Jeroen Rens, sales manager van de Video Communications. Forum Unified Communications Good is just not good enough

Transcriptie

1 Forum Unified Communications Good is just not good enough In hoeverre is Unified Communications (UC) al goed doorgevoerd in het Nederlandse zakenleven en in de kantoorwereld? En wordt er wel optimaal gebruik van gemaakt? Zijn er nog drempels die een totale overgang belemmeren, en welke zijn dat dan? Is men het er eigenlijk wel over eens wat Unified Communications nu precies inhoudt? Het biedt in ieder geval meer dan voldoende stof voor een tafeldiscussie. Jeroen Rens, sales manager van de Video Communications divisie van audiovisueel marktleider BIS, nodigde de deelnemers én de redactie van Office Magazine.nl uit in het BIS-hoofdkantoor in Ridderkerk. Naast Jeroen zelf, waren drie andere experts van gerenommeerde leveranciers aanwezig: Jesse van Straaten van Qconferencing, Robert Blaas van Visions Connected en Bas van der Hoeven van Cisco Systems. Deze tafeldiscussie kwam tot stand met medewerking van: Jeroen Rens, Bis Video Communications Jesse van Straaten, Qconferencing Robert Blaas, Visions Connected Bas van der Hoeven, Cisco Systems De heren kregen van tevoren de mogelijkheid om zelf stellingen in te dienen, wat de discussie zeker ten goede kwam. Bas van der Hoeven trapt af: UC-oplossingen worden veelal vanuit ICT-afdelingen in de vorm van functionaliteit geselecteerd. Dit draagt in veel gevallen niet bij aan de directe en latente businessbehoeften, waardoor het niet of nauwelijks wordt geadopteerd en een slechte ROI kent. Men neemt al snel genoegen met een product, waardoor de indruk ontstaat dat het goed. Dit is natuurlijk niet altijd waar. Good is just not good enough is mijn mantra. Het kan altijd beter. Jesse van Straaten: Dat is een mooie uitspraak, maar je moet dan wel weten wát niet good enough is, wát wil je ver- 48 OFFICEMAGAZINE.NL NUMMER

2 FORUM DOCUMENT&ICT SOLUTIONS beteren. Ons uiteindelijke doel is adoptie van Unified Communications. Maar het is niet altijd even evident wat het verschil maakt bij een product en waarvoor men er wel of niet voor moet kiezen. Van der Hoeven: Ik heb het onlangs meegemaakt. De hele UC omgeving wordt moeizaam opgezet en de kwaliteit is beperkt, terwijl de klant dan zegt voor ons is het voldoende. Vanuit het klantperspectief is het dan good enough, maar het levert beperkingen op en men grijpt dan uiteindelijk toch terug op het oude alternatief: reizen. Hierdoor krijg ik dus het gevoel dat good enough helemaal niet good enough is. Robert Blaas: Het eerste, belangrijke aspect van good enough is beeldkwaliteit. En het tweede is gebruikersgemak. Hoe makkelijk is het bijvoorbeeld om een meeting te boeken zonder dat je na moet denken welke tool je daarvoor moet gebruiken. Het is een combinatie van een aantal factoren die bepaalt wat good enough is. Van Straaten: Eigenlijk moeten we niets onder full HD (1080p) willen aanbieden, dat zou de standaard moeten zijn. Echter ben ik wel van mening dat voor het massale gebruik binnen een organisatie de beeldkwaliteit niet noodzakelijkerwijs het belangrijkst is. We hebben voorbeelden van hele goede adoptie binnen een organisatie van oplossingen met mindere beeldkwaliteit, maar ook van zeer beperkte adoptie van oplossingen met zeer hoge beeldkwaliteit, zelfs na een uitgebreid adoptieprogramma. Blaas: Het gaat ook om de keuze die mensen hebben. UC zorgt ervoor dat mensen plaatsonafhankelijk en deviceonafhankelijk kunnen werken, bijvoorbeeld aan hetzelfde project. Dan is de keuze aan de gebruiker welke functionaliteit hij op dat moment gebruikt. Van der Hoeven: En op zo n moment moet je dus een keuze maken voor een product dat business quality levert in plaats van good enough quality. Want als het plaatsonafhankelijk en device-onafhankelijk wordt, moet je altijd de ideale kwaliteit kunnen evenaren. Jeroen Rens: Het heeft volgens mij ook te maken met het feit dat de meeste klanten die over UC nadenken niet exact weten waar ze mee starten. Ze hebben een uitgangspunt en dat vullen ze in met product X. Dat product wordt dan de basis voor eventuele andere uit te rollen oplossingen. Maar wat de klant zich in eerste instantie moet afvragen, is wat hij wil bereiken met UC en aan de hand daarvan pas kan bepalen met welke producten en oplossingen moet worden gestart. In de praktijk blijkt echter dat het andersom gaat en dat een organisatie voortborduurt op een product dat reeds in huis is of een product als uitgangspunt neemt waarmee niet per definitie een basis wordt gecreëerd om het hele UC platform op uit te rollen. Hierdoor komt het dus helaas te vaak voor dat organisaties videocommunicatieruimtes gaan inrichten met een webcam en een desktop PC waar een softwarematige oplossing op draait. En dan ga je voor een good enough oplossing, die feitelijk helemaal niet good enough is. Van der Hoeven: Als je daar dan met acht man zit, werkt dat niet. Je ziet de mensen wel, maar de waarde die het zou moeten toevoegen, mis je. NUMMER OFFICEMAGAZINE.NL 49

3

4 FORUM DOCUMENT&ICT SOLUTIONS Van Straaten: Door het gedaalde prijsniveau van de instapmodellen in video conferencing voor in de vergaderruimte zijn de verkoopgesprekken makkelijker geworden. We hebben het niet meer over 10 tot 15 duizend euro voor een kleine ruimte, die kun je tegenwoordig met een beperkter budget prima invullen. Van der Hoeven: Dat is ook een van de redenen dat Cisco een nieuw portfolio heeft. We willen niet naar beneden in kwaliteit, waardoor het portfolio breder is geworden. Hierdoor kunnen we voor elke plek en voor elk budget een business quality video-oplossing bieden. Het is betaalbaar geworden voor het mid-market segment. Rens: Maar de vraagstelling van de markt is ook anders geworden en dat is het heikele punt. Bedrijven willen op de eerste plaats altijd intern communiceren, omdat ze bijvoorbeeld over meerdere locaties beschikken. Daarna willen medewerkers communiceren met hun klanten of leveranciers. En dat is het moment om op te letten, want dan gaat het om consumentgerelateerde producten versus professionele producten. Voor de consument is Skype een prima applicatie, maar voor professioneel gebruik is het niet geschikt. Het is niet veilig, er is geen helpdesk en kwaliteit is niet gegarandeerd. Maar de vraag is er toch. Juist daarom doen organisaties er goed aan de implementatie van hun UC omgeving aan een professionele club toe te vertrouwen. Van der Hoeven: Consumerization of IT. De consument bepaalt hoe ze willen werken om dat IT-afdeling geen goede oplossing heeft, zoekt de medewerker naar een eigen oplossing. Eerder was dat vooral onderling of met een directe klant, maar het is steeds meer voor de massa. Blaas: Precies, en hierdoor weten ze vaak niet waarom ze een UC-oplossing willen. Dat is een belangrijke vraag: wat ga je ermee doen en wat wil je ermee bereiken. Op die manier kom je achter de onderliggende behoefte van een organisatie. Rens: Als die onderliggende behoefte helder is dan kan UC het onderscheid maken en voegt het echt waarde toe. Over de stelling Videocommunicatie neemt een steeds belangrijkere en prominentere plaats in binnen collaboratietools zijn de heren het eens. Robert Blaas geeft aan dat video de next voice is. Het is alleen prominenter aanwezig, omdat je erbij kunt zien. Het is naar mijn mening dan ook absoluut een tool die in een vergaderruimte thuis hoort. Alleen de hamvraag is: waar kies je voor? Ga je voor good enough of wil je de échte beleving. Van der Hoeven: Ik ben het er helemaal mee eens. Desktopcomputers bieden niet de goede kwaliteit om optimaal van video te kunnen profiteren. Blaas: De kwaliteit moet goed zijn, ook op bijvoorbeeld een tablet. Beeld gaat heel belangrijk worden de komende jaren en we moeten er met zijn allen voor zorgen dat we de beste oplossingen aanbieden. Van Straaten: Helaas heeft wifi tegenwoordig nog te veel invloed op de kwaliteit van het beeld, die wordt er met een slechte verbinding namelijk niet beter op. Dan kun je beter denken aan aparte ruimtes met een eigen vaste netwerkverbinding. Blaas: Er zijn ook oplossingen te bedenken waarmee je vanaf je eigen werkplek met audio en video kunt werken. NUMMER OFFICEMAGAZINE.NL 51

5 Een betere manier van werken Voorkom onnodige muisbewegingen. Maak vereiste bewegingen zo nauwkeurig, comfortabel en moeiteloos mogelijk. Elke beweging wordt gemaakt van een centrale positie. Geschikt voor links- en rechtshandig muisgebruik. Bezoek onze stand: 3M.031 De vakbeurs Facilitair januari 2015 De RollerMouse is ontworpen voor u, en voor de manier waarop werken bedoeld is. Probeer nu 15 dagen gratis en ervaar het verschil. Tel.: +31(0) Vareseweg AT Rotterdam Het nieuwe werken anno 2014 Qconferencing is al 14 jaar de specialist op het gebied van videoconferencing. Met specifieke toepassingen voor de Zorg en andere segmenten, maar ook met hoge kwaliteit veilige videoconferencing voor de vergaderzaal of je eigen werkplek waar die ook is Partner van: Polycom, Lifesize, BlueJeans, Vidyo Avaya, Cisco. Check de Office Magazine.nl E-Paper app voor je tablet en smartphone op:

6 FORUM DOCUMENT&ICT SOLUTIONS Van der Hoeven: Ik denk niet dat je er rekening mee moet houden. Ik vind dat als je ergens voor kiest, dat dat in elke situatie moet passen, vaste plek of niet. Rens: Ik sluit me aan bij Jesse. Het is een goed argument om de vergaderruimtes goed in stand te houden. Ik denk we allemaal de irritatie kennen van de mobiele telefonie. Dat je midden in een belangrijk gesprek zit en dan de verbinding wegvalt. Daarbij wil ik wel aanvullen dat ook complete videoruimtes voor steeds meer organisaties betaalbaar worden. Van der Hoeven: Dit is ook zo n mooi voorbeeld van good enough. Bedrijven hoeven vandaag de dag geen business quality telefonie meer, ze kiezen voor mobiel. Maar ze klagen wel steen en been elke keer dat ze geen bereik hebben. Ik kan daar niet goed bij. Van Straaten: En we accepteren het allemaal. Van der Hoeven: En dát is dus die good enough discussie. En het gekke is dat er geen enkele organisatie is die zegt dat hun volledige bereikbaarheid afhangt van mobiel. Omdat het 100 procent betrouwbaar is. Dus als een klant video wil om zichzelf te differentiëren, kies dan voor een oplossing waarin je quality of service kunt opnemen. Die draagt namelijk bij aan een positieve ervaring en dat maakt de kans op adoptie ook hoger. De kracht van Unified Collaboration is dat het voor de eindgebruiker niet uit moet maken met wie en hoe hij communiceert. Zolang dit maar eenvoudig, veilig en kwalitatief gebeurt. Blaas: Ik heb hier bewust voor het woord collaboration gekozen omdat het meer is dan alleen communiceren. Verder is de techniek niet zo belangrijk, de beschikbaarheid en de dienst die erachter zit, is belangrijk. En afhankelijk van wat de eindgebruiker wil, moet het beschikbaar zijn. Vergelijk het met social media. We hebben allemaal Facebook, Twitter of LinkedIn. Maar we kiezen wel zelf welk medium we waar voor gebruiken. En verder moet het inderdaad eenvoudig en veilig zijn. Van der Hoeven: Maar eenvoudig en veilig zijn al snel een gegeven. Hoe tackle je zoiets? Van Straaten: Nou ja, als je wat betreft veiligheid aan bepaalde normen voldoet, is het geen discussie. Bij publieke cloud applicaties is dat lastiger. Dat is gemeengoed geworden, we zijn er gewend aan geraakt. Maar hoe toets je nou die veiligheid? Binnen de medische wereld zijn er ISO- en NEN-normeringen die van toepassing zijn op UC, dan weet je dat er een bepaalde mate van encryptie is. Als bedrijf is het aan te raden om daar policies voor op te stellen. En dat kan zo simpel zijn als hoe moet een paswoord eruit zien. NUMMER OFFICEMAGAZINE.NL 53

7 DOCUMENT&ICT SOLUTIONS FORUM Van der Hoeven: Kunnen wij ons differentiëren op veiligheidsvlak? Van Straaten: Ja, dat denk ik wel. Het is sowieso een goed verkoopargument voor onze eigen diensten op onze eigen infrastructuur. Wat ik overigens het interessante vind aan deze vraag is dat er nog bedrijven zijn die denken dat video communicatie nog niet aan een van die drie kernelementen (eenvoudig, veilig en kwalitatief) voldoet. Wij moeten dus benadrukken dat op dat gebied hele grote stappen zijn gemaakt. Rens: Ik denk dat wij de markt vooral moeten informeren dat we steeds meer naar een cloud oplossing toegaan. Daar bewegen de fabrikanten ook in mee, waarmee er een stukje controleerbaarheid wordt gecreëerd. Wat nog veel belangrijker is, is dat de cloud een koppeling maakt naar andere UC-platformen. Unified Communication is een middel, niet een doel op zich. Het verandert de manier waarop we samenwerken, maar beïnvloedt absoluut niet de bedrijfscultuur. Daar is meer voor nodig. Blaas: Het zijn in mijn ogen twee lossen zaken. Bedrijfscultuur zit vast in een organisatie, daar moet je heel veel moeite voor doen om dat te veranderen. Ik heb bedrijven meegemaakt die even groot zijn, hetzelfde product maken en dezelfde markt bedienen. Het ene bedrijf omarmt video, het andere bedrijf niet. Op het moment dat je het andere bedrijf video gaat laten doen, verandert de bedrijfscultuur niet. Het is een bepaalde mindset die dat tegengaat. Van der Hoeven: Dat is een interessant punt. Ik kom veel organisaties tegen waarvan ik weet dat ze stappen kunnen gaan zetten op het moment dat ze innovatieve technieken gaan omarmen. Maar ze willen dat dan niet omdat ze een ouderwetse organisatie zijn. En dat is wel eens lastig. Maar als je dat soort bedrijven laat inzien dat ze continuïteit nodig hebben om vooruit te kunnen, dan ben je al een stap in de goede richting. Dat kunnen bijvoorbeeld nieuwe medewerkers zijn. En die verwachten wel nieuwe functionaliteiten, technieken en innovatie om hun werk goed te doen. Van Straaten: Een bedrijf dat niet agile is, dat niet kan veranderen, heeft het gewoon moeilijk. Business modellen en markten worden omver gegooid door nieuwe bedrijven die dingen op een andere manier doen. En als je als bedrijf blijft vasthouden aan de oude manier, word je gewoon voorbij gestreefd. Het implementeren van nieuwe communicatietools bij een bedrijf dat agile is, gaat een stuk makkelijker dan bij een bedrijf dat vasthoudt aan een oude, traditionele manier van werken. Rens: Juist om deze reden integreert BIS de benodigde videocommunicatie producten in een totaaloplossing waarbij kwaliteit, gebruiksvriendelijkheid, toegankelijkheid en het uitnodigen tot gebruik hoog in het vaandel staan. Op deze manier worden Unified Communications en videocommunicatie wél omarmd binnen de organisaties van onze klanten en gaat het een onmisbaar en integraal onderdeel uitmaken van zowel de interne als externe communicatie. 54 OFFICEMAGAZINE.NL NUMMER