Welkom. Waarin zijn I&A integraties hetzelfde en waarin verschillend? ICT uitdagingen bij herindelingen en samenwerkingsverbanden

Transcriptie

1 Welkom Waarin zijn I&A integraties hetzelfde en waarin verschillend? ICT uitdagingen bij herindelingen en samenwerkingsverbanden

2 Voorstellen Vienna van Megen Voorzitter van de werkgroep I&A fusie Edam-Volendam / Zeevang Afdelingshoofd Interne Dienstverlening Edam-Volendam Rolf Meursing Directeur Odinfo 10 jaar bezig met samenwerken en ICT-integraties

3 Edam-Volendam 3

4 Odinfo Advies en projectleiding voor de Overheid Integreren van ICT (fusie, samenwerking, SSC) Maken van informatie strategieën Interim I-management Implementeren van systemen en applicaties Verbeteren van het informatiemanagement en de ICTorganisatie Begeleiden transitie en transformatie Dataveiligheid 10 medewerkers, Amsterdam

5 Agenda 1. Vormen I&A integraties (overeenkomsten en verschillen) 2. Case Edam-Volendam Schets Stappen Resultaten; leerpunten 3. Vragen uit het veld Erwin Franken (Voorzitter Werkgroep I&A Vijfheerenlanden i.o.) Bert Dautzenberg (Informatiemanager, Alphen aan den Rijn) Gerard de Wolff (plv. gemeentesecretaris te De Fryske Marren) 4. Kernboodschappen 5

6 1.2 Omvang Groei / krimp, groen / grijs, rijk / arm, autochtonen /allochtonen, tweedeling leefstijlen, monocultuur / Multi cultuur, digitaal / niet-digitaal, kleinere huishoudens, ZZP'ers, Vergrijzing van de ambtelijke organisatie: De Grote Uittocht, Generatie Y, Mondige, goed geïnformeerde burger, juridisering van de maatschappij. Participatie samenleving, eigen kracht, co-creatie, omgevingsbewustzijn Outsourcing van ICT naar de Cloud Combinatie van On-premise en SaaS oplossingen gecombineerd Snel internet, mobiele verbindingen Big data The Internet of things, Ontwikkeling van de basisregistraties (BGT, mgba, BRO, NHR) Tijd- en plaats onafhankelijk werken, Toename Cyber attacks Huidige pakketten te oud en te complex Plasterk wil een Digitale overheid per 2017 Generieke Digitale Infrastructuur De nieuwe Omgevingswet Aanvullende wetgeving op de basisregistraties Informatiebeveiliging van steeds groter belang Fusies, regionalisering, centrumgemeenten, globalisering, versnippering, ijkteams, smart cities 6. Techniek Outsourcing SaaS Verbindingen Big Data Things Legacy 1. Demografie Bevolking mutatie Regionalisering Ambtelijke organisatie Mondigheid Participatie 5. Politiek en wetgeving Scherpere weten regelgeving Toename cyber threats 2. Economisch/ bedrijfsvoering Samenwerkings -verbanden Wijkteams Lean, HNW Korting middelen Innovaties 4. Ecologie Duurzaamheid Social return Steeds vaker inkoop beleid: Maatschappelijk verantwoord ondernemen, Social return 3. Sociaal/ maatschappelijk Snelheid van verandering Decentralisaties Samenwerking ICT bij burgers Fusies, regionalisering, Centrumgemeenten Naar de burger, wijkteams Minder middelen: korting gemeentefonds, Lean Management en SLIM wordt toegepast om de organisatie af te slanken Streven naar integrale klantbeelden voor sociaal domein, omgevingsvergunning en voor reguliere dienstverlening Sociale innovaties om eigen initiatief en creativiteit te bevorderen Verandering is een continue factor door snelle maatschappelijke en technische ontwikkelingen Doorontwikkeling van de decentralisaties in het sociale domein: regievoering Governance van de verbonden partijen: heroriëntatie lokale democratie ICT in de huishouding, mobiele devices, slimme Apps: verappifisering van applicaties, Customer Experience IT

7 Samenwerkingsvarianten Typen - Herindeling - Ambtelijke fusie - SSC - Deelsamenwerkingen - Landelijk, Dimpact ICT integraties lijken op elkaar - Groot project - Hoge kosten - Onzekere terugverdientijd - Nieuwe werkwijze - Andere competenties Maar zijn verschillend - In scope - In grootte - In kennis en kunde - In belang - In cultuur - In ambitie

8 Stappen naar Integratie Demografie Economisch/bedrijfsvoering Sociaal Maatschappelijk Ecologie Politiek en wetgeving Techniek Drivers Besluit/opdracht Implementatie Benutting Plan / Ontwerp Dienstverlening Informatisering Automatisering Organisatie Besturing Go live Toegevoegde waarde / Business Case 8

9 Opbrengst vs. typen o Centrummodel o Matrixmodel o Herindeling o Netwerkmodel o Shared Service Centre Mate van integratie

10 Doelstellingen Zeevang, Edam-Volendam 1. Een samengevoegde ICT-omgeving op 1 januari 2015 Sorteer voor, daar waar mogelijk, op de gemeentelijke herindeling 2. Een operationele ICT-omgeving voor de herindeling EVZ op 1 januari Een strategisch plan Voor werkzaamheden die op langere termijn dienen te gebeuren

11 Schets aanpak Door werkgroep I&A, 5 man Inzet 50% Acties verspreid over 2,5 jaar Eerst verhuizing IT van Zeevang naar Volendam Onder een Actieve Directory samengebracht Noodzaak stopzetten samenwerkingsverband Beemster Voordelen Invoering 1 Nazorg 1 Invoering 2 Nazorg 2 Geen nieuwe applicaties Inrichting 1 Inrichting 2 Doorzetting van bestaande contracten Minder implementatie werk Ontwerp 1 Ontwerp 2 Voorbereiding 1 & Fase/ Tijd 11

12 Budget Indicatie Vaststelling Bewaking Herinschatten Administratie Facturering 100 contracten gesloten en 235 rekeningen betaald Budgetten euro deel frictie mio deel investering euro deel verhuizing Zeevang Omschrijving 1.0 Hoofdproject Budget initieel Actuele verwachting rapportage Offertes Verplichtingen Facturen Totaal Deelproject Deelproject Infra en Werkplekken Totaal Deelproject Deelproject Kernapplicaties Totaal Deelproject Deelproject Website en Intranet Totaal Deelproject Deelproject Midoffice DMS Totaal Deelproject Deelproject Geo en Stadsbeheer Totaal Deelproject Deelproject Overige Applicaties Totaal Deelproject Deelproject Telefonie Totaal Deelproject Onvoorzien Totaal Deelproject Totaal Project Totaal Project

13 TIPS 1. Onderbrengen één datacenter in voorbereidende fase, vergemakkelijkt de fusie inspanningen. 2. Borg financiën goed, o.a. door koppeling aan financiële administratie 3. Diverse kleine ICT verstoringen uit beheer bij aanvang oplossen Imago project Risico s project 4. Daag bestuurders uit agile te gaan werken 13

14 Drie vragen van ervaringsdeskundigen Erwin Franken (Voorzitter Werkgroep I&A Vijfheerenlanden i.o.): Waar moet een goede start van een dergelijk traject aan voldoen? Bert Dautzenberg (Informatiemanager, Alphen aan den Rijn): Is er ruimte voor fundamentele verbetering tijdens een dergelijk traject? Gerard de Wolff (plv. Gem sec te De Friese Meren) Hoe komen jullie voor elke herindeling tot een plan van aanpak op maat? 14

15 15

16 Waar moet een goede start van een dergelijk traject aan voldoen?

17 Uit ervaring andere trajecten 1. Een goed plan met de flexibiliteit om hiervan af te wijken. 2. Draagvlak en connectie met een gezaghebbende stuurgroep 3. Duidelijke toegevoegde waarde Een goede financiële onderbouwing en geaccordeerd budget 17

18 18

19 Is er fundamentele verbetering mogelijk tijdens een ICT-integratie traject?

20 De verandering is de fundamentele verbetering Automatisering Organisatie Informatisering Besturing 0 Org A Org B Org C Streef

21 Antwoord van Bert zelf Ja, er is zeker ruimte voor fundamentele verbeteringen. de vraag durven stellen: Waarom doen we dit, hoe doen we dit en waarmee doen we dit? Het moment, met stakeholders een stevig contact Het beste uit de bestaande situaties overnemen. Wees duidelijk over changes tijdens het traject. 21

22 . 22

23 Elke herindeling is anders. Hoe komen jullie voor elke herindeling tot een plan van aanpak op maat?

24 Uit ervaring andere trajecten 1. Migratie kent overal dezelfde stappen 2. Projectbesturing, verandermanagement blijft gelijk 3. Ervaring met aanbesteden, leveranciers, etc. 4. Context en doelstellingen maken het verschil 24

25 Onze kernboodschap 1. Verbind IT met organisatie (menskant) 2. Houd de financiën op orde 3. Weet waar je aan begint 4. Zet mensen in met de juiste kennis 25

26 Vragen

27 Dank voor uw aandacht

28 28

29 Fundament 1: fasering Nazorg 1 Nazorg 2 Invoering 1 Invoering 2 Inrichting 1 Inrichting 2 Voorbereiding 1 & 2 Ontwerp 1 Ontwerp Fase/ Tijd

30 Fundament 2: opsplitsen Infrastructuur + verbindingen Applicaties + bijbehorende gegevens Werkplekken + telefonie I&A-organisatie + overige gegevens + beleid

31 Fundament 3: testen

32 Fundament 4: freeze ORDE CHAOS

33 Fundament 5: Wees Agile 33

34 Projectorganisatie Stuurgroep Projectgroep Werkgroep X Werkgroep I&A Werkgroepvoorzitter Projectmanager Werkgroep X Deelproject Deelproject Projectstructuren Agenda, changemanagement Rapportage, actiepuntenlijsten

35 Aandachtsgebied 1: verbinden met organisatiedoelen Richten Visie besturing mensen Inrichten processen gegevens ICTmiddelen

36 Aandachtsgebied 2: inkoop en juridische zaken gegevens standaarden, metagegevens