Het Bestuur als Team. Samenwerking. Communicatie. Vertrouwen

Transcriptie

1 Het Bestuur als Team Een team kan alleen goed functioneren als de volgende zaken goed in balans zijn en blijven: persoon, team en taak. Hiervoor is het nodig dat kandidaten voldoen aan een aantal kenmerken en zich er ook van bewust zijn dat het in stand houden van een team tijd en inzet vergt. Samenwerking Allereerst is het belangrijk dat het team goed en intensief kan samenwerken, dat er verbintenis ontstaat en dat het team samen sterk staat - niet alleen met elkaar maar ook met de leden en partners waar je in een commissie of andere manieren mee werkzaam bent. Als bestuurslid zal je regelmatig gezamenlijk dingen ondernemen, of in samenwerking met anderen. Hierin is afstemming belangrijk omdat er samengewerkt wordt aan het behalen van de gestelde doelen. Ook het inzetten van het netwerk van de vereniging en haar individuen vraagt om het vermogen en de wil om goed samen te werken. Goed kunnen samenwerken vraagt: - Een luisterende en lerende houding; - De vaardigheid om feedback te geven en te ontvangen; - De bereidheid om compromissen te sluiten. - Jezelf kunnen aanpassen aan anderen en omstandigheden KANTOOR Achter st Pieter HR Utrecht TELEFOON Info@vidius.nl WEB Communicatie Om als één team te opereren is het belangrijk dat je duidelijk en open kan communiceren. Het gaat dan niet alleen om elkaar inhoudelijk op de hoogte te houden van eigen bezigheden, maar ook over het afstemmen van taken en acties en de durf om elkaar te helpen in de persoonlijke ontwikkeling die elk bestuurslid doormaakt tijdens een bestuursjaar. Daarnaast is openheid over persoonlijke situaties ook van belang. Het team moet in staat zijn alles met elkaar te kunnen delen en zo onderling vertrouwen op te kunnen bouwen. Je bent er voor elkaar om successen te vieren maar ook om verdriet te delen en waar mogelijk dit op te lossen. Jullie zijn immers het fundament van de organisatie. Helder communiceren vraagt: - Een open houding; - De vaardigheid om te zeggen wat in je om gaat; - Begrip voor anderen te kunnen tonen; - De vaardigheid om te kunnen reflecteren op je eigen bezigheden, en dat te delen met anderen. Vertrouwen Om als team goed te kunnen functioneren is het belangrijk elkaar door en door te leren kennen, begrijpen en daardoor te vertrouwen. Dit vertrouwen moet opgebouwd, verdiend en behouden

2 worden, iets wat inzet en tijd zal vergen. Tijdens een bestuursjaar moeten de bestuursleden in alles op elkaar kunnen terugvallen, zowel inhoudelijk als persoonlijk. Het opbouwen en handhaven van vertrouwen vraagt: - Een signalerende houding en daarop acteren; - De vaardigheid om je in te leven in je bestuursleden; - De bereidheid om teamcoaching aan te gaan; - De vaardigheid en bereidheid om je te kunnen en willen aanpassen/schikken naar anderen. Doel van de organisatie Uiteindelijk is het vooral belangrijk dat iedereen in het bestuursteam bevlogen en enthousiast is over het behartigen van en het opkomen voor de belangen van alle studenten in Utrecht. Een gepast gevoel van trots, niet vanwege je functie, maar vanwege het deel uitmaken van VIDIUS, is dan ook zeker op zijn plaats. Alleen betrokken en gemotiveerde bestuurders kunnen immers het uiterste voor de studenten behalen! Wat levert het jou op? Bestuurlijke ervaring op een hoog niveau; Ervaring met werken in een team; Professionalisering van je eigen vaardigheden; Een groot netwerk verkrijgen binnen en buiten Utrecht, zowel sociaal als professioneel; Iets betekenen voor de Utrechtse student; Ervaring opdoen in het samenwerken met professionele organisaties, zoals de gemeente; Coaching op individuele en teamprocessen. Tijdsbesteding Het uitvoeren van deze taken en je portefeuilles zal fulltime tijdsbesteding in de week kosten. Op papier houdt een fulltime tijdsbesteding 40 uur per week in. In de praktijk zal dit afhankelijk van de actualiteit en je eigen ambities meer zijn. Functieomschrijvingen Naast je algemene taken als bestuurslid en het onderdeel zijn van een team heb je natuurlijk ook een functie. Bij deze functie horen bepaalde vaardigheden en taken, die hieronder één voor één worden toegelicht. De Voorzitter Als voorzitter ben jij het gezicht van de vereniging. Je weet de idealen en mening van VIDIUS zowel intern als extern overtuigend en beargumenteerd uit te dragen en bent het mondelinge aanspreekpunt voor iedereen buiten VIDIUS, zoals de pers. Je beweegt je gemakkelijk in groepen en kan eenvoudig aansluiten bij verschillende mensen. Hierin kan je snel en accuraat aanpassen aan snel veranderende omstandigheden.

3 Je bent goed in het maken en onderhouden van contact en hebt je woordje snel klaar. Verder kun je zowel mensen goed te woord staan als spreken in het openbaar en ben je niet bang om in de schijnwerpers te staan. Als algemeen aanspreekpunt van de vereniging kan je op ieder moment in het bestuursjaar om je mening gevraagd worden. Op dat soort momenten dien je altijd de persoon met vragen representatief te woord te staan. De Secretaris Als secretaris ben jij de spin in het web. Je bewaakt de deadlines en zorgt voor de continuïteit en structuur. Dit betekent dat je alle stukken archiveert, vergaderingen notuleert en de bestuursmail beheert. Je hebt de eindverantwoordelijkheid rondom alle schriftelijke externe communicatie naar leden en externen, zoals de , social media kanalen en de website. Gedurende het jaar ben jij degene die alle documenten ziet, redigeert en bewaart. Je gaat gemakkelijk om met taal, kan goed formuleren, kan snel handelen en behoudt ten alle tijden het overzicht. Daarnaast is het van belang dat je ten alle tijden alles nauwkeurig op een rijtje kan zetten en houden. De Penningmeester Als penningmeester heb jij het beheer over de kas, rekeningen en pinpas van VIDIUS. Je hebt interesse in geldzaken en bent secuur en goed in het houden van overzicht. Binnen het bestuur ben je de persoon die met een kritische blik naar de financiële kant van de vereniging kijkt en verantwoordelijk is voor het maken en goed uitvoeren van de begroting en realisatie. Jij bent in de hele vereniging het aanspreekpunt op het gebied van financiën, van subsidies tot aan declaraties. Je bent hoofdverantwoordelijk voor het opstellen van begroting, halfjaarrekening en jaarrekening. Tevens doe je alle subsidieaanvragen van de vereniging. Gedurende het jaar heb je regelmatig kascontroles samen met de tweede penningmeester en de Raad van Toezicht, die de financiële administratie namens de AV controleert. Je gaat nauwkeurig en verantwoordelijk om met de financiën en durft om hulp te vragen wanneer je er zelf niet uitkomt. De Vicevoorzitter Als Vicevoorzitter ben je de creatieveling en de coach in het bestuur. Dat betekent dat je naast je portefeuilles ook verantwoordelijk bent voor het opvangen van de taken van de voorzitter als die wegens omstandigheden afwezig is. Verder komt je functie overeen met die van het algemeen bestuurslid. Het Algemeen bestuurslid Als Algemeen Bestuurslid heb je alle ruimte op je volledig te focussen op de inhoud van je portefeuilles zonder specifieke algemene bestuurstaken eromheen. Zo heb je de meeste vrijheid in het bedenken en vormgeven van je portefeuilles. Je hebt een helder, actueel en breed beeld van de zaken die spelen binnen de Utrechtse studentenwereld en wilt je graag een jaar op een paar onderwerpen storten waar jij inhoudelijk expert op bent of wil worden.

4 Portefeuilles Naast de algemene bestuurstaken en de functieomschrijving bestaat je bestuurswerk voor een groot deel uit portefeuilles. Deze portefeuilles kunnen zowel gericht zijn op belangenbehartiging als op de vereniging zelf, hier is een onderscheid in gemaakt. Een aantal van deze portefeuilles zijn functiegebonden, maar een groot gedeelte is onderling te bepalen. Om hier een goed beeld te geven volgt hier een overzicht van de portefeuilles (met een korte beschrijving wat ze inhouden) die er onder het bestuur te verdelen vallen. Een bestuur heeft de vrijheid om portefeuilles toe te voegen, indien er bepaalde zaken zoveel tijd gaan kosten dat ze een eigen portefeuillehouder behoeven. Portefeuilles belangenbehartiging (extern) - Onderwijskwaliteit en toegankelijkheid: Je houdt je bezig met de ontwikkelingen rondom het onderwijs van zowel de Utrechtse instellingen als landelijk. Vanuit VIDIUS zit jij in de onderwijswerkgroep van de LSVb. De gevolgen van het leenstelsel, de kwaliteit en toegankelijkheid van het hoger onderwijs zijn onderwerpen die hier worden behandeld. - Studieverenigingen: Je onderhoudt het contact met alle studieverenigingen, van zowel de Hogeschool als de Universiteit. Vanuit VIDIUS neem je plaats in de StudieVerenigingenRaad (SVR, koepel universitaire studieverenigingen) en ben je aanwezig bij alle overleggen van de OSHU (koepelorgaan studieverenigingen HU) - Medezeggenschap: Je faciliteert de gehele medezeggenschap van de universiteit, door FaculteitRaadsOverleggen (FaRaO s) en Colleges van Utrechtse Assessoren (CvUA s) voor te zitten. Je pakt projecten op die spelen op de onderwijsinstellingen gerelateerd zijn aan de medezeggenschap. Daarnaast heb je contact met de Universiteitsraad, de Hogeschoolraad en organiseer je mede de Week van de Medezeggenschap. - Huisvesting: Je lobbyt voor meer, goedkopere en betere studentenhuisvesting bij de gemeente en alle studentenhuisvesters. Daarnaast heb je contact met de huurdersvereniging BoKS en zit je in het orgaan ISHA. - Normale huur.nl: je bent verantwoordelijk voor onderhoud, verbetering en lange termijn visie van normalehuur.nl. Je stuurt de activiteitencoördinator aan die zich hiermee bezighoudt en onderhoud contact met betrokken partijen. - Utrecht Science Park: Je lobbyt voor de leefbaarheid van het Utrecht Science Park en alles wat er speelt. Vanuit VIDIUS ben je aanwezig bij de USP student council. - Duurzaamheid: Je lobbyt voor duurzaamheid in het Utrechtse studentenleven. Je onderhoudt contact met betrokken partijen op zowel de onderwijsinstellingen, gemeente als daarbuiten. - Zorg: Je lobbyt voor betere zorg voor studenten in Utrecht. Je onderhoudt contact met verschillende zorgverleners, zowel op de onderwijsinstellingen als daarbuiten met als doel om de informatievoorziening en toegankelijkheid van de zorg voor studenten te verbeteren. - Sport: Je houdt je vanuit VIDIUS bezig met de studentensport en onderhoudt het contact met de Sportraad. Daarnaast ben je er voor alle Utrechtse sportverenigingen die ook lid bij VIDIUS zijn. - Vrijwilligerswerk: Vanuit VIDIUS hou je je bezig met vrijwilligerswerk en onderhoudt je contact met de VrijwilligersCentrale Utrecht.

5 - Gemeentezaken: Je vertegenwoordigt VIDIUS bij de gemeente en onderhoudt het contact met alle partijen en raadsleden, en de ambtenaren. Tevens volg je alle bijeenkomsten van de gemeente en spreekt in op relevante bijeenkomsten. - Mobiliteit: Je houdt je bezig met alle zaken betreffende openbaar vervoer, fietsen, infrastructuur. Door lobbyen en plaats te nemen in regionale overleggen draag je de belangen van studenten uit. - Landelijke Studenten Vakbond (LSVb): Je vertegenwoordigt VIDIUS en de stem van de Utrechtse student op landelijk niveau door aanwezig te zijn bij overleggen tussen bonden en werkgroepen. Daarnaast zit je in de Algemene Vergadering van de LSVb Portefeuilles Vereniging (intern) - Interne organisatie en Beleid: Je kent de statuten en reglementen goed en bent eindverantwoordelijke voor het opstellen van alle stukken die naar de Algemene Vergadering of RvT moeten zoals het beleidsplan, het halfjaarverslag en het jaarverslag. Tevens onderhoudt je het contact met de Raad van Toezicht. Jij bent op intern strategisch vlak actief om de vereniging in goede banen te leiden ook op lange termijn en maakt planningen om dit zo goed mogelijk te laten verlopen. Verder bewaak je de processen van activiteiten die door het bestuur en de vereniging ondernomen worden. - Codex: Je weet alles van het administratieprogramma Codex en de functionaliteiten. Je onderhoudt contacten met het bedrijf en zorgt voor orde in de administratie en de kennisbank. - Planning: Je zorgt ervoor dat alles op tijd gepland is, regelt locaties en houdt de agenda op orde. Als er gezamenlijke activiteiten zijn dan plan jij deze in. Deze portefeuille behoort tot de functie secretaris. - Notulen: Je notuleert de bestuursvergaderingen en alle andere gezamenlijke bijeenkomsten die er worden georganiseerd. Deze portefeuille behoort tot de functie secretaris. - Coaching: Je hebt verantwoordelijkheid voor de bijeenkomsten met de Raad van Advies en onderhoudt daarnaast het contact met de bestuurscoach. Mocht het noodzakelijk zijn zorg je ook zelf voor het nodige advies. Daarnaast coördineer je de interne dynamiek binnen het bestuur en de kern van de vereniging. Zodat problemen tussen personen voorkomen worden en dat geen negatieve gevolgen voor de vereniging gaat hebben. - Kantoor: Je hebt de verantwoordelijkheid over alle zaken omtrent het kantoor en zorgt ervoor dat het schoon blijft. Tevens ben je de contactpersoon voor gebouwbeheer en alle andere zaken rondom de Pnyx. - Administratie: Je onderhoudt de ledenadministratie door nieuwe leden in te schrijven en oude leden uit te schrijven. Deze portefeuille behoort tot de functie secretaris. - Penningmeesterschap: Je maakt de begroting, halfjaarrekening en jaarrekening, doet de betalingen, beslist over subsidies en declaraties en sluit alle contracten samen met de voorzitter. Deze portefeuille behoort tot de functie penningmeester. - 2e Penningmeester: Je controleert de penningmeester en fungeert daarnaast als klankbord voor alle financiële zaken. - Acquisitie: Je regelt de sponsorcontracten en leidt de sponsorcommissie. Je bent aanjager voor

6 het doen van subsidieaanvragen. - Pers: Je bent verantwoordelijk voor alle uitingen van VIDIUS in de pers, onderhoudt het contact met de media en hebt de eindredactie over stukken. Deze portefeuille behoort tot de functie voorzitter. - Social Media: Je hebt de verantwoordelijkheid over de social media (Facebook en Twitter) en zorgt ervoor dat er content op verschijnt. - Website: Je hebt de technische eigenschappen om de website te onderhouden en zorgt ervoor dat er voldoende en juiste content is. - Leden & Communicatie: Je onderhoudt het contact met leden en externen via de bestuurs mail en maakt daarnaast de nieuwsbrief. Deze portefeuille behoort tot de functie secretaris. - Marketing & Promotie: Je doet de promotie van VIDIUS en onderhoudt de marketingstrategie van VIDIUS. Je bedenkt acties en probeert de naamsbekendheid onder studenten te vergroten. - VIDIUS Marktplaats: Je hebt de verantwoordelijkheid over het verhuren van de beamer en monitort de VIDIUS Marktplaats. - Fietsverkoop: Je bent verantwoordelijk voor de VIDIUS Fietsverkoop, zorgt ervoor dat er altijd voldoende fietsen op voorraad zijn en houdt de administratie omtrent de Fietsverkoop bezig. - Rechtshulp: Je onderhoudt het contact met het bestuur van de VIDIUS Rechtshulp en stuurt deze aan waar dit nodig is. - Zoekcommissie: Je bent verantwoordelijk voor het opzetten van de Zoekcommissie, organiseert de informatiebijeenkomsten en zorgt ervoor dat het informatieboekje klopt - Sollicitatiecommissie: Vanuit het bestuur van VIDIUS zit je in de Sollicitatiecommissie en vertegenwoordig je het bestuur in de zoektocht naar een nieuw bestuur. - Inwerking: Je bent verantwoordelijk voor alle overdrachtsdocumenten en regelt daarnaast de gehele inwerkperiode met het inwerkweekend en alle trainingen voor het kandidaatsbestuur. - Besturendag: Je organiseert de besturendag voor alle besturen aan het begin van het jaar. Vooraf regel je de locatie en invulling van de dag, tijdens de dag ben je aanspreekpunt voor iedereen. - Nacht van de Professoren: Je begeleidt de commissie NvdP en zorgt ervoor dat het feest plaatsvindt. - Commissie Stad & Week van de Utrechtse Huisbaas: Je begeleidt de commissie Stad in hun werkzaamheden en zorgt ervoor dat de Week van de Utrechtse Huisbaas plaatsvindt. - Commissie Onderwijs: Je begeleidt de commissie Onderwijs in hun werkzaamheden. - Onderwijs Evenementen: Je regelt een plaats op de onderwijs evenementen zoals open dagen en draagt de naam van VIDIUS uit om de naamsbekendheid te vergroten.