HANDLEIDING. XBRL Onderwijsportaal. Versie: 4.1

Transcriptie

1 HANDLEIDING XBRL Onderwijsportaal Versie: 4.1

2 Inhoudsopgave 1. Inleiding Aanmelding in het portaal Wachtwoord en/of gebruikersinstellingen wijzigen WIJZIGEN WACHTWOORD WIJZIGEN GEBRUIKERSINSTELLINGEN AFMELDEN / UITLOGGEN UIT HET PORTAAL Overzichtspagina BESTAANDE RAPPORTAGES NIEUWE RAPPORTAGE STARTEN EEN BESTAANDE RAPPORTAGE (XBRL-BESTAND) UPLOADEN Rapportage of (xbrl) instance bewerkingspagina MENU ITEMS IN HET BEWERKINGSSCHERM EENHEID BEDRAGEN GEGEVENSINVOER TEKSTVELDEN KEUZEVELDEN NUMERIEKE VELDEN EN BEDRAGEN SCHALINGSFACTOR VOOR BEDRAGEN PRECISIE EN AFRONDEN VOOR NUMERIEKE VELDEN EN BEDRAGEN CONVENTIE POSITIEF/NEGATIEF BEDRAG BEREKENDE VELDEN VERGRENDELDE (NIET BESCHRIJFBARE) VELDEN DATUMVELDEN TABELLEN VERLOOPOVERZICHTEN DYNAMISCHE TABELLEN TOELICHTINGEN EN SPECIFICATIETABELLEN VOLGNUMMERS EN POSTBESCHRIJVINGEN Documentnaam: HandleidingXbrlOnderwijsportaal v4.1.docx 2 of 35

3 6. Element definities, referenties en Best practices Geconsolideerde en enkelvoudige jaarrekening INLEIDING AANMAKEN JAARREKENINGRAPPORTAGE GECONSOLIDEERD KIEZEN TYPE JAARREKENING IMPORTEREN GEGEVENS VORIG VERSLAGJAAR HERKENNEN VERSCHILLENDE KLEUREN MODELLEN HERKENNEN VERSCHILLENDE VIEWS INVULLEN GECONSOLIDEERDE JAARREKENING KOPIËREN GEGEVENS GECONSOLIDEERDE JAARREKENING INDIENEN JAARREKENINGRAPPORTAGE Bijlage 1: Statussen Documentnaam: HandleidingXbrlOnderwijsportaal v4.1.docx 3 of 35

4 1. Inleiding Deze handleiding beschrijft het portaal voor het maken van XBRL rapportages. Met het portaal kunt u rapportages in XBRL maken, wijzigen en indienen. U kunt met het portaal in een gebruikersvriendelijke interface met tabbladen voor de verschillende modellen de gegevens voor de elektronische jaarrapportage invoeren. Er zijn hierbij drie mogelijkheden: U kunt de gegevens handmatig invoeren. Als u over het voorgaande verantwoordingsjaar ook in XBRL heeft aangeleverd, worden desgewenst relevante gegevens uit de laatst ingediende rapportage overgenomen. Als u de gegevens (of een deel daarvan) al in XBRL formaat heeft, kunt u een upload doen in het portaal, en vervolgens de gegevens hierin aanvullen of corrigeren, voor zover nodig. U kunt een eerdere versie van een rapportage tonen, en deze vervolgens aanvullen of corrigeren. Vervolgens kunt u een aangemaakte rapportage exporteren in een overzichtelijk formaat. U kunt kiezen voor een export als PDF bestand of als MS Excel bestand, die u beide kunt afdrukken en op uw eigen computer kunt opslaan. U kunt een aangemaakte rapportage ook downloaden als XBRL bestand naar uw eigen computer. U heeft dan wel een geschikt programma nodig om dat te kunnen verwerken. Wanneer u uw rapportage gereed heeft, kunt u deze indienen bij DUO. Wanneer u op het portaal werkt, doet u dit met een standaard webbrowser, vanaf uw eigen computer. Momenteel worden de volgende browser versies ondersteund: Internet Explorer 9 en hoger, Firefox 27 en hoger en Chrome. De opmaak onder Internet Explorer 9 is niet optimaal. Met Firefox en Chrome werkt het portaal het snelst. De rapportage die u aanmaakt, staat op een computer van het portaal. U kunt een rapportage gespreid in de tijd aanmaken. Als u de rapportage opslaat, kunt u daar later weer mee verder. U kunt het portaal ook gebruiken om een proefversie van de rapportage aan te maken, en pas later, na afstemming intern of met uw accountant, een definitieve versie aan te maken. Zolang u de rapportage niet indient, is de rapportage alleen voor u en eventuele collega s van uw instelling toegankelijk. Pas wanneer u de rapportage indient, wordt de rapportage opgenomen in de DUO back office systemen en verwerkt. Wij vragen uw aandacht voor het verzoek om uw wachtwoord te wijzigen, wanneer u uw aanmeldgegevens voor het portaal voor het eerst gebruikt. U kunt de eenheden waarin u rapporteert (bv. in duizenden Euro s) zelf instellen. Doet u dit direct bij de start. Voor enkele pagina s kunt u de eenheid niet instellen, deze staan standaard in hele Euro s. Het portaal maakt gebruik van formules. U hoeft de gegevens van de hoofdmodellen (Balans, Staat van baten en lasten en Kasstroomoverzicht) grotendeels niet in te vullen, want deze worden automatisch gevuld vanuit de onderliggende toelichtingen en specificaties. De velden die automatisch worden uitgerekend zijn grijs gemarkeerd. De WNT en de continuïteitsparagraaf dienen ook via het portaal te worden aangeleverd. De toegang tot het portaal en het gebruik van de verschillende functies worden in de volgende pagina s beschreven. Heeft u vragen of suggesties voor verbetering, mailt u deze dan naar xbrl@duo.nl. Documentnaam: HandleidingXbrlOnderwijsportaal v4.1.docx 4 of 35

5 2. Aanmelding in het portaal U bereikt het portaal met uw browser via de volgende link: U komt dan op de inlogpagina. Inloggen doet u met uw gebruikersnaam en uw wachtwoord. Figuur 2.1 Inlog pagina Documentnaam: HandleidingXbrlOnderwijsportaal v4.1.docx 5 of 35

6 3. Wachtwoord en/of gebruikersinstellingen wijzigen Na inloggen komt u op de Overzichtspagina (Zie figuur 4.1. Hoofdstuk 4). Rechts bovenin de Overzichtspagina vindt u de button. Door op deze button te klikken opent u een scherm waarin u uw wachtwoord en overige persoonlijke instellingen kunt wijzigen. 3.1 Wijzigen wachtwoord Figuur 3.1 Wijzigen wachtwoord en/of instellingen. Bij Nieuw wachtwoord voert u uw nieuwe wachtwoord in, tijdens het typen verschijnt achter dit veld een tekst welke laat zien wat de sterkte van uw wachtwoord is. Indien u gebruik maakt van een te oude browserversie ziet u deze tekst niet. Alleen sterke wachtwoorden worden geaccepteerd. Een sterk wachtwoord is minimaal 8 karakters lang en bevat minimaal een hoofdletter, een kleine letter, een cijfer en een leesteken. Vervolgens voert u dit nieuwe wachtwoord nogmaals in bij Bevestig wachtwoord. Klik op de button Aanpassen om uw nieuwe wachtwoord op te slaan. Door op de knop Annuleer te drukken, verlaat u het scherm zonder dat uw nieuwe wachtwoord wordt opgeslagen. Documentnaam: HandleidingXbrlOnderwijsportaal v4.1.docx 6 of 35

7 3.2 Wijzigen gebruikersinstellingen Naast uw wachtwoord kunt u in het scherm van figuur 3.1. ook uw gebruikersinstellingen wijzigen bijvoorbeeld het datumformaat. Dit kan los van het wijzigen van uw wachtwoord. Standaard staat de datum al goed ingesteld. Klik op de button Aanpassen om uw wijziging(en) op te slaan. Door op de knop Annuleer te drukken, verlaat u het scherm zonder dat de wijzigingen worden opgeslagen. 3.3 Afmelden / Uitloggen uit het portaal Rechts bovenin de Overzichtspagina vindt u de button. Klik op deze button om u af te melden uit het portaal. Wanneer u enige uren geen gebruik maakt van het portaal, verzoeken wij u om zich af te melden. Dit voorkomt onnodige belasting op het portaal voor andere gebruikers. Documentnaam: HandleidingXbrlOnderwijsportaal v4.1.docx 7 of 35

8 4. Overzichtspagina Na inloggen komt u in de overzichtspagina. 4.1 Bestaande rapportages Figuur 4.1 Overzichtspagina Een lijst van de door u of door een collega aangemaakte XBRL rapportages zijn in de overzichtspagina te zien (zie figuur 4.1). U kunt de volgende bewerkingen uitvoeren met de bestaande rapportages: Door te klikken op 1 van de rapportages wordt een scherm geopend waarin deze kan worden bewerkt (figuur 5.1). Met button kunt u een opgeslagen rapportage downloaden naar uw eigen werkstation. Met button kunt u een rapportage indienen. Deze button is alleen zichtbaar, wanneer een rapportage kan worden ingediend en deze nog niet is ingediend. De mogelijke statussen zijn te vinden in bijlage1. Na het indienen krijgt u in de kolom kenmerk een referentienummer te zien. Met button kunt u een opgeslagen rapportage verwijderen, indien deze door u is aangemaakt. Met button kunt u zoeken naar opgeslagen rapportages door een waarde op te geven in het scherm bij Documentnaam en/of Rapport en/of Auteur en/of Organisatie en/of Status en/of Kenmerk en vervolgens op de Zoek -button te klikken. Door de opgegeven zoekwaarde(n) weer leeg te maken en vervolgens weer op de Zoek -button te klikken, krijgt u weer alle aangemaakte rapportages te zien. Documentnaam: HandleidingXbrlOnderwijsportaal v4.1.docx 8 of 35

9 4.2 Nieuwe rapportage starten U kunt een nieuwe rapportage starten door in de Overzichtspagina (figuur 4.1) een rapportage sjabloon te selecteren en vervolgens op de Nieuw -button te klikken. Figuur 4.2 Rapportage selecteren U kunt alleen de voor u beschikbaar gestelde rapportages selecteren. Mocht een door u benodigde rapportage niet beschikbaar zijn, neem dan contact op met uw beheerder. U krijgt de volgende pop-up te zien: Mocht u geautoriseerd zijn voor meerdere organisaties, dan kunt u hier kiezen voor welke organisatie u een rapportage wilt aanmaken. Met ingang van verslagjaar 2016 is het mogelijk om een volledige jaarrekening via het portaal bij DUO aan te leveren. Dit kan zijn alleen een enkelvoudige jaarrekening of een geconsolideerde én enkelvoudige jaarrekening. In het veld Type jaarrekening kunt u aangegeven of u alleen een enkelvoudige jaarrekening of een geconsolideerde én enkelvoudige jaarrekening wilt aanleveren. In hoofdstuk 7 staat beschreven hoe u een geconsolideerde en enkelvoudige jaarrekening kunt aanmaken en indienen. Tevens kunt u hier de schaal aangeven waarmee u wilt rapporteren. Documentnaam: HandleidingXbrlOnderwijsportaal v4.1.docx 9 of 35

10 Heeft u vorig jaar al een rapportage voor deze onderwijsinstelling ingediend, dan verschijnt een extra regel in de pop-up waarin u kunt kiezen of u de cijfers van de laatst ingediende rapportage van vorig jaar wilt importeren. De standaardwaarde is Ja Kies vervolgens Ga verder Uw rapportage wordt aangemaakt en de Rapportage bewerkingspagina wordt geopend. Heeft u gekozen voor het importeren van een rapportage van voorgaand jaar dan wordt de rapportage eerst automatisch herrekend, zodat de totalen gevuld worden. Het kan dan dus iets langer duren voordat u deze kunt bewerken. Documentnaam: HandleidingXbrlOnderwijsportaal v4.1.docx 10 of 35

11 4.3 Een bestaande rapportage (xbrl-bestand) uploaden Door in de Overzichtspagina (figuur 4.1) op de button te klikken wordt een Explorer scherm geopend op uw werkstation waarmee u uw te uploaden bestand/rapportage kan selecteren. Figuur 4.3 Te uploaden bestand selecteren. Door een bestand te dubbelklikken wordt deze aangewezen en verschijnt de naam van het bestand in het invoerveld voor de Bestand -button. Door vervolgens op de button geopend in het vervolgscherm van figuur 5.1. te klikken wordt uw bestand Let wel: Uw bestand moet de extensie.xbrl hebben. Ook moet de rapportage zijn toegestaan voor uw user-id, zo niet dan volgt een foutmelding. Mocht een door u benodigde rapportage niet beschikbaar zijn, neem dan contact op met uw beheerder. Documentnaam: HandleidingXbrlOnderwijsportaal v4.1.docx 11 of 35

12 5. Rapportage of (xbrl) instance bewerkingspagina De werking en de mogelijke acties in de rapportage bewerkingspagina s worden in de volgende paragrafen beschreven. 5.1 Menu items in het bewerkingsscherm Figuur 5.1 Bewerkingspagina De volgende items bevinden zich bovenaan het scherm: Figuur 5.2 Menu-items bewerkingspagina. Deze menu items kennen de volgende functionaliteit: Overzicht Opslaan Export Valideer Indienen Afdruk Bereken Keer terug naar de overzichtspagina om een andere rapportage te openen. Sla bewerkingen op de server van het webportaal op. NB: De pagina wordt opnieuw geladen en opgebouwd. Genereer een MS Excel bestand dat u vervolgens kunt openen, afdrukken en opslaan op uw werkstation. U dient de rapportage wel eerst op te slaan. Voer een formele XBRL validatie uit. Toont de resultaten in een apart scherm. NB: Via knop Controle krijgt u gerichte meldingen over incorrecte invoer en inconsistenties in de rapportage. Hiermee voorkomt u foutmeldingen bij XBRL validatie. Uw opgave wordt ingediend bij de bevoegde instantie. Na indienen wordt uw opgave read-only. Mocht u nog correcties willen aanbrengen dan kunt u de opgave opslaan als nieuwe instantie waarna u deze versie kunt bewerken en opnieuw indienen. Genereer een PDF document dat u vervolgens kunt afdrukken of downloaden op uw werkstation. Bereken opnieuw alle velden die berekend kunnen worden. Ook velden die als handmatig gemarkeerd zijn, zullen nu een berekende waarde tonen. De handmatig ingevoerde waarde van een veld kan met de Alt-c toets weer teruggehaald worden. - De status wordt kenbaar gemaakt via kleur en een tekstballon. - Deze actie betreft velden op alle tabbladen. - Als een veld niet met de hand aangepast is, is de handmatige waarde van het veld de waarde zoals deze van de Documentnaam: HandleidingXbrlOnderwijsportaal v4.1.docx 12 of 35

13 server is ingelezen. Controle Bedragen Taal Controleer of de invoervelden geldige waarden bevatten en of de waarden onderling consistent volgens de definities in de XBRL taxonomie. Zie uitleg hieronder bij Eenheid bedragen. Kies welke taal u voor labels uit de taxonomie wilt gebruiken. U kunt kiezen uit Nederlands of Engels. NB: De pagina wordt opnieuw geladen, zorg dat eventuele aanpassingen worden opgeslagen Eenheid bedragen In het veld Bedragen (zie figuur 5.2) geeft u de eenheid voor de in te voeren bedragen aan. U kunt hierbij kiezen voor x 1, x 1.000, x of x Stel bij voorkeur de eenheid in voordat u bedragen gaat invoeren. Als u van eenheid wisselt, worden na uw bevestiging bedragen herrekend; als u binnen een veld een berekening heeft ingevoerd, blijft alleen het resultaat bewaard en de ingevoerde berekening wordt verwijderd (zie ook Numerieke velden en bedragen ). De geselecteerde eenheid geldt niet voor alle tabbladen. Model G, de FSR en WNT zijn in hele euro s, (Bedragen: x 1). De eenheid waarmee een tabblad moet worden ingevuld staat in de kop van de tabel. 5.2 Gegevensinvoer Met de Tab -toets kunt u steeds naar een volgend invoerveld gaan. U kunt de richting waarin de cursor beweegt instellen met behulp van de onderstaande knop die rechts naast de eenheid van de bedragen op elk tabblad is opgenomen. of Sommige velden kennen hints. Dit is licht grijze tekst in het veld die een hint geeft voor het gewenste formaat bijvoorbeeld DD-MM-YYYY. Het bewerkingscherm kent verschillende invoervelden. Deze worden nu kort beschreven Tekstvelden Hier kan vrije tekst worden ingevoerd. Sommige tekstvelden zijn beperkt op aantal karakters (lengte), het is dan niet mogelijk om meer dan dit aantal karakters in te voeren. Ook kunnen velden aan een bepaald gegevenstype moeten voldoen, bij het verlaten van het veld worden deze automatisch gecontroleerd (Zie Figuur 5.2.1). Figuur Gegevenstype controle Documentnaam: HandleidingXbrlOnderwijsportaal v4.1.docx 13 of 35

14 Door te dubbelklikken op een tekstveld of met de toets combinatie Alt-e (of Ctrl-Alt-e) in een tekstveld kan een editor worden geopend waarin grotere aantallen karakters makkelijker kunnen worden ingevoerd, zoals weergegeven in figuur Figuur Teksteditor Door op de button Aanpassen te klikken wordt de tekst overgenomen in het invoerveld. De teksteditor kan ook gebruikt worden voor numerieke gegevens als ingevoerde berekeningen wat langer worden Keuzevelden Deze kenmerken zich door een achter het invoerveld. In deze velden kan geen tekst worden ingevoerd, maar moet een keuze gemaakt worden uit de items in de lijst die wordt geopend door in het invoerveld of op de button of te klikken. Zie figuur Figuur Keuzeveld Door de eerste letter(s) in te typen van een keuze wordt deze ook geselecteerd. Door de lege optie te kiezen kan een keuze weer ongedaan worden gemaakt, tenzij het om een verplicht veld gaat. Documentnaam: HandleidingXbrlOnderwijsportaal v4.1.docx 14 of 35

15 5.2.3 Numerieke velden en bedragen In numerieke c.q. bedragvelden kunnen alleen numerieke waarden worden ingevuld, anders volgt een melding. Bedragen worden automatisch opgemaakt bij het verlaten van het veld. Ook kan een berekening in een numeriek c.q. bedragveld worden uitgevoerd, zoals of Bij het verlaten van het veld wordt de berekening uitgevoerd. Bij invoer van bedragen achter de komma wordt de punt als decimaalteken gebruikt, ongeacht de gekozen instelling voor opmaak. Gebruik van een enkele komma in gewone getallen wordt getolereerd en geïnterpreteerd als decimaalteken. In formules moeten punten worden gebruikt voor decimaalnotatie. Mocht een numeriek veld een grijze kleur hebben dan betekend dit dat dit veld wordt gevuld uit een onderliggende specificatie of door een berekening. U dient dan de specificatie of de voor de berekening benodigde velden te vullen om dit veld een waarde te laten krijgen Schalingsfactor voor bedragen Bij invoer van bedragen kan het zijn dat er een schalingsfactor van toepassing is. De schalingsfactor die van toepassing is op een getoonde tabel wordt links in de kop van de tabel vermeld. De schalingsfactor kan per tabblad verschillen. Daarmee is het bijvoorbeeld mogelijk dat bepaalde modellen in de rapportage altijd in gehele euros worden gerapporteerd, terwijl voor andere modellen in duizenden of honderdduizenden of miljoenen wordt gerapporteerd. Als er voor bedragen een schalingsfactor van toepassing is, kan deze gekozen worden in rechter bovenhoek van het scherm. Deze geldt vooralsnog voor alle modellen waarvoor deze algemene schalingsfactor is ingesteld Precisie en afronden voor numerieke velden en bedragen De precisie waarmee een numeriek gegeven wordt gerapporteerd is ten eerste afhankelijk van gegevensdefinitie en ten tweede van de instellingen voor weergaveprecisie en afronding. Documentnaam: HandleidingXbrlOnderwijsportaal v4.1.docx 15 of 35

16 Gegevensdefinitie Als de gegevensdefinitie geen decimaaltekens toestaat, wordt er bij invoer een afronding toegepast op nul cijfers achter de komma. Als een ander beperkt aantal decimalen is toegestaan, wordt het gegeven in ieder geval afgerond op dat aantal decimalen. Applicatie-instellingen voor de rapportsoort Per veld kan de instelling voor weergaveprecisie en afronden geconfigureerd zijn samen met de schalingsfactor. Zo kan het zijn dat bij Rente een schalingsfactor voor procenten heeft met weergave op 2 cijfers achter de komma en zonder afronding, en dat Deeltijdfactor geen schaling heeft en een afronding op 1 cijfer achter de komma. Per numeriek gegeven is vastgesteld of er wel of niet afgerond wordt op de weergaveprecisie. Als de weergaveprecisie voor een percentage 2 cijfers achter de komma is zonder afronding en er wordt toch een derde decimaal ingevoerd, zal er geen afronding plaatsvinden en wordt de derde decimaal getoond en gerapporteerd (mits de gegevensdefinitie dit toestaat). Gekozen instellingen voor het document/rapportage Als de schalingsfactor gekozen kan worden, wordt hiermee ook een precisie en een afrondingsmethodiek gekozen. Een voorbeeld hiervan is te zien in bovenstaande afbeelding. De instelling moet als volgt gelezen worden: - x betekent dat de schalingsfactor in miljoenen is - 1,0 geeft aan dat de weergaveprecisie 1 decimaal achter de komma is waarbij gerelateerd wordt aan de schalingsfactor (in dit geval honderdduizenden) - geeft aan dat ingave van extra precisie mogelijk is en dat er geen sprake van afronding is NB: Als er geen sprake is van afronding en de invoer meer decimalen bevat dan de weergaveprecisie, zal de uitlijning van de getoonde cijfers verspringen. Dit kan opgelost worden door de schalingsfactor te verlagen. Weergaveprecisie en rekentechnische precisie Als er sprake is van afronding op een gegeven wordt bij invoer als eerste deze afronding toegepast. Pas daarna worden eventuele afgeleide gegevens op basis van de afgeronde invoer uitgerekend. Het is dus niet mogelijk om onzichtbaar extra precisie toe te voegen. Als een afleidingsresultaat meer precisie bevat dan mogelijk is of als er een afronding is ingesteld voor het betreffende resultaatgegeven, zal de waarde afgerond worden. NB: Afleiden op basis van afgeronde afgeleide gegevens kan tot incorrecte resultaten leiden. Vooralsnog is dit niet aan de orde en is de huidige voorziening toereikend. Documentnaam: HandleidingXbrlOnderwijsportaal v4.1.docx 16 of 35

17 5.2.6 Conventie positief/negatief bedrag Bedragen dienen in principe positief te worden ingevuld, aftrekken en optellen wordt in de formules gedaan. Bijvoorbeeld (cumulatieve) afschrijvingen in een verloopstaat worden dus positief ingevuld maar in de formule wel afgetrokken. Volgens de XBRL-standaard moet uit het label van een element blijken of een bedrag positief dan wel negatief moet worden ingevuld. Als voorbeeld: uit het kasstroomoverzicht, de mutatie voorraden: Het label is Afname (toename) van voorraden, een afname wordt positief ingevuld en een toename negatief Berekende velden Figuur Berekende velden In het portaal bevindt zich een rekenmodel dat binnen de tabbladen en over de tabbladen heen werkt. Als de waarde van een veld verandert, zullen de aan dat veld gerelateerde velden automatisch (her)berekend worden. Velden met een berekende resultaatwaarde worden in een blauwe kleur getoond. In een beperkt aantal gevallen, kun u afwijken van een berekende waarde. Dit geldt bijvoorbeeld voor de leerlingenaantallen die de basis vormen voor prognosecijfers (CP Baten en lasten). Als u met de muis over het berekende veld gaat, komt er een tekstballon die de waarde van het veld laat zien voordat deze berekend werd. Door op Alt-c (of als dit niet werkt Ctrl-Alt-c) te drukken kunt u de handmatige waarde terugzetten en een nieuwe waarde invoeren. De veldkleur verandert in lichtgeel als berekende en handmatige waarde overeenkomen òf in feloranje als dit niet zo is. Als u vervolgens weer de tekstballon bekijkt ziet u een melding dat er een handmatige waarde is ingevoerd die wellicht niet gelijk is aan de berekende waarde Vergrendelde (niet beschrijfbare) velden Een aantal velden zijn vergrendeld en worden weergegeven met een grijze achtergrondkleur en het lettertype is helderblauw. Als een vergrendeld veld ook een berekend veld is, wordt gekozen voor de blauwe achtergrondkleur van berekende velden. Een BG nummer mag bijvoorbeeld niet gewijzigd worden omdat dit een vast gegeven is van de instelling waarvoor een rapportage is aangemaakt. Documentnaam: HandleidingXbrlOnderwijsportaal v4.1.docx 17 of 35

18 Vergrendelde (maar niet berekende) velden zijn vooral zichtbaar op de overzichtspagina s voor balans, staat van baten en lasten en kasstroomoverzicht. Deze gegevens kunnen op andere pagina s wel ingevuld worden. Om van een vergrendeld veld naar de eerste beschrijfbare versie van dat veld te springen, kunt u gebruik maken van toetscombinatie Alt-i (of als dat niet werkt Ctrl-Alt-i) Datumvelden Het formaat van datumvelden kan door u worden ingesteld in uw profiel, zie instellingen wijzigen (figuur 3.1). Het gewenste formaat staat, als u nog niets in het datumveld heeft ingevoerd, als hint in lichtgrijs in het veld. Gewoonlijk is dit DD-MM-YYYY. Documentnaam: HandleidingXbrlOnderwijsportaal v4.1.docx 18 of 35

19 5.3 Tabellen Het portaal kent ook tabellen, vaste tabellen (verloopoverzichten) en tabellen waarin regels kunnen worden toegevoegd of verwijderd Verloopoverzichten De verloopoverzichten spreken voor zich, zie schermafdruk hieronder: Figuur Verloopoverzicht De kolommen en rijen van een Verloopoverzicht kunnen worden omgedraaid door op het symbool te klikken. De richting waarmee naar het volgende veld wordt gesprongen (Tab toets of Enter), verandert hierbij niet. Deze richting kan aangepast worden door te klikken op het tweede symbool: of. Soms hebben kolommen in een verloopoverzicht een subtabel, zoals in bovenstaand voorbeeld, de post Effecten (langlopend). Een nadere specificatie van deze post kan dan in de onderliggende tabel worden opgegeven, totalen worden dan in bovenliggende tabel overgenomen. Documentnaam: HandleidingXbrlOnderwijsportaal v4.1.docx 19 of 35

20 5.3.2 Dynamische Tabellen In dynamische tabellen kunnen rijen worden toegevoegd of verwijderd. Figuur Dynamische tabellen Door op button te klikken kan een rij worden toegevoegd, mits er in deze rij minimaal één veld is gevuld. Er kan telkens slechts 1 lege rij in een tabel bestaan. Door op button te klikken kan een rij leeg gemaakt worden. Na opslaan of toevoegen van een nieuwe rij zal deze lege rij op het scherm verdwijnen Toelichtingen en specificatietabellen Nieuw in de rapportage voor verslagjaar 2016 is de mogelijkheid om op de verschillende modellen bij de verschillende posten optioneel een toelichting en/of specificatietabel toe te voegen. Hieronder is als voorbeeld het voorbeeld opgenomen van het model Immateriële vaste activa. In de kop is achter in de regel het symbool toegevoegd. Door hier op te klikken verschijnt onderop het model een label Toelichting op immateriële vaste activa met daaronder een veld Informatieverschaffing over immateriële vaste activa, waarin maximaal tekens kunnen worden ingevoerd. Door in één van de in te vullen velden te gaan staan in één van de soorten immateriële vaste activa (kolommen) en in het veld te klikken, verschijnt een drop down menu met daarin onder andere het onderstaande symbool: Na het klikken op deze knop, verschijnt onderop het model onder het label Toelichtingen op immateriële vaste activa een toelichtingenveld, bijvoorbeeld Informatieverschaffing over kosten van ontwikkeling, van maximaal tekens. Documentnaam: HandleidingXbrlOnderwijsportaal v4.1.docx 20 of 35

21 De toelichtingen worden onder elkaar opgenomen in dezelfde volgorde als hoe de posten voorkomen op het model. Door in één van de velden van de Stand aan het begin van de periode of Stand aan het eind van de periode te klikken, verschijnt ook nog de onderstaande knop. - Na het klikken op deze knop, verschijnt onderop het model een specificatietabel, bijvoorbeeld Kosten van ontwikkeling, specificatie met de volgende kolommen: Specificatie item; ; De specificatietabellen worden onder eventueel aanwezige toelichtingen opgenomen en staan in dezelfde volgorde als hoe de posten voorkomen op het model. Met de specificatietabel kunnen de posten Immateriële vaste activa, begin van de periode (kolom ) en Immateriële vaste activa, eind van de periode (kolom ) worden uitgesplitst. Onderop de specificatietabel staan twee totaalvelden waarin de bedragen van de rijen bij elkaar worden opgeteld. De totaalbedragen van de specificatietabel worden echter niet overgenomen in het veld waar de specificatietabel voor wordt aangemaakt maar er wordt wel gecontroleerd of de totalen van de specificatietabel overeenkomen met de bedragen zoals opgenomen in het model. Indien de totalen van de tabel niet overeenkomen met de bedragen in het model dan verschijnt er een foutmelding op de totalen van de specificatietabel Volgnummers en postbeschrijvingen Om gebruik te kunnen maken van nieuwe XBRL standaarden zijn er technische wijzigingen doorgevoerd in OCW taxonomie Een belangrijke wijziging is dat elke regel in een tabel uniek moet kunnen worden geïdentificeerd. Als gevolg hiervan is aan iedere specificatietabel in de OCW Taxonomie 11.0 een veld Volgnummer of Specificatie item toegevoegd. Veld Volgnummer moet worden gevuld met een unieke oplopende numerieke waarde van 1 en hoger. Na opslaan of toevoegen van een nieuwe tabelregel, worden de tabelregels op basis van het volgnummer gesorteerd. Veld Specificatie item vervult een zelfde rol als veld Volgnummer en moet ook een binnen de tabel unieke omschrijving bevatten. Het portaal bevat momenteel een correctie-functie voor zowel volgnummers als voor de postbeschrijvingen. Als er bij opslaan fouten geconstateerd zijn, krijgt u een waarschuwing met de keuze om automatisch verbeteringen door te voeren. Als u daarvoor kiest, worden tabellen met volgnummers opnieuw genummerd en niet unieke beschrijvingen worden voorzien van achtervoegsel #1, #2, et cetera. NB: Aan het portaal zullen de komende tijd aanpassingen gedaan worden om het werken met volgnummers in specificatietabellen te vereenvoudigen. Documentnaam: HandleidingXbrlOnderwijsportaal v4.1.docx 21 of 35

22 6. Element definities, referenties en Best practices In de OCW taxonomie zijn de elementen veelal voorzien van definities, referenties en best practices. Indien men in het bewerkingsscherm (Figuur 6.1) op een van de elementen gaat staan, zal de tekst blauw worden en er een icon met een i verschijnen. Figuur 6.1 Element met definitie Door vervolgens op dit element te klikken zal een nieuw scherm worden geopend, waarin de definitie(s), referentie(s) en best practice kan worden bekeken. Figuur 6.2 Element informatie scherm In het geval er voor een element een best practice is, zal die bij het bewegen van de muis over de naam van het element getoond worden. Voor oudere versies van de verschillende browsers is deze optie echter niet beschikbaar. Documentnaam: HandleidingXbrlOnderwijsportaal v4.1.docx 22 of 35

23 7. Geconsolideerde en enkelvoudige jaarrekening 7.1 Inleiding Dit hoofdstuk beschrijft hoe met behulp van het XBRL Onderwijsportaal (verder portaal) een XBRL jaarrekeningrapportage kan worden aangemaakt voor een geconsolideerde jaarrekening. Deze jaarrekeningrapportage bevat zowel een geconsolideerde als een enkelvoudige jaarrekening. Om een jaarrekeningrapportage voor een geconsolideerde jaarrekening aan te maken moeten de volgende stappen worden doorlopen: 7.2 Aanmaken van een jaarrekeningrapportage met het juiste type jaarrekening. 7.3 Invullen geconsolideerde jaarrekening. 7.4 Kopiëeren gegevens geconsolideerde jaarrekening. 7.5 Indienen jaarrekeningrapportage. In de volgende paragrafen worden de hierboven genoemde stappen nader in detail beschreven. Het portaal ondersteund de volgende browser versies: Internet Explorer 9 en hoger, Firefox 27 en hoger en Chrome. De opmaak en performance onder Internet Explorer is niet optimaal. De jaarrekeningrapportage voor een geconsolideerde en enkelvoudige jaarrekening is uitgebreid en complex. We bevelen daarom ook ten sterkste aan om indien mogelijk gebruik te maken van Firefox of Chrome omdat het portaal met deze browsers sneller werkt. Heeft u vragen of suggesties voor verbetering, mailt u deze dan naar xbrl@duo.nl. Documentnaam: HandleidingXbrlOnderwijsportaal v4.1.docx 23 of 35

24 7.2 Aanmaken jaarrekeningrapportage geconsolideerd Kiezen type jaarrekening U logt op de gebruikelijke wijze in op het portaal. Na inloggen komt u in de overzichtspagina. U kunt een nieuwe rapportage starten door in de Overzichtspagina (zie hieronder) een rapportage sjabloon te selecteren en vervolgens op de knop Nieuw te klikken. U krijgt de volgende pop-up te zien: Mocht u geautoriseerd zijn voor meerdere organisaties, dan kunt u hier kiezen voor welke organisatie u een rapportage wilt aanmaken. Bij het veld Type jaarrekening selecteert u de waarde Geconsolideerd en enkelvoudig De gekozen waarde van het veld Type jaarrekening wordt overgenomen in het veld Type jaarrekening op het model Algemeen en is niet meer aan te passen. Documentnaam: HandleidingXbrlOnderwijsportaal v4.1.docx 24 of 35

25 7.2.2 Importeren gegevens vorig verslagjaar Indien u vorig jaar al een rapportage voor deze onderwijsinstelling hebt ingediend, dan staat in de regel Importeer voorgaand jaar de waarde verschijnt er een extra regel in de pop-up waarin u kunt kiezen of u de cijfers van de laatst ingediende rapportage van vorig jaar wilt importeren. De standaardwaarde is Ja Indien door bijvoorbeeld fusies de situatie dusdanig is veranderd dat de eindbalans van vorig jaar niet meer overeenkomt met de beginbalans van dit jaar dan kunt u er ook voor kiezen om de gegevens van vorig jaar niet te importeren. Kies vervolgens Ga verder. Indien u kiest voor het importeren van de gegevens van vorig jaar dan verschijnt een extra regel Importeer in waarin u moet aangeven of u de gegevens van de ingediende rapportage van vorig verslagjaar wilt importeren in de geconsolideerde óf in de enkelvoudige jaarrekening. In de meeste gevallen zult u hier kiezen voor geconsolideerd omdat u voor vorig jaar ook de geconsolideerde gegevens bij DUO heeft aangeleverd. Het kan echter zo zijn dat u vorig jaar nog geen geconsolideerde jaarrekening had of dat u vorig jaar de enkelvoudige gegevens heeft aangeleverd bij DUO. Dan kunt u kiezen voor enkelvoudig. Bij het maken van de keuze is het wel van belang om te weten dat u in het portaal éénmalig de gegevens kunt kopiëren van de geconsolideerde jaarrekening naar de enkelvoudige jaarrekening. Andersom is niet mogelijk. Documentnaam: HandleidingXbrlOnderwijsportaal v4.1.docx 25 of 35

26 Kies vervolgens Ga verder Uw rapportage wordt aangemaakt en de Rapportage bewerkingspagina wordt geopend. Heeft u gekozen voor het importeren van een rapportage van voorgaand jaar dan wordt de rapportage eerst automatisch herrekend zodat de totalen gevuld worden en wordt ook een controle op de verplichte velden uitgevoerd. Het kan dan dus iets langer duren voordat u deze kunt bewerken. U kunt de voortgang monitoren doordat de knoppen Bereken en vervolgens Controle bovenin in het scherm verdwijnen en vervolgens weer langzaam groter worden todat zij hun oude vorm weer hebben aangenomen. Kies vervolgens Opslaan om de jaarrekeningrapportage op te slaan met een door u gekozen naam Herkennen verschillende kleuren modellen De jaarrekeningrapportage opent zich en u komt terecht in de view (c.q. gegevensselectie) voor de geconsolideerde jaarrekening zoals hieronder aangegeven in het veld Selectie met de omschrijving Jaarrekening, geconsolideerd. Uitleg over de verschillende views vindt u in de volgende paragraaf. De getoonde modellen hebben kleuren gekregen om aan te geven waar zij bij horen, namelijk: Donkerblauw Model dat op dit moment geselecteerd is. In bovenstaand voorbeeld is dat het model Algemeen. Geel - Modellen die onderdeel zijn van de geconsolideerde jaarrekening. Lichtblauw Modellen die onderdeel zijn van de enkelvoudige jaarrekening. Wit Modellen die zowel bij de geconsolideerde als de enkelvoudige jaarrekening horen. Bijvoorbeeld de modellen Algemeen, Overige gegevens en Ondertekening jaarrekening. Documentnaam: HandleidingXbrlOnderwijsportaal v4.1.docx 26 of 35

27 7.2.4 Herkennen verschillende views Het veld Selectie rechtsbovenin het scherm geeft aan met welke view u op dit moment naar de modellen van de jaarrekeningrapportage kijkt. Dit veld bevat een dropdown menu waarmee tussen de verschillende views gewisseld kan worden. De onderstaande views zijn beschikbaar. View Jaarrekening, geconsolideerd (default waarde) Deze view bevat alle modellen die noodzakelijk zijn om een geconsolideerde jaarrekening aan te maken. View Jaarrekening, enkelvoudig Deze view bevat alle modellen die noodzakelijk zijn om een enkelvoudige jaarrekening aan te maken. View WNT Deze view bevat alle modellen die noodzakelijk zijn voor het aanleveren van de gegevens voor de WNT, namelijk WNT Algemeen, WNT Topfunctionarissen en WNT Niet-topfunctionarissen. Deze modellen zijn in een aparte view opgenomen om het invullen te vereenvoudigen. View Separate modellen Documentnaam: HandleidingXbrlOnderwijsportaal v4.1.docx 27 of 35

28 Deze view bevat de algemene modellen die niet direct gekoppeld zijn aan de geconsolideerde of enkelvoudige jaarrekening, namelijk Algemeen, Verbonden partijen, Verantwoording subsidies, FSR (alleen HBO en WO) en Profileringsfonds (alleen HBO en WO). View Gecombineerde rapportage (indienen) Deze view bevat alle modellen, gesorteerd naar geconsolideerde jaarrekening en vervolgens de enkelvoudige jaarrekening. Om elke verwarring tussen de modellen van de geconsolideerde en enkelvoudige jaarrekening te voorkomen is voor de modellen van de geconsolideerde jaarrekening in de naam de letter G toegevoegd. Sommige namen van de modellen zijn afgekort om te voorkomen dat het grootste deel van het scherm door de balk met de modellen wordt ingenomen. View Gecombineerde rapportage (per model indienen) Deze view is feitelijk identiek aan de vorige view, echter nu zijn alle modellen gesorteerd op gelijksoortig model uit de geconsolideerde jaarrekening en de enkelvoudige jaarrekening. Het indienen van de jaarrekeningrapportage kan alleen plaatsvinden vanuit de volgende views: Gecombineerde rapportage (indienen) ; Gecombineerde rapportage (per model indienen). Afhankelijk van de keuze die u maakt bij het importeren van de gegevens van vorig jaar in de geconsolideerde of enkelvoudige jaarrekening krijgt u in eerste instantie meer of minder views te zien. Als u heeft gekozen voor het importeren van de gegevens van vorig jaar in de enkelvoudige jaarrekening krijgt u alle views te zien. Documentnaam: HandleidingXbrlOnderwijsportaal v4.1.docx 28 of 35

29 Als u heeft gekozen voor het importeren van de gegevens in de geconsolideerde jaarrekening dan krijgt u in eerste instantie de volgende views te zien: Jaarrekening, geconsolideerd ; WNT ; Separate modellen. Nadat u de geconsolideerde jaarrekening compleet heeft gemaakt en de gegevens éénmalig heeft gekopieerd naar de enkelvoudige jaarrekening (zie paragraaf 7.4), krijgt u ook de andere twee views te zien. Als u gegevens in de modellen in een bepaalde view heeft aangepast en u wisselt van view, dan krijgt u altijd een melding dat er nog gegevens niet zijn opgeslagen. Sla de gegevens altijd eerst op voordat u van view wisselt. Documentnaam: HandleidingXbrlOnderwijsportaal v4.1.docx 29 of 35

30 7.3 Invullen geconsolideerde jaarrekening Bij het inrichten van het portaal zijn we ervan uitgegaan dat in 9 van de 10 gevallen een bestuur met een geconsolideerde jaarrapportage voor de volgende stappen zal kiezen Invullen en compleet maken van de gegevens in de geconsolideerde jaarrekening. Hiervoor maakt u gebruik van de view Jaarrekening, geconsolideerd. Invullen van de algemene modellen door middel van de view Separate modellen. Invullen van de WNT door middel van de view WNT. Eenmalig 1 op 1 kopiëren van de gegevens van de geconsolideerde jaarrekening naar de enkelvoudige jaarrekening (zie paragraaf 7.4). Aanpassen van de gegevens in de enkelvoudige jaarrekening op basis van de eliminatieposten. Controleren van de gegevens in de geconsolideerde en enkelvoudige jaarrekening en de overige modellen in de view Gecombineerde rapportage (indienen) of Gecombineerde raoortage (per model indienen). Indienen van de jaarrekeningrapportage vanuit de view Gecombineerde rapportage (indienen) of Gecombineerde rapportage (per model indienen). Uiteraard is het vullen van de modellen in een andere volgorde ook mogelijk. Documentnaam: HandleidingXbrlOnderwijsportaal v4.1.docx 30 of 35

31 7.4 Kopiëren gegevens geconsolideerde jaarrekening Bij het aanmaken van de jaarrekeningrapportage geconsolideerd heeft u aangegeven of u de gegevens van vorig jaar wilt importeren en zo ja, of u de gegevens in de geconsolideerde jaarrekening of de enkelvoudige jaarrekening wilt importeren. Importeren in geconsolideerde jaarrekening Indien u er voor gekozen heeft om de gegevens van vorig jaar in de geconsolideerde jaarrekening te importeren dan is na het opslaan van de jaarrekeningrapportage bovenin in het scherm een knop Naar EV verschenen. Door op de knop Naar EV (naar enkelvoudig) te klikken worden éénmalig de gegevens van modellen van de geconsolideerde jaarrekening naar de modellen van de enkelvoudige jaarrekening gekopieerd. Sla altijd eerst uw jaarrekeningrapportage op voordat u op de knop Naar EV klikt. U weet dan zeker dat ook de als laatste door u ingevoerde gegevens zijn opgeslagen en gekopieerd worden Na het klikken op de knop Naar EV krijgt u de onderstaande melding. Documentnaam: HandleidingXbrlOnderwijsportaal v4.1.docx 31 of 35

32 U heeft nu de volgende keuzemogelijkheden: Annuleren U keert weer terug naar de geconsolideerde jaarrekening. Open enkelvoudig zonder kopiëren U komt in de view Jaarrekening, enkelvoudig terecht echter zonder dat de gegevens zijn gekopieerd. Kopieer geconsolideerd naar enkelvoudig U komt in de view Jaarrekening, enkelvoudig terecht echter nu zijn alle gegevens uit de modellen van de geconsolideerde jaarrekening 1 op 1 gekopieerd in de modellen van de enkelvpoudige jaarrekening. Na het klikken op de knop Kopieer geconsolideerd naar enkelvoudig verschijnt de onderstaande melding. Klik op het kruis rechtsbovenin het scherm om de melding te laten verdwijnen. U komt dan in de view Gecombineerde rapportage (indienen). Na het eenmalig gebruik is de knop niet meer beschikbaar (zie bovenstaand voorbeeld). Sla daarom altijd direct nadat u de gegevens van geconsolideerde jaarrekening naar de enkelvoudig jaarrekening heeft gekopieerd de rapportage op. Blijkt daarna dat de gegevens in uw geconsolideerde jaarrekening toch nog aangepast moeten worden dan moet u de wijziging zowel in de modellen van de geconsolideerde jaarrekening aanbrengen en indien noodzakelijk ook nog in de modellen van de enkelvoudige jaarrekening. Documentnaam: HandleidingXbrlOnderwijsportaal v4.1.docx 32 of 35

33 Importeren in enkelvoudige jaarrekening Indien u er voor gekozen heeft om de gegevens van vorig jaar in de enkelvoudige jaarrekening te importeren dan is na het opslaan van de jaarrekeningrapportage bovenin in het scherm de knop Naar EV niet verschenen. Het is namelijk alleen mogelijk om de gegevens van de geconsolideerde jaarrekening naar de enkelvoudige jaarrekening te kopiëren en niet andersom. Dit is zo gedaan omdat in de praktijk de geconsolideerde jaarrekening veel uitgebreider is dan de enkelvoudige jaarrekening en het eenvoudiger is om bijvoorbeeld toelichtingen en grondslagen bij de enkelvoudige jaarrekening te verwijderen dan ze te moeten toevoegen. Kopiëren kan maar één keer en alleen van geconsolideerd naar enkelvoudig. Documentnaam: HandleidingXbrlOnderwijsportaal v4.1.docx 33 of 35

34 7.5 Indienen jaarrekeningrapportage Nadat u alle modellen van de jaarrekeningrapportage heeft ingevuld en de rapportage heeft opgeslagen raden wij u aan om de volgende stappen uit te voeren: Selecteer de view Gecombineerde rapportage (indienen) of Gecombineerde rapportage (per model indienen). Klik op de knop Controle zodat in de rapportage wordt gecontroleerd of alle verplichte velden inderdaad zijn ingevuld. Er wordt elke keer gesprongen naar het eerste veld in de rapportage dat u bent vergeten in te vullen. Vul eventueel ontbrekende velden alsnog in. Klik op de knop Bereken zodat alle automatisch berekende velden opnieuw worden berekend. Het kan voorkomen dat u een bepaalde wijziging heeft doorgevoerd waardoor een automatisch berekend veld niet opnieuw is berekend. Klik op de knop Opslaan om eventuele wijzigingen alsnog op te slaan. Klik op de knop Valideer om te laten controleren of de ingevulde gegevens overeen komen met de OCW Taxonomie. Indien u de foutmelding krijgt dat er nog iets niet klopt en de foutmelding is niet duidelijk, maakt u dan een schermprint en stuur deze samen met het xbrl-bestand naar xbrl@duo.nl. Als u na het drukken op de knop Valideer de melding heeft gekregen dat de rapportage geldig is, kunt u de jaarrekeningrapportage indienen door op de knop Indienen te drukken. Voordat tot indienen wordt overgegaan, voert het portaal nog automatisch een validatie uit voor het geval dat u vergeten bent op de knop Valideer te drukken. Het indienen van de jaarrekeningrapportage kan alleen plaatsvinden vanuit de view Gecombineerde rapportage (indienen) of Gecombineerde rapportage (per model indienen). Vanuit andere views is het niet mogelijk om de jaarrekeningrapportage in te dienen omdat de andere views alleen een deel van de modellen bevatten. Documentnaam: HandleidingXbrlOnderwijsportaal v4.1.docx 34 of 35

35 Bijlage 1: Statussen In het XBRL Onderwijsportaal kent een rapportage (instance) de volgende statussen: Status Nog Indienen Aanleveren gelukt Omschrijving Instantie, rapportage c.q. document moet nog worden ingediend. Instantie, rapportage c.q. document is in het portaal ontvangen en valide bevonden. Bij deze status heeft u aan uw rapportageverplichting voldaan. Afleveren uitvragende partij gelukt Instantie, rapportage c.q. document is in het portaal verwerkt en afgeleverd aan OCW/DUO. Documentnaam: HandleidingXbrlOnderwijsportaal v4.1.docx 35 of 35