Vlaams Communicatie Assistentie Bureau voor Doven, vzw

Transcriptie

1 Dendermondesteenweg 449, 9070 Destelbergen / / / Nood 0476/

2 Inhoudstafel 1 INLEIDING TOEKENNINGSPROCEDURE VGT-tolkopdrachten in Welzijn, Werk en Derden en schrijftolkenopdrachten in Onderwijs in VGT-tolkopdrachten in onderwijs in AANMELDEN REGISTREREN... 5 AANMELDEN... 5 WACHTWOORD VERGETEN?... 5 MIJN ACCOUNT MIJN STARTPAGINA NAVIGEREN IN DE WEBAPPLICATIE MIJN PAGINA S CONTACT Mijn profiel Mijn adresboek Mij contacteren via Mijn ongewenste tolken MIJN KALENDER MIJN BERICHTEN Overzicht Mijn berichten Overzicht Onvolledige aanvragen Automatische berichten MIJN TOLKUREN Overzicht Actieve uren Overzicht Niet actieve uren Overzicht Nieuwe uren Detail van een pakket tolkuren EEN NIEUWE TOLKAANVRAAG INDIENEN EEN AANVRAAG TOEVOEGEN MET ÉÉN OF MEERDERE TOLKOPDRACHTEN De aanvraag Het adres De opdrachten (datum en uur) De onvolledige aanvraag EEN TOLKOPDRACHT TOEVOEGEN AAN EEN BESTAANDE AANVRAAG TOLKAANVRAGEN TOEVOEGEN OP BASIS VAN EEN LESSENROOSTER Een tijdschema aanmaken Lessenschema aanmaken Lessenschema invullen DETAIL VAN EEN TOLKOPDRACHT VERSCHILLENDE LAGEN VAN DE TOLKOPDRACHT OVERZICHT BESCHIKBARE TOLKUREN Status van de tolkopdracht ANDERE TOLKOPDRACHTEN IN DIEZELFDE AANVRAAG /41

3 BERICHTEN EEN TOLKOPDRACHT WIJZIGEN STATUS TOLK (TOLK GEVONDEN?) STATUS TOLK Een accepterende tolk toekennen of weigeren Via het detail van de tolkopdracht Via Status tolk Via de pagina Opdrachten PRESTATIES VAN DE TOLK BEKIJKEN PAGINA S BOVENAAN IN DE WERKBALK CONTACTEN ORGANISATIES Organisatie: Algemene gegevens Organisatie: de pagina Vakanties Organisatie: de pagina Mijn tolkuren Organisatie: de pagina Tijdschema s OPDRACHTEN Weergave en zoekfilters Acties uitvoeren op jouw lijst met opdrachten TOLKUREN /41

4 1 Inleiding We noemen de vernieuwde webapplicatie hier verder 2.0, de oude webapplicatie is Toekenningsprocedure In tolkaanvraag 1.0 werd de tolkopdracht online ingediend door de tolkgebruiker. Pas na controle door het CAB werd de tolkopdracht online zichtbaar voor tolken. Tolken accepteerden de opdracht en het CAB kende vervolgens een tolk toe volgens de gekende zoekprocedure: voorkeurtolken volgens de opgegeven rangorde; indien geen voorkeurtolken, de accepterende tolk die het dichtst bij de opdracht woont. De tolkgebruiker kon online de status van zijn tolkopdracht opvolgen en zien of er een tolk werd toegekend. De tolkgebruiker kon niet zien welke tolken de tolkopdracht accepteerden. Maar wat verandert er nu in 2.0? VGT-tolkopdrachten in Welzijn, Werk en Derden en schrijftolkenopdrachten in Onderwijs in 2.0 Tolkopdrachten die online door de tolkgebruiker worden ingediend, zijn meteen zichtbaar voor de tolken (open voor acceptatie). De tolk kan meteen zijn status tolk aan de opdracht toevoegen. Met Status tolk wordt bedoeld: de tolk accepteert of meldt ik ben niet vrij. De tolkgebruiker kan dan desgewenst zelf één van de accepterende tolken toekennen. Indien de tolkgebruiker 24u na de eerste tolkstatus wacht om een tolk toe te kennen, zal het CAB deze taak overnemen volgens dezelfde toekenningsprocedure die we in 1.0 toepassen. Indien de tolkgebruiker bij het indienen van een tolkopdracht voorkeurtolken opgeeft, dan krijgen deze voorkeurtolken automatisch een . Opgelet: wanneer de tolkgebruiker pas later voorkeurtolken toevoegt aan de ingediende tolkopdracht, dan vertrekt er geen notificatie. De tolkgebruiker kan voortaan meer dan 3 voorkeurtolken aanduiden. Het is belangrijk dat de tolkgebruiker bij het indienen van de aanvraag de voorkeurtolken in volgorde zet. Indien het CAB na 24u de toekenning overneemt is het op die manier duidelijk voor het CAB welke tolk de grootste voorkeur heeft. Omdat de tolkgebruiker in 2.0 de tolk zelf kan toekennen, bestaat het veld Afgesproken met de tolk niet meer. Als de tolkgebruiker al met de tolk heeft afgesproken, dan kan de tolkgebruiker een tolkaanvraag indienen met één voorkeurtolk. In de opdracht duidt de tolkgebruiker aan Alleen voorkeurtolken vragen. Alleen deze voorkeurtolk kan de opdracht zien. De voorkeurtolk ontvangt ook een en kan de gegevens van de tolkopdracht controleren zodat er geen misverstand bestaat. Daarna kan de tolk de opdracht accepteren. Pas nadat de tolk de tolkopdracht daadwerkelijk accepteert, kan de tolkgebruiker hem toekennen. Daardoor kan de tolkgebruiker (ook bij teamtolkopdrachten) de opdrachten van de verschillende tolken in dezelfde tolkaanvraag indienen. Meer over teamtolkopdrachten lees je in hoofdstuk /41

5 1.1.2 VGT-tolkopdrachten in onderwijs in 2.0 De tolkopdrachten in Onderwijs zijn niet meteen zichtbaar voor de tolk (niet open voor acceptatie). Er vertrekt dus niet automatisch een notificatie naar de voorkeurtolken. De opdrachten worden wegens het tolkentekort bemiddeld via de afgesproken Zoekprocedure CAB in de sector Onderwijs vanaf schooljaar Aanmelden 2.1 Registreren Indien je nog niet bent aangesloten bij het CAB, dan kan je je eenvoudig registreren: Klik op Nieuwe account aanmaken: Vul jouw voornaam, familienaam en adres in. Duid aan dat je je wenst te registreren als dove persoon. Indien gewenst kan je meer informatie toevoegen over jouw recht op tolkuren, maar dit is geen verplichting. Vink aan Ik ben geen robot en klik op Nieuwe account aanmaken. Je ontvangt nadien een automatische mail met een link om jouw eigen wachtwoord in te stellen. Nadat je jouw wachtwoord hebt ingesteld, kan je tolkaanvragen indienen (zie hoofdstuk 5). 2.2 Aanmelden Meld aan op door jouw gebruikersnaam of adres en wachtwoord in te vullen. De eerste keer dat je aanmeldt, moet je ook de algemene voorwaarden aanvaarden (checkbox aanklikken). Indien de algemene voorwaarden wijzigen, zal je deze opnieuw éénmalig moeten aanvaarden. 2.3 Wachtwoord vergeten? Klik op Wachtwoord vergeten? en geef jouw adres dat gekoppeld is aan jouw gebruikersprofiel op in. Je zal een ontvangen met een link om jouw wachtwoord opnieuw in te stellen. NIEUW in 2.0: Het CAB beschikt niet meer over jouw persoonlijke logingegevens. 5/41

6 2.4 Mijn account Via Mijn account rechtsboven heb je toegang tot je inloggegevens en kan je jouw adres (dat je gebruikt voor de webapplicatie) en/of je wachtwoord wijzigen. Door klikken op het woord Wijzigen onder jouw naam kan je jouw logingegevens, zoals wachtwoord en/of adres, wijzigen. Hiervoor moet je eerst jouw huidige wachtwoord invullen. Ken je jouw huidige wachtwoord niet meer, dan kan je in hetzelfde formulier klikken op de hyperlink Je wachtwoord wijzigen onder het invulveld Huidig wachtwoord: 3 Mijn startpagina Na het aanmelden kom je op de startpagina. Onder jouw naam zie je een korte opsomming van de veelgebruikte pagina s met telkens een korte uitleg. Wat in groene kleur staat zijn snelkoppelingen; je kan hierop klikken en de pagina opent zich. Wil je tijdens het werken in de webapplicatie snel terug naar deze pagina, dan doe je dat door te klikken op het CAB-logo links bovenaan. 6/41

7 Nieuw in 2.0: Voortaan kan een persoon met één gebruikersnaam en wachtwoord verschillende rollen vervullen. Er kunnen ook tussenpersonen toegevoegd worden aan L-uren. Dit betekent dat je met één gebruikersnaam en wachtwoord niet alleen jouw eigen tolkopdrachten kan beheren, maar bv. ook de tolkuren van jouw kinderen. Daarom wordt in de structuur van de webapplicatie een onderscheid gemaakt tussen: De bovenste werkbalk: deze bevat inhoud van jou en de tolkgebruikers waarvoor jij tussenpersoon bent. De werkbalk onder jouw naam: Onder jouw naam staan enkel pagina s die betrekking hebben op jouw gegevens Mijn. 3.1 Navigeren in de webapplicatie Indien je tijdens het werken op de webapplicatie niet zo duidelijk meer voor ogen hebt waar je je exact bevindt, dan biedt de navigatiebalk (grijze balk bovenaan) jou meer informatie. De navigatiebalk is als een kruimelspoor. Door dit spoor te volgen kan je meteen zien waar je in de navigatiestructuur zit. De korte tekstjes in groen zijn shortcurts. Als je hierop klikt, open je dat specifieke onderdeel van de applicatie (bv. jouw tolkuren). Het laatste tekstje in de navigatiebalk staat in het grijs gekleurd. Hier kan je niet meer klikken: je bevindt je reeds op deze pagina. Dat kan handig zijn in het detail van een tolkopdracht met verschillende opdrachten. De datum achteraan in de navigatiebalk toont je snel welke tolkopdracht je aan het bekijken bent. Enkele voorbeelden: / Teamoverleg Do 09/05/ :30 Je bevindt je in het detail van de tolkopdracht Teamoverleg op donderdag 09/05/2019 om 10u30. /Teamoverleg Het onderwerp van de aanvraag is Teamoverleg. Als je klikt op Teamoverleg open je de tolkaanvraag en kan je bv. nieuwe datums van vergaderingen toevoegen aan de aanvraag. /A-Uren Werk van Mieke 15/10/2018 OK Het is een tolkopdracht met A-uren bij de werkgever Werk van Mieke. Het werkgeversattest is OK sinds 15/10/2018. Klikken opent de pagina met de gegevens van Mieke haar A-uren bij werkgever Werk van Mieke. /Mijn tolkuren Klikken op Mijn tolkuren brengt je naar het overzicht van de beschikbare tolkuren van de tolkgebruiker. 7/41

8 /Mieke Mieters De naam van de tolkgebruiker. Klikken op deze naam, brengt je naar het persoonlijk profiel van de tolkgebruiker. Startpagina Als je op Startpagina klikt, kom je op jouw startpagina. / Aardrijkskunde Di 11/06/ :35 Je bevindt je in het detail van de tolkopdracht Aardrijkskunde op dinsdag 11/06/19 om 9u35. /Aardrijkskunde Het onderwerp van de aanvraag is Aardrijkskunde. Als je klikt op Aardrijkskunde open je de tolkaanvraag en kan je bv. nieuwe datums van de les aardrijkskunde toevoegen aan de aanvraag. /Lessenrooster trimester 3 De tolkaanvraag is gebaseerd op het lessenschema Lessenrooster trimester 3. Door hierop te klikken open je dit lessenschema. /O-uren Basisschool van Bas 01/09/ /08/2019 OK Het is een tolkopdracht met O-uren bij de onderwijsinstelling Basisschool van Bas. De tolkuren zijn in orde sinds 1/09/2018. Klikken opent de pagina met de gegevens van Bas zijn O-uren bij onderwijsinstelling Basisschool van Bas. /Mijn tolkuren Klikken op Mijn tolkuren brengt je naar het overzicht van de beschikbare tolkuren van de tolkgebruiker. /Bas De Backer De naam van de tolkgebruiker. Klikken op deze naam, brengt je naar het persoonlijk profiel van de tolkgebruiker. Startpagina Als je op Startpagina klikt, kom je op jouw startpagina. 8/41

9 4 Mijn pagina s 4.1 Contact Mijn profiel Op de pagina Contact vind je jouw persoonlijke gegevens: naam, geslacht, geboortedatum en rijksregisternummer. Je kan deze gegevens zelf niet bewerken. Merk je een fout op, dan kan je hiervoor een sturen naar tolkaanvraag@cabvlaanderen.be. Bij Adres kan je jouw thuisadres raadplegen en wijzigen. Bij Recht op tolkuren kan je informatie bekijken over jouw recht op tolkuren bij VAPH, VDAB en AGODI en kan je jouw VAPH-nummer bekijken Mijn adresboek In jouw adresboek kan je jouw thuisadres ingeven of wijzigen. Je kan hier ook andere adressen toevoegen die je vaak gebruikt voor jouw tolkopdrachten (bv. huisdokter, zwembad, hondenschool, ). Tip: Een organisatie heeft een eigen adresboek, dus het adres voor jouw tolkopdrachten met A-uren kan je beter opslaan in het adresboek van de organisatie (meer hierover in hoofdstuk 8.2.1). Aan ieder adres in het adresboek kan je informatie toevoegen over de parkeermogelijkheden voor de tolk en een vaste afspraakplaats (bv. altijd aanmelden aan het secretariaat). 9/41

10 Een nieuw adres toevoegen aan het adresboek doe je via de groene knop Adres toevoegen. Bestaande adresgegevens wijzigen doe je door te klikken op wijzigen helemaal rechts van het desbetreffende adres. Een nieuw adres toevoegen aan jouw adresboek Een bestaand adres wijzigen Mij contacteren via Hier kan je jouw contactgegevens aanvullen of wijzigen: adres, telefoonnummer, Gsmnummer, faxnummer, SIP-nummer (jouw account voor MMX - afstandstolkendienst van het CAB), website. Opgelet: hier wijzig je niet het adres dat gekoppeld is aan jouw account: Berichten die vanuit de applicatie naar jou worden gestuurd, worden naar het adres van jouw account verzonden. Dit adres wijzig je in Mijn account. Per contactmogelijkheid kan je aanduiden of dit gegeven openbaar is of niet, m.a.w. geef je toestemming om jouw gegevens door te geven aan tolken die toegekend worden aan een tolkopdracht van jou. Je kan aan iedere contactmogelijkheid een opmerking toevoegen voor het CAB (vb. Gsm-nummer van mijn partner) Mijn ongewenste tolken Indien je wil dat een bepaalde tolk niet meer voor jou komt tolken, dan kan je deze tolk toevoegen aan de lijst Mijn ongewenste tolken. Tolken die je hier toevoegt zullen nooit jouw openstaande tolkopdrachten, kunnen zien. Heb je nog toekomstige opdrachten die reeds waren toegekend aan deze tolk, dan zal de tolk deze opdrachten wel nog zien. Wanneer je een tolk toevoegt als ongewenste tolk, klik je op de groene knop Ongewenste tolk toevoegen. In het veld Tolk begin je de naam van de tolk te typen en dan zal er een lijst verschijnen met namen van tolken. Klik op de juiste tolk. Eventueel kan je ook een opmerking toevoegen voor het CAB. Vb. je kan doorgeven aan het CAB waarom je deze tolk niet meer wenst en of je graag zou hebben dat dit doorgegeven wordt aan de tolk of niet. Je kan op elk moment een tolk ook verwijderen uit jouw lijst met ongewenste tolken: klik op wijzigen rechts naast de naam van de tolk en klik op de volgende pagina op de rode knop verwijderen. Bevestig dat je de tolk wil verwijderen uit jouw lijst. 10/41

11 11/41

12 4.2 Mijn kalender De kalender bevat een overzicht van jouw openstaande en toegekende opdrachten. Afgelaste opdrachten worden niet getoond in de kalenderweergave. De tolkopdrachten worden voorafgegaan door één van deze symbolen: Er is een tolk toegekend voor jouw tolkopdracht Er heeft een tolk geaccepteerd voor jouw tolkopdracht Er heeft nog geen tolk gereageerd op jouw tolkopdracht, d.i. een openstaande opdracht Voor een overzicht in lijstweergave van al jouw tolkopdrachten, inclusief de afgelaste opdrachten, navigeer je bovenaan in de werkbalk naar de pagina Opdrachten (zie 8.3). Op deze pagina heb je de mogelijkheid om een zoekfilter te gebruiken en kan je enkele acties uitvoeren op één of meerdere tolkopdrachten. 4.3 Mijn berichten Overzicht Mijn berichten Net zoals in 1.0 is het in tolkaanvraag 2.0 mogelijk om vanuit het detail van een tolkopdracht een bericht over die tolkopdracht naar het CAB te sturen. Omgekeerd kan het CAB op dezelfde wijze jou contacteren. Deze berichten kunnen niet door andere externe partijen (tolk of tussenpersoon) gelezen worden. In Mijn berichten verschijnen alle berichten die door jou verstuurd en ontvangen zijn. De berichten staan gerangschikt volgens het tijdstip van de laatst bijgewerkte reactie of het tijdstip van aanmaak indien het bericht nog niet beantwoord werd. Elke kolom bevat 2 lijnen met informatie. 12/41

13 Verzendstatus (eerste kolom, bovenste lijn): Nieuw: Er werd een nieuw bericht gestuurd (van CAB aan jou of omgekeerd) en je hebt dit bericht nog niet geopend. Bijgewerkt: Het CAB heeft jouw bericht beantwoord of gereageerd op een bericht dat jij reeds geopend hebt. Leeg: Je hebt alle berichten en eventuele reacties gelezen. Berichtstatus (eerste kolom, onderste lijn): Open: Nog niet alle vragen rond dit onderwerp werden beantwoord. Jij en CAB kunnen nog nieuwe reacties toevoegen aan het bericht. Tip: Om de leesbaarheid te behouden wordt voor nieuwe vragen (ander onderwerp) best een nieuw bericht opgestart. Gesloten: de status wordt door het CAB op gesloten gezet als alle vragen m.b.t. het onderwerp van dit bericht beantwoord werden. Je kan het bericht en de reacties nog lezen, maar er kunnen geen nieuwe reacties meer toegevoegd worden. Wil je toch nog opmerkingen op de vorige vraag geven of een nieuwe (andere) vraag over dezelfde tolkopdracht stellen, dan kan je een nieuw bericht opstarten via het detail van de tolkopdracht. Onderwerp van het bericht: Door hierop te klikken open je het bericht. Bijgewerkt: Tijdstip waarop de meest recente reactie geplaatst werd en persoon die deze actie heeft uitgevoerd. Opdracht waarover het bericht gaat. Door hierop te klikken open je het detail van de tolkopdracht. Contact: tolkgebruiker van deze tolkopdracht (dit ben jij). Toegekend aan: Dit veld is bedoeld voor het verdelen/beheren van de door de verschillende CAB bemiddelaars te verwerken berichten. Deze tool is nog in ontwikkeling. In een eerste fase blijft dit veld leeg. Naar een bericht navigeren, kan niet alleen vanuit de pagina Mijn berichten, maar ook vanuit het detail van de opdracht waarover dat bericht gaat. Tijdens de eerste fase ontvang je berichten die het CAB naar jou stuurt, ook via . Bij voorkeur beantwoord je deze berichten in de webapplicatie zodat de communicatie gebundeld blijft bij de opdracht. Bij de evaluatie van de werking van deze tool zal beoordeeld worden of het versturen van het bericht per voor alle partijen nodig/wenselijk blijft Overzicht Onvolledige aanvragen Wanneer je een tolkaanvraag indient, maar nog geen adres of opdracht toevoegt, dan wordt dit een onvolledige aanvraag. Bv.: je hebt de gegevens van de aanvraag al ingevuld, maar je wilt het adres eerst bewaren in je adresboek (zie 5.1: Een aanvraag toevoegen). Deze onvolledige aanvraag zal niet zichtbaar zijn bij jouw tolkopdrachten. Waarom? Omdat deze lijst met tolkopdrachten gerangschikt wordt op datum. Een onvolledige aanvraag bevat nog geen datum en kan dus niet opgenomen worden in de lijst. Op de pagina Onvolledige aanvragen kan je deze terugvinden en vervolledigen door toevoeging van een tolkopdracht. 13/41

14 4.3.3 Automatische berichten Op bepaalde belangrijke momenten worden automatisch berichten via gestuurd. De automatische berichten worden in de eerste fase niet getoond in Mijn berichten. Je ontvangt een automatisch bericht via in volgende situaties: Als een tolk een opdracht accepteert die werd ingediend door jou of jouw tussenpersoon, dan vertrekt er een naar de persoon die de opdracht heeft ingediend. Er vertrekt geen indien de CAB bemiddelaar de opdracht heeft ingediend. De CAB bemiddelaar controleert meermaals per dag de geaccepteerde opdrachten. Als een toegekende tolk afgelast, vertrekt er naar iedereen die toegang heeft tot de opdracht (tolkgebruiker, tussenpersoon, CAB en eventuele teamtolk) een . Indien je voorkeurtolken had opgegeven krijgen de voorkeurtolken die niet toegekend waren opnieuw bericht van je openstaande opdracht. Als het CAB jou een bericht (nieuw of antwoord op een reeds bestaand bericht) stuurt via de webapplicatie ontvang je hierover een . Bij sommige handelingen die je als tolkgebruiker uitvoert vertrekt er een automatisch bericht: Als je online een tolkopdracht indient, je geeft daarbij voorkeurtolken op en het betreft een opdracht die meteen zichtbaar is voor de tolk (open voor acceptatie), dan krijgen de voorkeurtolken hierover een . Als je een toekomstige opdracht (einduur nog niet voorbij) afgelast, ontvangt de toegekende tolk en het CAB een bericht. De reden van afgelasting, die je hebt opgegeven, is zichtbaar voor de tolk. Als je zelf een tolk toekent, dan ontvangt de toegekende tolk hierover een . Indien het een teamtolkopdracht betreft en er is al een eerste tolk toegekend, dan ontvangt die ook een mail met de naam van de teamtolk. 4.4 Mijn tolkuren Op de pagina Mijn tolkuren zie je bovenaan 3 keuzeknoppen: actieve uren, niet actieve uren en nieuwe uren Overzicht Actieve uren Op de pagina van de actieve uren vind je alleen de tolkuren terug die geen einddatum hebben of waarvan de einddatum nog niet voorbij is (bv.: jouw L-uren, jouw A-uren bij je huidige werkgever, jouw O-uren van dit schooljaar). 14/41

15 In de eerste kolom staat het soort tolkuren. In de tweede kolom zie je voor O-, A- en B-uren de organisatie die gekoppeld is aan het pakket tolkuren. Per werkgever heb je dus een apart tolkurenpakket. Je kan beide kolommen klikken. Per tolkurenpakket staat helemaal rechts de groene knop Aanvraag toevoegen. Klik op deze knop bij het juiste tolkurenpakket om een nieuwe tolkaanvraag in te dienen (zie hoofdstuk 5). Als je klikt op het soort tolkuur in de linker kolom (bv. L-Uren), kan je het detail van dat tolkurenpakket (zie 4.4.4) bekijken. Als je klikt op de tweede kolom in het overzicht van de actieve uren - dit is de naam van de organisatie die gelinkt is aan je A-, B- of O-uren - kom je terecht op het profiel van de organisatie (jouw werkgever, opleidingscentrum of onderwijsinstelling) (zie 8.2.1) Overzicht Niet actieve uren Het overzicht van de Niet actieve uren bevat een overzicht van jouw tolkurenpakketten die niet meer actief zijn (bv. tolkuren van een vorig schooljaar, tolkuren bij een ex-werkgever, ). Zodra de einddatum van je tolkurenpakket voorbij is, zie je dit pakket niet meer op de pagina van de actieve uren, maar wordt dit tolkurenpakket verplaatst naar het overzicht van de niet actieve uren Overzicht Nieuwe uren Is er nog geen pakket tolkuren aangemaakt voor de tolkaanvraag die je wilt indienen, dan kan je zelf een tolkurenpakket opstarten. Doe dit pas als je zeker bent dat je nog geen pakket hebt (raadpleeg eerst de overzichten Actieve uren en Niet actieve uren). Na opstart van het nieuwe tolkurenpakket kan je alvast een tolkaanvraag toevoegen. Het CAB zal jou contacteren om uit te leggen hoe je jouw pakket tolkuren verder in orde kan brengen. 15/41

16 4.4.4 Detail van een pakket tolkuren Voor alle types tolkuren Elk tolkurenpakket bevat volgende gegevens: Groene knop Nieuwe aanvraag: Je kan een nieuwe aanvraag indienen met deze tolkuren door op de groene knop Nieuwe aanvraag te klikken. Contact: informatie over de tolkgebruiker (dit ben jij). Startdatum: de datum waarop je voor het eerst deze tolkuren mocht gebruiken: bij O- en B-uren voor het huidige schooljaar, bij A-uren voor de huidige werkgever. Einddatum: de datum tot wanneer je jouw uren van dit tolkurenpakket mag gebruiken. Bv. de einddatum van jouw contract bij deze werkgever of het einde van het schooljaar voor jouw O- uren. Status: je kan zien of jouw pakket tolkuren in orde is; of er nog gegevens ontbreken. De status van dit tolkurenpakket kan zijn: OK: jouw pakket tolkuren is in orde. Verwittigd: het CAB heeft jou gemeld dat je tolkuren moet aanvragen. Gevraagd: je hebt tolkuren aangevraagd en wacht op goedkeuring. Geweigerd: je hebt tolkuren aangevraagd, maar deze werden geweigerd. Ongekend: het CAB beschikt niet over informatie over dit tolkurenpakket. Tussenpersoon: Naam van de tussenpersoon die gekoppeld is aan deze tolkuren. Bij voorbeeld de contactpersoon in jouw school of jouw personeelschef die voor jou je aanvragen op het werk indient. In 2.0 kan er ook een tussenpersoon bij L-uren toegevoegd worden. Zo kan je bv. met één gebruikersnaam en wachtwoord jouw eigen tolkopdrachten en ook de tolkopdrachten van jouw kinderen beheren. Aan elk tolkurenpakket worden basisuren en eventueel ook extra uren toegevoegd (per kalenderjaar voor L-, A-, S- uren; per schooljaar of opleiding voor O- en B-uren). Uitzondering hierop: D-uren. 16/41

17 In het detail van het tolkurenpakket kan je per kalenderjaar het overzicht van je beschikbare tolkuren raadplegen. Je kan het saldo bekijken van volgend jaar of een voorgaand jaar door op het juiste jaar te klikken. Bij jouw tolkurenpakket voor O- en B-uren zie je geen aparte knoppen per kalenderjaar. Per schooljaar of per opleiding met B-uren wordt een nieuw tolkurenpakket gemaakt. Het overzicht van de beschikbare tolkuren bevat net zoals in 1.0 volgende onderdelen: Beschikbare tolkuren: het aantal tolkuren waarop je recht hebt. Onder het overzicht van de beschikbare tolkuren kan je zien of je basisuren OK zijn en of je al extra uren hebt aangevraagd en ontvangen (zie status). Openstaande opdrachten: het aantal tolkuren van jouw toekomstige tolkopdrachten waarvoor nog geen tolk werd toegekend. Toegekende opdrachten: het aantal tolkuren van jouw tolkopdrachten waarvoor een tolk werd toegekend. De opdracht is nog niet voorbij of de opdracht is voorbij, maar de tolk heeft de prestaties nog niet ingevuld. Afgewerkte opdrachten: het aantal tolkuren van de voor jou getolkte opdrachten uit het verleden. De tolk heeft de prestaties ingevuld. Actueel saldo: het aantal tolkuren dat je volgens de actueel gekende gegevens (= de hierboven vermelde onderdelen) nog over hebt voor nieuwe, nog niet ingediende, tolkaanvragen. Onderaan elk tolkurenpakket wordt een overzicht getoond van de tolkopdrachten die je voor dit tolkurenpakket hebt ingediend. Om je tolkopdrachten te beheren, zal je meestal navigeren naar de pagina Opdrachten (zie 8.3) omdat je daar ook de mogelijkheid hebt om een zoekfilter te gebruiken en je enkele acties uitvoeren kan uitvoeren op één of meerdere tolkopdrachten. 17/41

18 Specifiek voor bepaalde types tolkuren Daarnaast beschikken sommige tolkurenpakketten over specifieke gegevens. Organisatie: A- B- en O-uren zijn gelinkt aan een organisatie. Per organisatie gebruik je een ander tolkurenpakket. Bv. jouw werkgever voor A-uren, jouw school voor O-uren of opleidingscentrum voor B-uren. Het tolkurenpakket van de A-uren bevat alle informatie die nodig is om uit te rekenen op hoeveel basisarbeidsuren je per kalenderjaar nodig hebt (tijdens het jaar dat je start bij je werkgever; de daaropvolgende jaren en het laatste jaar dat je bij deze werkgever werkt). Je kan het werkgeversattest hier uploaden en je kan zien op hoeveel basisuren per week je (gemiddeld) recht hebt. S-uren: als je bent ingeschreven bij VDAB als werkzoekende B-uren: per opleiding ontvang je een tolkurenpakket. In het detail wordt algemene informatie en duur van de opleiding doorgegeven. O-uren: Het tolkurenpakket voor O-uren bevat specifieke informatie m.b.t. de opleiding, het door AGODI maximum aantal toegelaten tolkuren voor de opleiding, het aantal VGT- en/of schrijftolkuren dat je bij AGODI hebt aangevraagd. Per schooljaar en per onderwijsinstelling wordt een nieuw tolkurenpakket aangemaakt. D-uren: dit zijn betalende tolkuren: jijzelf of een derde zal de tolkkosten vergoeden. 5 Een nieuwe tolkaanvraag indienen 5.1 Een aanvraag toevoegen met één of meerdere tolkopdrachten De meest aangewezen manier om een tolkaanvraag in te dienen is via de pagina Mijn tolkuren (zie 4.4.1). Klik op de groene knop Aanvraag toevoegen bij het juiste pakket tolkuren. Een tolkopdracht bestaat uit 3 delen. Dit is nieuw t.o.v. tolkaanvraag 1.0. Daardoor kan je in de nieuwe webapplicatie gemakkelijk een nieuwe opdracht toevoegen aan een reeds bestaande tolkaanvraag. Je moet dan niet meer alle stappen van de tolkaanvraag doorlopen (zoals in 1.0 wel het geval was). 18/41

19 5.1.1 De aanvraag De aanvraag vormt de basis van de tolkopdracht. In dit onderdeel geef je onder andere meer duiding bij het onderwerp, of een stagiair is toegelaten, en of er voorbereidende documenten voor de tolk beschikbaar zijn. Bij een aanvraag op O-uren noteer je hier ook het vak, de lesgever en het leslokaal. Ook de voorkeurtolken worden op aanvraagniveau geselecteerd. Je kan voortaan meer dan 3 voorkeurtolken toevoegen. Voeg deze voorkeurtolk toe volgens de door jou gewenste rangorde Het adres Aan de aanvraag koppel je een adres met eventueel extra informatie over de afspraakplaats en parkeergelegenheid. Je kan hiervoor een adres uit je adresboek kiezen (zie 4.1.2) of een nieuw adres intypen. Als je dit nieuwe adres wil bewaren in je adresboek ga je eerst naar je adresboek waar je dit adres toevoegt, zodat je het daarna kan toevoegen aan je aanvraag De opdrachten (datum en uur) Aan de aanvraag met adres voeg je één of meerdere opdrachten toe. Je vult in wanneer (datum en uur) de tolkopdracht doorgaat. Bij langere opdrachten vermeld je of er moet doorgetolkt worden tijdens de maaltijdpauze. Je kan gemakkelijk opdrachten die op regelmatige tijdstippen terugkeren (wekelijks/tweewekelijks en op bepaalde dagen van de week) indienen. Per opdracht of bij het indienen van een reeks opdrachten kan je aanduiden of je voor de opdracht enkel je aangeduide voorkeurtolken wil vragen Opdrachten voor teamtolken Nieuw in 2.0: Meteen bij het toevoegen van de eerste opdracht, vul je het aantal tolken in dat je wenst voor deze tolkopdracht. Per datum (voor regelmatig terugkerende opdrachten) wordt er per gevraagde tolk een opdracht aangemaakt. Je hoeft jouw opdracht dus niet meer te kopiëren en alle stappen opnieuw te doorlopen. Zie voorbeeld hieronder: 19/41

20 Er werden nu 2 teamtolkopdrachten aangemaakt binnen dezelfde tolkaanvraag. Onderaan het detail van de aanvraag zie je naast beide opdrachten het symbool, wat staat voor een teamtolkopdracht Afgesproken met tolk Heb je vooraf al afgesproken met één tolken of meerdere tolken bij een teamtolkopdracht, dan noteer je in de aanvraag de naam van deze tolk(en) en duid je in de opdracht aan: Alleen voorkeurtolken vragen. 20/41

21 Een afstandstolk nodig? Je kan een afstandstolk boeken voor maximum 30 minuten tijdens de openingsuren van de afstandstolkendienst (raadpleeg hiervoor de kalender op Een aanvraag voor reservatie van de afstandstolk verloopt grotendeels op dezelfde manier als een aanvraag voor een live tolk, er zijn enkele verschillen: Bij het indienen van de aanvraag duid je bij Type tolk aan: Afstandstolk. Voor een reservatie van de afstandstolk is een extra veld voorzien voor het telefoonnummer van de horende persoon met wie je wenst te communiceren tijdens de tolkopdracht: Na het indienen van de aanvraag staat meteen de knop Datum en uur toevoegen. Je hoeft geen adres te koppelen aan de tolkaanvraag, aangezien de afstandstolk aanwezig is op de afstandstolkendienst en dus op afstand voor jou tolkt De onvolledige aanvraag Geef je een aanvraag in, maar vergeet je het adres of een tolkopdracht toe te voegen, of heb je na het indienen van de aanvraag eerst een nieuw adres toegevoegd in je adresboek, dan komt deze tolkaanvraag in jouw lijst met onvolledige aanvragen (zie 4.3.2). 21/41

22 5.2 Een tolkopdracht toevoegen aan een bestaande aanvraag Je kan op elk moment nog nieuwe tolkopdrachten toevoegen aan een reeds bestaande aanvraag. Het is aan te raden om tolkopdrachten met hetzelfde onderwerp en adres ook in éénzelfde aanvraag te zetten. Open een tolkopdracht binnen de aanvraag, klik nu in de navigatiebalk op de aanvraag zelf. Het detail van de aanvraag opent zich. En hier kan je klikken op de groene knop Datum en uur toevoegen, om nieuwe tolkopdrachten aan die aanvraag toe te voegen. 5.3 Tolkaanvragen toevoegen op basis van een lessenrooster In tolkaanvraag 2.0 kan je het lessenrooster ingeven in een lessenschema. Een lessenschema start altijd vanaf een vooraf ingegeven tijdschema. De school of student/cursist geeft vooral alle vaste lestijden in zodat je het start-en einduur van elke les niet telkens opnieuw moet invullen. In het lessenschema kan je aanduiden op welke dagen en uren en voor welke vakken je wekelijks (of tweewekelijks) een tolk VGT of schrijftolk wenst om vervolgens met één klik alle tolkopdrachten aan te maken. Het lessenschema is te vergelijken met het overzicht van het lessenrooster dat in secundair onderwijs dikwijls vooraan in de schoolagenda wordt ingevuld. 22/41

23 5.3.1 Een tijdschema aanmaken Open de fiche van de onderwijsinstelling (via de pagina Organisaties). Een nieuw tijdschema toevoegen doe je door te klikken op de groene knop Tijdschema toevoegen. Je geeft hier de naam op van het tijdschema en klikt op opslaan. Je krijgt het overzicht van de tijdschema s en opent het tijdschema door te klikken op de naam. Klik op de naam van het tijdschema om lestijden toe te voegen of te wijzigen. Nu kan je lestijden toevoegen. Voorbeeld van een tijdschema: Door op de organisatie te klikken open je Mijn profiel van deze organisatie. Door hierop te klikken kan je alleen de naam van het tijdschema wijzigen. 23/41

24 Het tijdschema kan voor verschillende schooljaren gebruikt worden. Meestal moet er per onderwijsinstelling maar één keer één tijdschema aangemaakt worden. Indien de lestijden veranderen of indien er verschillende lestijden zijn voor verschillende richtingen of graden, dan zijn er meerdere tijdschema s nodig Lessenschema aanmaken Maak nu een lessenschema aan: Klik op het tolkurenpakket waaraan je de tolkaanvragen wil koppelen. Klik op Mijn lessenschema s. Via de groene knop Lessenschema toevoegen kan je een nieuw lessenschema toevoegen. 24/41

25 Eerst geef je een naam op voor het lessenschema (bv. Lessenrooster trimester 3). Daarna geef je de start- en einddatum in van het lessenrooster en geef je aan of het rooster wekelijks of om de twee weken herhaald wordt. Klik op Opslaan. Je komt meteen in de volgende stap: invullen van het lessenschema Lessenschema invullen Na het aanmaken van een nieuw lessenschema, kom je automatisch op dit invulformulier terecht. Indien jij het lessenschema vooraf al had aangemaakt, dan kan je vanuit het overzicht van je lessenschema s klikken op de naam van het lessenschema om de gegevens van het lessenrooster in te vullen. In dit formulier kan je per lestijd een vak toevoegen aan het schema en opgeven of er een tolk VGT of schrijftolk gewenst is. Klik bij het gewenste tijdstip op lesuur toevoegen. Indien een vak over twee opeenvolgende lesuren heen loopt, kan je de opeenvolgende lesuren aanvinken. 25/41

26 Vul alle lessen uit het lesrooster, waarvoor een tolk VGT of schrijftolk nodig is, in op het lessenschema. Ben je hier klaar mee, dan klik je op de groene knop Opdrachten aanmaken (onderaan het lessenschema). De webapplicatie maakt nu opdrachten aan voor alle lesuren waarvoor je hebt aangeduid dat er een tolk VGT of schrijftolk nodig is en dit voor de hele periode die je hebt opgegeven bij het aanmaken van het lessenschema en volgens het daar gekozen herhalingspatroon (wekelijks of tweewekelijks). Er worden geen opdrachten aangemaakt in vakantieperiodes en vrije dagen die werden toegevoegd aan de vrije dagen van de onderwijsinstelling (zie 8.2.2). Navigeer naar het detail van de aanvraag door te klikken op het aanvraagnummer. 6 Detail van een tolkopdracht 6.1 Verschillende lagen van de tolkopdracht Een tolkopdracht is opgebouwd uit verschillende lagen (zie 5.1). In de navigatiebalk bovenaan zie je in welke laag je je bevindt (zie 3.1) De aanvraag (zie 5.1.1) Het adres (zie ) 26/41

27 De opdrachten (datum en uur) (zie 5.1.3) Aan de opdracht kan een Status tolk toegevoegd worden (antwoord(en) van de tolk(en) )(zie 6.3). In het detail van de tolkopdracht staat bij het onderdeel Status tolk welke tolken gereageerd hebben op jouw tolkopdracht. Je kan één van de accepterende tolken toekennen, of aanduiden dat je een accepterende tolk liever niet hebt voor die opdracht. 6.2 Overzicht beschikbare tolkuren In het detail van de tolkopdracht staat ook informatie over jouw pakket tolkuren dat gekoppeld is aan die tolkaanvraag. Voor een volledig overzicht van al jouw tolkuren, open je Mijn tolkuren (zie 4.4) Status van de tolkopdracht Elke opdracht heeft een status. De status van de opdracht heeft in 2.0 niets te maken met de vraag is er al een tolk gevonden of niet. Voor die vraag bekijk je de status tolk (zie 7.1). De status van de opdracht beantwoordt de vraag: Mag ik het gekozen tolkurenpakket gebruiken voor deze tolkopdracht en heb ik voldoende tolkuren over?. Er zijn verschillende statussen mogelijk: Ingediend: de tolkopdracht werd door jou of je tussenpersoon ingediend, maar werd nog niet gecontroleerd door het CAB. Goedgekeurd: de tolkopdracht werd door het CAB gecontroleerd en is in orde. De tolk zal betaald worden via de uren van jouw tolkurenpakket. Onvoldoende uren: jij of je tussenpersoon hebben de tolkopdracht ingediend, maar jouw beschikbaar budget tolkuren is ontoereikend (bv. (nog) geen extra tolkuren aangevraagd of tolkuren basis + extra op). De CAB bemiddelaar heeft je tolkopdracht nog niet gecontroleerd. De tolk kan (voorlopig) niet betaald worden via de uren van jouw tolkurenpakket. Onvolledig: De CAB bemiddelaar heeft jouw tolkopdracht gecontroleerd. Er ontbreekt informatie. Bv. m.b.t. het recht op tolkuren (bv. werkgeversattest nog niet ontvangen), er is onduidelijkheid over het gekozen tolkuurtype, of je hebt onvoldoende uren. De CAB bemiddelaar heeft de nodige stappen gezet om jou hierover te informeren en volgt samen met jou het dossier verder op De tolk kan (voorlopig) niet betaald worden via de uren van jouw tolkurenpakket. Zodra het dossier vervolledigd wordt, (bv. werkgeversattest ontvangen of goedkeuring extra uren ontvangen) wijzigt de CAB bemiddelaar de status naar goedgekeurd. Geweigerd: deze opdracht kan niet vergoed worden met de uren van jouw tolkurenpakket. 6.3 Andere tolkopdrachten in diezelfde aanvraag Onderaan het detail van de tolkopdracht staat het overzicht van alle tolkopdrachten gekoppeld aan dezelfde aanvraag. Het is mogelijk om op één of meerdere van deze tolkopdrachten tegelijk één van de volgende acties uit te voeren: Opdracht afgelasten, Tolk toekennen of Tolk niet gewenst (acties idem aan beschrijving in hoofdstuk 8.3.2). Vanuit dit overzicht kan je naar het detail van één van deze tolkopdrachten, naar het detail van status tolk (zie hoofdstuk 7), naar jouw eigen profiel of naar de pagina van de organisatie die gekoppeld is aan de tolkuren voor die tolkopdracht. 27/41

28 Klik op het onderwerp om het detail van de tolkopdracht te openen. Klik op jouw naam om jouw eigen profiel te openen klik op de organisatie om de pagina van de organisatie te openen. Klik op de naam van de tolk om het detail van Status tolk te openen. Naast het selectievakje kunnen onderstaande symbolen staan: Alleen jouw voorkeurtolken kunnen deze opdracht zien. Je hebt voorkeurtolken opgegeven voor deze tolkopdracht, ook andere tolken kunnen jouw opdracht zien. Dit is een teamtolkopdracht (er wordt meer dan één tolk gevraagd). Jouw tolkopdracht is niet open voor acceptatie (deurtje dicht): Tolken kunnen jouw opdracht nog niet zien. Voor tolkopdrachten VGT in onderwijs zoekt het CAB voor jou eerst een tolk uit de vaste pool van onderwijstolken. Wordt geen tolk gevonden uit de vaste pool, dan zet het CAB jouw tolkopdracht op open voor acceptatie en zien alle tolken jouw tolkopdracht. Dan kan jij ook zelf een tolk toekennen. Jouw tolkopdracht is open voor acceptatie (deurtje open): tolken kunnen jouw tolkopdracht zien. Jij kan een accepterende tolk ook zelf toekennen. 6.4 Berichten Bovenaan het detail van de tolkopdracht zie je een groene actieknop Nieuw bericht: verstuur een bericht naar CAB over deze opdracht. Deze knop is altijd zichtbaar in het detail van de tolkopdracht. In het detail van de tolkopdracht staat een overzicht van alle berichten over deze tolkopdracht (indien er berichten zijn). Door op het onderwerp van een bericht te klikken kan je de conversaties bij dat bericht bekijken en eventuele vragen beantwoorden. Voor meer informatie over berichten zie Een tolkopdracht wijzigen Zolang er geen tolkstatus gekoppeld is aan jouw tolkopdracht, kan je nog alle gegevens zelf wijzigen in de webapplicatie. 28/41

29 Van zodra er een tolkstatus is toegevoegd (geaccepteerd, niet vrij, toegekend, ) of de opdracht werd afgelast, kan je volgende zaken niet meer zelf online wijzigen: Aanvraag: Soort tolk Doelpubliek Onderwerp Vaardigheden Adres (alles met uitzondering van de afspraakplaats) Opdracht: Datum en uur OPGELET: momenteel wordt er in tolkaanvraag 2.0 géén bericht verstuurd aan het CAB of de tolk als jij een wijziging aanbrengt in jouw tolkaanvraag. Daarom is het momenteel erg belangrijk dat je online wijzigingen ook altijd aan het CAB meldt via mail. 7 Status tolk (Tolk gevonden?) Status tolk is een nieuw gegeven in tolkaanvraag 2.0. Het is als het ware een antwoord van de tolk op jouw tolkaanvraag en omgekeerd een reactie dat op dit antwoord wordt gegeven door jou of de CAB bemiddelaar. Een tolk kan slechts één tolkstatus per opdracht hebben, maar per opdracht kunnen wel verschillende tolkstatussen van verschillende tolken, zichtbaar zijn. Er bestaan verschillende soorten tolkstatussen op een tolkopdracht. Status tolk beantwoordt de vraag Heb ik een tolk gevonden?. 7.1 Status tolk Acceptatie geannuleerd: de tolk had eerder aangegeven dat hij vrij was om deze opdracht uit te voeren, maar ondertussen is de planning van de tolk gewijzigd en is hij niet meer vrij. Afgelast door klant: je hebt de tolkopdracht afgelast nadat er een tolk werd toegekend. De tolkstatus van deze toegekende tolk wijzigt naar Afgelast door klant. Afgelast door tolk: de tolk was toegekend voor deze tolkopdracht, maar is door onvoorziene omstandigheden toch niet in de mogelijkheid om voor jou te tolken. De tolkstatus van deze tolk wijzigt van toegekend naar afgelast door tolk Geaccepteerd: de tolk heeft aangegeven dat hij vrij is om deze opdracht uit te voeren en hij wacht op jouw antwoord. Niet toegekend: wanneer een tolk een opdracht accepteert, maar deze wordt toegekend aan een andere tolk, dan verandert de tolkstatus op die opdracht voor de niet toegekende tolk(en) naar Niet toegekend. 29/41

30 Niet vrij: de tolk geeft aan dat hij voor deze openstaande tolkopdracht niet vrij is om te tolken. Toegekend: de tolkopdracht werd aan de tolk toegewezen. Niet gewenst: de tolk heeft jouw tolkopdracht geaccepteerd, maar jij hebt liever dat deze tolk niet voor jou komt tolken op dat moment. In het detail van de opdracht staat een overzicht van alle tolkstatussen Een accepterende tolk toekennen of weigeren Je kan een accepterende tolk toekennen of weigeren (Niet gewenst) op verschillende manieren. Als jij de opdracht zelf hebt ingediend, ontvang je een mail zodra een tolk jouw opdracht(en) accepteert. In de mail klik je op de link naar de opdracht zodat je meteen in het detail van de opdracht komt Via het detail van de tolkopdracht Via het detail van de tolkopdracht kan je in het onderdeel Status tolk de tolk toekennen door te klikken op de groene knop Tolk toekennen. Je ziet hier in de kolom Opmerkingen of de tolk een opmerking heeft toegevoegd aan zijn Status tolk. In het detail van de opdracht, kan je de acties Tolk toekennen en Tolk niet gewenst ook uitvoeren op een selectie van één of meerdere tolkopdrachten binnen diezelfde aanvraag. Hiervoor scroll je door naar het onderste deel van het detail van de tolkopdracht. 30/41

31 7.1.3 Via Status tolk Open je Status tolk (klik op de naam van de tolk in de kolom Status tolk), dan kan je bovenaan het detail van Status tolk klikken op één van deze groene knoppen: Tolk toekennen of Tolk niet gewenst voor deze opdracht. Je kan de tolk dan toekennen of aanduiden als niet gewenst voor die ene opdracht Via de pagina Opdrachten Open de pagina Opdrachten en filter op Openstaande opdrachten vanaf vandaag. Selecteer de opdrachten die door éénzelfde tolk geaccepteerd werden en klik op de actie Tolk toekennen of Tolk niet gewenst. Indien je de actie via deze weg doet is er één nadeel: indien de tolk een opmerking heeft toegevoegd aan zijn acceptatie (bv. Ik moet 15 minuten vroeger vertrekken ), dan zal je die niet zien. 31/41

32 7.2 Prestaties van de tolk bekijken Wil je de prestaties bekijken die de tolk heeft ingevuld voor jouw tolkopdrachten, dan kan je deze opzoeken via de pagina Opdrachten en filteren op toegekende opdrachten tot en met vandaag. Indien de tolk zijn prestaties heeft ingevuld, wijzigt status tolk naar Prestaties ingevuld. Wil je de prestaties bekijken, dan klik je op het detail van status tolk. Van zodra de status van de prestatie wijzigt naar Afgesloten, kan de tolk geen wijzigingen meer aanbrengen aan de ingevulde prestaties. 32/41

33 In het onderdeel Prestatie staan de prestaties die de tolk heeft ingevuld voor deze tolkopdracht. 33/41

34 8 Pagina s bovenaan in de werkbalk Bovenaan in de werkbalk, naast het CAB-logo, staan er 4 pagina s: Contacten, Organisaties, Opdrachten en Tolkuren. Deze pagina s bevatten alle informatie van jou én indien je tussenpersoon bent alle voor jou beschikbare informatie van de tolkgebruikers waarvoor jij tussenpersoon bent. Bv. als je met jouw gebruikersnaam ook tussenpersoon bent van de tolkopdrachten van jouw kinderen, kan je de tolkopdrachten via de werkbalk hierboven beheren. 8.1 Contacten De zoekfilter is hier voor jou niet van toepassing. Opent Mijn profiel op de pagina Contact. Zie Opent Mijn berichten. Zie Opent Mij contacteren via op de pagina Contact. Zie Organisaties Op deze pagina staat een overzicht van organisaties die aan jouw tolkuren gekoppeld zijn (vb. werkgever, school, ). Door op de naam van de organisatie te klikken, open je de fiche van die organisatie. Indien je ook tussenpersoon bent van bv. jouw kinderen, dan zie je in dit overzicht ook de organisatie die gekoppeld zijn aan de tolkuren van jouw kinderen. 34/41

35 8.2.1 Organisatie: Algemene gegevens Zodra je klikt op de naam van een organisatie opent zich een pagina die een beetje lijkt op jouw pagina. Hier zie je de Mijn pagina s van de organisatie of met andere woorden de pagina s die betrekking hebben op de organisatie. Je vindt in het profiel de algemene informatie over de organisatie. Je kan deze gegevens zelf niet wijzigen. Klik je op Mijn adresboek dan zie je de adressen die - door jou of je contactpersoon - in het adresboek van de organisatie werden ingediend. Hier voeg je adressen toe die je zal gebruiken voor tolkopdrachten die gekoppeld zijn aan deze organisatie. Adressen toevoegen of wijzigen gebeurt op dezelfde manier als in jouw persoonlijk adresboek (zie 4.1.2) Organisatie: de pagina Vakanties Organisaties met tolkuren in onderwijs kunnen op deze pagina vakanties toevoegen aan de kalender van de organisatie. Vrije dagen voeg je toe via de groene knop Vakantiedag- of periode toevoegen. Je kan hier een officiële schoolvakantie selecteren of zelf een facultatieve vrije dag ingeven. Ingediende verlofdagen- en periodes kunnen gewijzigd worden (klik op wijzigen). 35/41

36 Indien je tolkopdrachten aanmaakt op basis van een lessenschema (zie hoofdstuk 5.3) dan zullen geen tolkopdrachten gemaakt worden voor de vakantiedagen en -periodes die reeds werden toegevoegd aan de vakanties van de organisatie. Voeg je na het indienen van de tolkopdrachten nog extra vakantiedagen toe, dan worden de tolkopdrachten die reeds werden ingediend niet aangepast. Die zal je dan via de bulkactie moeten afgelasten Organisatie: de pagina Mijn tolkuren Hier staan alle tolkuren (actief en niet-actief) die gekoppeld zijn aan deze organisatie en waar jij toegang toe hebt. Dus jouw tolkuren en de tolkuren waarvoor je tussenpersoon bent. Je kan dus ook een nieuwe tolkaanvraag indienen door op deze pagina door te klikken op de groene knop Aanvraag toevoegen. Opgelet als je langs deze weg gaat: voeg de aanvraag toe bij het juiste pakket tolkuren (actieve en niet actieve tolkuren staan hier bij elkaar). Door te klikken op het soort uren kan je langs deze weg ook het detail van een tolkurenpakket openen (zie 4.4.4). Klik je op de naam die naast de uren staan, dan kom je terecht op de contactpagina van deze persoon (jijzelf of één van de personen waarvoor jij tussenpersoon bent) Organisatie: de pagina Tijdschema s Als de organisatie een onderwijsinstelling is, dan heeft de organisatie ook een pagina tijdsschema s. Toevoegen van tijdschema, zie hoofdstuk /41

37 8.3 Opdrachten De pagina Opdrachten is, naast jouw kalender wellicht één van de belangrijkste pagina s Weergave en zoekfilters Op deze pagina staan al jouw tolkopdrachten en de tolkopdrachten van de personen voor wie jij tussenpersoon bent chronologisch gerangschikt. Gebruik de zoekfilters om jouw zoekactie te verfijnen. De zoekfilter staat standaard ingesteld op alle tolkopdrachten vanaf vandaag. Via de filter Tolk gevonden? kan je onderscheid maken tussen de opdrachten waarvoor je nog geen tolk gevonden hebt (openstaande opdrachten), de opdrachten waarvoor je wel een tolk gevonden hebt, de afgelaste opdrachten. In de filter Onderwerp kan je zowel zoeken op deel van het onderwerp als op het nummer van de aanvraag of de opdracht. In de lijst met opdrachten zie je per opdracht een aantal gegevens. 37/41

38 In de kolom Datum staat de datum en het tijdstip waarop de opdracht doorgaat. In de kolom Status tolk zie je de belangrijkste antwoorden van de tolken op jouw tolkaanvraag. Door op de naam van de tolk te klikken open je het detail van status tolk (zie hoofdstuk 6.3 voor meer informatie over status tolk). In de kolom Onderwerp staat het referentienummer van de tolkopdracht, het onderwerp van de tolkopdracht en de gemeente waar de opdracht doorgaat. Door op het onderwerp te klikken, open je het detail van de tolkopdracht en kan je onder andere het overzicht van alle tolkstatussen bekijken (zie hoofdstuk 6). In de kolom Type staat het type tolkuren (L/A/S/B/O/D) dat voor deze opdracht wordt ingezet en het gewenste type tolk (VGT/schrijftolk/IS/afstandstolk). In de kolom Status zie je de status van de tolkopdracht (zie 6.2.1). In de laatste kolom staat jouw naam (of de naam van de personen voor wie je tussenpersoon bent) en daaronder eventueel de onderwijsinstelling of opleidingscentrum (bij O- of B-uren) of de werkgever (bij A-uren). Door op jouw naam te klikken, kom je uit op jouw eigen profiel (zie 4.1.1). Door op de organisatie te klikken, kom je uit op de fiche van die organisatie (zie 8.2.1) Acties uitvoeren op jouw lijst met opdrachten Je kan op deze pagina enkele acties uitvoeren op één of meerdere geselecteerde opdrachten: Opdracht afgelasten: De reden van afgelasting alsook een eventuele opmerking voor het CAB kan je invullen in de volgende stap. Indien een tolk is toegekend voor jouw tolkopdracht, dan ontvangt de tolk via bericht van de afgelasting en de reden van je afgelasting. Tolk toekennen: Met deze actie kan je (één van) de accepterende tolk(en) toekennen aan jouw tolkopdracht (en). Tolk niet gewenst: Met deze actie kan je aangeven dat je één of meerdere accepterende tolken niet wenst voor jouw tolkopdracht(en). Je kan deze acties ook nog op andere manieren uitvoeren, hieronder een schematisch overzicht van de mogelijkheden: 38/41