De mens en zijn Omgeving,

Transcriptie

1 De mens en zijn Omgeving, zo oud als de weg naar Rome! Kippen en Eieren, en het calimero-effect. We weten er van. De interactie tussen Mens en zijn Gebouwomgeving lijkt steeds vaker een technisch proces wat we kunnen berekenen. Hoe anders lijkt het te zijn, of te moeten zijn! Een opsomming van onderzoek en feiten die wellicht een ander beeld schetsen over wat nodig is. Inleiding De mens leeft, werkt, woont, rust, ademt, groeit en ontwikkelt altijd in zijn of haar omgeving en nooit er buiten. Hij of zij maakt er deel van uit, en de omgeving maakt deel van hem of haar uit, ze zijn onafscheidelijk aan en met elkaar verbonden, wederkerig afhankelijk en in reciprociteit. Als de mens er niet is, is de omgeving er niet, als de omgeving er niet is houdt de mens op te bestaan. Bij gebrek aan mens en omgeving ontstaat er geen verbinding. Geen wetenschap, wel een feit. Als één van de drie wel te onderscheiden, maar niet te scheiden delen mens, omgeving of verbinding daartussen mist, is menselijk leven onmogelijk. Een zwaar en filosofisch tekstdeel uit de Gestalttherapie (Frits Perls-1893)), ook wel awareness genoemd en in modern jargon wordt aangeduid als mindfulness.

2 Aangeraakt omdat aangegeven wordt dat mens en gebouw geen twee werelden zijn. Het gaat er steeds meer om dat we in organisaties in contact moeten zijn en moeten kiezen voor een holistische benadering van het zijn van organisaties en daarmee ook de hulpmiddelen van die organisatie. En dat in contact dan met en tussen alle betrokken partijen op het speelveld van het werkconcept. Op basis van onderstaand schema wordt ingegaan op de route door deze benadering toegepast op de mens en zijn bedrijfsgebouw.

3 Mens & Gedrag Evans, Lepore & Schroeder concluderen uit hun onderzoek (1996) dat het bieden van controle over het wel of niet hebben van sociale interactie zorgt voor een afname van sociale terugtrekking. Oftewel, paradoxaal: wanneer een omgeving het alleen-zijn faciliteert, hebben mensen betere, positievere relaties. Hier kan in de plattegrond van pand rekening mee worden gehouden door de topologische diepte (architectural depth: hoeveel ruimtes moet je passeren om van de ene naar de andere plek te komen) te vergroten. Veel studies hebben aangetoond dat crowding leidt tot fysiologische stress (Epstein, 1982 in Gifford, 2007). Crowding beïnvloedt de bloeddruk, hartfuncties, zweten en andere fysiologische indicatoren van stress. Een hoge dichtheid aan mensen zorgt ervoor dat we anderen minder aardig vinden of ons zelfs vijandig opstellen (Zeedyk-Ryan & Smith, 1983). Ook gaan we ons door teveel mensen om ons heen asocialer gedragen en zijn we minder bereid om anderen te helpen. Veel studies laten zien dat een hogere dichtheid van mensen tot meer agressie leidt, vooral bij mannen. Het is daarom niet verwonderlijk dat we op allerlei manieren proberen de drukte te verlaten, zoals weglopen (Sundstrom, 1975), afstand nemen van mensen of het vermijden van oogcontact (Baum & Greenberg, 1975). Ook hier kan weer een vertaling naar de gebouwde omgeving worden gemaakt, namelijk het beperken van het oppervlakte van open vloeren (kantoortuinen) of het bekorten van zichtlijnen door voorzieningen met een minimale hoogte van 200 cm. Een klassiek voorbeeld zijn de mensen die in het openbaar vervoer een boek of krant gaan lezen. Onderzoek laat zien dat luisteren naar fijne muziek ervoor zorgt dat onze persoonlijke ruimte kleiner wordt (Tajadura-Jiménez e.a., 2011). Als het dus druk is, zoals in het openbaar vervoer, loont het dus om naar muziek te luisteren die je fijn vind omdat je persoonlijke ruimte dan kleiner wordt en je dus minder last hebt van de mensen die dichtbij je staan.

4 Crowding is dus iets wat we liever willen voorkomen. Zowel op straat, onderweg en in gebouwen. Gelukkig zijn er in het ontwerp van gebouwen een hoop manieren om er voor te zorgen dat mensen minder snel crowding ervaren. De simpelste methode om crowding te beïnvloeden, is door te bepalen hoeveel mensen er in een ruimte aanwezig zijn (feitelijk beïnvloed je dan de dichtheid). Dit wordt bijvoorbeeld gedaan in restaurants, waar het aantal stoelen en tafeltjes bepaalt hoeveel mensen er in een ruimte kunnen zitten. Zeker bij de wat chiquere (en vaak duurdere) restaurants wordt er goed op gelet dat er genoeg persoonlijke ruimte overblijft voor de bezoekers. Ze zouden nog meer tafels er in kunnen plaatsen om meer te verdienen per vierkante meter, maar dit gaat dan ten koste van de sfeer (er ontstaat dan een kans op meer crowding en dus ongewenste stress). Bij een restaurant heb je redelijk veel controle over hoe mensen zich verspreiden door de ruimte. De obers brengen gasten immers naar hun plaats. Bij een (semi-) openbare plek als een hal, een foyer of een groter zaal is hier minder controle op. De bezoekers mogen zich vrij verspreiden door de ruimte. Toch is dit gedrag absoluut niet willekeurig. Mensen verzamelen zich vaak rondom de ingangen. Door ervoor te zorgen dat er meerdere ingangen naar ruimten zijn, dan zorg je ervoor dat mensen zich meer verspreiden waardoor er minder snel crowding ontstaat. Ruimtes met hoge plafonds (ten op zichten van lage plafonds) zorgen voor minder crowding (Savinar, 1975 in Giffort, 2007). Ruimtes met meer zonlicht, lichte kleuren of een grafische illustratie worden als minder crowded ervaren (Schiffenbauer, 1979). Door de lichte kleuren lijkt het alsof de ruimte hoger is (Oberfeld & Hecht, 2011). Ook blijkt dat in studentenhuizen lange rechte gangen eerder als crowded ervaren worden ten op zichten van clusters met kamers of kortere gangen (Baum e.a., 1979). Hier zou zicht een rol kunnen spelen omdat door lange rechte gangen de kans groter is dat je iemand tegen komt, dan bij de gekromde of kortere gangen. Een vertaling naar andere gebouwen is snel gemaakt. Tegelijkertijd blijkt dat mensen in grotere ruimtes met meerdere mensen minder diep denken. Het denkwerk is algemener geworden. Voor echt diep nadenken in concentratie kan dus nog steeds het beste een afgesloten ruimte worden gebruikt. Tegelijkertijd blijkt dat de medewerker in de afgesloten ruimte een beter sociaal contact heeft, omdat hij er moeite voor wil doen. Hij wil het opzoeken. Het is dus noodzakelijk dat we deze functie in gebouwen moeten faciliteren (en dat is meer dan een koffiehoek).

5 Parklandschap De meeste omgevingspsychologen zoeken het antwoord in evolutionaire verklaringen. Mensen hebben niet alleen een grote liefde voor natuur, maar ook een duidelijke voorkeur voor bepaalde soorten natuur. Kellert (1993) concludeert op basis van een overzicht van onderzoeken naar land- schapsvoorkeuren van Europeanen, Noord- Amerikanen en Aziaten dat deze een sterke voorkeur hebben voor savanne- achtige of parkachtige omgevingen. Typerende kenmerken voor dit soort land- schappen zijn onder meer diepte, halfopenheid, verspreide groepjes met bomen en struiken, een met gras bedekte, nietdrassige bodem, aanwezigheid van oppervlaktewater en afwezigheid van dreiging en gevaar. De meeste onderzoekers gaan er van uit dat de voorkeur voor savanne-achtige omgevingen, net als de voorliefde voor natuur in het algemeen, is aangeboren. Ook al zijn de meeste mensen in de moderne tijd niet meer afhankelijk van de natuur om te overleven, ze worden nog steeds geboren met een bereidheid om voorkeuren aan te leren voor omgevingen met kenmerken die in een ver verleden gunstig waren voor het overleven van hun voorouders (Orians, 1980; Wilson, 1993). De Afrikaanse savanne, maar ook een Engels landschaps- park, zijn gunstig voor het overleven, omdat ze kenmerken bezitten die voorzien in twee belangrijke basisbehoeften: De behoefte om te schuilen, bijvoorbeeld voor grote roofdieren, en de behoefte om te verkennen, bijvoorbeeld om te weten waar voedsel te vinden is. Het zijn omgevingen waar je kunt zien zonder zelf gezien te worden (Appleton, 1975). Ook hier is weer de verbinding te leggen met de werkomgeving en de specificaties die gelden voor het proces van de organisatie als voor de vormgeving van ruimten en interieur.

6 Organisatie & Fasen Dat organisaties voortdurend aan verandering onderhevig zijn, is gemakkelijk vast te stellen. Maar daarmee is nog niets gezegd over de aard van de veranderingen. Iedereen weet dat de ene verandering de andere niet is. En we weten dat veranderingen elkaar sneller opvolgen. De levensloopfase van een organisatie is een belangrijke factor om rekening mee te houden in de aanloop naar een verandertraject van de organisatie en de faciliteiten waaronder het gebouw. Er zijn zelfs organisaties die continu in verandering zijn. Drie theorieën passeren de revue. Ontwikkelstadia Elke organisatie maakt een evolutie door. Zo onderscheid Lievegoed vier fasen, die steeds een bepaald ontwikkelingsstadium markeren. In de pioniersfase groeit de organisatie tot het punt wordt bereikt dat verdere differentiatie noodzakelijk wordt. In deze differentiatiefase worden functies die eerst door het gehele systeem werden vervuld, overgenomen door subsystemen. Meer concreet: er ontstaan gespecialiseerde afdelingen die elk een functie van het geheel waarnemen (financiën, personeel, faciliteiten, automatisering, planning en dergelijke). In de derde fase vindt de hiërarchisering plaats: de besturing van de subsystemen verplaatst zich van het geheel naar de subsystemen. Door deze decentralisatie- en differentiatietendens ontstaat op enig moment behoefte aan hernieuwde integratie. In de vierde fase worden de subsystemen geïntegreerd in een complexer geheel.

7 Groeifasen en hun crisissen Internationaal bekender, maar gebaseerd op dezelfde evolutionaire logica, is het model dat door Greiner is opgesteld. Deze onderscheidt een aantal groeifasen die steeds worden afgesloten met een management-crisis, waarin verdere ontwikkeling in de zin van structuurwijziging noodzakelijk wordt op straffe van verval en het verdwijnen van de organisatie. In deze fasen zullen ook alle processen en faciliteiten aan bod komen en aan verandering onderhevig zijn. Waar verandering een continu proces is, of waar daarvan wordt uitgegaan, moeten we slimmer met de resources omgaan. De medewerkers moeten goed in hun vel zitten en betrokken zijn bij de organisatie (de bevlogenheid) en de faciliteiten moeten zo worden gespecificeerd en uitgevoerd dat een veranderende organisatie hier binnen kan veranderen.

8 Verandering van Huisvesting Een verandering van de huisvesting kan op verschillende wijzen aan de orde komen. Bij de start en einde van het bedrijf en in alle tussenliggende fasen, waarbij groei, krimp, noodzaak tot verplaatsen en faciliteiten leidend kunnen zijn. Groei & Krimp. Veelal veroorzaken groei & krimp de meeste beweging van organisaties. Autonome groei en fusies zijn daarbij nog twee verschillende actoren in dit geheel. Bij deze twee actoren is het verstandig gelijk naar alle andere faciliteiten te kijken en deze kwantitatief en kwalitatief te documenteren. Een natuurlijk moment is ontstaan. Noodzaak tot verplaatsen. De noodzaak tot verplaatsen kan ook ingegeven worden door de expiratie van de huurovereenkomst. Het laatste mogelijke moment om overleg tussen huurder en verhuurder te hebben. In een goede situatie is er regelmatig overleg en weten huurder en verhuurder zaken van elkaar, zodat op elk moment aan twee kanten adequaat kan worden gereageerd. Een andere noodzaak naast alle eerder genoemden kan veroorzaakt worden door een te geringe kwaliteit van alle faciliteiten, waardoor een verplaatsing van het bedrijf op die gronden aan de orde is. Deze veranderingsnoodzaak dient goed gedocumenteerd te worden, zodat die beschrijving tegelijkertijd de specificatie is voor de nieuwe omgeving. Voor de faciliteiten is de NEN een goede basis, waarbij de diverse elementen niet alleen in kwantiteit, maar ook in kwaliteit beschreven kunnen worden. Het palet van faciliteiten is ook breed. Van ligging pand, via OV en parkeren naar omgeving, het uiterlijk van het gebouw tot en met alle gebouw-gebonden- en gebruikers-gebonden faciliteiten.

9 Mens & Bevlogenheid Een veel voorkomende factor van ongenoegen in het werk is stress. Met betrekking tot het herstel van stress en mentale vermoeidheid zijn de theorieën van Ulrich (1983) en Kaplan & Kaplan (1989) leidend. Een nieuwere kijk op stress wordt helder gemaakt door Prof. Dr. Willem van Rhenen, Neyenrode, PostNL en Arboned. De kern van het model is dat het leveren van betere prestaties niet zit in het verminderen van stressbronnen, zoals werkdruk, maar vooral in het verhogen van de energiebronnen. Dit motiveert mensen, zodat ze het stapje extra zetten om (betere) prestaties te leveren. Een bijkomend effect is dat bevlogenheid er voor zorgt dat de stressreacties afnemen. Logisch, als je werk doet wat je leuk vindt, dan zal je hier ook minder tegen opzien als er eens iets meer van je gevraagd wordt. Voor het beïnvloeden van bevlogenheid zijn er twee routes beschikbaar. De eerste route is via de persoon zelf. Een goede match tussen taken en intrinsieke motivatie verhoogt de bevlogenheid. Verder heeft Xanthopoulou e.a. (2007) de invloed aangetoond van persoonlijke hulpbronnen, denk aan een optimistische houding, weerbaarheid of zelfvertrouwen, op de bevlogenheid. Deze persoonlijke hulpbronnen zijn via coaching en training te ontwikkelen. De tweede route is via het werk of de organisatie. Dit kan door het creëren van een klimaat waarin bevlogenheid wordt gestimuleerd (management). Zijn er bijvoorbeeld voldoende energiebronnen in de context van de persoon aanwezig? Is zijn of haar leidinggevende in staat hem of haar sociaal te steunen? Is er op de afdeling een sfeer van experimenteren en leren van fouten? Wordt de persoon uitgedaagd om talenten in te zetten en het maximale uit zichzelf te halen? Tegelijkertijd wordt die inspiratie beïnvloedt door de fysieke omstandigheden van gebouw en interieur en faciliteiten. Hoe werken die positief en stimulerend op mens en team.

10 Techniek Over de techniek kunnen we veel en in detail zeggen, maar het komt vooral neer op goede techniek, duurzaam en energievriendelijk tot energie-neutraal. De techniek moet ook voldoen aan de basiskwaliteit die we ook van thuis kennen, met name waar het gaat om informatietechnologie en software die op alle vormen van apparatuur te benaderen is. Gebouw en Techniek moeten ook Circulair zijn. Hoe gaan we met gebouw en techniek om naar een nieuwe levensfase van het gebouw te gaan en hoe kunnen we nu al rekening houden met komende fases. Een belangrijk element in de techniek is het klimaat binnen het gebouw. Aan de ene kant dient dat weer gewoon goed te zijn en dat impliceert ook beïnvloedbaarheid door de eindgebruiker door temperatuur(na)regeling en het kunnen voorzien in verse luchttoevoer door te openen raamdelen of panelen. Een hoge temperatuur lijkt ook samen te hangen met crowding (Ruback & Pan Dey, 1992). Een hogere temperatuur zorgt ervoor dat geur zich gemakkelijker kan verspreiden. Daardoor kan lichaamsgeur zich ook gemakkelijker verspreiden en zijn we ons eerder bewust van de aanwezigheid van anderen (Hall, 1966). Hierdoor hebben we dus sneller last van anderen. Het loont dus om te investeren in goede ventilatie of in hoge ruimten, zoals dat gedaan wordt in zalen, vertrekhallen op vliegvelden, bibliotheken, etc. Bij mens & gedrag werd al ingegaan op het effect van ruimte op de mens en de paradox binnen crowding en de relatie daarvan met de kantooromgeving. Ook de relatie van stress en bevlogenheid met de werkomgeving is daar genoemd. Te noemen in dat kader zijn nog het doorbreken van zichtlijnen, het faciliteren van concentratiemogelijkheden (de terugkeer van de kantoorkamer) en het ontwerpen van het interieur als een stadspark.

11 Concept Volgens Kaplan & Kaplan (1989) zijn er vier dimensies te onderscheiden die bepalend zijn voor de voorkeur voor een landschap c.q. het inrichtingsconcept: samenhang, diversiteit (rijkheid aan elementen), leesbaarheid (structuur, je weg kunnen vinden) en mysterie (belofte van wat komen gaat). Gebruikswaarde Die vier bovengenoemde zaken kunnen worden vastgelegd in gebruikswaarden. Mensen kennen betekenissen toe aan de gebouwde omgeving. Andersom zendt de omgeving boodschappen uit naar mensen, zoals bij gated communities (kleine afgesloten woongebieden). Zie in dit kader het werk van Amos Rapoport (1929) met in het bijzonder aandacht voor de rol van cultuur. Er zijn verschillende niveaus van betekenis te onderscheiden: het hoge, filosofische niveau; het niveau van status en macht en het lage, instrumentele niveau, dat betrekking heeft op functionele aspecten, zoals toegankelijkheid. De omgeving omvat andere levende wezens (mens en dier), alsmede fysieke, sociale en abstracte objecten. In het onderzoek naar mens-omgevingsrelaties staan twee begrippen centraal: affordanties (gebruikswaarden) en gedragssettingen. Gebruikswaarden hebben betrekking op de relatie tussen individu en omgeving en gedragssettingen op de relatie tussen collectief en omgeving. Het begrip affordantie (gebruikswaarde) is geïntroduceerd door Gibson (1979). Hij duidt hiermee de complementariteit tussen individu en omgeving aan. Waar voorziet de omgeving in, zowel in positieve als negatieve zin? Zo is een gebruikswaarde van een stoel dat je erop kunt zitten. Een negatief voorbeeld is het vermijden van andere mensen en objecten in het verkeer. Gebruikswaarden zijn vormafhankelijk (zo is de ene stoel beter stapelbaar dan de andere), maar geen abstract, fysiek kenmerk, omdat de mens de maatstaf is. Wat voor de één een gebruikswaarde is, is dat dan ook niet per se voor de ander.

12 Gebruikswaarden geven dus de betekenis weer die mensen aan omgevingsobjecten toekennen. Gebruikswaarden van een woning zijn bijvoorbeeld beschutting, privacy en comfort. Groene openbare ruimten geeft gebruikswaarden in natuurbeleving, leefbaarheid, wandelen en ontmoeting. De gebruikswaarden worden compleet als we ons echt richten op de eindgebruiker en het pand dat betrokken gaat worden. Een goed pand heeft al een ziel vanaf de oorsprong. Goed ontworpen, bijna tijdloos en opvallend binnen al het later gebouwde vastgoed. Wellicht moeten we dan afstand nemen van huidige inrichtingsnormen en iets bedenken in de lijn van het gebouw, wellicht gedateerd, maar met gebruikswaarde. En dat terwijl de flexibiliteit in data het thuis-gebodene moet benaderen of overtreffen. Gebruikswaarden behorend bij alle inrichtingselementen bepalen dus de scope van het gebouw, de plattegronden, de inrichting, de materialisatie, de kleuren en de branding. Een concept is geboren en kan vervolmaakt worden tot een totaalconcept als een gebouw in zicht is en alles gespecificeerd kan worden. Keuze voor huidige pand Het maken van keuzes is vaak niet makkelijk, zeker niet op een terrein waar de deskundigheid ontbreekt. Organisaties dienen zich daarom te laten adviseren door deskundige externe partij. Wat opvalt bij de externe partijen is natuurlijk dat ze wellicht niet het hele spectrum overzien. De organisatiedeskundige, de bouwadviseur, de architect, de interieurarchitect en welk andere deskundige dan ook, kijken altijd vanuit hun vak naar het geheel. Een lastige keuze dus. Veelal wordt gekozen voor de Architect.

13 Volgens Gifford (2007) moeten we ons realiseren dat architecten meer wetenschappelijk inzicht nodig hebben in esthetiek en de invloed van het ontwerp op welzijn. Vanwege hun focus op esthetiek, technologie en waardering onder collegiale professionals (meer dan op eindgebruikers) ligt een kloof met de eindgebruiker op de loer. Ook baseren architecten en bouwadviseurs zich veelal op ongefundeerde aannames over wat gebruikers belangrijk vinden, zo stelt Gifford. Wellicht nog belangrijker bij de keuze is dat de minste beweging waarschijnlijk ook het minste kost als we ook alle sociale en desinvesteringskosten meenemen. In goed overleg met alle partijen (medewerkers en verhuurder)kan tot een meest optimale oplossing worden gekomen. Keuze voor ander pand (bestaand of nieuw) Wordt toch om redenen gekozen voor een ander pand dan lijkt het binnen de huidige maatschappelijke context met een crisis en een groot leegstandsprobleem dat we in eerste instantie moeten kiezen voor bestaande gebouwen en pas als het echt niet anders kan kiezen voor nieuwbouw. Op dit moment lijken we langzaam uit de crisis te komen, doch hebben we nog steeds een groter wordend leegstandsprobleem. 8,3 miljoen m2 kantoren, 3,5 miljoen m2 retailvastgoed en zo n 18 miljoen m2 zorgvastgoed (incl. Ouderen en kinderzorg) staat op dit moment leeg in Nederland en er lijkt nog geen mechanisme aanwezig om dit op te vangen of te veranderen. Sloopcertificaten zijn in de maak en de planvoorraad is onderwerp van gesprek. Tegelijkertijd zijn er in het volume leegstand goede locaties te vinden en tevens panden met een ziel. Revitalisatie is dan veelal aan de orde. De vraag is of we bij revitalisatie wel dezelfde normen moeten laten gelden als bij nieuwbouw. Vaak zijn niveaus van voorzieningen vanuit de oorsprong al voorzien of niet nodig. Laten we niet teveel geld uitgeven a.u.b.

14 Verder zijn we bijna toe aan een nieuwe vorm van leegstand, te weten gerevitaliseerde leegstand. Onderhouden van leegstand ter behoud is prima, maar revitaliseren zonder de eindgebruiker te kennen is echt weggegooid geld! Inrichting Berlyne onderzocht de eigenschappen van esthetische prikkels. Een esthetische ervaring ontstaat op basis van een vergelijking tussen prikkels: er is sprake van orde, complexiteit, overeenkomst of diversiteit. En die vier waarden dan weer bij de elementen Vorm, Materiaal en Kleur. Op basis van het eerder genoemde totaalconcept kan door een interieurarchitect een ontwerp worden gemaakt voor de inrichting. De inrichting raakt meestal elementen van het gebouw, waardoor het soms noodzakelijk of wenselijk is een stukje samenwerking met de gebouw-architect te hebben. We moeten voorkomen dat er discussie ontstaan over eigendom van of recht op ontwerp. Veelal worden door het ontwerpen van de inrichting al snel keuzes gemaakt ten aanzien van de faciliteiten. In vorm, functie en materialisatie. Omgekeerd vragen faciliteiten in een bepaalde context om een specifiek ontwerp. Als het goed is zijn al deze zaken benoemd in het totaalconcept, maar een check van een voorlopig inrichtingsvoorstel tussen betrokken partijen als bouw, Facilities, gebruiker, architect en interieurarchitect lijkt een handig element in deze fase. Op basis van het ontwerp van de inrichting wordt een kostenraming opgesteld, die weer mede naast andere kosten vragen om een besluit van het management van de onderneming.

15 En het leuke bij inrichten is, dat niet alles altijd nieuw hoeft te zijn. Oude meubels, wellicht zelfs klassiekers doen het goed in een inrichting en het is nog niet bewezen dat nieuw een garantie is voor beter werken. Inrichting gaat op dit moment meer over diversiteit, oud en nieuw, kleurgebruik en een diversiteit aan materialen. Ook hier weer wel een thema of groepering. Steeds vaker wordt afscheid genomen van de bedachte algemene 1990 inrichting met witte wanden, witte plafonds, blauwe of grijze vloerbedekking, zwarte stoelen en een bureaublad met een lichte houtprint. We zien wel steeds meer inrichting op basis van cultuur, waarden; het DNA van de onderneming, waarbij zelfs een diversiteit kan ontstaan tussen specifieke afdelingen of functies (ontvangst, overleg, concentratie, etc.). Branding Een merk (brand) is wat mensen denken, voelen en ervaren bij een bedrijf. Een merk is de manifestatie van het bedrijf; wat het beweegt, waar het in gelooft en voor staat. Branding gaat over het creëren van een klantbeleving. Een merk is een concept en niet zichtbaar of tastbaar. Een identiteit biedt de visuele elementen om het merk zichtbaar te maken. Een identiteit maakt het merk zichtbaar en concreet. Branding en identiteit zijn termen die veelal meer met reclame en marketing geassocieerd worden dan met huisvesting en facility management. Toch is het niet voor niets dat bepaalde bedrijven bijzondere gebouwen laten ontwikkelen om te laten zien wie ze zijn. Helaas blijft het te vaak bij een façade voor de buitenwereld en is de binnenruimte vaak toch een dertien-in-een-dozijn : standaard afbouwpakket en saai kantoormeubilair. Er zijn klassieke voorbeelden waarin een integraal ontwerp is gerealiseerd, zoals het kantoor van Johnson Wax in Racine (Wisconsin), waar

16 architect Frank Lloyd Wright niet alleen het gebouw, maar ook het interieur en het werkconcept heeft ontworpen. Dat de werkwijze Johnson Wax goed beviel blijkt uit het feit dat ze dit in meerdere landen hebben toegepast, zo staat in Mijdrecht een ander iconisch gebouw dat door Huig Maaskant is ontworpen. Gelukkig zijn er ook recentere voorbeelden zoals Unilever Benelux te Rotterdam, Telfort Zakelijk te Venray en Jeugdbescherming Regio Amsterdam die met name in de werkomgeving zichtbaar maken waar ze voor staan en voor wie ze het doen. Niet zo maar een foto, maar speciaal voor dit doel gemaakt, of een still uit een commercial. Echt, met een eigen gevoel. En met name dat laatste is erg belangrijk; wat en voor wie! Die branding kan bestaan uit woord, beeld en sculptuur. Denk daarbij aan logo, naamgeving, statements op wanden, grote wandvullende foto s van belangrijke mensen, producten, gebruikers, medewerkers, of opvallende statements op muren, spiegels, en zelfs op de plinten. Gebaseerd op thematiek, overeengekomen in het concept. Vertaling van branding en identiteit in de werkomgeving is dus niet nieuw, maar lijkt belangrijker te worden. Het aspect organisatie-identificatie is al genoemd, maar ook toegenomen transparantie, mede door digitalisering (o.a. social media) speelt een rol. Ook zaken achter de voordeur zijn binnen no-time openbaar. Tegelijkertijd leren we ook dat die branding echt procesafhankelijk is. Bij een ITafdeling bestaat werken voor een groot deel uit pc-laptopwerk en het delen in groepen aan groepstafels. Eenvoud en Technologie zijn hier leidend. Bij een Marketingafdeling van hetzelfde bedrijf denkt men in producten (vooral van de concurrent) en voor wie doen we het. Niet dat de IT-afdeling geen bijzondere voorzieningen willen. Alleen niet op en bij de werkplek. Een leuke ruimte, huiselijk, goede koffie, een flipperkast of een voetbaltafel een groot scherm voor games, en een goede centrale club-ruimte is gevormd. Dus concepten zijn soms global (vaak te algemeen) maar vaak verfijnd tot op afdelingsniveau. (Meyer en Topée-maart 2016)

17 Facilities Bij inrichten is het al genoemd; de Facilities, de faciliteiten. Veelal is het facilitaire proces van een onderneming leading of minimaal betrokken bij het proces van herhuisvesting. Menig bedrijf kiest voor een multidisciplinaire aanpak middels betrokkenheid van ICT, HR, Marketing, Finance, Legal, Inkoop en alle bouw gerelateerde instanties. Dat nog naast de betrokkenheid van de eindgebruikers, waar het tenslotte om gaat, en de directie als opdrachtgever. De faciliteiten in een vernieuwde inrichting zijn ook steeds diverser. Bij de ingang loop je steeds minder vaak tegen een balie op. Nee, een gastvrouw of gastheer treedt je tegemoet en helpt je verder. Als je al moet of wilt wachten dan zijn daar ook prima faciliteiten voor, een plek, een krant, wifi en goede koffie, wat wil je nog meer. Menigmaal kom je bij organisaties Italiaanse koffiemachines tegen waar medewerkers als een ware barista de cappuccino s toveren en voorzien van een hartje of een varenblad. Eten doen we steeds bewuster, net als thuis, selfservice, en op meerdere tijdstippen, want je dag deel je zelf in. En de bedrijfsrestaurants zitten niet meer op de top-verdieping maar op de begane grond en zijn open voor iedereen, zien er uit als ware grand-cafés (waar zelfs Lebbis - filmpje terrasje YouTube - blij van zou worden), en worden vaak uitbesteed aan horeca-ondernemers. Tegelijkertijd zie je afhankelijk van bedrijfsgrootte en fase waarin ze verkeren steeds meer diversiteit op het gebied van uitbesteden of eigen uitvoering. Er lijken geen modellen meer te kloppen. Het is maatwerk gebaseerd op het DNA van de onderneming en de nodige branding naar medewerker en bezoeker.

18 Borging De borging van zaken kan een lastige zijn. Borging kan leiden tot stringente vastlegging van processen en afspraken. Op zich is dit niet verkeerd. In welk systeem en met welke methodiek je het ook doet. Het kan alleen leiden tot interne verstarring. Realiseer je dat de context van de onderneming continu in beweging is en dus de onderneming zelf ook. Het is dan ook zaak om bijna in een continu en multidisciplinair verband de bewegingen waar te nemen, te herkennen en dienstbaar aan de cultuur en het DNA van de onderneming aanpassing te doen waar nodig. En op elk gebied. Zelfs met een oog voor de klant van de organisatie en de veranderingen rond die klant. Vooral naar buiten kijken en zien welke beweging zich waar afspeelt. En daarmee vaststellend welke processen vast blijven liggen en welke getuned moeten worden op de waargenomen verandering.

19 Redesign Het redesign oftewel de tuning kan plaatsvinden op basis van de gegevens waargenomen tijdens de continue check van de borging. De afwijking dient getoetst te worden aan het veranderde DNA van de organisatie (vastgelegd in de conceptfase). Waar teveel tuning dient plaats te vinden kan het zijn dat de organisatie sterk aan het veranderen is. Op basis van managementbesluiten worden processen getuned of processen worden vervangen door andere (nieuwe) processen. Zo is huisvesting en vastgoed een proces voor mensen (de eindgebruikers) met een menselijke maat gebaseerd op vastlegging van het DNA van de organisatie en het toetsen van het welbevinden van medewerkers (waaronder een deel bevlogen medewerkers) en bewaking van de verbinding met de klanten en de overige context van de organisatie. De menselijke maat in plaats van economische rekenmodellen! Over de auteur Hans GJ Topée Voorzitter FMN Expertgroep Vastgoed van de Toekomst Lid Stuurgroep samenwerking CoreNet/FMN Lid Stuurgroep Aanpak Leegstand Kantoren Vrijdenker van Dewerkplaatsfabriek