van het (nieuwe) personeel met de richtlijnen van de nieuwe opdrachtgever, opleiden en/of bekend maken van overgenomen personeel met werkwijze van schoonmaakleverancier, schoonmaakprogramma s maken voor alle ruimten, etc.) verricht en waar Aanbestedende Dienst enige zekerheid tegenover wenst te stellen; c. Een termijn als genoemd gebruikelijk is in de branche Leeswijzer Deze leeswijzer bevat een korte weergave van de opbouw van deze. Drenthe College / Stad & Esch / De Ambelt Pagina 7 van 34

8 Hoofdstuk 1 verschaft informatie over de Aanbestedende Dienst, het doel en onderwerp van deze aanbesteding en een beknopte toelichting op de procedure. Hoofdstuk 2 gaat in op de aard en omvang van de opdracht. Hoofdstuk 3 geeft een beschrijving van de te volgen procedure. Hoofdstuk 4 heeft betrekking op algemene bepalingen en (juridische) voorwaarden. In de bijlagen zitten de benodigde formulieren voor aanmelding, een adressenlijst en algemene inkoopvoorwaarden Aanbestedende Dienst De aanbestedende dienst bestaat uit drie onderwijsorganisaties: Drenthe College, Stad & Esch en De Ambelt. Penvoerder namens de Aanbestedende Dienst is Drenthe College. In de navolgende paragrafen treft u algemene informatie aan over de deelnemende instellingen Drenthe College Drenthe College is een mbo en opleidingscentrum in het Noorden en Oosten van Nederland. Drenthe College (DC) heeft ongeveer studenten die een opleiding volgen op één van de Locaties in de provincie Drenthe: Assen, Emmen en Meppel. Drenthe College biedt studenten van alle leeftijden uitdagend beroepsgericht onderwijs, gericht op werk, persoonlijke ontwikkeling en vervolgstudie. Drenthe College heeft bijna 530 gemotiveerde docenten en ruim 350 medewerkers in de ondersteunende diensten. De missie van Drenthe College is het stimuleren van studenten en medewerkers om het beste uit zichzelf te halen Stad & Esch Stad & Esch is een school waar de passie vanaf spat. Waar je energie krijgt én geeft. Werken bij Stad & Esch is werken in een omgeving waar creativiteit de motor is. Stad & Esch heeft een heel breed onderwijsaanbod: van gymnasium tot praktijkonderwijs. Op het Onderwijspark Ezinge in Meppel vind je het Stad & Esch Lyceum, het Stad & Esch Beroepencollege en de Stad & Esch Praktijkschool. Ook in Diever staat een Locatie van Stad & Esch. De Locaties van Stad & Esch in Meppel en Diever tellen samen zo'n 2100 leerlingen en 275 medewerkers. Stad & Esch is voornemens haar Locatie te Diever grondig te renoveren. Het streven is deze renovatie in 2015 te starten. De oppervlakte blijft nagenoeg gelijk, de ruimte indeling zal echter worden aangepast De Ambelt De Ambelt aan de Randweg en de Ezingerweg (nieuwe Locatie per schooljaar ) in Meppel biedt leerlingen die een Vmbo-niveau hebben de kans een regulier diploma te behalen in de richtingen: TL, Metaal- electro- en installatietechniek (basis en kader) Bouwbreed (basis en kader) Handel en administratie (basis en kader) Voertuigentechniek (basis en kader) en Zorg en welzijn (basis en kader). Tevens bieden wij leerlingen uit de regio de mogelijkheid om in samenwerking met ivio@school klas 1, 2 en 3 van de Havo te volgen. De samenwerking met RSG Stad & Esch maakt het mogelijk dat vmbo-leerlingen De Ambelt in Meppel verlaten met het Stad & Esch-diploma Informatie op het internet Meer informatie over deze onderwijsinstellingen kunt vinden op het volgende internetadressen: Drenthe College Stad & Esch De Ambelt - Locatie Meppel Adresgegevens Een compleet overzicht met Locaties en adressen treft u aan in BIJLAGE 8. Drenthe College / Stad & Esch / De Ambelt Pagina 8 van 34

9 2. AARD EN OMVANG VAN DE OPDRACHT 2.1. Huidige situatie Drenthe College: Schoonmaak wordt verricht door een partij welke op basis van een Europese aanbesteding uit 2010 is gegund. Deze partij verzorgd de schoonmaak op alle Locaties van Drenthe College. De overeenkomst ten behoeve van deze dienstverlening eindigt 1 augustus Stad & Esch: Ook hier is een partij werkzaam die op grond van Europese aanbesteding de opdracht gegund heeft gekregen. Deze partij verzorgd de schoonmaak op alle Locaties van Stad & Esch. De overeenkomst met de huidige schoonmaakpartij eindigt eveneens per 1 augustus De Ambelt: De Locatie die is toegevoegd aan perceel 3, is betrekkelijk nieuw voor De Ambelt. De Ambelt heeft voor dit object nog geen overeenkomst. De wens van De Ambelt is aangezien zij ruimten in hetzelfde gebouw als Stad & Esch gebruikt vanwege praktische redenen diensten hetzelfde schoonmaakbedrijf af te nemen en is om deze reden aan hetzelfde perceel toegevoegd Gewenste situatie De Aanbestedende Dienst wenst voor alle percelen een Overeenkomst voor regulier schoonmaakonderhoud, periodiek schoonmaakonderhoud en glasbewassing met één Opdrachtnemer of indien de uitslag van dien aard is dat meerdere percelen aan dezelfde Inschrijver wordt gegund met één Opdrachtnemer voor meerdere percelen. Zowel Drenthe College als Stad & Esch als De Ambelt sluiten individueel een overeenkomst met de winnaar van het betreffende perceel. De Aanbestedende Dienst verwacht van Opdrachtnemer dat zij beschikt over de nodige deskundigheid en ervaring met betrekking tot schoonmaakdienstverlening en glasbewassing in het onderwijs en die zich als een risicodragende partner durft op te stellen. Tevens beschikt zij over voldoende kundig personeel ten behoeve van goede aansturing van schoonmakers. De Opdrachtnemer begrijpt de dynamiek van onderwijsinstellingen als Drenthe College, Stad & Esch en De Ambelt en stelt hen, als Opdrachtgever, in staat om Locaties of delen daarvan gedurende de looptijd van de Overeenkomst buiten beschouwing te laten, waarbij de kosten evenredig aan de afgestoten vierkante meters verminderd worden. Elke onderwijsinstelling wenst separaat facturen te ontvangen, uitgesplitst naar Locatie Omvang van de opdracht In Tabel 1 is een beknopt overzicht gegeven van het aantal Locaties en omvang van de huidige dienstverlening voor deze aanbesteding. Meer gedetailleerde informatie treft u aan in BIJLAGE 8. Aan de aantallen uit deze tabellen kunnen geen conclusies worden verbonden, noch rechten of afnamegaranties worden ontleend. Tabel 1: Omvang opdracht Perceel 1 Perceel 2 Perceel 3 Bijzonderheden Glasoppervlakte n.n.t.b. glas P3 optioneel Vloeroppervlakte Aantal Locaties Drenthe College / Stad & Esch / De Ambelt Pagina 9 van 34

10 3. PROCEDURE 3.1. Digitaal aanbesteden De aanbesteding zal volledig digitaal worden doorlopen. Dit betekent voor de Gegadigde dat bedrijfsgegevens, bewijsstukken en offertes in dit geval via TenderNed digitaal en online moeten worden ingediend. Op papier aanbesteden is een ander proces dan digitaal aanbesteden. Een Gegadigde dient een account te hebben om zaken te downloaden en in te dienen. Hiertoe dient de Gegadigde zich te registreren bij TenderNed. Met ingang van 2015 heeft een onderneming een zogenaamde eherkenning nodig om in te loggen. Meer informatie over digitaal aanbesteden voor Gegadigden vindt u in BIJLAGE 10. Wij raden Gegadigde met klem aan zo snel mogelijke grondig kennis te nemen van de werkwijze van digitaal aanbesteden via TenderNed. Op TenderNed is ook een hulpfunctie beschikbaar: De egids biedt online ondersteuning. De gids is op de website altijd rechts bovenin via de knop Help beschikbaar. De egids weet op welk scherm u zich in TenderNed bevindt en biedt zo direct relevante informatie. Naast de egids is de servicedesk bereikbaar op werkdagen van 08:30 tot 18:00 uur via 0800-TenderNed ( ) Niet Openbare aanbesteding De onderhavige aanbesteding wordt gevoerd volgens een niet openbare procedure. Dit betekent dat de aanbesteding in twee hoofdfasen wordt gesplitst Fase 1: De preselectie Tijdens deze fase kan iedere geïnteresseerde partij zich als Gegadigde aanmelden. De Aanbestedende Dienst selecteert aan de hand van de beoordeling van vooropgestelde selectiecriteria maximaal vijf (5) Gegadigden die worden uitgenodigd voor de tweede fase van de aanbesteding, het indienen van een Inschrijving. Hierbij geldt dat de vijf hoogst scorende Gegadigden worden geselecteerd. Indien blijkt dat meerdere Gegadigden gelijk scoren zal middels loting het aantal worden teruggebracht tot vijf. In de preselectiefase wordt een onderscheid gemaakt tussen minimumeisen en selectiecriteria. Gegadigden die menen te voldoen aan de minimumeisen worden uitgenodigd tot het indienen van een Aanvraag tot Deelneming. Aan de hand van de selectiecriteria wordt de geschiktheid voor het uitvoeren van de opdracht van de gegadigden onderzocht. De minimumeisen en selectiecriteria worden in paragraaf 3.8 specifiek toegelicht. De door de wet voorgeschreven doorlooptijd van fase 1 bedraagt tenminste 30 dagen Fase 2: Uitnodiging tot Inschrijving Tijdens deze fase vindt de daadwerkelijke inschrijving plaats. De 5 geselecteerde Gegadigden ontvangen een Uitnodiging tot Inschrijving. Gunning vindt plaats op basis van de Uitnodiging tot Inschrijving kenbaar gemaakte gunningcriteria. De wettelijke doorlooptijd van fase 2 bedraagt tenminste 40 dagen Planning In onderstaande planning (Tabel 2) zijn de activiteiten benoemd die onderdeel uitmaken van deze procedure. De gehanteerde tijden zijn Nederlandse tijden. De data en tijden in deze planning zijn tot en met het openen van de Inschrijvingen definitief vastgesteld. Indien hierin een wijziging optreedt, ontvangen alle Inschrijvers hiervan schriftelijk bericht. De planning is indicatief. De Aanbestedende Dienst behoudt zich het recht voor data en Drenthe College / Stad & Esch / De Ambelt Pagina 10 van 34

11 tijden te wijzigen, met inachtneming van de minimumtermijnen zoals vermeld in de AW Aan deze planning kunnen geen rechten worden ontleend. Tabel 2: Planning Europese aanbesteding Schoonmaakdienstverlening FASE 1 FASE 2 Omschrijving activiteiten Datum Tijd Toelichting Publicatie 6 februari 2015 beschikbaar 6 februari 2015 Sluiting schriftelijke vragenronde 16 februari 2015 Voor 10:00 uur Zie 3.4 Toezending Nota van Inlichtingen 25 februari 2015 Zie 3.4 Sluiting indiening Aanvraag tot Deelneming 9 maart 2015 Voor 12:00 uur Openen kluis met aanvragen 9 maart :01 uur Bekendmaking geselecteerde Inschrijvers 18 maart 2015 Verzending Uitnodiging tot Inschrijving 25 maart 2015 Schouwing 31 maart 2015 Sluiting 1e schriftelijke vragenronde Uitnodiging tot Inschrijving Toezending Nota van Inlichtingen 15 april april 2015 Voor 10:00 uur Sluiting evt. 2e schriftelijke vragenronde 20 april 2015 Voor 10:00 uur Toezending evt. 2e Nota van Inlichtingen 22 april 2015 Sluiting indiening van Inschrijving 29 april 2015 Voor 12:00 uur Openen kluis met Inschrijvingen 29 april :05 uur Gunning voorlopig 18 mei 2015 Definitieve gunning 8 juni 2015 Start Implementatie 9 juni 2015 Ingangsdatum Overeenkomst 1 augustus Nota van Inlichtingen Vragen en/of opmerkingen over deze kunnen, uitsluitend digitaal via TenderNed en gesteld in de Nederlandse taal worden gericht aan de mevrouw Y. Veldstra. Hiervoor dient Gegadigde op TenderNed deze aanbesteding te hebben toegevoegd aan haar overzicht van aanbestedingen ( Mijn Aanbestedingen ). Het is nadrukkelijk niet toegestaan, op straffe van uitsluiting van verdere deelname in dit aanbestedingstraject, om andere functionarissen van de Aanbestedende Dienst dan voornoemd rechtstreeks te benaderen met vragen over deze aanbestedingsprocedure. Alle ingediende vragen en bijbehorende antwoorden worden conform planning geanonimiseerd gepubliceerd als Nota van Inlichtingen via TenderNed. Door de Aanbestedende Dienst verstrekte informatie en inlichtingen zijn alleen bindend voor zover deze zijn vastgelegd in een Nota van Inlichtingen. Aan eventuele mondelinge mededelingen kunnen geen rechten worden ontleend. Een Nota van Inlichtingen wordt opgesteld met daarin opgenomen de geanonimiseerde vragen van Gegadigden en de antwoorden van de Aanbestedende Dienst, evenals eventuele wijzigingen van de en/of de overige aanbestedingsdocumenten. Alle Nota s van Inlichtingen (één of meer) maken integraal onderdeel uit van deze en prevaleren boven het overige deel van de. Middels een Nota van Inlichtingen kan de Aanbestedende Dienst tot uiterlijk 6 dagen voor het verstrijken van de termijn voor het inleveren van de Drenthe College / Stad & Esch / De Ambelt Pagina 11 van 34

12 gevraagde gegevens t.b.v. selectie, punten in de en aanvullende stukken wijzigen Samenwerkingsverbanden Indien meerdere partijen gezamenlijk, als combinatie, een Aanvraag tot Deelneming willen indienen, dienen deze partijen zich vóór de datum van ondertekening van de Overeenkomst of, indien deze ondertekening plaatsvindt na de start van de werkzaamheden die voortvloeien uit deze Overeenkomst, vóór de startdatum van de werkzaamheden die voortvloeien uit de Overeenkomst als één rechtspersoon (combinatie) te organiseren, zijnde een vennootschap naar Nederlands recht. Deze rechtspersoon fungeert dan als contractpartij en dient als geheel in staat te zijn aan de gestelde selectie- en gunningcriteria te voldoen. Door in te schrijven als combinatie en/of in onderaanneming geven partijen te kennen dat zij in staat zijn de Overeenkomst te kunnen uitvoeren. Derhalve geven partijen hiermee tevens aan geen beroep te kunnen doen op een tekort aan resources benodigd voor de uitvoering van de werkzaamheden uit de Overeenkomst. Bij de uitvoering van de opdracht vindt uitsluitend communicatie en bedrijfsuiting (bijvoorbeeld facturatie, managementinformatie, informatiebrochures en logo s op bedrijfskleding/-outillage) namens de combinatie plaats. Combinatievorming (t.b.v. het omvormen van een hoofd-/onderaannemerschap constructie die heeft ingeschreven op onderhavige aanbesteding) of onderaanneming is na gunning niet meer mogelijk op basis van het gelijkheidsbeginsel Combinatie In geval van combinatie dient iedere combinant álle selectiegegevens te overleggen als ware zij een zelfstandige Gegadigde en dient iedere combinant daarbij te voldoen aan de gestelde selectie-eisen. Voor combinaties geldt dat alle combinanten na voorlopige gunning hoofdelijke aansprakelijkheid moeten aanvaarden voor de opdracht en voor de volledige en correcte nakoming van alle verbintenissen jegens de Opdrachtgever voortvloeiende uit de Overeenkomst. Alle combinanten dienen BIJLAGE 2: Uniforme Eigen verklaring rechtsgeldig te ondertekenen en in te dienen. Rechtsgeldigheid moet blijken uit de tekenbevoegdheid als vermeld in de inschrijving Handelsregister Onderaanneming Naast het vormen van een combinatie is een constructie van hoofd-/onderaanneming toegestaan, onder voorwaarde dat de hoofdaannemer als Inschrijver en uiteindelijke contractpartij fungeert. Bij de uitvoering van de opdracht vindt in dergelijke gevallen ook uitsluitend communicatie en bedrijfsuiting (bijvoorbeeld facturatie, managementinformatie, informatiebrochures en logo s op bedrijfskleding/-outillage) vanuit de hoofdaannemer plaats. De hoofdaannemer treedt op als overeenkomst- en contactpartij voor de Aanbestedende Dienst en is en blijft verantwoordelijk en aansprakelijk voor de in onderaanneming uitgevoerde diensten. De hoofdaannemer dient in haar Inschrijving op te sommen welke werkzaamheden zij bij welke partij in onderaanneming laat uitvoeren Aanvraag tot Deelneming Contactpersoon Aanbestedende Dienst Gedurende deze aanbesteding dient alle communicatie per te verlopen via TenderNed. Het is nadrukkelijk niet toegestaan, op straffe van uitsluiting van verdere deelname in dit aanbestedingstraject, om andere functionarissen van de Aanbestedende Dienst dan voornoemd rechtstreeks te benaderen met vragen over deze aanbestedingsprocedure. Drenthe College / Stad & Esch / De Ambelt Pagina 12 van 34

13 Vormvereisten Aanvraag tot Deelneming Alleen Aanvragen tot Deelneming, welke met volledige inachtneming van onderstaande voorschriften zijn opgemaakt en ingezonden, worden in behandeling genomen. i. De aanbesteding verloopt digitaal via TenderNed. ii. iii. De Aanvraag tot Deelneming is opgesteld in de Nederlandse taal; Op de Aanvraag tot Deelneming staat duidelijk de naam, het adres en telefoonnummer van een contactpersoon en diens plaatsvervanger. Deze personen zijn gedurende de gehele aanbestedingsprocedure het aanspreekpunt van de Gegadigde. Zij zijn volledig beslissingsbevoegd en gemachtigd om namens de Gegadigde te handelen; iv. De Gegadigde dient door middel van een uittreksel van het beroeps- of handelsregister uit het land van vestiging van de Gegadigde aan te tonen dat de Aanvraag tot Deelneming rechtsgeldig is ondertekend en geparafeerd. Indien de tekenbevoegdheid in gezamenlijkheid is belegd bij meer dan 1 persoon, dan dienen alle betrokken tekenbevoegden te ondertekenen. v. Van de Aanvraag tot Deelneming zijn alle pagina s genummerd in de opmaak: x van y; vi. De Aanvraag tot Deelneming is opgebouwd conform checklist (zie BIJLAGE 1); vii. De bij de Aanvraag tot Deelneming gebruikte formulieren zijn opgemaakt conform de standaardformulieren in de Bijlagen; viii. Teksten zijn opgemaakt in MS Word of open document format; ix. Rekenbladen zijn opgemaakt in MS Excel of open document format; x. De Aanvraag tot Deelneming moet volledig en geldig zijn. Volledig betekent dat alle stukken die ingediend moeten worden ook daadwerkelijk en compleet worden ingediend. Geldig betekent dat de ingediende stukken, waar gevraagd, rechtsgeldig zijn ondertekend en voldoen aan de overige eisen die eraan zijn gesteld. Daartoe dienen de standaardverklaringen in de Bijlagen op de gevraagde manier te worden ingevuld en ondertekend. De Gegadigde is zelf verantwoordelijk voor de volledigheid van de Aanvraag tot Deelneming. xi. Indien een Gegadigde gevraagde informatie niet juist heeft aangeleverd kan dat leiden tot uitsluiting van deelneming. Onder niet juist wordt mede verstaan het wijzigen van informatie die door de Aanbestedende Dienst in deze en/of in Bijlage(n) aan Gegadigde is verschaft Wijze van aanbieden Om een digitale Aanvraag tot Deelneming via TenderNed te kunnen indienen, dient Gegadigde te zijn geregistreerd op TenderNed. Na registratie kan uw account worden ingericht en beheert. Ook dient u de onderhavige aanbesteding toe te voegen aan Mijn aanbesteding. i. De Aanvraag tot Deelneming wordt digitaal aangeleverd via TenderNed. De Aanvraag tot Deelneming dient ondertekend te zijn door de rechtsgeldige vertegenwoordiger van de Gegadigde. De digitale of gedigitaliseerde documenten dienen te worden geüpload via TenderNed; ii. Aanvragen tot Deelneming die niet voor de sluitingstermijn, zoals weergegeven in de planning in 3.1., in de digitale kluis zijn ingediend, worden uitgesloten van deelname. iii. Niet tijdig ingediende Aanvragen tot Deelneming en/of per fax of per dan wel persoonlijk ingediende Aanvragen tot Deelneming worden geacht niet te zijn gedaan en worden terzijde gelegd. iv. Gegadigde is zelf verantwoordelijk voor tijdige indiening van de complete en volledige Aanvraag tot Deelneming. v. Het risico van te late of verkeerde bezorging berust in zijn geheel bij de Gegadigde. vi. Als uw Aanvraag tot Deelneming gereed is kunt u deze plaatsen in de digitale kluis. Na ontvangst en invulling van de sms-transactiecode die u ontvangt op uw mobiele telefoon wordt uw Aanvraag tot Deelneming in de digitale kluis geplaatst. Drenthe College / Stad & Esch / De Ambelt Pagina 13 van 34

14 vii. Na plaatsing in de kluis ontvangt u via TenderNed een automatische bevestiging welke geldt als ontvangstbewijs. Voor meer informatie over het gebruik van TenderNed en digitaal inschrijven kunt u gebruik maken van de egids van TenderNed. De gids is op de website altijd rechts bovenin via de knop Help ( op te vragen. Het document In zes stappen digitaal inschrijven op overheidsopdrachten via TenderNed is opgenomen als BIJLAGE Openen van de Aanvragen De opening van de Aanvragen tot Deelneming vindt plaats conform de planning in 3.1. De opening geschiedt niet openbaar. Van de opening wordt een proces verbaal gemaakt. Hierin wordt vermeld welke Inschrijvers een Inschrijving hebben ingediend evenals eventuele andere feitelijke zaken die bij de opening worden vastgesteld Beoordelen Aanvragen tot Inschrijving Algemeen Elke Gegadigde dient de algemene gegevens (1.1 t/m 1.4) van de Uniforme Eigen Verklaring uit BIJLAGE 2 in te vullen. In de volgende paragrafen wordt aangegeven welke informatie een Gegadigde dient in te leveren ten behoeve van de beoordeling op grond van: a. Uitsluitingsgronden (zie Tabel 5); b. Geschiktheidseisen (zie Tabel 6). Gegadigden dienen de in dit hoofdstuk gevraagde informatie aan te leveren, waarbij de indeling van de checklist (BIJLAGE 1) dient te worden aangehouden. De gevraagde informatie dient per item te herkenbaar te worden weergegeven als aangegeven. Bijvoorbeeld: er wordt gevraagd een begeleidend schrijven mee te sturen als tab 1. U dient dan het up te loaden document de naam mee te geven: Tab 1 Begeleidend schrijven naam organisatie. De gevraagde informatie dient volledig te worden ingediend. Indien niet alle gevraagde informatie wordt ingediend kan de Inschrijving terzijde worden gelegd. Aan te leveren informatie bij combinatie In geval van Inschrijving door een combinatie dient elke Inschrijver uit deze combinatie de gevraagde gegevens m.b.t. de uitsluitingsgronden aan te leveren (uit Tabel 5, eis 1,2 en 3). Ten aanzien van geschiktheidseisen uit Tabel 6, eis 1 t/m 3, geldt dat de combinanten gezamenlijk voor 100% moeten voldoen. Voor de geschiktheidseisen 4 en 5 uit Tabel 6 geldt dat elke combinant gegevens dient te overleggen die betrekking hebben op zijn gedeelte van de opdracht. Tabel 3: Aan te leveren gegevens bij combinatie Elke combinant individueel Alle combinanten gezamenlijk Uitsluitingsgronden: Tabel 5, eis 1,2 en 3 Geschiktheidseisen: Tabel 6, eis 1,2 en 3 Uitsluitend voor het deel dat betrekking heeft op zijn gedeelte van de opdracht: Geschiktheidseisen: Tabel 6, eis 4 en 5 Indien u inschrijft als combinatie dient u de hierboven gevraagde gegevens op de Uniforme Eigen Verklaring (BIJLAGE 2) bij 1.5, 1.6 en 8.1 in te vullen. Drenthe College / Stad & Esch / De Ambelt Pagina 14 van 34

15 Aan te leveren informatie bij onderaanneming Voor wat betreft de inzet van onderaannemers geldt dat hoofdaannemers alle gegevens dienen te verstrekken omtrent uitsluitingsgronden en geschiktheidseisen. Daarnaast dienen de hoofdaannemers te kunnen aantonen dat de onderaannemers voldoen aan uitsluitingsgronden (Tabel 5, eis 1,2 en 3). De geschiktheidseisen 1, 2 en 3 uit Tabel 6, zijn eisen waar hoofd-,en onderaannemers in gezamenlijkheid aan moeten voldoen. Voor wat betreft de individuele geschiktheidseisen (Tabel 6, eis 4 en 5) dienen onderaannemers gegevens aan te leveren over dat gedeelte van de opdracht dat zij in onderaanneming zullen gaan uitvoeren. Tabel 4: Aan te leveren gegevens bij onderaanneming Hoofdaannemer individueel Onderaannemer individueel Uitsluitingsgronden: Tabel 5, eis 1,2 en 3 Uitsluitingsgronden: Tabel 5, eis 1,2 en 3 Uitsluitend voor het deel dat betrekking heeft op zijn gedeelte van de opdracht: Geschiktheidseisen: Tabel 6, eis 4 en 5 Hoofdaannemer en onderaannemers gezamenlijk Geschiktheidseisen: Tabel 6, eis 1,2 en 3 Tabel 4 Aan te leveren gegevens bij onderaanneming Indien u gebruikt maakt van onderaannemers dient u de hierboven gevraagde gegevens op de Uniforme Eigen Verklaring (BIJLAGE 2) bij 1.5, 1.6 en 8.1 in te vullen Controle i. De Aanbestedende Dienst behoudt zich het recht voor om in het kader van deze aanbesteding te allen tijde de verstrekte gegevens op juistheid, waarheid en volledigheid te controleren. Indien hierbij wordt geconstateerd dat de verstrekte gegevens onjuist, onwaar of onvolledig zijn, heeft Aanbestedende Dienst het recht om de Inschrijver uit te sluiten van deelname aan deze aanbesteding dan wel het recht om de gesloten Overeenkomst met onmiddellijke ingang te ontbinden. ii. De Inschrijver is alsdan schadeplichtig. Alle te maken kosten om tot een (nieuwe) gunning of Europese aanbesteding te komen zullen worden verhaald, onverminderd alle overige rechten. Met het uitbrengen van een Inschrijving stemt de Inschrijver hier expliciet mee in. Drenthe College / Stad & Esch / De Ambelt Pagina 15 van 34

16 Selectieprocedure i. Alle Aanvragen tot Deelname worden getoetst aan de hand van de vormvereisten als benoemd in en BIJLAGE 1. Indien een Aanvraag niet voldoet aan de vormvereisten of niet volledig is, wordt deze terzijde gelegd. ii. De volgende stap is het beoordelen van de Gegadigde op grond van kwalitatieve selectiecriteria. Deze zijn gebaseerd op uitsluitingsgronden en geschiktheidseisen. Tabel 5: Uitsluitingsgronden Nr. Uitsluitingsgrond Bewijsvoering Beoordeling 1. Bewijs van Inschrijving van de Gegadigde in het Beroeps- en Handelsregister 2. Combinatie bewijs van betaling van sociale zekerheidspremies en bewijs van betaling van belastingen. 3. Artikel 2 van Uniforme Eigen Verklaring conform artikel 2.87, AW 2012 Akkoord met deze eis (no. 9) in via de digitale omgeving in TenderNed [BIJ INSCHRIJVING] Afschrift van het bewijs van Inschrijving in het Beroeps- en Handelsregister, niet ouder dan 6 maanden waaruit blijkt dat de Aanvraag tot Deelname rechtsgeldig ondertekend is. Zowel een origineel als een gewaarmerkte kopie is toegestaan. [BIJ VOORLOPIGE GUNNING] Akkoord met deze eis (no. 2) in via de digitale omgeving in TenderNed [BIJ INSCHRIJVING] Bewijs van betaling van sociale zekerheidspremies èn Bewijs van betaling van belastingen Beide bewijzen zijn niet ouder dan 6 maanden. Zowel een origineel als een gewaarmerkte kopie is toegestaan. [BIJ VOORLOPIGE GUNNING] Akkoord met deze eis (no. 3) in via de digitale omgeving in TenderNed [BIJ INSCHRIJVING] Akkoord met de eis (no. 9) in TenderNed Na het voorlopige gunningsbesluit zal de Inschrijver aan wie de voorlopige gunning verleend is op eerste verzoek van de Aanbestedende Dienst het bewijs van Inschrijving in het Beroeps- en Handelsregister overleggen dat op het tijdstip van het indienen van het verzoek tot deelneming of de inschrijving niet ouder is dan zes maanden. Indien dan niet aangeleverd volgt alsnog uitsluiting. Akkoord met de eis (no. 2) in TenderNed Na het voorlopige gunningsbesluit zal de Inschrijver aan wie de voorlopige gunning verleend is op eerste verzoek van de Aanbestedende Dienst een verklaring van de belastingdienst overleggen dat op het tijdstip van het indienen van het verzoek tot deelneming of de inschrijving niet ouder is dan zes maanden. Indien dan niet aangeleverd of ouder dan 6 maanden volgt alsnog uitsluiting. Akkoord met de eis (no. 3) in TenderNed Na het voorlopige gunningsbesluit zal de inschrijver aan wie de voorlopige gunning verleend is op eerste verzoek van de Aanbestedende Dienst een Gedragsverklaring aanbesteden overleggen. Indien dan niet aangeleverd volgt alsnog uitsluiting. Drenthe College / Stad & Esch / De Ambelt Pagina 16 van 34

17 Tabel 6: Geschiktheidseisen Nr. Geschiktheidseis Bewijsvoering Beoordeling 1. Financieel Economische bekwaamheid 1 Inschrijver heeft over de boekjaren 2012 en 2013: Een current-ratio van gemiddeld 1,5 of hoger; 1 Solvabiliteit van minimaal gemiddeld 20%; 1 2. Verzekerde som Verzekerde som wettelijke aansprakelijkheid is minimaal ,- per aanspraak. Deze hoogte van de verzekerde som dient gedurende de duur van de overeenkomst gehandhaafd te blijven. 3. Referenties Gegadigde dient drie tevreden referenties op te geven. De referenten nemen dezelfde soort diensten af als gesteld in deze Aanvraag tot deelneming ( 2.2.); Minimaal 1 referent komt uit het onderwijs; Kerncompetenties Met 1 referent toont Gegadigde aan te beschikken over de kerncompetentie flexibiliteit. Met 1 referent toont Gegadigde aan te beschikken over de kerncompetentie innovatievermogen Met 1 referent toont Gegadigde aan te beschikken over de kerncompetentie planning en beheer Akkoord met deze eis (no. 8) in via de digitale omgeving in TenderNed. Artikel 5.1 van de Uniforme Eigen Verklaring (BIJLAGE 2) Toelichting (BIJLAGE 3) [BIJ INSCHRIJVING] Akkoord met deze eis (no. 6) in via de digitale omgeving in TenderNed. Ingevulde verklaring conform BIJLAGE 4 [BIJ INSCHRIJVING] Afschrift van de polis waaruit blijkt dat Inschrijver is verzekerd (niet ouder dan 1 jaar). [BIJ VOORLOPIGE GUNNING] Ingevuld schema conform BIJLAGE 5. [BIJ INSCHRIJVING] Akkoord met de eis (no. 8) in TenderNed Onderschrijding van de gevraagde ratio s en/of niet ingevuld schema leidt tot afwijzing Akkoord met de eis (no. 6) in TenderNed Het ontbreken van de verklaring of een onvolledig ingevulde verklaring leidt tot afwijzing. Na de voorlopige gunning dient de Gegadigde op eerste verzoek aan te tonen dat zij over de gevraagde polis beschikt. Indien dan blijkt dat er een lagere verzekerde som is en/of de polis ouder dan één jaar en/of de polis geheel ontbreekt leidt dit alsnog tot afwijzing. Minder dan 3 referenties en/of het niet voldoen aan de gestelde minimumeisen voor referenties leidt tot afwijzing. Beoordeling van de referenties staat beschreven in paragraaf Een toelichting voor het berekenen van gevraagde kengetallen staat in BIJLAGE 3 Drenthe College / Stad & Esch / De Ambelt Pagina 17 van 34

18 Nr. Geschiktheidseis Bewijsvoering Beoordeling 4. Personeelsbeleid De Inschrijver verklaart dat: Zij medewerkers ruimte biedt voor ontwikkeling; Haar medewerkers alle mogelijkheden biedt om te werken in een omgeving die voldoet aan geldende ARBO-normering; Haar werknemers in het bezit zijn van de voor de uitvoering van hun werkzaamheden benodigde diploma s en certificaten. 5. Handhaving kwaliteit Inschrijver beschikt over een kwaliteitsborgingsysteem geldig voor Daarnaast verstrekt Inschrijver een verklaring waarin hij wordt gesteld dat het kwaliteitsborgingsysteem wordt gehandhaafd gedurende de looptijd van de te sluiten Overeenkomst(en). Akkoord met deze eis (no. 9) in via de digitale omgeving in TenderNed. Ingevulde verklaring conform BIJLAGE 6. [BIJ INSCHRIJVING] Een beschrijving van kwaliteitsborgingsysteem Ingevulde verklaring conform BIJLAGE 7. [BIJ INSCHRIJVING] Akkoord met de eis (no. 9) in TenderNed Ontbrekende of onvolledige ingevulde verklaring leidt tot afwijzing Een beschrijving van het kwaliteitsborgingsysteem van maximaal 2 A4 (lettertype Arial 11pt) Het ontbreken van de verklaring of een onvolledig ingevulde verklaring leidt tot afwijzing. Beoordeling van het kwaliteitsborgingsysteem staat beschreven in paragraaf Drenthe College / Stad & Esch / De Ambelt Pagina 18 van 34

19 Beoordeling selectiecriterium referenties De door Gegadigde opgegeven referentie wordt conform onderstaande schema beoordeeld. Een Gegadigde scoort beter naar mate opgegeven referenties meer schoon te houden oppervlakte (# m²) en/of meer Locaties hebben. De beoordeling hiervan houdt verband met de complexiteit van de onderhavige opdracht. # m² < # m² en < # m² < 4 Locaties en < 8 Locaties Locaties Beoordeling kerncompetenties referenties vindt plaats op basis van onderstaande. Kerncompetentie Beoordeling Max. score Flexibiliteit Een referentie wordt beter beoordeeld naar mate deze 100 meer inzicht verschaft in de mate waarin Gegadigde in staat is onverwachte situaties op te vangen. Innovatievermogen Een referentie wordt beter beoordeeld naar mate deze 100 beter aantoont in de mate waarin Gegadigde in staat is innovatief te handelen en denken. Planning en beheer Een referentie wordt beter beoordeeld naar mate deze beter aantoont in de mate waarin Gegadigde in staat is planmatig is staat is de kosten te beheersen TCO Beoordeling kwaliteitsborging Voor de beoordeling van dit criterium levert Gegadigde op maximaal 2 A4 (lettertype Arial 11pt) een beschrijving aan van het door haar gehanteerde kwaliteitsborgingsysteem waaruit blijkt dat Gegadigde in staat is de continuïteit en kwaliteit van haar dienstverlening te borgen. Gegadigde levert Beoordeling kwaliteitsborging van Gegadigde vindt plaats op basis van onderstaande. Beoordeling Max. score Kwaliteitsborging De beschrijving wordt beter beoordeeld naar mate deze meer inzicht verschaft op welke wijze Gegadigde in staat is de continuïteit en kwaliteit van de beoogde dienstverlening te borgen Eindbeoordeling De beoordeling op de Selectiecriteria kwaliteit is voor alle percelen gelijk. Een Inschrijver dient, ongeacht voor hoeveel percelen hij een Aanvraag tot Deelneming doet, eenmaal alle Selectiecriteria te beantwoorden en aan te leveren. Een Gegadigde die voor meerdere percelen een Aanvraag tot Deelneming indient, hoeft slechts eenmaal alle Selectiecriteria te beantwoorden en aan te leveren. Beoordeling van de Selectiecriteria geschiedt door een beoordelingscommissie. De eindbeoordeling komt tot stand door alle verkregen scores bij elkaar op te tellen. De vijf Gegadigden die het hoogst scoren komen in aanmerking voor het uitbrengen van Inschrijving. Drenthe College / Stad & Esch / De Ambelt Pagina 19 van 34

20 Beoordelingscommissie De beoordelingscommissie is samengesteld uit zes ter zake deskundige leden. Tabel 7: Beoordelingscommissie Functie Hoofd Facilitaire Dienst Inkoper Medewerker Facilitaire Dienst Hoofd Financiën Directeur Onderwijs Extern adviseur Organisatie Drenthe College Drenthe College Drenthe College Stad & Esch Stad & Esch Ingenion Berichtgeving uitslag beoordeling i. De 5 geselecteerde Gegadigden ontvangen van de Aanbestedende Dienst een uitnodiging tot Inschrijving aan de tweede fase van de aanbesteding. Daarnaast ontvangen zij bericht van de uitkomst van de preselectie. De geselecteerde gegadigden ontvangen conform planning de Uitnodiging tot Inschrijving. In deze Uitnodiging tot Inschrijving en de daarbij behorende aanbestedingsdocumenten is het vervolg van de aanbestedingsprocedure beschreven en vastgelegd. ii. De overige afgewezen Gegadigden ontvangen eveneens bericht van de uitkomst met onderbouwing van de preselectie. iii. Elke Gegadigde kan uitsluitend bij de contactpersoon van de Aanbestedende Dienst nadere informatie inwinnen omtrent de uitkomst van de preselectie. Drenthe College / Stad & Esch / De Ambelt Pagina 20 van 34

21 4. ALGEMENE BEPALINGEN 4.1. Kosten deelname procedure Aan de Aanvraag tot Deelneming zijn voor Aanbestedende Dienst geen kosten verbonden, ongeacht of de aanbesteding tot het sluiten van een overeenkomst zal leiden Regelgeving Europese aanbesteding is bij wet geregeld op Europees niveau. De regels zijn opgesteld om Europese marktwerking te stimuleren en voorkeursbehandeling van bedrijven te voorkomen. Deze regels zijn voor Nederland vastgelegd in de Aanbestedingswet 2012 van april Deze aanbesteding wordt gevoerd conform de AW Op de aanbestedingsprocedure, de Inschrijving en de eventueel daaruit voortvloeiende Overeenkomst is Nederlands recht van toepassing. Geschillen naar aanleiding van deze aanbesteding worden in eerste instantie voorgelegd aan de bevoegde rechter te Emmen Algemene voorwaarden en bepalingen i. Elke (vorm van) communicatie met betrekking tot deze aanbesteding dient te geschieden in de Nederlandse taal; ii. Uitzondering op het gestelde in 4.3.i. kunnen documenten zijn die van origine zijn opgesteld in een andere taal. Hierbij valt te denken aan jaarverslagen, bankgaranties, verzekeringspolissen, referenties uit het buitenland enzovoorts. In voorkomende gevallen kan de Aanbestedende Dienst verzoeken om een officiële vertaling. De kosten hiervan komen in dat geval voor rekening van de Inschrijver; iii. Op Uniforme Eigen Verklaring staat duidelijk de naam, het adres en telefoonnummer van een contactpersoon en diens plaatsvervanger. Deze personen zijn gedurende de gehele aanbestedingsprocedure het aanspreekpunt van de Gegadigde/Inschrijver. Zij zijn volledig beslissingsbevoegd en gemachtigd om namens de Gegadigde/Inschrijver te handelen; iv. Elke instantie, hetzij als zelfstandig Gegadigde, hetzij als combinatie, kan maar eenmaal een Aanvraag tot Deelneming uitbrengen; v. In de Aanvraag tot Deelneming kan door de Gegadigde geen voorbehoud worden gemaakt in welke vorm dan ook. Indien de Gegadigde een voorbehoud opneemt, zal de Aanbestedende Dienst de Aanvraag tot Deelneming terzijde leggen Akkoordverklaring Met het uitbrengen van de Aanvraag tot Deelneming verklaart Gegadigde: i. Te handelen in overeenstemming met de Nederlandse wet- en regelgeving; ii. Akkoord te gaan de voorwaarden, eisen en voorbehouden als gesteld in deze Aanvraag tot Deelneming; iii. Akkoord te gaan met de inkoopvoorwaarden die als BIJLAGE 9 zijn toegevoegd aan deze Aanvraag tot Deelneming; 4.5. (Intellectueel) eigendom i. Alle aangeboden documentatie verbonden aan de Aanvraag tot Deelneming wordt op het moment van ontvangst eigendom van de Aanbestedende Dienst. ii. Aanbestedende Dienst heeft het recht om ideeën, suggesties, (tekst)voorstellen en andere door de Gegadigde verstrekte informatie en documenten in het kader van deze aanbesteding te gebruiken en/of te bewerken, ook al wordt de opdracht niet aan de Gegadigde gegund. Het gebruik, de bewerking of andersoortige modellering geeft geen recht op enige vergoeding onder welke naam of titel dan ook. Drenthe College / Stad & Esch / De Ambelt Pagina 21 van 34

22 iii. Aanbestedende Dienst staat er voor in dat informatie afkomstig van de Gegadigde, waarvan hij de vertrouwelijkheid kent dan wel behoort te kennen, vertrouwelijk zal worden behandeld en in ieder geval rekening zal worden gehouden met de gerechtvaardigde (zakelijke) belangen van de Gegadigde Geheimhouding i. Alle gegevensuitwisseling tussen Aanbestedende Dienst en Gegadigde is strikt vertrouwelijk. De bij deze aanbesteding verkregen informatie mag op geen enkele wijze zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de Aanbestedende Dienst openbaar worden gemaakt. ii. Indien de Gegadigde deze geheimhouding niet naleeft kan dit uitsluiting van de procedure tot gevolg hebben Voorbehouden i. Alle informatie in deze Aanvraag tot Deelneming is met grootst mogelijke zorg verzameld en weergegeven. De informatie is gebaseerd op actuele en toekomstige informatie voor zover bekend ten tijde van het schrijven van deze Aanvraag tot Deelneming. ii. Aan planning, aantallen of specificaties genoemd in deze Aanvraag tot Deelneming kan de Inschrijver geen rechten ontlenen. Genoemde aantallen zijn indicatief en bestemd om aan alle Gegadigden evenveel en zo nauwkeurig mogelijk informatie te verstrekken opdat de Aanvragen tot Deelneming op de meest gelijkwaardige wijze vergeleken kunnen worden. iii. De Aanbestedende Dienst behoudt zich het recht voor om deze aanbesteding geheel, gedeeltelijk, tijdelijk of definitief te staken of in te trekken. Gegadigden kunnen in voorkomend geval op generlei wijze aanspraak maken op vergoeding van welke aard dan ook. De Gegadigde ontvangt via TenderNed bericht indien de aanbesteding geheel, gedeeltelijk, tijdelijk of definitief wordt gestopt. iv. Aanbestedende dienst behoudt zich het recht voor de informatie zoals opgenomen in deze Aanvraag tot Deelneming aan te vullen en/of te wijzigen. v. De aanbesteding vindt nadrukkelijk plaats onder voorbehoud van het beschikbaar hebben van voldoende financiële middelen. vi. Indien de Gegadigde of lid van een combinatie, om welke reden dan ook, zijn bedrijfsvoering staakt, dient de Gegadigde de Aanbestedende Dienst hiervan onverwijld op de hoogte te brengen. De Aanbestedende Dienst behoudt in dat geval het recht voor om de procedure voor deze Gegadigde te beëindigen. vii. De leverings-, verkoop-, betalings- of algemene voorwaarden van de Gegadigde zijn niet van toepassing en worden nadrukkelijk van de hand gewezen. Indien de Gegadigde algemene voorwaarden op zijn Aanvraag tot Deelneming van toepassing verklaart, is de Aanvraag tot Deelneming voorwaardelijk en daarmee ongeldig en wordt de Aanvraag tot Deelneming terzijde gelegd Onvolkomenheden i. Deze Aanvraag tot Deelneming, inclusief alle Bijlagen, is met grootst mogelijke zorg samengesteld. Treft u desondanks tegenstrijdigheden, onvolkomenheden, onrechtmatigheden, onregelmatigheden en/of onjuistheden aan dan heeft u de plicht als Gegadigde de contactpersoon van de Aanbestedende Dienst hiervan onverwijld, doch uiterlijk 9 dagen voor sluitingsdatum voor het indienen van de Aanvraag tot Deelneming, schriftelijk op de hoogte te stellen. U vermeldt hierbij tevens mogelijke gevolgen die deze tegenstrijdigheden en/of onvolkomenheden kunnen hebben voor uw Aanvraag tot Deelneming. Drenthe College / Stad & Esch / De Ambelt Pagina 22 van 34