Integriteitbeleid gemeente Den Haag. Rapportage beleidsanalyse

Transcriptie

1 Integriteitbeleid gemeente Den Haag Rapportage beleidsanalyse

2 Governance & Integrity Bezoekadres Postadres Contactpersoon secretariaat E- mail Telefoon : Westzijde 78, 1506 EG Zaandam : Sparrenweg 11, 1091 HN Amsterdam : Marga Lamers : m.lamers@gi- nederland.com : KvK- nummer : Bankrekeningnummer : NL17INGB Btw- nummer : Rapportage beleidsanalyse Den Haag Uitgave : januari 2013 Documentnummer : RAP DH ES Analisten Contactpersoon E- mail : Moniek Bouland, Frans Geraedts, Esther Sinnema : Esther Sinnema : e.sinnema@gi- nederland.com 2

3 Inhoudsopgave 1 Opzet en conclusie Toets aan ambitieniveau werkend systeem Aanbevelingen voor de middellange termijn. 9 4 Aanbevelingen voor de lange termijn Bijlage 1 Bijlage 2 Overzicht wettelijke minima Overzicht borging integriteit 3

4 1 Opzet en conclusie De gemeente Den Haag heeft Governance & Integrity (G&I) verzocht te analyseren in welke mate haar integriteitbeleid adequaat is en hiervan in een compacte rapportage verslag te doen. Deze analyse voerden wij uit tussen 27 november 2012 en 11 januari In de rapportage beschrijven en beoordelen wij het integriteitbeleid op drie manieren: 1. Wettelijke minima het integriteitbeleid wordt getoetst aan de in de wet vastgelegde minima. 2. Werkend integriteitsysteem er wordt onderzocht of het beleid resulteert in een integriteitsysteem dat de integriteit van de organisatie borgt. 3. Avant- garde er wordt bekeken wat nodig is om de gemeente Den Haag in Nederland leidend te laten zijn op dit gebied. De mate waarin het beleid van een organisatie op het gebied van Integriteit adequaat is te noemen, is sterk afhankelijk van de ambities van deze organisatie als het gaat om integriteit. Voor de Haagse gemeentelijke organisatie laten zich, analoog aan bovenstaande driedeling, drie ambitieniveaus formuleren: Ambitieniveau Omschrijving III Avant- garde De Haagse gemeenteorganisatie draagt bij aan het verder ontwikkelen van de integriteit van (Nederlandse) overheidsorganisaties. II Werkend integriteitsysteem De Haagse gemeenteorganisatie heeft zich erop ingericht recht te doen aan de mensen en organisaties waarmee en waarvoor ze werkt. I Wettelijke minima De Haagse gemeenteorganisatie voldoet aan de wettelijke minima. Het eerste niveau (wettelijke minima) is verplicht. 1 Het tweede niveau (werkend systeem) is verstandig en moreel geboden. Het derde niveau (avant- garde) is passend voor de stad van vrede, recht en veiligheid, voor de politieke hoofdstad van Nederland. 1 Zie: Wijziging van de Ambtenarenwet en enkele andere wetten in verband met goed ambtelijk handelen, goed werkgeverschap en algemene regels over integriteit, in: Staatsblad 2005, 695. En zie: Modelaanpak Basisnormen Integriteit Openbaar Bestuur en Politie (april 2006). 4

5 Onze conclusie luidt: dat het integriteitbeleid van de gemeente Den Haag (vrijwel) geheel voldoet aan de wettelijke minima; dat het beleid niet heeft geresulteerd in een systeem dat de integriteit borgt; dat er geen sprake van is dat de gemeente Den Haag in Nederland leidend is op het gebied van integriteit. In twee bijlagen kunt u op detailniveau lezen wat het resultaat was van respectievelijk de toetsing aan de wet (minima) en de toetsing aan de integriteitindex (werkend systeem). In de hoofdtekst van deze rapportage concentreren wij ons op de drie belangrijkste kwesties. In paragraaf 2 geven wij in grote lijnen de resultaten weer van onze toetsing van de huidige situatie aan het ambitieniveau werkend systeem. Wij onderscheiden daarbij moreel leerproces, handhavingpraktijk en integriteitorganen. Op basis van die resultaten doen we in paragraaf 3 aanbevelingen om op middellange termijn tot een werkend systeem te komen dat de integriteit borgt. Ten slotte geven we in paragraaf 4 een schets van een beleid dat erin zou resulteren dat de gemeente Den Haag op het gebied van integriteit de leidende positie gaat innemen die haar past. 5

6 2 Toets aan ambitieniveau werkend systeem 1. Leerproces Er is in de gemeente Den Haag geen moreel leerproces geïnstalleerd. De scholing en vorming met betrekking tot integriteit blijft steken op het niveau 'bewustwording'. Dat betekent dat de individuele ambtenaar niet wordt ondersteund bij het nemen van de moreel lastige beslissingen die zich in zijn werkpraktijk voordoen; dat teams geen gezamenlijk onderzoek doen naar die beslissingen en het aan eenduidigheid ontbreekt; dat de organisatie beleid en beleidsuitvoering niet kan corrigeren waar dat nodig zou zijn om recht te doen. 2. Handhaving De handhaving preventief en repressief van schendingen is in Den Haag feitelijk langs twee aparte lijnen georganiseerd: ongewenst gedrag enerzijds, alle andere schendingen (diefstal, fraude, machtsmisbruik, belangenverstrengeling, corruptie, verspilling, verwijtbare nalatigheid) anderzijds. (Deze andere schendingen worden, enigszins misleidend, aangeduid als 'misstanden'.) Hier volgen wij deze scheiding. We bespreken eerst de handhavingspraktijk voor de andere schendingen' en daarna de praktijk voor ongewenst gedrag. 2.1 Andere schendingen (misstanden) Er wordt in Den Haag heel goed gewerkt aan het opstellen en onder de aandacht brengen van integriteitregels op diverse terreinen. Dat is een groot goed. Het geeft iedereen houvast, ontlast het individuele morele oordeel en legt een stevige en heldere basis voor de vervolging van schendingen. Wat ontbreekt, voor zover wij dat hebben kunnen zien, is een evaluatie van de ingevoerde regels in samenspraak met management en werkvloer, gericht op werkbaarheid, handhaafbaarheid en rechtvaardigheid. Een dergelijke evaluatie is in het beleid niet voorzien. Er wordt in Den Haag hard gewerkt aan de analyse van integriteitrisico's en de beheersing daarvan. Er is aan de diensten op dat terrein een forse inspanningsverplichting opgelegd met betrekking tot de analyse, die ze ook lijken na te komen. Het is niet mogelijk om in te schatten wat de kwaliteit van de analyses is. Dat zou nader onderzoek vergen. Wat in ieder geval ontbreekt is toezicht op de implementatie van eventuele aanbevelingen. Een dergelijke evaluatie van de risicobeheersing is in het beleid niet voorzien. Er lijkt ook geen mogelijkheid te bestaan om op het centrale niveau van de gemeente dienstoverschrijdende strategische keuzes te maken. Een voorbeeld zou kunnen zijn: 'Wij maken ons zorgen over de risico's binnen vastgoed. Daar gaan we de komende jaren aan werken.' Het centrale meldsysteem voor de 'andere schendingen' in Den Haag functioneert niet goed. Voor een gemeente van deze omvang komen er jaarlijks te weinig meldingen 6

7 binnen. De instructie voor diensten met betrekking tot de vraag wanneer ze moeten melden aan de Stuurgroep Integriteit is dubbelzinnig. Er zijn veel kanalen waarlangs meldingen kunnen binnenkomen, maar het is niet zeker gesteld dat die vervolgens ook worden doorgemeld. De gemeente Den Haag kan er niet zeker van zijn dat er voldoende meldingen binnenkomen om via handhaving potentiële daders af te schrikken en eventuele clusters van schendingen te ontdekken. De uitvoering van persoonsgericht disciplinair onderzoek is in Den Haag in de diensten belegd. Dat heeft tot gevolg dat de kwaliteit van het onderzoek niet is geborgd. Er is geen centraal onderzoeksprotocol. Den Haag heeft geen professionele onderzoekers in dienst. Dat betekent dat het onderzoek als er geen externe professionals zijn aangetrokken door meer of minder ervaren amateurs wordt verricht. Het toezicht op het onderzoek door de Stuurgroep Integriteit is slechts marginaal. Dit gebrek aan borging betekent dat Den Haag zijn ambtenaren niet de zekerheid kan bieden dat als zij onder verdenking komen te staan er een zorgvuldig onderzoek volgt. Advisering over de strafmaat is in Den Haag ook in de diensten belegd. Het is daar in handen van professionals, de adviserende juristen. Het beleid voorziet echter niet in regelmatig overleg tussen de adviserende juristen van de verschillende diensten; niet in een verplichte second opinion op centraal niveau; niet in een regelmatige evaluatie van de gegeven adviezen. Dat betekent dat de kwaliteit van de advisering uitsluitend afhangt van de individuele competentie en inzet van de juridisch adviseur in kwestie. Dat is te kwetsbaar. Bepaling van straf en feitelijke oplegging zijn in handen van de directie van de diensten. Toetsing door de Stuurgroep Integriteit is slechts marginaal. Gezien het ontbreken van de borging bij het onderzoek, de kwetsbaarheid van de borging bij de advisering over de strafmaat en de marginaliteit van de toetsing van de strafoplegging door de Stuurgroep, is de kwetsbaarheid van zowel de ambtenaar aan wie een straf wordt opgelegd als van de directie die deze straf oplegt bijzonder groot. De kans op onzorgvuldigheden in het hele proces van vervolging en dus ook in de strafoplegging waarin dat proces culmineert, is te groot. 2.2 Ongewenst gedrag Net als bij de andere schendingen wordt in Den Haag heel goed gewerkt aan het opstellen en onder de aandacht brengen van regels omtrent ongewenst gedrag. Onduidelijk is of er risicoanalyses naar ongewenst gedrag worden uitgevoerd. Dat is waarschijnlijk niet het geval. Het meldsysteem blijkt bij ongewenst gedrag veel beter te werken dan bij de andere schendingen: er worden aanzienlijk meer meldingen gedaan. Overigens kan ook hier nog winst geboekt worden in het zeker stellen dat alle meldingen uit de verschillende kanalen op centraal niveau terechtkomen. Het overgrote deel van de meldingen binnen de handhavingpraktijk ongewenst gedrag wordt onder het niveau van klacht en vervolging afgedaan. Meestal blijft het bij gesprekken met het slachtoffer en bemiddeling tussen slachtoffer en dader. Daardoor heeft de handhavingpraktijk ongewenst gedrag naar verhouding weinig last van gebreken bij 7

8 onderzoek, strafadvies en strafoplegging. Het is wel de vraag of er niet te veel gevallen van ongewenst gedrag onder het niveau klacht en vervolging worden afgedaan. Het zou kunnen dat straf, vergelding en afschrikking vaker geboden zijn. 3. Integriteitorganen Er houden zich in Den Haag nogal wat ambtenaren bezig met integriteitzaken: de integriteitfunctionarissen van het Bureau Integriteit, de integriteitcoördinatoren van de diensten, de (wisselende) ambtenaren die onderzoek naar risico s doen, de (wisselende) ambtenaren die persoonsgericht disciplinair onderzoek doen, de juristen die over de strafmaat adviseren, de vertrouwenspersonen misstanden en ongewenst gedrag bij wie gemeld kan worden, alle anderen bij wie gemeld kan worden, de Stuurgroep Integriteit die toezicht houdt, de specialisten (zoals controllers, auditors en accountants) die zich met de financieel- administratieve integriteit bezighouden en natuurlijk de leidinggevenden in verschillende hoedanigheden. Het is op dit moment nog niet te zeggen of de personeelscapaciteit die de gemeente Den Haag voor het integriteitwerk ter beschikking stelt groot genoeg is. Dat komt doordat de huidige integriteitorganen inefficiënt georganiseerd zijn, soms ineffectief werken en onvoldoende kunnen leren. Pas als daarin vooruitgang is geboekt, kan worden beoordeeld of er eventueel capaciteit bij moet. De integriteitfunctionarissen hebben hun handen vol aan het meldsysteem, de vertrouwenspersonen, de regelgeving en 'bewustwording'. Er zijn geen professionals die zich met het morele leerproces bezighouden. De functies en taakomschrijvingen van de integriteitcoördinatoren bij de diensten lopen sterk uiteen. Dat geldt ook voor hun ervaring en kennis van zaken. Het is onduidelijk of en hoe de ambtenaren die zich met risicoanalyses bezighouden voor hun taak zijn toegerust. De ambtenaren die persoonsgericht onderzoek doen, doen dat als amateurs, met meer of minder ervaring en zonder (centraal) onderzoeksprotocol. Strafadvies wordt gegeven door arbeidsjuristen die zich gezien het geringe aantal zaken per dienst niet echt kunnen specialiseren. De Stuurgroep Integriteit kan haar toezichthoudende taak feitelijk niet goed uitvoeren doordat de toetsing daarvoor te marginaal is. Het is onduidelijk of de Stuurgroep voor haar toezichthoudende taak goed genoeg is toegerust. Van op leren gericht overleg binnen de verschillende integriteitdisciplines (coördinatoren, analisten, onderzoekers, juristen) is volstrekt onvoldoende sprake met de vertrouwenspersonen en de financieel- administratieve specialisten mogelijk als uitzonderingen. Van een op leren gericht overleg tussen de disciplines is helemaal geen sprake. De belangrijkste oorzaak voor de inefficiëntie, de ineffectiviteit en het gebrek aan lerend vermogen van de integriteitorganen is het feit dat het overgrote deel van de integriteittaken en integriteitprofessionaliteit binnen iedere dienst apart belegd zijn. Dat is inefficiënt omdat er dubbel werk plaatsvindt, het limiteert de effectiviteit doordat het niet loont ambtenaren goed toe te rusten, het maakt leren moeizaam en tijdrovend doordat de lijnen te lang en het aantal betrokken personen te groot is. 8

9 3 Aanbevelingen voor de middellange termijn 1. Voer een centraal onderzoeksprotocol in Om volledig aan de wettelijk normen te voldoen moet de gemeente Den Haag zorgen voor een centrale, algemeen geldende procedure voor het verrichten van integriteitsonderzoek. 2. Ontwerp de integriteitorganen opnieuw Het is een groot goed dat in Den Haag de diensten zelf verantwoordelijk zijn voor hun eigen integriteit. Dat moet zeker zo blijven. Dat betekent ook dat de directeuren van de diensten de kernbevoegdheden op het gebied van integriteit moeten behouden. Het gaat dan met name om het laten doen van onderzoek en het beslissen over strafmaat en oplegging. Maar het feit dat verantwoordelijkheid en bevoegdheid bij een dienst liggen betekent niet dat de uitvoering van de specifieke integriteittaken per dienst apart georganiseerd moet worden. Dat blijkt niet goed te werken. In plaats daarvan zou de integriteitprofessionaliteit als een shared service georganiseerd moeten worden. Hoe een herontwerp er precies uit moet komen te zien vraagt nader overleg met het MT van Den Haag en de verschillende integriteitsdisciplines. Op voorhand kan worden gezegd dat het erom zou moeten gaan de taken en professionaliteit met betrekking tot risicoanalyse, onderzoek en juridische advisering en de taken die door het huidige Bureau Integriteit worden uitgevoerd in een shared service onder te brengen. Wij schatten in dat dat binnen de bestaande personeelsformatie mogelijk is en waarschijnlijk ook met het bestaande personeel. Het zou kunnen zijn dat er extra opleiding voor het personeel nodig blijkt. De functie integriteitscoördinator binnen een dienst zou eenduidig omschreven moeten worden. De mogelijkheden voor concern om het integriteitbeleid en de uitvoering daarvan door de diensten strategisch aan te sturen en te toetsen zouden moeten worden verruimd. In verband daarmee kan ook worden overwogen voor de shared service integriteit een eigen leidinggevende aan te stellen. 3. Doe (begeleid) evaluatieonderzoek naar de bestaande integriteitactiviteiten Een extern begeleid evaluatieonderzoek binnen de verschillende disciplines naar de eigen activiteiten in het verleden zal een vijftal opbrengsten hebben. (1) De beleidsanalyse die vooral naar opzet en bestaan van integriteitbeleid heeft gekeken wordt aangevuld met onderzoek dat de werking in beeld brengt. (2) Binnen de bestaande disciplines maakt men zich de competenties eigen die voor evaluatie noodzakelijk zijn. Dat maakt het mogelijk dat er in de toekomst regelmatig evaluatief onderzoek wordt gedaan. (3) Het doen van het onderzoek en de resultaten leiden meteen tot een kwaliteitsverbetering van het werk 9

10 binnen de disciplines. (4) Het proces van het onderzoek doen kan een onderdeel zijn van het onderbrengen van de discipline binnen een shared service. (5) Het evaluatieve onderzoek is een eerste aanzet tot het zelfstandig (door)ontwikkelen van integriteitdiensten en producten. De precieze opzet van de evaluatieonderzoeken kan pas in overleg met de verschillende integriteitdisciplines bepaald worden. Aparte vermelding verdient dat een evaluatief onderzoek naar de risicoanalyses waarschijnlijk op korte termijn het grootste effect zal hebben. De gemeente Den Haag investeert daar veel in en het zou zonde zijn als daar te weinig rendement uit gehaald wordt. 4. Installeer een moreel leerproces De gemeente Den Haag zou zich moeten oriënteren op de ontwikkelingen van de afgelopen jaren in Nederland op het gebied van trainingen morele oordeelsvorming, het organiseren van moreel beraad, moresprudentie, onderzoek naar de beginselen van behoorlijk ambtenaarschap en beroepsethiek. Ze zou dat breed moeten doen: in de academische wereld, bij vergelijkbare ambtelijke organisaties, in de markt. Op basis daarvan zou er een ontwerp van (het installeren van) een moreel leerproces gemaakt moeten worden. Het valt aan te bevelen het leerproces eerst in een beperkt gedeelte van de gemeentelijke organisatie te installeren. De ervaringen die daar worden opgedaan kunnen worden gebruikt bij de installatie in de rest van de organisatie. Het is raadzaam om van begin af aan het installeren niet alleen door externe trainers en adviseurs te laten doen, maar ook door eigen mensen. Dat zorgt ervoor dat meteen de competenties worden opgedaan die nodig zijn om het leerproces, nadat het is geïnstalleerd, zelf te kunnen managen. Het installeren zou in ieder geval moeten omvatten het trainen van medewerkers en leidinggevenden in morele oordeelsvorming, het opleiden van begeleiders moreel beraad, het maken van prestatieafspraken met managers die morele beraden moeten organiseren, het verzamelen van casuïstiek en de bewerking daarvan tot moresprudentie. 5. Zorg voor een centraal meerjarenbeleidsplan integriteit Het integriteitbeleid van de gemeente Den Haag is, zo is gebleken, in verschillende opzichten voor verbetering vatbaar. Verdere stappen op dit gebied vragen om een concreet en centraal integriteitbeleidsplan dat meerdere jaren omspant. Behalve aan de te ondernemen verbeterstappen zou dit beleidsplan ook plaats bieden aan de beschrijving van de ambitie van Den Haag op het gebied van integriteit. Welke van de drie omschreven niveaus ambieert de gemeente? Waarom? En welke consequenties heeft dat? 10

11 4 Aanbevelingen voor de lange termijn Naar onze overtuiging zou het de gemeente Den Haag passen als ze op het gebied van integriteit leidend zou zijn in Nederland. Concreet zou dat het volgende kunnen inhouden: 1. De shared service integriteit van de gemeente Den Haag doet het integriteitwerk niet alleen voor de gemeente Den Haag maar ook voor omliggende gemeenten. Kleinere gemeenten hebben onvoldoende personeelscapaciteit om de verschillende integriteitdisciplines professioneel te bemensen. De gemeente Den Haag zou dat probleem kunnen oplossen. Het te hanteren model zou lijken op het model waarin ombudsman en rekenkamer werken voor verschillende gemeenten tegelijk. 2. De integriteitdisciplines van de gemeente Den Haag zouden ontwikkelwerk kunnen doen gericht op niet alleen het verbeteren van de eigen interne dienstverlening, maar ook het identificeren van best practices en het uitvinden van nieuwe instrumenten die de integriteit van alle Nederlandse overheidsorganisaties ten goede komen. 3. De integriteit van de overheid blijkt het belangrijkste obstakel te zijn bij de modernisering van samenlevingen binnen en buiten Europa. In de grote steden van allerlei landen bestaat een grote behoefte aan expertise op het gebied van integriteit en aan langdurige ondersteuning bij het installeren van een integriteitsysteem. De gemeente Den Haag zou bij uitstek geschikt zijn om als partner voor een aantal van die steden op te treden. Om op de hierboven omschreven manier leidend te worden zou de gemeente Den Haag haar ambitie om te beginnen moeten uitspreken en vastleggen. Vervolgens zou zij er gedurende een aantal jaren naartoe moeten werken om die ambitie te realiseren. Essentieel voor de leidende rol die Den Haag zou kunnen spelen is de kwaliteit van de in te stellen 'shared service integriteit'. Die zou zich tot een expertisecentrum moeten ontwikkelen dat continu praktijkonderzoek doet naar integriteitdiensten, - producten en - instrumenten. Op den duur zal dat vragen om extra personele capaciteit en kwaliteit. 11

12 Bijlage 1 Overzicht wettelijke minima Toelichting bij de tabel: de wettelijke normen zijn in het groen weergegeven, basisnormen (bestuursafspraken) in het rood. Als een onderwerp via zowel een wettelijke norm als een basisnorm wordt geregeld staat, om dubbelingen te voorkomen, alleen de wettelijke norm vermeld. Normen Bevordering integriteit algemeen Het bevoegd gezag en de ambtenaar zijn verplicht zich als goed werkgever en goed ambtenaar te gedragen. Het bevoegd gezag voert een integriteitbeleid. Binnen de organisatie zijn de verschillende aspecten van integriteit in een schriftelijk document vastgelegd. Er wordt een vertrouwenspersoon of instantie voor integriteitskwesties aangesteld. De vertrouwenspersoon kan tevens belast zijn met vertrouwenstaken voor discriminatie of seksuele intimidatie. Het bevoegd gezag zorgt ervoor dat het integriteitbeleid een vast onderdeel uitmaakt van personeelsbeleid. Het Centrale voorziening gemeente Den Haag In de gedragscode van de gemeente Den Haag zijn de begrippen goed ambtenaarschap en goed werkgeverschap nader uitgewerkt. Het integriteitbeleid voor ambtelijke integriteit van de gemeente Den Haag is schriftelijk vastgelegd in de notitie Concernkader Integriteit van 1 januari Centraal is er een Bureau Integriteit (dat tevens fungeert als meldpunt en centrale vertrouwenspersoon), een Stuurgroep Integriteit, een Platform Integriteit. Decentraal zijn er integriteitcoördinatoren en vertrouwenspersonen Integriteit en ongewenste omgangsvormen. Tijdens het introductieprogramma krijgt integriteit aandacht. Integriteit wordt besproken in het Voldoet Open norm; in het algemeen is niet te beoordelen of de gemeente Den Haag c.q. haar medewerkers hieraan voldoen. 12

13 Normen onderwerp integriteit wordt aan de orde gesteld in werkoverleg en functioneringsgesprekken. Het bevoegd gezag stelt in overeenstemming met de Raad vast op welke wijze verantwoording wordt afgelegd over het gevoerde integriteitbeleid en de naleving van de gedragscode. Scholing en vorming Op het gebied van integriteit wordt scholing en vorming aangeboden. De organisatie bevordert het integriteitbewustzijn. Centrale voorziening gemeente Den Haag functioneringsgesprek (daartoe is opgesteld de Handreiking integriteit in het functioneringsgesprek). Bij de aanstelling van een nieuwe ambtenaar wordt een verklaring omtrent het gedrag gevraagd. De diensten zijn verplicht om jaarlijks hun inspanningen op het gebied van integriteit inzichtelijk te maken. Dit gebeurt door middel van het aanleveren van informatie voor de bijlage bij de jaarrekening. De diensten moeten aangeven in hoeverre zij gebruik hebben gemaakt van de aangeboden integriteitinstrumenten, dan wel andere inspanningen hebben verricht, en in hoeverre zij hun bedrijfsprocessen hebben aangepast. Deze jaarlijkse evaluatie van de diensten geeft, tezamen met de inspanningen door het concern, de voortgang in het beleid weer. De gemeenteraad en de Stuurgroep Integriteit worden jaarlijks door de directie POI hierover geïnformeerd. Vanuit concern worden bijeenkomsten georganiseerd en trainingen aangeboden, voornamelijk voor (top)managers en overige leidinggevenden. De diensten kunnen gebruikmaken van de instrumenten en trainingen die door concern worden aangeboden. De regels, procedures en het onderwerp integriteit worden regelmatig en op diverse manieren onder de aandacht gebracht. Voldoet Kanttekening: gemeentebrede afspraken over de selectieprocedure gelden (nog) niet. Kanttekening: de wetgever acht ook rapportage aan de OR wenselijk. Handhaving van integriteit (preventief) Het bevoegd gezag draagt zorg voor de totstandkoming van een Binnen de gemeente geldt de Gedragscode gemeente Den Haag

14 Normen gedragscode voor goed ambtelijk handelen. De overheidsorganisatie beschikt over een gedragscode die goed kenbaar is voor ambtenaren. De organisatie neemt maatregelen die belangenverstrengeling moeten voorkomen. De organisatie neemt maatregelen die discriminatie moeten voorkomen. De organisatie neemt maatregelen die misbruik van bevoegdheden moeten voorkomen. Voor het aannemen van geschenken of uitnodigingen is een regeling getroffen. Deze regeling bevat een meldplicht voor het aannemen van geschenken en uitnodigingen. De organisatie stelt voorschriften vast over het kennisnemen van of omgang met vertrouwelijke informatie. Er worden maatregelen getroffen die beogen te voorkomen dat onbevoegde derden vertrouwelijke gegevens kunnen bezitten, raadplegen of beschadigen. De organisatie stelt een inkoop- en aanbestedingsbeleid vast. Het beleid bevat richtlijnen voor Centrale voorziening gemeente Den Haag Het personeel is via een brochure op de hoogte gesteld van deze gedragscode. De code is ook te vinden op het Intranet/PersoneelPortaal. In de gedragscode wordt aandacht besteed aan onderwerpen zoals het voorkomen van belangenverstrengeling, misbruik van bevoegdheden, het aannemen van geschenken en het vertrouwelijk omgaan met informatie. Het voorkomen van discriminatie en andere ongewenste omgangsvormen is aan de orde in de Regeling Vertrouwenswerk. Er is een regeling geschenken, vergoedingen en uitnodigingen (2005). In de Arbeidsvoorwaardenregeling van de gemeente Den Haag is hierover ook een bepaling opgenomen (artikel 15:1c). Zie onder gedragscode. Er is een aanbestedingsrichtlijn, procedure, drempelbedragen (2009). Voldoet 14

15 Normen het aantal aan te vragen offertes en de vastlegging van keuzen voor bepaalde procedures van aanbesteding. Er worden voorschriften vastgesteld betreffende de verplichte aflegging van de eed of belofte door de ambtenaar bij zijn aanstelling. Er worden voorschriften vastgesteld betreffende de melding en registratie van nevenwerkzaamheden die de belangen van de dienst voor zover deze in verband staan met de functievervulling kunnen raken. De organisatie houdt een geactualiseerd overzicht bij van de gemelde nevenwerkzaamheden. Centrale voorziening gemeente Den Haag De gemeente Den Haag heeft een regeling Ambtseed/belofte (2007) op grond waarvan iedere ambtenaar de eed of de belofte moet afleggen. In de Arbeidsvoorwaardenregeling van de gemeente Den Haag is hierover ook een bepaling opgenomen (artikel 15:1a). Deze voorschriften zijn vastgelegd in de regeling Nevenwerkzaamheden en financiële belangen (2007). In de Arbeidsvoorwaardenregeling van de gemeente Den Haag is hierover ook een bepaling opgenomen (artikel 15:1e). Voldoet Er worden voorschriften vastgesteld betreffende de openbaarmaking van de geregistreerde nevenwerkzaamheden van ambtenaren aangesteld in een functie waarvoor ter bescherming van de integriteit van de openbare dienst openbaarmaking van nevenwerkzaamheden noodzakelijk is. Er worden voorschriften vastgesteld betreffende de melding van financiële belangen respectievelijk van het bezit van Deze voorschriften zijn vastgelegd in de regeling Nevenwerkzaamheden en financiële belangen (2007). De meldplicht met betrekking tot financiële belangen geldt als de ambtenaar is 15

16 Normen en transactie in effecten, die de belangen van de dienst, voor zover deze in verband staan met de functievervulling, kunnen raken voor ambtenaren aangesteld in een functie waaraan in het bijzonder het risico van financiële belangenverstrengeling of het risico van oneigenlijk gebruik van koersgevoelige informatie verbonden is. Centrale voorziening gemeente Den Haag aangewezen als zijnde werkzaam in een functie waaraan in het bijzonder het risico van financiële belangenverstrengeling of het risico van oneigenlijk gebruik van koersgevoelige informatie verbonden is. In de Arbeidsvoorwaardenregeling van de gemeente Den Haag is hierover ook een bepaling over opgenomen (artikel 15:1f). Er vindt registratie plaats van de gemelde financiële belangen. Voldoet Er worden functies aangewezen waarvoor deze meldplicht geldt. In een centraal register of anderszins op centraal niveau is relevante aan integriteit gerelateerde informatie beschikbaar. De organisatie verricht vanuit integriteitoogpunt binnen de organisatie of binnen onderdelen daarvan periodiek onderzoek naar kwetsbare handelingen, functies en processen. De organisatie houdt een overzicht bij van kwetsbare functies en treft maatregelen ter voorkoming van integriteitschendingen. T.b.v. de jaarrekening rapporteren de diensten welke processen en functies in het kader van een risicoanalyse onder de loep zijn genomen. Ook dienen de diensten te rapporteren welke afwegingen op grond van de uitkomsten van de risicoanalyse zijn gemaakt en welke acties hieruit zijn voortgevloeid. De gemeentelijke accountantsdienst gaat de uitvoering van de update en de jaarlijkse risicoscans na en beoordeelt of de verslaglegging daarover bij de jaarrekeningen een juiste weergave is van de door diensten genomen maatregelen met betrekking tot integriteit. Kanttekening: de diensten zelf geven aan welke functies en processen zij kwetsbaar vinden. Er is geen centrale sturing op dit punt. 16

17 Normen Handhaving van integriteit (repressief) Centrale voorziening gemeente Den Haag Voldoet Er worden voorschriften vastgesteld betreffende een procedure voor het omgaan met bij een ambtenaar levende vermoedens van misstanden binnen de organisatie waar hij werkzaam is. De ambtenaar die te goeder trouw de bij hem levende vermoedens van misstanden meldt volgens deze procedure zal als gevolg van het melden hiervan geen nadelige gevolgen voor zijn rechtspositie ondervinden tijdens en na het volgen van die procedure. Er is een klokkenluiderregeling (2005) op grond waarvan ambtenaren vermoedens van misstanden kunnen melden en die rechtsbescherming biedt in geval van een melding te goeder trouw. De gemeente Den Haag is aangesloten bij de landelijke Commissie Klokkenluiders Gemeentelijke Overheid van de VNG die fungeert als externe commissie. Er is een Centrale Vertrouwenspersoon en per dienst zijn er een of meer decentrale vertrouwenspersonen. De regeling bevat de toegang tot een onafhankelijke instantie. De organisatie heeft een schriftelijk vastgelegde procedure voor het verrichten van een onderzoek, nadat een vermoeden van een misstand (melding/signaal van een vermoeden van een integriteitschending) gemeld is. De werkgever moet beleid voeren ter voorkoming of ter beperking van psychosociale arbeidsbelasting (ongewenste omgangsvormen als discriminatie, pesten en (seksuele) intimidatie). Een dergelijke procedure ontbreekt op centraal niveau. De regeling Vertrouwenswerk schrijft voor dat iedere dienst jaarlijks een preventieplan opstelt dat gericht is op het voorkomen van psychosociale arbeidsbelasting. Er is een centrale vertrouwenspersoon en er zijn decentrale vertrouwenspersonen voor ongewenste omgangsvormen. Nee 17

18 Bijlage 2 Overzicht borging integriteit De integriteitindex is een algemeen toepasbaar groeimodel voor integriteit en overheid. Het model is in de praktijk ontwikkeld door G&I in samenwerking met Bureau Integriteit van de gemeente Amsterdam. De Integriteitindex wordt sinds enkele jaren op vele plaatsen in Nederland (en in beperkte mate ook in België) toegepast, voor diverse doeleinden. In het kader van de beleidsanalyse voor de gemeente Den Haag zijn uit de index basisnormen afgeleid voor ambitieniveau II ( werkend systeem ). Beleidsmaatregelen/voorwaarden Algemeen Er is een door de top van de organisatie vastgesteld meerjarenbeleidsplan integriteit, dat zich richt op zowel het leerproces als de handhavingpraktijk. Er is sprake van een verantwoordelijke functionaris/orgaan in de top van de organisatie. Er zijn voldoende middelen beschikbaar om het beleidsplan te kunnen uitvoeren. Leerproces Op alle afdelingen vinden leeroverleggen plaats volgens de met de strategische top gemaakte afspraken. Alle zittende medewerkers hebben een training morele competentie gevolgd. Nieuwe medewerkers krijgen de training standaard aangeboden. De training omvat in ieder geval: oriëntatie op integriteit en integriteittaken van de medewerker; reflectie op de specifieke positie van de overheid; casussen uit de eigen werkpraktijk; oefenen in oordeelsvorming. Centrale voorziening gemeente Den Haag Bureau Integriteit en de Stuurgroep Integriteit Voldoet Nee Slechts ten dele, i.v.m. de marginale aansturing en toetsing Nee Nee Alle zittende leidinggevenden zijn getraind in het managen van integriteit. Nieuwe leidinggevenden krijgen standaard een dergelijke training aangeboden. De training omvat in ieder Nee 18

19 Handhaving van integriteit (preventief) De gedragscode is vastgesteld en met alle medewerkers besproken. De ambtseed is vastgesteld en alle zittende medewerkers zijn in de gelegenheid gesteld de eed af te leggen. Nieuwe medewerkers leggen de ambtseed verplicht af. Het strategisch management heeft een overzicht van de kwetsbaarheden van processen en functies. Handhaving van integriteit (repressief) De interne procedure voor het melden van vermoedens van misstanden is vastgesteld en bekendgemaakt. Er is een hoogste instantie aangewezen die de uiteindelijke besluiten neemt over integriteitbeleid en bij incidenten. Beleid met betrekking tot melding, onderzoek en sancties bij integriteitschendingen voorziet in ieder geval in: meldingsplicht; registratiesysteem melding en sanctie; meldingsprocedure; opdrachtgeverschap met betrekking tot onderzoek; besluitvormingsprocedure onderzoek; onderzoeksprotocol; verplichte professionele advisering mbt strafmaat; sanctioneringsprotocol. Beleid met betrekking tot melding, onderzoek en sancties bij integriteitschendingen voorziet in ieder geval in: De code wordt onder meer besproken in het introductieprogramm a. Stuurgroep Integriteit Voldoet ten dele. Toetsing door de Stuurgroep Integriteit vindt alleen plaats bij incidenten waar onderzoek naar ordt verricht en is dan marginaal. Wel: meldingsmoge- lijkheid/- plicht; registratie- systeem melding en sanctie; meldingsproce- dure; 0pdrachtgever- schap onderzoek. Niet volledig: besluitvormings- procedure Wel: onderzoek (zie meldingsmoge- 19 lijkheid/- plicht;

20 Er is een eerst verantwoordelijke aangesteld voor de uitvoering van het integriteitbeleid die als opdrachtgever functioneert voor andere interne en externe specialisten die integriteittaken uitvoeren. De volgende specialistische taken zijn intern of extern belegd bij specialisten: training medewerkers en leidinggevenden; begeleiden leeroverleggen; uitwerken moreel manifest; bijstellen gedragscode; risicoanalyse en doen van aanbevelingen ter beheersing; onderzoek van integriteitschendingen; juridische advisering met betrekking tot sancties. Er zijn afspraken en dienstverleningscontracten met externe partijen die specialistische taken uitvoeren. De medewerkers die intern specialistische taken uitvoeren maken deel uit van een samenwerkingsverband onder leiding van de integriteitfunctionaris. De integriteittaken van medewerkers, leidinggevenden, strategisch management en interne specialisten zijn in hun functiebeschrijving opgenomen en worden in de reguliere beoordelings- en beloningscyclus meegenomen. Voor zover we hebben kunnen vaststellen niet centraal. Onbekend, zal per dienst verschillen. Werking moet nader worden onderzocht. Onbekend, zal per dienst verschillen. Werking moet nader worden onderzocht. Nee, niet als zodanig. In ieder geval niet centraal. Deels onbekend. Integriteit wordt wel in functioneringsge- sprekken aan de orde gesteld. 20

21 Bovenstaande kan als volgt in een stoplichtdiagram worden weergegeven: Onderdeel Stoplicht: Algemeen Leerproces Handhaving Preventief Repressief 21