LAERSKOOL EVERSDAL FINANSIES

Transcriptie

1 LAERSKOOL EVERSDAL FINANSIES

2 LAERSKOOL EVERSDAL : BELEIDSTUK 1. BESTUURSGROEP : FINANSIES 2. ONDERWERP : FINANSIEëLE BELEID 3. DOEL : RIGLYNE VIR DOELTREFFENDE FINANSIëLE BESTUUR 4. BELEID : RIGLYNE 1. LAERSKOOL EVERSDAL : FINANSIëLE BELEID 1. INLEIDING Die doel van hierdie dokument is om die proses van bestuur van fondse by Laerskool Eversdal ( die Skool ) te beskryf. Die Beheerliggaam ( BHL ) sal alle bepalings van die SA Skolewet, Wes-Kaap Provinsiale Regering wetgewing, asook alle regulasies uitgereik onder laasgenoemde rakende bestuur van finansies by die Skool, nakom. Die Finansiële Komitee ( Komitee ) van die Beheerliggaam van die Laerskool Eversdal, gee deur hierdie dokument uitvoering aan die SA Skolewet 84 van 1996 soos gewysig, die Wes-Kaap Provinsiale Regering wetgewing, die Publieke Bestuur van Finansies Wet en die Basiese Finansiële Handleiding vir Skole, 2de uitgawe, 2006, vir die ordelike hantering van alle finansies en skooleiendom. 2. MANDAAT VAN DIE FINANSIËLE KOMITEE Die rol en verantwoordelikheid van die BHL rondom n skool se finansies word omskryf in die betrokke wetgewing en regulasies. Die BHL het weer eens bevestig dat die volgende algemene riglyne van toepassing is met betrekking tot die beheer en oorsig rondom die Skool se bestuur van fondse en algemene finansiële beheer: Die BHL vervul hoofsaaklik n rol van beleidmaking en finansiële oorsig. Die Skoolhoof (en sy bestuurspan) het die verantwoordelikheid om die skool se daaglikse finansiële sake te bedryf met toepaslike terugrapportering aan die BHL en met inagneming van die toepaslike beleidsbesluite wat voorgeskryf word deur die BHL en die toepaslike wetgewing en regulasies van die Staat. O.a. is die skoolhoof verantwoordelik om: o Die toepaslike finansiële beheerstelsels binne die skool daar te stel en te monitor vir effektiwiteit. o Uitgawes en bate-aankope binne die riglyne van die goedgekeurde begroting te magtig en te bestuur. o Aanbevelings na die BHL te maak rondom sake soos skoolgeldvordering, langer termyn finansiële behoeftes van die Skool, asook vergoedingskwessies van BHL en nie-bhl opvoeders. o Jaarliks betrokke te wees by die proses om n begroting daar te stel wat o.a. die Skool se doelwitte ondersteun.

3 Die BHL het die Finansiële Komitee die gedelegeerde mandaat gegee om die nodige aksies uit te voer soos beskryf in die verantwoordelikhede (sien 3 hieronder). Die Finansiële Komitee (as subkomitee van die BHL) is nie gemagtig om finansiële verpligtinge namens die Skool aan te gaan, uitgawes buite die jaarlikse begroting goed te keur of te ratifiseer nie, of om enige ander finansiële handeling te neem wat nie eksplisiet deur die BHL gemagtig is nie. Die Finansiële Komitee werk nou saam met die Finansiële bestuurspan van die Skool en is geregtig op vrye toegang tot alle finansiële rekords van die Skool. 3. SAMESTELLING VAN DIE FINANSIËLE KOMITEE Die Finansiële Komitee sal op n 3-jaarlikse basis saamgestel word deur die verteenwoordiger van die Beheerliggaam wat optree as die Voorsitter van die Finansiële Komitee en ook dien as Tesourier van die Beheerliggaam. Behalwe die Voorsitter sal die Komitee bestaan uit: die Skoolhoof; die Finansiële Beampte, wat ook optree as die sekretaresse; ouers wat nie deel is van die Beheerliggaam nie; die lid van die Skool se bestuurspan ( Finansiële Koördineerder ) wat getaak is deur die Skoolhoof om betrokke te wees by die bestuur van die Skool se finansies; en Gekoöpteerde lede. Dit staan enige BHL lid vry om enige van die vergaderings van die Finansiële Komitee by te woon. Die Komitee vergader minstens twee maal per kwartaal. Terugvoer word aan die BHL gegee in die vorm van skriftelike notules van vergaderings. 4. VERANTWOORDELIKHEDE VAN FINANSIëLE KOMITEE Algemene verpligtinge 4.1. Die Komitee verleen bystand in die bestuur van finansies van die Skool en dus tree die Komitee op as finansiële raadgewer van die Beheerliggaam Die Komitee is verantwoordelik vir langtermyn beplanning van die Skool se finansies. Finansiële verslagdoening 4.3. Die Komitee verseker dat daar kwartaalliks n opsomming van die Skool se finansiële posisie aan die BHL en die WKOD gerapporteer word Die Komitee sien toe dat daar kwartaalliks finansiële bestuurstate opgestel word en dat wesentlike afwykings duidelik verklaar word Die Komitee sien toe dat daar jaarlikse finansiële state opgestel word vir die Skool en beveel die goedkeuring daarvan deur die BHL aan.

4 4.6. Die Komitee sien toe dat die jaarlikse finansiële state van die Skool geoudit word en dat die geouditeerde finansiële state by die WKOD ingedien word. Begroting 4.7. Die Komitee moet bystand verleen tydens die jaarlikse begrotingsproses en verseker dat daar jaarliks, voor einde Oktober, n begroting aan die Beheerliggaam voorgelê word vir bespreking en goedkeuring deur die BHL en die ouergemeenskap Die Komitee moet verseker dat die Skool se finansies bestuur word volgens die goedgekeurde begroting. Die Komitee koördineer dus waar nodig tydens die jaar n begrotingshersieningsproses en herprioritiseer fondse binne die begrotingsraamwerk en begrotingsafdelings waar nodig. Finansiële oorsig 4.9. Die Komitee moet verseker dat finansiële rekords op datum gehou word Die Skoolhoof is gemagtig om alle uitgawes (binne die goedgekeurde begroting) goed te keur. Die Komitee neem kennis van alle maandelikse betalings > R Uitgawes buite die begroting word deur die BHL goedgekeur in ooreenstemming met die jaarlikse besluit van die BHL wat magtiging hiertoe verleen Die Komitee is verantwoordelik vir die monitering van kontantvloei binne die Skool se rekeninge. Aanbevelings rondom die belegging van surplusfondse word gemaak waar nodig Die Komitee moniteer en verleen bystand met die bestuur en invordering van skoolgelde Die Finansiële Komitee bespreek jaarliks die kwaliteit van die finansiële bestuurspan van die Skool. Die res van die dokument bevat meer gedetailleerde inligting rondom van die spesifieke finansiële prosesse binne die Skool. 5. FINANSIëLE BEHEER BINNE SKOOLVERBAND 5.1. Die Finansiële Koördineerder wat deur die Skoolhoof aangewys word, vervul die volgende belangrike funksies: Koördineer die jaarlikse begrotingsproses (met spesifieke fokus op die uitgawes binne die begroting). Tree op as koördineerder tussen die Finansiële Komitee, die Skool se Finansiële Beampte en die onderskeie begrotingsdepartemente binne die Skool. Het insae en keur spesifiek uitgawes goed wat binne die begrotings van die onderskeie begrotingsdepartemente val. Koördineer en ondersoek redes vir afwykings tot begroting en rapporteer kwartaalliks aan die Komitee. Onderhou die vaste bate register en inventarisse Beheer van die fondse geskied per begrotingsdepartement Oorspandering en uitgawes buite die begroting word bestuur in ooreenstemming met die beleid wat deur die BHL goedgekeur word. Sien 4.10 hierbo vir bespreking.

5 6. HUIDIGE BANKREKENING EN TEKENMAGTE 6.1. n Bankrekening is in die naam van Laerskool Eversdal by ABSA Bank geopen. Die rekeningnommer is Alle fondse moet in hierdie bankrekening inbetaal word. Boekhouding vir privaatfondse (Damus ingesluit) word binne die rekeningkundige stelsel gedoen en sodanig gerapporteer Die tekenmagte word jaarliks hersien en bekragtig deur die BHL. Enige twee gematigde ondertekenaars mag tjeks van die skool onderteken Geen blanko tjeks mag deur gematigde ondertekenaars onderteken word nie Geen kontanttjeks mag uitgereik word nie Alle tjeks moet as volg gemerk word: NIE OORDRAAGBAAR NIE Tjeks moet altyd uitgemaak word aan die begunstigde wat op die aanvraagvorm verskyn Indien dit moontlik is om 'n Internet-betaling te doen, moet dit aangemoedig word Indien internet-betalings gedoen word, sal die Finansiële Beampte die betaling op die Absa Bankstelsel voer. Een van die ander tjektekengemagtigdes sal die betaling magtig via die internet betalingstelsel. n Afskrif van die betaling moet aan die aanvraagvorm geheg word en sal dus ook deur die Finansiële Koördineerder goedgekeur word Die bankrekening mag nie oortrek word nie Toestemming moet van die WKOD verkry word om n oortrokke fasiliteit (of enige ander vorm van leningsfinansiering) te bekom nadat die BHL goedkeuring verleen het n Bankrekonsiliasiestaat moet elke maand deur die Finansiële Beampte opgestel word en dit moet deur die Voorsitter van die Finansiële Komitee onderteken word 7. BELEGGINGS 7.1. In ooreenstemming met huidige regulasies, moet magtiging moet van die WKOD verkry word vir nuwe beleggings. Die Finansiële Beampte is verantwoordelik om sodanige magtigings te bekom Die Finansiëlekomitee kan n voorstel aan die Beheerliggaam maak rakende die belegging van surplus fondse Kwotasies vir langtermynbeleggings moet by die Komitee ingedien word Die termyn mag nie 12 maande oorskry nie Die bedrag in die huidige tjekrekening mag nie R oorskry nie. 8. BETALING VAN SALARISSE (BEHEERLIGGAAMPOSTE) 8.1. Salarisse word vanaf die 26ste tot die einde van die maand betaal. (Pastel payroll) 8.2. Die Menslike Hulpbronne Komitee maak 'n aanbeveling rakende die salarisse wat betaal word, aan die BHL. Hierdie salarisse word jaarliks hersien, na

6 gelang van onder andere die finansiële posisie van die skool, die markverwantheid van pakkette en die prestasie van opvoeders Die Finansiёle Beampte voer die verhogings op die stelsel en die Adjunkhoof gaan dit na vir korrektheid. Die maandelikse salarisbetalings word ook onafhanklik deur een van die gemagtigde persone nagesien Al die verlangde aftrekkings vir PAYE/UIF moet gedoen word n Salarisadviesstrokie moet verskaf word en n erkenning van ontvangs moet getekenword Geen lenings mag teen salarisse geneem word nie de tjeks sal betaal word in ooreenstemming met die kontraktuele voorwaardes in die dienskontrakte Addisionele werkers mag gedurende Junie- en Desembervakansies gehuur word teen die heersende dagtarief wat deur die Komitee bepaal word Aflospersoneel word vergoed teen die dagtarief vir aflospersoneel. Betalings vind op die spesifieke dag plaas Art 38 A addisionele vergoeding aan opvoeders word op n afsonderlike stelsel deur die Skoolhoof geadministreer. Die BHL Voorsitter neem saam met die Skoolhoof verantwoordelikheid vir hierdie betrokke stelsel (beginsels, werking, invoere, ens.). Addisionele betalings word deur die Finansiёle Beampte gedoen volgens die normale betaalprosedures vir salarisse. Die Finansiёle Komitee stel jaarliks die persentasie verhoging voor as deel van die begrotingsproses. 9. INVENTARISSE 9.1. ʼn Inventaris moet gehou word vir alle bates van die Skool Die Voorraadbeheer-beampte moet jaarliks kontrole uitoefen oor alle inventarisse Die Voorraadbeheer-beampte moet kontroleer dat nuwe aankope aangeteken is op die inventaris Items wat geskrap word, word jaarliks deur die Komitee bepaal na aanleiding van die beleid wat deur die BHL (na bespreking deur die Finansiële Komitee) bepaal word sien ook deel 10 oor afskrywing van vaste bates. Die Voorraadbeheer-beampte moet inventarisse aanpas met die skrapping Die Finansiёle Koördineerder sien toe dat n vaste bate register bygehou word, dat dit in lyn is met die betrokke inventarisse en dat die waardes van bates akkuraat en volledig in die Skool se rekeningkundige rekords aangedui word. Dit sluit o.a. die berekening van waardevermindering in wat gedoen word volgens die riglyne soos vasgestel deur die Finansiёle Komitee van tyd tot tyd. Tans word die berekeninge deur die Skool se ouditeure gedoen. 10. AFSKRYWINGS VAN VASTE BATES n Ad-hoc komitee bestaande uit die volgende lede maak jaarliks n voorstel aan dié Komitee rondom die skrapping of verkoop van vaste bates: Die Skoolhoof Die Finansiële Koördineerder Voorraadbeheer-beampte

7 10.2. Die ad-hoc komitee moet verseker dat surplus bates wat nie meer gebruik word, nie na ander instansies gestuur word wat wel nut daarvoor het Die ad-hoc komitee is verantwoordelik om pryse aan die items toe te ken en dit met ander instansies te onderhandel Nadat goedkeuring van die Finansiële Komitee ontvang is, moet die ad-hoc komitee van die bates ontslae raak en die inventarisse dienooreenkomstig aanpas Die naam van die persoon/ instansie wat die bate aangekoop het, moet opgeteken word, sowel as die verkoopprys van die item Alle fondse wat ontvang is, moet in die Skool se bankrekening gedeponeer word. 11. BEGROTING Die Skool kondig jaarliks 'n begrotingsvergadering 30 dae voor die beplande vergaderingsdatum aan Na die maandafsluiting van Mei, word die begrotingsdepartemente gevra om 'n vooruitskatting te maak van uitgawes tot einde Desember. Dit word weer opdateer met die jaar tot datum syfers van Julie Alle afdelings stel 'n begroting op wat verdeel is in a) vaste maandelikse uitgawes, b) verbruikbare items, en c) vaste bates Die begroting word na die Finansiële Komitee verwys vir bespreking (3 lesings) ʼn Finansiёle Forum word gehou om die insette van die breër ouergemeenskap te verkry Daarna word 'n finale begroting opgestel en na die Beheerliggaam verwys vir goedkeuring Dae voor die begrotingsvergadering met ouers, word die begroting ter insae in die Finansiële kantoor beskikbaar gestel vir ouers. Die begroting word nie elektronies versprei nie, aangesien wetgewing vereis dat daar rekord gehou word van alle ouers wat insae in die begroting gehad het Die finansiële posisie en die daaropvolgende jaar se begroting sal deur die Voorsitter van die Finansiële Komitee tydens die begrotingsvergadering bespreek word Tydens die begrotingsvergadering moet die ouers teenwoordig die begroting deur n meerderheid van stemme finaal goedkeur, waarna die BHL dit finaal bekragtig Die besluit wat tydens die begrotingsvergadering geneem word, is van toepassing op alle ouers van die Skool Daarna word die skoolgelde vir die volgende jaar skriftelik met die ouers gekommunikeer Die begroting moet teen 1 Desember by die WKOD ingehandig word. 12. SKOOLGELD Vasstelling en betaling Skoolgeld word jaarliks voor die einde van November vasgestel nadat die begroting deur die ouers goedgekeur is.

8 Die betaling van skoolgeld is volgens wetgewing verpligtend Skoolgelde word ten volle op 1 Februarie elke jaar gehef. Die volle bedrag is betaalbaar voor 28 Februarie daardie jaar tensy addisionele reëlings getref word by die Finansiële kantoor Ouers van leerders wat leerlinge gedurende die loop van die jaar by die skool inskryf, sal verantwoordelik gehou word vir ʼn proporsionele betaling van skoolgelde tot die einde van die jaar In gevalle waar die ouer nie kan betaal nie, word ouers verplig om 'n subsidievorm vir kwytskelding in te vul. Die aansoek om kwytskelding word oorweeg aan die hand van voorskrifte van die Wysigingswet op die skolewet 84 van 1996 soos gepubliseer in die Staatskoerant van 16 Oktober Alle aansoeke om kwytskelding word binne 30 dae na ontvangs deur die Finansiële Komitee oorweeg en die ouers word skriftelik in kennis gestel deur die Komitee. Die Finansiёle Beampte is gemagtig om kwytskelding volgens die WKOD voorgeskrewe skaal toe te staan, maar enige kwytskelding bo en behalwe hierdie bedrag moet deur die Komitee goedgekeur word. Hierdie verantwoordelikheid word aan n spesifieke lid opgedra met verantwoordelikheid om terug te rapporteer aan die Komitee op ten minste n kwartaallikse basis Maandelikse state sal aan ouers gestuur word Die volgende betaalwyses kan gebruik word: Kontant (volle bedrag) by toelating of begin van die jaar (5% korting indien ten volle vereffen teen einde Februarie). 10 paaiemente van Februarie tot November. Per debietorder Direkte deposito. Direkte deposito via die internet Skoolgelde kan direk by die Finansiële Beampte betaal word vanaf 08:00-13:00 daagliks. ʼn Kwitansie moet onmiddellik uitgereik word by ontvangs van gelde. Die Finansiële Beampte moet die klasopvoeder sou gou as moontlik van ʼn kwitansie voorsien indien gelde inbetaal is na 13: Invordering van agterstallige skoolgeld Alle ouers word by die aanvang van 'n nuwe skooljaar verplig om die vraelys te voltooi volgens die voorskrifte van die Wysigingswetgewing op die Skolewet 84 van 1996 soos gepubliseer in die Staatskoerant van 16 Oktober Alle ouers wat die subsidievorms voltooi het, word op 30 dae opgevolg deur die Finansiële Beampte Alle ouers wat nie subsidievorms ingevul het nie, sal na 7 dae 'n finale aanmaning ontvang om binne 7 dae skuld te vereffen of oorhandig te word aan prokureurs. Die volle uitstaande skoolgelde word aan die prokureurs oorhandig vir invordering nadat die nodige kennisgewingstydperke verstryk het Die Finansiёle Beampte bestuur ook n gedeelte van die uitstaande skoolgelde binne die volgende riglyne: Ouers moes redes vir nie-betaling aan die Skool gekommunikeer het. Die uitstaande paaiemente mag nie meer as 3 maande wees nie.

9 Betalingsreёlings moet op skrif gestel word en moet nagekom word deur die ouer. Enige uitstaande skoolgelde wat nie aan al 3 bogenoemde vereistes voldoen nie, moet aan die Finansiёle Komitee voorgelê word vir oorhandiging aan die Skool se prokureurs vir invordering Die BHL het in Februarie 2010 besluit om na aanleiding van die volgende breë riglyne verdere regsoptrede (hofsake) teen nie-betalende ouers te oorweeg: Gevalle waar uitstaande skoolgelde van langer as 3 jaar bestaan; Geen konstruktiewe kommunikasie tussen die ouer en die Skool rondom die vereffening van die skuld die afgelope maande plaasgevind het nie; en Na die oordeel van omstandigheidsgetuienis, daar moontlikheid van vordering bestaan. Die finale besluit berus egter by die BHL wat skriftelike motivering deur die Finansiële Komitee sal oorweeg Die ouer is ook verantwoordelik vir alle regskoste totdat wetgewing anders bepaal Tans word geen rente gehef op uitstaande skoolgelde nie maar die besluit sal jaarliks deur die BHL heroorweeg word. 13. AANKOOPPROSEDURES Die Finansiële Komitee sal jaarliks die lys van voorkeurdiensverskaffers (indien enige) hersien ʼn Persoon wat ʼn item/ items wil aankoop, moet die bestuurder van die betrokke begrotingsdepartment nader om te bepaal of daar wel fondse beskikbaar is ʼn Voltooide aanvraagvorm moet by die betrokke bestuurder ingehandig word Die aanvraagvorm moet aan die Finansiële Koördineerder voorgelê word vir goedkeuring Een kwotasie word benodig om items tot en met R5 000 aan te koop Indien van toepassing, word drie kwotasies benodig vir aankope groter as R In oorleg met die BHL, kan tenderprosedures gevolg word vir aankope bokant R of aankope van n kapitale aard Na goedkeuring sal die Finansiële Beampte die betaling doen Die faktuur moet aangeheg word aan die aanvraagvorm Die faktuur moet as BETAAL gestempel word Alle rekeninge moet binne 30 dae vereffen word ʼn Bate-item moet in die bateregister aangeteken word waar van toepassing. 14. VOORLEGGING VAN FINANSIëLE STATE Die finansiële state moet binne drie maande na die einde van die finansiële jaar gereed wees vir oudit Die Finansiële Komitee stel die ouditeur aan. Die ouditeur moet die state oudit.

10 14.3. Die Skool word voorsien van 'n skriftelike ouditverslag vanaf die ouditeur Die Beheerliggaam moet ses maande na die einde van die finansiële jaar (of volgens enige ander tersaaklike wetgewing / beleid) die geouditeerde state aan die WKOD voorlê Die state moet beskikbaar wees by die ouervergadering vir insae deur ouers. 15. VERVOER VAN GELD In gevalle waar daar bv. 'n funksie by die Skool gehou is en daar groot bedrae geld in omloop is, moet dit in 'n ingeboude kluis met 'n versterkte deur gehou word Geld word een keer per week deur ʼn sekuriteitsmaatskappy by die Skool afgehaal Voorsiening moet gemaak word d.m.v. die Skool se versekering vir geld wat in die kluis geberg word Die Finansiële Beampte moet n register van tjek- en depositoboeke byhou en die Finansiёle Koördineerder moet dit kwartaalliks nagaan Waar moontlik moet die persoon wat die kontant ontvang en die kontant te boek stel, nie dieselfde persoon wees nie. 16. VERSEKERING Bevestiging van versekering moet op ʼn jaarlikse basis aan die Finansiële Komitee en Beheerliggaam gekommunikeer word Die Skool word gevrywaar teen mediese uitgawes / regsaanspreeklikheid wat tydens skoolaktiwiteite mag ontstaan. Hierdie eise word deur die Skool se ongevalleversekering gedek Die skool het, d.m.v. sy versekering, dekking teen publieke aanspreeklikheid. 17. VERHURING VAN BATES Die huurgelde betaalbaar word jaarliks deur die Finansiële Komitee voorgestel en deur die Beheerliggaam bekragtig as deel van die volgende jaar se begroting Gelde is vooruitbetaalbaar Die huurder is verantwoordelik om die opsigter te betaal indien sy dienste benodig word om bv. die Skool oop te sluit Die Beheerliggaam is geregtig om 'n deposito te vra om voorsorg te tref vir moontlikeskade Die Skool moet teen enige eise gevrywaar wees n Jaarlikse opsomming van huurinkomste word bespreek as deel van die begrotingsproses. 18. SNOEPIE Die Snoepie is geprivatiseer Die eienaars betaal huur per maand, soos vasgestel deur die Finansiële

11 Komitee Geen aankope mag op die Skool se naam gedoen word nie Die Finansiële Komitee sal by geleentheid (op versoek van die BHL) die tenderproses rondom die uitkontraktering van die snoepie hanteer. 19. PERSONEELEISE Vervoereise word betaal aan opvoeders en word intern goedgekeur in terme van prosedures wat die Skoolhoof daarstel Die tarief is gekoppel aan die AA tariewe Die personeel moet stawende bewyse voorlê. 20. AD-HOC TAKE Die Komitee hersien jaarliks die Skool se rekeningkundige standaarde met spesifieke verwysing na: Erkenning van inkomste en uitgawes; Waardeverminderingsbeleid rondom vaste bates; en Voorsiening van slegte skuld (tans word alle uitstaande skulde op 31 Desember rekeningkundig as slegte skuld voorsien en dus ten volle afgeskryf.) Die Komitee sien toe dat daar voldoende finansiële beheer en terugvoer aan die betrokke partye gegee word rondom sogenaamde privaatfondse. In die verband word kwartaallikse rapportering van die saldo s van privaatfondse aan die Komitee deurgegee. Vir wesentlike privaatfondse (Kaskar, Produksie en Damus) word daar ten minste een keer per jaar n volledige opsomming van inkomste en uitgawes aan die Komitee voorgelê Die Komitee (in oorleg met die Sportkomitee en die dagbestuurspan van die Skool) neem kennis en gee insette rondom die kwantum van spandering aan sporttoere. Die Skoolhoof is egter primêr verantwoordelik om die bekostigbaarheid van toere en die beskikbaarheid van alternatiewe, te oorweeg Die Komitee neem kennis van die bestaan van die Consolidi Trust van die Ouergemeenskap en oefen slegs finansiële beheer uit oor enige spesifieke toekenning wat die Trust aan die Skool maak Die Komitee formuleer finansiële riglyne (soos nodig en met inagneming van insette van die Bemarkingskomitee) rondom die ad-hoc geldinsamelingsprojekte wat die Skool onderneem met spesifieke inagneming van die effek wat dit op die finansiële posisie van die ouergemeenskap mag hê Die Komitee help die Skool om n basiese risikobestuursproses in plek te stel om sodoende rapportering aan die BHL te verbeter Die Komitee sal die risiko s rondom vertroulikheid en beskikbaarheid van data en inligting jaarliks evalueer Die Komitee sal periodiek (en met inagneming van nuwe tendense en metodes) die bedrogrisiko s van die Skool evalueer en toepaslike voorstelle tot beheer daaromtrent maak.

12 20.9. Die Komitee poog om pro-aktief te bepaal wat die ouergemeenskap se finansiële posisie is en onderneem om konstruktief insette van die ouergemeenskap hieromtrent te kry Die Voorsitter van die Komitee sal kwartaalliks die ontleding van uitgawes deur die Skoolhoof aangegaan (R word tans jaarliks in n afsonderlike rekening hiervoor oorbetaal) nagaan. 21. DELEGERING VAN MAGTE As die voorsitter van die Finansiële Komitee afwesig is tydens 'n vergadering, kan hy/ sy die magte delegeer aan 'n ander lid van die Finansiële Komitee. VOORSITTER : FINANSIëLE KOMITEE DATUM 14 Mei 2012

13 ADDENDUM A ADMINISTRASIE EN PLIGSTAAT: FINANSIëLE BEAMPTE 1. Alle inskrywings moet op die boekhoustelsel ingelees word. Die Pastel rekenkundige program word gebruik vir die boekstawing van data. 2. Sorg dat liasseerstelsel op datum is en dat daar onderskei word tussen die verskillende bestuurskomponente van die Skool. 3. Die Finansiële Beampte liasseer alle dokumentasie, rekeninge, betalingsadvieste, ens. 4. Alle kwitansies word geliasseer, sowel as tjeks wat van die bank terug ontvang is. 5. Maak weeklikse elektroniese "back-ups" van Pastel-program. 6. Rekonsiliasie van bankstate moet maandeliks gedoen word. 7. Alle aankope moet aan goedgekeurde begrotingsitems toegeken word. 8. Druk maandeliks state vir uitstaande skoolgelde. 9. Administreer alle navrae van ouers rakende skoolgelde. 10. Oefen kredietkontrole uit en vorder alle uitstaande skoolgelde in samewerking met skuldvorderaars in. 11. Stel n lys op van alle slegte skuld en dien dit in by skuldinvorderaars. n Kopie van die lys moet aan die Skoolhoof, asook die Finansiële Komitee verskaf word. 12. Voorbereiding van finansiële rekords vir ouditeur. 13. Implimenteer die finansiële sisteem in opdrag van die Finansiële Komitee van die BHL Hou rekords op datum van alle inkomste en uitgawes. 15. Voorsien Ouers van volledige maandelikse skoolfondsstate. 16. Hou rekord van alle subsidie-aansoeke en subsidies wat ontvang is. 17. Rapporteer enige finansiële afwykings teen die goedgekeurde begroting via die Finansiële Koördineerder aan die Finansiële Komitee. 18. Verkry toestemming van die WKOD vir nuwe beleggingsrekeninge. 19. Die finansiële beampte doen EFT of tjekbetalings. Goedkeuring van betaling deur een van die gemagtigde persone. MNR. H. ARANGIES LAERSKOOL EVERSDAL : SKOOLHOOF BEHEERLIGGAAM MNR. A. NORTIER VOORSITTER: Hierdie dokument is Elektronies geteken op: 28 November 2012