Jaarverslag & Jaarrekening 2013

Transcriptie

1 Jaarverslag & Jaarrekening Noordoost Fryslân

2 Inhoudsopgave Deel 1 Jaarverslag 3 1. Inleiding Strategie, beleid en toekomstvisie Speerpunten Meerjarenconvenant Organisatiestructuur Resultaten Leden Uitleningen Digitale diensten Financiële positie Balans en resultaat Werkkapitaal Reserves en voorzieningen Bestuur en strategie Bestuur Strategie Jaarverslag Raad van Toezicht Vergaderingen en behandelde onderwerpen Evaluatie en oordeel Profielschets van de Raad van Toezicht Gegevens leden van de Raad van Toezicht Deel 2 Jaarrekening Balans per 31 december 2012 Stichting bibliotheken Noordoost Fryslân Staat van baten en lasten 2012 Stichting bibliotheken Noordoost Fryslân Resultaatbestemming Kasstroomoverzicht Waarderingsgrondslagen Toelichting op de balans Niet in de balans opgenomen rechten/verplichtingen Toelichting op de Staat van baten en lasten Controleverklaring van de onafhankelijke accountant Staat van baten en lasten 2012 Achtkarspelen Staat van baten en lasten 2012 Ameland Staat van baten en lasten 2012 Dantumadeel Staat van baten en lasten 2012 Dongeradeel Staat van baten en lasten 2012 Ferwerderadiel Staat van baten en lasten 2012 Kollumerland Staat van baten en lasten 2012 Schiermonnikoog Staat van activa Staat van investeringen

3 1. Jaarverslag 3

4 1. Inleiding Voor u ligt jaarverslag en jaarrekening 2013 van Stichting Openbare Bibliotheken Noordoost Fryslân. In april 2012 is de subsidieaanvraag naar de 7 opdrachtgevende gemeenten verzonden. Deze aanvragen vormen de basis voor deze jaarrekening. Uitgangspunt voor onze organisatie is dat inzet van gemeentelijke subsidie ten goede komt aan de betreffende gemeente. Ook in 2013 was dat het uitgangspunt. In de begroting 2009 zijn grote stappen gezet om de begroting aan te laten sluiten bij de organisatiestructuur. Dat leidde tot een hoofdstuk Bovenlokale diensten. Het in de vestiging beperken en concentreren van de dienstverlening op direct en persoonlijk klantcontact en het verplaatsen van ondersteunende activiteiten en middelen van vestigingen naar de organisatiebrede regionale teams Jeugd, Marketing, Media en Services heeft een positief effect op de kwaliteit en de prestaties. De herziene organisatiestructuur blijkt in de praktijk goed te werken. De vestigingen zijn steeds meer het punt waar het persoonlijke klantcontact plaatsvindt. De ondersteunende processen vinden steeds meer bovenlokaal en op een kwalitatief hoger peil binnen de eigen organisatie of in het Fries Bibliotheken Netwerk plaats. Ook van de landelijke ondersteuning wordt dankbaar gebruik gemaakt. Daarom is het streven de regionale diensten waar mogelijk verder te ontwikkelen door concentratie van mensen en middelen en specialisatie. In dat kader is er een onderzoek gaande naar de kansen op een fusie met Bibliotheken Noordwest Fryslân. Het doel is om nog efficiënter, taakgericht en met een hogere kwaliteit te kunnen werken. De verwachting is dat de fusie per 1 juli 2014 gerealiseerd wordt. BNOF ontwikkelt zich, conform het beleidsplan, steeds meer tot een ketenorganisatie. De grote winst voor de inwoner is dat de regionale opzet van de dienstverlening niet verzwakt wordt door bezuinigingsmaatregelen van de individuele gemeente maar juist wordt versterkt door de middelen te bundelen en in te zetten op het realiseren van een door alle gemeenteraden gedragen beleidsplan. Alle bibliotheekdienstverlening in deze regio wordt aan alle inwoners aangeboden en collectief gefinancierd. Het beleid en de financiering van het bibliotheekwerk in de gemeenten Ameland en Schiermonnikoog wijzigde niet als gevolg van de Regiovisie. Het jaar 2013 kenmerkt zich enerzijds door de uitvoering van de Regiovisie en anderzijds door het onderzoek naar de extra kansen en mogelijkheden die een fusie met BNWF biedt De belangrijkste conclusie in dit jaarverslag is dat het beleid consequent maar met financiële terughoudendheid is uitgevoerd, dat de jaarrekening 2013 sluitend is en dat er in geen enkele gemeente overschrijdingen zijn. De positieve ervaringen van 2009 leiden naar een versterking van die koers in de begrotingen van 2010 en Het jaar 2009 was het jaar van de vernieuwing en 2010 het jaar van de bestendiging en borging. Het jaar 2011 heeft een geheel ander karakter. Het beleid dat is gevoerd kenmerkt zich door een grote terughoudendheid op financieel gebied, dat anticipeert op de aanstaande bezuinigingen. Het jaar 2012 kenmerkt zich door de nieuwe term Regiovisie. In dit jaar spraken 5 gemeenten in NO Fryslân zich uit om de grote financiële problemen niet per gemeente maar collectief het hoofd te bieden. 4

5 2. Strategie, beleid en toekomstvisie Taal en informatievaardigheden zijn essentiële voorwaarden om deel te kunnen nemen aan de maatschappij. Missie De bibliotheek stelt burgers in staat zich te ontwikkelen tot geletterde en mediawijze burgers door lezen, leren en informeren makkelijker, leuker en toegankelijk te maken voor de samenleving in Noordoost Fryslân. Visie De bibliotheek is een dynamisch en inspirerend kenniscentrum voor persoonlijke ontwikkeling, ontspanning en leesplezier, mediawijsheid en leesbevordering. De bibliotheek is de betrouwbare en eigentijdse gids/raadgever voor en in samenwerking met alle burgers en organisaties in Noordoost Fryslân. Zij is een belangrijke speler op het gebied van sociale cohesie. Juist in onze huidige complexe informatiemaatschappij groeit de behoefte aan een onafhankelijk instituut dat mensen helpt bij de selectie van betrouwbare en betekenisvolle informatie. De openbare bibliotheek biedt alle burgers vrije toegang tot informatie, kennis en cultuur zodat zij zich bewust, kritisch en actief kunnen bewegen in de maatschappij. De bibliotheek is meer dan een baken in de informatiezee. In een tijd van ontlezing, toegenomen taalachterstanden en laaggeletterdheid, ontwikkelt de bibliotheek zich steeds meer tot het kenniscentrum voor lezen en literatuur. Innovatie en bezuinigingen De samenleving verandert en we moeten mee in deze verandering. Continu inspelen op maatschappelijke veranderingen vraagt om permanente innovatie. Scherp zijn en scherp blijven. Naast een heldere opdracht van de gemeenten en lokaal ondernemerschap is krachtenbundeling op gemeentelijk, provinciaal en landelijk niveau dan ook een vereiste. In een samenhangend netwerk worden ideeën, kennis en middelen gebundeld om tot een maximaal en betaalbaar resultaat te komen. Vernieuwen is geen eindig proces; continu inspelen op maatschappelijke veranderingen vraagt om permanente innovatie. De kredietcrisis heeft geleid tot bezuinigingen in alle onderdelen van de maatschappij. De gemeenten worden geconfronteerd met een korting op het gemeentefonds. Om begrotingen sluitend te krijgen voeren gemeenten discussies over kerntaken en zijn fikse bezuinigingen aangekondigd. Onder andere op de openbare bibliotheek. In het licht van de snelle veranderingen in de maatschappij en de bezuinigingen is een nieuwe, krachtige strategie nodig. Kennis van het werkgebied is daarbij een eerste vereiste. Kenmerken werkgebied Noordoost Fryslân kent volgens de gemeenten als problematiek: achterblijvende bevolkingsgroei, een relatief eenzijdige en onvoldoende toekomstgerichte economische structuur, laag gemiddeld opleidingsniveau, onvoldoende profiteren van mogelijkheden in het toerisme, een in verhouding lagere gemiddelde arbeidsparticipatie, lager gemiddeld inkomen per huishouden en decentrale ligging. Hierdoor is er sprake van een wig in de sociaal economische ontwikkeling tussen Fryslân en Noordoost Fryslân. Geen actie ondernemen betekent in de ogen van de gemeenten en de provincie dat deze wig steeds groter zal worden. Samenwerking is nodig om de problemen in Noordoost Fryslân krachtdadig aan te pakken. De bibliotheek ziet hierin als opdracht vanuit eigen deskundigheid zijn bijdrage te leveren. Deze problematiek speelt niet op de eilanden Ameland en Schiermonnikoog. Daar speelt de toerist een hoofdrol in de economie en beleid. Voor alle inwoners van de 7 gemeenten geldt dat taal en informatievaardigheden essentiële voorwaarden zijn om deel te kunnen nemen aan de maatschappij. 5

6 Regionale aanpak en efficiency De wens om tot een regionale aanpak te komen vloeit voort uit het Sociaal Economisch Masterplan Netwerk Noordoost van de gemeenten Achtkarspelen, Dantumadiel, Dongeradeel, Kollumerland c.a., Tytsjerksteradiel en de provincie Fryslân. Het Masterplan bevat een visie op de ontwikkeling van de regio tot Het vormt het startpunt voor de gebiedsgerichte aanpak vanuit de coöperatie gedachte in Noordoost Fryslân. De gemeente Ferwerderadiel sluit hier bij aan. Door een regionale aanpak, door afstemming van beleid en een efficiënte bundeling van alle inkomsten en uitgaven geven deze 5 gemeenten stichting BNOF de opdracht om iedere inwoner tegen dezelfde kosten en voorwaarden dezelfde dienstverlening te bieden. Concreet houdt dat in dat iedere gemeente eenzelfde subsidiebedrag per inwoner beschikbaar stelt aan BNOF. BNOF zet de middelen optimaal in. Ze doet dat op basis van een door de gemeenten goedgekeurd beleidsplan en een meerjarenconvenant, zonder rekening te houden met gemeentegrenzen. Gemeenteraden maakten ondanks de aanvankelijke verschillen in bezuinigingsplannen eensgezind een keuze tussen kwaliteit, spreiding en geld. Bezuinigen betekent dat sluiting van vestigingen niet te vermijden is. Sluiting van vestigingen zal ook het geval zijn als gemeenten ieder voor zich keuzes maken, maar dan zal het efficiencyvoordeel verloren raken. Bovendien zullen gebruikers, in het geval van sluiting van een vestiging, zich verplaatsen, samen met de werkzaamheden en kosten die daar aan verbonden zijn. Het probleem wordt dan afgewenteld op een andere vestiging of buurgemeente. Toekomst De bibliotheek is veel meer dan de zichtbare fysieke openbare gebouwen. BNOF onderscheidt 3 lijnen in de dienstverlening: de fysieke, de educatieve en de digitale bibliotheek. In de toekomst treedt een verschuiving op van het gebruik van de fysieke bibliotheek naar de educatieve en de digitale bibliotheek. BNOF is al op die situatie voorbereid. Op organisatieschaal is een team Jeugd en school voor de educatieve lijn en een team Marketing en communicatie voor de digitale lijn ingericht. Deze diensten worden nu al collectief gedeeld en betaald. De organisatie is er klaar voor. Een nieuwe trend in de ontwikkeling van de ontmoeting- en debat functie. De bibliotheek ontwikkeld zich tot een huiskamer in de lokale samenleving. Fysieke bibliotheek In de keuze tussen spreiding en kwaliteit van bibliotheken kiest de klant steeds vaker voor een hogere kwaliteit. Men is bereid daar verder voor te reizen. Uit onderzoek bleek dat ruim 20 % van de bibliotheekleden uit de inmiddels gesloten vestigingen in Feanwâlden, Hallum en Kollumerzwaag ook nu al lid was in een bibliotheek buiten het eigen dorp. De keuze voor de toekomst is dan dat de bibliotheken in kernen met een regiofunctie worden verbeterd en bibliotheken in kernen zonder regiofunctie worden gesloten. Met minder, maar kwalitatief goede bibliotheken worden kosten bespaard en blijft het risico op ledenverlies als gevolg van de sluiting beperkt. Bovendien neemt de tevredenheid van de inwoners die al lid zijn in een van de bibliotheken die verbeterd worden toe en dat is gunstig voor ledenbehoud. 6

7 Met minder bibliotheken wordt het gebruik mede bepaald door de mate van mobiliteit van de inwoners. De jeugd van 0 12 jaar is voor vervoer afhankelijk van hun ouders. Daarom wordt voor hen de bibliotheek maximaal dichtbij aangeboden in peuterspeelzalen en scholen in het eigen dorp. Het staat kinderen uiteraard vrij om ook van openbare bibliotheken gebruik te maken. Voor leerlingen in het voortgezet onderwijs is er meestal een bibliotheek in de kern waar de school wordt bezocht. Tenslotte is er, voor wie dat nodig heeft, een bezorgdienst aan huis. Educatieve bibliotheek BNOF ontwikkelt in samenwerking met professionele partners een krachtige doorgaande leeslijn voor de jeugd van 0 18 jaar. In 49 basisscholen in dorpen waar geen openbare bibliotheek was al een schoolmediatheek ingericht. Die schoolbiebs zijn een alternatief voor de bibliobus. Na sluiting van de bibliotheken in Kollumerzwaag, Feanwâlden en Hallum zijn er 5 scholen bijgekomen. In 2011 is in 38 peuterspeelzalen een kleine uitleencollectie geplaatst. Daar is sindsdien in ieder van de 3 genoemde kernen 1 bijgekomen. Voor baby s en hun ouders is in samenwerking met de gemeenten Boekstart geïntroduceerd. Consultatiebureaus schenken met regelmaat aandacht aan taalontwikkeling en brengen hierbij de dienstverlening van de bibliotheek onder de aandacht. De bibliotheek biedt leesprogramma s aan als Boekenpret, Piramide, Kinderjury, Leesvirus en kent feestelijke programma s als de Nationale Voorleesdagen, Tomke en de Kinderboekenweek. De bibliotheek ondersteunt meertalig onderwijs. In de regio Noordoost heeft de bibliotheek eind 2013 steunpunten op 95 locaties ingericht. Per zal de bibliotheek in Damwâld worden gesloten en wordt een alternatief voor de jeugd in peuterspeelzaal en basisschool ingericht. Het aantal steunpunten zal eind 2014 circa 100 zijn. Uiteraard blijven de vestigingen toegankelijk voor iedereen. Leidsters en onderwijzers begeleiden de kinderen. Er is voor kinderen tot en met de basisschool dan ook sprake van een fijnmazig netwerk met een kwalitatief prima dienstverlening. Hiermee spelen we actief in op leesbevordering en taalontwikkeling. Belangrijke doelstellingen in gemeentelijk beleid. Het Voortgezet Onderwijs krijgt tegen kostprijs alternatieven aangeboden. 7

8 Digitale bibliotheek Bibliotheken spelen snel in op ontwikkelingen. Of het nu om lp s, cd s, video, cd-rom, blue-ray, luisterboeken, daisy-roms, internet, databanken of e-books gaat: de bibliotheek omarmt iedere kans om waardevolle literatuur en informatie uit het enorme aanbod te selecteren en voor een breed publiek beschikbaar te stellen. De verwachtingen rond e-books, en de mogelijkheden om hierdoor te bezuinigingen, zijn te hooggespannen. Van de totale omzet aan boeken maakte de verkoop van e-books in 2012 en 2013 slechts 4 % uit. De groei in verkoop bleef beperkt. Het zal zeker nog 10 jaar duren voor het e-book een penetratiegraad van maximaal 40 % van de bevolking zal halen. Ook de gebruikersgroepen van e-books en bibliotheek komen niet overeen. De gebruikersgroepen van e-books zijn vooral mannen in de leeftijd van jaar, hogere inkomens en hoger opgeleiden. De grote gebruikersgroepen van de bibliotheek zijn geheel anders: jeugd, vrouwen, midden en lagere inkomensgroepen. Landelijk wordt over de distributierechten onderhandeld met de uitgeverijen. In 2013 was al sprake van de Vakantiebieb. Bibliotheekleden konden in de vakantieperioden kiezen uit een aanbod van circa 100 e-books. Vanaf januari 2014 is het aanbod permanent en is er keuze uit titels. Het digitale aanbod zal worden gereguleerd door landelijke wetgeving die in ontwikkeling is. Internet is al 20 jaar beschikbaar. Het heeft vooral de naslagwerken uit de markt verdrongen. Het boek en andere media en Internet bestaan naast elkaar en vullen elkaar aan. De verwachting voor de toekomst is dat er geen overheersend medium in de markt zal zijn. De diverse media, radio en tv, kranten en tijdschriften, zullen naast elkaar blijven bestaan met ieder hun eigen specifieke kwaliteiten. Dat betekent wel dat er met dit brede aanbod sprake is van hogere kosten. Ook het gebruik wordt complexer. Er wordt van de burger een hogere graad van mediawijsheid gevraagd om actief te participeren in de maatschappij. Digitale technieken zijn ook essentieel in de marketing van diensten en producten. Door de enorme keuze in (vrije)tijdsbesteding is bibliotheekgebruik niet meer zo vanzelfsprekend als in het verleden het geval was. De bibliotheek moet zichtbaar zijn. Regelmatig (goedkoop digitaal) contact met de gebruikers is essentieel in het behoud en de werving van leden. Marketing is in toenemende mate belangrijk. Bijvoorbeeld in de communicatie rond het sluiten van vestigingen en in het motiveren van het gebruik van alternatieven. 8

9 Hollum AMELAND Nes SCHIERMONNIKOOG Schiermonnikoog Paesens-Moddergat Nes Wierum Ternaard Oosternijkerk Lioessens Holwerd Anjum Hantumerhoek Niawier Metslawier Blije Brantgum Ferwert DONGERADEEL FERWERDERADIEL Bornwird Dokkum Ee Engwierum Marrum Reitsum Kollumerpomp Rinsumageast Hallum Driezum KOLLUMERLAND C.A. Munnekezijl Burdaard Damwâld Triemen Wâlterswâld Oudwoude Burum Kollum DANTUMADIEL Broeksterwâld Kollumerzwaag De Westereen Buitenpost Twijzelerheide Feanwâlden Twijzel Gerkesklooster ACHTKARSPELEN Augustinusga Kootstertille Surhuizum Drogeham Harkema Surhuisterveen Boelenslaan SCHIERMONNIKOOG Schiermonnikoog Hollum AMELAND Nes Blije Ferwert FERWERDERADIEL Marrum Hallum Burdaard Wierum Nes Paesens-Moddergat Ternaard Oosternijkerk Lioessens Holwerd Anjum Hantumerhoek Niawier Metslawier Brantgum DONGERADEEL BornwirdDokkum Ee Engwierum Reitsum Kollumerpomp Rinsumageast Driezum KOLLUMERLAND C.A. Munnekezijl Damwâld Triemen Wâlterswâld Oudwoude DANTUMADIEL Kollum Burum Broeksterwâld Kollumerzwaag De Westereen Buitenpost Twijzelerheide Feanwâlden Twijzel Gerkesklooster ACHTKARSPELEN Augustinusga Kootstertille Surhuizum Drogeham Harkema Surhuisterveen Boelenslaan Spreidingsplan De bezuinigingen waar de gemeenten en vervolgens BNOF voor staat is van bedreiging naar kans omgebogen. Individuele voornemens van gemeenten om vestigingen te sluiten zijn door het collectief van gemeenten tot een gemeenschappelijk gedragen spreidingsplan gemaakt. De directeur / bestuurder en de Raad van Toezicht hebben veel respect voor deze gemeentegrenzen overstijgende toekomstgerichte besluiten. Een scenario voor de beleidsperiode ziet er als onderstaand uit. De vestigingen in Damwâld, Feanwâlden, Hallum en Kollumerzwaag worden gesloten. Voor 0-12 jarigen worden alternatieven gemaakt met kleine uitleencollecties in de peuterspeelzalen en schoolmediatheken in de basisscholen en desgewenst in het voortgezet onderwijs. Het verouderde pand in De Westereen wordt vervangen door nieuwbouw van een openbare bibliotheek voor 0 99 jaar. De bibliotheek is een onderdeel van een brede school en wordt ingericht volgens een modern winkelconcept. Op ochtenden is de bibliotheek voor de scholen beschikbaar en middagen, avond en zaterdag voor iedereen. In Kollum is de bibliotheek in dorpscentrum De Colle gehuisvest. In combinatie met het dorpscentrum wordt een nieuwe brede school (Kindcentrum) gerealiseerd. In de tweede fase zal ook voor de 2 scholen voor voortgezet onderwijs nieuwbouw plaats vinden naast dit Kindcentrum. De besluitvorming in de gemeenteraad over de bouw en financiering zijn rond. De volgende stap in de uitvoering is een onderzoek hoe een passend geheel gecreëerd kan worden. De educatieve lijn wordt met deze sluitingen en nieuwbouw aanzienlijk versterkt. Collecties, openingstijden en inrichting de bibliotheken in Surhuisterveen, Buitenpost en Dokkum worden aangepast om de leden uit de regio op te vangen. Van deze aanpassingen profiteren ook de inwoners die al lid zijn in deze bibliotheken. 9

10 Resultaat De regio Noordoost Fryslân beschikt ultimo 2016 over 5 bijdetijdse aansprekende vestigingen. De bibliotheken in Dokkum, Surhuisterveen en Buitenpost zijn recent vernieuwd en in De Westereen en Kollum vindt nieuwbouw plaats. In de overige 80 dorpen zijn er honderd steunpunten in peuterspeelzalen en basisscholen voor de kinderen en onderwijsteams. De digitale lijn (content en communicatie en administratie) wordt verder ontwikkeld. Landelijke diensten worden geïmplementeerd. Alle maatregelen (bezuinigingen en verbeteringen) opgeteld is er sprake van een besparing van Een gevolg is ook dat de formatie met 20 % afneemt. De besparing is inclusief alle aanpassingen in vestigingen rond media, openingstijden en personeel. het realiseren van alternatieven in peuterspeelzalen en basisscholen. de meerkosten van huisvesting in de nieuwe brede school in De Westereen en Kollum. Toetsing aan missie, visie en toekomst De gemeenteraden hebben de inhoud van de Regiovisie positief beoordeeld. In de geschetste toekomst vindt een substantiële verschuiving plaats van de fysieke naar de educatieve bibliotheek. De lijnen fysieke en educatieve bibliotheek worden krachtig ondersteund door de digitale bibliotheek met digitale diensten en producten en marketing. Hiermee wordt synergie bereikt tussen de fysieke openbare bibliotheek, de educatieve bibliotheek en de digitale bibliotheek. De 3 lijnen versterken elkaar. De 3 lijnen worden vorm en inhoud gegeven door gespecialiseerde teams op regioniveau. Dat is op de schaal van BNOF. Er zijn teams rond Informatie en advies (de medewerkers in de vestigingen), Jeugd en school, Marketing en communicatie, Media en collecties, Automatisering en administratie. De leiding en coördinatie berust bij de Overhead met een directeur en een adjunct directeur met ondersteuning op het gebied van personeel en secretariaat. De ontwikkeling van de 3 lijnen en de doorontwikkeling van de organisatie biedt zowel kansen op besparingen als op versterking van kwaliteit en maatschappelijke relevantie. Het tempo waarin de lijnen worden ontwikkeld moet snel, maar beheerst zijn. Een concrete maatstaf is dat ingrijpende veranderingen geen verlies aan bibliotheekgebruik oplevert. Daarom is tussentijdse evaluatie noodzaak. Het tempo en de mate waarin verschuivingen optreden wordt bepaald door de gemeenteraden. Bibliotheken Noordoost Fryslân Noordoost Fryslân Slot Het ambitieuze doel van deze Regiovisie is de aansluiting tussen bibliotheek en maatschappij te herijken, ruimte te maken voor vernieuwing en gelijktijdig een forse besparing te realiseren. Het plan biedt gemeenten, BNOF, maar vooral de inwoners van de gemeenten duidelijkheid en zekerheid over de dienstverlening in de nabije toekomst en een visie op de verdere toekomst. Zonder visie en vernieuwing is er sprake van een gestage achteruitgang. De besluitvorming over de inhoud van deze notitie is bepalend voor de toekomst van het bibliotheekwerk in Noordoost Fryslân. De bezuinigingen en de keuzes die gemaakt worden zijn een versneller in een positieve of een negatieve spiraal. De regionale aanpak, zoals BNOF die adviseert, biedt een unieke kans om de noodzakelijke bezuinigingen van een bedreiging om te vormen tot een hefboom waarmee de noodzakelijke vernieuwing van het bibliotheekwerk wordt versneld. De keuze is deep change or slow death. 10

11 2.1. Speerpunten In de jaren hebben gemeenten en BNOF ervoor gekozen de extra rijksmiddelen voor ontwikkeling en vernieuwing van het bibliotheekwerk, de zogenaamde Ondersteuningsregeling vorming basisbibliotheken en later de Integratie-uitkering, in te zetten op speerpunten met een duurzaam rendement. Dus geen eenmalige projecten, maar projecten die de organisatie structureel versterken. Als speerpunten van beleid zijn gekozen de doelgroep jeugd en school (in de Regiovisie de educatieve lijn), versterken van de marketing en de digitale dienstverlening (de digitale lijn). De dienstverlening in de fysieke bibliotheek wordt eveneens conform de Regiovisie uitgevoerd. Dat wil zeggen dat er in de komende jaren minder, maar kwalitatief aantrekkelijke vestigingen zullen zijn. 1 Educatieve lijn De jeugd tot en met 12 jaar is al meerdere jaren speerpunt in onze organisatie. Dit is gebaseerd op de gemeentelijke opdracht om de ontwikkelingskansen voor deze doelgroep in ons relatief laag opgeleid en ambitiearm werkgebied te verbeteren. De in deze doelgroep gespecialiseerde medewerkers in de afzonderlijke gemeenten zijn in 2008 samengebracht in een Team Jeugd dat gecoördineerd het jeugd- en schoolbibliotheekwerk voor het gehele werkgebied vorm geeft. Het team werkt vanuit een helder meerjarenbeleidplan. Hierop gebaseerd is een goed uitgebalanceerd jaarprogramma voor promotie van het bibliotheekwerk en wordt er systematisch gewerkt aan een doorgaande ontwikkelingslijn voor ondersteuning van organisaties die zich eveneens richten op kinderen van 0 18 jaar. De organisatiestructuur is ingericht op deze 3 speerpunten en wordt conform deze 3 hoofdlijnen in de Regiovisie verder ontwikkeld. De functieprofielen behoeven wel een update aan de hand van de landelijk ontwikkelde profielen voor de formulebibliotheek en de bibliotheek op school. In 2012 was al een voorschot genomen op de bezuinigingen en beleidsontwikkelingen door grote terughoudendheid in de besteding van de lager uitvallende subsidies en lagere kosten. De jaarrekening 2012kende om die reden een fors positief saldo van In 2013 is de uitvoering van beleid doorgezet met als resultaat dat de doelen in de Regiovisie zijn behaald en dat de jaarrekening 2013 sluit met een positief saldo van De bibliotheek op school Voor de (taal)ontwikkeling is het van groot belang dat kinderen vanaf hun geboorte opgroeien in een taalrijke omgeving. Boeken zijn daarbij zeer geschikt. In de dorpen zonder bibliotheek in de gemeenten Achtkarspelen, Dantumadiel, Dongeradeel, Ferwerderadiel en Kollumerland c.a. konden de kinderen tot juli 2009 terecht in de bibliobus. Als alternatief zijn er in 49 basisscholen schoolbibliotheken ingericht. In 2012 is een evaluatie gehouden door een analyse van de gebruikscijfers te combineren met interviews met vertegenwoordigers van de 49 scholen. De waardering en de resultaten van de 4 scholen voor de schoolbieb zijn bijzonder hoog. Na een eerste, altijd lastige fase rond de start, loopt de organisatie soepel. De tevredenheid over de collectie, qua omvang en samenstelling is goed. De kastruimte en de plaatsing is naar tevredenheid. De zelfbediening functioneert goed en de administratie is onder controle. De communicatie met de jeugdbibliothecaresse is naar wens. De bibliotheek reageert alert op vragen en problemen. De promotie richting kinderen en ouders is goed opgepakt door de scholen. In 2013 is het beleid gericht op behoud van de goede punten en is vooral geïnvesteerd in de opbouw van een netwerk van lees coördinatoren op scholen en de educatief medewerkers van de bibliotheek. Een organisatie gaat over mensen en middelen. Uit de evaluatie blijkt dat de startfase vooral gericht is op het onder controle krijgen van de organisatie van 11

12 de middelen: ruimte, collectie en administratie. Nu de middelen onder controle zijn lijkt een logische vervolgstap dat de aandacht in de toekomst gericht wordt op de menselijke kant van de schoolbibliotheek. Dat wil zeggen aandacht voor de mogelijkheden die de schoolbibliotheek kan bieden aan de ontwikkeling van de taal en informatievaardigheden van de leerlingen en de ondersteuning die het schoolteam hierbij kan bieden. Die behoefte blijkt niet uit de enquête. Toch liggen daar juist de kansen om de bibliotheek op school verder te ontwikkelen en daarmee het rendement van de schoolbieb willen verhogen. Dat blijkt uit de projecten Kunst van Lezen die onderstaand wordt beschreven. Evaluatie van 4 projecten Kunst van Lezen Landelijk is de laatste 2 jaren veel onderzoek gedaan door de stichting Kunst van Lezen. We bevelen de aanpak van de stichting van de Bibliotheek op de Basisschool als een volwaardige schoolbibliotheek die geborgd is in het beleid van zowel openbare bibliotheek als basisschool van harte aan. Onderzoeksbureau Oberon heeft in opdracht van Kunst van Lezen een landelijk overdraagbaar model opgesteld voor het realiseren van een schoolbibliotheek op basisscholen. Dit model wordt beschreven in de brochure Naar een schoolbibliotheek nieuwe stijl. Het model bestaat uit een aantal keuzemenu s die als hulpmiddel kunnen dienen voor scholen en bibliotheken die plannen hebben om dergelijke schoolbibliotheken te realiseren. In Noordoost Fryslân zijn we al ver gevorderd met de uitvoering, maar er zijn zeker verbeteringen mogelijk. Dat wordt ook bewezen door de resultaten van de projecten die BNOF met subsidie van Kunst van Lezen op 4 basisscholen heeft uitgevoerd in Dit betrof Tarissing Oudwoude, De Wel Broeksterwoude, Tarissing Rinsumageest en Foeke Sjoerds skoalle in Oosternijkerk. In deze scholen is een leescoördinator aangesteld en opgeleid en is in samenspraak met de bibliotheek een leesbeleidsplan opgezet en uitgevoerd. De uitleenresultaten van deze 4 scholen zijn tijdens het project enorm toegenomen. De 4 scholen scoren nu het dubbele van het gemiddelde van NO Fryslân en staan hiermee aan de top voor wat betreft de uitleenresultaten in de 49 basisscholen. Aanbeveling Op grond van de zeer positieve waardering die uit de evaluatie van de bibliotheek op school blijkt en de uitstekende resultaten die in de projecten Kunst van Lezen zijn behaald bevelen we aan, als vervolg op de startfase gericht op beheersing van de middelen, de aandacht nu te richten op de inhoudelijke versterking van het gebruik van de bibliotheek op school. De concrete aanbeveling is om de basis voor deze inhoudelijke versterking te leggen door het aanstellen en opleiden van een leescoördinator per schoollocatie en het bij elkaar brengen van de leescoördinatoren en jeugdbibliothecaresse in een netwerk per organisatie of gemeente. Het netwerk leesbeleidsplan streeft naar het meest optimale leesbeleidsplan. De 12

13 inbedding van de bibliotheek op school en het meetbaar maken van de resultaten zijn essentiële onderdelen in het leesbeleidsplan. Boekstart Met het project Boekstart wil de bibliotheek samen met de consultatiebureaus en gemeente ouders motiveren om hun baby s al zo vroeg mogelijk taal, boekjes en bibliotheek te laten ontdekken. Hierbij zijn de samenwerkingspartners belangrijk om zo alle baby s te kunnen bereiken. Door baby s vroeg met boekjes en voorlezen in aanraking te brengen ontwikkelen ze een voorsprong (op school) waar ze hun hele leven profijt van hebben. In 2012 is Boekstart, met de start op Ameland en Schiermonnikoog en dank zij de medewerking van gemeenten, dekkend gemaakt voor het gehele werkgebied. In 2013 is het project succesvol voortgezet. Makkelijk Lezen Plein Voor kinderen met een leesbeperking is leesplezier niet of nauwelijks aan de orde. Deze kinderen lezen enkel noodgedwongen met als gevolg een gering taalbegrip en een kleinere woordenschat. Bibliotheekgebruik is voor deze doelgroep bepaald niet vanzelfsprekend en is zeker geen eigen keuze. Toch moeten deze kinderen blijven oefenen, omdat alleen door veel lezen de achterstand kan worden geremd. Ze moeten net als andere kinderen informatie verzamelen en verwerken voor hun werkstukken, spreekbeurten en boekbesprekingen. Daarom heeft BNOF in de drie grootste vestigingen (Buitenpost, Dokkum en Surhuisterveen) een Makkelijk Lezen Plein ingericht. Dit is een speciale, herkenbare plek voor kinderen tussen de 8 en 13 jaar met dyslexie of andere leesproblemen. Een plek waar allerlei speciaal ontwikkelde materialen liggen voor kinderen met leesmoeilijkheden. Waar deskundig personeel advies en informatie geeft aan kinderen, ouders en leerkrachten. Maar ook een plek waar kinderen allerlei spannende, ontroerende, grappige leesboeken kunnen vinden die aansluiten op hun leesniveau. Een plek waar informatieve boeken, luisterboeken, voorleesboeken, dvd s en nog veel meer materialen zijn te vinden. Collecties op peuterspeelzalen De meest taalgevoelige periode ligt rond het tweede jaar. Voorlezen is leuk, leerzaam en versterkt de band tussen ouder en kind. Kinderen die veel voorgelezen worden doen het later ook beter op de basisschool. Daarom heeft BNOF, met subsidie van gemeenten en subsidie uit het provinciaal Meerjaren Programma Landelijk Gebied Fryslân , in 2011 in 30 peuterspeelzalen een collectie prentenboeken geplaatst waaruit peuters en hun ouders lenen voor thuis. De doelstelling luidt: Bij te willen dragen aan de taalontwikkeling door een collectie peuterboeken in de buitendorpen te plaatsen waaruit ouders en peuters boeken kunnen lenen. De collectie wordt ook binnen de peuterspeelzaal/ kinderdagverblijf gebruikt om voor te lezen. Ook willen wij bijdragen aan een tweetalige opvoeding door zowel Nederlandse als Friestalige boekjes aan te bieden. In 2012 is in de gemeente Achtkarspelen een evaluatie gehouden door interviews te houden met de leidsters van de peuterspeelzalen. In 2013 volgden de andere 4 gemeenten. Het doel welke is gesteld door Bibliotheek Noord Oost Friesland is blijkens het evaluatierapport gehaald. 75 % van de ouders en peuters maken gebruik van de uitleenmogelijkheden. Daarnaast maken sommige ouders en peuters gebruik van een openbare bibliotheek in de omgeving. Door zowel Nederlandstalige als Friestalige boeken te plaatsen wordt er ook voldaan aan de wens een bijdrage te leveren aan een tweetalige opvoeding. De omvang van het aanbod van de Friestalige boeken op de PSZ wordt door de leidsters positief beoordeeld. Overige jeugdzaken Als zeer positief ervaart het team Jeugd en school dat gemeenten opdrachten verlenen en bekostigen voor het realiseren van leesbevorderingprogramma s als Boekenpret. Het team jeugd en school heeft zelf initiatieven genomen om mee te liften op andere landelijke projecten om de doorgaande ontwikkelingslijn verder te ontwikkelen. In opdracht is in 2011 een schoolmediatheek ingericht in De Wingerd in Damwâld. De Wingerd is een school voor zeer moeilijk lerende en meervoudig gehandicapte leerlingen. In 2013 is er in opdracht van de Groen van Prinsterenschool in Dokkum een bibliotheek op school ingericht. Onderzoek van het onderwijsteam leerde dat de afstand tussen de school aan de westkant en de bibliotheek aan de oostkant van Dokkum een lager gebruik van de bibliotheek resulteerde. Dat verschil is met de bibliotheek op school opgeheven. De diverse projecten laten zien dat er systematisch, stevig en structureel ingezet wordt op versterken van een doorgaande ontwikkelingslijn van 0 18 jaar. De ambitie voor 2014 is om de relatie met het primair onderwijs te versterken en de overige onderdelen van het concept van dbos (de bibliotheek op school) te implementeren. 13

14 2 Digitale lijn Ons tweede speerpunt van beleid is de digitale bibliotheek en marketing. In 2008 is een team geformeerd dat bestaat uit 1,5 FTE. Die uren zijn vrijgemaakt door de invoer van zelfbediening in de vestigingen. Net als voor het team Jeugd is een deelbeleidsplan ontwikkeld vanuit het algemene beleidsplan van BNOF. Vanuit het deelbeleidsplan wordt jaarlijks een jaarwerkplan gemaakt. Het team Marketing faciliteert het team Informatie en advies in de vestigingen en het team Jeugd bij de uitvoering van hun activiteiten. De jaarwerkplannen zijn dan ook volledig op elkaar afgestemd. De essentie van beleid is terug te brengen naar drie hoofdlijnen: Het sluiten van de achterdeur: We laten leden te gemakkelijk wegglippen. Afhakers zijn over het algemeen mensen die niet meer lenen of nergens aan mee doen en stilzwijgend als lid verdwijnen. Het contact moet dan geactiveerd worden door de bibliotheek. Door gerichte bel- en mailacties is een groot deel van de afhakers terug te winnen. Daarnaast moeten leden meer voordeel uit hun pas kunnen halen door voordeeltjes bij de biebactiviteiten en waar mogelijk ook bij relevante samenwerkingspartners. Meer richten op Traditionele Gezinnen: Een marketingonderzoek uit 2007 rond klantsegmentatie wijst erop dat 80% van de inwoners van Noordoost Fryslân bestaat uit traditionele gezinnen. De gezinnen kenmerken zich door eenzelfde lifestyle, waaronder leesgedrag. De dienstverlening, de collectie, de inrichting en tentoonstellingen snijden we meer op deze groep toe met als doel aantrekkelijker te worden, leden te behouden en nieuwe leden te werven. Een warmer welkom voor de jeugd: De afgelopen jaren is een aanpak voor de jeugd via het team jeugd en school versterkt. De diverse programma s voor groepen van de basisschool in de bibliotheek zijn de ledenmotor bij uitstek. De tweede lijn in de strategie is de dienstverlening aan de jeugd naar de voor- en vroegschoolse educatie (VVE) uit te breiden. De derde en nieuwe lijn is dat het team Jeugd in 2010 onderzoek heeft gedaan naar dienstverlening aan de jeugd van 13 jaar en ouder. Het onderzoek heeft geresulteerd in een plan van aanpak. In afwachting van landelijke en provinciale plannen en de gesprekken rond de bezuiniging is uitvoering voorlopig opgeschort. Binnen deze 3 hoofdlijnen namen we in 2013 deel aan diverse landelijke acties en we participeerden we actief in marketingactiviteiten van het Fries Bibliotheken Netwerk. Het team Marketing vindt niet zelf het wiel uit. Het team selecteert uit het aanbod de acties die de beleidsuitgangspunten maximaal ondersteunen. Deze worden vervolgens ingezet in ons werkgebied. Communicatie met (potentiële) gebruikers over de acties, maar ook intern met de medewerkers in de vestigingen is een succesfactor. In 2013 is onder andere de landelijke huisstijl verder doorgevoerd, is de invoer van de landelijke website gerealiseerd, zijn de communicatie- en betaalmogelijkheden van het sinds mei 2012 ingevoerde uitleen- en catalogussysteem intensiever benut en zijn diverse digitale nieuwsbrieven voor klantgroepen (leden, basisscholen, peuterspeelzalen) samengesteld. Acties voor het verzamelen van adressen en digitaal betalingsverkeer zijn succesvol voortgezet. In alle vestigingen is kosteloos Wi-Fi ingericht zodat bezoekers met eigen apparatuur digitaal kunnen communiceren en werken. Effectmeting en grenzen stellen aan marketingactiviteiten is moeilijk. Het team legde zich in 2013 een strakke jaarplanning op. De draaiboeken voor de jaarlijks terugkerende activiteiten en de inzet van mensen en middelen en de resultaten van iedere actie worden telkens geëvalueerd en verbeterd. Het criterium in de beoordeling is de mate van ledenbehoud en ledenwinst. 14

15 3 Fysieke bibliotheek De bibliotheek in Feanwâlden is conform de plannen in de Regiovisie gesloten op Met de kasten en boeken uit de bibliotheek is een bibliotheek op school ingericht in de 2 basisscholen in Feanwâlden. In de peuterspeelzaal is eveneens een collectie boeken geplaatst voor gebruik in de psz en voor de ouders en kinderen thuis. De uitleen ging na de kerstvakantie voorspoedig van start, zodat de kinderen uit het dorp niet zonder hun bibliotheek hebben gezeten en nu in nog grotere aantallen gebruik maken van de dienstverlening. De volwassenen lieten zich vooral overschrijven naar Burgum, een kleiner deel koos voor De Westereen. De voorbereidingen voor sluiting van de bibliotheek in Feanwâlden per zijn volledig uitgevoerd op basis van het draaiboek dat in 2012 voor Kollumerzwaag is gemaakt. Per zal de bibliotheek Hallum sluiten en per de bibliotheek in Damwâld. Grote vorderingen zijn gemaakt rond de nieuwbouw van een bibliotheek in de brede school in De Westereen. De gemeenteraad heeft ingestemd met de voorstellen en als alles volgens plan verloopt, zal het nieuwe pand met een bibliotheek voor de regio met ingang van het schoolseizoen 2015 in gebruik worden genomen. Het plan is een (school)voorbeeld van de plannen in de Regiovisie: een regionale bibliotheek voor grote delen van Dantumadiel, Kollumerland en Achtkarspelen, ingericht volgens een modern retailconcept en dagelijks bezocht door alle kinderen van het dorp. In Kollum wordt volgens een vergelijkbaar concept gewerkt aan de realisering van een brede school, waarbij het bijzondere is dat dorpscentrum De Colle ook partij is. De bibliotheek is nu huurder van een ruimte in De Colle. De combinatie van nieuwbouw van het kinddeel en renovatie van De Colle betekent een kostenbewuste investering met een gunstig effect op de exploitatie. Het geheel zal het nieuwe educatieve en culturele hart van Kollumerland kunnen worden. In Dokkum bereiden we ons voor op een herinrichtingsplan volgens het concept van het landelijke Formulebureau om in de nabije toekomst de inwoners van Damwâld en omgeving en grote delen van Ferwerderadiel een hoogwaardige dienstverlening aan te bieden. De beide bibliotheken in Achtkarspelen zijn enkele jaren terug heringericht. Buitenpost is compleet gestript en heringericht en ziet er uitstekend uit. In Surhuisterveen zit de bibliotheek als een van de huurders in t Vleckehûs. De gemeente heeft plannen voor de toekomst van het multifunctionele gebouw wat programmering, ruimtelijke indeling en exploitatie betreft. Hoe dat voor de tweede bibliotheek in de regio Noordoost zal uitpakken is nog onduidelijk. Op Schiermonnikoog wordt doorgewerkt aan realisering van De Promenade. Eveneens een multifunctioneel gebouw waarbij 3 panden worden gerenoveerd en door nieuwbouw met elkaar worden verbonden. Maar liefst 9 organisaties zullen gezamenlijk een dienstverlening aan inwoners en toeristen opzetten. De bibliotheek is een van de partijen. Op Ameland functioneert de huisvesting in het VVV gebouw in Nes en de samenwerking op personeel gebied met de VVV Ameland naar volle tevredenheid. Het gebruik van de dependance in Hollum blijft achter bij de verwachtingen. Na een periode van 5 jaren zal de gehele opzet op Ameland in 2014 worden geëvalueerd. 15

16 4 Projecten Onder de paragraaf Educatie zijn de projecten Peuterkastjes en Boekstart al genoemd. In Dongeradeel is bovendien sprake van een subsidie in het kader van VVE voor uitvoering van het programma Boekenpret op de peuterspeelzalen. Ook is er subsidie beschikbaar gesteld om het peuterkastje niet alleen aan te bieden in dorpen waar geen vaste bibliotheek is; ook in de peuterspeelzalen in Dokkum zijn peuterkastjes geplaatst. Onderzocht wordt in hoeverre Boekenpret en de peuterkastjes geïntegreerd kunnen worden tot 1 leesbevorderingprogramma. Vermeldenswaard is zeker ook het project HIP Achtkarspelen dat in 2012 met de afrekening met de externe subsidiegevers afgerond werd. De gemeente Achtkarspelen vermeldt in haar Cultuurnota : Het cultureel erfgoed draagt bij aan de identiteit en uitstraling van de gemeente. Bij dit kostbare erfgoed is het gebruik en het behoud ervan belangrijk, zodat het in goede staat aan volgende generaties kan worden doorgegeven. Cultureel erfgoed versterkt het cultureel en historisch zelfbewustzijn, maar heeft ook een educatieve en toeristische waarde. De bescherming van ons cultureel erfgoed is gebaat bij een goede informatieverstrekking en voorlichting. Wij vinden dat het cultureel erfgoed toegankelijk moet zijn voor de inwoners van onze gemeente, maar ook voor de toerist. Een van de activiteiten om hieraan uitvoering te geven is het realiseren van historische informatiepunten (HIP) in de bibliotheekvestigingen in de gemeente. Daarom heeft BNOF, met subsidie van de gemeente Achtkarspelen en uit het provinciaal Meerjaren Programma Landelijk Gebied Fryslân , in 2011 een HIP gerealiseerd in de bibliotheekvestigingen in Buitenpost en Surhuisterveen. Naast de fysieke verschijningsvorm in de 2 bibliotheken is binnen dit project alle jaargangen van de lokale krant De Feanster volledig gedigitaliseerd en via www. dekrantvantoen.nl voor iedereen op woordniveau te doorzoeken. Het HIP wil een centrale functie vervullen voor iedereen met vragen op het gebied van de lokale cultuurhistorie en het cultureel erfgoed in de gemeente. Daarnaast zullen, met behulp van het aanwezige materiaal en de inbreng van professionals, vrijwilligers en belangstellenden, allerlei activiteiten op cultuurhistorisch gebied zo veel mogelijk bottomup worden vormgegeven. Naast het dagelijkse gebruik tijdens de openingsuren zijn in 2013 een reeks van lezingen verzorgd die gemiddeld door 70 mensen zijn bezocht. De bibliotheek werd door de gemeente Achtkarspelen aangewezen om het project Achtkarspelen - Octo Parrochiae: 675 jaar uit te voeren. In de maanden september en oktober waren er tal van succesvolle activiteiten, lezingen en rondleidingen. BNOF biedt nu een HIP aan in de gemeente Ferwerderadiel (Hallum), Achtkarspelen (Buitenpost en Surhuisterveen) en in Dongeradeel in het Historisch Informatiecentrum Noordoost Fryslân. In het HIC werken bibliotheek Dokkum en het Streekarchief Noordoost Fryslân samen om de verscheidenheid aan boeken, archieven en andere media betreffende Noordoost Fryslân op diverse manieren beschikbaar te stellen Meerjarenconvenant Bij de start van de organisatie BNOF in 2004 is in eerste instantie het beleid van de gemeenten afgestemd. Het is voor de doorontwikkeling van de bovengemeentelijke bibliotheekorganisatie en dus voor de klant goed als niet alleen het beleid wordt gedeeld, maar vervolgens ook de subsidiesystematiek en de subsidiehoogte wordt geharmoniseerd en de middelen grensoverschrijdend worden ingezet. In 2011 en 2012 zijn onder druk van de bezuinigingen beleidsmatig grote stappen gemaakt om tot een gemeentegrenzen overstijgende toekomstvisie te komen en de visie te voorzien van een passende financiering. Beleidsvisie, meerjarenplanning en financiering zouden contractueel vastgelegd kunnen worden in een convenant. Een meerjarenbeleid dat door de deelnemende 16

17 gemeenten en BNOF in een convenant wordt onderschreven maakt een planmatige, voor alle partijen beheersbare en controleerbare oplossing mogelijk. Als gemeenten besluiten niet alleen taken, maar ook vestigingen te delen, dan lijken afspraken voor een langere periode, bijvoorbeeld voor 2 beleidsperiodes van 4 jaar, op zijn plaats. Dat kan prima met een meerjarenconvenant. Hierin worden afspraken over missie, visie, beleid, huisvesting, spreiding, dienstverlening, subsidiesystematiek, indexering, planning en controlecyclus tussen de 5 gemeenten en BNOF vastgelegd. Eind 2012 is de Bevoegdhedenovereenkomst ondertekend. Bijzonder is dat gemeenten en BNOF met elkaar overeen zijn gekomen dat ook de reserves en voorzieningen in deze periode op het gewenste peil worden gebracht. Iedere gemeente draagt naar inwonertal bij waarbij rekening wordt gehouden met de al per gemeente opgebouwde reserves en voorzieningen. Met ingang van 2015 worden alle baten en lasten gedeeld. Per 2015 zal een beleidsmatig en financieel kerngezonde organisatie op poten zijn gezet door de 5 gemeenten. De eilanden Schiermonnikoog en Ameland kennen dan een aparte financieringsstroom, maar beide eilanden doen wel hun voordeel met de opzet. Het is aan de professionaliteit van BNOF om het beleid ook daadwerkelijk vorm te geven en aan de gemeenten om dit niveau te handhaven. In deze eerste beleidsperiode zijn de financiële effecten van uitvoering van de Regiovisie nog voor de individuele gemeente. Het spreidingsplan is met ingang van 2015 voltooid. De overeengekomen bezuinigingen voor 2015 hebben betrekking op de overhead en vallen al binnen afspraken voor de collectieve financiering. Eind 2014 vindt een evaluatie en herijking plaats en wordt een beleidsplan voor de periode ontwikkeld. Vanaf 2015 gaat dan naast een gezamenlijke beleidsbepaling ook een collectieve financiering van het totale bibliotheekwerk in NO Fryslân in. Deze samenwerking tussen gemeenten is uniek in Nederland. Per juli 2014 staat een fusie tussen BNOF en Bibliotheken Noordwest Fryslân gepland. Hier ligt een uitdaging op harmonisatie van subsidiesystematiek tot stand te brengen en in een meerjarenconvenant vast te leggen Organisatiestructuur De invoer van zelfbediening in 2008 had grote gevolgen voor de organisatie van het bibliotheekwerk in Noordoost Fryslân. Als gevolg van de afspraken in de Regiovisie is het organigram van 2008 aangepast. Sinds 2012 telt BNOF 5 teams rond klantgroepen, klantbenadering en ondersteunende processen. Taken, bevoegdheden, verantwoordelijkheden, competenties, maar ook de begroting en jaarrekening zijn afgestemd op onderstaande organisatiestructuur. De kosten van directievoering en regionale teams worden tot en met 2014 volgens een verdeelsleutel op basis van ledenaantallen toegerekend aan een gemeente. De kosten van het team vestigingen betreffen de personeelsuren tijdens de openingsuren in de vestigingen. Deze personeelskosten worden eveneens tot en met 2014 per vestiging toegerekend aan de gemeenten. Ook huisvesting en inkoop van boeken horen bij het budget van een vestiging. Directeur Ondersteuning Adjunctdirecteur Fysieke bibliotheek en facilitaire diensten Team educatie Team Marketing en digitale bibliotheek Team Media en collecties Team Services en facilitair Team vestigingen 17

18 1 Directievoering De leiding van de organisatie berust bij een directeur en een adjunct-directeur. De directeur is verantwoordelijk voor strategie en beleid, personeel en organisatie, innovatie en kwaliteitszorg, financiën en externe contacten. De directeur leidt de teams Jeugd en Marketing. De directeur wordt door de Raad van Toezicht en de Ondernemingsraad met raad en daad bijgestaan. Bij de invoer van zelfbediening in 2008 is de functie adjunct directeur ontstaan. De adjunct directeur is in de plaats gekomen van de toenmalige 10 coördinatoren van de afzonderlijke vestigingen. Hiermee is de kwaliteit van zowel strategie en beleid als de uitvoering versterkt en is plaatsvervanging van de directeur geregeld tegen flink lagere personeelskosten. De adjunct-directeur is verantwoordelijk voor de dienstverlening aan de klant in de vestigingen en de voorwaardelijke zaken rond gebouwen, collecties en automatisering. De adjunct-directeur leidt de teams Vestigingen, Media en Services. Voor administratieve ondersteuning van het management is 24 uren per week beschikbaar. 2 Team vestigingen Team dat de klant tijdens de openingsuren in de vestigingen van dienst is met advies en de dagelijkse presentatie en promotie van de bibliotheek verzorgt. Het team heeft zich in 2012 vooral bezig gehouden met de ontwikkeling van de informatievaardigheden en deskundigheid rond web 2.0 diensten en social media en ontwikkeling van vaardigheden rond winkelinrichting en displayen. In 2012 was er bovendien extra aandacht voor team en organisatieontwikkeling als gevolg van de bezuinigingen en de Regiovisie. 4 Team Educatie Dit team is uitgebreid beschreven in de paragraaf Speerpunten. Team Marketing en digitale bibliotheek. Dit team is uitgebreid beschreven in de paragraaf Speerpunten. 5 Team interne services. Dit team ontlast andere teams van uitvoerende taken en ondersteunt bij de uitvoer van activiteiten. Waar dat voordelen opleverde is centralisering van activiteiten ten behoeve van de vestigingen doorgevoerd. Onder andere is het telefoonverkeer, de kas- en ledenadministratie en voorraadbeheer ten behoeve van alle vestigingen gecentraliseerd. De kosten van directie en regionale teams worden verdeeld op basis van het aantal leden per gemeente. De kosten die rechtstreeks gerelateerd zijn aan de vestigingen, zoals huisvesting, personeelkosten tijdens de openingsuren, inkoop van boeken worden 1 op 1 toegerekend aan de betreffende gemeente. Het ijkmoment voor de verdeling is het aantal leden per 14 mei Dat geeft de volgende verdeelsleutel: Achtkarspelen 25,2 % Ameland 2,6 % Dantumadiel 21,8 % Dongeradeel 29,7 % Ferwerderadiel 7,0 % Kollumerland 12,2 % Schiermonnikoog 1,5 % 3 Team media Team dat alle inkoop en afschrijf- en catalogusactiviteiten van media binnen de organisatie verzorgt. Dat betreft zowel de vestigingen als de ruim 50 bibliotheken op school en de 30 peutercollecties. Het team wordt op het gebied van de inkoop ondersteund door het CCT. Dat is het Centraal Collectioneren Team dat in provinciaal verband de inkoop verzorgt op basis van profielen van het team Media. Het team media voorziet het team marketing van managementinformatie en voert plannen van marketing (displaytechnieken en retailformules) deels uit. 18

19 3. Resultaten 3.1. Leden In 2009 was er sprake van een forse ledenwinst van ( + 6,39 %) ten opzichte van 2008 als gevolg van de ombouw van bibliobussen naar schoolmediatheken. Alle leerlingen van basisscholen in kernen waar geen vaste bibliotheek is staan sindsdien ingeschreven als lid. Er is dus op scholen altijd sprake van een 100 % score aan leden. In 2010 was er op het totaal aantal leden een lichte winst te noteren van 86 leden (0,38 %) en in 2011 is sprake van een toename van 225 leden ( 0,8%). Die laatste 2 jaarcijfers zijn vertekend doordat groep 8 van de bibliotheken op school, na het verlaten van de school, nog twee jaar in het systeem blijven zitten. Leden die niet uitgeschreven worden op basis van het betalen van contributie worden uitgeschreven op basis van het gebruik. Na 2 jaar niet gebruik worden de gratis leden automatisch uitgeschreven. Ondanks de uitschrijvingen van de ex groep 8 leerlingen op 50 scholen was er op het totaal van de leden van de schoolbiebs in 2012 toch maar een gering verlies van 133 doordat er 3 bibliotheken op school bijkwamen: 1 in Kollumerzwaag en 2 in Feanwâlden. In 2013 kwamen daar 2 basisscholen in Feanwâlden en 2 in Hallum(vanaf de kerst 2013) bij. Het totaal aantal leden van de bibliotheek op school groeide hierdoor met 392 leerlingen. Doordat het aantal leerlingen in de toekomst afneemt (krimp) zal er een dalende tendens ontstaan. De ledencijfers van de vestigingen laten een verlies zien van -758 leden. Dat is -3,5 %. Hier zitten de verplaatsing van leden vanwege de sluiting van Feanwâlden (-680) en Hallum(-778 sinds de kerst 2013) bij in. Een deel van deze leden verplaatste zich naar Burgum en Stiens. De bibliotheken die in de toekomst gehandhaafd worden kennen nu al een groei en de vestigingen die gaan sluiten een afname van het aantal leden. In 2013 was er in zijn totaliteit sprake van een verlies van -366 leden. Per gemeente Goede resultaten noteren we in Achtkarspelen. Zowel in Buitenpost als Surhuisterveen was een ledenwinst van 43 en 78 leden. In Surhuisterveen werd dat mede veroorzaakt door de komst van leden uit de Groningse gemeente Grootegast. Daar sloot in 2012 de bibliotheek in Opende. Buitenpost schreef leden van de bibliotheek in Kollumerzwaag in, die na de sluiting overkwamen. Het is een bevestiging van de Regiovisie dat inwoners over gemeente en provinciegrenzen heen in hun behoefte aan (bibliotheek)dienstverlening voorzien. Op Ameland zien we voor het vijfde jaar op rij een groei in Nes. Totaal was er sprake van een groei van 60 leden. Ten opzichte van 2004, met inzet van de bibliobus, is er een groei van 724 naar 1094 leden. Dat is een toename van bijna 50 %. Van deze leden is 370 toerist. Circa 45 % van de leden van Hollum leent ook in Nes. Omgekeerd is dat 5 %. In de vestigingen in Dantumadiel is een verlies van -276 leden. Dat is -5 %. In Damwâld was een terugloop met -35 leden (-1,7%). In De Westereen was in 2012 een forse groei van 228 leden (16,9 %) en in 2013 nogmaals met 464 leden (29,4%). Dit wordt veroorzaakt door sluiting van Kollumerzwaag en Feanwâlden. In Dongeradeel is er een winst van 294 leden (3,9%) als gevolg van een groei in de bibliotheken op school met 134 (Groen van Prinsteren in Dokkum) en winst in Dokkum met 160 (3,9%) In 2012 was er een winst van 254 (4,1%). Deze winst kwam voor een deel uit Ferwerderadiel en een deel uit Dantumadiel. In Kollumerland zijn weinig veranderingen te noteren. Kollum verloor -9 (-0,5 %) van de leden en de schoolbiebs telden 10 leden meer. Schiermonnikoog verloor -57 leden. In 2012 was dat -69 leden. De bibliotheek telt door de toeristen meer leden (1316) dan de gemeente inwoners telt (950). De bibliotheek ziet uit naar een verhuizing naar De Promenade. Opgeteld is er een ledenverlies van -366 (-3,5%). In de vestigingen -758 (-3,5%) en bij de schoolbibliotheken een groei van 392 (7%). 19

20 Leden Verschil Absoluut Procent Achtkarspelen Bus / schoolbieb ,5% Buitenpost ,7% Surhuisterveen ,5% Gemeente ,2% Ameland Hollum ,1% Nes ,4% Gemeente ,1% Dantumadeel Bus / schoolbieb ,2% Damwald ,7% De Westereen ,4% Feanwalden ,0% Gemeente ,0% Dongeradeel Bus / schoolbieb ,6% Dokkum ,5% Gemeente ,9% Ferwerderadiel Bus / schoolbieb ,0% Hallum ,1% Gemeente ,0% Kollumerland Bus / schoolbieb ,4% Kollum ,5% Kollumerzwaag ,0% Gemeente ,2% Schiermonnikoog Schiermonnikoog ,0% Totaal ,3% Totaal Vestigingen ,5% Totaal Schoolbiebs ,0% Totaal BNOF ,3% 20

21 BNOF leden Vanaf 2004 Vanaf de start van BNOF in 2004 is er een verlies van leden (-11,71%). Vanaf 2008, als gevolg van wijzigingen in het beleid, is de dalende trend omgebogen in een groei in het ledenaantal. Vanaf 2011 zet de daling weer in. Met invoer van de formulebibliotheek zal er weer groei ontstaan. Met een totaal aantal leden van op circa inwoners is er nog steeds sprake van een zeer hoog percentage inwoners die ingeschreven staan in een van de 10 bibliotheken of 54 schoolbibliotheken. Landelijke cijfers laten zien dat er steeds minder Nederlanders lid zijn van de bibliotheek. In 2012 is 23,7% van de Nederlanders lid van de bibliotheek. In 2000 ging het nog om 27,2%, in piekjaar 1994 om 29,9% (CBS, 2013). De cijfers van BNOF steken gunstig af bij de landelijke cijfers Uitleningen Het aantal uitleningen in de vestigingen in 2013 liep ten opzichte van 2012 met (- 3,61 %) terug. In 2012 was het verlies , in en in 2010 was er een winst van door de start van de bibliotheken op school. De sluiting van Feanwâlden gaf een verlies van ten opzichte van een jaar eerder. De Westereen profiteerde van de verplaatsing van leden met een groei van (15,4 %). In totaal is er voor BNOF in 2013 ten opzichte van 2012 sprake van (-3,61%) minder uitleningen. Per gemeente Achtkarspelen scoorde in Buitenpost uitleningen ( -4,2%). In Surhuisterveen was de teruggang (-2,6%). Totaal was er een afname van uitleningen (-2,6%). In 2012 was dat - 3,5 %. De terugval in Hollum (Ameland) sinds de start zette in 2013 niet door. In 2011 was er nog sprake van een fors verlies met -17,2 % en in 2012 van 9,0%. De resultaten van de kleine bibliotheek in de supermarkt in Hollum lijken nu te stabiliseren rond de uitleningen per jaar. In Nes was in 2011 een verlies van ( 5,7%). Per saldo verloor Ameland uitleningen (- 4,06 %). In Dantumadeel was er in De Westereen een forse winst in leden (29,4%) en uitleningen (15,4%) als gevolg van de overkomst van leden uit de bibliotheek in Kollumerzwaag en Feanwâlden. Damwâld verloor gering aantal van -447 uitleningen (-0,59%). In Ferwerderadiel verloor Hallum (-16,67%) van het aantal uitleningen. In Kollumerland ontstond er door de flinke doorgroei van de schoolbieb in De Stapstien een toename van het aantal uitleningen in de bibliotheek op school. De Stapstien met ruim 300 leerlingen leende boeken uit aan hun leerlingen. Een hoog gemiddelde van 40 boeken per kind per jaar. In Kollum was een afname van (-2,19%). Kollumerzwaag draaide tot mei 2012 en leende vanaf januari nog media uit. In 2013 viel het door sluiting terug naar 0. Totaal was er sprake van een verlies van (-22,92%) in de gemeente Kollumerland. Schiermonnikoog noteerde een lichte toename van 194 uitleningen (-4,6%). 21

22 Uitleningen Verschil absoluut procent Achtkarspelen Schoolbieb ,15% Buitenpost ,28% Surhuisterveen ,63% Gemeente ,60% Ameland Hollum ,66% Nes ,73% Gemeente ,06% Dantumadeel Schoolbieb ,29% Damwald ,59% De Westereen ,42% Feanwalden ,55% Gemeente ,79% Dongeradeel Schoolbieb ,24% Dokkum ,58% Gemeente ,58% Ferwerderadiel Schoolbieb ,99% Hallum ,67% Gemeente ,84% Kollumerland Schoolbieb ,27% Kollum ,19% Kollumerzwaag ,00% Gemeente ,92% Schiermonnikoog Schiermonnikoog ,25% Totaal ,61% Totaal Vestigingen ,15% Totaal Schoolbiebs ,18% Totaal BNOF ,61% 22

23 BNOF Uitleningen Vanaf 2004 Vanaf de oprichting van BNOF in 2004 tot en met 2013 is er sprake van een verlies van uitleningen (- 18,5%). Het aantal uitleningen daalde van boven de 1 miljoen ( ) naar uitleningen in Dat betekent ook dat het aantal uitleningen procentueel meer is gedaald dan het aantal leden. Gemiddeld leent het bibliotheeklid in NO Fryslân ieder jaar minder boeken. In 2004 leenden leden boeken. Dat is een gemiddelde van 35,1 boek per lid per jaar. In 2013 was dat uitleningen door leden is 32,4 boeken per lid per jaar. Landelijke gegevens laten zien dan het aantal uitgeleende boeken het laatste decennium harder daalt dan het aantal leden. Tussen 2000 en 2012 gaat het om een afname van bijna 40%, van 141,4 miljoen naar 85,2 miljoen boeken. Daarmee blijven boeken overigens nog altijd goed voor 92% van alle uitgeleende materialen (CBS, 2013). Met name de uitleningen van boeken voor volwassenen nemen af: van 82,7 miljoen in 2000 naar 44,4 miljoen in 2012 (-46%). Waar een volwassen bibliotheeklid in 2000 gemiddeld 37 boeken leende, zijn dit er in 2012 nog 26. Ook jongeren tot 18 jaar nemen minder boeken mee naar huis. Tussen 2000 en 2010 daalde het aantal uitgeleende boeken voor de jeugd van 58,8 miljoen naar 43,4 miljoen (-26%). Waar een jeugdlid in 2000 gemiddeld 29 boeken leende, zijn dat er in 2012 nog 18. Lenen versus kopen In vergelijking met de dalende trend voor bibliotheekuitleningen blijven de boekverkopen redelijk op peil. Waar Nederlanders in 2004 gemiddeld 2,1 boeken kochten, is dat in 2012 gestegen naar 2,7 (+29%). Het gemiddeld aantal uitgeleende boeken daalde in die periode juist van 7,7 naar 5,1 (-34%). Terwijl de Nederlander in 2004 nog 3,7 boeken leende voor ieder gekocht boek, zijn dit er in 2012 nog 1,9. Een mogelijke verklaring voor deze ontwikkeling is het sterk gestegen welvaartsniveau. De noodzaak om boeken te lenen neemt af, omdat meer mensen het zich kunnen veroorloven om boeken te kopen. De economische crisis zou in die zin juist een gunstig effect hebben op bibliotheekgebruik. 23

24 3.3. Digitale diensten Het gebruik van de website verdubbelde vanaf 2006 ieder jaar. Ook het bestand adressen breidt zich voortdurend uit door acties, accuraat inschrijven van nieuwe leden en het bijwerken van gegevens in geval van mutaties. In 2010 nam de snelle groei van het aantal bezoekers aan de website af en in 2011 is er zelfs sprake van een forse teruggang met 35 %. De verklaring wordt deels gezocht in de technische herinrichting van de site waardoor tellingen anders verlopen. In 2012 nam het aantal bezoekers weer toe met 12,7 % ( 9.609) en in 2013 groeide het aantal bezoekers naar bezoekers en werden er pagina s bezocht. In de communicatie zijn digitale nieuwsbrieven ingevoerd zowel voor klantgroepen (scholen) als individuele leden. De verzending gaat per . De database van leden telt ruim adressen. Dit betreft vooral leden van 18 jaar en ouder. Landelijke ontwikkelingen De maatschappij digitaliseert in een hoog tempo. Wil de bibliotheek haar maatschappelijke positie behouden, dan moet zij goed vindbaar zijn op het internet. Ook moeten leden gemakkelijk gebruik kunnen maken van de diensten van de bibliotheek. Daarom zijn diensten als online zoeken in de catalogus, verlengen, lid worden en reserveren zo belangrijk. Stichting Bibliotheek.nl (BNL) is eind 2009 opgericht om deze digitale diensten namens en voor bibliotheken te ontwikkelen, uit te rollen en te beheren. Door de centrale aanpak kunnen (publieke) middelen effectief worden ingezet en digitale diensten snel worden ontwikkeld. BNL ontwikkelt voor de Nederlandse bibliotheekwereld de WAAS (website as a service). In het WAAS-concept wordt de website-infrastructuur als een online dienst door Bibliotheek.nl aangeboden aan de openbare bibliotheken. Bibliotheek.nl organiseert het applicatiebeheer, zoals het maken van back-ups, het onderhoud en de installatie van nieuwe versies en updates, beveiliging tegen ongeautoriseerde toegang en dergelijke. Alle functionaliteit wordt aangeboden binnen de gemeenschappelijke infrastructuur en is daarmee automatisch beschikbaar voor de websites van de aangesloten lokale bibliotheken. BNOF heeft een eigen, online kopie van de landelijke website. Deze lokale versie heeft dezelfde opbouw en dezelfde look & feel als de landelijke site. De interactiviteit van de website (mijn bibliotheek) en de mogelijkheid om databanken thuis te gebruiken worden verder ontwikkeld. De barcode op de ledenpas is de inlogcode. Bezoekers en bezochte pagina's website BNOF

25 4. Financiële positie De jaarrekening 2013 is door de directeur/bestuurder vastgesteld en door de Raad van Toezicht in haar vergadering van 22 april 2014 goedgekeurd. Bij de jaarrekening heeft de directeurbestuurder een bevestiging afgegeven aan de accountant in samenhang met de controle van de jaarrekening over het boekjaar De bevestiging is gericht op het afgeven van een accountantsverklaring dat de jaarrekening een getrouw beeld geeft van de grootte en de samenstelling van het vermogen van BNOF per 31 december 2013 en van het resultaat over De jaarrekening is opgemaakt in overeenstemming met in Nederland algemeen aanvaarde grondslagen voor financiële verslaggeving en voldoet aan de wettelijke bepalingen betreffende de jaarrekening zoals opgenomen in de Richtlijn voor de jaarverslaggeving 640 Organisaties zonder winststreven. Over de voortgang van beleid en financiën in 2013 is de Raad van Toezicht door middel van kwartaalrapportages geïnformeerd Balans en resultaat Om een beeld van de financiële positie te geven is onderstaand een korte weergave van de balans en een analyse van het resultaat over 2013 opgenomen. Balans per 31 december 2013 stichting bnof ACTIVA (na resultaatbestemming) Materiële vaste activa Vlottende activa Vorderingen Liquide middelen Totaal PASSIVA (na resultaatbestemming) Eigen vermogen Reserves Voorzieningen Langlopende schulden Geldleningen o/g Kortlopende schulden Totaal

26 Resultaat De jaarrekening beschrijft de Baten en de Lasten van onze vestigingen en teams in het werkgebied Noordoost Fryslân en is opgezet rondom de exploitatie van onze organisatie, zoals wij die in 2013 hebben gerealiseerd. Het bedrijfsresultaat voor Stichting Openbare Bibliotheken Noordoost Fryslân is positief. Er was positief begroot. Na verrekening van rentelasten en rentebaten wordt het verschil gedekt door onttrekkingen ( ) en toevoegingen aan bestemmingsreserves/fondsen ( ) en door een toevoeging van aan de algemene reserves. Het resultaat 2013 verschilt van de begroting 2013 door lagere baten en lagere lasten. Per saldo is er sprake van een verschil tussen begroting en jaarrekening van De verschillen worden in de toelichting op de exploitatierekening verklaard. Samenwerking Fries Bibliotheken Netwerk Een aantal kostenposten is niet opgenomen in deze jaarrekening, omdat ze onderdeel uitmaken van de afspraken tussen de Friese bibliotheken. De centrale serviceorganisatie in Leeuwarden, Bibliotheekservice Fryslân, ondersteunt zes bibliotheekorganisaties in Fryslân. Bibliotheekservice Fryslân wordt gefinancierd door provinciale subsidie en inkomsten uit dienstverlening. Omgerekend naar inwoners betekent de provinciale subsidie dat circa 4,00 per inwoner in de vorm van dienstverlening naar de Friese bibliotheken gaat. Dit betreft het provinciebreed gehanteerde uitleen- en catalogussysteem (BICAT en Internettoegangen tot de catalogus), expeditie en de verwerkingskosten van door de bibliotheken aangekochte media. Deze kosten komen niet terug in deze jaarrekening, maar de geleverde diensten en producten maken wel een onmisbaar deel uit van onze organisatie. De waarde is circa 20% van de exploitatie. Door de samenwerking in provinciaal verband (en de subsidie aan het Friese Bibliotheeknetwerk) is het bovendien mogelijk een efficiency voordeel op deze diensten te halen. In de jaren 2012, 2013 en 2014 zal de provincie jaarlijks een korting van op de subsidieverstrekking aan BSF toepassen. De korting heeft zonder meer effect hebben op de bibliotheken in Fryslân en dus ook op BNOF. De keuze is afname van diensten en producten tegen (hogere) tarieven of beperking van de afname van diensten en producten. In 2013 is de financiële administratie en salarisadministratie doorberekend. Dat leidde tot meerkosten Werkkapitaal Per was het beschikbare werkkapitaal Per bedroeg het werkkapitaal Het beschikbare werkkapitaal is derhalve in 2013 met toegenomen. De Raad van Toezicht heeft in 2009 een treasurybeleid vastgesteld. Treasury heeft als doel het beheersen van financiële risico s. De primaire doelstelling van Stichting Openbare Bibliotheken Noordoost Fryslân is het werkzaam zijn op het gebied van het openbaar bibliotheekwerk. Financieren en beleggen is dan ook ondergeschikt en dienend aan de primaire doelstelling. De doelstelling voor de treasury functie bij Stichting Openbare Bibliotheken Noordoost Fryslân is dat deze de financiële continuïteit van de organisatie waarborgt Reserves, voorzieningen, rechten en verplichtingen Voor gemeenten met een budgetsubsidie is het bedrijfsresultaat toegevoegd aan het eigen vermogen en beschreven in de Algemene reserves. Dat geldt voor de gemeenten Achtkarspelen ( ), Dantumadiel ( ) en Dongeradeel ( ). Voor de gemeenten met een exploitatiesubsidie is het bedrijfsresultaat in eerste instantie verrekend met de subsidie. Dat geldt voor Ameland ( ), Ferwerderadiel ( ), Kollumerland ( ) en Schiermonnikoog ( ). Voor Ferwerderadiel geldt dat een deel van dit bedrag een begrote dotatie betrof voor verbetering van de gebouwen. Bovendien valt vanwege de sluiting van Hallum per en de overdracht van het pand aan de gemeente de voorziening voor onderhoud van vrij. Vanwege de exploitatiesubsidie vloeit dit bedrag terug naar de gemeente. Ook in de gemeente Dantumadeel is sprake van vrijval van in de voorziening onderhoud gebouw vanwege de verwachting dat onderhoud aan de 3 gebouwen in eigendom niet meer noodzakelijk zal zijn vanwege sluiting van de 3 panden. De vrijval is onderdeel van het exploitatieoverschot van totaal dat is toegevoegd aan de egalisatiereserve. Onderstaand een overzicht van de voorzieningen. 26

27 Voorzieningen Stand per Onttrekking Toevoeging Stand per onderh. gebouw Buitenpost onderh. gebouw Damwâld onderh. gebouw De Westereen onderh. gebouw Feanwâlden onderh. gebouw Hallum onderh. gebouw Kollum jubilea TOTAAL Voor Schiermonnikoog geldt dat verzocht zal worden het overschot te bestemmen voor de verhuizing naar en herinrichting van de bibliotheek in De Promenade. Aan de Stichting Promenade is een bijdrage toegezegd van Cofinanciering door de partners in het project was een van de voorwaarden van het Waddenfonds voor de toekenning van de subsidie. Voor Kollumerland is sprake van nieuw- en verbouw voor de realisering van een Kind centrum. Dorpscentrum De Colle en de bibliotheek maken hier onderdeel van uit. De bibliotheek zal volgens de richtlijnen van de landelijke formule bibliotheek worden heringericht. Aan het college zal worden verzocht voor dit doel het bedrijfsresultaat aan de bestemmingsreserve Inrichting toe te voegen. Voor Ameland geldt dat het overschot naar de gemeente terug zal vloeien. Aan de bestemmingsreserve inrichting en automatisering Ameland is in het verslagjaar toegevoegd. De in de historie ontstane Scholingsfonds en Mobiliteitsfonds zijn in de jaarrekening 2010 samengevoegd tot een bestemmingsreserve Personeel. Per is het ziekteverzuimfonds van de gezamenlijke Friese bibliotheken opgeheven en is het rest kapitaal over de deelnemers verdeeld. Vanaf dat moment is BNOF eigen risicodrager. In 2007 is het ESF project Kwaliteitsimpuls in het kader van bibliotheekvernieuwing inhoudelijk afgerond. Het project is begin 2014 definitief financieel afgerond met uitkering van een vergoeding van ruim Dit bedrag is op basis van inwonertal verdeeld en toegevoegd aan de reserve personeel van iedere gemeente. Een nieuwe bestemmingsreserve sinds de jaarrekening 2012 is: Fusie. Hierin is in 2012 de vrijval van de leenrechten van gedoteerd. De reserve is bestemd voor het fusietraject dat de stichting bibliotheken Noordwest Fryslân en Bibliotheken Noordoost Fryslân zijn overeengekomen. Het voornemen is per te fuseren. De reserve dient om alle voorbereidingen te dekken. De projectbegroting bedraagt De 2 organisaties delen de kosten. In 2013 is van het aandeel van BNOF van van BNOF aan deze reserve onttrokken. Onttrekkingen aan de bestemmingsreserves ten behoeve van activa waren er volgens plan voor de inrichting van Dokkum. In de niet uit de balans opgenomen verplichtingen staan de huurverplichtingen van de huurpanden vermeld. De niet vermelde panden zijn in eigendom. 27

28 5. Bestuur en personeel 5.1. Bestuur De heer J. Bethlehem is directeurbestuurder van de Stichting. Hij staat als zodanig onder toezicht van de Raad van Toezicht (RVT). De heer Bethlehem is daarnaast lid van het Fries Directieberaad, de opvolger van de bestuurstructuur die het Fries Bibliotheken Netwerk sinds 2004 kende. De bestuursstructuur van Bibliotheekservice Fryslân en het Fries Bibliotheken Netwerk is in 2011 onderzocht en gewijzigd. In de oude situatie vormden de directeurbestuurders van de basisbibliotheken samen het bestuur van Bibliotheekservice Fryslân. In de nieuwe constructie kent Bibliotheekservice Fryslân een structuur met een raad van toezicht met onafhankelijke leden en een directeur bestuurder. De gezamenlijke directeurbestuurders vormen het Fries Directieberaad. Hiertoe is een convenant ondertekend en zal een beleidsplan worden ontwikkeld. Bibliotheek Smallingerland is in 2012 toegetreden, waarmee er een dekkend Fries netwerk rond het openbaar bibliotheekwerk is ontstaan. De Ondernemingsraad van Bibliotheken Noordoost Fryslân maakt jaarlijks een verslag. De OR bestond in 2013 uit de volgende leden: De heer A. Helder voorzitter Mevrouw A. Hendrikson secretaris Mevrouw G. Bouma lid 5.2. Personeel Elk van tien vestigingen had tot februari 2008 haar eigen team en formatie. Daarmee vormden zij per locatie een afdeling. De teams werden sinds het ontstaan van BNOF in 2004 door het Managementbureau ondersteund. Vanaf 2008 is een nieuwe organisatiestructuur ingevoerd. De medewerkers in de directe dienstverlening in de vestigingen zijn verenigd in een team informatieen adviesmedewerkers. Zij worden ondersteund door regionale teams: team Jeugd- en school, team Marketing en communicatie, team Media en collecties, team Services en door de Overhead. De Overhead bestaat uit Directie, personeelsfunctionaris en managementondersteuner. Hiermee is een functionele organisatiestructuur ontstaan die de RvT al in 2004 voor ogen stond. In 2014 zal er een reorganisatie plaats vinden om de organisatiestructuur beter aan te sluiten op de landelijke lijnen rond de formulebibliotheek, de bibliotheek op school en de digitale bibliotheek. Hiermee worden beleid, financiën en organisatie optimaal met elkaar in balans gebracht. Er waren in 2013 gemiddeld 755 uren per week beschikbaar tegenover 828 in Er waren 768 uren begroot. Een deel van het verschil is ingevuld met uitzendkrachten. Het ziekteverzuim was in 2013 op een alleszins acceptabel niveau van 2,43%. Er waren 21 verzuimmeldingen verdeeld over 13 van de 37 medewerkers met 328 dagen verzuim. Dat is vergelijkbaar met het verzuim in Omvang en verzuim Personeel in FTE s 21,0 23,0 24,3 24,0 23,4 24,0 23,9 23,8 Ziekteverzuim (in %) 2,4 2,0 3,1 1,7 3,5 2,1 1,7 Ziekteverzuim landelijk 4,5 4,4 4,4 4,6 4,3 4,5 4,1 28

29 6. Jaarverslag Raad van Toezicht In overeenstemming met artikel 20 van de Statuten bericht de Raad van Toezicht in dit Jaarverslag 2013 over de werkzaamheden en de situatie van de Stichting Openbare bibliotheken Noordoost Fryslân in De Raad van Toezicht bestond in 2013 uit de volgende vijf personen: Dhr. L.J. Lyklema voorzitter Dhr. W. Knobbe vicevoorzitter Mevr. J. van der Wal secretaris / penningmeester Mevr. B. Bangma - Krot lid Mevr. C. van Noort lid 6.1. Vergaderingen en behandelde onderwerpen De Raad van Toezicht vergaderde in 2011 vijfmaal. De vergaderdata waren op 12 februari, 22 april, 26 juni, 18 september en 12 november. De Raad van Toezicht heeft in 2011 gekozen voor verandering van accountant. In zijn vergadering van 24 april 2011 heeft ze zich voor de eerste maal laten adviseren door de accountants van KPMG. KPMG en directeur / bestuurder hebben de jaarrekening 2013 op 22 april 2013 toegelicht aan Raad van Toezicht en de Ondernemingsraad. Daarna is de Jaarrekening 2013 goedgekeurd. De Raad van Toezicht heeft in deze vergadering kwijting en decharge verleend aan de directeurbestuurder voor het door hem gevoerde bestuur over In de vergadering van 18 september is ingestemd met de Begroting Uitgangspunt voor onze organisatie is dat inzet van gemeentelijke subsidies ten goede komt aan de betreffende gemeente, maar ook dat de middelen zo efficiënt mogelijk worden ingezet. De RvT is van mening dat de prestaties leidend moeten zijn en de systemen moeten volgen. Hierdoor is er een organisatiestructuur ontwikkeld met Regionale teams naast de lokale vestigingen. Dezelfde systematiek zit ook in de begroting. In 2011 en 2012 is intensief vergadert over de ontwikkeling van de Regiovisie als antwoord op de maatschappelijke ontwikkelingen, de ontwikkelingen in de bibliotheekbranche en de bezuinigingen als gevolg van de economische crisis. Met de Regiovisie worden de noodzakelijke bezuinigingen behaald met behoud van dienstverlening en kwaliteit. Iedere vergadering stond de voortgang van de uitvoering van de Regiovisie op de agenda. De RvT is bijzonder tevreden over de bereikte resultaten. De raad is van mening dat de Regiovisie onderbouwt dient te zijn door een meerjarenconvenant om de uitvoering te borgen. Afgesproken is dat het beleid in de Regiovisie tot en met 2014 gefinancierd wordt op de bestaande wijze en vanaf 2015 zullen alle baten en lasten worden gedeeld. Vanaf dat moment ziet de RvT een meerjarenconvenant van kracht worden. De plannen rond de fusie zouden dan in kunnen houden dat de meer jaren overeenkomst uitgebreid zal worden naar het gehele werkgebied Noord Fryslân. Er is een onderzoek gaande naar de meerwaarde van een fusie met de stichting Openbare Bibliotheken Noordwest Fryslân. De beleidsplannen van de organisaties en de kenmerken van het werkgebied komen sterk overeen. Bundeling van krachten biedt naar verwachting betere kansen voor de toekomst dan de 2 organisaties afzonderlijk zouden bereiken. Als start is midden 2012 een intentieverklaring getekend waarin afgesproken is een onderzoek door een extern bureau te laten uitvoeren. Het rapport is eind 2012 besproken. Het bevestigde het beeld dat een fusie een meerwaarde voor beide organisaties zou hebben. In NW Fryslân bestond een vacature voor directeurbestuurder. De RvT stemde er mee in de directeurbestuurder voor 50 % te detacheren naar Noordwest Fryslân met als gemeenschappelijke opdracht het fusietraject verder te ontwikkelen. Het onderzoek is in 2013 voortvarend voortgezet. Er is een projectteam ingericht en een plan van aanpak met een begroting gemaakt. In de vergadering van 26 juni is het voorstel tot fusie besproken. De Raad van Toezicht besloot dat de tijd nog niet rijp was voor een fusie. Positief waren de raden over de kansen en mogelijkheden voor de dienstverlening aan de gemeenten en inwoners. Het oordeel viel negatief uit vanwege het due diligence onderzoek dat door Ernst & Young is opgeleverd. De financiële problemen als gevolg van bezuinigingen in Noordwest Fryslân waren nog onvoldoende opgelost om te kunnen spreken van gelijkwaardige partners. Het perspectief is evenwel gunstig beoordeeld. Vandaar dat is besloten tot een no-go-now. De directeur / bestuurder is opgedragen het onderzoek voort te zetten met de focus op de financiën. 29

30 Andere behandelde onderwerpen: Behalve de Jaarrekening 2012, de begroting 2014 en de voortgang rond de Regiovisie en fusieplannen zijn diverse andere onderwerpen behandeld. Onder andere: indexering en subsidieaanvragen 2014, verzuimrapportage, functioneringsgesprek met de directeurbestuurder, managementrapportages per kwartaal met uitvoering en bewaking van de begroting, ontwikkeling van leden en uitleencijfers mede als gevolg van sluiting van Kollumerzwaag en Feanwâlden, rapportages over projecten en voortgang per gemeente, ontwikkelingen in het Fries Bibliotheek Netwerk en landelijke ontwikkeling die relevant zijn voor het bibliotheekwerk in NO Fryslân. De RvT liet zich, buiten de vergaderingen om, met name informeren over de digitale ontwikkelingen (o.a. e-books) in bibliotheekland. Positief is de raad over de nieuw- en verbouwplannen in De Westereen, Kollum en Schiermonnikoog. De raad heeft afspraken gemaakt voor een zelfevaluatie. Deze is in 2012 uitgevoerd en staat gepland in het eerste kwartaal van Vragen in deze evaluatie zijn: zitten we in onze rol als toezichthouder, staan de goede onderwerpen op de agenda, kan de RvT beter functioneren. De herziene versie van de Code Cultural Governance is besproken en globaal getoetst aan statuten en interne regelingen voor directie en RvT. Besloten is de nieuwe inzichten in de CCG te verwerken in de juridische documenten die in het kader van de fusie in ontwikkeling zijn. Ondernemingsraad De heer L.J. Lyklema is contactpersoon richting de Ondernemingsraad. Hij ontvangt de vergaderstukken van de OR en heeft regelmatig overleg met de OR Evaluatie en oordeel De Raad van Toezicht heeft de behaalde resultaten op de onderscheiden beleidsterreinen aan de hand van de gestelde doelen en de bijbehorende budgetten beoordeeld. De bevindingen stemmen overeen met de weergave door de bestuurder zoals in de inleiding bij dit Jaarverslag is verwoord. De Raad van Toezicht heeft in het eerste jaar (2004) gefocust op het neerzetten van de organisatie. In het tweede jaar (2005) hebben de strategie en de plannen rond de inhoudelijke vernieuwing centraal gestaan in het beleid. In het derde jaar (2006) heeft de RvT de voortgang en de resultaten van de inhoudelijke vernieuwing gemonitord en gestimuleerd. In 2007 was verbetering van de kwaliteit van de dienstverlening en behalen van de certificering een speerpunt in de toezichthoudende taak. In 2008 is heeft de RvT zich gefocust op een nieuwe beleidsperiode van 4 jaren waarin jeugd, marketing en digitalisering centraal staan. Met de invoering van zelfbediening als hefboom is de organisatie heringericht en voorbereid op deze nieuwe beleidsperiode. In 2009 heeft die ontwikkeling en stabilisering van de organisatie zich voortgezet, onder andere door functiebeschrijvingen, functiewaardering en ontwikkelingsgesprekken. De organisatie heeft, naar de inschatting van de RvT, nog meer potentie voor verbetering van de kwaliteit en de continuïteit. In 2009 en 2010 zijn de schoolbibliotheken gerealiseerd en is de marketing van diensten en producten sterk ontwikkeld. In 2012 heeft de RvT kennis genomen van de evaluatie van de Bibliotheken op school. Gebruik door leerlingen en onderwijsteam en de hoge waardering van gemiddeld een 8 stemmen tot 30