Briljant Urenregistratie

Transcriptie

1 Briljant Urenregistratie

2

3 Inhoud 1. Urenregistratie... 1 Werken met urenregistratie... 1 De instellingen voor de urenregistratie... 2 Het ingeven van uren... 4 Uren ingeven met de prikklok... 6 Uren rechtstreeks op de bonnen ingeven... 7 Uren koppelen aan bonnen... 8 Uren factureren... 9 Lijsten uren afdrukken Index...11 i

4

5 Urenregistratie Werken met urenregistratie De module Urenregistratie geeft u controle over de prestatie-uren van u en uw medewerkers. Deze uren kunnen al dan niet worden gefactureerd indien toegewezen aan een aflevering of aan een herstelling. Per werknemer en per job hebt u lijsten ter beschikking van de gepresteerde uren, zowel in detail als in totaal. Het ingeven van de uren kan op drie manieren: 1. in het scherm Beheer. De klassieke manier van ingeven, t.t.z. de job en de begin- en eindtijden worden manueel ingetikt, hetzij door de werknemer zelf, hetzij door één persoon voor alle werknemers; 2. met de prikklok in het scherm Ingave uren. Voor gebruik in ateliers en werkplaatsen (b.v. garages). De registratie wordt gestart en gestopt met de barcodescanner. 3. rechtstreeks op de bonnen voor orders, afleveringen, herstelling en productie. De integratie van de urenregistratie in Briljant Administrator zorgt voor een eenvoud van ingave, een souplesse in factureren en een uitgebreide rapportering die het werken met een systeem van spreadsheets ver overstijgt. De urenregistratie werkt met uren en minuten. Decimale ingave is niet mogelijk. Ga naar Instellingen om de urenregistratie te configureren. 1

6 Briljant Urenregistratie De instellingen voor de urenregistratie Het opstarten van een geïntegreerd systeem voor urenregistratie betekent meestal een vergaande ingreep in de administratie. Bij de creatie van een nieuw dossier, gebaseerd op het meegeleverde Standaarddossier, is Administrator niet geconfigureerd voor urenregistratie, omdat vrijwel alle parameters (werknemers, uurroosters, jobs en uurprijzen) specifiek zijn voor het bedrijf. Een voorafgaande bespreking met een Briljant consultant om alle aspecten te evalueren, is meestal de aangewezen manier om snel en efficiënt met de urenregistratie van start te gaan. Basisinstellingen 1. Werknemers: alle werknemers die voor urenregistratie in aanmerking komen, dienen eerst te worden gedefinieerd. 2. Jobs: een onbeperkt aantal jobs kan worden aangemaakt. Een job is al dan niet factureerbaar, d.w.z. hij kan al dan niet op een afleverbon terecht komen. 3. Uurregeling: per werknemer kan een individueel uurrooster worden aangemaakt. Indien niet, dan geldt het algemene uurrooster voor alle werknemers. 4. Diverse instellingen: verplicht in te vullen velden, toegankelijkheid van soorten bonnen, scanner instellen, Menu Instellingen, Basisbestanden, tabblad Personeel Kies menu Instellingen, Basisbestanden, tabblad Personeel. Definieer de werknemers in de kolommen Nummer, Naam en eventueel KP uurloon EUR. In een omgeving met frequente personeelswisselingen, kan voor Nummer en Naam beter geen initialen en de naam worden ingeven, maar een volgnummer. 2. Menu Instellingen, Basisbestanden, tabblad Job Kies menu Instellingen, Basisbestanden, tabblad Job. Code: vul de jobcode in (8 kar.), b.v. ASS voor Assemblage. Omschrijving: vul de omschrijving van de job, b.v. Assemblage. Rekeningnr: vul de grootboekrekening in waarop deze jobfacturatie wordt geboekt. BTW-code: vul de van toepassing zijnde BTW-code in. Indien u deze code voor factureerbare jobs niet invult, dan moet u hem telkens op de afleverbon invullen. Dagcode: vrij in te vullen codes voor rapportering aan het sociaal secretariaat, b.v. ZK voor Ziekteverlof, WD voor Werkdag, KL voor Klein verlof,... Factureren: bepaalt of deze job al dan niet op een artikellijn op een afleverbon kan terechtkomen. Tabblad VP Uurloon: vul in ieder geval voor de factureerbare jobs de verkoopprijs van een uur in. De beschikbare prijscategorieën worden getoond. Met Beheer kolommen kunt u tevens de voorgedefinieerde valuta tonen en invullen. Tabblad Teksten: vul hier ofwel een meer uitgebreide tekstuele omschrijving in, ofwel een omschrijving per taal. Deze teksten worden per artikellijn gebruikt in de kolom Omschrijving op de bonnen. 3. Menu Instellingen, Invoice, tabblad Uurregeling In dit scherm kunt u per werknemer een individueel uurrooster opbouwen. De werknemer moet uiteraard reeds zijn aangemaakt onder 1. Bij urenregistratie met de barcode scanner zal het programma automatisch de ingegeven pauzetijden mee opnemen. 4. Menu Instellingen, Invoice, tabblad Uren Kostprijs uurloon: dit uurloon wordt voor alle werknemers gehanteerd, tenzij u onder Personeel (1.) individuele uurlonen heeft ingegeven. 2

7 Urenregistratie Verplicht in te vullen velden: velden Project, Job, Tekst en Bon. Indien aangevinkt is de gebruiker verplicht dit veld in te vullen. Overnemen op volgende lijn: voor versnelde ingave. De velden Klant, Bon en Job worden automatisch overgenomen op de volgende lijn. Gebruikte bonnen: duidt aan voor welke soort bonnen de urenregistratie wordt ingeschakeld. U kunt beperken tot enkel openstaande bonnen of volledige of gefactureerde/klaar om te factureren bonnen. Uren rechtstreeks op bon ingeven: indien aangevinkt, dan zijn de velden toegankelijk op het tabblad Uren op de betreffende bonnen. U kunt dan uren rechtstreeks op de bon ingeven of reeds ingegeven uren wijzigen. Indien uitgevinkt, dan zijn deze velden niet toegankelijk voor input of wijziging. Scanveld: voor initialiseren van de barcode scanner in het scherm Ingave uren. Minimum- en maximumduur: het systeem aanvaardt geen tijdsduur minder, c.q. meer dan de opgegeven waarden. Default boek: vul het standaard urenboek in. Boek vast: indien aangevinkt, kan het default boek tijdens de ingave niet worden gewijzigd. Met lijnnr: iedere ingavelijn krijgt een ingavenummer. Ingelogde gebruiker als persoon invullen: indien aangevinkt, dan wordt in de schermen Uren, Beheer en Ingaven uren, de ingelogde gebruiker automatisch als persoon ingevuld. (Te gebruiken op kantoren waar iedere gebruiker zijn eigen tijdsgebruik registreert.) Duur max. 8u/dag. Rest naar verplaatsingstijd: indien meer dan 8 uren per dag worden ingegeven, dan wordt het resterende gedeelte automatisch als verplaatsingstijd geregistreerd. Uren per persoon overnemen: indien aangevinkt, dan worden de uren bij het overhalen naar bonnen, opgesplitst per persoon. Tijdsregistratie brieven en Job brieven: activeert het systeem van tijdsregistratie in het scherm Brieven. Geef tevens de job waaraan waarop deze geregistreerde tijden worden toegewezen. (Dit systeem is bestemd voor service desks.) 3

8 Briljant Urenregistratie Het ingeven van uren Menu Uren, Beheer Uren worden ingegeven per werknemer, waarbij u de mogelijkheid heeft bepaalde ingegeven waarden (datum, klant, bon, job) over te halen naar de volgende werknemer. Hierdoor wordt de ingave aanzienlijk versneld. Werkwijze Kies menu Uren, Beheer. Het scherm Uren opent. Voor vrijwel alle kolommen is de selectielijst met F3 beschikbaar. 1. Klik in de maandkalender op de dag waarvoor u uren wil ingeven. De huidige dag wordt als default voorgesteld. 2. Vul de code in het veld Persoon in. 3. Vul in de kolom Van de begintijd in (met voorloopnul voor uren van 0 tot 9). 4. Vul in de kolom Tot de eindtijd in. De kolom Duur wordt automatisch ingevuld. 5. Vul in de kolom Soort Kla/Lev de letter "K" of "L" in naargelang u uren wil ingeven op een klant of een leverancier. Indien u enkel op klanten ingeeft, dan kunt u deze kolom verbergen en onmiddellijk het klantnummer ingeven in Klant/Leverancier. 6. Vul in de kolom Klant/Leverancier het klant- of leveranciersnummer in. 7. Vul in de kolom Bonnr het bonnummer in. 8. Vul in de kolom Job de jobcode in. 9. Vul in de kolom Project eventueel de projectcode in. Deze kolommen volstaan voor een standaard urenregistratie. Controleer met Beheer kolommen welke kolommen nog beschikbaar zijn en pas de lay-out van uw scherm aan voor een meer gedetailleerde ingave. Ga naar de volgende lijn voor de volgende ingave. U kunt nu: ofwel opnieuw de kolom Van invullen indien de begintijd niet aansluit op de vorige eindtijd; de kolom Duur invullen. De kolom Van wordt automatisch opgevuld. Gebruik deze werkwijze voor aaneen sluitende uren. Ingeven uren voor de volgende persoon Indien de in te geven prestaties voor de volgende persoon gelijkaardig zijn aan die van de eerste registratie ( b.v. arbeiders van dezelfde ploeg op dezelfde werf), vul dan in Kopieer prestaties de velden Naar persoon en Naar datum in (bij blanco datum wordt de datum overgenomen). Vink tevens aan of u de gegevens over Klant, Bon en/of Job wenst over te nemen. Druk op de knop Kopieer <F7> om de huidige registratie naar de volgende persoon te kopiëren. U kunt de uren die met bonnummer zijn ingegeven, bekijken op het tabblad Uren in het ingavescherm van de bon. De overige uren (zonder bonnummer) kunt u aan een bon koppelen. 4

9 Urenregistratie 5

10 Briljant Urenregistratie Uren ingeven met de prikklok Menu Uren, Ingave uren Voor een werkomgeving waar de uitvoering van de taken wordt aangestuurd vanuit werkbonnen (afleveringen, herstellingen, productie,...), kan de tijdsregistratie vanaf deze bonnen worden gestart en gestopt. De ingavevelden kunnen manueel of met behulp van de barcode scanner worden ingevuld. Werkwijze manueel Kies menu Uren, Ingave uren. Het scherm Ingeven uren opent. De huidige datum en tijd worden voorgesteld. 1. Vul de velden Persoon, Boek, Bon, Klant, Project, Job in en start de registratie met F5. De velden Bon, Project en Job kunnen als verplicht in te vullen worden ingesteld. 2. Om de registratie te beëindigen, vul de personeelscode opnieuw in het veld Persoon in en druk op F5. Uiteraard kunnen andere personen andere jobs opstarten voor registratie, hetzij op hetzelfde werkstation, hetzij op een ander werkstation. Werkwijze met scanner Voor het invullen van het veld Persoon wordt aan iedere werknemer een badge met individuele barcode ter beschikking gesteld. Voor het invullen van de overige velden wordt d.m.v. document lay-out voor ieder veld een barcode op de werkbon afgedrukt. Voor deze configuratie en de bijhorende document lay-outs maakt u best een afspraak met een Briljant consultant. 6

11 Urenregistratie Uren rechtstreeks op de bonnen ingeven Menu Verkopen, Offertes, Orders en Afleveringen Voor situaties waarin het nodig is de uren rechtstreeks op de bon in te geven (of de bestaande registraties te wijzigen), dient u eerst de instelling Uren rechtstreeks op bon ingeven te wijzigen. Vanaf dan zijn de ingavevelden op het tabblad Uren toegankelijk. 7

12 Briljant Urenregistratie Uren koppelen aan bonnen Menu Verkopen, Afleveringen Om factureerbare uren te kunnen factureren moeten ze aan een afleverbon zijn toegewezen. Er zijn twee mogelijkheden: 1. de afleverbon is reeds ingevuld bij de ingave van de uren. Deze uren zijn zichtbaar op het tabblad Uren in het scherm Afleveringen; 2. enkel de klant, maar niet de afleverbon is ingevuld bij de ingave van de uren. Deze uren zijn niet zichtbaar op het tabblad Uren in het scherm Afleveringen. Deze uren kunt u oproepen vanuit de bon en koppelen aan de geopende bon. Werkwijze uren koppelen Kies menu Verkopen, Afleveringen. 1. Open een bestaande of een nieuwe afleverbon. 2. Klik op het tabblad Uren. Bij een reeds bestaande bon kunnen hier uren vermeld staan. Bij een nieuw bon is dit tabblad blanco. 3. Klik op de knop Koppel uren <CTRL+F10> (onderaan op het scherm). Het scherm Uren koppelen opent en toont alle niet aan een bon toegewezen uren voor deze klant. U kunt selectiecriteria invullen voor data, persoon, job en project. 4. Klik op de knop Selecteer alles <F9> of vinkt de gewenste uren aan in de kolom Koppel aan bon. 5. Sluit het scherm Uren koppelen. De geselecteerde uren zijn aan de afleverbon toegewezen. 8

13 Urenregistratie Uren factureren Menu Verkopen, Afleveringen Factureerbare uren kunnen worden gefactureerd op afleverbonnen en op herstelbonnen (module Service). De op het tabblad Uren vermelde uren worden overgehaald naar een artikellijn op het tabblad Artikels en vervolgens in de facturatie als een gewoon artikel behandeld. Er zijn twee mogelijkheden: 1. de uren worden in detail overgehaald. Ze worden per job samengeteld en als artikel weergegeven. 2. alle uren van alle jobs worden samengeteld en in een te stellen verzameljob als artikel weergegeven (Zie instelling Job voor totaal aantal uren). Werkwijze Kies menu Verkopen, Afleveringen. 1. Open de te factureren afleverbon. U kunt op het tabblad Uren de gekoppelde uren controleren en eventueel nog bijkomende uren aan deze bon koppelen. 2. Druk op CTRL+SHIFT+U om het venster Overnemen uren te openen. Dit venster toont alle aan deze afleverbon gekoppelde uren, samengevat per job. De kolom Factureren is automatisch aangevinkt voor alle uren. Door ze af te vinken kunt u bepaalde jobs uitsluiten voor deze facturatie. 3. Klik op de knop Overnemen detail <F7> of Overnemen totaal <F8>. De geselecteerde uren worden overgehaald naar een artikellijn op het tabblad Artikels, hetzij iedere job als apart artikel, hetzij in een algemene verzameljob. Aantallen en prijzen zijn toegankelijk voor wijziging. 9

14 Briljant Urenregistratie Lijsten uren afdrukken Menu Uren, Lijst uren, Detail of Totalen werknemer Er zijn twee lijsten ter beschikking: 1. menu Uren, Lijst uren, Detail: via tabbladen Selectie en Lay-out configureerbare lijst; 2. menu Uren, Totalen werknemer: een lijst met selectiemogelijkheden per werknemer. 10

15 Index U Uren Factureren Ingeven... 5 Ingeven met prikklok... 7 Ingeven op bonnen... 8 Instellingen... 2 Koppelen aan bonnen... 9 Lijsten Werken met urenregistratie