Handleiding Mutatieleveringen. Transitiedesk

Transcriptie

1 Handleiding Mutatieleveringen Transitiedesk

2 Inhoudsopgave 1 Handleiding Mutatieleveringen Doel van dit document Wat te doen bij onverwachte situaties Uploaden mutatiebestand Aanmaken BRAVO-nummer Toevoegen bestand Levering status wijzigen Het verloop van een levering Tips & Tricks Veelvoorkomende fouten

3 Versieblad Versie Datum Naam Wijzigingen Melanie Smits Eerste versie 3

4 1 Handleiding Mutatieleveringen 1.1 Doel van dit document Dit document bidet een handleiding voor het maken van mutatieleveringen, het verloop hiervan, en veel voorkomende foutmeldingen en hun bijbehorende oplossingen. Dit document is bedoeld voor iedere bronhouder die een BRAVO-account heeft of gaat krijgen, en die mutaties moet gaan uitvoeren. In deze handleiding vindt u niet hoe u een mutatie-xml kunt genereren in uw softwarepakket. Dit verschilt per pakket en per instelling. Daarom kunt u voor die instructies het beste contact opnemen met uw softwareleverancier. 1.2 Wat te doen bij onverwachte situaties Als iets niet duidelijk is of niet lukt, of u ziet een foutmelding die u niet kunt verklaren, kunt u altijd contact opnemen met de SVB-BGT Transitiedesk (vanaf bekend als de Helpdesk), op of transitiedesk@svb-bgt.nl (vanaf helpdesk@svb-bgt.nl). 4

5 2 Uploaden mutatiebestand 2.1 Aanmaken BRAVO-nummer Als u een WAS-WORDT bestand heeft gegenereerd in uw software, kunt u deze aan gaan bieden aan BRAVO. Zorg ervoor dat het bestand in.zip-formaat wordt geleverd: dit scheelt enorm in de verwerkingstijd. Voordat u begint kunt u het beste uw levering aanbieden aan de controleservice van het Kadaster. Deze vangt binnen enkele minuten een groot aantal mogelijke fouten op. Om een mutatie te uploaden heeft een BRAVO account nodig met medewerkers-rechten voor de gemeente waarvoor u uploadt. Als u niet beschikt over deze rechten, zal de optie om een mutatie toe te voegen niet zichtbaar zijn, of zal de bronhouder niet in uw keuzelijst staan. Als dit het geval is, kunt u contact opnemen met de coördinator van de betreffende bronhouder, en die kan via de Transitiedesk regelen dat uw account toegang krijgt. Om te uploaden kiest u in BRAVO voor het tabblad Leveringen, en vervolgens voor Toevoegen Mutatielevering. Er verschijnt nu een nieuw scherm, waarin u 3 verplichte velden moet invullen: De naam van de levering, dit kan van alles zijn De bronhouder waarvoor u levert. Let goed op dat u de juiste kiest, aangezien alle medewerkers van die bronhouder status-mails gaan ontvangen. Een opmerking. Na het invullen van deze velden kunt u op Toevoegen klikken. Nu krijgt de mutatielevering een BRAVO-nummer toegewezen en ziet u hem terug in het overzicht met de status Opgevoerd. 5

6 2.2 Toevoegen bestand Als u uw nieuwe mutatielevering openklikt ziet u als eerste het overzichtscherm met de data van de levering: dingen als datum van aanmaken, status, etc. Dit overzicht bevat 3 tabbladen. Om een bestand toe te voegen moeten we bij het tabblad Bestanden zijn. Waarschijnlijk staat er bij uw levering een (0) achter dit tabblad. Dit geeft aan hoeveel bestanden er in de levering aanwezig zijn. In dit tabblad heeft u de mogelijkheid om bestanden toe te voegen of te wijzigen, of om documenten toe te voegen. Bestanden zijn in deze context de daadwerkelijke ZIPs met daarin de XML. Bij mutaties geldt er een limiet van 1 bestand per levering. Documenten zijn in deze context eigenlijk al het andere, bijvoorbeeld het controleservicerapport of notities die u zelf toe wil voegen. NB: deze bestanden worden niet bekeken tenzij uw levering vreemde fouten heeft en daardoor geanalyseerd moet worden. Bij het toevoegen van een bestand kiest u uiteraard de locatie van het bestand op uw schijf, en ook de bronhouder waar u voor muteert. Deze moet overeenkomen met de bronhouder die u in stap 2.1 heeft opgegeven. 2.3 Levering status wijzigen Wanneer alle benodigde bestanden in de levering zitten, kunt u terugkeren naar het tabblad Details Mutatielevering. Hier ziet u een knop Status Updaten. Als u nu de status wijzigt naar Compleet (de enige optie) geeft u aan BRAVO aan dat u niets meer hoeft te veranderen aan uw levering en zal hij vanzelf worden opgepakt. Wanneer de levering deze status eenmaal heeft, is hij niet meer terug te halen. 6

7 3 Het verloop van een levering Nadat de levering de status Compleet berijkt, gaat hij als eerste in een wachtrij. Uiteindelijk wordt hij vanzelf door BRAVO gezien en opgepakt, waarna hij de volgende status bereikt. o Mocht er al een mutatielevering van dezelfde bronhouder in behandeling zijn, dan zal de nieuwe mutatie de status On Hold krijgen totdat de oudere levering is doorgelopen. Dit voorkomt dat leveringen in de verkeerde volgorde worden opgepakt. Dat is de status In Validatie. Dit is een controlestap waarbij de inhoud van het bestand wordt gechecked op de juiste vorm. Hierin worden de meeste fouten geconstateerd, zoals een verkeerde opbouw van het bestand, overlappen met de LV of uit sync zijn met de LV. o Als er hier een fout geconstateerd wordt, krijgt de levering de status Niet Succesvol Gevalideerd. Dit is een eindstatus, de levering zal dus niet verder lopen en kan niet worden teruggehaald naar Opgevoerd. In de Bestanden tab vindt u, bij de meeste soorten fouten, een verwerkingsverslag dat aangeeft waar de fout zich bevindt. Als de validatie succesvol verloopt krijgt uw levering de status Succesvol Gevalideerd door SVB-BGT, en daarna direct de status Klaar voor Registratie in LV-BGT. Dit is een wacht-status. Er kan slechts één levering tegelijk aan de LV-BGT worden aangeboden, dus deze status is de wachtrij voor de LV. Leveringen worden op volgorde uit de wachtrij opgepakt. Ook dit is een automatisch proces. Als uw levering aan de beurt is bereikt hij de status Aangeboden aan LV-BGT. De levering wordt nu geüpload naar de LV bij het Kadaster. o Het Kadaster voert haar eigen controles uit, en in principe sluiten die aan op de controles van het SVB-BGT. Een levering die succesvol gevalideerd is, zal dus zeer waarschijnlijk niet door het Kadaster worden afgekeurd. Mocht dit door een fout toch het geval zijn, dan krijgt de levering de status Registratie LV-BGT Mislukt, en daarna direct de status Definitief Afgekeurd. Ook dit is een eindstatus. Naast het normale verwerkingsverslag vindt u nu ook een verwerkingsverslag van het Kadaster in de levering. Als uw levering succesvol geregistreerd is in de LV kan de productiedatabase van BRAVO de gegevens overnemen. Na het groene licht van de LV-BGT ontvangt uw levering de status Klaar voor registratie in Productiedatabase. Wanneer dit is gebeurd is uw levering succesvol verwerkt en krijgt hij de status Afgerond. 7

8 4 Tips & Tricks Zoals u in hoofdstuk 3 ziet komt er op geen moment binnen dit proces een handmatige controle of menselijke actie om de hoek kijken. Dat betekent dat u voor het verloop van een mutatielevering geheel aan uzelf en de andere muterende bronhouders afhankelijk bent (en zij van u). Er zijn een aantal handige tips waarmee u de verwerkingstijd van uw levering kunt inkorten (en daarmee de wachtrij), en waarmee u fouten kunt voorkomen. Check uw abonnement voor het aanbieden van een mutatie Het is verplicht om synchroon te zijn met de LV op het moment dat u een mutatie aanbiedt. Ook als u alles verwerkt heeft en daarna uw mutatie heeft aangemaakt, is het toch handig om voor het uploaden even te kijken of er niet nog iets tussendoor is geglipt. Houd leveringen onder de 50MB (uitgepakt) Uit ons onderzoek blijkt dat 50MB de grens is waarna leveringen onhandig lang gaan duren. Een levering van 60MB duurt twee keer zo lang als een levering van 50MB, terwijl een levering van 50MB al meer dan 8 uur kan duren (exclusief wachtrij). Een levering van 50MB met validatiefouten kan ook dubbel zo lang duren. Daarom is het advies om onder de 50MB te blijven waar mogelijk, en om het liefst meerdere kleine mutaties aan te bieden in plaats van één grote. NB: in sommige softwarepakketten is het niet mogelijk om een mutatie te splitsen, waardoor de eerste mutatie wat groter uit kan pakken. Dat moet dan maar! Maar daarna raden wij u aan om niet te lang te wachten tussen mutaties. Stem af met de buren Situatie: bronhouder A heeft een mutatie op de grens van bronhouder B. Dit is mutatie 1. Bronhouder B wil ook in dit gebied muteren, maar biedt zijn mutatie later aan, terwijl mutatie 1 nog in bewerking is. Dit is mutatie 2. Als mutatie 1 succesvol wordt geregistreerd, zal mutatie 2 altijd falen. Er zijn namelijk objecten gemuteerd en bronhouder B is niet meer synchroon. Bronhouder B moet eerst de bestanden uit zijn abonnement verwerken (die bevatten mutatie 1) voordat hij zijn mutatie aan kan bieden. Als bronhouder B zich niet bewust is van het feit dat bronhouder A aan het muteren is, en dat dat mutatie 1 objecten op zijn grens bevat, kan hier een hoop tijd mee verloren gaan. Daarom raden wij u aan om bij mutaties die een andere bronhouder raken even een seintje te geven, zodat de buurbronhouder geen verdoemde mutatie aanbiedt. Houd uw mutatie aan 1 gebied, of 1 eiland Hoe meer raakvlakken uw mutatie heeft met objecten buiten de levering, dus grensvlakken, hoe langer hij duurt. BRAVO moet bij iedere grenslijn controleren of er sprake is van overlap. Als een levering meerdere eilanden bevat, of een donut, heeft hij dubbel zo veel grenslijnen en duurt hij dus extra lang. NB: het opknippen van mutaties in verschillende deelgebieden is niet in ieder softwarepakket mogelijk. 8

9 5 Veelvoorkomende fouten Melding Betekenis Oplossing Overlap van WORDT met PRD laag WAS-WAS controle mislukt In uw WORDT-situatie veroorzaakt u overlap met de LV Uw WAS-situatie komt niet overeen met wat er in de LV zit. In andere woorden, u bent niet synchroon. Zoek de overlap op. Waarschijnlijk moet u gewoon het andere object meenemen in uw mutatie. Kijk of u een abonnementsbericht gemist heeft. Indien dit niet het geval is kunt u een klein abonnementje afsluiten rond het betreffende object om de huidige status te kunnen vergelijken. Iets met ORA-XXXXX Databasefout U kunt het mutatiebericht opnieuw exporteren en verder ongewijzigd opnieuw aanbieden PBPs gewijzigd Fout in Stuurgegevens Plaatsbepalingspunten in de levering bestaan al in de LV, maar hebben afwijkende gegevens. De stuurgegevens van uw levering zijn niet uniek. Gebied gelockt Een buurbronhouder zit in assemblage, voor een mutatielevering of een initiële levering Invalide XML XML is niet goed vormgegeven PBPs kunnen alleen exact worden overgenomen, of nieuw worden aangeleverd, niet gemuteerd. Trek uw PBPs gelijk met wat er in de LV zit, of genereer nieuwe IDs. De stuurgegevens vindt u bovenin de XML. Deze worden door uw software gegenereerd. Wellicht probeert u hetzelfde bestand twee keer aan te bieden, of misschien staat uw software zo ingesteld dat hij telkens dezelfde stuurgegevens genereert. Neem contact op met uw leverancier om te achterhalen hoe u deze instelling wijzigt. Voorbeelden van goede stuurgegevens zijn G , of G1234.afea4ea45d54dd43a (hash code). Wacht heel even en probeer het daarna nog eens. Exporteer het bestand eventueel opnieuw om de uniciteit van stuurgegevens te garanderen. In het verwerkingsverslag staat wat voor inhoud BRAVO verwachtte, en wat hij in plaats daarvan aantrof. Aangezien de XML door uw software wordt gegenereerd zult u waarschijnlijk e.e.a. moeten aanpassen in uw instellingen. 9