Het beheren en bijhouden van de BGT

Transcriptie

1 Het beheren en bijhouden van de BGT Zo doet u dat Het beheren en bijhouden van de BGT X

2

3 Het beheren en bijhouden van de BGT Zo doet u dat

4 Inleiding X Ministerie van Infrastructuur en Milieu

5 Een woord vooraf Nu we met alle bronhouders hebben geïnvesteerd in de unieke digitale basisregistratie BGT, is het belangrijk om die ook actueel en compleet te houden. Als bronhouder hebt u de taak om uw stukje van de BGT bij te werken op het moment dat er zich buiten veranderingen voordoen. Deze handleiding helpt u daarbij. In de transitiefase hebt u waarschijnlijk samengewerkt met uw buurbronhouders. Om grenzen, werkwijzen en taakverdelingen af te stemmen. Voor het beheren en bijhouden van uw stukje BGT is die samenwerking nog steeds cruciaal. Eenmalig inwinnen, meervoudig gebruik blijft het devies. Als bronhouder kunt u ook mutaties constateren door luchtfoto s digitaal te vergelijken met de BGT. Ook bij deze vorm van mutatiesignalering is samenwerking erg efficiënt, en een goede manier om het uitgangspunt eenmalig inwinnen, meervoudig gebruik in de praktijk te brengen. Want de BGT beheer je samen! Maak dus goede afspraken over efficiënte manieren van inwinnen en aanleveren. Het SVB-BGT heeft aan de samenwerking bijgedragen door een landelijk mutatiemeldsysteem (MMS- BGT) te introduceren. Daarmee houdt u elkaar op de hoogte van alle meldingen. Het beheren en bijhouden van de BGT 3

6 Inhoudsopgave X Ministerie van Infrastructuur en Milieu

7 Inleiding 3 Inhoud 5 Voorbereiding: de abonnementenservice 7 De 4 stappen van het beheer- en bijhoudingsproces 10 Stap 1: een mutatie constateren in de buitenruimte 12 Stap 2: het melden van de mutatie 14 Stap 3: de mutatie inwinnen en verwerken 18 Stap 4: daadwerkelijke mutatie in de LV-BGT 20 Tot slot 24 Meer informatie en ondersteuning 25 Colofon 28 Het beheren en bijhouden van de BGT 5

8 Voorbereiding X Ministerie van Infrastructuur en Milieu

9 De abonnementenservice Een goede voorbereiding is het halve werk. Dat geldt ook voor het bijhouden van de BGT. Voordat u aan het reguliere beheer- en bijhoudingsproces begint, is het zinvol om u te abonneren op mutaties in de BGT. Met de abonnementenservice van BRAVO blijft u op de hoogte van alle mutaties die door andere bronhouders in de BGT zijn aangebracht, in gebieden die voor u van belang zijn (bijvoorbeeld aangrenzende gebieden van andere bronhouders). U ontvangt automatisch alle wijzigingen die hebben plaatsgevonden in een gebied dat u zelf aangeeft. Zo beschikt u binnen uw eigen organisatie altijd over de meest actuele kaartgegevens uit de LV-BGT. Zo maakt u een abonnement aan voor de nulstand In BRAVO sluit u een abonnement af in het tabblad Abonnementen. Klik hiervoor op Toevoegen. 1. In het scherm dat opent, kunt u alle gegevens voor het abonnement invullen. Door onder aan het scherm op Toevoegen te klikken, maakt u het abonnement aan. 2. In het bevestigingsscherm klikt u vervolgens op Gebied tekenen/bekijken. Er opent een scherm waarin u het gebied kunt tekenen waarvoor u mutaties wilt ontvangen. Het abonnementsgebied mag niet meer dan punten bevatten. Daardoor kan het zijn dat u meerdere deelabonnementen moet afsluiten. Let op: zet het vinkje nulstand aan en geef een einddatum op (bijvoorbeeld een week na aanvraag). 3. Klik op om een polygoon van het interessegebied te tekenen (teken linksom). 4. Dubbelklik om de polygoon af te sluiten. Klik op Opslaan en het gebied dat u zojuist hebt getekend, wordt gekleurd weergegeven. Sluit dit scherm. 5. Klik op voor het uploaden van een XML voor het aanmelden van een abonnementsgebied. 6. In het scherm Details Abonnement klikt u op Status updaten en kiest u Besteld, en daarna op Opslaan. Hiermee is uw aanvraag voltooid. 7. U ontvangt een nulstand met de meest actuele stand van de LV-BGT. Het beheren en bijhouden van de BGT 7

10 Zo maakt u een abonnement aan voor het ontvangen van mutaties Hebt u, vanwege het grote aantal punten, meerdere deelabonnementen afgesloten voor het ontvangen van de nulstand? Dan sluit u voor het ontvangen van de mutaties tenslotte een abonnement af voor uw hele gebied. Het abonnement voor het ontvangen van mutaties kent geen limiet van punten. Alle mutatieberichten verwerken Het is belangrijk dat u alle mutatieberichten uit de abonnementenservice verwerkt, én in de juiste volgorde. Alleen zo loopt uw eigen registratie gelijk met de LV-BGT. De acties voor het afsluiten van het abonnement voor uw hele gebied zijn identiek aan de stappen hierboven. Met uitzondering van punt 2: in het bevestigingsscherm zet u het vinkje nulstand uit en vult u geen einddatum in. Binnen 30 dagen downloaden Zodra er een wijziging plaatsvindt in het gebied dat u hebt geselecteerd, krijgt u een bericht met daarin het incrementeel abonnementsbestand (mtbsvbdi01 lay-out met toevoegings- en mutatiekennisgevingen). Download dit bestand binnen 30 dagen. Daarna komt het te vervallen; de kans bestaat namelijk dat de registratie van de bronhouder dan niet meer synchroon loopt met de Landelijke Voorziening. Vervallen bestanden kunt u niet meer terughalen. 8 Ministerie van Infrastructuur en Milieu

11 Het beheren en bijhouden van de BGT 9

12 De 4 stappen van het beheer- en bijhoudingsproces Hebt u een abonnement afgesloten voor BGTwijzigingen in voor u relevante gebieden? Dan kunt u nu beginnen met het reguliere werk om de BGT bij te houden en te beheren. In het kort bestaat het proces van beheer en bijhouding uit 4 stappen: 1. Er wordt een mutatie geconstateerd in de buitenruimte. 2. Er wordt melding gemaakt van die mutatie in een mutatiemeldsysteem. 3. Er vindt inwinning en verwerking plaats van de mutatie in de buitenruimte. 4. De precieze gegevens over de mutatie worden doorgegeven aan de Landelijke Voorziening, waarmee de BGT wordt geactualiseerd. Op de volgende pagina s leggen we per processtap uit wat u als bronhouder moet doen om de BGT op de juiste manier en volgens de wettelijke eisen actueel en compleet te houden. X Ministerie van Infrastructuur en Milieu

13 Het beheren en bijhouden van de BGT 11

14 2. De bronhouder zelf Processtap 1 constateert de mutatie Een mutatie constateren in de buitenruimte Door uw dagelijkse werkprocessen als bronhouder kunnen mutaties in de buitenruimte ontstaan: een zandpad wordt geasfalteerd, er worden bomen gekapt, er wordt een pand gesloopt. Vaak weet een bronhouder uit de vergunningenregistratie In de eerste stap wordt geconstateerd al van tevoren dat waar de iets gaat BGT niet wijzigen. meer Een overeenkomt medewerker met Beheer de werkelijkheid (bijvoorbeeld of een BAG-ambtenaar door de bouw maakt van een daarvan huis, Openbare Ruimte melding de aanleg via van het een interne rotonde MMS-systeem. of het asfalteren Hoe u van dat als een bronhouder schelpenpad). precies Dat constateren organiseert, kan is aan op u. drie manieren gebeuren. X Ministerie van Infrastructuur en Milieu

15 1. Een gebruiker van de BGT constateert de mutatie Iedereen die een verandering in de buitenruimte constateert, kan hiervan melding maken via Verbeterdekaart.nl. Dit heet ook wel een terugmelding doen. De gebruiker doet de terugmelding met een eenvoudige klik op de kaart en een korte omschrijving van de mutatie. De melding komt dan rechtstreeks binnen in het landelijke MMS-BGT. Eigen MMS of MMS-BGT gebruiken? Als bronhouder bent u vrij om uw eigen mutatiemeldsysteem (MMS) te gebruiken voor het verzamelen en beheren van de interne mutatiemeldingen voor de BGT. Daarnaast bent u verplicht om het landelijke MMS-BGT te gebruiken voor het verwerken van de terugmeldingen van gebruikers die binnenkomen via Verbeterdekaart.nl. 2. De bronhouder zelf constateert de mutatie Door uw dagelijkse werkprocessen als bronhouder kunnen mutaties in de buitenruimte ontstaan: een zandpad wordt geasfalteerd, er worden bomen gekapt, er wordt een pand gesloopt. Vaak weet een bronhouder uit de vergunningenregistratie al van tevoren waar iets gaat wijzigen. Een medewerker Beheer Openbare Ruimte of een BAG-ambtenaar maakt daarvan melding via het interne MMS-systeem. Hoe u dat als bronhouder precies organiseert, is aan u. Wij raden u aan om al uw meldingen in het eigen MMS-systeem - via een bulkimport - ook in het landelijke MMS-BGT op te nemen. Het landelijke MMS-BGT is namelijk het enige systeem waar alle bronhouders toegang toe hebben en waarmee ze zicht hebben op wat er gaat muteren. Zo voorkomt u dat twee partijen op hetzelfde moment dezelfde mutatie inwinnen. 3. Een collega-bronhouder constateert een mutatie Constateert u een mutatie bij uw collega-bronhouder? Meld deze mutatie dan aan in het landelijke MMS-BGT of bij Verbeterdekaart.nl. U wijst de melding dan toe aan uw collega-bronhouder. Het beheren en bijhouden van de BGT 13

16 Processtap 2 Mutatiemelding De mutatie die in stap 1 is geconstateerd, moet worden gemeld in een mutatiemeldsysteem (MMS). In dit systeem worden alle mutaties verzameld en beheerd. Dit is stap 2 van het beheer- en bijhoudingsproces. X Ministerie van Infrastructuur en Milieu

17 Een terugmelding via Verbeterdekaart.nl Een gebruiker van de BGT heeft een melding gedaan op Verbeterdekaart.nl. Die melding komt rechtstreeks in het MMS-BGT terecht. Let op! Het MMS-BGT wijst een melding (nog) niet automatisch toe aan een provincie of een landelijke bronhouder. Er wordt aan gewerkt om dit in een volgende versie te verbeteren. Zelf mutatiemeldingen doen als bronhouder Als bronhouder doet u uw eigen mutatiemeldingen. Dat kan op verschillende manieren: een medewerker binnen uw organisatie doet een melding in zijn eigen systeem (bijvoorbeeld in een BOR-systeem), dat gekoppeld is met uw MMS. De melding verschijnt dan automatisch in uw MMS. U hebt vanuit een afdeling binnen uw organisatie informatie gekregen over een mutatie (bijvoorbeeld op basis van een reeks uitgegeven vergunningen). Met die informatie maakt u zelf een of meerdere (bulk)mutatiemeldingen aan in uw MMS. Let op! Wij adviseren u als bronhouder geen terugmeldingen te doen via Verbeterdekaart.nl. U hebt daar namelijk maar een beperkte mogelijkheid om informatie over de terugmelding toe te voegen. verbeteren. Het MMS-BGT-dashboard toont de werkvoorraad mutatiemeldingen In het MMS-BGT worden mutatiemeldingen en terugmeldingen verzameld. In het dashboard ziet u de mutatiemeldingen en terugmeldingen die behandeld moeten worden. Een voorbeeld daarvan ziet u verderop in afbeelding 1. De kleuren in het dashboard geven de status van de melding aan. Reageer op tijd op terugmeldingen en mutatiemeldingen Voor elke melding geldt een wettelijk verplichte reactie- of afhandelingstermijn. Houd de voortgang van de afhandeling van terugmeldingen en mutatiemeldingen dus goed in de gaten. Voor elke terugmelding geldt een wettelijk verplichte reactietermijn van 5 werkdagen. Voor elke mutatiemelding geldt een actualiteitseis. Wettelijk verplichte reactietermijn voor terugmeldingen Als verantwoordelijke bronhouder bent u wettelijk verplicht om binnen 5 werkdagen een reactie te geven op een terugmelding. Een eerste reactie op een terugmelding hoeft nog geen inhoudelijke beoordeling van de terugmelding te zijn, maar dat mag wel. Een statusverandering geldt als een reactie. Het beheren en bijhouden van de BGT 15

18 Wettelijke actualiteitseisen voor mutatiemeldingen De termijn waarbinnen een reguliere mutatiemelding afgerond moet zijn, valt samen met de wettelijke actualiteitseisen van de BGT. Bijvoorbeeld: de gegevens over een BGT-pand moeten binnen 6 maanden na de daadwerkelijke mutatie in de buitenruimte zijn bijgewerkt. de BGT-gegevens over een terreindeel moeten binnen 18 maanden na de daadwerkelijke mutatie in de buitenruimte zijn bijgewerkt. De wettelijke actualiteitseisen per object vindt u in paragraaf 4.1 van de BGT-standaard: Afbeelding 1: het dashboard van het MMS-BGT 16 Ministerie van Infrastructuur en Milieu

19 Mogelijke statussen van een melding Een opgevoerde melding kan 9 verschillende statussen krijgen. U kunt constateren dat de melding: is aangemaakt en opgevoerd: de melding heeft de status Opgevoerd; Geregistreerd. betrekking heeft op een niet-gemeentelijke bronhouder: stuur de melding dan door aan de juiste landelijke bronhouder. U zet de melding op status In onderzoek. terecht is, maar het inwinproces nog moet starten: zet dan de melding op status Gerealiseerd, niet ingewonnen. terecht is en direct verwerkt kan worden in de BGT via een mutatie: kies dan de status Toegevoegd aan opdracht terecht is, en dat de mutatie is ingewonnen, ingetekend en gecontroleerd: zet de melding dan op status Opdracht gegeven, ingewonnen, ingetekend, gecontroleerd terecht is, en dat de mutatie is gecontroleerd en verwerkt: zet de melding op status Gecontroleerd en verwerkt volledig is afgerond: zet de status op Afgerond onterecht is: zet dan de terugmelding op status Afgewezen; Ongewenst/spam betrekking heeft op een andere basisregistratie: zet de status dan om naar Doorgestuurd BRT/BAG Toelichting geven op een terugmelding Naast het veranderen van de status van de terugmelding hebt u de mogelijkheid om een toelichting bij de statusverandering te geven, als extra informatie voor de terugmelder. Geef in de toelichting uitleg over de reden van de statusverandering. Zet hier ook in wanneer u verwacht dat de melding verder wordt behandeld, als dat het geval is. Hebt u een melding afgewezen? Licht dan kort en duidelijk toe waarom de melding is afgewezen. Dat zorgt voor begrip bij de terugmelder en voorkomt dat anderen dezelfde foutieve terugmelding doen. Krijgt een eerder behandelde terugmelding een vervolgbeoordeling? Dan vervalt de eerdere toelichting. Let op! Zet geen persoonlijke gegevens in de toelichting; die is namelijk door iedereen te bekijken op Verbeterdekaart.nl. Heeft de terugmelder een adres opgegeven? Dan ontvangt hij op dat adres een met de nieuwe status en uw toelichting. Het beheren en bijhouden van de BGT 17

20 Processtap 3 De mutatie inwinnen en verwerken Constateert u als bronhouder dat een element uit de BGT niet meer klopt, dan gaat (of laat) u de nieuwe situatie in de buitenruimte opnieuw inwinnen en verwerken. Dit is processtap 3. X Ministerie van Infrastructuur en Milieu

21 Stem af met uw buurbronhouders Voordat u een veranderde situatie opnieuw laat inwinnen, is het verstandig om te overleggen met eventueel aangrenzende bronhouders. Het uitgangspunt van de BGT is tenslotte: eenmalig inwinnen, meervoudig gebruik. Het is slim om één partij op één plek te laten inwinnen. Dat kan betekenen dat een bronhouder ook voor andere bronhouders gegevens inwint. Bouw hierbij voort op eventuele eerdere samenwerkingen. Mutaties bundelen in een verzamelopdracht Geeft u de inwinning van mutaties in opdracht aan een interne of externe partij? Dan kunt u in het landelijke MMS-BGT via Opdracht toevoegen een reeks mutaties bundelen en zo een verzamelopdracht samenstellen. In paragraaf 7.3 van de Gebruikershandleiding MMS-BGT op staat hoe u een verzamelopdracht instelt. Kwaliteitseisen van de BGT De gegevens van de nieuwe situatie moeten voldoen aan de BGT-kwaliteitseisen. Alle details over de kwaliteitseisen vindt u in hoofdstuk 4 van de BGT-standaard: files/bgtgegevenscatalogus111.pdf Inwinningsgegevens omwerken naar een mutatiebericht De ingewonnen mutaties levert u via BRAVO aan de LV-BGT aan in de vorm van een was/wordtbestand StUF IMGeo XML versie Het omwerken van de inwingegevens naar een was/wordtbestand kunt u zelf doen, of kunt u uitbesteden aan een marktpartij. Over het aanleveren van het bestand leest u meer in processtap 4. Het beheren en bijhouden van de BGT 19

22 Processtap 4 Daadwerkelijke mutatie in de LV-BGT Het XML-bestand dat het eindresultaat is van stap 3, levert u in stap 4 aan voor opname in de LV-BGT. Dat doet u via BRAVO, en dat kan op twee manieren: 1. U levert het bestand handmatig aan. 2. U levert het bestand aan via automatisch berichtenverkeer. X Ministerie van Infrastructuur en Milieu

23 Optie 1 Handmatig aanleveren Voor het handmatig aanleveren van mutatiebestanden hebt u een BRAVO-account nodig met medewerkers- of coördinatorrechten van de bronhouder waarvoor u mutatiebestanden aanlevert. Het aanleveren gaat daarna als volgt: In BRAVO maakt u de mutatielevering aan: kiest voor het tabblad Leveringen en vervolgens voor Toevoegen Mutatielevering. U voegt een zipbestand toe met daarin het XML-bestand. Let op: bij mutaties geldt een limiet van één bestand per levering. Het XMLbestand mag niet groter zijn dan 50 MB. Wanneer u het zipbestand hebt toegevoegd aan de levering, kiest u voor het tabblad Details Mutatielevering (zie afbeelding 2). Bij de knop Status Updaten wijzigt u de status naar Compleet. Hierna wordt de levering verwerkt. Afbeelding 2: de tabbladen bij een mutatielevering Optie 2 Aanleveren via automatisch berichtenverkeer Is uw interne BGT-systeem via automatisch berichtenverkeer aangesloten op BRAVO? Dan hoeft u zelf geen mutatieleveringen in BRAVO aan te maken. Wanneer u een mutatie doorvoert in uw BGT-systeem, dan wordt die mutatie automatisch naar BRAVO doorgestuurd. BRAVO maakt vervolgens voor uw mutatie een mutatielevering aan. Controle van uw mutatiebestand Of u uw bestand nu handmatig of automatisch aanlevert: zodra BRAVO uw mutatielevering ontvangt, voert het BRAVO-systeem een aantal controles op uw mutatiebestand uit. TIP Een actuele lijst met veel voorkomende fouten plus bijbehorende oplossing vindt u op de website van SVB-BGT. Het beheren en bijhouden van de BGT 21

24 Controle: OK Als het resultaat van deze controles goed is, dan biedt BRAVO uw mutatielevering aan de LV-BGT aan. Is de registratie in de LV-BGT succesvol? Dan krijgt u een melding via dat uw mutatiebestand is verwerkt door de LV-BGT. Bovendien wordt uw mutatie via de BRAVO-abonnementenservice ter beschikking gesteld aan alle bronhouders die in het betreffende gebied een abonnement hebben. Controle: niet OK Worden er tijdens de controle in BRAVO of bij de registratie in de LV-BGT fouten geconstateerd? Dan wordt uw mutatielevering helaas afgekeurd. U ontvangt daarvan een melding in BRAVO en via . Er zit dan niets anders op dan een nieuwe mutatie aan te leveren. In het verwerkingsverslag van BRAVO leest u wat er is misgegaan. Als u de opmerkingen uit het BRAVO-rapport verwerkt in uw bestand en daarmee een nieuwe levering doet, is de kans groot dat die levering wel succesvol is. Let op! Bij het aanbieden van een nieuwe levering mag de naam van het bestand hetzelfde zijn, maar de stuurgegevens moeten uniek zijn. De stuurgegevens, die boven in uw bestand staan, worden vaak (maar niet altijd) door uw BGT-software gegenereerd. Voorbeelden van goede stuurgegevens zijn G , of G1234. afea4ea45d54dd43a. Kunt u de stuurgegevens niet zelf wijzigen? Neemt u dan contact op met uw softwareleverancier. Vergeet niet om terugmeldingen af te ronden Is de BGT is aangepast? Vergeet dan niet om de terugmelding in het MMS-BGT ook op status Afgerond te zetten. Aan de voorkant van Verbeterdekaart.nl blijft de melding nog even als Afgerond staan. In het MMS-BGT wordt de terugmelding vanzelf verwijderd. 22 Ministerie van Infrastructuur en Milieu

25 Het beheren en bijhouden van de BGT 23

26 Tot slot Hebt u alle stappen in deze brochure doorlopen? Dan bent u goed op weg naar een complete en volledig actuele BGT. Naast uw eigen proces van bijhouden is er natuurlijk de uitdaging om samen met uw collega-bronhouders de BGT steeds verder te uniformeren, te vernieuwen en te verrijken. Het SVB-BGT staat daarbij altijd voor u klaar. Om via de Helpdesk uw vragen over Beheer en Bijhouding te beantwoorden. En om grotere vraagstukken te agenderen op regionale of andere bijeenkomsten. Het SVB-BGT brengt bronhouders bij elkaar en helpt hen om de BGT uniform, actueel en compleet te maken. Want de BGT beheer je samen. Het SVB-BGT brengt bronhouders bij elkaar en helpt hen om de BGT uniform, actueel en compleet te maken. Want de BGT beheer je samen. Dat is makkelijker én efficiënter. X Ministerie van Infrastructuur en Milieu

27 Meer informatie en ondersteuning Informatie Op onze website vindt u informatie over de volgende onderwerpen Aanvragen BRAVO-account Handleiding BRAVO Handleiding Abonnementen Handleiding Mutatieleveringen Gebruikershandleiding MMS-BGT Instructie Verbeterdekaart.nl Terugmeldproces voor bronhouders Processchema Bijhouding MMS-BRAVO Algemene informatie Op grootschalige-topografie vindt u algemene informatie over de BGT Vragen of problemen? Neem contact op met het SVB-BGT Hebt u problemen met het MMS of met BRAVO? Neem dan contact op met de Helpdesk van het SVB-BGT. Dat kan op verschillende manieren: via de website: via helpdesk@svb-bgt.nl telefonisch: (bereikbaar op werkdagen van 8.00 tot uur) Het beheren en bijhouden van de BGT 25

28 Colofon Dit is een gezamenlijke uitgave van het Samenwerkingsverband van Bronhouders voor de BGT (SVB-BGT) en het programmabureau BGT van het ministerie van Infrastructuur en Milieu Teksten en eindredactie Marèse Peters, Ontwerp VTEB Creatives, Infographics Anke Nobel Illustraties, Maart 2017