Ter ondersteuning van clubs aangesloten bij VLP

Transcriptie

1 Ter ondersteuning van clubs aangesloten bij VLP Auteur: werkgroep Vlpclubs.be Versie Vlaamse Liga Paardensport vzw Klossestraat Zwijnaarde 09/ info@vlp.be

2 2 Inhoudsopgave 1. Inleiding VLPclubs.be starten en afsluiten Inloggen Home Uitloggen Wat zijn de mogelijkheden van VLPclubs.be? Clubgegevens beheren Leden beheren: toevoegen en/of lid maken van VLP Ledenlijst: algemeen Acties Hoe voeg ik leden toe aan de ledenlijst/maak ze lid van VLP? Personen die vorig jaar lid waren van de eigen club Lid vorig jaar, wenst opnieuw aan te sluiten als lid Lid vorig jaar, wenst nu aan te sluiten bij jouw club, maar wilt geen verzekering bij VLP Personen die vorig jaar lid waren van een andere club Lid vorig jaar, wenst nu opnieuw aan te sluiten als recrea lid Lid vorig jaar, wenst nu aan te sluiten als comp lid (= nieuw lid) Lid vorig jaar, wenst nu aan te sluiten bij jouw club, maar wilt geen verzekering bij VLP Volledig nieuwe leden nooit aangesloten bij VLP Wat verstaat men onder volledig nieuwe leden? Een nieuw lid toevoegen (enkel recrea vergunning) Nieuw lid wenst aan te sluiten als recrea lid Nieuw lid wenst aan te sluiten als comp lid Nieuw lid wenst aan te sluiten bij jouw club, maar wilt geen verzekering bij VLP Personen die eerder aangesloten waren bij VLP, maar niet vorig jaar Lid wenst opnieuw aan te sluiten, als recrea lid Lid wenst opnieuw aan te sluiten, als comp lid (= nieuw lid) Lid wenst aan te sluiten bij jouw club, maar wilt geen verzekering bij VLP

3 Personen die dit jaar reeds aangesloten zijn bij een andere club Hoe verloopt de verdere verwerking van de aansluitingen? Ledengegevens beheren Ledenlijsten exporteren Examen aanvragen Kalender brevetafnames raadplegen Een deelnemer opzoeken en inschrijven voor een examen Ik heb de deelnemer gevonden aan de hand van het zoekformulier Ik heb de deelnemer niet gevonden aan de hand van het zoekformulier De inschrijvingsfiche van een deelnemer De deelnemerslijst raadplegen Opvragen van resultaten De examinator evalueren Rapporten brevetten Beheer van de VLPclubs.be account Vragen of problemen? Aandachtspunten per onderdeel... 33

4 1. Inleiding Sedert enkele jaren kent de Vlaamse Liga Paardensport vzw een sterke groei. Eind 2008 waren 420 clubs aangesloten en de groep individuele aangesloten ruiters steeg tot een aantal van Deze groei bracht de nood aan administratieve vereenvoudiging met zich mee. Intussen in 2011 zijn er 467 clubs en bijna leden aangesloten. Een van de meest zichtbare wijzigingen hiervan is het vervangen van papieren inschrijvingen voor wedstrijden door online inschrijvingen. Intussen is ook de stap gezet met Vlpclubs.be om het administratieve werk voor clubs te vereenvoudigen. Wat men echter niet weet, is dat bovenstaande en vele andere diensten terugvallen op één programma, Equidata. Dit is een database die alle VLP-gerelateerde zaken omvat. Equidata werd ontworpen door KBRSF en wordt gebruikt door KBRSF zelf, VLP en LEWB. VLP hanteert Equidata voor verschillende zaken. Nieuwe clubs worden toegevoegd en de gegevens worden up-to-date gehouden. Bij VLP verschijnt de belangrijkste info per club op de website. Elk lid met een competitieve licentie of recreatieve vergunning bevindt zich in Equidata en wordt gekoppeld aan een club. Per lid worden verschillende gegevens beheerd zoals contactgegevens, brevetgegevens en gegevens omtrent de licentie of vergunning. Dit in functie van verzekering en wedstrijden. (Ter info: adres-, contact- en bankgegevens kunnen door de leden reeds zelf aangepast worden op Wedstrijden worden aangemaakt en verschijnen ook op Ruiters schrijven online in en worden automatisch gecontroleerd op licentie en paard of pony. Na afloop kunnen resultaten worden ingelezen ter publicatie. Per wedstrijd beschikt VLP over gegevens betreffende inschrijvingen en betalingen, alsook inschrijvingen en immatriculaties van paarden en pony s (die door KBRSF worden beheerd). Als laatste zijn rapporten mogelijk over alle gegevens uit Equidata: leden, clubs, paarden en wedstrijden. Vlpclubs.be kan dus gezien worden als het verlengde van Equidata, met als doel specifiek tegemoet te komen aan de noden van alle VLP-clubs.

5 5 2. VLPclubs.be starten en afsluiten 2.1. Inloggen Open VLPclubs.be door in de adresbalk van jouw internetbrowser in te tikken. Op het startscherm geef je jouw gebruikersnaam en paswoord in en klikt op login. De gebruikersnaam en het paswoord krijg je van VLP of 09/ ). Na het inloggen kom je terecht op de welkompagina van VLPclubs.be. Op de welkompagina dien je akkoord te gaan met de algemene voorwaarden omtrent het gebruik van VLPclubs alvorens je kan starten met VLPclubs.be

6 Home Via de knop home in de menubalk bovenaan, kan u op elk moment terug naar de homepagina van VLPclubs.be Uitloggen Om VLPclubs.be af te sluiten en uit te loggen klikt u op de knop logout in de menubalk bovenaan. 3. Wat zijn de mogelijkheden van VLPclubs.be? VLPclubs.be is er in de eerste plaats om de clubs te ondersteunen bij administratieve taken of om deze te vergemakkelijken. In punt 4, 5, 6 en 7 wordt toegelicht welke mogelijkheden VLPclubs.be heeft voor zijn gebruikers. 4. Clubgegevens beheren De belangrijkste informatie van clubs wordt getoond op de website van VLP ( Vind een club, te vinden na doorklikken op Clubs in het menu links). Belangrijke wijzigingen die nuttig zijn voor bezoekers van de website, kunnen meteen worden aangepast. Dit kunnen onder andere contactgegevens, uitbreidingen van lessen of extra pistes zijn.

7 7 Links in het menu vind je de kader clubgegevens. Als je hieronder op Bewerken klikt, kom je terecht op de tabbladen met de clubgegevens. Deze tabbladen zijn: algemeen, activiteiten, opleiding, wedstrijden en installaties. Na het aanpassen van gegevens in een van deze tabbladen dien je steeds op Bewaar te klikken. Sommige gegevens zoals adressen van bestuursleden of de club kunnen niet aangepast worden. Contacteer VLP via Contact in de kader Varia als deze moeten gewijzigd worden!

8 8 5. Leden beheren: toevoegen en/of lid maken van VLP Dit is de grootste troef van VLPclubs.be. VLP clubs hebben vanaf nu geen extern ledenprogramma meer nodig. VLPclubs.be verschaft hen de nodige omkadering om hun leden te beheren, zonder beperking. In de ledenlijst kan de club leden toevoegen met een recreatieve vergunning, competitieve licentie of leden die enkel aangesloten zijn bij de club en geen lid van VLP willen worden. De club kan via VLPclubs.be ook leden lid maken van VLP, maar dit enkel voor recreatieve vergunningen en hernieuwingen van competitieve licenties. Elke club kan zijn leden toevoegen die: reeds lid waren van VLP via de eigen club, reeds lid waren van VLP maar via een andere club, en die dus bij meerdere VLP-clubs zijn aangesloten, nog geen lid waren van VLP, dus als nieuw lid worden aanzien, geen lid zijn of niet meer willen zijn van VLP Ledenlijst: algemeen Links in het menu vind je de kader leden. Als je hieronder op Ledenlijst klikt, verschijnt een lijst van alle leden die automatisch of door jou zelf zijn toegevoegd aan jouw ledenlijst.

9 9 In de ledenlijst worden volgende gegevens getoond: Fed. Nr (= federatienummer bij VLP) Naam Voornaam PC (postcode) Gemeente Land In orde liga (= aangesloten bij VLP voor het lopende kalenderjaar) Aangemaakt op Acties Je kan op elk van deze kolommen sorteren! Acties In de kolom acties staat steeds het symbool, soms aangevuld met het symbool. Als je klikt op kan je de gegevens van het lid bekijken en indien nodig aanpassen. Meer informatie hierover vind je in punt 6 (ledengegevens beheren). Als je klikt op het symbool kan je het lid uit jouw lijst verwijderen. Dit symbool is enkel zichtbaar indien het lid niet is aangesloten bij VLP (= niet verzekerd), of indien het lid reeds aangesloten is bij VLP via een andere VLP-club (je voegt dit lid aan jouw eigen lijst toe via Toevoegen in de kader Administratie - Maak ook lid van mijn club [zie punt ]).

10 Hoe voeg ik leden toe aan de ledenlijst/maak ze lid van VLP? Jouw ledenlijst kan bestaan uit verschillende soorten leden: - leden die jij lid gemaakt hebt van VLP, - leden die lid gemaakt zijn door een andere club maar die (ook) bij jou komen rijden, - leden die zich niet wensen lid te maken bij VLP (eigen verzekering, enkel sympathiserend, ). Voor elk soort lid vind je hieronder de stappen die je moet nemen om hem of haar aan jouw lijst toe te voegen. - Met VLPclubs.be kunnen volgende leden aangesloten worden bij VLP: * nieuwe leden die een recreatieve vergunning aanvragen * competitieve licenties (enkel hernieuwingen) - Indien u leden lid maakt van VLP en zij bezitten een adres, dan zal er automatisch naar hen een mail verstuurd worden, dat hun lidmaatschap in orde is gebracht. NIEUW! Personen die vorig jaar lid waren van de eigen club Personen die vorig jaar lid waren van jouw club dien je toe te voegen aan jouw lijst en/of lid te maken van VLP via Hernieuwingen in de kader Leden. Je komt terecht op volgend scherm:

11 11 Je krijgt meteen de volledige lijst te zien, maar kan ook desgewenst een zoekactie uitvoeren op federatienummer, naam of voornaam. Sommige personen staan in een andere kleur. De lijst bevat 11 kolommen: Naam en voornaam van het lid Geboortedatum van het lid Toevoegen: om een persoon toe te voegen aan je ledenlijst vink je dit vakje naast zijn gegevens in deze kolom aan. Als je deze kolom niet kan aanvinken, betekent dit dat die persoon reeds is toegevoegd aan jouw ledenlijst. In orde liga: J betekent dat het lid reeds aangesloten is bij VLP via jou of een andere club. N betekent dat het lid nog niet is aangesloten bij VLP via jou of een andere club. Licentie: geeft weer welke licentie of vergunning het lid had (indien nog niet opnieuw aangesloten bij VLP) of heeft (indien reeds aangesloten bij VLP). Brevetten: geeft weer over welk brevet het lid beschikt (indien bekend bij VLP). Legende van de verschillende brevetten kan u bovenaan rechts terug vinden. Leeftijdscategorie: geeft aan bij welk leeftijdscategorie het lid behoort of welk hij kan kiezen indien hij/zij een licentie wenst. Maak lid VLP: om een persoon aan te sluiten bij VLP (=te verzekeren) vink je dit vakje naast zijn gegevens in deze kolom aan. Als je deze kolom niet kan aanvinken, betekent dit dat het lid reeds lid is van VLP via jouw club of een andere club. Lic. (licentie): Indien u in de kolom Maak lid VLP hebt aangeduid, verschijnt er een picklist met de verschillende licenties die deze persoon kan aanvragen. Verz. (verzekering): indien je Maak lid VLP + soort licentie hebt aangeduid, dien je hier aan te duiden welke verzekering en uitbreiding de persoon wenst te nemen. Prov. (provinciale groepering): indien de persoon een competitieve licentie wenst kan hij hierin ook de keuze maken bij welke provinciale groepering hij/zij wenst te rijden. Recreatieve leden zijn automatisch gelinkt aan de provinciale groepering van de club. Groen : deze persoon is hernieuwd of toegevoegd aan jouw ledenlijst. Blauw : de aansluiting van deze persoon is in behandeling en kan je momenteel niet wijzigen. Rood : deze persoon is geschorst en kan je momenteel niet wijzigen Lid vorig jaar, wenst opnieuw aan te sluiten als lid. Klik in de kader LEDEN op Hernieuwingen. Zoek het lid op. Duid aan: Toevoegen. Kies de leeftijdscategorie, indien dit mogelijk is Duid aan: maak lid VLP + soort licentie Kies de verzekering en, indien gewenst, uitbreiding. Kies de provinciale groepering, indien lid een competitieve licentie wenst

12 12 Klik op Bewaar. Opgelet, enkel competitieve clubs zijn stempelgerechtigd en kunnen hun competitieve leden hernieuwen in VLPclubs Lid vorig jaar, wenst nu aan te sluiten bij jouw club, maar wilt geen verzekering bij VLP. Klik in de kader LEDEN op Hernieuwingen. Zoek het lid op. Duid aan: Toevoegen Klik op Bewaar Personen die vorig jaar lid waren van een andere club Personen die vorig jaar lid waren van een andere club, dien je toe te voegen aan jouw ledenlijst en/of lid te maken van VLP via Toevoegen in de kader LEDEN. Na het klikken op Toevoegen kom je terecht op onderstaand scherm waar je leden kan zoeken op naam, voornaam en geboortedatum:

13 13 Let op voor verkeerde schrijfwijzen bij de naam! Sommige namen zijn qua schrijfwijze voor interpretatie vatbaar. Vind je iemand niet meteen terug, probeer dan zeker meerdere schrijfwijzen! Dit om zoveel mogelijk te vermijden dat je extra personen creëert wanneer die persoon reeds bestaat in de database. Vbn: Van Der Meersch, Vander Meersch of Vandermeersch Opgelet, bij de zoekactie zijn er bij naam en voornaam minimum 2 tekens vereist. Je hoeft dus ook niet de volledige naam in te geven. De geboortedatum is een extra controle. Gebruik deze ook! Zorg ook dat je over correcte gegevens beschikt! Er verschijnen meerdere personen met dezelfde naam na een zoekactie, wat nu? Er kunnen meerdere personen verschijnen met dezelfde naam maar andere federatienummers en adressen, meestal door een manuele fout. Indien dit het geval is, neem je contact op met VLP via de contactpagina. Een medewerker van VLP laat je dan meteen weten welke persoon je kan gebruiken Lid vorig jaar, wenst nu opnieuw aan te sluiten als recrea lid. Klik in de kader LEDEN op Toevoegen. Geef bij de zoekactie de gegevens van het lid in. Het lid verschijnt in de lijst. Klik op Voeg lid toe aan de club en maak lid van de liga Je komt meteen terecht op het tabblad Lidmaatschap van het lid. Duid de juiste verzekering en uitbreiding aan. Klik op Bewaar. Indien je hierna persoonlijke gegevens (adres, tel, ) van het lid wenst te controleren en/of aan te passen, kan je klikken op het tabblad Algemeen (zie punt 6. Ledengegevens). Je hoeft dus niet eerst naar de ledenlijst te gaan. Bij het zoeken hoef je niet de volledige naam in te vullen. Je kan zoeken op de eerste letters van een naam (minstens 2) of een deel van de naam. Hiervoor kan je naast de invulvelden kiezen tussen begint met of bevat Lid vorig jaar, wenst nu aan te sluiten als comp lid (= nieuw lid) Het lid dient de competitieve licentie zelf aan te vragen bij VLP. De club voorziet enkel de clubstempel op het aanvraagformulier van de licentie. Opgelet, enkel competitieve clubs zijn stempelgerechtigd voor aanvraagformulieren voor competitieve licenties.

14 Lid vorig jaar, wenst nu aan te sluiten bij jouw club, maar wilt geen verzekering bij VLP Klik in de kader Leden op Toevoegen. Geef bij de zoekactie de gegevens van het lid in. Het lid verschijnt in de lijst. Voeg lid toe aan de club en maak geen lid van de liga Je komt meteen terecht op het tabblad Algemeen van het lid. Indien nodig, pas de algemene gegevens van het lid aan. Klik op Bewaar. Bij het zoeken hoef je niet de volledige naam in te vullen. Je kan zoeken op de eerste letters van een naam (minstens 2) of een deel van de naam. Hiervoor kan je naast de invulvelden kiezen tussen begint met of bevat. Opgelet, je moet steeds op Bewaar klikken nadat je via of in het tabblad Algemeen of Lidmaatschap terecht komt, anders worden de gegevens niet bewaard! Volledig nieuwe leden nooit aangesloten bij VLP Wat verstaat men onder volledig nieuwe leden? Volledig nieuwe leden zijn personen die nog niet in de database van VLP zitten. Deze personen worden niet teruggevonden via de selectiecriteria in het scherm Toevoegen. Indien je zo iemand wenst toe te voegen aan je lijst (en lid te maken van VLP) dien je zelf over alle persoonlijke gegevens te beschikken! Een nieuw lid toevoegen (enkel recrea vergunning) Nieuwe leden dien je zelf aan te maken. Dit doe je via Toevoegen bij de subtitel Leden in de kader Administratie, waar na een zoekactie zonder resultaat de knop Nieuw verschijnt. Opgelet, bij naam en voornaam zijn er minimum 2 tekens vereist, de geboortedatum is een extra controle. Gebruik deze ook! Zorg ook dat je over correcte gegevens beschikt,

15 15

16 16

17 Nieuw lid wenst aan te sluiten als recrea lid Klik in de kader LEDEN op Toevoegen. Geef bij de zoekactie de gegevens van het lid in. Indien het lid volledig nieuw is, verschijnt deze persoon niet in de lijst. Rechts op het scherm verschijnt de knop Nieuw. Klik op Nieuw. Een pop up scherm verschijnt: Wenst u een nieuw lid toe te voegen? Klik op OK. Voer de gegevens voor de onderdelen algemeen, adres, contact en aansluiting in. De verplichte velden zijn: Naam, voornaam, geboortedatum, geslacht, taal, nationaliteit, straat, nummer, gemeente, liga, licentie en uitbreiding. Klik op Bewaar. Het lid is nu toegevoegd aan de lijst én is verzekerd! Bovenaan verschijnt het federatienummer van het nieuwe lid. Dit dien je te gebruiken bij alle correspondentie met VLP betreffende het lid Nieuw lid wenst aan te sluiten als comp lid Het lid dient de competitieve licentie zelf aan te vragen bij VLP. De club voorziet enkel de clubstempel op het aanvraagformulier van de licentie. Opgelet, enkel competitieve clubs zijn stempelgerechtigd voor aanvraagformulieren voor competitieve licenties Nieuw lid wenst aan te sluiten bij jouw club, maar wilt geen verzekering bij VLP Klik in de kader LEDEN op Toevoegen. Geef bij de zoekactie de gegevens van het lid in. Indien het lid volledig nieuw is, verschijnt deze persoon niet in de lijst. Rechts op het scherm verschijnt de knop Nieuw. Klik op Nieuw. Een pop up scherm verschijnt: Bent u zeker dat u een nieuw lid wil toevoegen? Klik op OK. Voer de gegevens voor de onderdelen algemeen, adres, contact in. Het lid wenst aan te sluiten, maar niet bij VLP, dus hoef je de gegevens van het onderdeel aansluiting niet in te voeren. Klik op Bewaar. Het lid is nu toegevoegd aan de lijst, zonder verzekerd te zijn door VLP!

18 18 Bovenaan verschijnt het federatienummer van het nieuwe lid. Dit dien je te gebruiken bij alle correspondentie met VLP betreffende het lid Personen die eerder aangesloten waren bij VLP, maar niet vorig jaar Personen die vroeger aangesloten zijn geweest bij VLP, via jouw club of een andere club, dien je toe te voegen aan jouw ledenlijst en/of lid te maken van VLP via Toevoegen in de kader LEDEN. Je komt terecht op onderstaand scherm waar je leden kan zoeken op naam en geboortedatum. Bij het zoeken hoef je niet de volledige naam in te vullen. Je kan zoeken op de eerste letters van een naam (minstens 2) of een deel van de naam. Hiervoor kan je naast de invulvelden kiezen tussen begint met of bevat. De geboortedatum is een extra controle. Gebruik deze ook! Zorg ook dat je over correcte gegevens beschikt!

19 19 Er verschijnen meerdere personen met dezelfde naam na een zoekactie Er kunnen meerdere personen verschijnen met dezelfde naam maar andere federatienummers en adressen, meestal door een manuele fout. Indien dit het geval is, neem je contact op met VLP via de contactpagina. Een medewerker van VLP laat je dan meteen weten welke persoon je kan gebruiken Lid wenst opnieuw aan te sluiten, als recrea lid. Klik in de kader LEDEN op Toevoegen. Geef bij de zoekactie de gegevens van het lid in. Het lid verschijnt in de lijst. Klik op Voeg lid toe aan de club en maak lid van de liga Je komt meteen terecht op het tabblad Lidmaatschap van het lid. Duid de juiste verzekering en uitbreiding aan. Klik op Bewaar. Bij het zoeken hoef je niet de volledige naam in te vullen. Je kan zoeken op de eerste letters van een naam (minstens 2) of een deel van de naam. Hiervoor kan je naast de invulvelden kiezen tussen begint met of bevat Lid wenst opnieuw aan te sluiten, als comp lid (= nieuw lid) Het lid dient de competitieve licentie zelf aan te vragen bij VLP. De club voorziet enkel de clubstempel op het aanvraagformulier van de licentie. Opgelet, enkel competitieve clubs zijn stempelgerechtigd voor aanvraagformulieren voor competitieve licenties Lid wenst aan te sluiten bij jouw club, maar wilt geen verzekering bij VLP. Klik in de kader LEDEN op Toevoegen. Geef bij de zoekactie de gegevens van het lid in. Het lid verschijnt in de lijst. Klik op Voeg lid toe aan de club en maak geen lid van de liga Je komt meteen terecht op het tabblad Algemeen van het lid. Indien nodig, pas de algemene gegevens van het lid aan. Klik op Bewaar. Opgelet, je moet steeds op Bewaar klikken nadat je via of in het tabblad Algemeen of Lidmaatschap terecht komt, anders worden de gegevens niet opgeslaan!

20 20 Bij het zoeken hoef je niet de volledige naam in te vullen. Je kan zoeken op de eerste letters van een naam (minstens 2) of een deel van de naam. Hiervoor kan je naast de invulvelden kiezen tussen begint met of bevat Personen die dit jaar reeds aangesloten zijn bij een andere club Personen die dit jaar reeds aangesloten zijn bij een andere club kan je enkel toevoegen aan je ledenlijst. Dit moet via Toevoegen in de kader LEDEN. Je komt terecht op onderstaand scherm waar je leden kan zoeken op naam en geboortedatum: Let op voor verkeerde schrijfwijzen bij de naam! Sommige namen zijn qua schrijfwijze voor interpretatie vatbaar. Vind je iemand niet meteen terug, probeer dan zeker meerdere schrijfwijzen! Dit om zoveel mogelijk te vermijden dat je extra personen creëert wanneer die persoon reeds bestaat in de database. Vbn: Van Der Meersch, Van Der Meirsch of Vandermeersch Opgelet, bij de zoekactie zijn er bij naam en voornaam minimum 2 tekens vereist. Je hoeft dus ook niet de volledige naam in te geven. De geboortedatum is een extra controle. Gebruik deze ook! Zorg ook dat je over correcte gegevens beschikt!

21 21 Er verschijnen meerdere personen met dezelfde naam na een zoekactie Er kunnen meerdere personen verschijnen met dezelfde naam maar andere federatienummers en adressen, meestal door een manuele fout. Indien dit het geval is, neem je contact op met VLP via de contactpagina. Een medewerker van VLP laat je dan meteen weten welke persoon je kan gebruiken. Klik in de kader Administratie op Toevoegen. Geef bij de zoekactie de naam, de voornaam en de geboortedatum van het lid in. Opgelet, bij naam en voornaam zijn er minimum 2 tekens vereist. De geboortedatum is een extra controle. Het lid verschijnt in de lijst. Klik op Maak ook lid van mijn club Het lid is nu ook toegevoegd aan jouw ledenlijst Hoe verloopt de verdere verwerking van de aansluitingen? Op wekelijkse basis (of sneller, afhankelijk van de periode) wordt door het VLP-secretariaat een rapport genomen van de nieuwe aangesloten leden via Vlpclubs.be. Per club wordt een factuur opgemaakt en verstuurd. Na ontvangst van het verschuldigde bedrag wordt het rapport met de leden van de betreffende club ingelezen in Equidata ter vervollediging van de aansluiting. Na het inlezen van een rapport worden de kaartjes (als extra bewijs van de aansluiting) van de leden in de lijst te drukken geplaatst. De kaartjes worden hierop afgedrukt en nadien verstuurd met een proefnummer van Hippo Revue naar het lid. 6. Ledengegevens beheren Om de adresgegevens en contactgegevens van leden zo up-to-date mogelijk te houden, kunnen clubs deze gegevens zelf aanpassen indien nodig. Klik in de ledenlijst op naast een bepaald lid. Je komt terecht in de gegevens van het lid. De gegevens zijn verzameld in 4 tabbladen: Algemeen, Lidmaatschap, Brevetten en Official. Algemeen: dit tabblad bevat de algemene gegevens, adres- en contactgegevens en varia. (aanpassen woonplaats: geef de postcode in en kies de juiste woonplaats) Lidmaatschap: dit tabblad geeft alle gegevens weer omtrent het lidmaatschap bij VLP. Brevetten: dit tabblad geeft weer welke brevetten het lid reeds heeft behaald. Official: indien het lid een functie als official heeft, worden hier alle gegevens daaromtrent weergegeven.

22 22 Opgelet, niet alle gegevens zijn aanpasbaar! Enkel de gegevens in het tabblad Algemeen kunnen aangepast worden! Voor de gegevens in de andere tabbladen neem jij als club of het lid zelf contact op met VLP. Na het aanpassen van gegevens in een van deze tabbladen dien je steeds op Bewaar te klikken. Uitzondering: indien een lid enkel toegevoegd is aan jouw ledenlijst (zonder hem/haar lid te maken van VLP) kan je het lid op een later tijdstip lid maken van VLP via het tabblad Lidmaatschap. Als VLP-club ben je verantwoordelijk voor de gegevens van de leden. Zorg dat deze steeds up-todate zijn. De leden kunnen reeds zelf hun persoonlijke gegevens beheren via De login (=federatienummer) en het paswoord vindt het lid op zijn lidkaart van VLP. Vindt men dit niet terug, dan dient men VLP te contacteren. Als club kan je gebruik maken van de contactpagina in de kader Varia in VLPclubs.be zelf.

23 23

24 24 7. Ledenlijsten exporteren Heb je een lijst nodig om een mailing te doen naar al jouw leden? Moet je een lijst kunnen voorleggen aan de gemeente in de kader van subsidies? Met VLPclubs.be kan je op elk ogenblik beschikken over een lijst van jouw leden voor verschillende doeleinden. Links in het menu vind je de kader RAPPORTEN met als subtitel Ledenlijst. Een volledige lijst tonen: De lijst specifieker maken: Klik op Ledenlijst in de kader Klik op Ledenlijst in de kader RAPPORTEN. RAPPORTEN. Voer de gegevens in of duid de gegevens Duid bij uitvoer aan: MS Excel (lijst aan waarop je de zoekactie wilt baseren. openen of opslaan als Excel werkblad) Duid bij uitvoer aan: MS Excel (lijst openen of Tabellijst (op het scherm zelf tonen). of opslaan als Excel werkblad) of Tabellijst Klik op Zoeken. (op het scherm zelf tonen). Klik op Zoeken. Extra lijsten: Bij extra lijsten vind je lijsten terug die voor specifieke doeleinden zijn aangemaakt. Vb.: Leden eigen club vorig jaar, nog niet aangesloten bij de liga dit jaar. Deze lijst kan je o.a. gebruiken om een overzicht te behouden van leden die hun aansluiting nog niet hebben betaald. 8. Examen aanvragen Het aanvragen van een examen ruiterbrevetten, menbrevetten of brevetten western rijden is de eerste stap naar het organiseren van het examen. Klik in de kader BREVETTEN op Examen aanvragen. Kies het type examen (klassiek ruiterbrevet, menbrevet of western rijden). Vul het aanvraagformulier in, volgende zaken worden gevraagd: o Adres waar het examen zal doorgaan o Verantwoordelijke persoon o Examendatum en uur o Examenvorm (gesloten, open of gemengd) o Examentypes (Bekwaamheid, A, B, )

25 25

26 26 Klik op Aanvraag indienen. Het examen is nu in aanvraag bij VLP. Van zodra uw aanvraag goedgekeurd wordt ontvangt u hiervan een . De status van het examen is ook steeds zichtbaar in de Kalender. 9. Kalender brevetafnames raadplegen Klik in de kader BREVETTEN op Kalender. Aan de hand van het zoekformulier kan u een specifiek examen opzoeken. Uw volledige kalender raadplegen kan door het zoekformulier blanco te laten. Klik op Zoeken. Nu verkrijgt u een overzicht van de gevonden examens. Per examen kan u de datum, het soort examen, de locatie, de verantwoordelijke persoon, de examinator en de status van het examen bekijken. Per examen kan u ook de deelnemerslijst, de resultaten en de verzamelstaten downloaden. Dat kan aan de hand van de icoontjes in de laatste 3 kolommen. Indien u op een examen zelf klikt kan u het oorspronkelijk aanvraagformulier bekijken. 10. Een deelnemer opzoeken en inschrijven voor een examen Klik in de kader BREVETTEN op Inschrijvingen. Klik op het examen waarvoor u een persoon wenst in te schrijven. Zoek de deelnemer op aan de hand van het zoekformulier. Klik op Zoeken.

27 Ik heb de deelnemer gevonden aan de hand van het zoekformulier Indien de deelnemer verschijnt in het overzicht wil dit zeggen dat die al in onze database zit. U kan deze deelnemer gewoon aanklikken in het overzicht. U wordt automatisch doorverwezen naar zijn persoonlijke inschrijvingsfiche Ik heb de deelnemer niet gevonden aan de hand van het zoekformulier Indien u de deelnemer niet kan terug vinden wil dit zeggen dat die nog niet in onze database zit. U dient dan de gegevens manueel in te vullen op het inschrijvingsformulier door te klikken op Voer de gegevens manueel in op het inschrijvingsformulier. Persoonlijke gegevens (Naam, geboortedatum, adres, ) invullen. U krijgt de optie om deze persoon ook onmiddellijk lid te maken van uw club. U krijgt de optie om deze persoon ook onmiddellijk lid te maken van VLP. Klik op Bewaar. U wordt automatisch doorverwezen naar de persoonlijke inschrijvingsfiche.

28 De inschrijvingsfiche van een deelnemer Onderdeel Algemene info examen Op de inschrijvingsfiche van de deelnemer kan u algemene info over het examen bekijken. Onderdeel Persoonlijke gegevens Alle persoonlijke gegevens van de deelnemer worden automatisch ingevuld. Correcties doorvoeren aan deze gegevens is mogelijk. Wijzigingen worden ook zichtbaar in uw ledenlijst. Onderdeel verzekering Indien de deelnemer een geldige verzekering heeft via VLP wordt dit automatisch weergegeven. Indien de deelnemer niet verzekerd is via VLP wordt er weergegeven dat de deelnemer niet verzekerd is. U kan aan de deelnemer vragen om zich te verzekeren bij VLP of om een bewijs van aansluiting bij LRV te leveren. Indien deze persoon aangesloten is bij LRV kan u dit zelf bijhouden in de persoonlijke inschrijvingsfiche van de deelnemer. Onderdeel Brevet In het onderdeel Brevet is het verplicht om aan te duiden welk brevet of brevetten de deelnemer wenst af te leggen. Indien de deelnemer een herexamen zal afleggen kan men de specifieke onderdelen ook opgeven. Dit helpt u en de examinator voor een vlotter verloop van het examen. Volgende velden zijn niet verplicht maar kunnen u wel helpen bij uw administratie: Voorschot: betaald voorschot voor de brevetafname. Saldo: betaald saldo voor de brevetafname. Betaaldatum: datum van de laatste betaling van het voorschot of het saldo. Betaling OK: indien de betaling van het examen volledig voldaan is kan u dit vinkje aanzetten. Paard 1 en 2: welk (manege)paard zal de deelnemer gebruiken. Maaltijd voorzien?: Indien de deelnemer via uw club een maaltijd wenst te bestellen. Eventuele opmerkingen: hierin kan u andere zaken naar keuze opnemen.

29 29 Om de wijzigingen op te slaan kan u klikken op de knop Aanpassen. Hierna komt u automatisch op de deelnemerslijst van het examen terecht. 11. De deelnemerslijst raadplegen Klik in de kader BREVETTEN op Deelnemerslijst. Klik op het examen waarvan u de deelnemerslijst wenst te bekijken. De deelnemerslijst wordt geopend. Op de deelnemerslijst staat algemene informatie over het examen (datum, aanvangsuur, naam verantwoordelijke, locatie, examensoort en type en naam examinator). U krijgt bovenaan een kort overzicht van het aantal deelnemers, het aantal brevetafnames per type brevet en het totaal aantal brevetafnames. Deze cijfers helpen u bij het opstellen van een timing, de verdeling van paarden en pistes. U kan ook onmiddellijk zien of u het maximum aantal deelnemers nog niet bereikt heeft. Op de deelnemerslijst is er per deelnemer zichtbaar aan welke brevetten zij zullen deelnemen. Ook het betaalde voorschot en saldo, de verzekering, de paarden en uw opmerkingen zijn in de deelnemerslijst opgenomen. Een deelnemer verwijderen kan door rechts op het vuilbakje te klikken. U kan de verzamelstaten en bijhorende documenten opvragen door op de knop Verzamelstaten te klikken. Deze worden volledig automatisch ingevuld.

30 Opvragen van resultaten Na afloop van een examen kan u de resultaten van iedere deelnemer bekijken. Klik in de kader BREVETTEN op Resultaten. Klik op het examen waarvan u de resultaten wenst te bekijken. Het overzicht van de resultaten wordt geopend. Indien de resultaten nog niet verwerkt werden staat er bij geen enkele deelnemer een uitslag. Indien de resultaten wel verwerkt zijn kan u zien of de ingeschrevene effectief heeft deelgenomen, wat het resultaat per onderdeel is, wat het eindresultaat is en voor welke onderdelen deze persoon eventueel een herexamen heeft. 13. De examinator evalueren Per examen dient men een evaluatieformulier in te vullen om te controleren of de examinator zich aan de richtlijnen houdt. Ook de omgang van de examinator tegen over de deelnemers en de organisator worden bevraagd. Klik in de kader BREVETTEN op Evaluatie examinator. Klik op het examen waarvan u de examinator wenst te evalueren. Het evaluatieformulier wordt geopend. In dit overzicht staan enkel de examens opgenomen waarvoor er nog geen evaluatieformulier werd ingevuld. 14. Rapporten brevetten In de kader RAPPORTEN BREVETTEN kan u verschillende rapporten opvragen. Inschrijvingen brevet: bekijk per examen de deelnemerslijst of vraag de verzamelstaten op. Klik op een examen om de details te zien en om deze te exporteren naar Excel (icoontje rechts bovenaan). Resultaten brevet: bekijk per examen de resultaten. Klik op een examen om de details te zien en om deze te exporteren naar Excel (icoontje rechts bovenaan). Resultaten deelnemer: zoek de resultaten en behaalde brevetten van een persoon op aan de hand van het zoekformulier.

31 31 Evaluatieformulieren: bekijk de evaluatieformulieren die u al heeft ingevuld. Betaling NOK inschr.: Bekijk per examen welke deelnemer nog een openstaande schuld heeft. Deze lijst bevat enkel de deelnemers waarvan het vinkje Betaling OK in hun persoonlijke inschrijvingsfiche niet is aangeduid. Overzicht betalingen: Bekijk per examen de betalingen (voorschot, saldo en betaling OK) van alle deelnemers. Ook de kostprijs van iedere brevetafname staat in dit overzicht. Klik op een examen om de details te zien en om deze te exporteren naar Excel (icoontje rechts bovenaan). Betalingen aan VLP NOK: Hier krijgt u een overzicht van de openstaande facturen (voor brevetafnames). 15. Beheer van de VLPclubs.be account Elke club kan zijn paswoord om in te loggen in VLPclubs.be aanpassen naar een paswoord naar eigen keuze. In het tabblad Algemeen bij Clubgegevens vind je onderaan de mogelijkheid om het paswoord aan te passen. Het nieuwe paswoord kan vrijwel meteen gebruikt worden. Bij problemen kan de verantwoordelijke clubwerking gecontacteerd worden (jessica@vlp.be).

32 Vragen of problemen? Vind je in deze handleiding geen antwoord op jouw vraag, dan kan je via Contact in de kader VARIA de juiste persoon contacteren. Kies het onderwerp van jouw vraag, vul jouw gegevens en jouw vraag in en druk op verstuur. Een verantwoordelijke zal je dan spoedig antwoorden.

33 Aandachtspunten per onderdeel Per onderdeel vind je hieronder de belangrijkste punten terug wanneer je werkt in Vlpclubs.be, gerangschikt per onderdeel. Personen die vorig jaar lid waren van de eigen club toevoegen aan lijst/aansluiten bij VLP Steeds via Hernieuwingen in de kader Administratie! Vergeet Maak lid VLP niet aan te duiden! Duid meteen de juiste verzekering en uitbreiding aan! Klik na je aanpassingen steeds op Bewaar vooraleer naar een andere pagina te gaan! Personen die vorig jaar lid waren van een andere club toevoegen aan lijst/aansluiten bij VLP Steeds via Toevoegen in de kader Administratie! Indien de zoekactie meerdere personen met dezelfde naam weergeeft, neem contact op met VLP zodat je de juiste persoon kan toevoegen aan je lijst! Personen die je eerst niet lid maakt van VLP maar wel toevoegt aan je lijst, kan je achteraf nog lid maken via het tabblad Lidmaatschap in de gegevens van een lid (zolang ze niet aangesloten zijn bij VLP via aan andere club). Klik na je aanpassingen steeds op Bewaar vooraleer naar een andere pagina te gaan! Indien je niet op Bewaar klikt na Voeg lid toe aan de club en maak lid van de liga wordt het lid niet bewaard! Volledig nieuwe leden toevoegen aan lijst/aansluiten bij VLP Steeds via Toevoegen in de kader Administratie! Ga er niet zomaar van uit dat een persoon niet in de database van VLP zit. Bij twijfel, probeer verscheidene schrijfwijzen! Om een persoon ook aan te sluiten bij VLP dien je alle gegevens bij het onderdeel Aansluiting VLP aan te duiden. Vergeet Liga niet aan te duiden! Klik na je aanpassingen steeds op Bewaar vooraleer naar een andere pagina te gaan! Personen die eerder dan vorig jaar lid waren bij VLP toevoegen aan lijst/aansluiten bij VLP Steeds via Toevoegen in de kader Administratie! Indien de zoekactie meerdere personen met dezelfde naam weergeeft, neem contact op met VLP zodat je de juiste persoon kan toevoegen aan je lijst!

34 34 Personen die je eerst niet lid maakt van VLP maar wel toevoegt aan je lijst, kan je achteraf nog lid maken via het tabblad Lidmaatschap in de gegevens van een lid (zolang ze niet aangesloten zijn bij VLP via aan andere club). Klik na je aanpassingen steeds op Bewaar vooraleer naar een andere pagina te gaan! Indien je niet op Bewaar klikt na Voeg lid toe aan de club en maak lid van de liga wordt het lid niet bewaard!