1. Inleiding. ELKAAR drukt SAAMHORIGHEID uit. WILLEN drukt AMBITIE uit. ELKAAR WILLEN VERSTAAN drukt GEZELLIGHEID uit.

Transcriptie

1

2 1. Inleiding Het afgelopen half jaar is er bij de KNHS Zeeland hard gewerkt aan een nieuw beleidsplan en een nieuwe organisatiestructuur, aansluitend op de nieuwe visie van de KNHS en de behoefte vanuit de Zeeuwse paardenliefhebber. Een brede selectie van betrokkenen bij de Zeeuwse paardensport, vanuit de prestatieve en recreatieve sportbeoefening op prestatief als recreatief gebied, hebben in een aantal intensieve workshop sessies met elkaar daar de grondslag voor gelegd. De belangrijkste gezamenlijke conclusie die we hieruit trekken was:. Het moet anders. het kan beter. Veranderen is mensenwerk, het is daarom belangrijk om zoveel als mogelijk iedereen op een zo persoonlijk mogelijke manier te betreken bij dit verander-/ verbetertraject. Een belangrijk aspect hierbij is communicatie. Dit is ook gebleken uit de workshops, de conclusie van de betrokkenen was dat communicatie van de KNHS te wensen overlaat. In de nieuwe gewenste structuur is behoefte aan zichtbaarheid, transparantie, inspraak, informatie over product aanbod, heldere communicatie en een kleinere afstand tussen het bestuur van de KNHS Zeeland en paardenliefhebber. Dit marketing- en communicatieplan gaat de basis vormen om nieuwe relaties aan te gaan en de bestaande relaties te verbeteren. Maar let wel, we kunnen mooie plannen maken en opschrijven, met de beste bedoelingen, de essentie van communicatie blijft wel elkaar willen verstaan.. Een uitdrukking die onze zuiderburen meer hanteren dan wij Nederlanders, maar wel de perfecte communicatie omschrijft. Willen verstaan in de letterlijke zin, maar ook in figuurlijk zin, elkaar op een respectvolle manier willen begrijpen. De uitstraling van de communicatie, zoals gewenst door de workshopleden is vormgegeven op de voorpagina, kleuren passend bij de gevoelens, en de kernwaarden: ELKAAR drukt SAAMHORIGHEID uit WILLEN drukt AMBITIE uit ELKAAR WILLEN VERSTAAN drukt GEZELLIGHEID uit. 2

3 2. Analyse De KNHS Regio Zeeland en haar leden vinden dat het anders en beter moet, daarvoor hebben zij in gezamenlijkheid een missie, visie en een doelstelling geformuleerd. Missie KNHS Nationaal Wij bevorderen dat zoveel mogelijk mensen van jong tot oud op een plezierige en verantwoorde wijze de paardensport kunnen beoefenen, passend bij hun ambitie. Het welzijn van het paard en de paardensporter als lid van de KNHS staat daarbij centraal! De KNHS Regio Zeeland onderschrijft deze missie en gaat daar voor. Wij zijn er voor iedereen die de paardensport een warm hart toedraagt. Doelstelling KNHS Nationaal De KNHS Nationaal heeft binnen de context van haar missie en visie de volgende doelen geformuleerd: Kwaliteit van de sport verder verbeteren Distributie van de sport optimaliseren met oog op ledenbehoud en ledengroei Verbeteren van de efficiency van de sportorganisatie De KNHS Regio Zeeland onderschrijft deze nationale doelen. De KNHS Regio Zeeland heeft, met de nationale doelen voor ogen, samen met een diversiteit van leden, de identiteit van haar leden in beeld gebracht en daarmee de identiteit van de Zeeuwse paardensporter. De Zeeuwse paardensporters hebben met behulp van kleuren, beelden en woorden een visualisatie van emoties laten zien in relatie tot paardensport ( DNA). Passend bij deze identiteit zijn de ambities geraapt en weergegeven met de daarbij horende kernwoorden. Missie KNHS Regio Zeeland De KNHS Regio Zeeland en haar leden maken deel uit van de KNHS-familie. Wij zijn laagdrempelig en leveren met passende regels binnen onze eigen verantwoordelijkheden op ambitieuze en transparante wijze een bijdrage aan de ontwikkeling van de paardensport binnen Zeeland in de meest brede zin van het woord. Met elkaar trachten we een sfeer te creëren waarbinnen iedere paardensporter zich thuis voelt en zijn ambitie kan realiseren. Samenwerking en plezier (in, voor, tijdens en na de sport) zijn hierbij een leidend motto. In de missie zijn de succescriteria opgenomen: laagdrempelig transparant dichtbij passende regels samenwerking ontwikkelen ambities plezier De succescriteria komen overeen met de kernwoorden. 3

4 Kernwaarden als uitgangspunt voor communicatie Zoals gememoreerd hebben de Zeeuwse paardensporters met behulp van kleuren, beelden en woorden een visualisatie van emoties laten zien in relatie tot paardensport (DNA). Passend bij deze identiteit zijn de ambities geraapt en weergegeven met de daarbij horende kernwoorden. Deze woorden, beelden en kleuren vormen de essentie voor de inhoudelijke en uiterlijke vorm van communicatie. 3. Communicatiedoel Dit marketing- en communicatieplan heeft de volgende doelstellingen: A. Korte termijn, het informeren van de diverse doelgroepen (zie..) over het nieuw beleid en de nieuwe organisatiestructuur bij de KNHS Zeeland. B. Middenlange en lange termijn, het structureel informeren van leden en stakeholders over de ontwikkelingen binnen de KNHS Zeeland. Maar ook vice versa, terugkoppeling van leden en stakeholders omtrent het al dan niet functioneren van zaken binnen de KNHS Zeeland. C. Middenlange en lange termijn, moet dit plan er toe bijdragen dat paardenliefhebbers en sponsoren de weg weten te vinden naar de KNHS Zeeland. 4

5 4. Doelgroepen Met het marketing- en communicatieplan willen we de volgende hoofddoelgroepen bereiken: Voor de korte termijn communicatie (6 maanden): KNHS leden verenigingen Sponsoren Overheden Paardenliefhebbers & overige betrokkenen Middenlang en lang, structurele informatie-uitwisseling: KNHS leden verenigingen Sponsoren Middenlang en lang, het aantrekken van nieuwe leden en sponsoren Paardenliefhebbers Niet gebonden recreatieruiters Bedrijven (mogelijke sponsoren) Overheden 5. Strategie A. Korte termijn, het informeren van de doelgroepen over het nieuwe beleid en de nieuwe organisatiestructuur bij de KNHS Zeeland. - Doelgroepen actief benaderen (bestuur bezoekt en presenteert bij de verenigingen) - Zo transparant mogelijk - Tone of voice informeel (bestuur en leden moeten dichter bij elkaar komen) - Soort communicatiemiddelen, mondeling, schriftelijk en digitaal. - Beelden, kleuren en bewoording moeten aansluiten bij de geformuleerde kernwaarden - Doelgroepen individueel en groepsgewijs benaderen - In samenwerking met de aangesloten verenigingen - Globale planning, 6 maart in Regiovergadering, april bezoeken verenigingen B. Middenlange/lange termijn informeren en wederzijdse terugkoppeling - Doelgroepen actief en passief benaderen (klankbordgroep) - Zo transparant mogelijk - Tone of voice, formeel/informeel - Soort communicatiemiddelen, digitaal en mondeling - Doelgroepen groepsgewijs benaderen - Samen met aangesloten verenigingen. 5

6 C. Middenlang/ lange termijn aantrekken nieuwe leden en sponsoren - Doelgroepen proactief benaderen - Zo transparant mogelijk - Tone of voice, formeel/persoonlijk - Soort communicatiemiddelen, schriftelijk, digitaal maar vooral mondeling - Doelgroepen persoonlijk en groepsgewijs benaderen - Samen met aangesloten verenigingen. 6. Zoals in hoofdstuk 4 benoemd kent de KNHS Regio Zeeland vele doelgroepen. Doelgroepen die allemaal behoefte hebben aan informatie. Informatie over de wedstrijden, de uitslagen, regionale en nationale veranderingen of besluiten op het gebied van de paardensport, productaanbod actief en passief. Om dit in goede banen te leiden heeft de KNHS Regio Zeeland een aantal middelen ter beschikking om te communiceren. De KNHS Regio Zeeland gebruikt de volgende communicatiemiddelen: Schriftelijk: Brief Internet/intranet (website) Nieuwsbrief Persberichten Sociale media Rapport/beleidsplan Brochure 6 Mondeling: Vergaderingen Presentaties Workshops Clinics Scholing ( openbare les) 1 op 1

7 Hieronder zullen de belangrijkste communicatiemiddelen van KNHS Regio Zeeland nader worden toegelicht. 6.1 Digitale middelen De laatste jaren maakt men steeds meer gebruik van digitale communicatiemiddelen. De zogenaamde digitalisering is een feit en men kan zich er niet meer aan onttrekken. Deze vorm van communicatie heeft ook een keerzijde. Het verwachtingspatroon op het gebied van communicatie is sterk veranderd. Gebruikers verwachten sneller en zorgvuldiger geïnformeerd te worden. De KNHS Regio Zeeland maakt al gebruik van diverse digitale communicatiemiddelen. Belangrijkste communicatiemiddel van de KNHS Zeeland is haar website. De KNHS Regio Zeeland beoogt in de toekomst nog meer gebruik te gaan maken van digitale communicatiemiddelen zoals Social Media en digitale nieuwsbrieven. Onderstaand een overzicht van de middelen die we willen gaan gebruiken of optimaliseren. Website Zoals reeds eerder gemeld is de website het belangrijkste communicatiemiddel van de KNHS Regio Zeeland. Via dit medium kunnen we snel en adequaat actuele onderwerpen en oproepen plaatsen. Zo blijven belangstellenden direct op de hoogte van de laatste ontwikkelingen. Belangrijk is dat de website een aantrekkelijke vormgeving heeft en altijd up-to-date is. In hoofdlijnen dient de website de volgende informatie te bevatten: - Alle recente regionale wedstrijdinformatie, startlijsten en uitslagen - Actueel nieuws - Informatie organisatie KNHS Regio Zeeland - Wezenlijke veranderingen in regelgeving KNHS nationaal - Activiteiten op gebied van events, productinfo, educatie - Sponsoren - Eventueel social media vermeldingen - Aanmelden Nieuwsbrief - Paardensportaanbieders, waar en welke opleidingen gegeven worden in de regio Om er voor te zorgen dat (potentiële) bezoekers de weg naar de website kunnen vinden, moet de website in alle communicatie-uitingen genoemd worden. Dat wil zeggen: op documenten, nieuwsbrieven, op brochures, flyers en eventuele posters. Daarnaast moet de website op internet vindbaar zijn. Ook dient er op zoveel mogelijk relevante websites op internet een verwijzing te staan naar de website van KNHS Regio Zeeland zodat bezoekers geprikkeld worden om de site te bekijken. Hierdoor wordt tegelijkertijd de naamsbekendheid vergroot. Optioneel is het een mogelijkheid om via de website te adverteren of reclame-uitingen te plaatsen. Hiervoor zullen blokken opgenomen worden in het ontwerp van de website. Deze zullen opgenomen worden op de homepage van de website. Intranet Ten behoeve van de interne communicatie binnen het bestuur en werkgroepen van de KNHS Regio Zeeland zal een intranet worden ingericht. Hier kan informatie uitwisseling plaatsvinden tussen de werkgroepen en bestuur onderling. Daarnaast zullen hier de vergaderverslagen en besluitenlijsten terug te vinden zijn. (Beheer en management hiervan gebeurt via secretariaat). Het intranet kan een digitaal platform zijn voor horizontale communicatie (zie hoofdstuk 7). Om een vlotte interne communicatie te bevorderen is het raadzaam om een intern computernetwerk te starten ( in een cloud omgeving kan ook gewerkt worden en is veel goedkoper dan een formeel intranet). 7

8 Digitale Nieuwsbrieven Periodiek wordt er een digitale nieuwsbrief uitgebracht door de KNHS Regio Zeeland, waarin recente gebeurtenissen en activiteiten worden vermeld. De nieuwsbrieven zullen ook te downloaden zijn via onze website. Social media Uitgangspunt is dat onze eigen website leidend blijft voor de content. De social media zijn een aanvulling daarop om de doelgroepen beter en sneller te bereiken en de interactie te vergroten. Daarnaast kan er ook proactief met deze media worden omgegaan. Deze aanvulling levert vooral veel extra mogelijkheden tot interactie. Daarnaast zoeken we met de nieuwe media niet ons publiek, maar het publiek zoekt ons. We moeten dus vindbaar zijn! Als we niet vindbaar zijn, is dat slecht voor onze reputatie. Het geeft een verkeerd beeld als je er géén gebruik van maakt (ouderwets, log). Maar daarnaast is het heel belangrijk om via de sociale media in de gaten te houden wat er allemaal over je organisatie wordt gezegd en geschreven. De social media worden proactief ingezet op verschillende communicatiegebieden. Daarbij wordt (in verband met beheersbaarheid) wel gekozen voor een beperkt aantal social media, te weten Twitter, Facebook en bij gelegenheid LinkedIn en YouTube. Dit zijn momenteel sites, waarmee we de vindbaarheid vergroten. De Werkgroep Communicatie moet goed de ontwikkelingen op het gebied van social media bijhouden om te kijken of er wijzigingen moeten plaatsvinden binnen de ingezette media. Het is voor de organisatie een uitdaging om met de sociale media de interactie met de doelgroepen te vergroten. Voor degenen die het uitvoeren is het belangrijk om snel en klantgericht te werken. Je kunt niet een dag wachten met reageren op Tweets! Social media kunnen worden ingezet als extra middel, naast de gebruikelijke communicatiemiddelen. Het wordt in dit geval vooral gebruikt om te zenden. Daarnaast kan het voorkomen dat burgers vragen stellen of aanvragen doen via de social media. Bij officiële aanvragen moet verwezen worden naar de officiële communicatiekanalen of de website, simpele vragen moeten direct worden beantwoord. Twitter: Via Twitter worden nieuwsberichten van de KNHS Regio Zeeland verspreid. Daarnaast moeten berichten specifiek gericht aan de KNHS Regio Zeeland op dezelfde manier worden binnengehaald, opgeslagen en verspreid binnen de organisatie als mails. Wel moet er direct een reply verstuurd worden dat de vraag in behandeling is. Vanwege de snelheid van het medium moeten deze tweets voortdurend worden binnengehaald en beantwoord. De Werkgroep Communicatie & Marketing is verantwoordelijk voor de opzet van een goede autorisatie en afhandelingsstructuur. Facebook: Hoewel we de eigen website centraal willen blijven stellen, is er ook een Facebook pagina van de KNHS Regio Zeeland. Deze wordt dan in feite op dezelfde manier gebruikt als Twitter (automatische verspreiding nieuwsberichten). De Werkgroep Communicatie & Marketing is verantwoordelijk voor de opzet van een goede autorisatie en afhandelingsstructuur. Linkedin: Bij gelegenheid zal ook van dit zakelijke social media kanaal gebruik gemaakt worden. Met name om sponsoren/ adverteerders voor de KNHS Regio Zeeland te vinden. De Werkgroep Communicatie & Marketing is verantwoordelijk voor de opzet van een goede autorisatie en afhandelingsstructuur. Youtube: Bij gelegenheid zal van dit videokanaal gebruik worden gemaakt om de sport en activiteiten voor een breed publiek te visualiseren door middel van relevante filmpjes. De Werkgroep Communicatie & Marketing is verantwoordelijk voor de opzet van een goede autorisatie en afhandelingsstructuur. 8

9 6.2 Persberichten en mediacontacten Indien dat noodzakelijk en/of gewenst is, zal KNHS Zeeland via de pers of de media naar buiten treden. Belangrijk is dat er een autorisatieschema wordt samengesteld waar in aangegeven is wie, wat en wanneer communiceert met de pers. De Werkgroep Communicatie & Marketing is verantwoordelijk voor de opzet van een goede autorisatie en afhandelingsstructuur. 6.3 Huisstijl Iedereen is overtuigd van het belang van goede communicatie en presentatie. Ook als organisatie wil je een bepaalde indruk maken, en bepaald beeld achter laten bij doelgroepen en publieksgroepen. Kortom: als organisatie wil je een imago dat past bij het beeld dat de organisatie uit moet stralen. Een van de middelen die je daarvoor hebt, is de huisstijl. Een goede huisstijl laat aan de buitenkant zien wat de KNHS Regio Zeeland van binnen te bieden heeft. Een huisstijl draagt bij aan de herkenbaarheid en creëert onderscheidend vermogen en aandacht. 7. Communicatiestructuur De communicatiestructuur moet in twee hoofdgroepen onderverdeeld worden: Interne communicatie Externe communicatie Met name de interne communicatie dient heel goed gestructureerd te zijn. Deze wordt hier dan ook uitgebreid beschreven. De externe communicatie wordt voldoende behandeld in de actieplannen. 7.1 Interne communicatie Je kunt een drietal communicatielijnen onderscheiden: parallelle verticale horizontale Waar gaat het bij de interne communicatie bij de KNHS Regio Zeeland om: 9 De KNHS Regio Zeeland wil voor zoveel mogelijk paardenliefhebbers en sporters toegankelijk zijn. Hier hoort een herkenbare en professionele huisstijl bij. Deze huisstijl zal toegepast worden op alle communicatieuitingen van de KNHS Regio Zeeland en zal in lijn zijn met de huisstijl van de KNHS. Wat is mijn taak Hoe kunnen we als bestuur, als werkgroep, als lid van de KNHS Regio Zeeland een bijdrage leveren aan een optimaal communicatieklimaat.

10 10

11 7.1.1 Parallelle communicatie communicatie bestuur > interne doelgroepen Deze communicatiestroom kenmerkt zich door vanuit 1 centraal punt (zendergericht) de informatie te verstrekken aan alle interne doelgroepen Bestuur Het bestuur legt 1x per jaar, mondeling verantwoording af voor het gevoerde beleid tijdens de Regiovergadering. Daar kan iedereen vragen stellen over het gevoerde beleid en het toekomstig beleid. Ieder lid krijgt van te voren schriftelijk de agenda en jaarstukken thuis toegestuurd. Het bestuur stelt een uiterste datum voor de werkgroepen voor het inleveren van het jaarverslag. Het bestuur is in de mogelijkheid om in bijzondere gevallen een extra ledenvergadering te houden Het bestuur heeft een Strategisch beleidsplan gemaakt voor de komende jaren, dat als leidraad moet fungeren voor de toekomst. Deze is besproken op de Regiovergadering. Het bestuur zorgt ervoor dat alle (rustende)leden, donateurs op de hoogte zijn van dit plan. Een plan van aanpak voor de komende jaren is bij de leden bekend. Het jaarplan zorgt voor een goede afstemming van activiteiten die plaats vinden. Het bestuur zorgt ervoor dat alle werkgroepen hun jaarplannen indienen. Het bestuur bewaakt de jaarplannen en treedt zo nodig in overleg met werkgroepen. De werkgroepen krijgen te horen of hun jaarplan is goedgekeurd. De toegekende financiën worden tevens bekend gemaakt aan de werkgroepen. Dit gebeurt schriftelijk. Er vinden bestuursvergaderingen en regiovergaderingen plaats. Bij aanvang van het seizoen worden deze gepland en bekend gesteld via de website en nieuwsbrief. De regiovergaderingen zijn openbaar voor alle belangstellenden. In de nieuwsbrief en op de website heeft het bestuur de mogelijkheid om zaken aan de orde te stellen die besproken zijn in de bestuursvergaderingen. Deze informatie is voor ieder lid te lezen. Actiepunten voor werkgroepen worden aangegeven. Elk bestuurslid is verantwoordelijk voor 1 of meerdere werkgroepen. Het bestuur geeft leiding aan de vereniging en heeft daardoor een voorbeeldfunctie naar de vereniging alsook naar buiten toe. Op het gebied van veiligheid, diervriendelijkheid, faire sport hebben wij onze normen en waarden Gedragsregels van bestuurders zijn bekend Nieuwe leden krijgen van de secretaris de statuten/reglementen en een introductiepakket van de KNHS Regio Zeeland thuis gestuurd Verticale communicatie communicatiebestuur > werkgroepen Deze vorm kenmerkt zich door communicatie (zowel mondeling als schriftelijk, elektronisch, digitaal) van het bestuur naar de werkgroepen toe (topdown) maar ook visa versa (bottom-up). De werkgroepen fungeren als intermediair (tussenfunctie) tussen het bestuur en de overige leden. Zij hebben de taak om de informatie vervolgens door te geven aan de overige interne doelgroepen (leden, verenigingen etc.) Voor de verslaglegging en jaarplannen worden standaard digitaal formats gebruikt, voorzien van schrijf en leesrecht Er vindt overleg plaats met een afvaardiging van het bestuur en de verschillende werkgroepen. Tevens kunnen de werkgroepen op eigen verzoek aanschuiven bij en vragen stellen tijdens de bestuursvergaderingen. Aan het begin van elk seizoen worden deze vergaderingen gepland via de jaarkalender en ontvangen de werkgroepen schriftelijk een uitnodiging. 11

12 Elke bestuurslid draagt in zijn/haar takenpakket zorg voor de aansturing van een werkgroep en onderhoudt contacten met deze werkgroep. De werkgroepen verantwoorden zich op de Regiovergadering door middel van een jaarverslag. Dit dient ruim voor aanvang van de vergadering bij de secretaris ingeleverd te zijn. (standaard format) De werkgroepen maken jaarlijks een jaarplan die zij inleveren bij het bestuur. Het bestuur stelt aan de hand van het jaarplan financiën ter beschikking.. Het bestuur gaat al dan niet akkoord met het jaarplan. (standaard format) Om de vrijwillige bestuur- en werkgroepleden te motiveren hun taken en verantwoordelijkheden zo goed mogelijk uit te voeren komt er zo mogelijk voor iedere functie een taakomschrijving. Daarin staat vermeld wat de taken en verantwoordelijkheden zijn en hoeveel tijd de functie in beslag neemt. Bestuurs- en werkgroepleden kunnen eventueel een opleiding volgen die bijdraagt tot het verbeteren van het uitvoeren van de functie. Daarvoor stelt het bestuur wel (morele) voorwaarden vast onder het motto vrijwillig maar niet vrijblijvend. De werkgroepen zijn verplicht om bij elke activiteit die zij ondernemen een activiteitenplan/draaiboek te maken.( standaard format, focusdocument) Alle activiteiten worden ingepland op een jaarkalender. Deze dient up-to-date en te zijn en in bezit te zijn van de werkgroepleden. Een overzicht hiervan wordt overzichtelijk geplaatst op de website van de KNHS Regio Zeeland. De jaarkalender wordt bewaakt door de secretaris van het bestuur. De werkgroepen maken van elke vergadering/bijeenkomst een digitaal verslag (actielijst) dat zij opsturen naar het bestuurslid (alles digitaal), dat verantwoordelijk is voor die werkgroep. Zo kan het bestuur volgen wat er in de werkgroep wordt besproken en eventuele problemen snel onderkennen. Dit bestuurslid kan op de bestuursvergadering het vergaderverslag ter info bespreken. Het is raadzaam om in elke werkgroep één lid voor deze taak te benoemen (secretaris). Communicatie bestuur > leden, donateurs De communicatie vindt hoofdzakelijk plaats via de nieuwsbrief en de website en waarin het bestuur (via één kanaal) uitleg geeft over de gang van zaken. Bij vragen kan een ieder altijd het bestuur persoonlijk benaderen om uitleg. De telefoonnummers zijn te vinden via de website. 2x per jaar overlegd het bestuur met de klankbordgroep sporters De regiovergaderingen zijn openbaar. Leden kunnen mondeling uitleg krijgen over de koers die het bestuur heeft uitgezet. Het bestuur kan de betrokkenheid van de leden stimuleren door een digitale ideeënbus of klachtenbus Horizontale communicatie Communicatie tussen de werkgroepen onderling Van groot belang is dat werkgroepen onderling goed communiceren. Elke werkgroep maakt deel uit van een groter geheel nl. de KNHS Regio Zeeland. Om de onderlinge communicatie goed te laten verlopen is het dus nodig dat ook zij met elkaar contact houden. (focusdocumenten) Plenaire (gezamenlijk) vergaderingen 2 x per jaar vergaderen de werkgroepen (per werkgroep een afvaardiging) met elkaar. De vergadering staat onder leiding van het verantwoordelijke bestuurslid (communicatie). Doel: afstemmen van activiteiten, het maken/vastleggen van afspraken en het inventariseren van knelpunten. Er wordt een actiepuntenlijst gemaakt. Minimaal 2x per jaar vergaderen werkgroepen die onderling veel met elkaar verbonden zijn. Doel: afstemmen van activiteiten, het maken van afspraken en het inventariseren van knelpunten. 12

13 8. Actieplan per communicatietraject en per doelgroep A. Korte termijn, het informeren van stakeholders over het nieuw beleid en de nieuwe organisatiestructuur bij de KNHS Zeeland. Doelgroep Verenigingen Boodschap/doel Wijzigingen KNHS Regio Zeeland beleid en organisatie Regiovergadering KNHS Regio Zeeland, brief, presentatie, website Frequentie Maart/april 2014 Bestuur Doelgroep Overheden Boodschap/doel Wijzigingen KNHS Zeeland beleid en organisatie Brief Frequentie Maart/april 2014 Bestuur Doelgroep KNHS leden individueel Boodschap/doel Wijzigingen KNHS Regio Zeeland beleid en organisatie Regiovergadering KNHS Regio Zeeland, persoonlijke brief, presentatie, website Frequentie Maart/april 2014 Bestuur In samenwerking met vereniging Doelgroep Overige paardenliefhebbers en betrokkenen in Zeeland Boodschap/doel Wijzigingen KNHS Regio Zeeland beleid en organisatie Openbare presentatie (s), aankondigen via de locale media, brief naar alle paardenpensions maneges etc. Frequentie April/mei 2014 Bestuur 13 Doelgroep Sponsoren Boodschap/doel Wijzigingen KNHS Regio Zeeland beleid en organisatie Brief en persoonlijke uitleg Frequentie Maart/april 2014 Bestuur

14 B. Middenlange/lange termijn informeren en wederzijdse terugkoppeling Doelgroep KNHS leden individueel Boodschap/doel Informeren en terugkoppeling Regiovergadering, website, nieuwsbrief, 2 x per jaar vergadering met klankbordgroep sporters, social media Frequentie Structureel Communicatie C. Middenlange/lange termijn aantrekken nieuwe leden en sponsoren Doelgroep Paardenliefhebbers recreatieruiters Boodschap/doel Werving Open Clinics, organiseren kennismakingsevents, bezoeken maneges etc,. mailing, openbare media, social media Frequentie Structureel Communicatie en bestuur Doelgroep Boodschap/doel Frequentie Verenigingen Informeren en terugkoppeling Regiovergadering, website, nieuwsbrief Structureel Communicatie Doelgroep Boodschap/doel Frequentie Bedrijven (mogelijke sponsoring) Werving Persoonlijke benadering, netwerkbijeenkomsten, uitnodigen op events Structureel Communicatie en bestuur 14 Doelgroep Boodschap/doel Frequentie Sponsoren Informeren en terugkoppeling Brief, netwerkbijeenkomst, persoonlijk bezoeken (min 1x per jaar) Structureel Communicatie Doelgroep Boodschap/doel Frequentie Overheden Faciliteren en evt subsidie Persoonlijke benadering, netwerkbijeenkomsten, uitnodigen op events Structureel Communicatie en bestuur

15 9. Kosten PM 10. Evaluatie/effectmeting Marketing & Communicatieplan Het is belangrijk dat we tijd en mogelijkheden inruimen voor evaluatie (eind en tussentijds). Omstandigheden veranderen gaandeweg, evalueren en bijstellen moet dus een continu proces worden. Voorstel is om: Communicatie en marketing bij één bestuurder als verantwoordelijke onder te brengen Bij elke bestuursvergadering op de agenda te zetten als bespreekpunt Onderdeel uit te laten maken van de agenda van de Regiovergaderingen KNHS Regio Zeeland. 15