Inhoud. 2. Index... 19

Transcriptie

1 Briljant Productie

2

3 Inhoud 1. Productie... 1 Werken met productie van samengestelde artikels... 1 De instellingen voor de productie... 2 De soorten samengestelde artikels... 4 Samengestelde artikels creëren... 5 De prijsbepaling van een samengesteld artikel... 7 Samengestelde artikels op offerte, order en aflevering... 8 De samenstelling wijzigen op een offerte, order of aflevering... 9 Productie-opdrachten ingeven Overzicht voorraadwijziging Reeksen productiebonnen drukken Productielijsten afdrukken Index i

4

5 Productie Werken met productie van samengestelde artikels De module Productie is bestemd voor bedrijven die meerdere artikels (onderdelen) samenvoegen of assembleren tot samengestelde artikels en die de volgende eisen aan hun beheerssysteem stellen: voorraadbeheer zowel van onderdelen als van samengestelde artikels aankoop en verkoop van onderdelen kostprijsberekening van het samengestelde artikel reservatie van onderdelen bestelvoorstellen voor tekorten klantspecifieke aanpassing van samengestelde artikels traceerbaarheid van onderdelen in een samenstelling productiebonnen, etiketten, lijsten,... Met de module Briljant Productie worden samengestelde artikels gedefinieerd en vervolgens met productie-opdrachten in de voorraad ingebracht. De voorraden van zowel samenstellingen als onderdelen worden automatisch bijgewerkt. Het beheren van productieprocessen is zeer bedrijfsspecifiek. Het is noodzakelijk de implementatie van de module Productie te laten voorafgaan door een onderhoud met een Briljant consultant. Hij zal samen met de opdrachtgever de processen en de doorstroming van de documenten analyseren, de pijnpunten naar voren brengen, oplossingen suggereren en een realistische implementatieplanning voorstellen. Het aansturen van de productie vraagt eveneens een juiste parametrering en opbouw van document lay-outs. Ga naar Instellingen om de module Productie te configureren. 1

6 Briljant Productie De instellingen voor de productie Hetgeen nu volgt is een overzicht van de instellingen voor de module Productie. Het gedrag van het programma is afhankelijk van de combinatie van deze instellingen, en dit in functie van de interne werkwijze in het bedrijf. Indien u niet voldoende zeker bent, raadpleeg dan uw Helpdesk. Menu Instellingen, Invoice, tabblad Artikels VP geheel: bepaalt welke prijs gehanteerd wordt voor samengestelde artikels. Niet overnemen van samenstelling: er dient een prijs bepaald en ingegeven te worden voor een samengesteld artikel. De winstmarge wordt vervolgens verhoudingsgewijs toegekend aan de verkoopprijs van de gebruikte onderdelen. Is kostprijs samenstelling + winstmarge geheel: gebruik de som van de kostprijs van de onderdelen en pas hierop de winstmarge van het samengestelde artikel toe. Standaard prijs samenstelling: hanteer als verkoopprijs de som van de verkoopprijs van de onderdelen met hun respectieve winstmarge. Kostprijs samenstelling altijd overnemen: indien niet aangevinkt, dan moet dit in ieder artikelscherm worden aangevinkt. Magazijn ook naar onderdelen kopiëren: bij het ingeven van een samengesteld artikel in het scherm Afleveringen, wordt het magazijn van het samengesteld artikel bij alle onderdelen ingevuld. Menu Instellingen, tabbladen Offertes, Orders en Afleveringen Omschrijving samenstelling overnemen: indien aangekruist, dan zal in geval van een wijziging in de samenstelling van een artikel nadat het order aangemaakt is (bv. een gewijzigde omschrijving of prijs van een onderdeel, een toegevoegd onderdeel), deze gewijzigde omschrijving integraal overgenomen worden. Indien niet aangekruist, dan blijft de originele artikelomschrijving gelden. Scheidingsteken samenstelling: geef het karakter in dat u op documenten wilt gebruiken om de benamingen van de onderdelen van een samenstelling van elkaar te scheiden (-, / ). Menu Instellingen, tabblad Productie Standaard productieboek: vul de code van het productieboek in. Dit standaard productieboek wordt voorgesteld bij het aanmaken van een nieuwe productiebon. Zie Werken met boeken om een nieuw boek aan te maken. Print direct zonder scherm: de productiebon wordt onmiddellijk geprint met de als standaard ingestelde document lay-out. In het andere geval wordt eerst een scherm geopend waarin u een lay-out kunt kiezen en eventuele bijkomende tekst kunt intikken. Mag er meer geproduceerd worden: er kunnen al dan niet meer eenheden geproduceerd worden dan op de productiebon zijn vermeld. Volledig geproduceerd manueel zetten: maakt het veld Volledig geproduceerd in het scherm Productie toegankelijk voor manuele wijziging. U kunt m.a.w. een productieopdracht manueel op afgehandeld zetten. Scherm serienummers automatisch openen: indien het samengesteld artikel ingesteld is om met serienummers naar de klant te werken, dan zal het scherm waarin de serienummers worden aangemaakt, automatisch openen in het scherm Productie. Automatisch bonnummer uitschakelen: geeft de mogelijkheid manueel een nummer toe te kennen aan productiebonnen. Automatische productie bij afleverbon: als een samengesteld artikel rechtstreeks op een afleverbon wordt ingevuld, dan zal er automatisch een productieopdracht worden gegenereerd. 2

7 Productie Er kunnen verder nog machines worden gedefinieerd, logbestanden voor het gebruik van deze machines en codes voor machine-instellingen voor en na productie. De werking van deze instellingen is dermate specifiek dat ze buiten het bestek van deze handleiding vallen. Raadpleeg uw Helpdesk. 3

8 Briljant Productie De soorten samengestelde artikels Menu Beheer, Artikels Een artikelsamenstelling kan zeer eenvoudig zijn (b.v. een tuinset bestaande uit een tuintafel met 4 bijhorende stoelen en parasol). Ze worden verkocht als set, maar ook los van elkaar; erg complex zijn (b.v. een tandartsenstoel met optionele instrumenten, diverse types van compressors, waterafvoer- en zuiveringssystemen, installatiekits met leidingen, dichtingen en verbindingsstukken). Iedere component of onderdeel kan op zijn beurt weer een samengesteld artikel zijn, en dit 9 niveaus diep. Deze beide voorbeeldartikels zouden ook kunnen worden uitgeleverd als verzameling losse artikels, maar in een samenstelling kunt u aan het geheel een verkoopprijs toekennen die anders is dan de som van de prijzen van de onderdelen. Bovendien wordt de voorraad van alle gebruikte onderdelen aangepast als u het samengestelde artikel ingeeft. Dit type samenstellingen moet meestal kunnen worden aangepast aan de eisen van de klant. Er wordt dus niet op voorhand geassembleerd, maar pas nadat het klantorder binnen is. Het samengesteld artikel komt eigenlijk nooit in de voorraad terecht, want het is al verkocht op het ogenblik dat het wordt verzameld of geproduceerd. Een afgewerkt, leverklaar product, b.v. een detergent, is een ander type samenstelling. De componenten worden gemengd, het product wordt afgevuld in verschillende verpakkingsvormen en er wordt afgeleverd vanuit de voorraad. Eens geproduceerd is het eindproduct niet meer aanpasbaar aan individuele klanteisen (een vloeistofmengsel kan immers niet meer worden gescheiden of gedeassembleerd in zijn oorspronkelijke componenten...). Een artikel heeft altijd één van deze 5 kenmerken: 1. geen: niet-samengesteld artikel 2. samenstelling type Productie: samengesteld artikel. Het wordt geproduceerd, aan de voorraad toegevoegd en vanuit de voorraad verkocht. Het artikel kan niet worden aangepast aan individuele klanteisen. Creëer indien nodig per klant een variant van het samengestelde artikel. 3. samenstelling type Productie met hoeveelheid: artikel samengesteld volgens een receptuur. B.v. de receptuur om 100 kg veevoeder te mengen. Voor een productieopdracht van 10 ton zal voor iedere component de benodigde hoeveelheid worden berekend. Het artikel kan niet worden aangepast aan individuele klanteisen. Creëer indien nodig per klant een variant van het samengestelde artikel. 4. samenstelling type Orders: het samengestelde artikel wordt pas verzameld nadat het op een klantorder is geplaatst. Er is geen eigenlijke productie, eerder een verzameling van items die gelijktijdig wordt geleverd. Het artikel kan per order aan de specifieke klanteisen worden aangepast, zonder dat de originele samenstelling wijzigt. Het samengestelde artikel wordt niet eerst in voorraad geplaatst, maar komt wel in de backorders klanten terecht. Het daarom soms beter voorraadbeheer voor dit artikel uit te schakelen. Is er toch enige handling nodig, dan kan dat d.m.v. een interne document lay-out op orderniveau. Beter is het in dat geval het artikel het kenmerk Orders+Productie te geven. 5. samenstelling type Orders+productie: het artikel wordt pas geproduceerd nadat het op een klantorder is geplaatst. De samenstelling is aanpasbaar. Er wordt automatisch een productieopdracht gegenereerd zodat het geproduceerde samengestelde artikel in de voorraad terecht komt. Zie Samengestelde artikels creëren om verder te gaan. 4

9 Productie Samengestelde artikels creëren Menu Beheer, Artikels Een artikel wordt een samengesteld artikel door in het scherm Artikels een kenmerk voor het type samenstelling toe te voegen en vervolgens de onderdelen in te vullen. Werkwijze Kies menu Beheer, Artikels. 1. Maak op de gebruikelijke wijze een nieuw artikel aan. Het veld Samenstelling staat standaard op "Geen". 2. Vul in het veld Samenstelling het gewenste type samenstelling in. 3. Kies in Verkoopprijs berekenen adhv voor "Aankoopprijs leverancier" of "Kostprijs samenstelling". Druk op F5 om te bewaren. Van zodra een artikel is ingesteld als zijnde samengesteld, verschijnt er een nieuw tabblad Onderdelen. Hier worden de onderdelen of componenten van de samenstelling ingevuld. 3. Klik op de tab Onderdelen. 4. Vul de onderdelen en het benodigde aantal in. Uiteraard moeten deze onderdelen eerst als artikel zijn aangemaakt. 5. Klik, indien gewenst, op de knop Kostprijs overnemen. Hierdoor wordt de totale kostprijs van de samenstelling overgebracht naar het veld Kostprijs op het tabblad Prijzen. Indien u bij het bepalen van de verkoopprijs geen rekening wenst te houden met de kostprijs van de onderdelen, dan neemt u de kostprijs niet over. De marge is dan ook niet van toepassing op de kostprijs. Voorbeeld In dit voorbeeld is een samengesteld artikel Tuinset Orlando gecreëerd, bestaande uit 1 tafel, 4 lage stoelen, 1 parasol en 1 parasolvoet met watervulling. Het kenmerk van de samenstelling op het tabblad Algemeen is Order. Dit heeft als voordeel dat de samenstelling op het klantorder kan worden gewijzigd, b.v. omdat de klant 2 van de 4 lage stoelen wil vervangen door stoelen met hoge rug en als parasolvoet de voorkeur geeft aan een meer compacte, met beton gevulde voet. In geval van aanpassing wordt zowel de tekstuele omschrijving als de verkoopprijs automatisch mee gewijzigd. Indien het kenmerk van de samenstelling type Productie zou zijn, dan kan de samenstelling niet per klant worden gewijzigd, b.v. omdat de volledige tuinset in één gesloten verpakking wordt geïmporteerd en verkocht of omdat u een voorraadje wil opruimen. 5

10 Briljant Productie Zodra een artikel als onderdeel is ingevuld op een samengesteld artikel, dan verschijnt in het scherm Artikels een nieuw tabblad Onderdeel van. Dit tabblad toont alle samengestelde artikels waarin dit artikel als onderdeel is opgenomen. 6

11 Productie De prijsbepaling van een samengesteld artikel Menu Beheer, Artikels Nadat de basisgegevens van het samengestelde artikel zijn ingegeven, wordt de verkoopprijs bepaald. Deze verkoopprijs kan op meerdere manieren worden berekend, en dit naargelang de instellingen die u hebt uitgevoerd. Er zijn drie mogelijkheden: 1. de verkoopprijs staat volledig los van de aankoopprijs, b.v. omdat er veel werkuren nodig zijn voor de assemblage; 2. de verkoopprijs is gebaseerd op een marge die u eigenhandig toekent op de totale kostprijs van de samenstelling (m.a.w. de som van de individuele kostprijzen van alle onderdelen); 3. de verkoopprijs is de som van de individuele kostprijzen van alle onderdelen, vermeerderd met hun individuele winstmarge. Voor het toevoegen van een arbeidskost kunt u een artikel WERK creëren. Vul als benaming een punt (.) in en geef de verkoopprijs in. Neem het artikel WERK vervolgens op als onderdeel van een samenstelling. Als benaming wordt een punt afgedrukt i.p.v. "Werk". Om op artikels, die als onderdeel van een samenstelling worden gebruikt, een lagere winstmarge te nemen dan bij de losse verkoop ervan, gebruikt u de 1ste instelling. Voorbeeld Een geassembleerde PC is goedkoper dan de som van de individuele verkoopprijzen van de gebruikte onderdelen. Stel dat u op de onderdelen een winstmarge van 30% heeft ingegeven en als verkoopprijs voor de PC 20%. Een onderdeel dat los op een bon wordt gezet, verschijnt met zijn normale winstmarge van 30%. In de samenstelling van de PC wordt op dit onderdeel slechts 20% winst gerekend. Een samengesteld artikel heeft in principe nooit een leverancier. Vul dus op het tabblad Leveranciers niets in. 7

12 Briljant Productie Samengestelde artikels op offerte, order en aflevering Menu Verkopen, Offertes, Orders of Aflevering Een samengesteld artikel wordt op dezelfde manier als een enkelvoudig artikel op een offerte, een order of een aflevering ingevuld. Het type samenstelling bepaalt wat er vervolgens gebeurt of kan gebeuren. "Aanpasbaar" of "Niet aanpasbaar" betekent dat de inhoud van de samenstelling al dan niet kan worden aangepast aan de eisen van de klant. Type samenst. Op offerte Op order Op aflevering Productie Niet aanpasbaar Niet aanpasbaar Niet aanpasbaar Prod. met hoeveelh. Niet aanpasbaar Niet aanpasbaar Niet aanpasbaar Order Aanpasbaar Aanpasbaar Aanpasbaar Order + productie Aanpasbaar Aanpasbaar, productieopdracht klaargezet Niet meer aanpasbaar Ga verder op De samenstelling wijzigen op een offerte, order of aflevering. 8

13 Productie De samenstelling wijzigen op een offerte, order of aflevering Menu Verkopen, Offertes, Orders en Aflevering Een samengesteld artikel van het type Order of Order+Productie kan op een offerte, order of afleverbon inhoudelijk worden aangepast aan de wensen van de klant. Al naargelang de programma-instelling Omschrijving samenstelling overnemen zal de gewijzigde inhoud van de samenstelling in het veld Omschrijving worden getoond i.p.v. de artikelnaam. Gebruik deze instelling om op de offerte, order, aflevering of factuur enkel de artikelbenaming dan wel de samenstelling van het artikel af te drukken. Werkwijze 1. Vul een samengesteld artikel van het type Order of Order+Productie in op een offerte, order of aflevering. 2. Druk op F8 om de inhoud van de samenstelling te tonen. Het scherm Offerte, Order of Aflevering detail samenstelling opent. Dit scherm toont de onderdelen van de samenstelling. 3. U kunt de volgende wijzigingen aanbrengen in de samenstelling: artikels wijzigen. Wijzig de artikelcode of verwijder hem eerst met ESC (F3 voor de selectielijst); aantallen wijzigen; standaardprijs wijzigen of kortingen ingeven op onderdelen; de tekst in het veld Omschrijving aanpassen. artikellijnen verwijderen met F6; artikellijnen toevoegen. Ga met PIJL OMLAAG naar een nieuwe lijn en vul een nieuw artikel en het aantal in; een artikellijn tussenvoegen. Klik op de gewenste positie met de rechter muisknop en kies Lijn tussenvoegen. Vul het nieuwe artikel en het aantal in; een combinatie van de vorige wijzigen doorvoeren 4. Sluit het detailvenster met F8. De wijzigingen zijn opgeslagen, de tekstuele omschrijving en de prijs van het samengesteld artikel zijn aangepast. 9

14 Briljant Productie Voorbeeld In het voorbeeld van de tuinset hebben we de volgende aanpassingen gedaan: - het aantal lage stoelen gewijzigd van 4 naar 2. Tevens "2x" toegevoegd aan de omschrijving. - een nieuwe lijn tussengevoegd en 2 hoge stoelen ingevuld. Tevens "2x" toegevoegd aan de omschrijving. - de parasolvoet met watervulling gewijzigd in de voet met betonvulling - een nieuwe lijn toegevoegd met een bijzettafeltje van 8 waarvan we de prijs hebben gewijzigd in 6. Na afsluiting van het detailscherm ziet de orderlijn er als volgt uit (merk ook op dat de verkoopprijs is aangepast): Als een gewijzigde of nieuwe artikellijn in het detailscherm niet wordt bewaard, dan heeft dit één van de volgende oorzaken: - het aantal in het veld Onderdelen is niet ingevuld (0 onderdelen kan niet in een samenstelling); - de BTW-code is voor dit artikel niet ingevuld (in detailscherm kolom BTW-code tonen en invullen - beter is BTW-code invullen in artikelscherm); - u hebt geen artikelnummer gebruikt, maar een tekstartikel ingetikt in Omschrijving (tekstartikels kunnen niet als onderdeel van een samenstelling). 10

15 Productie Productie-opdrachten ingeven Menu Productie, Productie Samengestelde artikels hebben geen leverancier. Ze worden in voorraad gebracht d.m.v. productie-opdrachten. De manier waarop dit gebeurt, verschilt per type samenstelling: type Productie: de productie-opdracht wordt per order manueel ingegeven. Er is geen automatische verzameling van identieke artikels op meerdere orders; type Productie met hoeveelheid: idem type Order: er is geen productie-opdracht. Het artikel bestaat uit een verzameling onderdelen (b.v. benodigdheden die moeten worden meegenomen naar een werf); type Order+Productie: de productie-opdracht wordt automatisch gegenereerd zodra het artikel op een order wordt geplaatst. Voor iedere actie die u onderneemt (samengesteld artikel op order plaatsen, productie-opdracht genereren, onderdelen uit voorraad boeken, productie uitvoeren en afleveren aan klant) wijzigen een aantal voorraadtellers. Deze wijzigingen zijn afhankelijk van het type samenstelling en verschillen voor een samengesteld artikel en voor de onderdelen ervan. Zie Overzicht voorraadwijzigingen voor een volledig overzicht. Werkwijze vóór de productie Kies menu Productie, Productie. 1. Vul de velden Aantal en Artikel in (gebruik geen artikel met het kenmerk Order). De status wijzigt naar "Ingave". De onderdelen worden getoond op het tabblad Samenstelling. 2. Vul eventueel Datum productie voorzien in, samen met het aantal. U kunt uiteraard de productie spreiden over meerdere dagen. 3. Indien u de benodigde onderdelen voor deze opdracht reeds uit de voorraad wil boeken, vink dan Uit voorraad aan. De status wijzigt in "In productie". U kunt dit ook op een later tijdstip doen, met het risico dat de onderdelen dan voor een andere productie zijn gereserveerd. Vraag de lijst met de tekorten op met de knop Print lijst tekorten <F10> of met Preview lijst tekorten <SHIFT+F10>. Deze lijst geeft aan welke artikels niet beschikbaar zijn om deze productie af te werken en stelt de juiste actie voor, b.v. "Bestel". 4. Genereer indien nodig de benodigde bestelbonnen met de knop Bonnen onderdelen <F7>. 5. Druk de nodige documenten af (lay-outs voor Productiebon, Etiket,...). 11

16 Briljant Productie Werkwijze na de productie 1. Heropen de productiebon en klik op het tabblad Geproduceerd. 2. Vul Datum en het Aantal geproduceerd in. Het geproduceerde aantal is nu in de inventaris terecht gekomen. Zodra dit aantal overeenkomt met het totaal te produceren aantal, wordt het veld Volledig geproduceerd automatisch aangevinkt. De status wijzigt in "Geproduceerd". 3. Indien er meer onderdelen zijn verbruikt dan normaal berekend, dan kunt u de voorraad aanpassen op het tabblad Uit voorraad. Corrigeer de voorraad in min of meer door de aantallen in het veld Onderdelen te wijzigen. U kunt ook nog manueel de statussen "Wacht" en "Vrijgegeven" instellen. 12

17 Productie 13

18 Briljant Productie Overzicht voorraadwijziging Het werken met samengestelde artikels heeft ingrijpende gevolgen in het beheer van de voorraad. De voorraadwijziging is bovendien afhankelijk van het type van de samenstelling én van het feit of het artikel een samenstelling (tabel 1) of een onderdeel van een samenstelling (tabel 2) is. Deze 2 tabellen geven het overzicht van de interacties tussen de verschillende bonnen en de voorraadbewegingen. De markering + of -- betekent dat de waarde in het voorraadstadium stijgt of daalt. 1. Overzicht samengestelde artikels VOORRAADSTADIA Type samenst. Type bon Voorziene productie. In productie Inventaris Backorder klanten Op afleverbon Gereserv. voorraad Beschikbaar Theoretisc stock PRODUCTIE Order + -- ingave uit voorraad geproduceerd Aflevering PROD.+HOEV. Order + -- ingave uit voorraad geproduceerd ORDER Aflevering Order ingave uit voorraad geproduceerd -- Aflevering + -- ORDER+PROD. Order

19 Productie ingave uit voorraad geproduceerd Aflevering Overzicht artikels die als onderdeel zijn gebruikt VOORRAADSTADIA Type samenst. Type bon Voorziene productie. In productie Inventaris Backorder klanten Op afleverbon Gereserv. voorraad Beschikbaar Theoretisc stock PRODUCTIE Order ingave uit voorraad geproduceerd Aflevering PROD.+HOEV. Order ingave uit voorraad geproduceerd Aflevering ORDER Order ingave uit voorraad geproduceerd Aflevering + -- ORDER+PROD. Order

20 Briljant Productie ingave uit voorraad geproduceerd Aflevering 16

21 Productie Reeksen productiebonnen drukken Menu Productie, Productiebonnen Een individuele productiebon kan worden afgedrukt vanuit het scherm waarin hij wordt aangemaakt. Het is eveneens mogelijk reeksen bonnen of etiketten af te drukken. Werkwijze Kies menu Productie, Productiebonnen. 1. Vul de velden Productieboek Van... Tot en Productienr Van... Tot in. 2. Kies de gewenste lay-outs en druk op de knop Print. 17

22 Briljant Productie Productielijsten afdrukken Menu Productie, Productielijst Deze lijsten zijn volledig configureerbaar op de tabbladen Selectie en Lay-out. De gegevenskolommen zijn instelbaar met Beheer kolommen. 18

23 Index P Productie Bonnen afdrukken Instellingen... 2 Lijsten Prijsbepaling... 8 Productie-opdracht Samengestelde artikels creëren... 6 Samenstelling wijzigen Samenstelling wijzingen... 9 Soorten samenstellingen... 4 Voorraadwijzigingen Werken met productie