Management-Checklist. Unit 4 Multivers. Unit 4 Multivers. balans in uw bedrijfsvoering

Transcriptie

1 Management-Checklist Unit 4 Multivers Unit 4 Multivers De balans in uw bedrijfsvoering

2 M ANAGEMENT-CHECKLIST EVEN VOORSTELLEN... Unit 4 Agresso is softwareonderneming met een landelijk netwerk van partners. 'Groot meedenken voor kleine ondernemingen' is onze kracht. PRODUCTEN EN DIENSTEN De producten van Unit 4 Agresso laten u via een eenvoudige manier, beter en efficiënter werken, waardoor u het maximale uit uw automatisering haalt. Onze software staat voor gebruiksvriendelijkheid, betrouwbaarheid en stabiliteit. Een landelijk netwerk van partners verkoopt de producten van Unit 4 Agresso en biedt ondersteuning bij het gebruik ervan, zodat u verzekerd bent van een deskundige Unit 4 Agresso-partner bij u in de regio. Deze partner kan u voorzien van adviezen op het gebied van de inrichting en het gebruik van onze software. UNIT 4 MULTIVERS Unit 4 Multivers is het meest innovatieve product voor het MKB / KMO op het gebied van de financiële en logistieke administratie, relatiebeheer, projecten, urenregistratie en e-commerce. Vele duizenden bedrijven in Nederland en België werken dagelijks naar volle tevredenheid met Unit 4 Multivers. Unit 4 Multivers ondersteunt uw totale bedrijfsvoering en zorgt ervoor dat u en uw medewerkers beter en efficiënter kunnen werken. Met Unit 4 Multivers is uw totale bedrijfsvoering in balans! HOE WERKT DE MANAGEMENT-CHECKLIST? Deze Management-Checklist geeft u een compleet overzicht van de vele mogelijkheden die Unit 4 Multivers u biedt. De Checklist is opgebouwd vanuit zeven werkgebieden. Deze werkgebieden zullen bij vrijwel elke onderneming aanwezig zijn. Per werkgebied zijn de belangrijkste mogelijkheden van Unit 4 Multivers uiteengezet. U kunt aangeven of deze mogelijkheden voor uw onderneming vereist (ja), niet vereist (nee), of gewenst (gewenst) zijn. Dit kan per werkgebied, door collega's van de desbetreffende werkgebieden of door u zelf, ingevuld worden. Hierdoor heeft u na het invullen van de Checklist een duidelijk inzicht welke wensen uw onderneming heeft. In overleg met uw Unit 4 Agresso-partner kan vervolgens bepaald worden welke Unit 4 Multivers-modules vereist en welke modules gewenst zijn. De uitgebreide basisfunctionaliteit en de gunstige prijsstelling maken dat Unit 4 Multivers de meest complete automatiseringsoplossing is, die zorgt voor balans in uw bedrijfsvoering. MEER INFORMATIE Wilt u meer informatie of een afspraak maken met een Unit 4 Agresso-partner bij u in de regio? Neem dan contact met ons op via het gratis telefoonnummer (Nederland) of via (België). Kijk voor meer informatie over onze producten op onze websites: of

3 Ja Nee Gewenst MANAGEMENT / DIRECTIE Controle over de kosten en opbrengsten binnen uw organisatie Zakelijke contacten onderhouden Toezicht houden op uw medewerkers Uitgebreide statistieken Prijsafspraken met uw relaties vastleggen Managementgegevens altijd up-to-date hebben, waardoor u de juiste beslissingen kunt nemen Alleen de voor u relevante gegevens getoond zien Automatisch een seintje krijgen als gegevens buiten de grenswaarden komen en hierop direct actie ondernemen Gegevens exporteren naar Excel met één druk op de knop In één oogopslag alle bedrijfsprocessen in kaart hebben Vanuit één programma alle gegevens over uw klant, zoals product, contactpersoon, verkoop en de historie beschikbaar hebben Op maat gemaakte output zodat juiste informatie beschikbaar is voor u Vanuit één scherm door kunnen zoomen naar detailniveau Vanuit een scherm de controle houden over uw managementinformatie, zoals betaalgedrag debiteuren, voorraadniveau, statistieken, backorders, solvabiliteit, rentabiliteit, openstaande posten, uit te voeren en toegewezen acties etc. Dat acties door de juiste personen op het juiste moment gedaan worden Op ieder moment stamgegevens kunnen aanpassen ook tijdens uw boekingen Autorisatie per gebruiker per programma in kunnen stellen Invoerschermen per gebruiker aan kunnen passen Alleen betalen voor een gebruiker die daadwerkelijk in het pakket werkt Het betalingsgedrag van debiteuren kunnen analyseren Op elk gewenst moment een overzicht kunnen verkrijgen van het saldi debiteuren en crediteuren Direct bij het opstarten van uw pc de belangrijkste managementinformatie te zien krijgen FINANCIËLE ADMINISTRATIE Een complete financiële administratie inclusief grootboek, debiteuren, crediteuren, BTW- en ICT-aangifte, telebankieren, vreemde valuta, herinneringen Meerdere boekjaren, perioden naast elkaar kunnen leggen voor een optimale vergelijking Budgetten, prognoses per grootboekrekening, kostenplaatsen en dossiers en deze tevens kunnen bewaken De openstaande posten van uw debiteuren eenvoudig kunnen bewaken Eenvoudig terugkerende journaalposten kunnen vastleggen Tijdens het boeken eenvoudig de historie kunnen raadplegen zodat uniformiteit gehandhaafd blijft Op een eenvoudige manier onjuiste boekingen kunnen herstellen Afstemming van de inkoopfacturen met inkooporders Vanuit financiële informatie door kunnen zoomen op detailgegevens Kunnen werken met zowel de Nederlandse als de Belgische wetgeving Vaste activa gemakkelijk kunnen registreren en verwerking Uren van medewerkers kunnen ingeven, fiatteren en verwerken Mutaties vanuit andere pakketten importeren Intrastat-aangifte aan het CBS kunnen doen Juiste informatie voor de juiste gebruiker beschikbaar hebben Een waarschuwingsmechanisme dat reageert op kritische aspecten van de administratie Gemakkelijk uitgebreide statistieken, variabele ratio's en kengetallen voorhanden hebben Kunnen incasseren van debiteuren Eenvoudig mutaties met uw accountant kunnen uitwisselen, zonder dat uw processen stil komen te liggen Kunnen werken met G-rekeningen Notities en acties kunnen koppelen aan openstaande posten, offertes, orders en projecten Verbijzonderen naar kostenplaatsen en kostendragers Autorisatiemogelijkheden per gebruiker kunnen instellen, zodat bijvoorbeeld goederenontvangst door de magazijnmedewerker en het boeken factuur door de administratie uitgevoerd kan worden Optimaal samenwerken met uw logistieke afdeling vanuit één pakket In meerdere boekjaren tegelijkertijd kunnen werken Per administratie een vrije indeling van grootboekrekeningsschema Afgesloten periodes en projecten kunnen heropenen Gebruik kunnen maken van meerdere formulieren voor het aanmanen van debiteuren en deze kunnen registreren per debiteur Het betalingsgedrag van debiteuren kunnen analyseren Op elk gewenst moment een actueel overzicht kunnen verkrijgen van het saldo debiteuren Gebruik maken van automatische incasso Eenvoudig en snel gebruik kunnen maken van telebankieren en tevens simpel overzichten hiervan kunnen verkrijgen

4 Ja Nee Gewenst VERKOOPADMINISTRATIE Met één druk op de knop uw relatie kunnen omzetten in debiteur of crediteur Openstaande posten en kredietlimiet kunnen controleren tijdens orderingave Een flexibele indeling van uw formulieren Verschillende lay-outmogelijkheden per formulier kunnen toepassen Een automatische koppeling van juiste formulier lay-out aan juiste klant of leverancier Uw relaties eenvoudig kunnen vastleggen Analyses van uw prospects uitvoeren Gebruikmaken van offertebeheer inclusief scoringspercentage en rapportage hiervan Offertes met één druk op de knop omzetten naar verkoopopdrachten Gebruikmaken van een offerte in de taal van uw klant Artikel- en dienstenbeheer (inclusief zelf aan te maken velden); ook in uw orderscherm Verkoopopdrachten, bestede uren, contracten en/of abonnementen en projecten kunnen factureren Gebruikmaken van baliefacturen, proeffacturen, spoedorders Facturen kunnen verzamelen voor effectief factureren en besparing van kosten op kleine orders Mogelijkheid van berekenen automatische orderkosten bespaart geld Mensen uit het magazijn kunnen aansturen door speciale instructies Voorraadcontrole tijdens ingave voor betere informatie naar de klant Direct vanuit een verkooporder een inkooporder aanmaken Alle gewenste informatie over de klant, product, orderhistorie, prijsafspraken tijdens de orderinvoer ter beschikking hebben Kunnen verkopen via het internet Artikelen kunnen samenstellen in sets Versnelde orderingave of meerdere malen dezelfde order ingeven Periodiek terugkerende verkoopopdrachten kunnen vastleggen, zodat deze direct op te roepen zijn Speciale prijzen met uw klanten vastleggen Flexibele en uitgebreide mogelijkheden voor het vastleggen van prijslijsten, prijsafspraken en kortingsafspraken Uitgebreide verkoopstatistieken per product (groep), klant, medewerker Verkoopformulieren in de taal van uw klant Kunnen werken met abonnementen Abonnementen kunnen aanpassen in verschillende talen Gebruik kunnen maken van variabele verkoopprijzen Colli en gewicht per order ten behoeve van uw expediteurs kunnen vastleggen Artikel op basis van barcodes scannen EAN-codes bij uw artikelen vastleggen 'Oude' debiteuren of crediteuren op status passief zetten Projectgegevens op uw bevestigingen en facturen afdrukken Uitgebreide informatie bij het ingeven van orders en offertes in tekstblokken vastleggen Inkooporganisaties kunnen registeren en gebruiken INKOOPADMINISTRATIE Inkooporders eenvoudig kunnen aanmaken Kunnen kiezen uit meerdere leveranciers voor een artikel Een optimale afstemming van uw inkooporder met uw goederenontvangsten en facturen Gebruik kunnen maken van variabele bestelformulieren Mogelijkheid hebben om bestelformulieren direct vanuit programma te faxen of te mailen aan leverancier Bestelcode-artikel van de leverancier gebruiken op de inkooporder Inkooporders verzamelen op één inkooporder, dit voorkomt vele bestellingen van kleine orders en bespaart tijd en geld Uitgebreide inkoopstatistieken per product(groep) of leverancier Signalering welke artikelen besteld dienen te worden Inkoopadviezen met één druk op de knop omzetten in inkooporders Artikelen kunnen samenstellen in sets Met één druk op de knop uw leveranciers kunnen betalen Artikelomschrijvingen en bestelformulieren afdrukken in de taal van de leverancier Artikelen met leveranciersgegevens importeren vanuit andere pakketten Inkooporganisaties kunnen registeren en gebruiken Vanuit ingevoerde verkooporders direct inkooporders laten genereren

5 Ja Nee Gewenst VOORRAADBEHEER Uw voorraad optimaal kunnen bijhouden Een minimum- en maximumvoorraad kunnen bepalen, zodat er altijd voldoende voorraad aanwezig is Inzicht kunnen hebben in meerdere magazijnen, magazijnlocaties, showrooms en servicewagens Duidelijk inzicht hebben in de voorraadaantallen en de waarde van de voorraad Een waardering van de voorraad volgens de methode die u wenst; VVP of GIP Gemakkelijk prijswijzigingen en herwaardering van uw voorraad doorvoeren Precies op de juiste dag leveren, niet te vroeg, niet te laat Binnenboeken van de bestelde goederen optimaal afstemmen met uw inkopen Magazijnbonnen printen, afmelden en verwerken zoals u dat wilt, bijvoorbeeld per stuk of in reeksen Zelf de keuze hebben om pakbonnen te printen De beschikbare voorraad in tijd overzichtelijk per dag kunnen bekijken De mogelijkheid hebben om zestig eigen velden toe te voegen aan een artikel Prijzen individueel of per groep eenvoudig kunnen wijzigen Gebruikmaken van backorder-verwerking Artikelbestanden kunnen importeren Per artikel kunnen aangeven of producten via Unit 4 Multivers Websolutions op site getoond moet worden Mogelijkheid hebben om per magazijn een besteladvies te maken Voorraad direct koppelen met de e-commerce-oplossing Artikel op basis van barcodes scannen EAN-codes bij uw artikelen vastleggen Etiketten met barcodes kunnen printen PROJECTENADMINISTRATIE Met verschillende soorten projecten waaronder regie, aangenomen werk en/of urenprojecten kunnen werken Actie en notities per project kunnen registreren Per project een projectleider kunnen vastleggen Inzicht in uw lopende projecten Deelprojecten, termijnen en factuurschema's per project vastleggen Met G-rekeningen t.b.v. onderaannemers kunnen werken Extra velden bij uw projecten kunnen vastleggen Een uitgebreide nacalculatie op basis van gemaakte projectbegrotingen en daadwerkelijk geboekte mutaties Eenvoudig uren van interne of externe werknemers kunnen invoeren, goedkeuren en facturen Middels vooraf ingestelde waarden snel projecten aanmaken Directe koppeling tussen uw project- en financiële administratie Projectgegevens op orderbevestigingen en facturen afdrukken Onderverdeling in hoofdprojecten, projecten, deelprojecten maken Verschillende prijstellingen (verkoopprijs, inkoopprijs, kostprijs en kostprijs+opslag) kunnen hanteren voor uw projecten RELATIEBEHEER Relaties eenvoudig kunnen vastleggen Zelf extra velden aanmaken, zodat u die relatie-informatie kunt vastleggen die voor uw bedrijf van belang is Met één druk op de knop uw relatie kunnen omzetten in debiteur of crediteur Selecties maken op eigenschappen van uw klanten en met één druk op de knop mailings per post of per kunnen uitvoeren Gebruikmaken van documentbeheer, zodat u precies weet welke document naar welke relatie is verstuurd Voor één of meerdere gebruikers acties kunnen aanmaken, toewijzen en afhandelen Vanuit ingevoerde verkooporders direct inkooporders laten genereren Analyses van uw prospects uitvoeren Ontvangen en verstuurde automatisch opgeslaan in uw relatiebeheerpakket Naadloos gegevens uit uw financiële pakket over kunnen nemen in Microsoft Word, Excel en Access, zodat u maar één adressenbestand hoeft te beheren Direct mailen vanuit relatiebeheer Mailtrajecten zelf kunnen opzetten en toezicht kunnen houden op traject Automatische selectie kunnen maken van relaties per mailprofiel

6 Ja Nee Gewenst Vanuit één programma alle gegevens van de relatie kunnen benaderen. Dit is bijvoorbeeld ideaal wanneer ik met de relatie aan de telefoon ben. Vanuit de relatiekaart direct door zoomen naar de financiële gegevens Bezoekverslagen, mailbrieven, Excel-bestanden of andere documenten direct koppelen met één of meerdere relaties Overzichten van uitstaande offertes Relaties, contactpersonen uit andere pakketten kunnen importeren om zo één relatiebeersysteem te verkrijgen en dus fouten te voorkomen E-COMMERCE Zonder technische kennis, uw eigen website met webwinkel bouwen en onderhouden Eenvoudige pagina's, nieuwsberichten en evenementen op uw website plaatsen De lay-out van uw website gemakkelijk aan kunnen passen door sjablonen Veranderingen op uw website doorvoeren met één druk op de knop Uw productcatalogus en voorraadgegevens tonen op het internet zoals u dat wilt Bestellingen van uw klanten rechtstreeks in uw administratie wegschrijven Geen problemen met de hosting van uw website Gemakkelijk HTML- en JAVA-codes kunnen invoegen voor het maken van attentieverhogende tools of banners Nooit meer afhankelijk zijn van de agenda van uw webdesigner Nieuwsitems, nieuwe producten, etc. binnen enkele minuten op uw eigen website kunnen tonen Uw website aanpassen, veranderen en updaten wanneer u dat wilt ALGEMEEN Formulieren in eigen huisstijl Koppeling met , internet, intranet Nederlands- of Franstalig Ingebouwde functie om administratie veilig te stellen of terug te plaatsen Conversie vanaf Exact, Grote Beer en King mogelijk Multi-userlicentie mogelijk Standaard koppeling met de Microsoft-Office programma's zoals Word, Excel en Outlook Snel aan de slag Goede mogelijkheden tot uitwisseling met uw accountant, terwijl u gewoon kunt doorwerken Alle werkzaamheden binnen het pakket zijn zowel uit te voeren met de muis als met het toetsenbord Uitbreiden met modules is op elk door u gewenst moment mogelijk Pakket groeit mee met uw organisatie Sinds 1995 gebaseerd op Windows, pakket is kinderziektes reeds lange tijd ontgroeid Updates worden gebruikt voor uitbreiden van de functionaliteit en niet voor het oplossen van fouten Wordt alleen verkocht door gecertificeerde partners uit het MKB/KMO, zij kennen uw markt dan ook als geen ander Qua techniek reeds voorbereid op uw wensen van morgen Eenvoudige invoerschermen leiden tot kostenbesparing Stijl van programma geheel aangepast aan stijl van Microsoft Outlook Meertaligheid van formulieren On line helpfunctie Directe internet toegang vanuit pakket

7 module

8 Unit 4 Agresso Software B.V. Stationspark 200, 3364 DA Sliedrecht, Postbus 102, 3360 AC Sliedrecht, Nederland T: , F: , mkb@unit4agresso.com, gratis informatienummer: Unit 4 Agresso Belgium N.V. Meir 24, 2000 Antwerpen, België T: , F: , info.kmo@unit4agresso.com, UW UNIT 4 AGRESSO-PARTNER: Niets van deze uitgave mag worden gewijzigd, verveelvoudigd, opgeslagen of openbaar gemaakt worden in enige vorm of op welke wijze dan ook zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Unit 4 Agresso. De merken genoemd in deze folder worden beschermd. Aan deze folder kunnen geen rechten ontleend worden. Wijzigingen en drukfouten voorbehouden.