Hoe kunt u... PO omzetten gebruiken

Transcriptie

1 STAP 1 - Mijn purchase orders selecteren De pagina 'Mijn purchase orders' biedt u de mogelijkheid om: 1) Purchase orders te beheren die zijn afgeleverd bij Tungsten Network door uw klant. Klik op Mijn purchase orders 2) Facturen/ creditnota's in te dienen: Om te beginnen, klikt u op 'Mijn purchase orders' in de menubalk boven aan de pagina. STAP 2 - Samenvatting purchase order - Nieuwe purchase orders Nieuw: Als uw klant gebruikmaakt van de omzetdienst voor purchase orders, wacht dan tot de purchase order is binnengekomen in het gedeelte Mijn samenvatting purchase order. Om een factuur of creditnota aan te maken, verplaatst u de purchase order naar de status 'Geaccepteerd'. Vul uw purchase order in. Klik op 'Aanmaken' **Nieuw afgeleverde purchase orders zullen Selecteer een klant te zien zijn onder de Selecteer PO-status status 'Nieuw'. Selecteer periode PO Voer de zoekopdracht uit om de resultaten te zien Vink het grijze vakje aan Klik op het groene vinkje om de purchase order te accepteren Pagina 1 van 10

2 STAP 3 - Samenvatting purchase order - Purchase orders In behandeling/ Geaccepteerd In behandeling: Als u om een update van uw purchase order hebt gevraagd, wacht dan tot de purchase order te zien is in het gedeelte 'Mijn samenvatting purchase order'. Om een factuur of creditnota aan te maken, verplaatst u de purchase order naar de status 'Geaccepteerd'. **Nieuw bijgewerkte purchase orders zullen te zien zijn onder de status 'In behandeling'. Vul uw purchase order in. Klik op 'Aanmaken' Selecteer een klant Selecteer PO-status Selecteer periode PO Voer de zoekopdracht uit om de resultaten te zien Vink het grijze vakje aan Klik op het groene vinkje om de purchase order te accepteren Geaccepteerd: Actieve purchase orders. Om een factuur of creditnota aan te maken, selecteert u de purchase order (blauw pictogram) binnen de resultatentabel. Bekijk de gegevens van de purchase order op het volgende scherm. Klik daarna op 'PO omzetten' om het proces te starten. **U kunt een aanvaarde PO zo vaak als u wilt naar een factuur of creditnota omzetten. Pagina 2 van 10

3 STAP 4 - Samenvatting purchase order - Purchase orders eweigerd/ Opgeslagen in archief Vul uw purchase order in. Klik op 'Aanmaken' Selecteer een klant Selecteer PO-status Selecteer periode PO Voer de zoekopdracht uit om de resultaten te zien Vink het grijze vakje aan Klik op de rode 'X' om de purchase order te weigeren Vink het grijze vakje aan Klik op het grijze pictogram om de purchase order te archiveren Geweigerde, ongeldige purchase orders: Om purchase order(s) te verplaatsen naar de status 'Geweigerd', vinkt u in de tabel het vakje van de betreffende purchase order(s) aan. Klik daarna op het pictogram 'Geweigerd' boven aan de tabel. **Uw klant zal NIET ingelicht worden dat de PO is geweigerd. U dient uw klant zelf te vragen om de PO te wijzigen en bij te werken. Zodra deze is bijgewerkt, wordt de PO-status weer veranderd in 'In behandeling'. Archiveer gesloten purchase orders: Om purchase order(s) te verplaatsen naar de status 'Opgeslagen in archief', vinkt u in de tabel de betreffende purchase order(s) aan. Klik daarna op het pictogram 'Archiveren'. **Uw klant zal NIET ingelicht worden dat de PO is gearchiveerd. Pagina 3 van 10

4 STAP 5 - PO omzetten - Factuur/Creditnota aanmaken Klik op de knop 'Selecteren' van de purchase order onder de status 'Geaccepteerd' waarop u de actie wilt uitvoeren. Zodra de purchase order de status 'Geaccepteerd' heeft, klikt u op 'PO omzetten' om het proces te starten. **Deze optie is alleen beschikbaar wanneer u gebruikmaakt van een webformulier-account. Als u een account hebt met een geïntegreerde oplossing, dan kunt u alleen een voorbeeld van de purchase order bekijken. Vul uw purchase order in. Klik op 'Aanmaken' Selecteer een klant Selecteer PO-status Selecteer periode PO Voer de zoekopdracht uit om de resultaten te zien Klik op de blauwe '+' om uw geaccepteerde purchase order te selecteren Scrol naar de onderkant van de pagina Klik op 'PO omzetten' Pagina 4 van 10

5 STAP 6 - Factuur/Creditnota aanmaken - Gegevens invullen Voer een factuur- of creditnotanummer in Selecteer uw artikelregels Vul de hoeveelheid in Selecteer btw-type/belastinghoeveelheid Klik op Factuur aanmaken Geef uw factuurnummer of creditnotanummer op en selecteer welke artikelregels van de purchase order u wilt opnemen. Indien u meerdere regels hebt, dan kunt u de functie boven aan de tabel gebruiken om het btw-type/ belastinghoeveelheid te selecteren en toe te passen. Zodra u klaar bent, klikt u op 'Factuur aanmaken'. STAP 7 - Gegevens bevestigen Klik op 'Bevestigen' Het systeem zal bevestigen welke artikelregels geselecteerd zijn en opgenomen zullen worden. Klik op 'Terug' om veranderingen aan te brengen aan uw factuur-/ creditnotanummer, artikelregels, btw-type of belastinghoeveelheid. Klik op 'Bevestigen' om verder te gaan met het proces. Pagina 5 van 10

6 STAP 8 - Kopgegevens invullen Uw gegevens / U stuurt een factuur aan: Vul uw contactgegevens / de contactgegevens van uw klant in. Factuurgegevens: 1. Bevestig het bestandstype (Factuur/ Creditnota) 2. Vul de factuurdatum in 3. Vul de betaaldatum in 4. Vul de afleverdatum in Contactinfo Bestandstype Factuurdatum Tijdstip btw-verschuldigdheid Aanvullende kopgegevens 5. Vul het Tijdstip btwverschuldigdheid in, indien van toepassing. **Pas de valuta of het PO-nummer niet aan. Extra kop: -Laadbrief - Nummer op de nota van aflevering - Accountcode - Kostenplaats - Opmerkingen Pagina 6 van 10

7 STAP 9 - Gegevens op regelniveau invullen Om aanvullende informatie aan uw artikelregel toe te voegen: 1. Klikt u op de knop 'Bewerken'. 2. Vult u 'Aanvullende informatie' in, indien van toepassing. 3. Vult u 'Serviceperiode' in, indien van toepassing. 4. Klikt u op 'Artikelregel opslaan' zodra alle gegevens zijn ingevuld. Klik op het pictogram 'Bewerken' Vul aanvullende artikelregelgegevens in Vul de serviceperiodedatums in Klik op 'Artikelregel opslaan' **Maak geen aanpassingen aan de productcode, productbeschrijving, eenheid of eenheidsprijs. **In sommige regio's wordt de btw niet aangegeven per artikelregel. Als het btw-type en de belastinghoeveelheid niet beschikbaar zijn in het regelgedeelte, vul dan de volledige belastinghoeveelheid in bij het overzichtgedeelte Pagina 7 van 10

8 STAP 10 - Speciale toeslag(en) invullen Klik op de knop 'Toevoegen' Selecteer de speciale regelsoort Vul speciale regelsoortomschrijving in Vul speciale regelsoorthoeveelheid in Vul speciale regelsoorteenheidsprijs in Vul speciale regelsoortbelasting in, indien van toepassing Klik op 'Artikelregel opslaan' Vul speciale toeslagen in: 1. Om een speciale toeslag toe te voegen aan uw factuur of creditnota, klikt u op 'Toevoegen'. 2. Selecteer de speciale regelsoort in het keuzemenu. 3. Vul de omschrijving, hoeveelheid, eenheidsprijs en btw-type/ belastinghoeveelheid in, indien van toepassing. 4. Bewaar uw artikelregel. Pagina 8 van 10

9 STAP 11 - Bijlage(n) toevoegen Bijlagen toevoegen: 1. Om uw bijlage toe te voegen, klikt u op 'Selecteren en uploaden'. 2. Blader door uw systeem om uw bijlage te zoeken. 3. Selecteer de bijlage die u wilt toevoegen aan uw factuur of creditnota. **Klik op de groene 'i' om de vereisten van de bijlage te zien. Klik op 'Selecteren en uploaden' Klik op 'Openen' STAP 12 - Afdrukvoorbeeld Klik op 'Afdrukvoorbeeld' Bekijk het afdrukvoorbeeld van uw factuur of creditnota om er zeker van te zijn dat alle ingevulde gegevens kloppen. Klik op 'Afdrukvoorbeeld' om naar de laatste stap van het proces te gaan. Pagina 9 van 10

10 STAP 13 - Uw factuur/creditnota indienen Bekijk uw factuur of creditnota om er zeker van te zijn dat alle ingevulde gegevens kloppen. Klik op 'Verzenden' om het proces af te ronden. Klik op 'Verzenden' Als u de vereiste gegevens niet kunt invullen, neem dan contact op met Tungsten Network voor ondersteuning Tungsten Network: Portal-startscherm > Een supportticket openen Pagina 10 van 10