TOEPASSINGSMOGELIJKHEDEN ZORGADMINISTRATIEPAKKET ZILLIZ

Transcriptie

1 TOEPASSINGSMOGELIJKHEDEN ZORGADMINISTRATIEPAKKET ZILLIZ ZilliZ is een online toepassing, waarbij beheer en gegevensopslag centraal geregeld is. Speciaal ontwikkeld voor kleinschalige zorgaanbieders met verschillende doelgroepen en financieringsvormen. Eenvoudig in gebruik, betaalbaar en schaalbaar. ZilliZ maakt volop gebruik van de mogelijkheden van internet. Het pakket is niet alleen gericht op administratie; het bevat ook tools voor communicatie, een belangrijk aspect voor de kwaliteit van zorg. ZilliZ past daardoor uitstekend bij kleinschalige zorginitiatieven die wonen, opvang, begeleiding, dagbesteding, logeren en re-integratie bieden. Geschikt voor organisaties die zo veel mogelijk tijd willen steken in de zorg en begeleiding van cliënten en het liefst zo weinig mogelijk met de administratie bezig willen zijn. Samengevat: Alles gaat via internet: dus is geen eigen automatiseringskennis en apparatuur noodzakelijk ZilliZ biedt brede ondersteuning: cliëntdossiers, rapportage, facturatie tijdsregistratie, agenda, communicatie, nieuwsbrieven, etc. Te gebruiken met alle gangbare internetbrowsers en zowel op PC, laptop als tablet Mogelijkheid om ouders of verzorgers via internet of een app te laten meekijken Privacy gewaarborgd door gebruik van beveiligd en versleuteld internetprotocol Al toepasbaar voor organisaties vanaf 5 cliënten Natuurlijk ook geschikt voor grotere organisaties met meer locaties Extra modules voor communicatie in de keten en voorbereid op de WMO Supereenvoudig in gebruik én een optimale service. Onderstaande samenvatting bevat een volledige opsomming van de toepassingsmogelijkheden van ZilliZ. De lijst is eenvoudig te gebruiken voor vergelijking van ZilliZ met andere zorgadministratiepakketten. U zult verrast zijn over de gunstige prijs-prestatie verhouding van ZillIZ. Voor demonstratie van ZilliZ of meer informatie kunt u zich wenden tot: Landmerc+ Hollandseweg PK Wageningen info@landmercplus.nl 1

2 Onderstaand volgt een korte beschrijving van alle modules. Personeel en Organisatie Module voor het inrichten en onderhouden van uw eigen ZilliZ-systeem. Volledig af te stemmen op uw eigen organisatie. U kunt locaties en verschillende cliëntengroepen definiëren, waardoor het gebruik wordt vergemakkelijkt. Tevens projecten en dienstroosters voor tijdschrijven door medewerkers en het bijhouden van een personeelsdossier. Contracten Registreren van individuele zorgovereenkomsten met instellingen en raamovereenkomsten met instanties. Bedoeld voor de medewerker die de intake en administratie van cliënten verzorgt. Het toegekende budget en de tarieven worden automatisch meegenomen bij registratie van de zorgproductie en de facturatie. Geschikt voor Zorg in Natura, PGB's, WMO en contracten met derden. Zorgadministratie Module voor begeleiders. Zij kunnen cliëntendossiers raadplegen en dagelijks individuele of groepsrapportages maken. In deze module kan ook presentie, begeleiding en vervoer worden geboekt. Tegelijkertijd kunnen de gewerkte uren worden geschreven. Voor begeleiders is alleen de informatie van de aan hen toegewezen cliënten beschikbaar. Gebruik van eigen formulieren. Financiële administratie Vanuit geboekte en gefiatteerde presentie en boekingen zijn in een handomdraai facturen aan te maken. Met een eigen factuuropmaak en klaar om te printen of per te verzenden. De tijdschrijfstaat met gewerkte uren, overuren en toeslagen kan direct naar de loonadministratie. Van de gefactureerde omzet kunnen met één druk op de knop productieoverzichten worden uitgedraaid. AZR, WMO, CAK berichtenverkeer en koppeling met boekhoudpakketten Levert u zorg in natura: met de TBA berichten module heeft u een perfecte aansluiting voor het inlezen en verzenden van AZR-berichten en declaraties (AW319). De module ook voor de WMO-standaards (iwmo), de Jeugdzorg en ZVW. In ZilliZ aangemaakte facturen kunnen automatisch worden door geboekt naar verschillende boekhoudpakketten. Relatiebeheer / CRM Alle adressen van cliënten en debiteuren komen automatisch in een centraal bestand. Adressen van medewerkers en overige relaties kunnen worden toegevoegd. Ook kan een adresselectie naar Word en Excel worden geëxporteerd of op een kaartje getoond. Voor elke relatie kan een klantenkaart worden bijgehouden en acties als reminder worden geagendeerd. Zo hebt u een volwaardig CRM systeem. 2

3 Nieuwsbrieven Met de nieuwsbrieffunctie kan in een uurtje een mooi opgemaakte nieuwsbrief worden gemaakt en vervolgens in enkele minuten aan al uw relaties worden toegezonden. Zo houdt u uw relatienetwerk nauw betrokken bij het wel en wee van uw organisatie. De nieuwsbrief kan door uzelf in eigen huisstijl worden opgemaakt. Bijgehouden wordt welke relaties de nieuwsbrief niet meer wensen te ontvangen. Intranet Een goede interne communicatie is belangrijk voor kwaliteit van zorg. Via de intranetmodule kunt u in ZilliZ een interne website opzetten. Ingelogde medewerkers kunnen planningen raadplegen, formulieren downloaden en het interne kwaliteitssysteem raadplegen. Via het intranet is ook de ZillIZ-helpinformatie te raadplegen of informatie van uw vereniging of samenwerkingsverband. Berichten en agendabeheer Medewerkers kunnen aan elkaar berichten versturen. In de inbox verschijnen ook reminders over geplande actiepunten en berichten van ouders of verzorgers. Verder kan elke medewerker zelf de ZilliZ attenderingsservice aanzetten waardoor hij of zij elke ochtend via de eigen mail een overzicht krijgt van nieuwe berichten en actuele reminders. Ouderlogin of extranet (komt ook als app beschikbaar) Ouders en/of verzorgenden zijn graag op de hoogte van het wel en wee van hun kind of familielid. Met een extranet-inlog kunt u hen toegang geven tot het cliëntdossier. Ze kunnen dan in de dagrapportage meelezen, een eigen reactie aan de rapportage toevoegen of een berichtje aan de begeleiding sturen. Met deze werkwijze kan met beperkte inspanning een betrouwbaar cliëntendossier worden opgebouwd. ZilliZ-gebruik en accountbeheer Hier kunt u als beheerder aanklikken welke modules en opties u in gebruik neemt. Tevens krijgt u een actueel overzicht van het gebruik. Aan medewerkers en externen (bijv. ouders) kunt u een toegangscode en wachtwoord voor ZilliZ verstrekken en aangeven welke modules ze mogen gebruiken en welke cliëntdossiers ze mogen inzien. Serviceloket Landmerc+ Elke ZilliZ gebruiker kan online hulpinformatie opvragen over de verschillende ZilliZfuncties. Verder kan voor elke pagina een korte uitleg worden opgevraagd van wat het scherm doet en wat erop staat. En uiteraard is ons serviceloket permanent bereikbaar voor uitleg en support. Op verzoek komen we op locatie voor instructie aan medewerkers. 3

4 Registratie en cliëntenbeheer Registratie van cliënten en toewijzingen Automatisch inlezen aanmeldingen en mutaties via AZR en de WMO Wachtlijstbeheer Koppeling met casemanager / cliëntbegeleider / coach Beheer van meerdere en gelijktijdig lopende toekenningen Archivering cliëntdossier van cliënten uit zorg Overzicht lopende toekenningen en signalering van verloop Electronisch cliëntendossier Basisregistratie cliënten Registratie persoonlijke gegevens, adres en administratieve gegevens Aanvullende registratie extra gegevens volgens eigen formaat Lijst van contactpersonen van cliënten en hun bereikbaarheid Vereenvoudigd beheer door toekenning cliënt aan één of meer groepen Registratie financieringsbasis, indicatie, budget en declaratiestandaard Medisch dossier met zorgafspraken en medicatielijsten SMART registratie en zichtbaarheid van doelen en alerts voor de zorg Bijhouden en agenderen van afspraken / reminders Aanvullend cliëntendossier Uniform toepasbaar voor cliënten, personeel, relaties en projecten Online intypen van documenten met gebruik van eigen sjablonen Gebruik van een uitgebreide tekstverwerker met spellingcontrole Per document mogelijkheid tot upload van digitale bijlagen Ondersteunt alle bestandsformaten als bijlage Eigen opmaakmogelijkheden en indeling van sjablonen en formulieren Templates voor intake, zorgovereenkomst, evaluatieformulier, fobo-melding, etc. Indelen van documenten in zelf aan te maken (standaard) mappen Instelmogelijkheid voor selectieve toegang tot mappen door medewerkers Online inzagemogelijkheid door ouders en cliëntvertegenwoordigers Dagrapportage en ouderlogin Dagrapportage individueel en/of per groep Geoptimaliseerd voor snel rapporteren Registratie fobo-meldingen en andere specifieke rapportages Indelen van rapportages in zelf aan te maken (standaard) mappen Instelmogelijkheid voor selectieve toegang tot mappen door medewerkers Online lezen dagrapportage door ouders en cliëntvertegenwoordigers Ook beschikbaar als app voor tablet en smartphone voor inzien van dagrapportage Mogelijkheid voor ouders om reacties en berichten te verzenden 4

5 Zorgovereenkomst, declaratie en facturatie Zorgovereenkomst en financieringsvormen Zorg op basis van individuele zorgovereenkomsten (PGB, particulier) en/of Raam- of mantelovereenkomsten (onderaanneming, gemeente, zorgkantoor) Mogelijkheid van onbetaalde prestaties (intern contract) Groepsovereenkomsten voor ontvangst van groepen Eigen definitie van zorgproducten en pakketten Automatische koppeling met declaratiecodes Registratie van zorgperiode, budget en individuele prijsafspraken Integraal doorvoeren van prijswijzigingen vanaf datum Registratie van factuuradres of per-adres-van t.b.v. facturatie Registratie van meerdere gelijktijdig lopende zorgovereenkomsten per cliënt Registratie van zorgproductie, boeken van presentie Supereenvoudig userinterface voor registratie productie Interface voor ambulante zorg met gekoppelde tijd- en productieregistratie Registratie van productie per zorgproduct met vooringevulde roosters Onderscheid in betaalde en onbetaalde aanwezigheid en afwezigheid Autorisatie van geboekte zorgproductie alvorens te factureren Facturatie en declaratie Automatische aanmaak van factuurregels en opmaak van facturen Facturatie op basis van geboekte productie of presentie Daarnaast facturatie op basis van vaste maandbedragen Mogelijkheid om handmatige factuurregels toe te voegen Zo ook voor het maken van creditnota s Eigen keuze factuurperiode: standaard maandelijks of vierwekelijks Facturen volgens eigen opmaak (één of meer eigen sjablonen) Mogelijkheid van verzending van facturen en specificaties per Financiële managementoverzichten Managementoverzicht van verwachte maandproductie Managementoverzichten van maandelijkse zorgproductie en omzet Automatische koppelingen Doorboeken facturen naar boekhoudpakket (Accountview, Snelstart, Twinfield, ) Koppeling naar andere boekhoudpakketten op aanvraag Declaratie AWBZ-zorg via standaard AZR-AW319 berichten (AZR/WMO-module) Idem voor iwmo, Jeugdzorg en ZVW via een koppeling Toelevering bestand met zorgproductie aan CAK i.v.m. eigen bijdrage 5

6 Personeel en organisatie Organisatiestructuur en autorisatie Vastlegging algemene organisatiegegevens: adres, zakelijke gegevens etc. Definitie van locaties, groepen per locatie Registratie van alle medewerkers, stagiaires en vrijwilligers Gebruik van ZilliZ Instellen van te gebruiken modules en opties Samenstellen van sjablonen voor facturen, nieuwsbrieven, cliënt- en P-dossiers, etc. Keuze en aanpassen van beschikbare standaardsjablonen Autoriseren van medewerkers voor gebruik van ZilliZ m.b.t.: o toegang tot modules o bevoegdheid voor wijzigen van instellingen of raadplegen dossiermappen o toegang tot dossiers van cliënten en/of groepen Overzicht van autorisatieschema (administratieve organisatie) Inzage in de logbestanden van systeemgebruik Statistiek systeemgebruik Personeelsbeheer Registratie van alle medewerkers, stagiaires en vrijwilligers Vastlegging van basis arbeidsvoorwaarden Vastlegging van dienstrooster Alle standaardmogelijkheden voor elektronisch personeelsdossier Bijhouden en agenderen van afspraken met personeel Tijdsregistratie, loon- en verlofadministratie Registratie van gewerkte uren Rekening houdend met dienstafhankelijke toeslagen en/of compensatie-uren Autorisatie / fiatteren van tijdsregistratie Uitdraai maandstaat voor loonadministratie Verlofadministratie: aanvragen en registratie Online inzage in verlofkaart door medewerkers Projectenbeheer Samenstellen van eigen projectenlijst Bijhouden van projectdossiers Bijhouden en agenderen van afspraken en reminders omtrent projecten 6

7 Relatiebeheer, PR & Communicatie Relatiebeheer - CRM Beheer van relaties, contactpersonen en adresgegevens Automatische koppeling met adresgegevens van cliënten en debiteuren Gebruik van codes of labels voor selecteren van adressen, bijv. voor mailing Praktische zoek- en selectiemogelijkheden Export van selectie adressen naar exel-bestand voor offline office toepassingen Export van selectie van -adressen Tonen van adressen op kaart (bijv. sociale kaart van cliënten) Alle standaard mogelijkheden voor elektronisch relatiebeheerdossier Bijhouden en agenderen van afspraken / reminders Inplannen van afspraken met medewerkers, agendabeheer en to-do lijsten Afgeschermde toegang tot cliëntendossiers en/of afspraken met cliënten Nieuwsbrieven Opmaak en verzending van elektronische nieuwsbrieven Veel opmaakmogelijkheden met eigen sjabloon, foto s, links, etc. Mogelijke koppeling met nieuwsrubriek op eigen website Blacklist optie voor uitsluiten van ongewenste mailings Intranet en extranet Intranetmodule beschikbaar voor alle medewerkers Toevoegen van eigen pagina s en menu-indeling Voor interne communicatie: planningsinfo, mededelingen, huish. reglement, etc Voor informatie over het kwaliteitssysteem zoals richtlijnen en procedures Mogelijk gebruik van links, downloadbare bestanden en plaatsen van foto s Intranet ook beschikbaar te maken voor andere locaties uit de groep Publicatie van informatie op het extranet voor inloggende ouders en verzorgers Extranetbeheer via de bekende intranetmodule Mededelingen, berichten en agendabeheer Elektronische prikborden op de homepage, voor groepen en de administratie Berichtenverkeer tussen medewerkers onderling en cliëntvertegenwoordigers Automatische berichten in inbox van geplande afspraken Automatische berichten in inbox van reacties van ouders Automatische signalering van AZR/WMO berichtenverkeer Mogelijk gebruik van reminders bij cliënten, relaties en projecten Optioneel tonen van de agenda op de homepage Instelbare attenderingsservice voor berichten en reminders 7

8 Autorisatie en beveiliging Internetverkeer via een beveiligde encrypted https: verbinding Opstelling van virtuele servers in zwaar beveiligd datacentre Software beveiliging voor aanvallen of ongeautoriseerde toegang van buitenaf Check op internetvirussen; double check op eigendom van gegevens Dubbele uitvoering dataopslagmedia Back-up service; online en back-up omgeving op gescheiden locaties Eigen veilig wachtwoordenbeheer; wachtwoorden worden versleuteld bewaard Per medewerker instelbaar vanaf welke locatie hij/zij mag inloggen Automatische uitlog bij onbeheerd achterlaten van een actieve sessie Toegang tot modules en functies per gebruiker in te stellen Functiescheiding in beheerder, gebruiker of externe gebruiker Toegang cliëntdossiers af te schermen per cliënt individueel of per groep Versleutelde opslag van cliëntidentificaties i.v.m. privacy Impliciete vastlegging en overzicht van administratieve organisatie Logging van systeemgebruik bij elke schermwisseling Klantenservice Gebruiks- en serviceovereenkomst op basis van ICT-Office voorwaarden Maatwerk installatie- en implementatiesupport Toegang tot helpdesk/serviceloket: online, via of telefoon Online helpinfo per scherm, instructiebladen, how to hints en tips Supportmedewerkers kunnen online mee kijken Op maat instructie op locatie Demomogelijkheden online of op locatie; mogelijkheid van proefaccount 8