Openbare Europese aanbesteding NFU Databank gevaarlijke stoffen

Transcriptie

1 Versie Definitief Datum Opsteller Mevr. K. van Kranenburg, afdeling Inkoop Erasmus MC Projectgroep NFU Databank gevaarlijke stoffen Aanbestedende dienst Nederlandse Federatie van Universitair Medische centra (NFU) Publicatie Openbare Europese aanbesteding NFU Databank gevaarlijke stoffen

2 Inhoudsopgave 1 Aanbesteding NFU databank gevaarlijke stoffen Inleiding en leeswijzer De NFU De opdracht Resultaten marktconsultatie Tegenstrijdigheden direct melden Klachtenregeling 6 2 Communicatie rondom aanbestedingsprocedure Planning Informatie-uitwisseling tot de sluitingsdatum Indienen van de inschrijving 8 3 Samenwerkingsvormen en hun wijze van inschrijving Zelfstandige Inschrijvers en combinatie van Inschrijvers Inschrijvers en beroep op Derden ten behoeve van de Inschrijving Inschrijvers en beroep op Derden bij de uitvoering van de opdracht Aanmelding en samenstelling Verklaring hoofdelijke aansprakelijkheid Inschrijvers die deel uitmaken van een concern Inschrijvers en gebruikmaking jaarcijfers Derden (inclusief moederconcern) 11 4 Beoordeling van de Inschrijver Uniforme eigen verklaring aanbesteden Algemene gegevens Verplichte uitsluitingsgronden Facultatieve uitsluitingsgronden Facultatieve uitsluitingsgronden onder de Europese aanbestedingsdrempel Geschiktheidseisen Eisen ten aanzien van financiële en economische draagkracht Inschrijvers Toelichting onderneming voor zover niet aan de uitsluitingsgronden/eisen wordt voldaan Samenwerkingsverband of beroep op derde/derden Ondertekening Akkoordverklaring Uniforme eigen verklaring aanbesteden Overig geëiste bijlage Bewijsdocumenten in de verificatiefase Rechtsgeldige vertegenwoordiging 14 2 van 23

3 5 Beoordeling van de Inschrijving Inleiding Gunningscriterium Kwaliteit Gunningscriterium prijs Omschrijving huidige werkwijze Plan van aanpak Waarborgen van kwaliteit Plan van aanpak procedure aanmelding en validatie nieuwe/bestaande stof Beoordeling subgunningscriterium Plan van aanpak waarborgen van Kwaliteit Beoordeling subgunningscriterium Plan van aanpak procedure aanmelding en validatie nieuwe/bestaande stof 21 6 Gunning Beoordelingsprocedure Proof of Concept De gunningsbeslissing 23 Bijlage A Bijlage B Bijlage C Checklist in te dienen documenten Standaardformulier vragen voor de Nota van Inlichtingen Begrippenlijst en Aanbestedingsvoorwaarden Erasmus MC Bijlage 1 Bijlage 2a Bijlage 2b Bijlage 2c Bijlage 3 Bijlage 4a Bijlage 4b Bijlage 5 Bijlage 6 Bijlage 7 Programma van Eisen Uniforme Eigen verklaring Overige verklaringen Referentie-eis Prijsinvulformulier Concept Overeenkomst Algemene Inkoopvoorwaarden Erasmus MC Stoffenlijst NFU databank gevaarlijke stoffen Beheerdocument NFU databank gevaarlijke stoffen Beschrijving PoC 3 van 23

4 1 Aanbesteding NFU databank gevaarlijke stoffen 1.1 Inleiding en leeswijzer Dit betreft een Europese openbare aanbesteding conform de Aanbestedingswet Dit is het aanbestedingsdocument behorende bij de Europese Aanbesteding NFU Databank gevaarlijke stoffen van de Nederlandse Federatie van Universitair Medische centra in Nederland (hierna: NFU). De aanbesteding is via gepubliceerd door het Erasmus MC namens de NFU. Het betreft een openbare procedure in het kader van art AW. Dit document is de Uitnodiging tot Inschrijving horende bij bovenstaande Europese aanbesteding (hierna: Aanbestedingsdocument). Dit hoofdstuk gaat met name in op de aard en grootte van de opdracht en de voorbereiding op de aanbesteding via een uitgevoerde marktconsultatie. Hoofdstukken 2, 3 en 4 gaan in op de te volgen procedure en wijze van inschrijven. In Hoofdstuk 5 en 6 is beschreven hoe de keuze tot de winnende Inschrijving tot stand komt. Het afsluitende hoofdstuk omvat de wijze van gunning. 1.2 De NFU De NFU vertegenwoordigt de acht samenwerkende Universitaire Centra (umc s) in Nederland. Het doel van de NFU is ervoor zorgen dat instanties die beslissen over zorg, onderwijs en wetenschap in Nederland rekening houden met de bijzondere rol van umc s. De Nederlandse Federatie van Universitair Medische centra in Nederland (NFU) is een vereniging die vrijwillig door de umc s in Nederland is opgericht en is een privaatrechtelijk rechtspersoon. De NFU is gevestigd te Oudlaan 4, 3515 GA Utrecht, onder KvK-nummer Voor meer informatie over de NFU en de acht samenwerkende umc s verwijzen wij u graag naar de website: De opdracht De acht umc s in Nederland beschikken over een gezamenlijke NFU databank gevaarlijke stoffen met als doel het verschaffen van informatie over gevaarlijke stoffen middels veiligheidsinformatiebladen en werkplekinstructiekaarten aan alle medewerkers van de umc s. De ontwikkeling van een NFU specifieke databank gevaarlijke stoffen is een belangrijke stap geweest in het beschikbaar stellen van gevaarinformatie over stoffen waarmee in de umc s wordt gewerkt. Momenteel beschikt de NFU over 6284 gevalideerde gevaarlijke stoffen. Zie bijlage 5, stoffenlijst NFU databank gevaarlijke stoffen, voor het complete overzicht. Het contract met de huidige leverancier van de NFU databank gevaarlijke stoffen is afgelopen. De NFU wil door middel van deze Europese aanbesteding een leverancier selecteren en contracteren die, binnen het vastgestelde budget, de meest volledige, gevalideerde databank kan leveren en de beste dienstverlening waardoor de NFU haar medewerkers kan voorzien in de meest recente informatie over de gevaarlijke stoffen waarmee zij in contact komen. De NFU heeft een vastgesteld budget van maximaal ,- (inclusief 21% BTW en indexaties) per jaar gedurende gehele contractduur beschikbaar voor de vorming en onderhoud van de databank gevaarlijke stoffen. De opdracht zal naar verwachting ingaan op 1 mei 2015 en lopen tot en met 30 april 2019 met een optie tot eenzijdige verlenging door de NFU van één jaar. 4 van 23

5 1.4 Resultaten marktconsultatie Het Erasmus MC heeft besloten om een marktconsultatie te houden ter voorbereiding op deze Europese aanbesteding met als doel meer inzicht te krijgen in de ontwikkelingen in de markt en de mogelijkheden die marktpartijen kunnen bieden ten aanzien van het leveren en onderhouden van een NFU databank gevaarlijke stoffen. Het Erasmus MC heeft op 12 mei 2014 een uitnodiging voor de marktconsultatie gepubliceerd op TenderNed. Hiervoor hebben vier marktpartijen zich aangemeld. Op 12 juni 2014 is de marktconsultatie uitgevoerd. Zowel in het marktconsultatiedocument als in de marktconsultatie is expliciet aangegeven dat de consultatie geen formeel onderdeel van deze aanbestedingsprocedure uitmaakt, dat al dan niet deelnemen aan de marktconsultatie geen enkel voor- of nadeel oplevert bij deelname en dat aan de marktconsultatie géén rechten kunnen worden ontleend. In de uitnodiging is de opdracht en uitdaging geschetst (zie 1.3 Opdracht) alsmede de belangrijkste aandachtsgebieden voor de NFU, te weten: - De organisatie: De werkgroep wenst inzicht te krijgen in de organisatievormen van de marktpartijen die deelnemen aan de marktconsultatie. Beschrijf in het kort uw organisatie en eventuele referenties in complexe organisaties. - Levering van het product: De werkgroep wenst inzicht te krijgen over de aanlevering van informatie. Op welke wijze wordt de veiligheidsinformatie aangeleverd? Hoe wordt deze vormgegeven? - Nieuwe stoffen: De NFU zal met regelmaat nieuwe stoffen toevoegen aan de NFU databank gevaarlijke stoffen. Wat is de procedure voor het aanleveren van gevaarinformatie van een door de NFU aangeleverde nieuwe gevaarlijke stof. - Wet- en regelgeving: De wet- en regelgeving ten aanzien van gevaarlijke stoffen is dynamisch. Welke procedure hanteert u voor het doorvoeren van wijzigingen in de stoffeninformatie in het algemeen en in het bijzonder bij wijziging van de wet- en regelgeving? - Alternatief levering product: Bij vraag twee geeft u aan hoe de veiligheidsinformatie wordt aangeleverd. De NFU databank gevaarlijke stoffen wordt gebruikt in acht umc s. Zijn er alternatieve methoden om de gevaarinformatie beschikbaar te stellen? - Kosten: De projectgroep wenst een indicatie te krijgen van de kosten voor het samenstellen en onderhouden van de NFU databank gevaarlijke stoffen. Kunt u aangeven hoe de kosten zijn opgebouwd? Tijdens de 1-op-1 sessies hebben de uitgenodigde marktpartijen de mogelijkheid gehad om nader in te gaan op de aandachtsgebieden. De NFU heeft daarbij geen inhoudelijke informatie gedeeld over deze Europese aanbesteding. 5 van 23

6 1.5 Tegenstrijdigheden direct melden Deze aanbesteding met bijbehorende bijlagen is met zorg samengesteld. Mocht u desondanks vragen hebben of onvolkomenheden en/of tegenstrijdigheden tussen de documenten onderling of met de tekst van de aankondiging menen tegen te komen, dan dient u hierover een gemotiveerde vraag te stellen. Vragen dienen per of brief te worden gesteld. Hierbij dient u zowel de termijnen die gelden bij de onderhavige procedure in acht te nemen als wel redelijke termijnen waarbij de opdrachtgever nog de gelegenheid heeft een toelichting dan wel een correctie toe te passen op de aanbestedingsstukken. In paragraaf 2.2, informatie-uitwisseling tot sluitingsdatum vindt u de gegevens van uw contactpersoon voor deze Europese aanbesteding. Het indienen van een Inschrijving houdt impliciet in dat u als Inschrijver instemt met alle voorwaarden voor deze aanbestedingsprocedure. Mocht u bezwaren hebben tegen een bepaald onderdeel van deze aanbesteding of tegen aspecten van de procedure, dan dient u deze tijdig en voor de indiening van de Inschrijving schriftelijk en gemotiveerd naar voren te brengen t.a.v. de in deze paragraaf vermelde contactpersoon. In dit verband is van belang dat, volgens jurisprudentie van het Europese Hof van Justitie, een Inschrijver die niet overeenkomstig het vorenstaande handelt zijn rechten op dit punt verspeelt. Zie paragraaf 2.1 voor de sluitingsdata voor het stellen van vragen. 1.6 Klachtenregeling Het Erasmus MC beschikt niet over een intern klachtenloket. Voor klachten betreffende deze aanbesteding verwijst het Erasmus MC u naar de commissie van aanbestedingsexperts te Den Haag. Zie 6 van 23

7 2 Communicatie rondom aanbestedingsprocedure 2.1 Planning Voor de onderhavige aanbestedingsprocedure geldt het volgende tijdschema. - Publicatie 06 januari Indienen vragen I 21 januari Nota van inlichtingen I 28 januari Indienen vragen II 04 februari Nota van inlichtingen II 11 februari Sluitingstermijn Inschrijvingen 24 februari 2015 voor 12.00u - Uitvoering PoC met Economisch 04 maart 2015 Meest Voordelige Inschrijver - Geplande mededeling van 25 maart 2015 (voorgenomen) gunning - Definitieve gunning 15 april Ingangsdatum contract 01 mei 2015 Aan dit tijdschema kunnen geen rechten worden ontleend. Alle data in deze leidraad zijn onder voorbehoud en kunnen door de NFU eenzijdig worden gewijzigd. 2.2 Informatie-uitwisseling tot de sluitingsdatum Gedurende de aanmeldingstermijn kunnen vragen tot uiterlijk de datum en tijd, zoals genoemd in de paragraaf 2.1, Planning, dit uitsluitend per onder vermelding van Europese aanbesteding inzake NFU databank gevaarlijke stoffen worden gesteld aan: contactpersoon: Mevr. K. van Kranenburg, inkoper Erasmus MC aanbestedingen@erasmusmc.nl onder vermelding van: NFU Databank gevaarlijke stoffen Bezorgadres: Gebouw "Rochussenstraat, verdieping 8 (Gk-8) Burg. s Jacobplein 51 U mag de NFU alleen via bovengenoemd adres inhoudelijk voor deze aanbesteding benaderen. Elke poging om contact te leggen met andere functionarissen van de NFU in het kader van deze aanbesteding dan de genoemde contactpersoon, op een andere manier informatie te krijgen en/of elke poging om de al dan niet bij deze aanbesteding betrokken medewerkers positief of negatief te beïnvloeden, op welke wijze dan ook, zal tot onmiddellijke uitsluiting leiden. Nota van Inlichtingen U dient hiervoor het Standaardformulier vragen voor de Nota van Inlichtingen (Bijlage B) te hanteren. Vermeld een volledige verwijzing naar het Aanbestedingsdocument, met bijlage-, paragraaf- en/of paginanummer waarop uw vraag betrekking heeft. Zorg voor een duidelijke formulering van uw vraag. 7 van 23

8 De Aanbesteder zal de vragen conform paragraaf 2.1, planning door middel van een geanonimiseerde Nota van Inlichtingen beantwoorden. De Nota ( s) van Inlichtingen wordt als document toegevoegd aan de aankondiging op TenderNed. Gegadigden dienen het bestand zelf van TenderNed te downloaden. Alle nota s van inlichtingen maken integraal deel uit van de aanbestedingsdocumenten. De NFU beoogt met deze aanbesteding een Leverancier te contracteren op basis van bijgaande (concept) Overeenkomst. Als Inschrijver meent dat (een) gesteld(e) artikel(en) in de overeenkomst onredelijk bezwarend is (zijn), kan Inschrijver artikelsgewijs vragen stellen of voorstellen doen op de wijze zoals beschreven in deze paragraaf van het aanbestedingsdocument. Ten einde uw eventuele vragen, opmerkingen en tekstvoorstellen zorgvuldig te kunnen overwegen, moet u deze vragen/opmerkingen direct in de vragenronde doen. Het doen van voorstellen leidt nimmer tot de plicht voor de NFU deze voorstellen over te nemen in de overeenkomst. De NFU zal door middel van de Nota van Inlichtingen aangeven of er sprake is van wijzigingen op de overeenkomst 2.3 Indienen van de inschrijving De Inschrijving dient, tijdig, op de juiste wijze, volledig, zonder voorbehoud en rechtsgeldig ondertekend aangeleverd te zijn. Hieronder worden bovengenoemde punten nader toegelicht. Het niet voldoen aan één of meerdere van de hieronder genoemde punten leidt tot uitsluiting van deelname aan de aanbestedingsprocedure. Tijdig De Inschrijving dient voor de Sluitingtermijn Inschrijvingen zoals genoemd in paragraaf 2.1 ingediend te zijn. U draagt zelf volledig het risico van de goede en tijdige bezorging van uw Inschrijving op het in paragraaf 2.2 vermelde bezorgadres. Inschrijvingen die na de Sluitingstermijn Inschrijvingen door Opdrachtgever worden ontvangen gelden als niet ingediend en worden niet in behandeling genomen. Na vaststelling van de naam en het adres van de inzender worden deze, na afronding van de Aanbestedingsprocedure, ongeopend retour gezonden. Op de juiste wijze De Inschrijving dient in gesloten verpakking te worden ingediend. Op de verpakking moeten duidelijk de naam en de adresgegevens van Inschrijver staan vermeld. Op de verpakking dient verder duidelijk te staan vermeld: Europese aanbesteding NFU Databank gevaarlijke stoffen Niet openen voor 24 februari 2015 voor 12.00uur Per of fax ingediende Inschrijvingen worden niet geaccepteerd en gelden als niet ingediend. Het risico van vertraging tijdens de (post)verzending of bezorging, bijvoorbeeld door onjuiste/onvolledige adressering is geheel voor uw rekening en risico. Om de beoordeling van de Inschrijvingen zo soepel mogelijk te laten verlopen, dient u de Inschrijving in te delen conform de checklist, zoals gegeven in bijlage A. 8 van 23

9 Volledig De Inschrijving, compleet en volledig ingevuld, moet eenmaal in hardcopy worden ingediend en tweemaal als digitale kopie (USB stick / CD-ROM). Bij strijdigheid tussen de papieren en de digitale versie is het originele papieren exemplaar leidend. Zonder voorbehoud U dient onvoorwaardelijk akkoord te gaan met alle voorwaarden gesteld in deze aanbesteding met bijbehorende bijlagen. Indien u niet onvoorwaardelijk akkoord met de inhoud van deze documenten gaat is uw Inschrijving ongeldig en komt deze niet voor verdere beoordeling in aanmerking. 9 van 23

10 3 Samenwerkingsvormen en hun wijze van inschrijving 3.1 Zelfstandige Inschrijvers en combinatie van Inschrijvers Inschrijvers kunnen zich ten behoeve van deze aanbestedingsprocedure inschrijven en hierbij wordt onderscheid gemaakt tussen twee vormen van Inschrijving: Een Inschrijver kan zelfstandig inschrijven op de opdracht. Deze Inschrijver schrijft individueel in en zal, indien de NFU besluit een Overeenkomst met deze onderneming te willen aangaan, (als enige) contractpartner zijn; Twee of meer Inschrijvers kunnen gezamenlijk als combinatie een Inschrijving indienen waarbij alle combinanten hoofdelijke aansprakelijkheid aanvaarden. Een combinatie geldt als één Inschrijver. Alle aan een combinatie deelnemende combinanten dienen de in deze aanbesteding voor de toetsing van de geschiktheid gevraagde informatie te overleggen en (conform de uitwerking in deze aanbestedingsdocumenten) aan de gestelde eisen te voldoen. Bovendien dient aangegeven te worden wie als gevolmachtigde van de combinatie optreedt. Indien de NFU besluit een overeenkomst met de desbetreffende combinatie aan te gaan wordt de overeenkomst aangegaan met de twee of meer Inschrijvers waarbij alle betrokken Inschrijvers van de combinatie hoofdelijke aansprakelijkheid aanvaarden. Voor iedere Inschrijver dient de identiteit te worden vastgesteld, iedere Inschrijver, zelfstandig, met inzet van derden of een combinatie dient Bijlage 2a, deel 1 in te vullen en rechtsgeldig ondertekend in te dienen. De deelnemer(s) van een combinatie dienen ieder afzonderlijk de Uniforme Eigen verklaring in te dienen. Indienen dient te geschieden op basis van de indeling zoals aangeduid in bijlage A. 3.2 Inschrijvers en beroep op Derden ten behoeve van de Inschrijving Voor zowel zelfstandige Inschrijvers als Inschrijvers bestaande uit een combinatie is het mogelijk dat zij zich, in het kader van de in deze aanbesteding gestelde Geschiktheidseisen, beroepen op de kwalificaties van Derden. Indien Inschrijvers een dergelijk beroep doen op Derden, dienen zij dat expliciet in de Inschrijving te vermelden. Daarbij behoudt de NFU zich het recht voor om in de verificatiefase bij Inschrijver een geldig uittreksel uit het handelsregister van de Kamer van Koophandel op te vragen van de desbetreffende Derde(n). Voorts neemt de Inschrijver bij een beroep op een Derde(n) als hiervoor bedoeld de verplichting op zich deze Derde(n) bij de uitvoering van de opdracht ook daadwerkelijk beschikbaar te hebben en in te zetten voor die onderdelen waarvoor het beroep op de Derde(n) is gedaan (zelfvereiste). De NFU heeft het recht om van de Inschrijver te verlangen dat hij de daadwerkelijke beschikbaarheid van de desbetreffende Derde(n) voor de uitvoering van de opdracht aantoont. In dat geval zal de Inschrijver de NFU rechtsgeldige verklaringen van de desbetreffende Derde(n) moeten overleggen in de verificatiefase. 3.3 Inschrijvers en beroep op Derden bij de uitvoering van de opdracht Voor zowel zelfstandige Inschrijvers als voor Inschrijvers bestaande uit een combinatie is het mogelijk dat zij, ofschoon zij zelfstandig aan de in deze aanbesteding gestelde Geschiktheidseisen voldoen, bij de uitvoering van de opdracht Derde(n) willen inschakelen. Het inschakelen van Derde(n) (anders dan de verplichte inschakeling van Derde(n) als bedoeld in paragraaf 3.2 hiervoor) is uitsluitend toegestaan als de Inschrijver direct in zijn Inschrijving expliciet heeft aangegeven welke Derde(n) hij wil inschakelen en voor welke onderdelen van de opdracht hij voornemens 10 van 23

11 is dat te doen, conform de Uniforme Eigen Verklaring (bijlage 2a). De Derde(n) hoeven niet afzonderlijk een Uniforme Eigen Verklaring in te dienen. 3.4 Aanmelding en samenstelling Na aanmelding als Inschrijver is het niet meer toegestaan de samenstelling van de deelnemers in het samenwerkingsverband in de vorm van een combinatie of onderaanneming te wijzigen. Indien dit wel gebeurt, wordt de Inschrijver van verdere deelname uitgesloten. 3.5 Verklaring hoofdelijke aansprakelijkheid Inschrijvers die deel uitmaken van een concern Wanneer de Inschrijver of elk van de combinanten onderdeel uitmaken van een concern met een geconsolideerde jaarrekening, ongeacht of de Inschrijver gebruik maakt van de cijfers van de hoogste moedermaatschappij, dient de hoogste moedermaatschappij van het concern de verklaring hoofdelijke aansprakelijkheid (bijlage 2b, deel 2) in te vullen en rechtsgeldig te ondertekenen voor de nakoming van de verplichtingen van de Inschrijver. Bovengenoemde verklaring dient slechts op verzoek van de NFU in de verificatiefase te worden aangeleverd Inschrijvers en gebruikmaking jaarcijfers Derden (inclusief moederconcern) Wanneer de Inschrijver of elk van de combinanten onderdeel uitmaken van een concern met een geconsolideerde jaarrekening, geldt dat wanneer zij in het kader van de toetsing van de financiële en economische draagkracht gebruik maken van de jaarcijfers van de Derde, dient de hoogste moedermaatschappij van het concern van de derde de verklaring hoofdelijke aansprakelijkheid (bijlage 2b, deel 2) in te vullen en rechtsgeldig te ondertekenen voor de nakoming van de verplichtingen van de Inschrijver. Bovengenoemde verklaring dient slechts op verzoek van de NFU in de verificatiefase te worden aangeleverd. 11 van 23

12 4 Beoordeling van de Inschrijver 4.1 Uniforme eigen verklaring aanbesteden De hoofdstukindeling van deze bijlage corresponderen met de hoofdstukken van de Uniforme eigen verklaring aanbestedingen (bijlage 2a) Algemene gegevens Gegadigde dient conform de Uniforme eigen verklaring aanbestedingen de algemene gegevens zoals gevraagd in hoofdstuk 1 in te vullen. De deelnemer(s) die in 1.5 van de eigen verklaring worden genoemd dienen ieder afzonderlijk de Uniforme eigen verklaring aanbestedingen in te dienen Verplichte uitsluitingsgronden Gegadigde verklaart door het invullen en ondertekenen van de Uniforme eigen Verklaring dat de omstandigheden zoals benoemd in deze verklaring niet op uw onderneming van toepassing zijn. En dat in de verificatiefase de eventueel verlangde bewijsstukken/verklaringen zoals bedoeld in artikel 2.86 AW op het eerste verzoek van Opdrachtgever kunnen worden verstrekt. De NFU betrekt uitsluitend rechterlijke uitspraken die in de vier jaar voorafgaand aan het tijdstip van het indienen van het verzoek tot deelneming of de inschrijving onherroepelijk zijn geworden Facultatieve uitsluitingsgronden Indien in de Uniforme eigen verklaring door de NFU is aangegeven dat er facultatieve uitsluitingsgronden van toepassing zijn, verklaart Gegadigde d.m.v. het invullen en ondertekenen van de Uniforme eigen Verklaring dat de omstandigheden zoals benoemd in deze verklaring niet op de onderneming van toepassing zijn. In de verificatiefase dienen de eventueel verlangde bewijsstukken/verklaringen zoals bedoeld in artikel 2.87 AW op het eerste verzoek van Opdrachtgever te worden verstrekt. De NFU verklaart de volgende facultatieve uitsluitingsgronden van toepassing op onderhavige aanbesteding: Punt 3.1 van eigen verklaring: De NFU betrekt uitsluitend rechterlijke uitspraken die in de vier jaar voorafgaand aan het tijdstip van het indienen van het verzoek tot deelneming of de inschrijving onherroepelijk zijn geworden Facultatieve uitsluitingsgronden onder de Europese aanbestedingsdrempel Niet van toepassing Geschiktheidseisen De NFU hanteert geschiktheidseisen om te kunnen bepalen of Inschrijver in staat is om de opdracht uit te voeren. Een Gegadigde dient tenminste aan de geschiktheidseisen te voldoen om deel te mogen nemen aan de verdere procedure. Er zijn drie typen geschiktheidseisen; Eisen ten aanzien van financiële en economische draagkracht van de Gegadigde; Eisen ten aanzien van technische bekwaamheid of beroepsbekwaamheid van de Gegadigde; 12 van 23

13 Eisen ten aanzien van beroepsbevoegdheid van de Gegadigde. LET OP! Alle van toepassing te verklaren geschiktheidseisen worden hieronder in gebiedende wijs beschreven en toegelicht. De Gegadigde gaat vervolgens door middel van ondertekening van de uniforme eigen verklaring aanbestedingen onvoorwaardelijk akkoord met onderstaande Eisen ten aanzien van financiële en economische draagkracht Inschrijvers Eisen op het gebied van financiële en economische draagkracht zijn gericht op het garanderen van continuïteit. Inschrijver dient aan de gestelde eisen te voldoen, bij het niet voldoen aan deze eisen volgt uitsluiting van verdere deelname aan deze aanbesteding. De NFU stelt hiervoor geen nadere eisen Eisen ten aanzien van technische bekwaamheid of beroepsbekwaamheid van de inschrijvers De NFU vraagt aan de Gegadigde te voldoen aan de gestelde eisen met betrekking tot de technische- en beroepsbekwaamheid, bij het niet voldoen aan deze eisen volgt uitsluiting van verdere deelname aan deze aanbesteding. Inschrijver wordt gevraagd één (1) enkele referentie te overleggen die betrekking heeft op de vereiste competentie in ervaring op het gebied van het valideren van gevaarlijke stoffen aan een vergelijkbare organisatie. Als vergelijkbaar wordt als minimum geëist een in Nederland gevestigde organisatie met een vergelijkbare hoeveelheid complexe gevaarlijke stoffen. Inschrijver kan gebruik maken van het format als genoemd in bijlage 2c. De referentie dient separaat bijgevoegd te worden zoals verzocht in bijlage A (checklist). Aanbestedende dienst behoudt zich het recht voor om zonder tussenkomst van Inschrijver de inhoud van zijn afgegeven referentie direct bij de betreffende referent te controleren Eisen ten aanzien van de beroepsbevoegdheid van de Inschrijvers De NFU vraagt aan de Gegadigde te voldoen aan de gestelde eisen met betrekking tot beroepsbevoegdheid, bij het niet voldoen aan deze eisen volgt uitsluiting van verdere deelname aan deze aanbesteding. De NFU stelt hiervoor geen nadere eisen Toelichting onderneming voor zover niet aan de uitsluitingsgronden/eisen wordt voldaan Indien Gegadigde niet kan voldoen aan één of meer van de gestelde eisen in de Uniforme eigen verklaring aanbestedingen dient deze hier een toelichting te geven Samenwerkingsverband of beroep op derde/derden De Gegadigde dient, indien deze heeft aangegeven dat wordt ingeschreven in een samenwerkingsverband, aan te geven aan welke eisen deze onderneming voldoet Ondertekening Door middel van ondertekening van de Uniforme Eigen verklaring verklaart Gegadigde zich akkoord met Uniforme eigen verklaring aanbestedingen. 13 van 23

14 4.2 Akkoordverklaring Uniforme eigen verklaring aanbesteden Ter bewijsvoering dat Inschrijver voldoet aan de eisen zoals gesteld in paragraaf 4.1 dient Gegadigde bijlage 2a ondertekend in te dienen. Gegadigde verklaart hier tevens dat: hij deze verklaring onvoorwaardelijk en zonder enig voorbehoud heeft ondertekend; hij zich ervan bewust is dat het verstrekken van onjuiste of onvolledige informatie, door de aanbestedende dienst kan worden aangemerkt als een valse verklaring in de zin van punt 3.5 uit de Uniforme Eigen verklaring en dat dit kan leiden tot een onvoorwaardelijke uitsluiting voor de resterende duur van deze aanbestedingsprocedure; er in de tekst van deze verklaring door hem geen wijzigingen zijn aangebracht; de verklaring is ondertekend door een daartoe, blijkens het handelsregister, dan wel een overeenkomstig register van het land van vestiging van de onderneming, vertegenwoordigingsbevoegde. 4.3 Overig geëiste bijlage Om zorg te dragen voor een zorgvuldig doorlopen Europese aanbesteding eist de NFU enkele verklaring van de Gegadigde om te borgen dat deze voldoet aan hetgeen gevraagd. De Gegadigde wordt bij deze verzocht bijlage 2b in te vullen, te ondertekenen en in te dienen. Deze bijlage regelt de onderstaande verklaringen; Verklaring van Geheimhouding; Verklaring naar Waarheid; Verklaring onvoorwaardelijke aanbieding conform PVE; Verklaring akkoord concept overeenkomst en AIV. 4.4 Bewijsdocumenten in de verificatiefase De NFU werkt in deze aanbesteding met enkel Eigen verklaringen, ter bewijsvoering van deze verklaringen kan de NFU bij voorgenomen gunning de volgende bewijsstukken opvragen bij de Inschrijver. De afgegeven verklaringen mogen niet ouder zijn dan zes maanden, terug te rekenen vanaf de genoemde sluitingstermijn Inschrijvingen. Het niet kunnen overleggen van de volgende documenten zal alsnog tot uitsluiting leiden. Uittreksel van het handelsregister, conform artikel 2.89 AW. Binnen Nederland vervult een uittreksel van inschrijving bij de Kamer van Koophandel deze functie; Gedragsverklaring aanbesteden conform artikel 2.89 lid 2 AW, van Inschrijver, (lid van) combinatie en/of een Derde; Een Verklaring hoofdelijke aansprakelijkheid, conform bijlage 2a deel Rechtsgeldige vertegenwoordiging De Inschrijving, inclusief bijlagen, dient rechtsgeldig te zijn ondertekend door een statutair directeur of gevolmachtigd persoon van de Inschrijver, blijkens uit het uittreksel uit het beroeps- of handelsregister en, indien van toepassing, de vereiste volmacht. Een niet rechtsgeldig ondertekende Inschrijving is ongeldig. Gegadigde dient er dus goed op te letten dat ook alle bijlagen bij de Inschrijving op de daarvoor bestemde plaats rechtsgeldig ondertekend zijn. In de verificatiefase wordt er van Inschrijver verwacht dat deze de daarvoor benodigde bewijsstukken overlegd, zoals door middel van uittreksel(s) van het beroeps- of handelsregister. 14 van 23

15 5 Beoordeling van de Inschrijving 5.1 Inleiding Voordat een Inschrijver in aanmerking komt voor de beoordeling van het Gunningscriterium Kwaliteit en Prijs, dient Inschrijver expliciet onvoorwaardelijk akkoord te gaan met het Programma van Eisen, hiervoor dient Bijlage 1 te worden ingediend. Ook dient Inschrijver geen Inschrijving te doen boven het maximale beschikbaar budget. Het niet onvoorwaardelijk voldoen aan het Programma van Eisen of een Inschrijving met een prijsopgaaf boven het maximale beschikbare budget, leidt tot uitsluiting. Na het voldoen aan het Programma van Eisen zal een Inschrijving verder worden beoordeeld. Beoordeling van niet uitgesloten Inschrijvingen geschiedt aan de hand van de Gunningcriteria Kwaliteit en Prijs. Op basis van uw Inschrijving wordt een score gegeven op alle onderdelen, volgens de gegeven gunningcriteria. De Inschrijving met de hoogst behaalde aantal punten wordt beschouwd als de Economisch Meest Voordelige Inschrijving. Onderstaand een overzicht van de (sub)gunningscriteria die van toepassing zijn voor de beoordeling: Gunningcriteria Maximale Score Weging Kwaliteit (zie paragraaf 5.2) 80% Plan van aanpak waarborgen van kwaliteit 60 punten Plan van aanpak procedure aanmelding en validatie nieuwe/bestaande stof 20 punten Prijs (zie paragraaf 5.3) 20% Prijs 20 punten Maximaal te behalen punten 100 punten Tabel 1: overzicht (sub)gunningscriteria Door middel van het doen van een Inschrijving verklaart een Inschrijver haar aanbod gestand te doen voor een periode van minimaal 180 dagen na sluitingsdatum van de Inschrijvingen. 5.2 Gunningscriterium Kwaliteit Het gunningscriterium Kwaliteit bestaat uit twee subgunningscriteria: 1. Plan van aanpak Waarborgen van kwaliteit 2. Plan van aanpak Procedure aanmelding en validatie nieuwe/bestaande stof Met het schrijven van een Plan van aanpak biedt de NFU Inschrijver de mogelijkheid om kort en bondig te omschrijven hoe Inschrijver in staat zal zijn om invulling te geven aan de dienstverlening zoals deze gewenst is door de NFU. Paragraaf 5.4 geeft u informatie over de huidige werkwijze van de NFU ten aanzien van de NFU databank gevaarlijke stoffen. Het Plan van Aanpak voor zowel Waarborgen van kwaliteit als Procedure aanmelding en validatie nieuwe/bestaande stof dient SMART (specifiek, 15 van 23

16 meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdgebonden) omschreven te worden en dient minimaal de vragen te beantwoorden/ onderwerpen te behandelen zoals opgenomen in Paragraaf 5.5 en 5.6 De NFU waardeert een overzichtelijke wijze van beantwoording van de vragen. De beantwoording van de vragen is de basis waarop wij uw Inschrijving, aan de hand van de beoordelingsaspecten, gaan beoordelen. Ter bepaling van de score op het gunningcriterium Kwaliteit zullen zowel het Plan van Aanpak Waarborgen van kwaliteit als het Plan van Aanpak Procedure aanmelding en validatie nieuwe/bestaande stof worden beoordeeld door een beoordelingscommissie. Om een objectieve en transparante gunning te waarborgen zijn de volgende functies benoemd als commissieleden. Functie Milieukundig Adviseur / Stralingsdeskundige Milieudeskundige / Arbeidshygiënist Coördinator SLIMprogramma AMC Adviseur Gevaarlijke stoffen Erasmus MC Verklaring Arbo- en Milieudienst Radboud Universiteit/ Radboud umc. Directie personeel en Organisatie, P&O Gezondheid. Universitair Medisch Centrum Utrecht. Coördinator Veiligheid, Arbo, Milieu- Arbodienst. Amsterdam Medisch Centrum Vz. / Beheer Landelijke Databank Gevaarlijke Stoffen UMC/NFU Projectleider Europese aanbesteding databank Service Organisatie, HR. Erasmus MC Inkoper Geen inhoudelijke bijdrage aan beoordeling. Ter bewaking van een objectieve, niet discriminerende en transparante beoordeling. Tabel 2: Samenstelling van de beoordelingscommissie 16 van 23

17 5.3 Gunningscriterium prijs De totale prijsstelling (prijs) bestaat ten minste uit: levering NFU databank gevaarlijke stoffen met 100% match huidige databank gevaarlijke stoffen, 100 nieuwe gevalideerde stoffen per jaar, updates, upgrades en onderhoud voor de gehele contractduur, het gehele validatieproces, toegang tot de databank van de leverancier via een webapplicatie, USB stick met data geheel conform het programma van eisen en de concept overeenkomst gedurende de gehele looptijd van het contract. Kortom, de inschrijver offreert een all inclusive prijs per jaar. Inschrijvingen waarin de invulling niet conform de hierboven genoemde instructie is uitgevoerd leidt tot uitsluiting van verdere deelname aan deze aanbesteding. Zoals vermeld in paragraaf 1.3 is er sprake van een beschikbaar budget van maximaal euro (inclusief BTW en indexaties) per jaar gedurende gehele looptijd van het contract. Dit bedrag wordt aangemerkt als plafondbedrag. Inschrijvingen met een waarde boven het plafondbedrag wordt uitgesloten van verdere deelname. Voor de beoordeling zal de volgende formule worden gebruikt: Score = (laagste prijs aanbieder/prijs aanbieder) x 100 Voorbeeld: Inschrijver A brengt een offerte uit van ,-. Laagste prijs is ,-. Formule: / = 0, x 100= 91,67 91,67 x 20% (weging prijs) = 18,33 Score van Inschrijver A op prijs: 18,33 punten. De gevraagde prijstelling in het PvE (eis 28) van de aanvraag van extra nieuwe gevalideerde stoffen worden niet meegewogen in de gunningscriterium prijs maar zijn alleen ter informatie. 5.4 Omschrijving huidige werkwijze Stap 1 De Landelijk Overleg Academische Ziekenhuizen (LOAZ) werkgroep Gevaarlijke Stoffen overlegt periodiek over de samen te stellen lijst met gevaarlijke stoffen die in dat jaar toegevoegd moeten worden aan de databank. Contractueel is vastgelegd dat de Werkgroep Gevaarlijke Stoffen per jaar 100 stoffen mag inleveren bij de leverancier ter aanvulling van de NFU databank gevaarlijke stoffen. Stap 2 Ieder lid van de werkgroep selecteert op basis van gevaar de stoffen die men wil toevoegen. Prioriteit is dus in eerste instantie een stof met het hoogste gevaar. Echter er kan ook worden gekozen voor een speciale groep stoffen zoals gassen, schoonmaakmiddelen, medicijnen of cytostatica. Indien de financiële middelen het toelaten kan gekozen worden om in een bepaald jaar extra stoffen toe te voegen aan de databank. Deze stoffen hebben een lagere prioriteit. Ieder lid controleert aan de hand van een controle / opvolgingsbestand of de aan te vragen stof reeds voorkomt in de databank of reeds in bewerking is bij de leverancier. Stap 3 Alle aanvragen vanuit de huizen worden centraal beheerd. Vanuit het dagelijks beheer wordt altijd 17 van 23

18 geprobeerd om een goed veiligheidsinformatieblad te koppelen aan de stof die wordt aangevraagd. Voordeel hiervan is: - de leverancier heeft een goed startdocument; - de naamgeving is eenduidig; - indien bekend is het mondiale registratienummer (CAS nummer) van de stof voorhanden; - er is geen verwarring over de stof die bedoeld wordt door de werkgroep. Stap 4 Als de lijst is samengesteld beslist de werkgroep over de juiste samenstelling van de lijst. Na consensus worden de lijst en alle beschikbare veiligheidsinformatiebladen door het dagelijks beheer per mail verstuurd naar de leverancier. Stap 5 De leverancier rapporteert binnen een week: - eventuele doublures ( in de toegezonden lijst of als een stof reeds voorkomt in de databank) - discrepanties m.b.t. naamgeving, het mondiale registratienummer, type stof enz. Stap 6 De discrepanties of onduidelijkheden worden gecorrigeerd. In geval van doublures wordt een nieuwe stof aan de lijst toegevoegd. De lijst en nieuwe veiligheidsinformatiebladen worden per mail verstuurd naar de leverancier. Het kan zijn dat de lijst meerdere malen door beide partijen wordt bekeken totdat alle vragen en onduidelijkheden opgelost zijn. Stap 7 De leverancier werkt het controle / opvolgingsbestand bij met de nieuwe lijst aangevraagde stoffen en stuurt dat toe of stelt beschikbaar aan de Werkgroep. Stap 8 De leverancier heeft de mogelijkheid om per batch van een x aantal stoffen de bladen te publiceren. Voorafgaand aan een publicatie van nieuwe stoffen wordt aan het centraal beheer gevraagd om aan de nieuwe stof een extra controle nummer te koppelen. Iedere nieuwe stof krijgt nadat deze klaar is voor publicatie een zogenaamd NFU nummer toegekend. Stap 9 De lijst met nieuwe stoffen met daaraan gekoppeld het oplopend NFU nummer wordt verzonden naar de leverancier. Dit is de stap van goedkeuring door het centraal beheer (Rotterdam). Stap 10 De leverancier gaat z.s.m. over tot publicatie van de gereedgekomen bladen. In de praktijk een cyclus van 2 x per jaar. Opmerking Er wordt naar gestreefd om de lijst met aan te vragen stoffen in het begin van een jaar samen te stellen. Publicatie kan dan na het 1 e kwartaal plaatsvinden. Nazorg Stap 11 Indien een probleem wordt geconstateerd, hetzij in een veiligheidsinformatieblad, werkplekinstructiekaart 18 van 23

19 of het web systeem, dan wordt een zogenaamd beheerdocument geopend. Per item wordt een document geopend die bewerkbaar blijft totdat het probleem is opgelost. Indien het probleem om wat voor reden dan ook niet oplosbaar blijkt te zijn dan wordt in onderling overleg het document gesloten. De beheerdocumenten zijn een vast agendapunt in het jaarlijks overleg met de leverancier. Eén keer per jaar overlegt het dagelijks beheer met de leverancier. Het dagelijks beheer treedt op als single point of contact. Er is vanuit de werkgroep een apart auditteam geformeerd die de leverancier jaarlijks auditeert. 5.5 Plan van aanpak Waarborgen van kwaliteit De NFU is benieuwd naar uw visie ten aanzien van waarborgen van de kwaliteit. Wij vragen u een plan van aanpak in te dienen om de kwaliteit van de NFU databank gevaarlijke stoffen te waarborgen. De NFU wenst meer inzicht te krijgen in de visie van de Inschrijver ten aanzien van de hieronder genoemde onderwerpen: 1. Wet- en regelgeving: De NFU wenst inzicht te krijgen in de wet- en regelgeving die door Inschrijver wordt gehanteerd en hoe hiermee wordt omgegaan binnen uw organisatie. Inschrijver moet aantonen welke mogelijkheden men heeft om de eventueel veranderende wetgeving te monitoren. 2. Onderhoud en inrichting van de databank: De NFU wenst inzicht te krijgen in de wijze waarop Inschrijver de NFU databank gevaarlijke stoffen onderhoudt en de kwaliteit wordt gegarandeerd. Hoe zou u de omgeving voor de NFU inrichten? (denk aan presentatie, proces, vormgeving etc) 3. Valideren van documenten: De NFU wenst inzicht te krijgen in de deskundigen die betrokken zijn bij het validatieproces, de wijze waarop het valideren van stoffen wordt uitgevoerd en hoe de validatie wordt aangetoond. 4. Implementatietraject: De NFU wenst inzicht te krijgen in de visie van Inschrijver op het implementatietraject en de doorlooptijd van de implementatie. 5. Benaderbare databank: De NFU wenst inzicht te krijgen in de bereikbaarheid van de NFU databank gevaarlijke stoffen via verschillende communicatiemiddelen. 6. Samenwerking: De NFU wenst inzicht te krijgen in de visie van Inschrijver omtrent betrokkenheid van en de samenwerking met de NFU bij de samenstelling van de werkplekinstructiekaart en eventueel andere te ontwikkelen producten. 7. Borging: De NFU wenst inzicht te krijgen in de volgende zaken m.b.t. borging: - Omschrijving waar de fysieke data wordt opgeslagen - Omschrijving op welke wijze een back-up van de data is georganiseerd - Omschrijving van de procedure die in werking treedt bij uitval van de hoofdvestiging. Voeg de beschrijving toe zoals beschreven in bijlage A. Het Plan van aanpak Waarborgen van Kwaliteit dient op maximaal vier (4) A4-tjes ingediend te worden. 5.6 Plan van aanpak procedure aanmelding en validatie nieuwe/bestaande stof Naast het plan van aanpak Waarborgen van kwaliteit vragen wij u ook een plan van aanpak in te dienen ten aanzien van de procedure aanmelding en validatie nieuwe/bestaande stof. In het plan van aanpak is de NFU benieuwd naar uw werkwijze ten aanzien van het toevoegen van nieuwe/bestaande stoffen aan de databank. De NFU wenst inzicht te krijgen in het gehele proces van moment van aanvraag van een 19 van 23

20 (nieuwe) stof door de NFU tot de daadwerkelijke aanleveren van een gevalideerde (nieuwe) stof. De NFU vraagt Inschrijver om met name de doorlooptijd van het moment van aanvraag van een (nieuwe) stof door de NFU tot de daadwerkelijke aanlevering van de gevalideerde (nieuwe) stof. In het programma van eisen (bijlage 1) staat een doorlooptijd van maximaal 3 maanden bij aanvraag van een nieuwe stof en maximaal 2 weken bij aanvraag van een bestaande stof. Een kortere doorlooptijd wordt extra gewaardeerd. Inschrijver dient aan te geven wat van de NFU wordt verwacht om deze doorlooptijd te behalen én of u bereid bent om de doorlooptijd contractueel vast te leggen. Het Plan van aanpak Procedure aanmelding en validatie nieuwe/bestaande stof dient op maximaal twee (2) A4-tjes ingediend te worden. 5.7 Beoordeling subgunningscriterium Plan van aanpak waarborgen van Kwaliteit De informatie weergegeven in uw Inschrijving ten behoeve van de opdracht beschreven in paragraaf 5.5 zal worden beoordeeld door de beoordelingscommissie. Aan de hand van informatie weergegeven in uw Plan van aanpak Waarborgen van kwaliteit zal de beoordelingscommissie uw beantwoording aan de hand van de onderstaande beoordelingsaspecten, die gezien hun onderlinge verband, geen specifieke weging kennen, beoordelen. De mate waarin door Inschrijver, vergeleken met overige Inschrijvers, het beste invulling wordt gegeven aan de vragen die worden gesteld t.b.v. Plan van Aanpak waarborgen van kwaliteit. - De mate waarin Inschrijver, vergeleken met overige Inschrijvers, de verschillende wet- en regelgeving toepast. - De mate waarin Inschrijver, vergeleken met overige Inschrijvers, de NFU databank gevaarlijke stoffen onderhoudt op zodanige wijze dat de kwaliteit van de databank kan worden gegarandeerd. - De mate waarin Inschrijver, vergeleken met overige Inschrijvers, de validatieprocedure wordt aangetoond. - De mate waarin Inschrijver, vergeleken met overige Inschrijvers, een implementatietraject heeft ingediend welke toepasbaar is binnen de NFU. - De mate waarin Inschrijver, vergeleken met overige Inschrijvers, in staat is een databank gevaarlijke stoffen aan te bieden welke via verschillende communicatiemiddelen kan worden benaderd. - De mate waarin Inschrijver, vergeleken met overige Inschrijvers de samenwerking vormgeeft in de samenstelling van de werkplekinstructiekaarten. - De mate waarin Inschrijver, vergeleken met overige Inschrijvers, kan aangeven op welke wijze de data wordt opgeslagen en waar de data wordt opgeslagen. - De mate waarin Inschrijver, vergeleken met overige Inschrijvers, kan aangeven welke procedure men hanteert voor het maken van een back-up van de data. - De mate waarin Inschrijver, vergeleken met overige Inschrijvers, kan aangeven welke procedure er wordt gevolgd indien de hoofdvestiging uitvalt men hanteert voor het maken van een back-up van de data. - Alle inschrijvingen zullen ten opzichte van elkaar worden vergeleken. Vervolgens zal worden beoordeeld welk plan van aanpak het beste aansluit bij de NFU op basis van de aangeboden plannen van aanpak met daarin opgenomen de verschillende beoordelingsaspecten. De inschrijvingen ontvangen vervolgens door de beoordelingscommissie (zie tabel 1) een vastgesteld unaniem rapportcijfer. Hierbij zal gelden dat, in vergelijking met de overige inschrijvingen, de inschrijver welke wij beoordelen met het beste plan van 20 van 23

21 aanpak Waarborgen van kwaliteit het maximale rapportcijfer 10 uit 10 zal krijgen, wat overeenkomt met een maximale score van 60 uit 60 (score= rapportcijfer x 6). De overige Inschrijvingen zullen tegen het beste concept worden afgezet en beoordeeld. De Inschrijvers die niet de overheidsopdracht gegund krijgen zullen een afwijzing ontvangen. De afwijzing zal de relevante redenen van afwijzen bevatten afgezet tegen de winnende Inschrijving en zijn toegespitst op de genoemde beoordelingsaspecten. 5.8 Beoordeling subgunningscriterium Plan van aanpak procedure aanmelding en validatie nieuwe/bestaande stof De informatie weergegeven in uw Inschrijving ten behoeve van de opdracht beschreven in paragraaf 5.6 zal worden beoordeeld door de beoordelingscommissie. Aan de hand van informatie weergegeven in uw Plan van aanpak Procedure aanmelding en validatie nieuwe/bestaande stof zal de beoordelingscommissie uw beantwoording aan de hand van de onderstaande beoordelingsaspecten, die gezien hun onderlinge verband, geen specifieke weging kennen, beoordelen. De mate waarin door Inschrijver, vergeleken met overige Inschrijvers, het beste invulling wordt gegeven aan de vragen die worden gesteld t.b.v. Plan van Aanpak Procedure aanmelding en validatie nieuwe/bestaande stof. - De mate waarin Inschrijver, vergeleken met overige Inschrijvers, een -voor de NFU- efficiënt en effectief werkproces in kan richten ten aanzien van de wijze van aanvraag van een nieuwe stof door de NFU tot de daadwerkelijke aanlevering van een gevalideerde nieuwe stof door Inschrijver. - De mate waarin Inschrijver, vergeleken met overige Inschrijvers, in staat is om een kortere doorlooptijd te realiseren. - De mate waarin Inschrijver, vergeleken met overige Inschrijvers bereid is contractuele garanties te geven ten aanzien van de doorlooptijd. Alle inschrijvingen zullen ten opzichte van elkaar worden vergeleken. Vervolgens zal worden beoordeeld welk plan van aanpak het beste aansluit bij de gestelde vragen op basis van de aangeboden plannen van aanpak met daarin opgenomen de verschillende beoordelingsaspecten. De inschrijvingen ontvangen vervolgens door de beoordelingscommissie (zie tabel 1) een vastgesteld unaniem rapportcijfer. Hierbij zal gelden dat, in vergelijking met de overige inschrijvingen, de inschrijver welke wij beoordelen met het beste plan van aanpak Procedure aanmelding en validatie nieuwe/bestaande stof het maximale rapportcijfer 10 uit 10 zal krijgen, wat overeenkomt met een maximale score van 20 uit 20 (score= rapportcijfer x 2). De overige Inschrijvingen zullen tegen het beste concept worden afgezet en beoordeeld. De Inschrijvers die niet de overheidsopdracht gegund krijgen zullen een afwijzing ontvangen. De afwijzing zal de relevante redenen van afwijzen bevatten afgezet tegen de winnende Inschrijving en zijn toegespitst op de genoemde beoordelingsaspecten. 21 van 23

22 6 Gunning 6.1 Beoordelingsprocedure De beoordeling van de inschrijvingen vindt in de volgende stappen plaats. 1. Op deze procedure zijn de vormvereisten en aanbestedingsvoorwaarden van toepassing, conform bijlage C. Allereerst wordt vastgesteld of de Inschrijving voldoet aan de gestelde aanbestedingsvoorschriften en vormvereisten. 2. Vervolgens wordt onderzocht of er redenen zijn voor uitsluiting op grond van de Uniforme eigen verklaring (bijlage 2a, deel 1). 3. Vervolgens zal worden beoordeeld of de Inschrijving voldoet aan de gevraagde verklaringen zoals gegeven in paragraaf Dan vindt de inhoudelijke evaluatie van de Inschrijving plaats, waarbij wordt gekeken of de Inschrijving voldoet aan alle minimumeisen zoals gesteld in het Programma van Eisen. 5. Indien de Inschrijver en zijn Inschrijving niet zal worden uitgesloten naar aanleiding van de beoordeling conform bovenstaande punten, dan zal de Inschrijving op de gunningscriteria worden beoordeeld en gescoord. 6. De NFU werkt met eigen verklaringen, ter bewijsvoering van deze verklaringen kan de NFU bij voorgenomen gunning de volgende bewijsstukken opvragen bij de Inschrijver. Het opvragen van dergelijke documenten gebeurt in deze verificatiefase, zie voor de op te vragen documenten paragraaf 4.3. Wanneer van toepassing kunnen de documenten zoals benoemd in hoofdstuk 4 tevens worden opgevraagd in deze (verificatie)fase. 7. De Inschrijver welke bij de beoordeling van zijn Inschrijving zoals genoemd bij punt 5 op basis van de Gunningcriteria het beste scoort zal de voorlopige gunningbeslissing ontvangen. Tegelijkertijd zullen de Inschrijvers welke niet in aanmerking komen voor voorlopige gunning de gunningsbeslissing inzake hun Inschrijving ontvangen. Er volgt een verificatiegesprek en een Proof of Concept (zoals beschreven in paragraaf 6.2) met de Inschrijver(s) met de hoogste score voordat de NFU de voorlopige gunningbeslissing zal uitspreken om interpretaties van uw Inschrijving te verifiëren. Een uitnodiging voor een verificatiegesprek betekent niet automatisch dat de desbetreffende Inschrijving ook de voorlopige gunningbeslissing zal ontvangen. Indien uit uw Inschrijving blijkt dat u feitelijk niet aan de gestelde eis kan of zal voldoen, dan is uw Inschrijving ongeldig. Iedere belanghebbende die het niet met de gunningbeslissing eens is, kan binnen bovengenoemde termijn van 20 dagen een civiel of kort geding aanspannen. Voor verdere informatie, bijlage C, aanbestedingsvoorwaarden, artikel 16. Ter voorkoming van misverstanden wijst de NFU erop dat aan de te versturen voorlopige gunning geen enkel recht kan worden ontleend. Op grond van art AW houdt deze brief uitdrukkelijk geen aanvaarding in als bedoeld in art. 6:217 lid 1 BW van het door uw onderneming in het kader van deze aanbestedingsprocedure gedane aanbod. Zie voor verdere informatie bijlage C, aanbestedingsvoorwaarden, artikel Proof of Concept Nadat Inschrijvers zijn beoordeeld op basis van het gunningsmodel dient de Inschrijver die de beoogde 22 van 23