Vaardigheidstraining voor leidinggevenden

Transcriptie

1 Vaardigheidstraining voor leidinggevenden Jouw rol in het aanwezigheidsbeleid Zorgzaam Uniform Als jij er bent, wint iedereen! Objectief Preventief 2 1

2 Waarom melden mensen zich ziek? 3 Proces van uitval en werkhervatting 4 2

3 Daarom is het in elke organisatie belangrijk om : 1. Aan preventie te doen en gezondheid te bevorderen 2.Te werken aan de betrokkenheid Dagdagelijks En zeker als iemand uitgevallen is 3. Een goede procedure te hebben Ziekmeldingsdrempel niet te laag Terugkeerdrempel niet te hoog 5 Situatie Gemeentebestuur Knokke-Heist Bij GB Knokke-Heist zijn meer mensen minstens 1 keer ziek (25% hoger) Medewerkers zijn gemiddeld vaker, maar minder lang afwezig (gem. freq. ligt 30% hoger, gem.duur ligt 25% lager) 6 3

4 Gevolgen Medewerker Team Organisatie 7 Daarom is het bij elke afwezigheid belangrijk: 1. Aandacht te hebben voor de gevolgen voor de betrokkene 2. Aandacht te hebben voor de gevolgen voor het team (dat zaken overneemt, vragen heeft, ) 8 4

5 Wat verwachten we van jou? 9 Is hij echt ziek? Niet dit! 10 5

6 Wel dit! Aandacht geven aan elke afwezigheid bij ziekmelding bij terugkeer En extra aandacht geven bij een opvallende afwezigheid Frequentie: meer dan 2 keer (12 glijdende maanden) Duur: langer dan 1 week 11 Verdeling van de werknemers volgens hun frequentie reden van afwezigheid = Ziekte 77% van de medewerkers is max 2 keer ziek op 12 maanden tijd 12 6

7 Verdeling van de ziektemeldingen volgens de duur van de afwezigheid reden van afwezigheid = Ziekte 30% van alle afwezigheden duurt 1 dag 80% van alle afwezigheden duurt max 1 week 13 Diverse contacten uitvaldrempel Telefonische Na 2 weken afwezigheid: vanaf 8 dagenen uitgebreid terugkeer Gesprek Aanwezigheids gesprek vanaf 3 keer (vanaf 6 keer: met 2 de leidinggevende) 14 7

8 Objectieve criteria medische controle = preventief drempelverhogend Belangrijk om weten 15 Medewerker die zich 4de keer, 6de keer of 8ste keer ziek meldt = controle Uitzonderlijk : zelf aanvragen In weekend: rechtstreeks bij Securex, pers dienst in cc In andere gevallen: eerst motiveren bij pers dient Uitzonderlijk: als LG aangeven dat controle niet aangewezen is Verlenging = zelfde afspraken als bij ziekmelding maar geen nieuwe ziekmelding in de cijfers Medewerkers kunnen steeds een spontaan werkhervattingsonderzoek aanvragen bij de arbeidsgeneesheer. Hoe aanpakken? 16 8

9 Preventiegesprek Signalen opvangen om uitval te voorkomen Stress Conflicten Gedrag is anders Persoon is teruggetrokken Fouten Emotioneel zijn Gebrek aan concentratie Vermoeidheid Niet gebruiken van persoonlijke beschermingsmiddelen Niet gebruiken van ergonomische hulpmiddelen/technieken 17 Preventiegesprek Preventief gesprek bij signalen dat er iets aan de hand is Objectieven Bezorgdheid uiten Oplossing zoeken, niet laten escaleren Vermijden dat iemand uitvalt Aandachtspunten Kan heel informeel zijn Vraag steeds naar voorstellen van de werknemer 18 9

10 Telefonische ziekmelding Een rechtstreeks contact tussen de zieke en zijn leidinggevende na kennisname van de ziekte en vóór de werkhervatting Objectieven Belangstelling tonen voor de medewerker Inschatting van de te voorziene duur van de afwezigheid Inwinnen van informatie om de continuïteit van het werk te verzekeren Maken van afspraken voor volgende contactname De motieven van de afwezigheid niet in vraag stellen Niet onder druk zetten 19 Contact tijdens langdurige afwezigheden (face to face / telefonisch) Contact houden met de zieke medewerker tijdens zijn afwezigheid Objectieven Belangstelling tonen voor de medewerker De terugkeer vergemakkelijken, de werkhervatting bespreken De duur van de afwezigheid inschatten De datum van het volgend gesprek vastleggen Niet controlerend optreden Indien het gesprek plaatsvindt in het kader van een bezoek (ziekenhuis of thuis), let dan op de omgeving en de omstandigheden OP VOORHAND VERWITTIGEN! 20 10

11 Terugkeergesprek na een afwezigheid van korte duur Informeel kort verwelkomingsgesprek Objectieven Belangstelling tonen voor de medewerker De werkhervatting vergemakkelijken Peilen naar de algemene gezondheidstoestand De werknemer moet zich welkom voelen 21 Terugkeergesprek na een afwezigheid van lange duur De werkhervatting vergemakkelijken Objectieven Medewerker onthalen Zich informeren over zijn gezondheidstoestand Informatie verstrekken over de veranderingen en de gebeurtenissen die plaatsvonden binnen de dienst/afdeling De werkhervatting opvolgen gedurende de eerstvolgende dagen 22 11

12 Aanwezigheidsgesprek na frequente afwezigheden Grondig voorbereid formeel gesprek, teneinde het opvallend afwezigheidspatroon te bespreken 23 Objectieven Medewerker onthalen (doelstelling van het gesprek) Herhalen van de regels/normen/procedure De afwezigheden bespreken aan de hand van objectieve gegevens / verzuimkalender Gevolgen voor de dienst/afdeling herhalen Peilen naar oorzaken in de werkomgeving die aanleiding geven tot verzuim Zoeken naar oplossingen om de situatie te doen veranderen Samenvatten en bevestigen van opvolging van de gemaakte afspraken in individueel dossier Document bevestiging aanwezigheidsgesprek TIP 1: Wat is het doel van ons gesprek 24 12

13 TIP 2: Focus op de gewenste situatie De 4 G s Gedrag de feiten: benoem wat je ziet erkent de werknemer dit? ook de positieve zaken benoemen Gevoelens jouw evaluatie & bezorgdheid als leidinggevende omtrent deze feiten Gevolgen voor de werkomgeving en voor de persoon zelf: concreet! Gewenste situatie Wat zijn de concrete verwachtingen qua verandering 25 TIP 3: Goede afspraken maken Wat gaan we doen om dat te bereiken Wat stel je zelf voor! Wie neemt welke actie Hoe en wanneer wordt er geëvalueerd Wat is de next step (wat als de gewenste situatie niet bereikt wordt binnen een afgesproken periode) 26 13

14 Samenvattend 1. Continuïteit in de opvolging (vaste contactpersoon) 2. Focus houden op de toekomst 3. Aandacht voor werknemer én team 4. Nota s