Gedetailleerd bericht voor de oproep van kandidaten. De kandidaturen worden ingewacht op vrijdag 19 december 2008 tot uur.

Transcriptie

1 Gedetailleerd bericht voor de oproep van kandidaten De kandidaturen worden ingewacht op vrijdag 19 december 2008 tot uur. Onderhandelingsprocedure met voorafgaande bekendmaking Vzw Promotie stad Antwerpen Kipdorp 48 te 2000 Antwerpen Ondernemingsnummer Bollekesfeest 2009 Bestek nr. 2009/001 1.

2 Artikel 1. voorwerp van de opdracht De stad Antwerpen en de vzw Promotie stad Antwerpen organiseren voor de derde maal het Bollekesfeest dat in het teken staat van Antwerpse (streek)producten, merken en culinair erfgoed uit Antwerpen, dat heden en verleden combineert. Het Bollekesfeest, met daarin vervat Antwerpen Proeft, wil het grootste culinair festival van Vlaanderen zijn. Het is daarbij belangrijk dat het Bollekesfeest conceptueel wordt opgevat als een totaalevenement met het culinaire aspect ervan als basis. Antwerpen Proeft is een gratis toegankelijk culinair evenement (deel van het Bollekesfeest) waar een 20-tal restaurateurs uit stad en omstreken hun specialiteit presenteren in overdekte stands met hun koks. Dit onderdeel maakt geen deel uit van dit bestek. Met de organisator maakt de stad Antwerpen een sluitende afsprakennota op. Het basisprogramma van het Bollekesfeest bestaat uit : 1. een voedingsmarkt/ streekproducten markt/ avondmarkt met Antwerpse producten op vrijdagavond, zaterdag en zondag 2. een markt/activiteit met/rond vis en schaaldieren (vrijdagavond,zaterdag en zondag) 3. Een avondactiviteit optreden op zaterdagavond op één van de locaties 4. Tijdens de verschillende delen van het evenement moet ook de nodige randanimaties van goede kwaliteit voorzien worden en er kunnen nevenactiviteiten georganiseerd worden zoals een stadswandeling, een kleine tentoonstellingen, culinaire gidsen enz. 5. Er dient ook voldoende originele kinderanimatie te worden voorzien. De inschrijver is vrij een concrete inplanting voor te stellen, waarin de verschillende locaties van de binnenstad zoveel mogelijk/zo ideaal mogelijk benut en betrokken worden. De inschrijver kan de inplanting van 2008 op aanvraag bekomen. De inschrijver wordt gevraagd een totaal evenement uit te werken met een duidelijk concept aan de basis. Deze sterke verhaallijn moet kunnen fungeren als rode draad doorheen het volledige evenement en dient voldoende potentieel te hebben om communicatief te worden uitgespeeld vóór en ná het evenement. De concrete realisatie & uitwerking van de communicatie gebeurt door de dienst Marketing & Communicatie van de Stad Antwerpen, maar de inschrijver moet wel nadenken over de communicatieve kracht van z n totaalconcept/verhaal en deze ook aantonen. Vernieuwende, niet traditionele communicatie-aanpak voorstellen met een hoge PR waarde en effectieve voorstellen voor communicatie van het evenement naar pers, bloggers en belangrijke beïnvloeders zijn een pluspunt. Bestek nr. 2009/001 2.

3 De inschrijvers worden gevraagd concepten te ontwikkelen met maximale beleving voor de bezoekers. Het Bollekesfeest moet een de bezoekers een goede mix bieden tussen genieten en actief deelnemen en beleven. Zijtraject: in 2009 zal Antwerpen zich op diverse manieren duidelijk manifesteren als een sociale stad; als een stad waar mensen een warm hart hebben voor elkaar. De inschrijver dient voorstellen te doen om dit ook in het Bollekesfeest tot leven te brengen; al blijft het Bollekesfeest uiteraard in de 1 e plaats een culinair totaalevenement en is dit slechts een zijtraject. Indien budgettair haalbaar kan tevens gedacht worden aan mechanieken om andere stadsdelen bij het Bollekesfeest te betrekken (zo werd in 2008 een picknick georganiseerd op Linkeroever) Andere varianten en suggesties voor het randprogramma en de nevenactiviteiten zijn toegelaten. De opdracht omvat in hoofdzaak 1. de Stad Antwerpen en de vzw promotie stad Antwerpen bij te staan tijdens de organisatie van dit zomerevenement. 2. het verlenen van bijstand aan het evenemententeam van de bedrijfseenheid marketing en communicatie van de stad Antwerpen bij de organisatie van dit zomerevenement 3. het leveren van bijdragen tot de praktische organisatie van de evenementen Artikel 2. wetgeving Voor zover er door de voorschriften van het bestek, dat in de volgende fase aan de weerhouden kandidaten wordt overgemaakt, niet wordt van afgeweken, zijn op deze aanneming van toepassing de bepalingen van: de wet van en latere wijzigingen betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aannemingen van werken, leveringen en diensten; (BS ) het koninklijk besluit van en latere wijzigingen betreffende de overheidsopdrachten voor aannemingen van werken, leveringen en diensten en de concessies voor openbare werken; (BS ) het koninklijk besluit van en later wijzigingen tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken en de bijlage tot vaststelling van de algemene aannemingsvoorwaarden voor de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en voor de concessies voor openbare werken; (BS ) Artikel 3. aard van de opdracht De opdracht behelst een aanneming van diensten op basis van een onderhandelingsprocedure met voorafgaande nationale bekendmaking, volgens artikel 17, 3, 4 van de wet van 24 december Artikel 4: selectiecriteria Bestek nr. 2009/001 3.

4 financiële en economische draagkracht betreffende de totale omzet en balans van de laatste 3 boekjaren van de inschrijver betreffende de diensten in het domein waarover de opdracht gaat de organisatie van het bedrijf met inbegrip van de evolutie van het personeelskader gedurende de laatste 3 jaar, de infrastructuur en de technische middelen en mogelijkheden om de opdracht naar behoren en kwaliteitsvol te kunnen uitvoeren opgave van volledig personeelsbestand van het bedrijf met opgave van: opleiding en verworven specialisatie en ervaring van elk personeelslid idem voor de projectleiders + rol in de opdrachten die als referentie worden aangegeven opgave van referenties met betrekking tot het uitvoeren van vergelijkbare opdrachten, uitgevoerd gedurende de laatste 3 jaar met vermelding van datum, bedrag en voor welke publiek- en privaatrechtelijke instanties ze bestemd waren De raad van bestuur van de vzw promotie stad Antwerpen zal aan de hand van deze selectiecriteria kandidaturen weerhouden die een volledig offertedossier krijgen toegestuurd. Artikel 5. wijze van gunnen De gunning geschiedt aan de inschrijver die voor het bestuur gunstigste offerte heeft neergelegd, rekening houdend met de volgende gunningcriteria: Algemene visie:. Kwaliteit van het voorgestelde programma en activiteiten conform de beschrijving hierboven gegeven, incl (maar niet beperkt tot) sterkte van het basisconcept & verhaal, maximale beleving & activatie van de bezoeker, randanimatie, nevenactiviteiten uitwerking van het evenement, creativiteit, toegankelijkheid, haalbaarheid (o.a. haalbaarheid binnen het vooropgestelde budget) van de visie en het plan van aanpak. 50 punten Organisatie: plan van aanpak, projectteam, opgesteld stappenplan, veiligheidsplan en praktische uitwerking en realisatie alsmede curriculum vitae van het personeel dat voor deze opdracht wordt ingezet (mate van competentie, ervaring en flexibiliteit binnen het voorgestelde projectteam) 30 punten prijs/kwaliteitsverhouding en prijsdetailleringen 20 punten BUDGET: De aandacht van de inschrijver wordt erop gevestigd dat het maximale gunningbedrag ,- exclusief BTW, bedraagt. Het niet bereiken van het voorziene maximum kan in geen geval aanleiding geven tot het bekomen van enige schadeloosstelling. Artikel 6. - controle en toezicht Controle en toezicht op de uitvoering: Bestek nr. 2009/001 4.

5 Deze aanneming geschiedt voor rekening van de vzw promotie stad Antwerpen in opdracht van de stad Antwerpen. De leiding berust bij de vzw promotie stad Antwerpen. Voorzitter: mevrouw Ils Neuts Secretaris-penningmeester: de heer Wim Cassiers Verantwoordelijke administratieve inlichtingen, controle en technische opvolging: de heer Wim Cassiers. Tel Verantwoordelijke inhoudelijke vragen : Peter Vindevogel, evenementenregisseur tel peter.vindevogel@stad.antwerpen.be Artikel 7. Kandidatuur De kandidatuur en de aanvullende bescheiden moeten in het Nederlands zijn opgesteld. Voor het opmaken van zijn kandidatuur maakt de inschrijver gebruik van de bij het gedetailleerde bericht gevoegde formulieren. De documenten worden door de kandidaat of zijn gemachtigde ondertekend. Wijze van indienen: De kandidatuur moet worden geschoven in een definitief gesloten omslag waarop is vermeld kandidatuur Bollekesfeest De kandidaturen mogen worden afgegeven tijdens de kantooruren op de het adres van de vzw. Bij inzending over de post, als gewoon of aangetekend stuk, moet die gesloten omslag geschoven worden in een tweede gesloten omslag met de vermelding "kandidatuur". De kandidatuur moet geadresseerd zijn aan: Vzw Promotie stad Antwerpen Kipdorp Antwerpen Iedere kandidatuur moet bij de voorzitter van de vzw toekomen vóór de datum en uur vermeld op het titelblad. Nochtans wordt een kandidatuur die te laat toekomt, in aanmerking genomen voor zover aan volgende dubbele voorwaarde is voldaan: 1 het bestuur aan de dienstverlener nog geen kennis heeft gegeven van zijn beslissing, 2 en de kandidatuur ten laatste vier kalenderdagen vóór de dag vastgesteld voor de ontvangst van de offertes bij de post als aangetekende zending is afgegeven. AANDACHT: worden als ongeldig beschouwd de kandidaturen voorgeschreven wijze worden neergelegd. welke niet op de Bestek nr. 2009/001 5.

6 Timing Indienen van de kandidaturen tot 19 december uur bij de vzw Promotie stad Antwerpen, Kipdorp 48 te 2000 Antwerpen De weerhouden kandidaturen worden uitgenodigd op een briefing op dinsdag 13 januari 2009 om uur door de vzw Promotie stad Antwerpen, Kipdorp 48 (gelijkvloers lokaal ID Fix) Indienen van offertes door de weerhouden kandidaten wordt voorzien op maandag 6 februari 2008 voor uur bij de vzw promotie stad Antwerpen, Kipdorp 48 te 2000 Antwerpen. De inschrijvers worden uitgenodigd om een presentatie te geven van hun offerte op woensdag 11 februari 2009 van tot uur. De exacte timing van die dag wordt bekendgemaakt op vrijdag 6 februari Elke inschrijver krijgt op woensdag 11 februari 2009 max 35 minuten : 20 minuten presentatie en 15 minuten om de vragen van de jury te beantwoorden. In dezelfde week volgt de bekendmaking van de gunning Artikel 8. Bij de kandidatuur te voegen bescheiden 1. opgave van de totale omzet en balans van de laatste 3 boekjaren van de inschrijver betreffende de diensten in het domein waarover de opdracht gaat 2. nota betreffende de organisatie van het bedrijf met inbegrip van de evolutie van het personeelskader gedurende de laatste 3 jaar, de infrastructuur en de technische middelen en mogelijkheden om de opdracht naar behoren en kwaliteitsvol te kunnen uitvoeren 3. opgave van het volledig personeelsbestand van het bedrijf met opgave van: opleiding en verworven specialisatie en ervaring van elk personeelslid idem voor de projectleiders + rol in de opdrachten die als referentie worden aangegeven 4. opgave van referenties met betrekking tot het uitvoeren van vergelijkbare opdrachten, uitgevoerd gedurende de laatste 3 jaar met vermelding van datum, bedrag en voor welke publiek- en privaatrechtelijke instanties ze bestemd waren 5. curriculum vitae van het personeel dat voor deze opdracht wordt ingezet : de mate van competentie, ervaring en flexibiliteit binnen het voorgestelde projectteam aangeduid door de inschrijver, waarbij moet blijken hoe de verantwoordelijkheden verdeeld worden, in het bijzonder wat betreft de kwaliteitscontrole, en hoe het ter beschikking gestelde personeel kan worden geruggesteund (o.m. secretariaatsfunctie, ondersteuning door specialisten en vervanging leden projectteam ingeval van heirkracht): 6. RSZ-attest; 7. behoorlijk ingevuld en ondertekende kandidatuurstelling Antwerpen, 2 december 2008 Ils Neuts Voorzitter Wim Cassiers secretaris-penningemeester Bestek nr. 2009/001 6.