LAERSKOOL DE TYGER FINANSIëLE BELEID INHOUDSOPGAWE

Transcriptie

1 LAERSKOOL DE TYGER FINANSIëLE BELEID INHOUDSOPGAWE INHOUDSOPGAWE DIE FINANSIëLE KOMITEE SAMESTELLING FUNKSIES VERANTWOORDELIKHEDE / PLIGTE WERKSWYSE BEGROTING INKOMSTES SKOOLGELD Vasstelling en betaling Invordering van Agterstallige Skoolgeld Terugbetaling van skoolgeld HUURINKOMSTE UIT VERHURING VAN BATES BORGE DONASIES KWITANSIES / ONTVANGS VAN GELD REMISSIE-REGISTER BANK VAN GELD UITGAWES ALGEMEEN TEKENMAGTE BETALING VAN SALARISSE (BEHEERLIGGAAM) NORMALE AANKOPE PERSONEELEISE VERSEKERING TOEKENNINGS MEDIESE UITGAWES BATES KAPITALE UITGAWES TJEKREKENING (REK.NO TAK ) BELEGGINGS... 12

2 2 5.4 INVENTARISSE BESKIKKINGSRAAD LASTE PRIVATE LENINGS FINANSIëLE STATE VOORLEGGING VAN FINANSIëLE STATE BEKRAGTIGING AANHANGSELS Aanhangsel Aanhangsel Aanhangsel

3 3 LAERSKOOL DE TYGER FINANSIëLE BELEID 1. DIE FINANSIëLE KOMITEE 1.1 SAMESTELLING a) Die Voorsitter van die Finansiële Komitee (SBL Tesourier) word jaarliks deur die SBL aangewys en goedgekeur. b) Die Voorsitter stel die Finansiële Komitee saam, wat uit minstens die volgende moet bestaan: Voorsitter - Die SBL tesourier Ondervoorsitter - n Interne tesourier van die skool Sekretaris - Gewoonlik die SBL sekretaris Prinsipaal - Ex officio Debiteure klerk - Ex officio Bevoegde ouers - Soos beskikbaar c) Die finansiële komitee word in Aanhangsel 1 verskaf. Die Finansiële Komitee se voorsitter moet minstens 1x per jaar hierdie aanhangsel opdateer en aan die SBL verskaf. 1.2 FUNKSIES a) Ondersteun die skool met die bestuur van die skool se finansies. b) Ondersteun die skool met die opstel van die jaarlikse begroting. Die Voorsitter doen die voorlegging van die begroting aan ouers vir goedkeuring tydens jaarvergadering. c) Sorg dat die skool se finansies bestuur word ingevolge die goedgekeurde begroting. d) Sorg dat goeie finansiële kontroles in plek is vir die monitering en bestuur van die skool se inkomstes en uitgawes. e) Adviseer die SBL ten opsigte van finansiële sake. f) Kontroleer dat finansiële rekords op datum gehou g) Moniteer kontrakte finansiëel. h) Verskaf finansiële ondersteuning t.o.v. van ander sake soos deur die SBL toegewys.

4 4 1.3 VERANTWOORDELIKHEDE / PLIGTE a) Om n konsepbegroting jaarliks saam te stel voor die einde van Oktober en om dit aan die SBL voor te lê vir bespreking en voorlopige goedkeuring b) Om n aanbeveling / voorstel aan die SBL te maak ten opsigte van aanpassings aan die goedgekeurde begroting vir onbegrote maar noodsaaklike uitgawes. c) Om goedkeuring by die SBL te verkry indien aanpassings binne die begroting nodig is (byvoorbeeld vir noodsaaklike maar onbegrote uitgawes). d) Om fondsinsamelings finansiëel te oorweeg en n aanbeveling daaroor by die SBL te maak. e) Om uitstekende finansiële kontrole te implementeer vir die inkomstes en uitgawes van die skool sodat dit in lyn is met die skool se begroting. f) Om by elke Beheerliggaamvergadering verslag te doen oor die stand van die skool se finansies. g) Om alle kontrakte wat deur die SBL goedgekeur is te monitor (inkomstes en uitgawes). h) Om die Snoepie kontraktueel te monitor en om seker te maak dat die stipulasies op die kontrak nagekom i) Om te verseker dat die boekhouding van alle fondse, ontvang en gespandeer, gemonitor j) Om te verseker dat bankrekonsiliasie minstens maandeliks gedoen k) Om te verseker dat daar n bateregister vir die skool gehou l) Om te verseker dat alle finansiële dokumentasie stiptelik ingehandig word ooreenkomstig die WKOD se voorgeskrewe tydskedulering. m) Om toe te sien dat die skool se boeke jaarliks voor 31 Mei geouditeer n) Om die geouditeerde state aan die SBL voor te lê vir goedkeuring. 1.4 WERKSWYSE a) Die komitee vergader met voorgeskrewe / ooreengekome reëlmaat, minstens een keer per kwartaal, voor die SBL vergadering.

5 5 b) n Agenda vir elke vergadering sal minstens 3 dae voor die vergadering beskikbaar wees. c) Notule van alle vergaderings sal gehou word en aan die SBL voorgelê d) Dokumentasie rondom vergaderings sal geliasseer en bewaar word deur die sekretaris. e) Die ondervoorsitter sal verseker dat die nodige transaksieinligting ook geliasseer en bewaar f) Betaalde rekeninge sal geliasseer word nadat die tjek van die bank terugontvang is. g) Rekeninge sal numeries volgens die tjeks geliasseer 2. BEGROTING a) Die skool begroot nooit vir n tekort nie. b) Elke aktiwiteitshoof stel sy/haar begroting volgens prioriteitsorde op. Die hele span lewer dan insette tydens n vergadering hiervoor gereël. c) Die Prinsipaal en sy afgevaardigde gaan dit na saam met die spanne. d) Dit word na die finansiële komitee verwys vir die opstel van die konsepbegroting. e) Die totale begroting word nou saamgestel en na die Beheerliggaam verwys vir voorlopige goedkeuring. f) Ouers word 30 kalenderdae voor die Algemene Jaarvergadering in kennis gestel. g) Die begroting word deur die teenwoordige ouers goedgekeur. h) Besluite geneem tydens die Algemene Jaarvergadering is bindend op alle ouers. i) Die ouers moet dit tydens n ouervergadering finaal goedkeur. j) Die finale skoolfonds word voor die einde van die jaar deur middel van die Bulletin aan ouers deurgegee. k) Die begroting is slegs geldig tot 31 Desember van die betrokke jaar en bedrae kan nie na die volgende jaar oorgedra word nie. l) Die goedgekeurde begroting moet voor of op 1 Desember van elke jaar by die WKOD (Distrikskantoor Noord) ingehandig

6 6 3. INKOMSTES 3.1 SKOOLGELD Vasstelling en betaling a) Skoolgeld word jaarliks voor die einde van November vasgestel nadat die begroting deur die ouers goedgekeur is. b) Die betaling van skoolgeld is verpligtend. c) Gevalle waar die ouers nie kan betaal nie, word gehanteer volgens die Nasionale Norme en Standaarde. d) Waar leerders gedurende die jaar by die skool aansluit, betaal hulle slegs vir die oorblywende deel van die jaar. e) Skoolgeld is jaarliks vooruitbetaalbaar. Ouers kan egter skoolgeld in paaiemente betaal soos in die goedgekeurde begroting besluit. n Korting soos in die begroting bepaal word gegee vir jaarlikse vooruitbetalings. f) Jaarliks vooruitbetaalde skoolgeld word betaal in kontant (volle bedrag) by toelating, of voor n keerdatum in Februarie. g) Waar skoolgeld in paaiemente betaal word, kan dit as volg betaal word: 1) Per debietorder. 2) Internetbetaling. 3) Kontant. Waar skoolgeld in paaiemente betaal word moet stiptelik by die voorgeskrewe maandelikse skedule gehou (Sien invordering van agterstallige skoolgeld) Invordering van Agterstallige Skoolgeld a) Ouers wat 2 maande (60 dae) agterstallig is, word telefonies gekontak. b) Ouers wat drie maande agterstallig is, ontvang skriftelike aanmanings. c) Enige vertoë moet skriftelik aan die beheerliggaam gerig d) Waar ouers skriftelike aanmanings ontvang het, en nie voor die keerdatum gereageer het nie, word die volle jaar se skoolgeld opeisbaar. Hierdie ouers word aan n prokureur oorhandig. e) Ouers is verantwoordelik vir alle regs- en invorderingskoste. 3.2 Terugbetaling van skoolgeld a) Leerders wat die skool gedurende die jaar verlaat, en wat reeds die volle bedrag betaal het, is geregtig op n pro-rataterugbetaling.

7 7 b) Leerders wat gedurende die laaste maand van n kwartaal die skool verlaat, is nie geregtig op n terugbetaling nie. c) Terugbetaling geskied eers nadat al die hand- en biblioteekboeke terugontvang is. 3.3 HUURINKOMSTE UIT VERHURING VAN BATES a) Die gelde betaalbaar word elke jaar deur die finansiële komitee voorgestel en deur die Beheerliggaam bekragtig. b) Gelde is vooruitbetaalbaar. c) Daar sal n deposito gevra word om voorsorg te tref vir moontlike skade. d) Die skoolhoof kan besluit wanneer en aan wie die fasiliteite verhuur word, in ooreenstemming met enige goedgekeurde uitleenbeleid deur die SBL aanvaar. 3.4 BORGE a) Borge mag verkry Die Voorsitter van die beheerliggaam moet die borgbrief onderteken. b) Die name van die borge moet aan die Beheerliggaam bekendgemaak c) Die geld mag slegs aangewend word soos die borg verlang. 3.5 DONASIES a) Alle donasies moet deur die Beheerliggaam goedgekeur 3.6 KWITANSIES / ONTVANGS VAN GELD a) Alle kwitansies moet in swart ink voltooi b) Wanneer n fout begaan word, moet die woord kanselleer op die kwitansie geskryf Die kwitansie bly in die boek. c) Daar moet van deurslagpapier gebruik gemaak word wanneer n kwitansie uitgeskryf d) Die kasboek moet daagliks bygehou word en weekliks deur die skoolhoof of sy gedelegeerde nagegaan en as korrek gesertifiseer e) Die kwitansie moet spesifiseer waarvoor die geld ontvang f) Daar moet aangedui word in watter vorm die geld ontvang is, (bv. kontant of tjek). g) Kwitansieboeke word in n register aangeteken en in die kluis gebêre.

8 8 h) Wanneer n persoon n kwitansieboek ontvang, moet hy/sy daarvoor teken. 3.7 REMISSIE-REGISTER a) Enige vorm van betaling wat per pos ontvang word, moet in die remissie-register aangeteken b) Daar moet n kwitansie uitgereik word wat in die remissieregister aangeteken moet word en daarna en aan die persoon of instansie gestuur c) As die geld van n borg afkomstig is, moet n brief van bedanking, geteken deur die skoolhoof, die kwitansie vergesel. 3.8 BANK VAN GELD a) Alle gelde moet vir veilige bewaring in die kluis gebêre b) Alle gelde moet minstens tweekeer per week in die bankrekening inbetaal c) Die roete en tyd na die bank moet gereeld verander d) Geen gelde mag in klaskamers gehou word nie. Geld, wat deur personeel of ander persone (ouers) ingevorder word, moet dadelik by die Finansiële Beampte inbetaal Indien so n persoon dit nie doen nie, sal hy/sy vir die geld verantwoordelik gehou word indien dit wegraak. 4. UITGAWES 4.1 ALGEMEEN a) Elke leerarea of aktiwiteitshoof moet uitgawes binne sy/haar afdeling moniteer en binne die begrote bedrag bestuur. b) Die prinsipaal of sy afgevaardigde moet insae hê in alle uitgawes voordat hulle aangegaan mag c) Begrotingsbedrae mag nie oorskry word nie behalwe met spesiale toestemming van die Beheerliggaam. d) Onbegrote uitgawes kan slegs deur die Beheerliggaam goedgekeur e) Wanneer daar oorgespandeer word op een item, of onbegrote uitgawes aangegaan word, moet aanpassings binne die goedgekeurde begroting gemaak word om die begroting weer te laat klop. f) Dringende onbegrote uitgawes kan op dagbestuurvlak hanteer Die nodige goedkeuring moet deur die Beheerliggaam

9 9 verleen word, tesame met die notulering van n beperkte bedrag waarbinne sodanige goedkeuring geld. g) Ten opsigte van onbegrote or oorgespandeerde uitgawes kan die proses vir normale aankope slegs gevolg word nadat die nodige goedkeuring verkry is. 4.2 TEKENMAGTE a) Enige twee van drie persone wat skriftelik deur die Beheerliggaam aangewys word, moet tjeks teken. b) Die prinsipaal moet een van die ondertekenaars wees. c) Uitgawes mag slegs goedgekeur word mits aan al die ander relevante vereistes in hierdie beleid ook voldoen is. 4.3 BETALING VAN SALARISSE (BEHEERLIGGAAM) a) Salarisse word betaal op die laaste skooldag van elke maand. b) Geen lenings mag teen die salaris geneem word nie. c) Bonusse sal betaal word na gelang van die finansiële posisie van die skool. Die finansiële komitee maak n aanbeveling (as deel van die begroting) wat deur die Beheerliggaam goedgekeur d) Aflospersoneel word n bedrag per dag betaal soos periodiek deur die finansiële komitee voorgestel en deur die Beheerliggaam goedgekeur. 4.4 NORMALE AANKOPE a) Dit staan personeel, of ouers gemagtig deur ondersteunersklubs, vry om aankope ingevolge die skedule van die goedgekeurde begroting te doen. Wanneer aankope egter gedoen word, moet die volgende prosedure gevolg word: i. Beding altyd vir die beste pryse. ii. Stel vas of daar fondse beskikbaar is (by die persoon verantwoordelik vir die skool se finansiële rekords). iii. Bekom n bestelvorm wat die aankope magtig. iv. Doen dan aankope op een van die volgende wyses: 1. Op die skool se rekening indien die skool oor n rekening by die firma beskik. Verkry n faktuur en lewer dit by die kantoor in. 2. Uit u eie sak. Behou alle bewyse en lewer by kantoor in. Die bedrag sal dan terugbetaal

10 10 3. Met n kontantvoorskot. Verkry betyds n kontantvoorskot, en doen die aankope daarmee. Lewer alle bewyse saam met n kort staat en kleingeld by die kantoor in. b) Alle rekeningaankope moet teen einde Oktober afgehandel wees. Kontantaankope kan nog tot einde November gedoen 4.5 PERSONEELEISE a) Vervoereise word betaal soos deur die Beheerliggaam goedgekeur. b) Geen vervoereise word betaal vir sosiale funksies nie. c) Tariewe vir vervoereise moet jaarliks deur die Finansiële komitee hersien d) Die skoolhoof moet alle vervoereise goedkeur. Die skoolhoof moet ook n gedelegeerde onderwyser skriftelik aanstel, met kennis aan die beheerliggaam. In gevalle waar die skoolhoof self eise in dien, moet die gedelegeerde onderwyser die eise goedkeur. 4.6 VERSEKERING a) Fondse en versekerbare eiendom word verseker volgens die finansiële komitee se aanbeveling en die Beheerliggaam se bekragtiging. 4.7 TOEKENNINGS a) Leerders wat provinsiale kleure verwerf of vergelykbare prestasies behaal, ontvang n finansiële toekenning soos jaarliks bepaal. 4.8 MEDIESE UITGAWES a) Elke ouer maak self voorsiening vir mediese uitgawes wat tydens skoolaktiwiteite ontstaan. b) Die skool maak voorsiening vir publieke aanspreeklikheid.

11 5. BATES KAPITALE UITGAWES a) Die skool begroot selde vir kapitale uitgawes. Derhalwe is kapitale uitgawes gewoonlik van buitengewone of noodsaaklike aard, of ter vervanging van kapitale items met reserwefondse wat reeds opgebou is vir sodanige vervanging. b) Die finansiële komitee sal jaarliks n uitgaweperk aan die Beheerliggaam voorstel vir goedkeuring. Na goedkeuring deur die Beheerliggaam sal hierdie perk gebruik word in die regulering van kapitale uitgawes. Die huidige perk word in aanhangsel 2 verskaf. c) Waar kapitale uitgawes (behalwe staande kapitale uitgawes) van meer as die goedgekeurde uitgaweperk per item gemaak word, moet 3 (drie) vergelykbare kwotasies verkry en aan die Beheerliggaam voorgelê word vir goedkeuring voor die aankope gemagtig kan d) Kapitale uitgawes van minder as die goedgekeurde uitgaweperk kan deur die prinsipaal goedgekeur word, mits OF die nodige aanpassing binne die begroting gemaak kan word om die begroting te laat klop, OF die nodige reserwefondse om die uitgawe te dek reeds bestaan. e) Alle kapitale aankope moet in die aanwinsregister aangeteken word en op die inventaris aangebring f) Alle kapitale uitgawes deur klubs / die OOV / ens. moet streng ingevolge die klubreëls hanteer word, maar binne die maatreëls soos uiteengesit in hierdie finansiële beleid. 5.2 TJEKREKENING (REK.NO TAK ) a) Die Beheerlliggaam moet n bankrekening in die naam van die skool oopmaak. b) Die tjekrekening mag nooit oortrokke raak nie. c) Daar mag nooit blanko tjeks geteken word nie. d) Geen tjeks mag vir kontant uitgemaak word nie. e) Alle tjeks moet behoorlik gekruis f) Wanneer n nuwe tjekboek ontvang word, moet alle tjeks vooruit met NIE VERHANDELBAAR gestempel g) Wanneer per tjek betaal word, moet die nodige oorspronklike faktuur voorgelê h) As die verkoper nie oor n faktuurboek beskik nie, moet daar van n skoolvorm vir die doel gebruik gemaak

12 12 i) Wanneer daar byvoorbeeld kleingeld benodig word, word die tjek in die naam van die prinsipaal of sekretaresse uitgemaak. Op die agterkant van die tjek word aangedui waarom dit geskryf is. 5.3 BELEGGINGS (REK. NOs. ABSA SPIRAAL ; ABSA GELDMARK ; STANDARD BANK GELDMARK ) a) Die finansiële komitee kan n aanbeveling by die Beheerliggaam maak om surplus fondse op belegging te plaas. b) Langtermynbeleggings word deur die Beheerliggaam goedgekeur. c) Die termyn moet nie 12 maande oorskry nie. d) Die lopende rekening moet nie sonder grondige rede die bedrag van R oorskry nie. e) Die WKOD moet toestemming verleen vir langtermyn beleggings. 5.4 INVENTARISSE a) n Meesterinventaris sal bygehou word van alle bates van die skool. b) Die voorraadbeheerbeampte moet toesien dat alle inventarisse een keer per jaar gekontroleer c) Die voorraadbeheerbeampte moet toesien dat alle nuwe items opgeteken word in die aanwinsregister en sorg dat die meesterinventaris sodanig bygehou d) Die voorraadbeheerbeampte moet toesien dat daar jaarliks n lys van afskrywings voorberei word en dit aan die Beskikkingsraad voorlê en waarna dit aan die SBL voorgelê word vir goedkeuring. e) Alle afskrywings van voorraad moet deur die inventarisbeampte via die Beskikkingsraad na die Beheerliggaam gedoen f) Na goedkeuring van die afskrywings moet die voorraadbeheerbeampte toesien dat die meesterinventaris sodanig aangepas

13 BESKIKKINGSRAAD a) Die beskikkingsraad se lede word jaarliks hersien. Die huidige samestelling word in aanhangsel 3 verskaf. b) Wanneer bate-afskrywings gedoen word, moet die volgende voorsien word: n Volledige beskrywing van die items Die hoeveelheid Die geraamde boekwaarde n Motivering vir die afskrywing c) Die raad moet toesien dat afgeskryfde items na instansies gestuur word wat dit kan gebruik. d) Die raad moet n prys vasstel wat die waarde is van die items e) Nadat die SBL die lys van bate-afskrywings goedgekeur het, moet die beskikkingsraad toesien dat alle items verwyder word en die meesterinventaris sodanig aanpas. f) Die naam van die instansie wat die items ontvang sowel as die prys daarvoor betaal, moet aangedui g) Alle fondse ontvang moet in die skool se bankrekening geplaas 6. LASTE 6.1 PRIVATE LENINGS a) Geen lenings van watter aard ook al mag toegestaan word uit skoolfondse nie. b) Geen persoonlike (privaat) aankope mag op die skool se rekening gedoen word nie. c) Daar sal dissiplinêr opgetree word teen persone wat enige van die bostaande magtig. d) Skoolfondse mag nie gebruik word as enige vorm van sekuriteit of waarborg, of gesedeer word om n lening te verseker, of blootgestel word aan n verpligting van n derde party of bankinstelling nie. e) Enigeen wat skuldig bevind word aan n oortreding van voormelde bepaling, insluitende die hele Beheerliggaam, sal persoonlik verantwoordelik gehou word vir die bedrag van die sekuriteit, waarborg of sessie voorsien om sodanige lening te verseker en / of onderneming deur n derde party of bankinstelling.

14 14 7. REKENKUNDIGE BELEID a) Debiteure 50% van die debiteursaldo op jaareinde moet voorsien word as oninbaar. b) Kapitale aankope Aankope van n kapitale aard van meer as R2,000 moet gekapitaliseer c) Waardevermindering Bates word volgens die reguitlyn-metode oor 5 jaar afgeskryf. 8. FINANSIëLE STATE 8.1 VOORLEGGING VAN FINANSIëLE STATE a) Die state moet binne 5 maande na die einde van die finansiële jaar opgestel b) n Onafhanklike ouditeur moet die state ondersoek en goedkeur. c) Die Beheerliggaam moet 6 maande na die einde van die finansiële jaar die geouditeerde state aan die WKOD voorlê. 9. BEKRAGTIGING FINANSIëLE BELEID GETEKEN & BEKRAGTIG DEUR: B. RITTER H.N. VAN DER COLFF VOORSITTER : FINANSIES VOORSITTER: BEHEERLIGGAAM DATUM: DATUM:

15 15 AANHANGSELS AANHANGSELS TOT DIE FINANSIëLE BELEID 2013/05 Aanhangsel 1 Die finansiële komitee op 2 Mei 2013 bestaan uit: - Voorsitter B. Ritter (Ouer) - Ondervoorsitter A. Visagie (Ouer) - Sekretaris H. van Antwerpen - Die Prinsipaal F. G. du Toit - Die Debiteure Klerk U. Horne - Opvoeders M. Jansen van Vuuren D. Lombard Aanhangsel 2 Die huidige perk vir goedkeuring van kapitale uitgawes op 2 Mei 2013 is R1,000. Aanhangsel 3 Die Beskikkingsraad op 2 Mei 2013 bestaan uit: SBL-lid: (Ouer) B. Ritter Prinsipaal: F. G. du Toit Personeellid: U. Knibbs Voorraadbeheerbeampte: B. Bothma Addisonele lid (personeel) D. Lombard Aanhangsel 4 Tjektekenmagte: * F.G. du Toit (Skoolhoof) * M. Jansen van Vuuren (Adjunkhoof) * U. Knibbs (GSF Departementshoof) Aanhangsel 5 Internet betalings: * F.G. du Toit (Skoolhoof) * M. Jansen van Vuuren (Adjunkhoof) * H.B. van Antwerpen (Administratief)