Vlaams Communicatie Assistentie Bureau voor Doven, vzw

Transcriptie

1 Vlaams Communicatie Assistentie Bureau voor Doven, vzw Dendermondesteenweg 449, 9070 Destelbergen / * 09/ * 0476/ * Nood / 0476/ AAN DE TOLKEN Vanaf nu verandert de werking van het CAB. Het aanvragen van tolken, het zoeken van tolken en het sturen van tolken worden quasi volledig georganiseerd via het WEB. U krijgt van het CAB een login en paswoord. Door de vernieuwing kunt u oude en nieuwe tolkaanvragen vlugger selecteren, bekijken en accepteren. Hoewel de applicatie eenvoudig in elkaar zit, is het vereist dat u rustig de tijd neemt om de handleiding door te nemen. Anders loopt u het gevaar dat er fouten gebeuren. Als u van het CAB de brief met uw persoonlijke gebruikersnaam (login) en paswoord ontvangen heeft, kunt u rechtstreeks bij het CAB aanloggen via het nieuwe Inhoudstafel van deze handleiding : 1. Inloggen met uw naam/ controleren van uw eigen gegevens / Het overzicht scherm met Laatste nieuws. 2. Het scherm Tolkaanvragen / Het scherm Detail Aanvraag. 3. De tolk kan een tolkaanvraag Accepteren en eventueel weer Afgelasten 4. Het CAB kent tolkopdrachten toe : Toegekend 5. Het Afgelasten of Wijzigen van een tolkopdracht door de gebruiker 6. Het werken met tolken door de gebruiker : Voorkeurtolken / Afgesproken met tolk / Ongewenste tolken 7. Registreren/controleren van de tolkuren en afgelegde reisafstand door de tolk 8. De gebruiker heeft een overzicht van zijn tolkuren 9. Het invullen van de (nieuwe) nummers op het prestatieblad in Welzijn & Werk. 1. Inloggen met uw naam / controleren van uw eigen gegevens / het overzicht scherm met Laatste nieuws. In de voorbeelden hieronder heten de fictieve tolken Karel Kaas en Paula Pauwels. Gebruikers van tolken zijn : - Jan Janssen (heeft O- uren, L- uren en VO- uren), - Mark Martens (O- uren, VO- uren, L- uren) - en Mieke Mieters (O- uren, L- uren). U ziet in bijlage 1 hieronder waar u uw gebruikersnaam en paswoord moet invullen. Opgelet : als u de woorden op de bijlage (screenshot) hieronder niet duidelijk kan lezen, vergroot dan het beeld van deze tekst (op de balk helemaal bovenaan uw computerscherm - klik op het tabblad beeld - vergroot naar 200%). 1

2 Als u aangelogd bent, verschijnt een overzicht scherm en het tabblad Laatste nieuws staat open. U ziet dit hieronder in bijlage 2, waar u als tolk Karel aangelogd bent : Vooraleer de tabbladen te bekijken, kijkt u eerst bovenaan rechts naar de pijl. Daar staat uw naam. Daarnaast staat Mijn gegevens. 2

3 Klik op Mijn gegevens en controleer de persoonlijke informatie over u. Zie bijlage 3 hieronder : Als een gegeven fout is, verwittig het CAB met een gewone via tolkaanvraag@cabvlaanderen.be Klik daarna terug op Laatste Nieuws. In het overzicht Laatste nieuws (zie opnieuw bijlage 2) ziet u onmiddellijk uw opdrachten van de komende 7 dagen en van opdrachten die veranderd zijn. De info in Laatste nieuws is een handig geheugensteuntje/verwittiging mechanisme, maar is ook niet meer dan dat. Voor een volledig overzicht van tolkaanvragen klikt u beter op het tabblad Tolkaanvragen. Opgelet : als u inlogt op de applicatie en u voert een tijd geen actie uit, is het mogelijk dat u de verbinding verliest met de applicatie. Dan dient u opnieuw uw login en paswoord in te geven, en u komt terecht op het scherm dat u laatst actief was. 3

4 2. Het scherm Tolkaanvragen / Het scherm Detail aanvraag Als u op Tolkaanvragen klikt,dan ziet u een overzicht van alle tolkaanvragen. Zie hieronder bijlage 4 : De lijst met tolkaanvragen kan heel lang zijn. Naast punt 1 (bovenste pijl) leest u hoe u een of meerdere aanvragen veel sneller kunt opzoeken. Op de punten 2 en 3 hoeft u geen acht te slaan : die instructies zijn enkel nuttig voor de dove gebruikers. Wel nuttig voor tolken is de uitleg voor de gebruiker bij de vraag Wat is status? Naast al de statussen die de gebruikers te zien kunnen krijgen, is er nog eentje die de gebruikers nooit te zien krijgen, maar de tolken wel : de status geaccepteerd (voor meer uitleg hierover, zie een eindje verder). Onder de kolom Status leest u de actuele status van de tolkaanvragen op uw scherm. Het gebeurt dat u links naast een tolkaanvraag een icoontje ziet : - een paars icoontje met de letter V : u bent Voorkeurtolk - een lichtblauw met de letter T : het gaat om een Teamtolkopdracht - een lichtbruin met de letter I : het betreft een Instant tolkopdracht. De I wordt normaliter enkel gezien door tolken die geregistreerd zijn als instant tolken. Als u meer wilt weten over een bepaalde tolkaanvraag, dan klikt u op de onderlijnde knop Details (zie de lange pijl rechts naast een aanvraag). Een voorbeeld : de tolk Karel Kaas is voorkeurtolk bij tolkaanvraag en klikt op Details om meer te vernemen. Dan verschijnt een nieuw scherm Detail Aanvraag, zie bijlage 5 A en 5 B : 4

5 Op dit scherm treft Karel een pak informatie aan : - Karel Kaas ziet dat de tolkaanvrager of gebruiker eigenlijk één tolkaanvraag bij het CAB heeft ingediend, met daarin vier data. Zie de schuine pijl links. Karel ziet dat aan de nummering: 890 is het basisnummer van de tolkaanvraag, en per datum komt er een deel bij : 001, 002, 003, 004. Karel ziet dat hij 4 keer voorkeurtolk is (4x icoontje V ). Opgelet : het is mogelijk dat Karel niet de enige voorkeurtolk is, dat kan hij niet zien. 5

6 - Wanneer een tolk belangstelling heeft voor een opdracht, dan kan hij bij het CAB zijn kandidatuur stellen. De tolk doet dat door een opdracht te Accepteren. (N. b. Accepteren wil nog niet zeggen dat de opdracht zeker voor hem is, want er kunnen nog andere tolken accepteren voor diezelfde opdracht.) Het is ook mogelijk dat de tolk zich achteraf bedenkt en zijn kandidatuur weer wil intrekken omdat hij een andere overlappende afspraak over het hoofd heeft gezien. De tolk kan zijn kandidatuur dan intrekken door Afgelasten. Zie hiervoor verder hoofdstukje 3. Wat ziet Karel nu op zijn scherm? Karel ziet dat hij de opdrachten op 01/02/2012 en 08/02/2012 nog kan Accepteren. Zie de 2 horizontale pijlen. Karel ziet ook dat hij zich al kandidaat gesteld had om de opdrachten op 15/02/2012 en 22/02/2012 uit te voeren, want naast die twee opdrachten staat al dat hij eventueel opnieuw kan afgelasten. Zie de twee kleine verticale pijlen. (Dit is logisch : men kan pas de mogelijkheid afgelasten op het scherm te zien krijgen als men eerst vooraf zijn kandidatuur heeft gesteld door te accepteren ). - Onderaan zijn scherm treft Karel praktische informatie aan, waaronder het tolkadres en de afstand van zijn woonplaats naar de tolkplaats. Tenslotte ziet Karel rechts op zijn scherm 2 groene knoppen : - Met de knop Afdrukken kan Karel de aanvraag uitprinten - Met de knop Detail afsluiten keert Karel terug naar het vorige scherm. 3. De tolk kan een tolkaanvraag Accepteren en eventueel weer Afgelasten Op het scherm Tolkaanvragen zoekt de tolk Karel de gewenste tolkaanvraag. Hij klikt op Details. Karel komt terug op het scherm in bijlagen 5A en 5B hierboven. Laat ons opnieuw aanvraag nemen. Karel klikt nu op Accepteren, zie de pijl in bijlage 6 : 6

7 Nu verschijnt een nieuw overzicht scherm, zie bijlage 7 : Karel heeft geaccepteerd, maar voor alle zekerheid vraagt de webapplicatie of hij nog eens wil bevestigen via de groene knop Accepteren. Als Karel accepteert, dan verschijnt opnieuw het detail van de aanvraag. Zie bijlage 8 : Het verschil tussen bijlagen 5A en 5B enerzijds en bijlage 8 anderzijds ziet u aan de pijl op bijlage 8 : het extra woord Afgelasten is op die plaats verschenen. 7

8 Karel heeft tolkaanvraag geaccepteerd, dus is het logisch dat hij zijn acceptatie eventueel weer kan afgelasten. Laat ons even aannemen dat Karel zich bedenkt en afgelast. Dan klikt hij op Afgelasten en bijlage 9 verschijnt : Karel noteert de reden van zijn afgelasting in het opmerkingenveld (zie pijl) en klikt op de groene knop Afgelasten. Opgelet : als Karel afgelast, ontvangt de betrokken (dove) gebruiker rechtstreeks een die hem verwittigt over de afgelasting. Wat de reden van de annulering betreft, deze wordt door het web naar het CAB gestuurd, maar kan niet gelezen worden door de gebruiker. Karel klikt nogmaals op OK in het scherm in bijlage 10 : 8

9 Nog enkele tips i.v.m. het accepteren van opdrachten. Als u een tolkopdracht accepteert die doorgaat op hetzelfde tijdstip dat een andere tolkopdracht doorgaat die aan u werd toegekend door het CAB, dan zal het zoeksysteem u verwittigen dat dit niet mogelijk is Het is ook mogelijk dat het CAB aan tolk Karel een teamtolk opdracht aanbiedt. Normaliter zal Karel dan in de lijst van tolkaanvragen 2 tolkopdrachten zien met het icoontje T erbij, tenzij al één van de team tolkopdrachten weggekaapt werd door een collega. Zie de pijlen op bijlage 11 hieronder : 9

10 Karel accepteert hier best beide tolkopdrachten. Dat is handiger werken voor het CAB. Het CAB zorgt er dan uiteraard wel voor dat aan Karel slechts één van beide opdrachten toegekend wordt. 4. Het CAB kent tolkopdrachten toe : Toegekend U heeft gezien hoe een tolk een tolkopdracht kan accepteren (en eventueel weer kan afgelasten als hij zich later bedenkt). Wanneer is de tolk nu zeker dat hij de opdracht mag uitvoeren, en niet een andere tolk? Daarvoor moet de tolk wachten tot het CAB de tolkopdracht aan hem heeft Toegekend. Laat ons een voorbeeld nemen : de tolk Paula Pauwels is voorkeurtolk bij tolkopdracht van gebruiker Mark Martens. Zie de onderste pijl op bijlage 12 hieronder. Paula accepteert, zoals reeds uitgelegd door : - eerst op de knop Details te klikken - als het scherm Detail Aanvraag geopend is, klikt Paula op Accepteren, en bevestigt daarna nog eens Accepteren via de groene knop. Paula ziet nu bijlage 13. Daarop staat o.m. dat de afstand van haar woning tot de tolkplaats 38 km bedraagt (zie pijl) : 10

11 Wat Paula niet weet, is dat de gebruiker Mark Martens ook nog de tolk Karel Kaas heeft aangeduid als voorkeurtolk. Zie de onderste pijl in bijlage 14, die een deel van de aanvraag van Mark Martens bij het CAB toont : Ook de tolk Karel Kaas heeft geaccepteerd en nu blijkt dat de afstand van de woonplaats van Karel naar de tolkplaats veel kleiner is dan die van Paula Pauwels. Het CAB ziet dat in 11

12 haar exclusief overzicht van tolken die geaccepteerd hebben : zie de dubbelpijl onderaan in bijlage 15. Omwille van de kleinere afstand zal het CAB de opdracht dus toekennen aan de tolk Karel Kaas. Karel ziet dan in bijlage 16 in zijn overzicht van tolkaanvragen het woord Toegekend (zie pijl). De opdracht is voor hem. 12

13 Paula Pauwels krijgt de opdracht niet en wat blijkt : de tolkopdracht is uit de lijst met tolkaanvragen van Paula verdwenen. Als Paula de opdracht opnieuw zou opzoeken, ziet ze op bijlage 17 dat de aanvraag niet teruggevonden wordt (zie pijl) : 5. Het Afgelasten of Wijzigen van een tolkopdracht door de gebruiker Ook de gebruiker kan een tolkopdracht Afgelasten. Een voorbeeld illustreert dit. Gebruiker Mieke Mieters heeft tolkaanvraag ingediend en het CAB heeft de opdracht toegekend aan Paula Pauwels. Zie pijlen op bijlage 18 : 13

14 Mieke Mieters zegt echter af. Zij doet dit via een scherm op bijlage 19 (zie pijlen) : 14

15 Tolk Paula ziet op bijlage 20 : De gebruiker kan ook een ingediende tolkaanvraag Wijzigen, maar hier zijn beperkingen ingebouwd. Het voorbeeld hierna illustreert dit. Gebruiker Jan Janssen heeft tolkaanvraag ( bezoek notaris ) ingediend en het CAB heeft de opdracht toegekend aan Karel Kaas. Karel heeft de opdracht snel opgezocht door het nummer 882 in te tikken (bovenste pijl) en leest op bijlage 21 dat hij de opdracht aan hem toegekend werd (zie dubbelpijl): 15

16 Gebruiker Jan Janssen stelt echter vast dat hij verstrooid geweest is. Hij ziet dat de opdrachtdatum niet 30/09/2010 is maar 29/09/2010. Via zijn scherm Aanvraag wijzigen probeert hij nog gauw zijn aanvraag te veranderen, maar dat lukt hem niet, omdat al een tolk was vastgelegd. Zie in bijlage 22 het scherm en de berichten die Jan ziet bij de lange pijlen: 16

17 In ons voorbeeld is het dus beter dat Jan de tolkopdracht gewoon afgelast en een nieuwe tolkaanvraag indient met de juiste datum. Besluit : Jan kan ingediende tolkaanvragen vlot wijzigen, zolang voor zijn aanvraag nog geen tolken geaccepteerd of toegekend werden door het CAB. Dat betekent ook dat Jan niet meer de naam van een tolk kan wijzigen als reeds tolken geaccepteerd hebben of toegekend werden. Zie ook verder hoofdstukje Het werken met tolken door de gebruiker : Afgesproken met tolk / Voorkeurtolken / Ongewenste tolken Wanneer een gebruiker een tolkaanvraag indient, dan kan hij op een bepaald scherm volgende gegevens over/voor de tolk invullen, zie bijlage 23 : Kijk eerst naar de driedubbele pijl : het bolletje bij geen voorkeurtolk staat standaard aangeklikt. De gebruiker kan dit wijzigen en bv. een tolk invullen met wie hij al heeft afgesproken, of 1 tot 3 namen van voorkeurtolken invullen. Hij kan ook aanvinken dat het CAB enkel de voorkeurtolken mag raadplegen. De gebruiker kan ook anders te werk gaan en al bij voorbaat aangeven dat hij een bepaalde tolk niet meer wenst te gebruiken : zie de pijl bovenaan het scherm. De gebruiker moet dan het tabblad Ongewenste tolken aanklikken. Hieronder een voorbeeld waarbij gebruiker Mieke Mieters de tolk Karel Kaas heeft ingevuld en bijlage 24 ziet: 17

18 Gebruiker Mieke moet nu nog klikken op de groene knop Toevoegen en ziet dan bijlage 25 : Mieke kan hier nog andere tolken aan toevoegen, maar kan anderzijds ook die tolken later weer activeren door te klikken op Als u deze tolk opnieuw wil gebruiken hier klikken. 18

19 Tenslotte : het CAB geeft (in de handleiding van de gebruikers) in Onderwijs nog volgende instructie mee: De opties met voorkeurtolken zijn enkel mogelijk in de sectoren Werk en Welzijn. Ondanks de schaarste aan tolken wordt het in de sectoren Werk en Welzijn aan de gebruikers van tolken toegelaten om bij hun tolkaanvragen namen van voorkeurtolken aan het CAB te bezorgen. Het tolkenbureau gaat daar in de mate van het mogelijke op in. Dat is mogelijk omdat de tolkopdrachten in die sectoren slechts heel weinig dagelijks of wekelijks terugkeren. Voor dat soort opdrachten zijn dan ook veel meer tolken te vinden. In de sector Onderwijs daarentegen is het moeilijk om voor die massa regelmatige opdrachten genoeg tolken te vinden. Bijkomende uitdagingen zijn : niet in elke streek wonen voldoende onderwijstolken, de vraag naar tolken stijgt in Onderwijs sterk, en niet alle tolken willen/kunnen in het hoger onderwijs actief zijn. Mocht het CAB ingaan op de wensen naar voorkeurtolken, dan zou een situatie ontstaan waarbij sommige leerlingen veel tolken binnenhalen, en andere geen of te weinig. Dit zou indruisen tegen een eerlijk gelijke- kansen- beleid voor alle dove gebruikers. 7. Het registreren/controleren van de tolkuren en afgelegde reisafstand door de tolk De webapplicatie berekent automatisch de tolkuren en de afstand tussen de woonplaats van de tolk en de tolkplaats. Voor de tolk is het interessant om spoedig na het uitvoeren van de tolkopdracht na te gaan of de cijfers kloppen. Hieronder het voorbeeld van tolk Karel Kaas die in bijlage 26 ziet dat voor opdracht de voorberekende afstand 19 km bedraagt en dat de opdracht 1u duurt (zie 2 schuine pijlen). Tolk Karel klikt op Details (horizontale pijl) en ziet dan in bijlage 27 de groene knop Prestaties waar hij moet op klikken : 19

20 Karel klikt en ziet nu het scherm waarop de tolkuren en de reisafstand vermeld staan. Zie de dubbelpijl op bijlage 28 hieronder. Er staat : 1 tolkuur en 19 km. (Er staat daaronder nog een 2 e opdracht vermeld, omdat de gebruiker die 2 opdrachten tegelijk had aangevraagd bij het CAB. Maar met die 2 e opdracht hoeft de tolk geen rekening te houden, want die is afgelast). 20

21 Karel drukt op de groene knop Wijzigen en ziet dan het scherm in bijlage 29 : Als Karel akkoord gaat met de uitgevoerde tolkuren en de reisafstand van 19 km, dan vinkt hij het vierkantje aan ( Tolk akkoord? ) en klikt hij daarna op Bewaren. Zie schuine pijlen. Karel negeert de opdracht daaronder (van 04/02/2012), want die was toch afgelast (dwarse streep). Maar stel dat Karel op 17/08/2010 eigenlijk getolkt heeft van tot en stel dat hij wegens omleiding 31 km heeft afgelegd in plaats van 19 km. Dan kan hij niet akkoord gaan met de cijfers. Hij verbetert dan zelf de cijfers, zie de dubbelpijl op bijlage 30 : 21

22 Daarna telt Karel zelf de tolkuren op. Als het gaat om een tolkopdracht in het kader van Werk of Welzijn, wordt een begonnen uur afgerond tot een vol uur. Van tot is : dat wordt afgerond naar 2u. Karel vult bij de horizontale pijl dus het cijfer 2 in. Als alles goed is ingevuld, vinkt Karel het vakje Tolk akkoord? aan en klikt hij op de groene knop Bewaren. Dan ziet hij bijlage 31 : De status van de opdracht is gewijzigd (zie vermeldingen bij dubbelpijl inzake status). 22

23 Opgelet : - Als het gaat om een tolkopdracht in het kader van Welzijn, is de kans heel groot dat de tolk al de vergoeding voor de reiskosten rechtstreeks heeft ontvangen van de tolk. In dat geval vult de tolk bij km het cijfer 0 in. - Als het gaat om een tolkopdracht in het kader van Onderwijs (O of VO uren), dan is het niet nodig om de tolkuren en reisafstand te registreren/controleren, want die worden door de tolk al genoteerd op de PAF, VOPAF en maandstaten. N.b. in Onderwijs worden tolkmomenten die niet exact één of meerdere uren duren, per half uur afgerond (vb. 01u10 = 01u30, vb. 50 = 1u, vb. 1u30 = 1u30 ). 8. De gebruiker heeft een overzicht van zijn tolkuren Ter illustratie hieronder nog een voorbeeld van het scherm dat de gebruiker kan oproepen om de stand van zijn (eventueel verschillende soorten) tolkuren te raadplegen, zie bijlage 32 : 9. Het invullen van de (nieuwe) nummers op het prestatieblad in Welzijn & Werk. Het is mogelijk dat het CAB volgend jaar een nieuw model van Prestatieblad in de sectoren Werk & Welzijn ontwerpt. In afwachting daarvan vraagt het CAB het oude prestatieblad te gebruiken. Hoe moeten de nieuwe langere nummers genoteerd worden? Nemen we het voorbeeld van de tolk Paula Pauwels die op 12/08/2010 ging tolken voor Jan Janssen. Zie de nummers bij de pijlen in de bijlage 33 hieronder : 23

24 Zie hieronder het ingevuld prestatieblad van Paula Pauwels. Links zijn de nummertjes 1/, 2/, 3/, 4/ toegevoegd, omdat Paula 4 keer op rij is gaan tolken (zie de nummers 001, 002, 003, 004 hierboven naast het nummer 890). Dat is niet zonder belang, want het had ook gekund dat Paula van de serie van 4 opdrachten maar twee keer is gaan tolken, bv. voor opdracht en opdracht In dat geval moest Paul op haar prestatieblad enkel 3/ en 4/ vermelden, en niet 1/ en 2/. 24