DataBase Manager KIWANIS BELGIUM LUXEMBOURG. Commissie Communicatie juni 2013 Rudy Broucke

Transcriptie

1 DataBase Manager KIWANIS BELGIUM LUXEMBOURG Commissie Communicatie juni 2013 Rudy Broucke

2 INHOUD Synthese van de rol van de DBM Bijzonder toegang binnen Directory OnLine Beheer clubs Ledenstatistiek Export en versturen van fiches Divisiefuncties Enkele aandachtspunten tot conclusie 2

3 ROL VAN DE DBM De DBM is verantwoordelijk voor het bijhouden van de database samengesteld door de Directory OnLine. o o o Synthese van de rol van DBM : Hij zorgt ervoor dat alle clubleden er correct in opgenomen zijn. Op aanvraag van de secretaris, zet hij de nieuwe leden in, wijzigt hij de ledenstatuten en schrapt hij de uittredende leden. Hij houdt de club-infos bij en zorgt ervoor ieder jaar de titularissen van de functies in het clubcomité in te zetten. Hij verzekert helpdesk aan de clubleden die computer technisch niet onderlegd zijn of moeite hebben met hun gegevens in de DOL. Hij haalt de voor het clubbeheer nuttige info uit de database. 3

4 TOEGANG TOT DBM VOORBEHOUDEN TAKEN (Ledenzone) De DBM beschikt, via het menu van de Ledenzone, over een bijzondere toegang tot de database van het District. Voor de toegang tot de Ledenzone, zie de Handleiding voor website kiwanis.be (bl.22). Een eenvoudige klik op dit item opent een inlogscherm 4

5 TOEGANG TOT DBM VOORBEHOUDEN TAKEN Log in En klik op Voornaam Naam Paswoord (van DBM) Indien paswoord vergeten, vraag het hier aan 5

6 TOEGANG TOT DBM VOORBEHOUDEN TAKEN Eenmaal geïdentificeerd krijgt de DBM toegang tot dit uitgebreide menu. Niet vergeten de sessie af te sluiten door op dit item te klikken. 6

7 DIRECTORY ONLINE Onder Directory online, hebt U toegang tot het geheel van de gegevens van de leden van het District. 7

8 DIRECTORY ONLINE Deze gegevens kunnen geraadpleegd en ook bijgewerkt worden. Om het opzoeken te vergemakkelijken, beschikt U over diverse zoek-criteria : de beginletter van de naam natuurlijk, maar ook drop-down lijsten voor divisie, club, en/of functie. U kunt eveneens zoeken op naam of onderdeel van naam, of postcode of lokaliteit, of nog taalgebruik. Geef één of meerdere velden in en klik op Zoeken. 8

9 DIRECTORY ONLINE Selecteer het lid waarvan U de fiche wenst te zien door het vakje vóór zijn naam aan te klikken, en klik dan door bovenaan links van het scherm op : Afbeelden voor raadpleging, Wijzigen voor bijwerking, Verwijderen om de fiche van een uittredende lid te wissen. 9

10 DIRECTORY ONLINE De fiche van een lid bevat de identificatie van zijn club, zijn persoons- alsook zijn beroepsgegevens, eventueel zijn foto, en de functies die hij binnen Kiwanis waargenomen heeft. Optie Wijzigen biedt bovendien de mogelijkheid zijn paswoorden voor de Ledenzone te raadplegen. 10

11 DIRECTORY ONLINE Wanneer U een ledenfiche verwijdert krijgt U een pop-up met de vraag of U dit zeker wilt, dit om ongewenste verwijderingen te vermelden. Om een nieuw lid in de database in te brengen, klik bovenaan links van het scherm op : Toevoegen en vul zijn fiche in met al zijn gegevens. 11

12 DIRECTORY ONLINE Om een geraadpleegde fiche te verlaten, klik onderaan op Terug naar overzicht. U kunt deze ook afprinten. Hebt U een nieuwe fiche toegevoegd of gegevens gewijzigd, vergeet niet op OK onderaan te klikken om uw gegevens op te slaan. 12

13 DIRECTORY ONLINE Uw opzoeking kan eveneens een groep leden betreffen; selecteer dan op basis van divisie en club, of functie. De gegevens kunnen dan vervolgens gesorteerd worden Voor sortering per alfabetische orde, klik op Voor sortering per divisienr en clubnr, klik op Voor sortering per postcode, klik op 13

14 DIRECTORY ONLINE De behaalde resultaten van uw opzoeking kunt U in een Excelbestand exporteren. Na uw groep te hebben geselecteerd, klik op Export data en bevestig met OK 14

15 DIRECTORY ONLINE Een bericht meldt U dat het bestand wordt aangemaakt. Even geduld Wanneer het bestand aangemaakt is, komt dit bericht tevoorschijn. Klik erop om het bestand te openen of op te laden. 15

16 DIRECTORY ONLINE Het resultaat van uw opzoeking komt onder vorm van een Excelbestand voor, met de uitbreiding.csv. Open het of laad het op op uw PC. U kunt het gebruiken om b.v. een mailing te versturen. 16

17 BEHEER CLUBS Item Beheer clubs biedt U de mogelijkheid de clubinformaties te raadplegen en te wijzigen, alsook de stemgerechtigden op het congres aan te duiden. 17

18 BEHEER CLUBS Klik het vakje van de te selecteren club aan, en klik door bovenaan op Afbeelden voor raadpleging of Wijzigen voor bijwerking. 18

19 BEHEER CLUBS De fiche van een club bevat zijn identificatie, de gegevens van zijn statutaire vergaderingen, zijn eventuele website en -adres, de organisatie-datum en charter-datum, zijn peterclubs en pete-clubs, de clubs waarmee hij eventueel gekoppeld is, de samenstelling van zijn huidig comité, en een overzicht van zijn voorzitters sinds Na raadpleging, verlaat de fiche door op te klikken. 19

20 BEHEER CLUBS Indien U Wijzigen gekozen hebt, verbeter de informaties die moeten bijgewerkt worden, en slaag ze op met OK onderaan het document. 20

21 BEHEER CLUBS De optie Functies laat U toe de samenstelling van het comité van lopend jaar en voorgaande jaar te raadplegen, en vooral 21

22 BEHEER CLUBS en vooral de samenstelling van het volgend comité in te geven, nadat deze aangeduid werd door de clubsverkiezings- AV. De drop-down lijsten helpen U de titularissen snel te selecteren. Denk er ook aan de foto van de toekomstige voorzitter op te laden. Dit is zeer belangrijk voor het aanmaken van de Directory (papier-editie). 22

23 BEHEER CLUBS Optie Oude functies geeft U de mogelijkheid een overzicht van de comités sinds 1998 te raadplegen. Selecteer het jaar en bevestig met OK. 23

24 BEHEER CLUBS Optie Congres laat U toe de de stemgerechtigden van uw club op het districtcongres aan te duiden. Selecteer uw club en vul de namen in met de drop-down lijsten ; bevestig met OK. 24

25 STATISTIEKEN Item Ledenstatistiek geeft U het aantal leden en de gemiddelde leeftijden, per geslacht, op niveau van district, van divisie en voor elke club. 25

26 STATISTIEKEN Dit item vervolledigt vorige statistiek met een verdeling van de leden in leeftijdschijven. 26

27 VERSTUREN FICHES Via deze items, kunnen de ledenfiches per mail verstuurd worden naar de DBM, of een andere bijzondere bestemmeling, of naar elk lid. 27

28 DIVISIE FUNCTIES De Lt-G zorgt er ook voor dat de divisiefuncties ingebracht worden na de divisievergadering waarop de verkiezing plaatsvond. Dit is ook belangrijk voor de papier-editie van de Directory. 28

29 DIVISIE FUNCTIES Klik het vakje van de bij te werken divisie aan, en klik door op Functies bovenaan. Vul dan de verschillende posten in met de drop-down lijsten. 29

30 AANDACHTSPUNTEN Onjuiste gegevens, door gebrek aan tijdige bijwerking van de database, misleiden uw Kiwanisvrienden die de DOL raadplegen! De verkeerde gegevens zullen zich ook in de papier-editie van de Directory begin van het jaar terugvinden. Enkel de in de DOL geregistreerde leden kunnen van de verzekeringen van het District genieten!!! De gegevens van de Directory Online mogen slechts gebruikt worden voor doeleinden welke verenigbaar zijn met de doelstellingen en reglementen van Kiwanis International, en mits strikte naleving van de beschikkingen van de wet op privéleven. En vergeet niet uw sessie af te sluiten ( Afmelden ) op het einde van uw werk. 30