De derde ronde: verzuimsystemen tonen hun eigen ontwikkelingskenmerken!

Transcriptie

1 In Ziekte In Ziekte en Verzuim: en Verzuim: Test verzuimsystemen Reïntegratie Test verzuimsystemen De derde ronde: verzuimsystemen tonen hun eigen ontwikkelingskenmerken! In deze editie presenteren wij u de uitkomsten van het derde onderzoek naar verzuimsystemen. Met verrassende uitkomsten: de leveranciers zijn zich een stuk bewuster over het nut en de noodzaak van een vergelijkend onderzoek. Wellicht om die reden weten ze beter wat hun eigen kansen en mogelijkheden zijn. De meeste systemen zijn het afgelopen jaar er écht op vooruit gegaan! Tekst: Peter Poortinga, Sander Schrover en Paul ter Wal Na een voorzichtig begin in de eerste twee onderzoeksjaren, hebben we dit jaar gekozen voor een uitgebreidere aanpak. Deels op verzoek van de leveranciers, deels om de vragen in de markt beter te kunnen beantwoorden. Daarom dit jaar ook een aanvullend klanttevredenheidsonderzoek. Ons testteam is uitgebreid met Peter Poortinga, deskundig op het gebied van systeemarchitectuur en beveiliging. Dus naast marktgerichtheid (Paul ter Wal), en de test op functionaliteiten (Sander Schrover), hebben we ook naar de verborgen systeemonderdelen kunnen kijken (Peter Poortinga). De aanpak is dus een stuk breder en dat maakt de vergelijking sterker. Uit de productpresentaties bleek duidelijk dat de aanbieders deze markt serieus nemen. Zo hebben ze in de afgelopen periode flink geïnvesteerd om hun systemen aan te passen aan de ontwikkelingen. Kader 1: deelnemende systemen (op alfabetische volgorde): CAS Certigo Verzuim Dossier Manager (E-Care Humannet Verzuim Raet Verzuimmanager TrackVision VerzuimXpert Verzuimsignaal Q-Bit BV Netaspect BV Medisoft BV IT & Care i.o.; uitgestapt) Humannet BV Raet (voorheen: BusinessCorner BV) TrackInnovation BV Empirion BV I-signaal BV De deelnemende partijen Uiteraard hebben we alle bekende systemen benaderd om deel te nemen aan ons onderzoek. Achttien zijn het er. Negen daarvan hebben uiteindelijk deelgenomen aan de presentaties (zie kader 2 op pagina 18). Acht systemen doen mee in het uitgewerkte schema met de verschillende beoordelingscriteria; zij hebben samen 70% marktaandeel en de vier grootste in aantallen werknemers zitten hier bij. In de voorbereiding viel op dat alle partijen het onderzoek serieus nemen. Dat is een compliment aan de markt; werkgevers maar ook brancheorganisaties hebben de afgelopen twee jaar goed gebruik gemaakt van de eerdere artikelen en van daaruit hun vragen en wensen aan de leveranciers laten weten. Op verschillende plekken zijn we de uitvouwpagina s ( vlaaienschema ) van afgelopen jaar tegengekomen. Die werden als voorselectie gebruikt. Dat een aantal leveranciers dit jaar niet meedoet, heeft daar deels mee te maken; ze zijn bezig met nieuwe ontwikkelingen en willen die eerst testen (zoals Dotweb en Jeems). Er is op een heldere en positieve wijze gesproken over de risico s van het nu al meedoen met een product dat nog niet af, tegenover het niet meedoen. Wij zien in het niet meedoen dan ook geen reden voor een afwijzing in onze selectie voor het komende jaar. In Kader 2 op pagina 18 de redenen waarom een aantal partijen niet heeft meegedaan. Ontwikkelingen Bij de onderzochte systemen zien we in de laatste vijf jaar een duidelijke ontwikkelingstrend. In Figuur 1 op pagina 15 lichten we deze nader toe. Veel systemen zitten nu in de laatste twee ontwikkelingsfasen. Vaak is dat bereikt door doorontwikkeling van bestaande systemen, mits technisch mogelijk. Sommige leveranciers hebben de tijd genomen om een 14

2 Figuur 1: Ontwikkelingsboog compleet nieuwe versie te ontwikkelen om die doorgroei naar de laatste fasen te kunnen realiseren (zoals Dotweb en Humannet). In de vergelijking nemen we de ontwikkelingsfase ook mee. Toelichting per ontwikkelingsfase: Registreren: veel systemen zijn hiermee in het verleden gestart. Problemen bij een basale functie als registratie zijn funest voor een verzuimsysteem. Los van gebruikersacceptatie, leveren herstelacties enorm veel werk op. Veel leveranciers zijn bezig geweest met puinruimen ontstaan door onvolkomenheden in de registratie. Protocollering: des te beter men vooraf rekening houdt met standaardprotocollen, des te minder administratieve handelingen en beheer. Denk dan aan ingewikkelde vangnetconstructies of bedrijfsspecifieke protocollen. Dit leidt tot vergrote gebruikersacceptatie. Keerzijde is dat meer mogelijkheden tot protocollering meer maatwerk betekent, en maatwerk doet een groter beroep op de beheerscapaciteiten van leveranciers. Bewaking: nu we weten wát we moeten doen, moeten we ook bewaken dat het gebeurt. Hoewel notificaties al even bestaan, heeft men de mogelijkheden van effectief bewaken vergroot. Een standaardmail naar de directeur bij elke ziekmelding is immers geen bewaking. Taakmelders en berichten in het systeem zelf worden gebruikt om de bewaking te vergroten. Rapportage: jarenlang was sprake van enkelvoudige data - zoals verzuimpercentage en meldingsfrequentie - en daarmee problematisch. Het leveren van eenduidige verzuimstatistieken bleek een uitdaging te zijn, iedere klantsituatie is namelijk specifiek, bovendien ben je afhankelijk van de koppelingsmogelijkheden met het bronbestand (Personeelsinformatiesysteem: PIS). De laatste ontwikkelingen zijn gericht op het verbreden van de rapportagetools; meer informatie genereren - er zit veel meer data in het systeem - en rapportages over de systemen heen. Het verzuimsysteem is een van de bronnen, maar ook het PIS, financiële en primaire systemen, etc. In de markt noemt men dit business intelligence. Een voorbeeld: (externe) koppeling van een productieverplichting aan de vaste formatie en de feitelijke bezettingsgraad = arbeidsproductiviteit. Integreren: uit bovenstaande blijkt dat het verzuimsysteem slechts een van de vele systemen is waarmee een werknemer werkt ter ondersteuning van processen. Communicatie tussen systemen is daarom noodzakelijk. Van integreren is sprake als er steeds meer koppelingen komen tussen systemen, te beginnen met wat eenvoudige. Dan kun je als leverancier ook fundamentele vragen gaan stellen als moet ik de >> vervolg op pagina 16 15

3 >> vervolg van pagina 15 partij zijn die alles aan elkaar knoopt?, ben ik de specialist op een onderdeel?, moet ik mij richten op een specifieke doelgroep?. Nu steeds meer nadruk komt te liggen op rapporteren, stijgt de vraag naar maatwerk. Zeker voor grote ondernemingen is integreren met andere systemen een steeds belangrijker selectiepunt. Marktdifferentiatie Al eerder kon u lezen dat er een nieuwe ontwikkelingsrichting in de markt is te zien bij álle onderzochte systemen. Maar er is nóg een andere ontwikkeling te zien. Vorig jaar was nog sprake van een onderverdeling in de herkomst van de systemen, nu zien we duidelijk een opdeling in marktgerichtheid. Die herkomst is er uiteraard ook nu nog. In de herhaling: ICT als basis: Certigo Verzuim, Dotweb Health, CAS en Verzuimmanager Plus; ICT én arbotechniek als basis: o.a. Humannet Verzuim, VerzuimXpert, Raet Verzuimmanager, Verzuimsignaal en Absentiemanager; Arbotechniek als basis: TrackVision, E-Care en Dossier Manager. Een aantal partijen heeft bewust de richting van marktgerichtheid gekozen (Medisoft Dossier Manager, Netaspect, Dotweb, Raet). Bij andere partijen is deze gewoon ontstaan; de markt geeft aan waar het systeem het beste inpast. We onderscheiden de volgende markten: maatwerk voor grote organisatie, standaard voor MKB en branches en specialist voor de professional. 1. Maatwerk voor grote organisatie De leveranciers, met ICT als basis, gaan zich duidelijk toeleggen op grotere werkgevers die het systeem op hun eigen server (in huis of elders) willen laten draaien. Het biedt hen ook de mogelijkheid om naar maatwerk te vragen. De grotere bedrijven - bedrijven met meer dan duizend werknemers - kunnen dan precies die toepassingen krijgen die wenselijk is voor hun organisatie. Denk aan koppelingen aan hun eigen personeelsinformatiesysteem (SAP) en bedrijfsprocessysteem (workflow). Met name leveranciers als Netaspect (Certigo Verzuim), Dotweb (Health), Q-Bit (CAS) en Info Rhei (VM Plus) profileren zich hiermee. 2. Standaard voor MKB en branches De meeste systemen zijn nog steeds gebouwd voor de gemiddelde werkgever die in eigen regie de verzuimaanpak of gezondheidsbeleid wil ondersteunen. Het gaat om grote aantallen werkgevers die zich los maken van de (traditionele) arbodiensten; deze werkgevers willen uitsluitend het door hen zelf gekozen systeem houden. Zij richten zich wel op hun eigen aanpak maar hiervoor hebben zij echter geen op hun eigen maat gesneden systeem nodig. Een standaardsysteem met een eigen protocol voldoet dan ook. We zien hier bekende namen als Raet, I-signaal, Humannet, Empirion, Cymax e.a. 3. Specialist voor de professional En dan heb je nog systemen die duidelijk hun oorsprong hebben in de medische branche en daar ook nu nog op gericht zijn. De medische professional gebruikt dit systeem vooral als ondersteuning bij zijn werk. Het beste voorbeeld in meerdere opzichten is Dossier Manager van Medisoft; veel functionaliteiten die het werk van de bedrijfsarts heel goed ondersteunen en steeds meer gericht op de werkgever die een bedrijfsarts het verzuimproces laat ondersteunen. Ook TrackVision en E-Care hebben een duidelijke achtergrond in de professionele verzuimwereld, vooral in de ondersteuning van de modernere verzuim- 16

4 diensten. Zij zijn duidelijk beter ingesteld op de wensen van de werkgever en ondersteunen die processen steeds meer. Eigenlijk gaan deze drie systemen ook steeds meer de lijn in van de hiervoor genoemde markt van MKB en Branches. Verschillende ambities Naast deze marktgerichtheid, de ene keer gewoon ontstaan en de andere keer een gevolg van een marktstrategie, zien we ook een verschil in ambitie ontstaan (zie Figuur 2 voor het algehele kader). Bij de besproken systemen onderkennen we vier ambities: 1. Spin in het web: alles kunnen bieden met het verzuimsysteem als basis. Deze ambitie zie je bij systemen die een koppeling maken met een beperkt aantal personeelsinformatiesystemen of zelfs worden overgenomen door een grote partner (Raet). Daarnaast zijn er ook leveranciers die bezig zijn met de ontwikkeling van meerdere modules die een integrale opbouw hebben zoals het verzuimsysteem, en daar dus makkelijk mee te binden zijn. Voorbeelden zijn met name Humannet Verzuim, VerzuimXpert, Verzuimsignaal, en Raet Online. 2. Specialist in een van bovenstaande onderdelen: niet alle leveranciers (kunnen) gaan voor een spin-in-het-web-functie en profileren zich als specialist. Het verzuimsysteem ontwikkelt zich meer in de diepte van het vak. Denk aan Dossier Manager, TrackVision en Raet Verzuimmanager. 3. Vooral een goede transporteur tussen modules zijn (de lijnen tussen de blokken). Deze vaak op technische leest gestoelde systemen zorgen voor een hele duidelijke communicatiestructuur en dat creëert een goede voorwaarde voor koppelingen met andere systemen: Dotweb en Certigo. 4. Prijsvechter: er zal veel vraag zijn en blijven voor een standalone verzuimsysteem met geringe licentie- en implementatiekosten. Q-Bit (Cas) bijvoorbeeld is een (relatief) nieuwe speler, die met een basissysteem een goede startpositie voor verzuimaanpak biedt tegen een scherpe prijs. Technische robuustheid Elk van de hiervoor gekozen ambitie of richting vergt andere eisen aan de technische robuustheid van het systeem. Voor de spin-inhet-web en de transporteur is het van belang om snel en flexibel te kunnen koppelen/integreren. De specialist moet snel kunnen inspringen op veranderende wetgeving. De prijsvechter moet vooral goedkoop zijn. Voor alle ambitieniveaus is het van belang dat ze kunnen acteren/reageren op een vraag uit de markt. Door de toegenomen communicatiemogelijkheden zijn de technische standaarden de laatste jaren snel geëvolueerd. Dat zien >> vervolg op pagina 18 Figuur 2: Ambitie-overzicht 17

5 >> vervolg van pagina 17 we ook in de systemen terugkomen. Vooral voor de spin-in-het-web en de transporteur is het van belang dat hun systemen nu gebaseerd zijn op wat men ook wel Service Orientied Architecture (SOA) noemt en web 2.0-achtige architecturen. Hierdoor wordt snel en makkelijk integreren met data in andere gegevensbronnen mogelijk. We zien dan ook dat vooral in deze hoek systeemleveranciers hebben besloten hun hele basisarchitectuur van de grond af aan opnieuw te gaan opbouwen. Voorbeelden hiervan zijn: Humannet, Dotweb en Netaspect. De specialist - zoals Track Innovations en Medisoft Dossier Manager - heeft vaak al vanuit het verleden een technische structuur opgebouwd waarbij regels en processen via tabellen zijn te configureren. De noodzaak om hun systeem daarom vanaf de grond opnieuw op te bouwen speelt minder. Hierin schuilt wel het gevaar dat ze worden verdrongen door de spin in het web en de transporteur die hun systemen volledig opnieuw opbouwen. Zij hebben in deze nieuwe opzet uiteraard ook een flexibele configuratiestructuur meegenomen. Productlevenscyclus Net als alle andere producten/diensten heeft ook een verzuimsysteem een levenscyclus: introductie, groei, volwassenheid en verzadiging. Nieuwe systeemversies kunnen een overgang naar de fase verzadiging oprekken. Maar er komt een moment dat de leverancier moet besluiten tot een volledig nieuwe release van zijn basissysteem. Bij dit besluit kijkt hij ook of zijn organisatie voldoende in staat is deze release-implementatie daadwerkelijk te kunnen doorvoeren. Vragen die dan gaan spelen en die wij komend jaar graag weer beoordelen zijn: Kader 2: niet-deelnemende systemen en hun redenen (op alfabetische volgorde) Absentiemanager ArboTotaal Dotweb Health Exact Verzuim Jeems People on line Vernet Verzuim VerzuimPlein Verzuimmanager Plus Cymax BV: afgezien van deelname vanwege commerciële verwachting over het artikel PinkRoccade: systeem voor arbodiensten Dotweb Software BV: bezig met geheel nieuwe versie met meerdere dossiervarianten. Nu niet beschikbaar voor onderzoek Exact: geen reactie ontvangen Jeems BV zit in een veranderingsproces, onduidelijk of deze applicatie zo nog de markt in gaat Multivius: afgezien van deelname afmelding: zijn het niet eens met de gekozen opzet ArflexIT: niet gereageerd op uitnodiging Info Rhei: presentatie en testomgeving waren nu niet planbaar 18

6 Figuur 3: Productlevenscyclus Heeft de leverancier voldoende financiële middelen om continuïteit en support te leveren? Is de organisatie met haar huidige personeelsbezetting en kwaliteit in staat de nodige technologische ontwikkelingen te kunnen toepassen? Is de leverancier in staat de veranderingen beheersbaar te introduceren en continuïteit te garanderen voor de gegevensconversies? Systeemkeuze Voor u is het niet eenvoudig om tot een keuze te komen. Zelfs niet na het bestuderen van deze onderzoeksresultaten. Daarom geven wij u, net als vorig jaar, een aantal selectiecriteria: De mate en de ervaring met koppelbaarheid aan P&O-systemen om doublures in administratieve handelingen te voorkomen. Dit is vrijwel altijd een gescheiden maatwerktraject bij een klant. Het systeem moet de facturatie van verzuimproducten en diensten kunnen ondersteunen. Hetzij via een interface met een gescheiden facturatiesysteem, hetzij via een facturatieoverzicht. De beschikbaarheid en inzetbaarheid van de helpdeskfaciliteiten van het systeem en de leverancier. De systemen dienen uiteraard goed te draaien. Managementinformatie: levert het systeem de informatie die ik nodig heb voor mijn bedrijfsproces? Past de ambitie, en daarmee samenhangende ontwikkelingen van de leverancier goed bij mijn systeemwensen? Heb ik er vertrouwen in dat deze leverancier voorlopig het systeem blijft ondersteunen? De mate waarin de look and feel aan te passen is aan een eigen private label met eigen look and feel. Het gebruik van een triagemodule voor het objectiveerbaar maken van een doorverwijzing naar een deskundige. De ervaren gebruikersvriendelijkheid voor medewerkers van de klant/werkgever. Wij wensen u als lezer en mogelijke kiezer van een nieuw systeem veel keuzeplezier toe. Verreweg de meeste systemen voldoen goed voor een vraag. Welke vraag u stelt en welk systeem daarbij hoort is aan u. We hopen dat wij u met dit artikel in ieder geval een beetje op weg hebben geholpen. Sander Schrover is adviseur bij Vitago, Peter Poortinga is zelfstandig adviseur en partner van Triage.Nu en Paul ter Wal is partner van Vitago én Triage.Nu >> tabel op pagina 20 19