Definitie. UBL factuur. Datum: Versie: 1.0

Transcriptie

1 Definitie UBL factuur Datum: Versie: 1.0

2 Inhoudsopgave 1. Inleiding Gebruik van dit document Uitgangspunten Ondersteunde processen 4 2. Definitie UBL factuur Invoice Document referentie Leverancier Afnemer Afleveradres Betalingsgegevens BTW totalen Factuurtotaal Factuurregel Kanalen om de elektronische factuur te ontvangen CB Online FTP 16 2 / Definitie UBL Factuur

3 1. Inleiding Voor het kenbaar maken van elektronische facturen maakt CB gebruik van de Unified Business Language standaard. Dit document is gebaseerd op versie 2.0 van Unified Business Language, 12 december 2006 ( Gebruik van dit document Een standaard UBL factuur is opgedeeld in composites. Een composite is een groepering van verwante elementen. Een composite kan ook andere, onderliggende composites bevatten. Dit document volgt de groepering van verwante velden en composites zoals beschreven in UBL versie 2.0, 12 cecember Voor elk besproken veld (data element) van het bestand worden in een tabel volgende punten aangegeven: Data element Composite Waarbij: Element: Cardinaliteit: Voorbeeld: Opmerking: De logische naam voor het Data element of de Composite UBL element: Naam van het Data element of de Composite zoals gebruikt binnen het bericht Attribuut: Naam en waarde van attribuut zoals gebruikt binnen het UBL element Hier wordt aangegeven of een Data element of Composite verplicht is en hoe vaak deze mag voorkomen Optioneel en mag maximaal één keer voorkomen 0..n Optioneel en mag maximaal meerdere keren voorkomen 1..1 Verplicht en mag maximaal één keer voorkomen 1..n Verplicht en mag maximaal meerdere keren voorkomen De cardinaliteit zoals voorgeschreven door de UBL standaard wordt hier aangegeven. CB sluit aan bij de cardinaliteit volgens de UBL standaard. Hierbij kan het wel voorkomen dat een element volgens de standaard optioneel is maar door CB wel altijd wordt gevuld. Bevat een voorbeeld waarde voor het Data element. Bevat eventueel toelichtende opmerkingen bij het Data element of de Composite zoals bijvoorbeeld het formaat. Niet elk Data element of Composite moet worden opgenomen in de UBL factuur. Optionele Data elementen en Composites welke niet door CB gebruikt worden zijn niet opgenomen in deze definitie. In de tabel worden Data elementen in een witte rij weergegeven. Composites worden in een gearceerde rij weergegeven ten teken dat deze Composite later verder wordt uitgewerkt in Data elementen en eventueel geneste Composites. De naam van de Composite is een hyperlink naar de verdere uitwerking ervan Uitgangspunten CB volgt de UBL standaard volledig, hetgeen betekent dat alle verplichte velden volgens de UBL standaard ook overgenomen worden. 3 / Definitie UBL Factuur

4 1.3. Ondersteunde processen Dit document beschrijft de berichtdefinities voor de volgende processen: Het kenbaar maken van een verkoopfactuur 4 / Definitie UBL Factuur

5 2. Definitie UBL factuur Voor het kenbaar maken van de verkoopfactuur wordt gebruikt gemaakt van het UBL documenttype Invoice. CB Afnemer Opstellen Factuur Factuur (Invoice) Ontvangen Factuur 2.1. Invoice UBL versienummer cbc:ublversionid Factuurnummer cbc:id Kopie Indicator cbc:copyindicator 0..1 False De waarde hiervan is altijd false Factuurdatum cbc:issuedate Formaat YYYY-MM-DD Factuurtype cbc:invoicetypecode 0..1 D D = Debet / C = Credit Valuta cbc:documentcurrencycode 0..1 EUR Aantal factuurregels cbc:linecountnumeric Document referentie cac:billingreference/ 0..n Leverancier cac:accountingsupplierparty/ 1..1 Afnemer cac:accountingcustomerparty/ 1..1 Afleveradres cac:delivery/ 0..n

6 Betalingsgegevens cac:paymentmeans/ 0..n BTW totalen cac:taxtotal/ 0..1 Factuurtotaal cac:legalmonetarytotal/ 1..1 Factuurregel cac:invoiceline/ 1..n 2.2. Document referentie PDF referentie cac:invoicedocumentreference/cbc:id _CBF_DV_201206_ pdf Verwijzing naar het leesbare PDF document waarin deze factuur is opgenomen 2.3. Leverancier KvK nummer cac:party/ cac:partyidentification/ cbc:id Naam cac:party/ cac:partyname/ cbc:name 1..1 CB Facturatie B.V. Naam van de facturerende partij Postadres cac:party/cac:postaladdress/ 1..1 Postadres facturerende partij BTW schema cac:party/cac:partytaxscheme/ 0..1 BTW schema facturerende partij Contactgegevens cac:accountingcontact/ 0..1 Contactgegevens facturerende partij Postadres Postbus cac:party/ cac:postaladdress/ cbc:postbox Plaats cac:party/ cac:postaladdress/ cbc:cityname 0..1 Culemborg Postcode cac:party/ cac:postaladdress/ cbc:postalzone AC Landcode cac:party/ cac:postaladdress/ cac:country/cbc:identificationcode 0..1 NL Land cac:party/ cac:postaladdress/ cac:country/cbc:name 0..1 Nederland 6 / Definitie UBL Factuur

7 BTW schema BTW Nummer cac:party/ cac:partytaxscheme/ cbc:companyid 0..1 NL B01 BTW schema naam cac:party/ cac:partytaxscheme/ cac:taxscheme/cbc:name 1..1 NL VAT Contactgegevens Telefoonnummer cac:accountingcontact/cbc:telephone Faxnummer cac:accountingcontact/cbc:telefax cac:accountingcontact/cbc:electronicmail 0..1 Dit element is alleen gevuld in geval van facturatie door eboekhuis b.v Afnemer Relatie ID Afnemer cbc:supplierassignedaccountid Relatie ID waarmee de afnemer binnen CB geïdentificeerd wordt Afnemernaam cac:party/cac:partyname/cbc:name 1..1 XYZ, Literaire Boekhandel Factuuradres cac:party/ cac:postaladdress/ 0..1 Factuuradres BTW schema cac:party/ cac:partytaxscheme/ 0..1 BTW schema afnemer 7 / Definitie UBL Factuur

8 Factuuradres Adres cac:party/ cac:postaladdress/cbc:streetname 0..1 Straatweg 1 Straat + Huisnummer van het factuuradres Ter attentie van cac:party/ cac:postaladdress/cbc:inhous 0..1 afdeling crediteuren Wordt alleen gevuld indien deze van toepassing is bij de betreffende factuur Plaats cac:party/ cac:postaladdress/cbc:cityname 0..1 Amsterdam Postcode cac:party/ cac:postaladdress/cbc:postalzone AA Landcode cac:party/ cac:postaladdress/ cac:country/cbc:identificationcode 0..1 NL Land cac:party/ cac:postaladdress/ cac:country/cbc:name 0..1 Wordt alleen gevuld wanneer het niet Nederland is BTW schema BTW nummer afnemer cac:party/ cac:partytaxscheme/ 0..1 NL B01 cbc:companyid BTW schema naam cac:party/ cac:partytaxscheme/ cac:taxscheme/cbc:name 1..1 NL VAT Wordt alleen gevuld als in het vorige element een BTWnummer is opgenomen Dit is het belastingregime waaronder het BTW nummer van de afnemer valt. 8 / Definitie UBL Factuur

9 2.5. Afleveradres Adres cac:deliveryaddress/cbc:streetname 0..1 Straatweg 1 Straat + Huisnummer van het afleveradres Ter attentie van (levering) cac:deliveryaddress/cbc:inhous 0..1 Dhr. J. Jansen Wordt alleen gevuld indien deze van toepassing was bij de betreffende levering Plaats cac:deliveryaddress/cbc:cityname 0..1 Amsterdam Postcode cac:deliveryaddress/cbc:postalzone AA Landcode cac:deliveryaddress/ 0..1 NL cac:country/cbc:identificationcode Land cac:deliveryaddress/ cac:country/cbc:name 0..1 Wordt alleen gevuld wanneer het niet Nederland is Relatie ID levering cac:deliveryparty/cac:partyidentification/cbc:id Dit is een samentrekking van het relatie ID en het stroomnummer van het afleveradres. Standaardwaarde voor stroomnummer is 00. klanten kunnen meerdere stroomnummers hebben (01,02 enz.) om orderstromen aan te sturen naar bv: ander fysiek adres en verschillende afdelingen binnen de winkel. Naam relatie cac:deliveryparty/cac:partyname/cbc:name 1..1 XYZ, Literaire Boekhandel 9 / Definitie UBL Factuur

10 2.6. Betalingsgegevens Code betaalwijze cbc:paymentmeanscode 1..1 AI AI = Automatische Incasso, VD = Door u te voldoen, VR = Door u te verrekenen Vervaldatum cbc:paymentduedate Formaat YYYY-MM-DD Omschrijving betaalwijze cbc:instructionnote 0..n Automatische Incasso Automatische incasso, Door u te voldoen of Door u zelf te verrekenen Bankgegevens facturerende partij cac:payeefinancialaccount/ 0..1 Bankgegevens facturerende partij Bankgegevens facturerende partij IBAN Banknummer cbc:id 0..1 NL76RABO IBAN nummer van de facturerende partij BIC code bank cac:financialinstitionbranch/cbc:id 0..1 RABONL2U BIC code van de bank van de facturerende partij Naam bank cac:financialinstitionbranch/cbc:name 0..1 Rabobank Naam van de bank van de facturerende partij 2.7. BTW totalen Totaal BTW bedrag cac:taxtotal/cbc:taxamount currencyid= EUR Totalen per BTW percentage cac:taxtotal/ cac:taxsubtotal/ 0..n Repeterende groep per BTW % 10 / Definitie UBL Factuur

11 Totalen per BTW percentage BTW grondslag cac:taxsubtotal/cbc:taxableamount currencyid= EUR BTW bedrag cac:taxsubtotal/cbc:taxamount currencyid= EUR BTW percentage cac:taxsubtotal/cbc:percent Wettekst cac:taxsubtotal/cac:taxcategory/cbc:taxexemptionreason 0..1 Exempt intracommunity supply - article 138 of the EC VAT directive Dit element wordt gevuld als er een specifieke wettekst op de factuur van toepassing is BTW schema naam cac:taxsubtotal/cac:taxcategory/cac:taxscheme/cbc:name 1..1 NL VAT 2.8. Factuurtotaal Totaal factuurbedrag excl. BTW cac:legalmonetarytotal/cbc:taxexclusiveamount currencyid= EUR Totaal factuurbedrag incl. BTW cac:legalmonetarytotal/cbc:payableamount currencyid= EUR / Definitie UBL Factuur

12 2.9. Factuurregel Een factuurregel kan zowel een gefactureerd artikel betreffen als doorbelaste verzendkosten. Identificatie van de factuurregel cac:invoiceline/(1..1) cbc:id Factuurregelopmerking cac:invoiceline/(0..1) cbc:note 0..1 Embargo t/m Aantal cac:invoiceline/(0..1) cbc:invoicedquantity Netto regelbedrag excl. BTW cac:invoiceline/(1..1) cbc:lineextensionamount currencyid= EUR Orderregelreferentie cac:invoiceline/(0..n) cac:orderlinereference/ 0..n Levering cac:invoiceline/(0..n) cac:delivery/ 0..n Wordt opgenomen wanneer het een levering door CB betreft Korting cac:invoiceline/(0..n) cac:allowancecharge/ 0..n BTW totalen factuurregel cac:invoiceline/(0..n) cac:taxtotal/ 0..n Gefactureerde item cac:invoiceline/(1..1) cac:item/ 1..1 Consumentenprijs cac:invoiceline/(0..1) cac:price/ / Definitie UBL Factuur

13 Orderregelreferentie Deze groep kan binnen een factuurregel meerdere keren voorkomen. Bijvoorbeeld bij de facturatie van eboek leveringen worden eboek leveringen van dezelfde titel met dezelfde condities gesommeerd op één factuurregel. Aan de betreffende factuurregel liggen dus meerdere orders en leveringen ten grondslag. CB factuurregelreferentie cac:orderlinereference/cbc:lineid Dit betreft een interne CB regel referentie waarbij een link gelegd kan worden naar een regel in het uitgevoerde opdrachtbericht (UITOPD). Afnemer orderreferentie cac:orderlinereference/ cac:orderreference/cbc:id Wordt gevuld met de orderregel referentie welke door de afnemer bij het indienen van de opdrachtregel is opgegeven. Wanneer geen afnemer orderregel referentie is opgegeven wordt de afnemer order referentie getoond (mits opgegeven). Levering Levereenheid cac:invoiceline/ cac:delivery/cbc:id Nummer van de levereenheid (pakbon) 13 / Definitie UBL Factuur

14 Korting Toeslag indicatie cac:allowancecharge/cbc:chargeindicator 1..1 false Indicatie welke aangeeft dat het om een korting gaat. De waarde false geeft altijd aan dat het om een korting gaat. Kortingspercentage cac:allowancecharge/cbc:multiplierfactornumeric De korting wordt getoond in decimalen notatie, een korting van 30% wordt dus getoond als.30. Kortingsbedrag cac:allowancecharge/cbc:amount currencyid= EUR Het kortingsbedrag excl. BTW BTW totalen factuurregel Totaal BTW regelbedrag cac:taxtotal/cbc:taxamount currencyid= EUR BTW regeltotalen per BTW percentage cac:taxtotal/cac:taxsubtotal/ 0..n Repeterende groep per BTW percentage BTW regeltotalen per BTW percentage Nettobedrag excl. BTW cac:taxsubtotal/cbc:taxableamount currencyid= EUR Het netto regelbedrag exclusief BTW waarover het betreffende BTW percentage geheven wordt. BTW bedrag cac:taxsubtotal/cbc:taxamount currencyid= EUR BTW percentage cac:taxsubtotal/cbc:percent Brutoprijs excl. BTW cac:taxsubtotal/cbc:perunitamount currencyid= EUR De brutoprijs excl. BTW per artikel voor het betreffende BTW percentage BTW schema naam cac:taxsubtotal/cac:taxcategory/cac:taxscheme/cbc:name 1..1 NL VAT 14 / Definitie UBL Factuur

15 Gefactureerde item Omschrijving cbc:description 0..n Auteur*De titel van het boek Omschrijving van hetgeen gefactureerd wordt. Bij artikelen is de de auteur*titel, bij doorbelaste verzendkosten is dit "VERZENDKOSTEN NAMENS UITGEVER " met een aanduiding van de uitgever Identificatie cac:standarditemidentification/cbc:id Identificatie van hetgeen gefactureerd wordt, het EAN Extra elementen cac:additionalitemproperty/ 0..n Repeterende groep voor extra elementen Naam extra element cac:additionalitemproperty/cbc:name 1..1 Opdrachttype Waarde extra element cac:additionalitemproperty/cbc:value 1..1 Leveren normale koop Voor een aantal elementen die we op willen nemen in de UBL factuur is geen ruimte binnen de standaard definitie. Om deze elementen op te kunnen nemen wordt gebruikt gemaakt van het element AdditionalItemProperty, Deze maakt het mogelijk een naam van een element op te geven en de waarde van het element. Onderstaande tabel geeft een overzicht van extra elementen die we onderkennen Naam extra element Vorbeeld waarde extra element Opmerking Opdrachttype Leveren normale koop Dit element is alleen van toepassing bij facturatie door CBF Uitgever ABCD Naam van de eigenaar(uitgever) van het artikel Voorwaarde DIO Dit element is alleen van toepassing bij facturatie door CBF De transactie voorwaarde categorie: Mogelijke waarden: AANB / DIO / DUD / DIG Boeksoort O Dit element is alleen van toepassing bij facturatie door CBF Mogelijk waarden: A /O/ S/ W Uit nota Ja Dit element is alleen van toepassing bij facturatie door CBF Mogelijke waarden: Ja / Nee Consumentenprijs Consumentenprijs cac:price/cbc:priceamount currencyid= EUR Adviesverkoopprijs incl. Nederlandse BTW 15 / Definitie UBL Factuur

16 3. Kanalen om de elektronische factuur te ontvangen. De elektronische factuur wordt altijd in twee formatie uitgereikt, in leesbaar PDF formaat en in het UBL formaat t.b.v. geautomatiseerde verwerking. Er zijn twee kanalen beschikbaar via welke een afnemer de elektronische factuur van CB kan ontvangen. Bij CB aangesloten afnemers krijgen de elektronische factuur altijd via CB Online afgeleverd. Een afnemer kan de factuur hiervandaan downloaden en kan daarbij zelf bepalen of de PDF factuur en/of de UBL factuur wordt gebruikt voor verdere verwerking. Voor afnemers die facturen volledig geautomatiseerd willen verwerken is er de mogelijkheid de elektronische facturen via FTP te ontvangen. Beide kanalen worden hieronder verder toegelicht CB Online In CB Online is een tabblad Facturatie beschikbaar waar een afnemer de PDF en/of de UBL factuur kan downloaden FTP Wanneer een afnemer er voor kiest facturen via FTP te ontvangen krijgt deze per dag via FTP twee ZIP bestanden aangeleverd met daarin alle facturen voor de betreffende afnemer. Het ene ZIP bestand bevat de facturen in PDF formaat, het andere ZIP bestand bevat de facturen in UBL formaat. De naamgeving van deze ZIP bestanden is als volgt: <Relatie ID Afnemer>_FACT_<Formaat>_<JJJJMMDD>.zip Waarbij: <Relatie ID Afnemer> Het Relatie ID van de afnemer is <Formaat> Het formaat van de facturen is (PDF of UBL) <JJJJMMDD> De dag waarop wij de facturen verstrekken is (is niet factuurdatum) Voorbeeld Dit voorbeeld bevat de volgende facturen: Maandoverzicht eboekhuis ( _EBH_MV_201211_01) met daarin de volgende dagfacturen: , en Creditfactuur eboekhuis ( ) De volgende dagfacturen van CBF: , en Voorbeeld inhoud van de ZIP bestanden met hierboven genoemde verkoopfacturen: _FACT_PDF_ zip \ _EBH_MV_201211_01.pdf \ _EBH_DV_201211_ pdf \ _CBF_DV_201211_ pdf \ _CBF_DV_201211_ pdf \ _CBF_DV_201211_ pdf

17 _FACT_UBL_ zip \ _EBH_MV_201211_01_ _UBL.xml \ _EBH_MV_201211_01_ _UBL.xml \ _EBH_MV_201211_01_ _UBL.xml \ _EBH_DV_201211_ _UBL.xml \ _CBF_DV_201211_ _UBL.xml \ _CBF_DV_201211_ _UBL.xml \ _CBF_DV_201211_ _UBL.xml Toelichting naamgeving factuurbestanden Bij het verstrekken van PDF facturen onderkennen we volgende factuurbestanden: Maandoverzicht eboekhuis <Relatie ID Afnemer>_EBH_MV_<JJJJMM>_<volgnr>.pdf Creditfactuur eboekhuis <Relatie ID Afnemer>_EBH_DV_<JJJJMM>_<factuurnummer>.pdf Dagfactuur CB Facturatie <Relatie ID Afnemer>_CBF_DV_<JJJJMM>_<factuurnummer>.pdf Maandoverzicht CB Facturatie <Relatie ID Afnemer>_CBF_MV_<JJJJMM>_<volgnr>.pdf Bij het verstrekken van XML facturen onderkennen we volgende factuurbestanden: Factuur eboekhuis <Relatie ID Afnemer>_EBH_MV_<JJJJMM>_<volgnr>_<factuurnummer>_UBL.xml Creditfactuur eboekhuis <Relatie ID Afnemer>_EBH_DV_<JJJJMM>_<factuurnummer>_UBL.xml Dagfactuur CB Facturatie <Relatie ID Afnemer>_CBF_DV_<JJJJMM>_<factuurnummer>_UBL.xml Maandoverzicht CB Facturatie <Relatie ID Afnemer>_CBF_MV_<JJJJMM>_<volgnr>_<factuurnummer>_UBL.xml Algemene informatie FTP account Het FTP account heeft de volgende kenmerken; /relatie ID home directory /relatie ID/in/ plaatsing berichten van u aan CB /relatie ID/out/ plaatsing berichten van CB aan u Het is niet toegestaan om zelf directories en subdirectories aan te maken. De frequentie om in te loggen op de server door de klant mag niet vaker zijn dan 1 keer per 10 minuten. Parallelle inlogsessies voor hetzelfde bestand zijn niet toegestaan. Bestanden die door u worden opgehaald (gedownload) uit de /relatie ID/out/ directory worden automatisch verwijderd door de FTP server. 17 / Definitie UBL Factuur

18 Nederland Erasmusweg AK Culemborg +31 (0) cb-logistics.nl België Baaikensstraat 2-D 9240 Zele België Uitbreidingsstraat Berchem België +32 (0) cb-logistics.be