Handleiding positiebepaling op het gebied van Informatievoorziening en ICT Publieke sector

Transcriptie

1 Handleiding positiebepaling op het gebied van Informatievoorziening en ICT Publieke sector Ted Dicks Kristel Lammers Arre Zuurmond In opdracht van Alliantie Vitaal Bestuur

2 Handleiding positiebepaling op het gebied van Informatievoorziening Over copyrights Op dit document berusten geen officiële copyrights. Bij (her)gebruik in officiële publicaties graag de bron vermelden, Alliantie Vitaal Bestuur (2003), Handleiding positiebepaling op het gebied van informatievoorziening en ICT, publieke sector. Vragen en verbeteringen zijn meer dan welkom op:

3 Inhoudsopgave 4 5 9!" ## 14!$#% 22 &' 28 ()## 33 *+!!, 34 - ## 41 I-scan: Resultaatgebieden 48

4 1. Inleiding. /0 " # ! # / # % 3 % 3# 1 # 1 1 # 13 %04!5-4#5 # # # # /0 '%#! 6 #%!#6 % 7 2 6!4!#5 # # #!% # #%#! # %!% 6# % %%0!6 # # 6 # 7"1% 1% /!#% 6%!! 0!! 80#%#! 9#0%!!#'%#!!!!% % 0! #! 3 # 0# #! ## ## #% 3# ## #&# #

5 2. Organisatieontwikkeling en het INKmanagementmodel Organisatieontwikkeling : % 05;< ## 2 1 1% ! +#= $ >+=$? 1% # %##0 >#?3!# ># #? 6! %% 9# #### ## 1 6 ###! ###1! 6## ## 14!5. # #1 % 1% Organisatieverandering: het INK-managementmodel 6 0 % 0%#! 3 0! %! 10 % # 6 #%0%! 2 #1!! !! >0?0 INK-managementmodel 3 %# % - )!@ & ( A * A!!0@ ; B # +=$!! 0 /%

6 6>? # 1 1!%!1 # # 1!% #% # %! $ # %. # % 0 # 1 %00. 0 # 6 #0 1 # 1#1%0% #% A #! 1 0#!0C0 # 0#0C60 %!DD %!0!#1 % % 3 % - ORGANISATIE RESULTATEN medewerkers waardering door medewerkers leiderschap strategie en beleid processen waardering door klanten en afnemers eindresultaten middelen waardering door de maatschappij LEREN & VERBETEREN Figuur 1 - Het INK-managementmodel Ontwikkelingsfasen in het INK-managementmodel 3 #0 -

7 ! 6 # 2 '!#! #. %!!! # 6 0!!! = %!%#!#E % : % #!!# # % 6DD% E2 :! F +#E % %0!3%0%! -! 0% 10 >? 6! # % # ## ###B!!-! # B0 % # Resultaatgebieden in het INK-managementmodel %0 #% >?0 - B #0 #! '# #E %0 >? " ' #10 F! 1#.#$ $ '%# % -!0%1!4!50! 0%.#$ 6!4 56F 0!# >#!#?

8 ! 6%%.-F 6! Aanvullingen op het INK-managementmodel 3! 1 #!!##F % " % % 1 0=G">/3? # % =G">/3?!' 0#! %0%!#. % # DD =G"/3# # 1 # 6!DD % # 10 #!! 2 6! - %! 2 6 %# + 1 =111G 21"#1/# 3#6# /# 3##%#% # 3 Meer informatie hierover kunt u vinden in het artikel: de elektronische overheid vereist kwaliteit, in: Zuurmond & Lammers, Bestuurswetenschappen 2001, nr 6., pp

9 6 DD #3. >? ;(% $ 1 % : #!%0 : #1%0#EB 0 #% H >8## 1;;;? "0% 05 >%& %" &?60 5 % 0 /!# 1000! # 8## #% % 0!! 0 1 #6 % %! / 0 8 %0!0 # %%! > 1 IA./A5 # 1 0!1% %#?10 % %0 1! #%! / %0%!/81 +##A1 6:A> %? +!! %#6 0 % 2 A %# #1= 10% #1! B%!!!# 8%# $6A. #% 0 #5# :+1 #E%1!1 >J')?! # 6: # ## B #%#! 1 F!2 # %# K %#

10 6!!!6 %#! # - 0! 1 % # 3!! 4 #5 '- 1%0!! E DD 0 0 1%0% 06! 4 #5%0 #%# %0!%#E6E % -!!0 % # ( 0% > 1 1 1?%0! B # # # # ) -60!# #$ 0 1%! # 6%0%0%!

11 1% 0>++$?%# >L+?!0 00!# # %0 % 0 * (!%!!#0#!# #6%%0 % # 1#1# #.! ## + H %!# A#! #/% C60! ## 6 % - * *!/1 %# 4 # 5 11!! 1! 0 0 1%# %0!! ** #!6 0!! 1 % ##! # /!# % + ***! #! 3%! ># %11?10!0 %# %! >/? '!% # 1 1%0% +# : 6#1!1% LL7L6!

12 B!! *#'! #%0 L 0 >%##? # 0 F+! E!%0 # * # 0>!?%0!.!!0%#! /# #0 L % 1 %#>!0 #? 0 0. # 00 9# % 6%0#!0 % ;;( #M#%# +## %% #!10 1 #B % - 0!1% LL7L6 #10 E 0! 6#! #% 3 7. & 80%% % 4 " 5 # %# # 3 # %# # % - 1 # ##7! 1 /1 / # ##7! 6> # ##!? />//# ##!?# 6 % # %# & : "-) E+' :EN#11>?;;1!!&

13 Business Strategy IT Strategy External Business scope Technology scope Distinctive competencies Business Governance System competencies IT governance Strategic Fit Organizational Infrastructure and Processes IT Infrastructure and Processes Internal Administrative Infrastructure Architectures Processes Skills Processes Skills Business Functional integration IT " ## % ', %0 %% ##0 %. #%0% DD %##0#0 # % % >? *! #!#/!.% 0!% #!% > C?.#% ## 6 ##B ## %!%#! / % 1#6 ## - % 0E01 0 # 0 3!! # % 0% %#0 9 # # %0 C % >%0% =/51!1? *- % 0 /% >%0 %! C?! 7! # # ## %

14 $ %!%% ## 0 ## # % %% 8! 1 ## %!%#! % %0 % # '%#! %0 # #6 % #.# % # G#,!@ L@ # ##@ / 6 ##0%1!#%! "0 % 1! # ##1% % 06 ## &' ' %0 %%##0 % 6 ( # * % 0>?. #%0% O )<<<1 0 %##0#0 # %% >?O 6 9# 6 %0% # ##% #!! %!# 0 ( B! #! %!! 1 % 0 %0 6!! 0 * B! >?!! -!!1% 0 %0

15 %! #!#/! 3%! ## 0 ##1#! 9# >?7! #, 1 % 0! # #% % $(()' * G!! # %0.!#%1!1 #% B%#! 1!!# %# % 9 %! ! G #!%0 %##0 7! 0 # 0% =!! 0 %!!!!0 % >?%#>#? 0 1 4!!05 0!!!! % 1 #!% 0!.% 0 $ I G PP %0!%0 %!!!!# 1! < 6 % 3 # #% #. 0% 1!1LL7L6!1 /A1 O% 0"! # # 0!# B% %.% % 1!LL7L6!%% %#E1 >L':/<<<? G! 45 :%0 ; /!# G >?!00 % # < 6!0 %0%0#!!

16 %!#!3 %! %# %.% 0- L+" 1! :0+ 1 LG!5 +1#8 "# % $ $0 % 9#7% %0% # 2 % #! B 1%%!!!# # % E010 # 0 3!! # # ## #!! #!!! %!! %%>!!?% '!! % 3! ##!! 6 # 0%0# 0!! %% 3 0# 0%!!!#"!! ##0 #0!. %% #0!%B %0 # 0!! 6 0 0# 0%!!! #"!! ##0# 0! $()' G!# ##1!!%B 0!! B %# / % # #1%0 % %# ##. 0 ## % G %!0 # # ## 3%!! # 0 6!!!! # 9!! %! # # ##B % %0%!E! 2 E %!% 0%

17 G!0 6# ##!! 0!!0 ## 60!! %%!!!B % L': E. =1+ LL6 %# 3%0 0 1 E G # ##!!0 ## 60# E #B% #!# % +26#!#% # 1!%# ## B 0!%0# %! %!! 6! % 6#!#% ;;! + 6% ##! ##!1 1%1%# &! # 0!! 9!! 6! # # ##1!! #!!! %!! %%>!!?% 3! #!!! % '#CL 1!%# ## > 1! #!11% 1!%?. % # 1 %#.% >? %#0 L+"#1 "A > %!!? 6 #0 3!% #"A!! L!!0' E0#!1!1% LL7L6!!%!!0 E!-,,% %,B#% % 0 #!#%#!!A/ #! & 6%!! %0

18 6 >? 1%0% %! + IA.>#?3 ## # "!!%%!! B =! %! 6= DD% % % "A1 1#++$ ( 1 0 " % 0% L+" * 1++$1L+ ; % % $()' 60# 0 H > 11 1?>?"#0 - G 6!%# % % 0.% #! 1 %0# G!!!0%# B!%# % % >?%!! 3!# $$###>? : 8 %#>?0 F # # %! %0 # 6 % %# % 0E!#6!! 3! %#% % 1L+"1++$1L+# 0!#! 3!! % #!0 01! 0 # B% #!#%: 8 +2>? ( ++$-++ 0 * L+"-L0+ ; L+-L +

19 % # ## % >%0% =/51!1?. 11!#0 1 %%! % 60! % # ## 1%#1!!!# ###!.0! #!01!# # #1! # ##0 #" 0. 0# 1"#21. 01#8 0#% #!!! 11% #%0$0! # 0#$!0# #!# # $%!# ##10!! # %60# # ##! # ##0%$!>? $ # 0!0!# # # 1/=,= < $($)' G # L # # 0 # ## # % 3 % 1 Q!0 %!3 0! # >?>? % B% # ## /0 LI 1 # /0! # ##! # ##!#.% %% 0 # ##1!1! 3! 4!!05 # ##B % $EF1 0 % # ## %!! J')1:"== %# 6# ## %##!!!# 0 # ##! #!!0# ##.% 0 B!5 +1 # 8 "# %!% < /=,=! 1/==1 %0# #

20 !5!!! 1! 1%#! # 1!%!, 7" ##% 0 /%!! # 6/ # 1!!#1 6/ = / 0%!!0 0! 1 6 %##0 3 %67" 1 %0 6#0 0 />. * '? 6 # %. /-% 1!! % 1E% :#! # +01 %#!! % L+" $()' >? 7" 6! #!! # 0 7" % / 6/##! # # ## %!! %>%0% )? 6 0 7" 0# 7" % /!! #!! 80%#: )"# % >?%1!% 6 /! E # #% 0! E #6 %0 # /!! #! 30: )"!

21

22 %-' % 0 #% %.% ## 001 0% #% !!0>? #6 % 0#% > #?1 #! 7 /1 /1 / >!10! 1BI!? # / %0 / #. #/'#0 3 >?1%#! >/?# C 6,%#% /- % % 1! #0 1%%> %,?! 4%E5 %! N# %, >? 6# / %%% % 0 1 F. %0 - A0,%#C A%%!#4!%5C 3 C! >?!+0 % 1!! #+#1 : 81L1$ 6$#0 60 #! ! # % 6 # 0 % > # %?6 #!#%# % 6 #! 1%0% 9#R! %!! 6 0%!% 0!0%0.0 E# 3 B %#!1!

23 %0 #%%! B!#! % $ 80! 0!% (()'% 1 0 />!0?@ +%! > 1E1 0?@! 1%!@ + %0 %#@! /@ /@ L%# + %!! E@ % 0 #@ +0! >%#! 1# 0? ()'% 1 >% =! / %#@ E@ =!! % :)"@ " ": )"!>:)"5? %#> :)"50?@ ": L = % % 0 >!?@ L % 0! %#@ =!% :)"@ $!0!! "!! %0@ 6!0 %:)"@ L =!0 % :)"@ = = % = % = #@ L =/=/@ I!@

24 . 2# 31% /! /00C 6 % /B # 1#0 /! #0E L!# %%! 6# /0 0 %0 6% 3!0# % #! -!! % 1% 1 0 1! 1 #.! # %!. # # 6 1 % 1! 11 1 % #!6 0%!%0 # ()'% 1 %%0!! # >/?@ =! =0!@ : # % ($)'% 1 =#@ 8#@ F /@

25 . # 3! / % 0#!!0% 1 3%!45!0 /! / #!0 ### 1# 1 1! 6 #% % 3 0!! # / >%?!0 #! #!>? 9# 6!0# % B% - / # 1 # ##! #!0 1 %# DD% I0#!.# %#% 01!!0!%0!0!0 % L # %0 /!!0 -A! / %!!0 > F! /!!0# #? 0.%!!0 #0-1! 10 1! 1.%! #!! #!!!0% 6 # #% 0 %# %0 6!# 0 ()'% 1 #!! %#@!# +! > %0$! %?@ :##>1#?@ " =/51!!C $ +% /!

26 (3)'% 1 ",# %0 /@ =!/% >%0+?@ "!%0 /@ :%# /!@ "!!%! % 0 % F %! / %# #6 #O / 0 2! % %! 1 >%#? 1 #! B, % % #% E>%0% 2!1! #!? % # 6 # % % 1 1 2, %!1!! 0+ % %!7 E # 6 / /!!! #!!6!! 0 # - 2 >!1!%?!> %! 1%0%? (4)'%5 #!@ =!!@ = % " %#!@ L %# 0

27 @ 6 %#@ /!>/?@ $#>$?@ K (6)' = = = % = + 0 #,! + 0!! #@ + 0!#@ : E>!E?@ + # ##

28 3 7 % 6! # # %! 0 # # % 3!#E %!% 6 %#! ##6 L@ # ##@ & / 6 ##0 #B ##! #%1 1 6 #%%%%! >?1 >?!>? 6 00 # 0 # 6 # 1 # A 0 %0!#%0 C 6!0!# %! % 1 %#!#7 % ## #% !!0 #> #? +'# % %% 3(( 6!%! ####&!%#!! % 1 $ %!1 #!! # F ##10# 0 % - 0% % 8!# #!%

29 >?!6 0# >?I!0 #1!01%0% 6 #!@ 7" Q 3("21% I ##- )! % > 1 1?!1 1 L! 0#B###!###!!#6 0 0!# 60!# '!#! 6% ## 0!# # 451 # %! 1 %! % 6 #!!%!!##! +'# % ' 3( 6!%!#% #! 0#%0 I #%0.% 0 #1 # I%##00 # I 1!! 1 # %0 1 #% # 045F 3($"21% I #% - : # %0 L!#% #% % 1#E %0# 1!! 100! # 0F 6 %- #!.%# 0 %! #%!## 0#1 ## ## ##

30 8 % 6 # %. 2 0 #B 1 6!!!%!#1 6%! 2 # 3 %0!0% %# %. 0 % %# 00%!AC3 % #!#!!7 E #% % 1!! 71# A%% %0 0 6%%!%!! # 6# %! 6%!!!! % 6! #04B 0 5-! -! # 1 # %#1 0%0 C6 #3%!!!!!1!! # 1% 6# #0 ## Fase I Fase II Fase III Fase IV Fase V LEIDERSCHAP speler spelverdeler coach bruggenbouwer? STRATEGIE & BELEID afdeling primair proces geheel keten? PROCESSEN nvt. beschrijven samenhang continu verbeteren? MEDEWERKERS uitvoerder meedenker zelfsturend extern samenwerk? MIDDELEN nvt. los zand planmatig meerjaren? 6# #! # #!%!!% 1.##! G#1

31 # /!!#!6!0! " # #! B # ##1 % # %!# E %! % 6!!! 3!! # - #, 3! > F!!? #% ##> 15#1%#%1 5?6! 00% %0 1! %#6! #!! ###$#!! # 1! #! 61!!!!0!%10!.#!!! # 6 # ##% 1 # 6 / 6/0! 0 3 6/ # #%## 1#! / #! B 1 %! >%0% O? ##!%!! %

32 Fase I Fase II Fase III Fase IV Fase V INFORMATIE- STRATEGIE INFORMATIEBELEID TOEPASSINGEN n.v.t. n.v.t. los eigen organisatie prim. processen funct. architect. directe ketenpartners directe ketenpartners service architect. info-keten info-keten component based??? GEGEVENS afdeling organisatie sector keten? INFRASTRUCTUUR n.v.t. LAN WAN Internet? I & A-ORGANISATIE n.v.t. Operat. ITIL Tactische ITIL Strategisch ITIL? 6##!-! 1 % 17 % 1! % # A #C3!4!0 ###51 %# %! 1 #!!%! % - # ## /!! 1% 1! 6!# %! 4! 05-#! %#% F 1 % #6!%! % # 0 8!! %# %#!%! 1 1! #!7 E #

33 4 9 ## >;;*?1/ - # 0!#% 10 #1S3% ## >;;*%?10 12, 1S 3% ## ><<<?1 *), 10 #1S3% ## ><<<%? S3% ## ><<?1/ *),1!#% % )17"8## ><<?1 " 0 *.! 0 36# % 7')!>?1!#% 1!(, ;1I )1 7" 8## ><<?1 4 "( *.!0 N% %!%0 1 +$"1!*, <1" 1$)>;(?5 ( / # "/'1.#&1" T( 8## " >;;;?1# $ 1 0 0! 163 8## "7)><<?6 1- +##!!<<1&1!!*<<

34 6 :# / 0!! #% /!%-!1E!%'-3% # E # # #!! # #!%%- 0! %!%#6 B ##%!6 3%! ## 0!!%# 1! 4%# 5 %!!! 01 %1# ##1 ##!%%/! 0 ##B ##%%0% #! 7% 1!11# ##/!#B F! % % 1 01,# #! %!111 %#1 %0 %! %# 10!10%#! E% F! # # # # 1%B % %# 1%; " %0! # -'1-0 # % 0 6!# 0% % 0 <%-/<-0!! 0 / %, 3! 0 %%%! % %6 %0!!%! #% %

35 , 2! %0 %0, 3! % # ">! 1 1?#,-7/#$'1! #E # # "#! % %#6%#!#% 0O = /!0! 01 1! -B -0!! -!!! =-<-B!$# =-!1 1 0% 0! # #! =>##F 0 %! =>-B > 0?0# %#%#!%#! 00 %! ++%#! % ! 0>? +'-6% ## +';%'0 % # % 0! +-6 # 01 # # #%0 %#1 01%#% 0 F

36 +-31! #!11%1!% + -31!%# ## + -B% 0E!#> # ##? +3!%# > 1!?!# 6 #!!0%#UEF@V +2'#-B%!!> 1!?% # 3% # E UV %%%B4%!5!!! # # 0% 1%0!! %!! %%>!!? %'/ 03! %#E! %# %#B # # 1#, #345%#, 0 0# /> 1# ##? # /0 'B % 0!# # ### % %! >%#?# %3!!0 % #6 #! %3! # # 0! # 1% 0! 1 % -B! #!%

37 !! 1% 0 %0 B E 1% # 1! #! %1 # F!E %'6% # ##!!# %!BGM' BE 1%>)"?%# # %#1%! -3 0!# # /=,=! >! #?1%# # %# 9) E# #)%E1!# % %!0!!% % I!#0E!%! % % 0.)% %! >% # ##? %! #!) 0! %># ##? ' %! / E1 0 #1 %!> 7 2? 0 # ;% %0 +0%. -!1% 1LL7L6 : 8-1% %##1/A 9!-) "-BE 1% # %##!#% %! % 91#%-B!! 0# %#>%0% $? 7-1%0% 7'2%6 E %#!1 E -"!!# %# % >%0% =1J')1 /=,=?

38 ?##-3# #!03%0% %% %% % 0 1 #0 %!!?%% #%!! 1 #! ##%0%!?- %!%1 0%# >?%#?B! >?!! -!!1% 0 %0 <%@-: 0! %0! %%1% 1% <=#% E# #-B ##1 1 1! #1%!!#% E E!3 %#% # %#% 0 <%%@%'30!! #!! <' -3!!% # # ##!! 0!% -%!!! 8%' % #1%0%!% %@ ;% %@ -3E # E 8%1; '% 1-3% %! 1 8%'3! %#

39 8%9-!! #! %0!01!! % 8%9!! #!! % # 0!% # 8%97 -! >? %#% E> %? %#6! % 2# 8%%#!! 101 % 8?!<-:!%0 " = -B!5%%# E# # %#! # -3E!F= >!?J')>B! 1!J')% # %#? %%%%'/%% 9A!8903! #O E!! ##%0 0 % #%%" %%%!!! %%%'/ 903! #O E!!##%0 %%%%-B4%!5!#1!!##11E1 # 0% %%% 1%#1!!1 %%#B # ##! 1 1# ## 2#6/ % 1 1 %!# 0 #%0 ;-!%% % %! # E,<:</=,= :! #

40 B# #!%0 1%0%!# C79-J%'#!)#-J')1 01 %#!! # # >!#?% J') # % 0# # #!1 F%0!!!.!-A "-B!# # % >%0$EF?

41 % %% B 0%#! ".+##6!#% #

42 I-strategie & beleid I Fase 1 Fase 2 Fase 3 Fase 4 Fase 5 Richten De informatievoorziening van onze organisatie is een onderwerp waar het management regelmatig mee bezig is. Het management heeft een informatiestrategie voor de organisatie vastgesteld, waarin de bijdrage van de informatie-voorziening aan de bestuurlijke doelstelling is omschreven. De informatiestrategie van organisatie draagt bij aan de informatievoorziening van directe ketenpartners in de informatieketen. De informatiestrategie van organisatie richt zich naar de partners van de voor organisatie relevante informatieketens. Onze organisatie participeert in externe denktanks op het gebied van innovatieve informatievoorziening. Inrichten In onze organisatie is de verantwoordelijkheid voor informatie-voorziening niet eenduidig belegd. In onze organisatie is de verantwoordelijkheid voor informatie-voorziening eenduidig belegd. Onze organisatie overlegt structureel met de directe ketenpartners in de informatieketen over de informatievoorziening. Periodiek wordt met alle ketenpartners over de informatiestrategie overlegd. Onze organisatie heeft specifiek budget voor research and development van informatievoorziening. Verrichten Onze organisatie rapporteert niet over de voortgang van de informatievoorziening aan het management. In onze organisatie wordt periodiek en stelselmatig gerapporteerd over de informatievoorziening. Onze organisatie evalueert periodiek het functioneren van de informatievoorziening van de informatieketen met onze directe ketenpartners. Onze organisatie werkt samen met partners uit de relevante informatieketens aan de ontwikkeling van de gemeenschapp-elijke infor-matiestrategie. In onze organisatie wordt bewust ruimte gecreëerd om snel, met behulp van ICT, op wijzigende omstandigheden te reageren.

43 I-strategie & beleid II Richten Fase 1 Fase 2 Fase 3 Fase 4 Fase 5 Onze organisatie heeft geen informatiebeleid vastgelegd. Het informatiebeleid van onze organisatie heeft informatievoorziening als gemeenschappelijke resource voor de verschillende afdelingen in de organisatie als uitgangspunt. Het informatiebeleid van onze organisatie is afgestemd op het informatiebeleid van onze directe ketenpartners. Het informatiebeleid van onze organisatie is afgestemd op het informatiebeleid van de partners uit de relevante informatieinformatieketens. Onze organisatie neemt actief deel aan benchmarks buiten de eigen sector en in Europa. Inrichten Verrichten Iedere afdeling binnen onze organisatie bepaalt haar eigen inrichting van de informatievoorziening. Het gebruik van ICT vindt vaak plaats op grond van spontane behoeften in onze organisatie en is daardoor weinig gestructureerd. Het informatieplanningsproces is gestructureerd en vastgelegd, net als de control cyclus. De informatievoorziening van onze organisatie ondersteunt de primaire bedrijfsprocessen van onze organisatie. In onze organisatie is een planningscyclus voor de informatievoorziening, die is afgestemd op de planning- en control-cyclus van onze organisatie en op die van onze directe ketenpartners. Informatie-uitwisseling vindt plaats over de grenzen van onze organisatie heen uit oogpunt van effectiviteit en efficiëntie. De planning van het informatiebeleid van onze organisatie wordt afgestemd op de informatieplanningscyclus van de partners uit de relevante informatieketen. Informatie-uitwisseling vindt plaats tussen partners van de voor onze organisatie relevante informatieketens. Het maatschappelijk belang is verankerd in het informatiebeleid van de gehele keten. Informatie is voor iedereen vrij toegankelijk. Onze organisatie is volledig transparant.

44 Toepassingen Fase 1 Fase 2 Fase 3 Fase 4 Fase 5 Richten Onze organisatie schaft toepassingen aan op het moment van behoefte. In het informatiebeleidsplan is een functionele architectuur ontwikkeld. Onze organisatie ziet de functionele architectuur als onderdeel van de gemeenschappelijke functionele architectuur van onze directe ketenpartners in de informatieketen. Onze organisatie ziet de functionele architectuur als onderdeel van de gemeenschappelijke functionele architectuur van de totale informatie-ketens. De functionele architectuur van onze keten behoort aantoonbaar tot de beste in de wereld. Inrichten De verantwoordelijkheid voor de aanschaf van toepassingen is niet formeel en eenduidig belegd. Het applicatiebeheer is systematisch ingericht voor de gehele organisatie. Periodiek wordt met onze directe ketenpartners over de gemeen-schappelijke functionele architectuur overlegd. Periodiek wordt met alle partners uit de relevante informatieketens over de gemeenschappelijke functionele architectuur overlegd. De functionele architectuur van onze organisatie is afgestemd op de nationale overheidsarchitectuur. Verrichten De applicaties in onze organisatie vormen een onsamenhangend geheel. De selectie en aankoop van applicaties in onze organisatie is gebaseerd op de functionele architectuur. Onze applicaties hebben standaard interfaces naar de applicaties van onze directe keten-partners in de informatieketen. Onze organisatie wisselt systematisch gegevens uit met de partners uit de relevante informatieketens. Klanten en toeleveranciers van onze organisatie hebben online toegang tot hun eigen dossier.

45 Gegevens Fase 1 Fase 2 Fase 3 Fase 4 Fase 5 Richten In onze organisatie is gegevensmanagement geen strategisch issue. Het management van onze organisatie stuurt op samenhang van gegevens. Het gegevensmodel van onze organisatie is gebaseerd op gegevensstandaarden van de directe ketenpartners in de informatieketen. Het gegevensmodel van onze organisatie is gebaseerd op gegevensstandaarden van de totale informatieketen. Het gegevensmodel van onze organisatie is gebaseerd op het internationale gegevensmodel voor de informatieketen. Inrichten In onze organisatie is de verantwoordelijkheid voor gegevensmanagement niet eenduidig belegd. In onze organisatie is de verantwoordelijkheid voor gegevensmanagement eenduidig belegd bij een gegevensmanager. Periodiek wordt door onze gegevensmanager met onze directe ketenpartners gegevensoverleg gevoerd. Periodiek wordt door onze gegevensmanager met alle ketenpartners gegevensoverleg gevoerd. Periodiek wordt door onze gegevensmanager (inter)nationaal gegevensoverleg gevoerd. Verrichten Dezelfde (gestructureerde) gegevens worden door verschillende afdelingen, los van elkaar, vastgelegd en gebruikt. Onze organisatie gebruikt uniforme gegevensdefinities, die breed binnen de organisatie worden gedeeld. Gegevens worden op frequente basis uitgewisseld tussen onze organisatie en onze directe ketenpartners in de informatieketen. Onze organisatie wisselt gegevens uit met authentieke registraties. Klanten en toeleveranciers van onze organisatie beheren hun gegevens in digitale kluizen.

46 Infrastructuur Fase 1 Fase 2 Fase 3 Fase 4 Fase 5 Richten Hard- en besturingssoftware worden in onze organisatie naar behoefte aangeschaft. De aanschaf van hard- en software in onze organisatie wordt gecoördineerd in lijn met het informatiebeleidsplan. De technische infrastructuur is afgestemd op de infrastructuur van de directe keten-partners uit de informatieketen. De technische infrastructuur van onze organisatie is gebaseerd op standaarden in de totale informatieketen. De technische infrastructuur van de totale informatieketen is gebaseerd op (inter) nationale standaarden en sluit aan op die van relevante internationale partners. Inrichten Verrichten De inrichting van de technische infrastructuur in onze organisatie wordt niet gecoördineerd. De hard- en besturingssoftware van afdelingen sluit meestal niet op elkaar aan. De verantwoordelijkheid voor de inrichting van de technische infrastructuur is eenduidig belegd. Hard- en software van onze organisatie zijn via (een) netwerk(en) met elkaar verbonden. De verantwoordelijke voor de technische infrastructuur overlegt periodiek met de directe ketenpartners over de gemeenschappelijke technische infrastructuur. De technische infrastructuur van onze organisatie en die van de directe ketenpartners zijn met elkaar verbonden. De verantwoordelijke voor de informatie infrastructuur overlegt periodiek met alle relevante ketenpartners over de gemeenschappelijke technische infrastructuur. De technische infrastructuur van de ketenpartners is aangesloten op die van de totale informatieketen. De verantwoordelijke voor de technische infrastructuur in de organisatie neemt deel aan (inter)nationaal overleg. De technische infrastructuur van de organisatie functioneert op basis van pervasive technology.

47 ICTorganisatie Fase 1 Fase 2 Fase 3 Fase 4 Fase 5 Richten Elke afdeling in onze organisatie kiest haar eigen weg met betrekking tot I&Aactiviteiten. De verantwoordelijke voor de I&Aactiviteiten adviseert lijnmanagement vanuit een tech-nische invalshoek. Onze ICT-organisatie richt zich op de optimale ondersteuning van de primaire processen, bijvoorbeeld door Service Level Management. Onze ICT-organisatie richt zich op de optimale ondersteuning van de ketenprocessen bijvoorbeeld door Service Level Management in de keten. De verantwoordelijke voor de informatie informatievoorziening in onze organisatie stuurt de I&Aactiviteiten aan volgens een pro-actieve cyclus van beheer en vernieuwing. Inrichten In onze organisatie worden I&Aactiviteiten niet gecoördineerd. Binnen onze organisatie is een ICTorganisatie met een helpdeskfunctie. In onze organisatie is een planningscyclus voor de ICTorganisatie onderdeel van de reguliere bedrijfs-planningscyclus. Onze ICT-organisatie schept de randvoorwaarden voor aansluiting in de informatieketen. De I&Averantwoorde-lijke van uw orga-nisatie neemt deel aan (inter)nationale overlegstructuren en vertaalt de relevante uitkomsten naar de eigen informatieketen. Verrichten Elke afdeling in onze organisatie voert haar eigen I&Aactiviteiten uit. Onze ICT-organisatie houdt zich bezig met technische applicatieen netwerk-beheer (operationele ITIL). Onze ICT-organisatie houdt zich bezig met (tactisch) technisch beheer, change management en problem management (ITIL). Onze ICT-organisatie draagt bij aan de uitvoering van de Service Level Management afspraken in de totale informatieketen. Onze ICT-organisatie is gericht op servicebeheer dat aansluit op de gehele (inter)nationale keten.

48 I-scan: Resultaatgebieden Een ieder mag de scan vrij gebruiken onder vermelding van ontwikkeld in opdracht van de Alliantie Vitaal Bestuur. De scan is een public domain instrument.

49 vergelijkening met excellente organisaties vergelijking met belangrijkste concurrenten gegevens beschikbaaar trend in ontwikkeling prestatie t.o.v. doelstelling relevante maatstaven Waardering door klanten score Voorbeelden van indirecte maatstaven zijn: Ontwikkelagenda met klanten (betrokkenheid klanten inzake het genereren en ontwikkelen van nieuwe (strategische) applicaties); Partnership van de ICT-organisatie met de gebruikers; Inzicht in maatstaven vrijgeven aan de klant; Voorkeursleverancier zijn van informatiesystemen en op een optimale wijze de bedrijfsactiviteiten ondersteunen; Percentage applicatie-ontwikkelingen en verwerkingen binnen de SLA; Aantal Service Level Agreement afspraken (SLA s) in relatie tot aantal gebruikers (organisatie of organisatieonderdelen waarmee SLA s zijn afgesloten); Aantal Service Level Agreement afspraken (SLA s) in relatie tot aantal leveranciers; Percentage vragen beantwoord binnen de overeengekomen tijd (helpdesk); Gemiddelde behandeltijd vragen per categorie gebruikers; Percentage oplossingen binnen de SLA; Aantal openstaande opdrachten bij klanten; Doorlooptijd aanvraag binnen SLA; Gemiddeld aantal dagen niet tijdig leveren; Percentage van de projecten gerealiseerd binnen de SLA; Percentage onderhoudsactiviteiten; Gemiddeld aantal leverdagen PC en PC-software. SCORE Voorbeelden van directe maatstaven zijn: Toegankelijkheid van de ICTorganisatie (o.a. openingstijden); Bereikbaarheid van de helpdesk (telefonisch, fysiek, wachttijd); Openheid, bereidheid tot het zoeken naar een antwoord op vragen; Bekendheid van de servicenormen bij de gebruiker; Transparantie ICT-organisatie; Klantgerichtheid van de ICTorganisatie; Gebruikersvriendelijkheid applicaties; Beschikbaarheid van de applicaties en systemen; Functionaliteit van applicaties; Single sign on; Bijdrage van I aan O of ketenspecifieke maatstaven (zoals blauw meer op straat).

50 vergelijkening met excellente organisaties vergelijking met belangrijkste concurrenten gegevens beschikbaaar trend in ontwikkeling prestatie t.o.v. doelstelling relevante maatstaven Waardering door medewerkers score SCORE Voorbeelden van indirecte maatstaven zijn: Personeelstrouw; Ziekteverzuim; Tevredenheidsindex medewerkers ICT; Kwaliteitsindex opleiding; Deelname aan verbeterprojecten; Opkomst bij werkoverleg; Deelname aan opleidingsactiviteiten; Opkomst bij sociale activiteiten. Voorbeelden van directe maatstaven zijn: Inbreng bij het opstellen van doelen en plannen zoals het meedenken over vernieuwingen van de ICT-organisatie; Arbeidsomstandigheden; Doorgroeimogelijkheden; Permanente opleidingsmogelijkheden; Persoonlijk Ontwikkelingsplan; Ontwikkelvrijheid van medewerkers; Creativiteit & zakelijkheid van de organisatie; Secundaire arbeidsvoorwaarden.

51 vergelijkening met excellente organisaties vergelijking met belangrijkste concurrenten gegevens beschikbaaar trend in ontwikkeling prestatie t.o.v. doelstelling relevante maatstaven Waardering door de omgeving score SCORE Voorbeelden van indirecte maatstaven zijn: Management houdt zich aan ethische codes; Aantal stagaires/afstudeerders bij de ICTorganisatie; Presentaties over ontwikkelingen op ICT binnen de organisatie (bijv. Belastingdienst); Aantal werkervaringsplaatsen bij de ICTorganisatie; Aantal of percentage positieve berichten in de pers oftewel het aantal artikelen in vakbladen over gebruikte applicaties in de organisatie; Tijd besteed aan extern overleg. Voorbeelden van directe maatstaven zijn: Toegankelijkheid van informatie; Terugkoppeling over de bereikte resultaten; Open source als uitgangspunt voor applicatie-ontwikkeling; Besteding van gemeenschapsgeld (over de balk smijten vs. Respectvol besteden); Stimuleren van thuiswerken (i.v.m. files, milieu); Samenwerking met ketenpartners; Tevredenheid van ketenpartners; Ethisch management.

52 vergelijkening met excellente organisaties vergelijking met belangrijkste concurrenten gegevens beschikbaaar trend in ontwikkeling prestatie t.o.v. doelstelling relevante maatstaven Eindresultaten financiële maatstaven score operationele maatstaven SCORE Voorbeelden van financiële maatstaven: IT-budget als percentage van de omzet; It-uitgaven per fte; Percentage van de ontwikkelingscapaciteit die wordt ingezet voor strategische toepassingen; Percentage boven of onder het ICT-budget Allocatie van het budget over verschillende posten; Gemiddelde budgetoverschrijding ICTprojecten; R&D budget van de ICT-organisatie in % van het totale R&D-budget; Verhouding directe/indirect kosten; Kostendekking; Declarabele uren; TCO; ROI; Kwaliteitskosten als % van de totale kosten; Ontwikkelingskosten als % van de totale kosten. Voorbeelden van operationele maatstaven: Bezettingsgraad; Productiviteit; Doorlooptijd; Percentage hergebruik programmeercode; Percentage doorberekenen van werkzaamheden en kosten bij ICT naar andere organisatieonderdelen; Percentage onderhoudactiviteiten; Benodigde tijd om nieuwe diensten/producten te ontwikkelen; Benodigde tijd om standaard applicatie uit te rollen; Storingen in de informatiesystemen (per informatiesysteem); Percentage opgeloste incidenten; Bezettingsgraad van de infrastructuur.

53