OPLEGMEMO VOOR BESTUURLIJKE WERKGROEP VTRR VAN Ruud de Wilde en Ruud Pronk deelnemers werkgroep governance en positionering VTRR

Transcriptie

1 Platform AB GGD RR & AB Jeugdhulp Rijnmond 8 december 2016 bijlage 1 bij agp 9 OPLEGMEMO VOOR BESTUURLIJKE WERKGROEP VTRR VAN Van : Elly van Kooten Steller: C.c.: Ruud de Wilde en Ruud Pronk deelnemers werkgroep governance en positionering VTRR Onderwerp Positionering en governance Veilig Thuis Rotterdam Rijnmond (VTRR) Aanleiding In de bestuurlijke werkgroep van 12 oktober 2016 is, mede gelet op het ambtelijke advies van 5 oktober 2016 over governance en positionering, afgesproken om voor de positionering van VTRR de varianten bij de GGD en zelfstandige stichting gekoppeld aan JBRR verder uit te werken aan de hand van wat er gedaan moet worden om te voldoen aan de volgende 9 criteria, t.w.: 1. Opdrachtgeverschap 2. Sturing 3. Informatievoorziening 4. Onafhankelijke identiteit 5. Financiële onafhankelijkheid 6. Continuïteit 7. Kwaliteit 8. Inhoudelijke aansluiting op bestaande structuren 9. Bekostigingsrelatie zodat wij niet hoeven aan te besteden Een werkgroep samengesteld uit Elly van Kooten (directeur Publieke Gezondheid), Onno de Zwart (directeur Jeugd), Arina Kruithof (bestuurder JBRR), Ruud Pronk (adviseur deelnemingen), Lida Veringmeier (programmadirecteur), Hans Bos (juridisch controller), Laurens Ruijs (teammanager Zorg en Veilig), Jonathan Houtman (adviseur Jeugd) en Ruud de Wilde (adviseur Veilig Thuis) heeft in de bijeenkomst van 24 november 2016 hieraan uitvoering gegeven en voor beide varianten in beeld gebracht wat gedaan moet worden om te voldoen aan voorgaande criteria. De resultaten zijn opgenomen in deze memo. Gevraagde beslissing 1. Maken van een keuze uit de 2 varianten voor positionering van VTRR, t.w. bij de GGD of als zelfstandige stichting gekoppeld aan JBRR 2. Bepalen van een standpunt op het advies van de werkgroep over het tijdpad.

2 Toelichting Hoewel de werkgroep meent dat criteria onderling veel samenhangen is het beeld als volgt. 1. Opdrachtgeverschap In beide varianten ligt het opdrachtgeverschap bij ofwel het AB GGD RR of het AB Jeugdhulp en wordt dit voor hen uitgevoerd door de secretaris van een van de AB s. Bij de variant bij de GGD zal VTRR, als afdeling in de GGD (directie PGW&Z), aansluiten bij de wijze waarop de GGD is georganiseerd. Personeel is in dienst van de gemeente Rotterdam. Financiering loopt via GGD, directeur Publieke Gezondheid. Rotterdam is risicodrager. De regiogemeenten betalen jaarlijks een bijdrage voor taken die voor hen worden uitgevoerd in de regio. De governance wordt geregeld in de gemeenschappelijke regeling GGD RR. Daarbij is het een keuze of Rotterdam ook bij VTRR risicodrager wordt. Bij de variant zelfstandige stichting gekoppeld aan JBRR loopt de financiering via de GR Jeugdhulp Rijnmond. VTRR maakt al onderdeel uit van deze regeling. De regiogemeenten zijn risicodrager. De governance wordt geregeld in de Gemeenschappelijke Regeling Jeugdhulp Rijnmond en de uitwerking hiervan in de statuten van de stichting. Op voornoemde wijze wordt in beide varianten voldaan aan dit criterium. 2. Sturing Er dient onderscheid gemaakt te worden tussen bestuurlijke sturing en dagelijkse sturing. De dagelijkse aansturing is nu belegd bij de stuurgroep Veilig Thuis onder voorzitterschap van de directeur Publieke Gezondheid (GGD). In de nieuwe context zal deze rol van de stuurgroep veranderen of zelfs komen te vervallen. Regiobestuurders zullen moeten kiezen bij wie de dagelijkse sturing wordt belegd. Bij de variant bij de GGD wordt de dagelijkse sturing uitgevoerd door de GGD, directeur Publieke Gezondheid. De invloed van regiogemeenten is in beginsel beperkt tot hun eigen jaarlijkse bijdrage. Gekozen kan worden om naast de vergadering in het AB, bestuurders een grotere rol te geven, dan nu bij de GGD, door instelling van een bestuurscommissie met adviesbevoegdheden, in te vullen door bijvoorbeeld het AB GGD RR. Bij de variant zelfstandige stichting gekoppeld aan JBRR ligt de sturing bij regiogemeenten. In de gemeenschappelijke regeling Jeugdhulp Rijnmond en de uitwerking hiervan in de statuten van de stichting moet een governancemodel geregeld worden met of een uitwerking als bij de vorige variant met een grotere rol voor bestuurders in een bestuurscommissie met adviesbevoegdheden of met directe vertegenwoordiging van de bestuurders in het toezichthoudend orgaan van de stichting. Deze laatste optie moet wel goed (juridisch) onderzocht worden omdat sturende, opdrachtgevende en toezichthoudende taak hierin niet gescheiden zijn en kunnen leiden tot belangenverstrengeling. Voorts zijn directe statutaire bevoegdheden vereist, onder andere om indien nodig in te kunnen grijpen, en eisen aan de interne organisatie. Een zakelijke inrichting van de koppeling tussen JBRR en VTRR is vereist voor een goede heldere governance, waarin het risico van belangenverstrengeling wordt voorkomen. Bij de governance kan een belangrijke rol worden toegekend aan bijvoorbeeld het AB en/of DB Jeugdhulp. De werkgroep verwijst naar de recente landelijke ontwikkelingen over de governance met Jan Dirk Sprokkereef en naar de ontwikkelingen in de regio voor invulling van de governance bij de CJG s en JBRR. Hierin wordt gestreefd het opdrachtgeverschap en de sturing te beleggen bij bestaande instituties in de regio. Bij de governance voor JBRR is, om praktische redenen, in de dagelijkse uitvoering een rol weggelegd voor de directeur Welzijn, Zorg en Jeugdhulp van Rotterdam op basis van mandaat, volmacht en machtiging. Voor VTRR meent de werkgroep dat een dergelijke rol ook geregeld moet worden voor de directeur Publieke Gezondheid.

3 Op voornoemde wijze wordt in beide varianten voldaan aan dit criterium. 3. Informatievoorziening Bij de variant bij de GGD loopt de informatievoorziening door VTRR direct naar GGD, directeur Publieke Gezondheid. De directeur informeert de regiogemeenten. In de gemeenschappelijke regeling GGD RR dient geregeld te worden hoe de informatievoorziening naar regiogemeenten plaatsvindt. Bij de variant zelfstandige stichting gekoppeld aan JBRR loopt de informatievoorziening door VTRR direct naar het toezichthoudend bestuursorgaan van de stichting. In de afspraken voor de financieringsrelatie, de gemeenschappelijke regeling Jeugdhulp Rijnmond en de uitwerking hiervan in de statuten van de stichting dient geregeld te worden hoe de informatievoorziening naar regiogemeenten plaatsvindt. Hiermee wordt in beide varianten voldaan aan dit criterium. 4. Onafhankelijke identiteit In de huidige overgangsfase heeft VTRR al een eigen identiteit en ontbreekt alleen nog een begroting en jaarrekening. Vanaf 1 januari 2017 wordt ook hierin voorzien. Bij de variant bij de GGD moet de onafhankelijke identiteit met eigen begroting, eigen briefpapier etc. geregeld worden in de gemeenschappelijke regeling GGD RR. Hiermee wordt voldaan aan het criterium onafhankelijke identiteit. Bij de variant zelfstandige stichting gekoppeld aan JBRR moet de onafhankelijke identiteit met eigen begroting, eigen briefpapier etc. geregeld worden in de gemeenschappelijke regeling Jeugdhulp Rijnmond en de uitwerking hiervan in de statuten van de stichting. Hiermee wordt voldaan aan het criterium onafhankelijke identiteit. Zo wordt aan dit criterium voldaan in beide varianten. 5. Financiële onafhankelijkheid Bij de variant bij de GGD wordt VTRR onderdeel van GGD in het concern Rotterdam. Aan de financiële onafhankelijkheid wordt voldaan als, naast een eigen begroting, een regeling wordt opgenomen in de gemeenschappelijke regeling GGD RR om te voorkomen dat VTRR wordt aangeslagen bij eventuele bezuinigingen in het concern Rotterdam. Bezien moet worden of de bestaande regeling voor taken van de GGD hiervoor toereikend is of dat aanvullende afspraken nodig zijn. Voor bezuinigingen op indirecte kosten/overhead (PIOFAH) geldt dat VTRR hier last van kan ondervinden als dit betekent dat er minder beroep in tijd op deze functies kan worden gedaan. Bij de variant zelfstandige stichting gekoppeld aan JBRR geldt dat de financiële onafhankelijkheid voor de werkbegroting wordt gegarandeerd. VTRR kan voor dit deel niet aangeslagen worden bij eventuele bezuinigingen binnen JBRR. Risico op hogere kosten is er alleen wanneer JBRR failliet gaat. VTRR is dan voor indirecte kosten/overhead (PIOFAH) aangewezen op externe inhuur dan wel aansluiting bij een andere instelling. Hiervoor dient een regeling opgenomen te worden in de gemeenschappelijke regeling Jeugdhulp Rijnmond en de uitwerking hiervan in de statuten van de stichting. Voor bezuinigingen op indirecte kosten/overhead (PIOFAH) geldt dat VTRR hier last van kan ondervinden als dit betekent dat er minder beroep in tijd op deze functies kan worden gedaan.

4 Met voornoemde uitwerking wordt in beide varianten voldaan aan dit criterium. 6. Continuïteit De werkgroep meent dat dit criterium, met de criteria kwaliteit en aansluiting op bestaande structuren, onderling sterk samenhangt, vooral gericht op het primaire proces. Dat moet op orde zijn en blijven en toekomstbestendig zijn, liefst al in de overgangsfase, maar zeker vanaf het moment dat VTRR als zelfstandige organisatie verder gaat. De werkgroep constateert dat het primaire proces nu nog niet op orde is en dat VTRR hiervoor zeker nog een jaar nodig heeft. Ook moet VTRR slagvaardig en flexibel kunnen reageren op stijgingen in het aantal meldingen, piekbelastingen, vervanging bij ziekteverzuim etc.. Hiervoor is een vangnetfunctie nodig. Naast voldoende expertise zijn korte lijnen en snelle besluitvorming noodzakelijk. Extra belasting van VTRR in de huidige ontwikkelfase moet zo veel mogelijk voorkomen worden. Bij de variant bij de GGD wordt de feitelijke nu geldende governance van GGD, directeur Publieke Gezondheid, gecontinueerd. Er is sprake van korte lijnen, snelle besluitvorming en weinig of geen extra belasting voor VTRR. Voor de vangnetfunctie zal, gelet op de vereiste expertise, een regeling voor eventuele externe inhuur, opgenomen moeten worden in de gemeenschappelijke regeling GGD RR. Bij de variant zelfstandige stichting gekoppeld aan JBRR verandert de governance. Als de governance eenmaal is geregeld dan geldt ook hier dat er sprake is van korte lijnen, snelle besluitvorming en weinig of geen extra belasting voor VTRR. De vangnetfunctie kan, gelet op de aanwezige expertise, door JBRR worden ingevuld. Governance en vangnetfunctie moeten geregeld worden in de gemeenschappelijke regeling Jeugdhulp Rijnmond en de uitwerking hiervan in de statuten van de stichting. Hiermee wordt in beide varianten voldaan aan dit criterium. 7. Kwaliteit De inspecties toetsen, in toetsingskader stap 2, de kwaliteit van Veilig Thuis organisaties (VTRR) aan de hand van criteria op het gebied van Inzetten Vervolgtrajecten en Onderzoek zoals vervolgtrajecten binnen wettelijk beoogde termijnen, samenwerkingsafspraken over de overdracht van meldingen naar het lokale veld en nemen van verantwoordelijkheid voor veiligheid bij alle meldingen die na triage in behandeling blijven bij Veilig Thuis. De verwachtingen daarbij zijn gebaseerd op wettelijke eisen, veldnormen en professionele standaarden uit het protocol handelen. De verwachtingen zijn gericht op het handelen van Veilig Thuis om de directe veiligheid in een gezin of huishouden te herstellen. Het handelen van Veilig Thuis om duurzame veiligheid in gezinnen en huishoudens te bewerkstelligen en om de schade bij betrokkenen te herstellen zal in Stap 3 aan de orde komen. Daarnaast toetsen de inspecties een aantal wettelijke eisen aan de hand van criteria van de thema s Cliëntenpositie en Organisatie uit het toetsingskader Verantwoorde Hulp voor Jeugd. Bij de variant "bij de GGD" geldt dat de GGD tot 1`januari 2015 verantwoordelijk was voor het SHG. Voor Huiselijk Geweld volwassenen is er sprake van voldoende kwaliteit. Voor kindermishandeling is dit minder.

5 Bij de variant zelfstandige stichting gekoppeld aan JBRR geldt dat JBRR tot 1 januari 2015 verantwoordelijk was voor het AMK. Voor Kindermishandeling is er sprake van voldoende kwaliteit. Voor Huiselijk Geweld volwassenen is dit minder. In beide varianten kan in de sturingsrelatie, zeker ook gelet op het scholingsprogramma van VTRR om te komen tot een integrale werkwijze, worden voldaan aan dit criterium. 8. Inhoudelijke aansluiting bij bestaande structuren Bij de variant bij de GGD geldt dat er vooral een goede inhoudelijke aansluiting is bij de bestaande structuren in Rotterdam. De aansluiting op bestaande structuren van jeugdhulp en wijkteams in de regio is nog niet goed aanwezig. Vanuit de ervaring van het SHG en het beleidsmatig sturen van Veilig Thuis o.a. met de wijkteams Rotterdam is een integrale aanpak van huiselijk geweld, inclusief kindermishandeling wel verzekerd. Een regeling hiertoe kan de gemeente Rotterdam treffen als uitvoerder in het kader van de gemeenschappelijke regeling GGD RR. Bij de variant zelfstandige stichting gekoppeld aan JBRR is in de huidige ontwikkelfase al sprake van voldoende aansluiting op bestaande structuren in Rotterdam en een goede aansluiting op bestaande structuren van jeugdhulp en wijkteams in de regio. JBRR heeft meer kennis als het gaat om uitvoering van de kinderbescherming (kindermishandeling) en minder als het gaat om huiselijk geweld (waar geen kinderen bij betrokken zijn). Een regeling hiertoe kan opgenomen worden in de gemeenschappelijke regeling Jeugdhulp Rijnmond en de uitwerking hiervan in de statuten van de stichting. Op deze wijze wordt in beide varianten voldaan aan dit criterium. 9. Bekostigingsrelatie zodat wij niet hoeven aan te besteden Bij de variant bij de GGD geldt dat de (wettelijke) taken van VTRR als publieke taken binnen het publieke domein worden uitgevoerd. De regeling van de governance in de gemeenschappelijke regeling GGD RR volstaat om voor de opdracht aan VTRR niet aanbestedingsplichtig te zijn. Wel geldt dat VTRR zelf gehouden is aan dezelfde aanbestedingsregels als de gemeente. Bij de variant zelfstandige stichting gekoppeld aan JBRR geldt dat de (wettelijke) taken van VTRR als publieke taken zijn aan te merken als verlengde overheidstaak. De regeling van de governance in de gemeenschappelijke regeling Jeugdhulp Rijnmond en de uitwerking hiervan in de statuten van de stichting volstaat om voor de opdracht aan VTRR niet aanbestedingsplichtig te zijn. Wel geldt ook hier dat VTRR zelf gehouden is aan dezelfde aanbestedingsregels als de gemeente. De bekostiging van VTRR loopt nu nog langs 2 financiële stromen. Voor Huiselijk Geweld (vm. SHG s) wordt VTRR gefinancierd vanuit het verdeelmodel Vrouwenopvang door de 3 centrumgemeenten in de regio (Rotterdam, Vlaardingen, Nissewaard). Voor Kindermishandeling (vm. AMK) wordt VTRR gefinancierd door JBRR vanuit de subsidie van de regio aan JBRR o.b.v. de gemeenschappelijke regeling Jeugdhulp Rijnmond.

6 Deze 2 stromen moeten vanaf 1 januari 2018 opgaan in één financiële bekostigingsregeling voor VTRR o.b.v. de begroting Voor beide varianten geldt dat op nog geen goed zicht bestaat op kosten als huisvesting en eventuele frictiekosten. Deze aspecten dienen verder onderzocht moeten worden. Voor de nieuwe bekostigingsstructuur vanaf 1 januari 2018 moet een verdeelmodel worden afgesproken. Een eerste verkenning in de regionale ambtelijke overleggroep van 31 oktober 2016 geeft aan dat een meerderheid VTRR ziet als een beschikbaarheidsvoorziening, waarbij een verdeelmodel op basis van inwoneraantal passend is. Wel is ambtelijk de wens uitgesproken dit na 4 jaar te evalueren. Bij de variant bij de GGD geldt, dat gekozen kan worden voor VTRR de bekostiging te leggen bij GGD (directeur Publieke Gezondheid ), waarbij Rotterdam ook risicodrager is. De regiogemeenten betalen een jaarlijkse bijdrage voor de taken die VTRR voor hen uitvoert in de regio. Personeel komt in dienst bij het concern Rotterdam en verkrijgt dan een ambtelijke status. Hierbij wordt voor indirecte kosten/overhead een opslagpercentage van circa 40% per Fte gerekend. De regeling van financiële bijdragen van de regio, door samenvoeging van de 2 financiële stromen, personele consequenties etc. moet opgenomen worden in de gemeenschappelijke regeling GGD RR. Bij een keuze voor de variant zelfstandige stichting gekoppeld aan JBRR geldt dat de bekostiging gaat via de gemeenschappelijke regeling Jeugdhulp Rijnmond. De regiogemeenten zijn risicodrager. Personeel komt in dienst van VTRR. Personeel afkomstig uit GGD verliest de ambtelijke status. Hierbij wordt voor indirecte kosten/overhead een opslagpercentage van circa 25% per Fte gerekend. De regeling van financiële bijdragen van de regio, door samenvoeging van de 2 financiële stromen, personele consequenties etc. dient opgenomen te worden in de begroting van de gemeenschappelijke regeling Jeugdhulp Rijnmond en de uitwerking hiervan in de statuten van de stichting. Voor de bekostiging van VTRR wordt separaat een financieel advies opgesteld aan de hand van een rekenmodel van het bureau Q Consult en een benchmark daarvan met andere Veilig Thuis organisaties. Op voornoemde wijze geregeld kan in beide varianten worden voldaan aan dit criterium. Governance jeugdbeschermingsorganisaties Op dit moment vindt er in de regio een discussie plaats over de governance van jeugdbeschermingsorganisaties. Hiervoor is al kort even stilgestaan bij de recente ontwikkelingen voor de governance van de CJG s. Bij een keuze voor de variant zelfstandige stichting gekoppeld aan JBRR meent de werkgroep dat VTTR in opdracht van de regiogemeenten publieke taken uitvoert die zijn aan te merken als een verlengde overheidstaak. VTRR is dan van ons allemaal en geeft invulling aan onze publieke verantwoordelijkheid voor een goede invulling van de aanpak van Huiselijk Geweld en Kindermishandeling. De regeling via een goede en heldere governance moet dan opgenomen worden in de gemeenschappelijke regeling Jeugdhulp Rijnmond en de uitwerking hiervan in de statuten van de stichting.

7 Conclusies Verzelfstandiging van VTRR kan in beide varianten plaatsvinden. De keuze welke variant de voorkeur heeft is dus voornamelijk een politieke keuze. Verzelfstandiging van VTRR is pas mogelijk als het primaire proces (de basis) op orde is en de continuïteit en kwaliteit gegarandeerd kunnen worden. In vergelijkbare verzelfstandigingen bleek een taakstelling om de basis op orde te krijgen een groot struikelblok bij de ontwikkeling van de organisatie. Het primaire proces (de basis) is op dit moment nog niet op orde en VTRR zal zeker nog een jaar nodig hebben om dit wel op orde te krijgen en te houden. Tegelijkertijd is het nodig dat de samenvoeging snel plaatsvindt, om de eenwording van de organisatie, die nu nog teveel uit twee bloedgroepen bestaat te versnellen. Bij een keuze voor de variant zelfstandige stichting gekoppeld aan JBRR moet aanvaard worden dat naar aard en rechtsvorm maar ook naar uitvoering VTRR meer op afstand komt van het regiobestuur. Een zakelijke inrichting van de koppeling tussen JBRR en VTRR is vereist voor een goede heldere governance, waarin het risico van belangenverstrengeling wordt voorkomen. Gelet op het grote publieke belang is bij de stichting directe vertegenwoordiging van het regiobestuur in het toezichthoudend orgaan en zijn specifieke statutaire bevoegdheden een vereiste. Advies Bepalend voor de keuze van een organisatiemodel is de vraag of aan de randvoorwaarden wordt voldaan voor effectieve en efficiënte uitvoering van de publieke taak en of regiobestuur kan toezien en ingrijpen op naleving van het daarvoor benodigde afsprakenkader. Uit de analyse van de 9 criteria blijkt dat hieraan kan worden voldaan in beide varianten. De werkgroep is van oordeel dat de eerder uitgesproken voorkeur van de regiogemeenten voor de variant zelfstandige stichting gekoppeld aan JBRR mogelijk is. Wel stelt de werkgroep dat tot het moment van verzelfstandiging van VTRR de huidige governance gehandhaafd moet blijven om onrust en onduidelijkheid en daarmee de kans op extra belasting en druk op VTRR te voorkomen. Hiertoe dient het samenwerkingsverband voor VTRR verlengd te worden tot de realisatiedatum van 1 januari Vervolgproces De werkgroep maakt zich zorgen over de tijdspanne voor het vervolgproces, na besluitvorming op 8 december 2016 door AB GGD RR en AB Jeugdhulp. Er moet dan nog heel veel geregeld worden, zoals: - Aanpassing van gemeenschappelijke regeling(en). Hiervoor geldt een instemmingsvereiste van alle gemeenteraden; - Opstellen van een reorganisatieplan, plaatsingsplan, regeling voor rechtspositionele effecten (verkrijgen of verlies ambtelijke status) etc.: Hiervoor geldt een instemmingsvereiste van alle OR-en en wellicht overeenstemming met vakbonden. De werkgroep vindt de beoogde realisatiedatum van 1 januari 2018 voor verzelfstandiging van VTRR heel ambitieus en alleen haalbaar als voor het vervolgproces voldoende capaciteit wordt ingezet en er geen tegenslagen zijn bijvoorbeeld bij het verkrijgen van de vereiste instemmingen van gemeenteraden, OR-en en vakbonden.

8 Procesadvies De werkgroep meent dat goed overwogen moet worden of de realisatiedatum van 1 januari 2018 gehandhaafd kan blijven of dat uitstel naar een latere datum (1 januari 2019) omwille van zorgvuldigheid van het vervolgproces niet beter is. De werkgroep acht de factor tijd namelijk erg krap. De werkgroep beseft dat langer uitstel het vertrouwen van het personeel kan schaden (het duurt al zolang) en ook nadelig kan werken voor het integratieproces binnen VTRR (terugvallen in bloedgroepen). Voor de verhoging van de kwaliteit (echt integraal werken) is een snelle eenwording nodig. Dit moet aldus de werkgroep afgewogen worden tegen het risico dat handhaving van de datum 1 januari 2018 kan opleveren voor de continuïteit van de uitvoering en consequenties kan hebben voor de inzet van mensen en middelen. Bij een eventueel uitstel kan de verlenging van het samenwerkingsverband hierop aangepast worden. Handhaving van de voorgenomen realisatiedatum 1 januari 2018 is volgens de werkgroep alleen mogelijk als voldoende capaciteit en middelen worden ingezet. Er wordt in dit perspectief nog advies ingewonnen bij Ton Quadt (kwartiermaker CJG s) en Arina Kruithof (bestuurder JBRR) over hun ervaringen in dit soort trajecten om goed zicht te krijgen op wat er dan allemaal gedaan moet worden, wie daarbij betrokken moeten worden en hoe dit te vatten in een procesagenda. Hierbij zal ook bezien worden wat te doen bij een eventuele uitloop in tijd. Bijlage Geen