Korte handleiding: standaarden factuurgegevens

Transcriptie

1 PO-FACTUREN Leveranciersnaam De leveranciersnaam moet overeenkomen met de PO Voor (PO- To)-naam op andere Colgate/Hill's PO s. Als je leveranciersnaam of adres is gewijzigd ten opzichte van de gegevens op de PO, gelieve dan contact op te nemen met de Colgate/Hill's-inkoper of de commercieel verantwoordelijke om de wijziging van de leveranciers-masterdata op gang te brengen. Leveranciersadres Het leveranciersadres moet overeenkomen met het PO Voor (PO To)-adres op andere Colgate/Hill's PO's. Als de factuur wordt opgemaakt door een afdeling, gebruik dan het afdelingsadres. Als uw leveranciersnaam of -adres is gewijzigd ten opzichte van de gegevens op de PO, gelieve dan contact op te nemen met de Colgate/Hill's-inkoper of de commercieel verantwoordelijke om de wijziging van de leveranciers-masterdata op gang te brengen. adres van de leverancier Deze informatie is niet vereist. Echter, door de opgave van een e- mailadres zijn wij in staat om contact met u op te nemen in geval van problemen met de verwerking van uw facturen. BTW ID nr van de leverancier Specificatieadres en bankgegevens Information Juridische Eenheid van Colgate/Hill s (Legal Entity) Colgate/Hill s voert uitsluitend betalingen uit op basis van de specificatieadressen of bankgegevens die voorkomen in onze leveranciers-masterdata. Als er wijzigingen aan deze gegevens vereist zijn, neemt u dan aub contact op met uw Colgate/Hill s-inkoper of de commercieel verantwoordelijke om de wijziging van de leveranciersmasterdata op gang te brengen. OPMERKING: het opgegeven specificatieadres of de opgegeven bankgegevens op facturen die zijn ingediend via het Tungstensysteem vormen geen afdoende berichtgeving of afdoend wijzigingsverzoek aan Colgate/Hill s. U dient de juiste Juridische entiteit van Colgate/Hill s te selecteren (Tungsten-account voor de aankoper) wanneer u een factuur indient: Zie Appendix I aan het eind van dit document voor de inventarisatie van de Juridische Entiteiten van Colgate/Hill s Europa met hun juiste Tungsten-aankoperaccountnummers.

2 PO-FACTUREN Leveradres moet overeenkomen met de informatie op de PO. Straat, Stad, Staat/Provincie, Postcode en Land. Voor Webform-leveranciers hebben wij standaard het leveradres van onze PO in het systeem. U dient het juiste Land en de staat/provincie te selecteren. Factuurnummer Colgate/Hill s kan per factuur slechts één PO-referentie verwerken. Indien u factureert voor meedere PO's, dient voor iedere PO een aparte factuur met een uniek factuurnummer te worden ingediend. Factuurnummer/ referentie mag maximaal 16 karakters tellen. Factuurdatum Factuurdata in de toekomst zijn niet toegestaan. Aankooporder (Purchase Order - PO) PO-positie(s)/line item-nummer(s) van de PO Het PO-nummerformaat: (prefix van twee karakters + 45 of 75 plus 8 numerieke karakters) Colgate/Hill s aanvaardt slechts één PO-referentie op iedere factuur. Facturen met meedere PO-referenties zullen worden afgewezen. U ontvangt een bericht van het from Tungsten-systeem on u te informeren over de nodige wijzigingen aan de factuur opdat deze met succes kan worden ingediend bij Colgate/Hill s. De PO Line item-referentie moet zijn vervat voor ieder item dat wordt gefactureerd aan Colgate/Hill s. Voor ingeval dergelijke informatie ontbreekt, heeft Colgate/Hill s aan Tungsten gevraagd om de volgende gegevensvertaling door te voeren: o Facturen voor PO s met één enkele regel zullen worden toegepast op de PO line item-referentie op de PO o Bij facturen met meedere PO line items zal Tungsten proberen om het Colgate/Hill s materiaal ( M )-nummer op uw factuur te matchen met het unieke PO line item voor het M-nummer waarnaar wordt verwezen o Als het M-nummer verschijnt op meerdere regels op de PO, dan zullen deze facturen worden afgewezen. U krijgt een e- mailbericht van Tungsten om u te informeren over de ontbrekende informatie die is vereist om uw factuur met succes in te dienen bij Colgate/Hill s. Beschrijving en productcode van de goederen of diensten (moeten overeenkomen met de PO op line item-niveau)

3 PO-FACTUREN Het aantal gefactureerde items per PO line item-nummer moet zijn vervat in iedere factuurregel. Als de factuur betrekking heeft op een PO met reeks van 75 met de valuta als meeteenheid, gelieve dan de waarde van de gefactureerde diensten en een eenheidsprijs 1. te vermelden in het aantallenveld. Gelieve de volgende afspraak voor PO line item-nummers na te leven: o PO met reeks van 45: PO l ine i tem- r e f e r e n t i e s a l s v e e l v o u d v a n 10 (bijv. 10, 20, 30, enz.) o PO met reeks van 75: PO line item-referentie zijn opeenvolgend (bijv. 1, 2, 3, 4, enz.) Factureringsvaluta moet overeenkomen met de PO-valuta PO Eenheidsprijs/-kosten Currency Als de factuur betrekking heeft op een PO met een reeks van 75 met de valuta als meeteenheid, dient de eenheidsprijs altijd 1. te zijn. Meeteenheid moet overeenkomen met de PO-meeteenheid Indien deze van toepassing zijn, dienen kosten voor binnenkomende vrachten duidelijk te zijn vermeld in een aparte factuurregel Belastingbedrag, indien van toepassing Prijs-/aantallenkortingen A l s de factuur betrekking heeft op een PO met een reeks van 75 (PO's met de valuta als meeteenheid), dan is de te gebruiken meeteenheid de PO-valuta. Als de vrachtkosten niet worden vervat in de prijs van de aangekochte goederen, dan zal Colgate/Hill s-po een unieke PO line item voor mogelijke vrachtkosten bevatten. Gelieve dit PO line item-nummer te gebruiken om vrachtkosten te factureren aan Colgate/Hill s. Als het unieke vracht line item niet vervat was in de PO, gelieve dan contact op te nemen met de Colgate/Hill s- aanvrager teneinde de PO te wijzigen zodat u uw facturen zonder problemen kunt indienen. Vrachtkosten die als een speciale regel op uw factuur staan, dienen te worden goedgekeurd door de commercieel verantwoordelijke. Prijs-/ a a n t a l l e n k o r t i n g e n m o g e n u i t s l u i t e n d o p h e t P O l i n e i t e m - n i v e a u t e w o r d e n v e r m e l d. Als een korting wordt toegepast op het hoofdingniveau van de factuur, dan zult u een afwijzingsbericht ontvangen van Tungsten met het verzoek om de korting toe te passen op PO line itemniveau.

4 Netto- en totaal factuurbedrag

5 PO-FACTUREN Relevant leverbonnummer en leverdatum Leverbon- en datareferenties mogen alleen worden vermeld op het PO line item-niveau van de factuur. Indienen van bijlagen bij uw factuur is mogelijk. Bijlagen om gefactureerde bedragen te staven kunnen worden toegevoegd aan uw factuur. Tungsten beperkt bijlagen tot: o Maximum aantal bijlagen: vijf (5) o Maximale grootte: 12 MB Geïntegreerde leveranciers wordt verzocht de Tungsten training video inzake het toevoegen van bijlagen te bekijken. PO-CREDIT NOTA S Naast de vereiste informatie op een factuur, O moeten credit nota's apart te worden opgesteld en duidelijk te worden gemarkeerd als een credit nota O moeten credit nota s te verwijzen naar: De originele PO Het originele factuurnummer.

6 NON-PO-FACTUREN Naam en adres van de aanvrager moeten op facturen zonder PO te worden vermeld Juridische Eenheid van Colgate/Hill s (Legal Entity) Dit is met name van belang voor geoorloofde facturen zonder PO. Alleen geldige adressen worden aanvaard. U dient de juiste Juridische Entiteit van Colgate/Hill s (Tungsten aankopersaccount) te selecteren bij het indienen van facturen. Zie Appendix I aan het eind van dit document voor de inventarisatie van de Juridische Entiteiten van Colgate/Hill s Europa ten opzichte van hun juiste Tungsten aankopersaccountnummer. Leveranciersnaam en -adres dient overeen te komen met de leveranciersnaam in onze vendor master data. Als uw leveranciersnaam of -adres is gewijzigd ten opzichte van de gegevens op de PO, gelieve dan contact op te nemen met de Colgate/Hill's-inkoper of de commercieel verantwoordelijke om de wijziging van de leveranciers-masterdata op gang te brengen. BTW ID nr van de leverancier Specificatieadres en bankgegevens Colgate/Hill s voert uitsluitend betalingen uit op basis van de specificatieadressen of bankgegevens die voorkomen in onze leveranciers-masterdata. Als er wijzigingen aan deze gegevens vereist zijn, neemt u dan aub contact op met uw Colgate/Hill sinkoper of de commercieel verantwoordelijke om de wijziging van de leveranciers-masterdata op gang te brengen. Het opgegeven specificatieadres of de opgegeven bankgegevens op facturen die zijn ingediend via het Tungsten-systeem vormen geen afdoende berichtgeving of afdoend wijzigingsverzoek aan Colgate/Hill s; een dergelijk verzoek dient te worden ingediend middels bovenvermeld referentieformulier voordat u de factuur indient. Factuurnummer Factuurnummer/ -referentie mag maximal 16 karakters tellen. Factuurdatum Factuurdata in de toekomst zijn niet toegestaan. Beschrijving van de goederen of moet voor alle line items op de factuur worden vermeld. diensten Aantal gefactureerde items moet op Als de factuur betrekking heeft op een PO met een reeks van 75 iedere factuurregel te worden vermeld. met de valuta als meeteenheid, dient de eenheidsprijs altijd 1. te zijn.

7 Factureringsvaluta moet overeenkomen met de PO-valuta in onze vendor master data. Afwijkingen worden teruggestuurd naar de leverancier om te Eenheidsprijs/-kosten Meeteenheid moet overeenkomen met de PO-meeteenheid PO Belastingsbedrag, Unit of Measure indien van toepassing worden gecorrigeerd. Voor diensten zonder PO, dient de eenheidsprijs altijd 1 te zijn en dient het aantal de waarde van de uitgevoerde diensten te zijn. Voor diensten zonder PO gebruikt u /per als meeteenheid.

8 NON-PO-FACTUREN Prijs-/aantallenkortingen Prijs-/ aantallenkortingen mogen uitsluitend op het PO line itemniveau te worden vermeld. Als een korting wordt toegepast op het hoofdingniveau van de factuur, dan zult u een afwijzingsbericht ontvangen van Tungsten met het verzoek om de korting toe te passen op PO line itemniveau. Netto- en totaal factuurbedrag Indienen van bijlagen bij uw factuur is mogelijk. Bijlagen om gefactureerde bedragen te staven kunnen worden toegevoegd aan uw factuur. Tungsten beperkt bijlagen tot: o Maximum aantal bijlagen: vijf (5) o Maximale grootte: 12 MB inzake het toevoegen van bijlagen te bekijken.tungsten trainingvideo inzake het toevoegen van bijlagen te bekijken. CREDIT ZONDER PO NOTA S Naast de vereiste informatie op een factuur: o moeten credit nota's apart te worden opgesteld en duidelijk te worden gemarkeerd als een credit nota o moeten credit nota s verwijzen naar het originele factuurnummer.. Bovenvermelde gegevens zijn belangrijk en worden vereist door Colgate/Hill s om uw factuur snel te kunnen verwerken en deze op tijd te kunnen betalen. Als er belangrijke informatie ontbreekt op uw factuur, zal Tungsten uw factuur niet kunnen accepteren en dus ook niet aan Colgate/Hill s kunnen doorspelen. Uw factuur zal in dat geval worden teruggestuurd met opgaaf van de reden van deze mislukking.