OWI Gemeente Delft. VER7nhInt7',' I It Fr: Geachte leden van de gemeenteraad

Transcriptie

1 Archief Delft Retouradres Erfgoed Delft e.o., Postbus 78, 2600 ME Delft Aan de eden van de gemeenteraad OWI Gemeente Delft bezoekadres: Oude Delft HR Delft Behandeld door mr. drs. G.J.M. Blom Telefoon Fax bblom delft.n1 Internet Centrele nummers: Telefoon /23 41 Fax VER7nhInt7',' I It Fr: Datum Onderwerp verslag Archiefwettelijk toezicht 2015 Ons kenmerk Uw brief van Uw kenmerk Bijlage 2 Geachte leden van de gemeenteraad Hierbij doen wij u, in het kader van artikel 9 van de archiefverordening, toekomen het verslag dat is uitgebracht door onze gemeentearchivaris. Dit verslag is tevens opgemaakt in verband met de uitvoering van de in september 2014 met de Provincie Zuid-Holland gesloten bestuursovereenkomst IBT. Aan de hand van de geconstateerde aandachtspunten is een actieplan opgesteld waarin specifiek is aangegeven welke actie is voorzien om verbetering aan te brengen. De voltooiing van de nieuwbouw voor Archief Delft is in de loop van 2017 voorzien. Hoogachtend, het college van b rgemee er en wethouders van Delft,, burgemeester J.M. van Bijsterveidt-Viiege urs. Andriessen Ls.

2 Verslag ten behoeve van horizontale verantwoording Uitvoering Archiefwet 1995 op grond van de VNG archief KPI s Gemeente Delft mei 2016 Opgesteld door gemeentearchivaris Delft Aan: college van Burgemeester en Wethouders Delft Inhoudsopgave pagina Geleidebrief 2 Samenvattend 3 KPI verslag 1. Lokale regelgeving 6 2. Interne kwaliteitszorg en toezicht 7 3. Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid archiefbescheiden 8 4. Digitale archiefbescheiden 9 5. Vernietiging en vervreemding van archiefbescheiden Overbrenging van archiefbescheiden naar de openbare archiefbewaarplaats Archiefruimten, archiefbewaarplaatsen en e-depots Ter beschikking stelling van naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden Rampen, calamiteiten en veiligheid Middelen en mensen 14 Pagina 1

3 Geacht college, Hierbij doe ik u toekomen het verslag 2015 met een verantwoording over het beheer van de archiefbewaarplaats en een verslag van het uitgevoerde toezicht op het gevoerde archief- en informatiebeheer in uw gemeente. Het college van Burgemeester en Wethouders is ingevolge artikel 30 Archiefwet zorgdrager voor de gemeentelijke archiefbescheiden en dient daar in eerste instantie verantwoording over af te leggen aan de gemeenteraad. Dit gebeurt door middel van een jaarlijks verslag. Het college legt in dat kader het verslag over dat door de gemeentearchivaris aan hen is uitgebracht in verband met het beheer van de archiefbewaarplaats en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. De gemeentearchivaris brengt eenmaal per jaar verslag uit aan burgemeester en wethouders betreffende de uitoefening van het toezicht. Bijgaand verslag schetst een beeld van de stand van zaken van het archief- en informatiebeheer bij de gemeente Delft en de mate waarin de gemeente voldoet aan de vereisten van de Archiefwet Daarbij is gebruik gemaakt van het raamwerk van Kritische Prestatie Indicatoren (KPI s) archieven dat de VNG heeft ontwikkeld in het kader van de nieuwe Wet Revitalisering Generiek Toezicht (RGT). Volgens de wet RGT dient het horizontale toezicht door de gemeenteraad te worden versterkt. De provincie maakt gebruik van dezelfde informatie bij de uitoefening van haar toezichttaak. De provincie dient dan ook het verslag na vaststelling te ontvangen. Het voor u liggende verslag is het derde KPI jaarverslag dat u van mij ontvangt. Het verslag is, in overleg met de interbestuurlijk toezichthouder, wat later gereed gekomen. Dit heeft te maken met de in het voorjaar 2016 uitgevoerde impactanalyse. De in dit verslag gemaakte aanmerkingen zijn bij deze impactanalyse betrokken en vormen de basis voor de verbeteracties die komende jaren worden uitgevoerd. Veel van de in voorgaande jaren geconstateerde zaken zijn blijven liggen en worden nog steeds als tekortkoming geconstateerd. De algemene lijn is dat aspecten van archief- en informatiebeheer versnipperd is georganiseerd waardoor er moeilijk regie is te voeren. Zo bestaat er geen Strategisch Informatie Overleg, waarin belangrijke uitgangspunten en richtlijnen voor beheer (bewaren, beveiligen, vernietigen etc.) worden vastgesteld en is er geen overzicht van waar, welke informatie, zich bevindt en wat voor beheersmaatregelen genomen moeten worden om het beheer in control, conform de wettelijke normen, te brengen. Nu de gemeente meer digitaal wil gaan werken zal de basis op orde moeten komen en zal de architectuur zodanig ingericht moeten worden dat het archief- en informatiebeheer in control komt. Ik hoop dat het plan van aanpak dat naar aanleiding van de impactanalyse tot stand gaat komen hier aan gaat bijdragen. Archief is procesgebonden informatie en daarmee sterk verbonden aan de werkprocessen die door de gemeentelijke organisatie worden uitgevoerd. Deze uitvoering is mensenwerk en daarmee is de discipline om tot een goed archief- en informatiebeheer te komen bovenal onderdeel van de bedrijfscultuur. Verder zullen met de ontwikkelingen rondom het e-depot er kansen ontstaan om meer informatie, eerder dan de archiefwettelijke termijn van 20 jaar, actief voor burgers te ontsluiten. Het is van belang Archief Delft nauwer met de gemeentelijke organisatie te verbinden en de krachten op het op orde brengen van de informatiehuishouding gezamenlijk op te pakken. Graag ontvang ik uw reactie op dit verslag en word ik geïnformeerd over uw verantwoording aan de gemeenteraad en de toezending van het verslag aan de provinciale toezichthouder. Uiteraard ben ik bereid het verslag nader toe te lichten. Hoogachtend Bennie Blom Gemeentearchivaris Pagina 2

4 Samenvattend Hoofdstuk 1: Lokale regelgeving De archiefverordening en het besluit informatiebeheer zijn vastgesteld. Het verdient aanbeveling deze te actualiseren aan de hand van de nieuw opgestelde modellen door BRAIN. Er is geen vastgestelde beleidsvisie op het gebied van archief- en informatiebeheer. Er is nog geen Strategisch Informatieoverleg geïmplementeerd. Het vakgebied is in beweging er zijn veel ontwikkelingen die impact hebben op het archief- en informatiebeheer zoals de Wet Datalekken, Wet Hergebruik Overheidsinformatie en de op stapel staande nieuwe Wet Open Overheid en Omgevingswet. Er ontbreekt op strategisch niveau afstemming van de verschillende informatiedisciplines. Hoofdstuk 2: Interne kwaliteitszorg en toezicht Het ontbreken van een integraal kwaliteitszorgsysteem voor archiefbescheiden kan worden aangemerkt als taakverwaarlozing. Advies is een integraal kwaliteitszorgsysteem te ontwikkelen. Daarbij kan de handreiking KIDO als basis gebruikt worden voor een te ontwikkelen systematiek. Hoofdstuk 3: Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid archiefbescheiden Er bestaat een overzicht van (te bewaren) analoge archiefbescheiden, hiervoor wordt gebruik gemaakt van inventaris- en plaatsingslijsten. De Gemeente Delft beschikt nog niet over een vastgesteld en geïmplementeerd metadataschema volgens NEN-ISO :2006 en NEN-ISO :2007. Inmiddels wordt kennis opgedaan van het metadataprofiel TMLO dat door KING is ontwikkeld. Hoofdstuk 4: Digitale archiefbescheiden De verdere uitvoering van het Handboek vervanging WWB heeft aandacht nodig, bij het opstellen van een generiek handboek is het daarom aan te bevelen de audit niet tweejaarlijks maar jaarlijks uit te voeren. Digital born documenten vallen veelal buiten het regime van de Archiefwet Er zijn meer dan 500 applicaties in gebruik, maar het is onduidelijk in welke applicaties archiefwaardig materiaal wordt opgeslagen. Na een inventarisatie is een volgende stap te kijken welke archiefwaardige gegevens zich in deze applicaties bevinden en hoe hier mee om te gaan. Geadviseerd wordt de inventarisatie van de archiefwaardigheid van de gegevens in de applicaties op te nemen in een verbeterplan archief- en informatiebeheer waarin ook een planning en verwachte realisatietermijn wordt opgenomen. Er is geen tool voor het archiveren van websites en social media. aanbeveling is dit zo spoedig mogelijk te organiseren. Hoofdstuk 5: Vernietiging en vervreemding van archiefbescheiden In vorige KPI verslagen is geadviseerd om een facultatieve stukkenlijst op te stellen. Dit is niet gebeurd in Advies blijft het opstellen van een facultatieve stukkenlijst op te nemen in een verbeterplan archief- en informatiebeheer. Zo n lijst kan vervolgens in een in te stellen Strategisch Informatieoverleg worden vastgesteld. Pagina 3

5 Verseon kan ingericht worden conform NEN 2082, echter dat is (nog) niet gebeurd waardoor vernietigen uit Verseon niet goed mogelijk is. Advies is om de vernietiging structureel in te richten in het systeem. Er ontbreekt een overzicht van applicaties met archiefwaardig materiaal. Daarmee is ook geen inzicht in welke applicaties beheer conform NEN2082 is ingericht en of vernietiging van gegevens plaats kan vinden. Er is hier een groot risico op onrechtmatige verwerking (doordat niet wordt voldaan aan de vernietigingsplicht) van gegevens. Er is sprake geweest van onrechtmatige vernietiging van dossiers. Door stopzetten van deze vernietiging is de onrechtmatigheid inmiddels opgeheven. Hoofdstuk 6: Overbrenging en vernietiging van archiefbescheiden Door ruimtegebrek in de archiefbewaarplaats wordt er de laatste 15 jaar nauwelijks iets overgebracht. Archiefblokken zijn wel geïnventariseerd en klaar gemaakt voor overbrenging. Deze achterstand in overbrenging wordt opgelost met de realisatie van een nieuwe archiefbewaarplaats in de loop van Archieven van opgeheven verbonden partijen dienen, voor liquidatie, in goede, geordende en toegankelijke staat te worden afgesloten en overgebracht naar Archief Delft of, indien mogelijk, ter beschikking te worden gesteld, aan de rechtsopvolger die de taken heeft overgenomen. Het is aan te bevelen dit in het liquidatieplan op te nemen Hoofdstuk 7: Archiefruimten, archiefbewaarplaatsen en e-depots De archiefbewaarplaats aan de Oude Delft 169 in Delft voldoet niet aan de wettelijke eisen, er is sprake van een gedoogsituatie vanuit de Provincie. In 2017 komt de nieuwbouw van een archiefbewaarplaats in de Harnaschpolder gereed. Begin 2016 start Archief Delft samen met het gemeentearchief Schiedam, onder de paraplu van Archief 2020, een pilot om kennis te krijgen van de voorwaarden die nodig zijn voor een implementatie voor een e-depot. Er is echter nog geen structureel budget voor het realiseren en beheren van een e-depot vrijgemaakt. Hoofdstuk 8: Ter beschikking stelling van naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden Na overbrenging van de archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats is de informatie in principe openbaar en gratis te raadplegen. Steeds meer historische informatie komt 24/7 beschikbaar op internet. Hoofdstuk 9: Rampen, calamiteiten en veiligheid Archief Delft beschikt over een concept-calamiteitenplan voor de archiefbewaarplaats. Dit zal moeten worden herzien als de nieuwbouw in 2017 gereed is Pagina 4

6 Hoofdstuk 10: Middelen en mensen Er is geen duidelijk inzicht in of de beschikbare middelen, voor de gehele archief- en informatiefunctie, voldoende zijn. Dat inzicht kan worden verkregen door de gehele archief- en informatiefunctie opnieuw te positioneren en de benodigde activiteiten in kaart te brengen. Pagina 5

7 1. Lokale regelgeving Voldoen de gemeentelijke regelingen aan de wettelijke eisen? In eerdere verslagen is aangegeven dat de gemeente Delft door vaststelling van een Archiefverordening en een besluit Informatiebeheer voldoet aan de archiefwettelijke regels. De verordening is vastgesteld op 28 juni 2012 door de gemeenteraad en het besluit Informatiebeheer is vervolgens in werking getreden na vaststelling op 15 mei Inmiddels zijn de regelingen bijna 5 jaar oud en is er op het gebied van archief- en informatiebeheer een en ander gewijzigd. Vraag is dan ook of de regelingen nog actueel zijn. Bij het schrijven van dit verslag zijn er nieuwe model Archiefverordeningen beschikbaar gekomen, opgesteld door de brancheorganisatie BRAIN. Het is aan te bevelen de huidige Archiefverordening en het besluit Informatiebeheer te actualiseren. Met de afsluiting van de archiefbewaarplaats in het gebouw Torenhove en de verhuizing naar de gemeentelijke archiefbewaarplaats van Schiedam is er in ieder geval aanleiding het besluit Informatiebeheer aan te passen op dit punt 1. Eerder is aangegeven dat het de gemeente Delft ontbreekt aan een beleidsvisie op het gebied van archief- en informatiebeheer. Dat is gezien de grote wijzigingen op dit gebied noodzakelijk. In 2014 is een eerste concept opgesteld die in 2015 zou worden vastgesteld. Dit is echter nog steeds niet gebeurd. Eind 2015 is er een traject gestart naar de toekomst van de archieffunctie (waar het betreft nog niet overgebrachte archiefbescheiden) en het invoeren van het digitaal werken. Bij het schrijven van dit verslag is er een zogenaamde impactanalyse gaande waarin verdere besluitvorming wordt voorbereid. Steeds vaker wordt samenwerking gezocht op het uitvoeren van gemeentelijke taken of wordt de uitvoering verzelfstandigd of in ketens georganiseerd. Het is daarbij van belang het archief- en informatiebeheer goed te regelen. Als zorgdrager blijft het college vaak verantwoordelijk voor de informatie (bijvoorbeeld bij de Omgevingsdienst). Ook als een samenwerkingsverband stopt dan dient er goede afsluiting en overdracht van archief- en informatiebeheer plaats te vinden. Naast de Archiefwettelijke normen spelen er tal van zaken op het gebied van de Wet Bescherming Persoonsgegevens. Onlangs is de Wet Datalekken in werking getreden en het niet goed beheren kan dan een onrechtmatige verwerking opleveren (bijvoorbeeld het niet tijdig vernietigen). Het is aan te bevelen deze zaken op te nemen in het oprichtingsplan, samenwerkingsovereenkomsten en liquidatieplan. Een adequaat informatiebeheer maakt een soepele bedrijfsvoering mogelijk, zorgt dat een organisatie zijn rechten en plichten en die van andere partijen kent, dat zij transparant kan opereren en verantwoording kan afleggen over haar handelen. Tenslotte wordt zodoende een blijvende bewaring veilig gesteld van informatie met (cultuur-)historische waarde. De laatste jaren is maar ook de komende jaren zal digitale informatievoorziening steeds belangrijker worden, niet alleen voor de interne bedrijfsvoering maar ook in het kader van transparante overheid. Zo kan bijvoorbeeld een ieder met een beroep op de Wet Hergebruik van Overheidsinformatie een beroep doen op die informatie. Overheidsinformatie wordt daarbij gezien als katalysator van economische ontwikkelingen. Naast deze openheid bestaat er ook bescherming van gegevens bijvoorbeeld in verband met de privacy. In het in 2012 gewijzigde archiefbesluit is het Strategisch Informatieoverleg (SIO) geïntroduceerd. Inmiddels is dit SIO in het nieuwe model Besluit Informatiebeheer opgenomen 2. In dit overleg worden vraagstukken belegd over het functioneren en de kwaliteit van de informatiehuishouding. In het SIO vindt de ketengerichte belangenafweging in de informatiehuishouding plaats. Het is daarbij zaak dat alle relevante kennis en expertise in het informatiedomein bijeen worden gebracht door besluitvormers, beleidmakers, inhoudelijk deskundigen, ICT-specialisten, archivarissen en documentair informatiespecialisten. Hierdoor wordt - in samenhang - het beheer van informatie georganiseerd. Daarnaast heeft een SIO in enkele archivistische situaties een wettelijk verplichte functie. In 2015 is tot het instellen en functioneren hiervan een handreiking 3 verschenen. Dit SIO dient conform het Archiefbesluit geformaliseerd te worden. 1 Bij besluit van het College van B&W is op 23 februari 2016 is inmiddels dit besluit op dit punt formeel aangepast. 2 In het nieuwe model Besluit Informatiebeheer van LOPAI/BRAIN wordt hierin voorzien in artikel 2 (zie: Pagina 6

8 Met de gemeenten Rijswijk, Pijnacker-Nootdorp en Midden-Delfland is er een lichte Gemeenschappelijke Regeling inzake het archiefbeheer van overgebrachte archieven en toezicht op de niet overgebrachte archieven afgesloten. De gemeentearchivaris van Delft is benoemd tot gemeentearchivaris van deze gemeenten. De archiefbewaarplaats van de gemeente Delft is aangewezen. Het is duidelijk dat de bestaande regelingen niet voorzien in de overbrenging van digitaal archiefmateriaal naar een te realiseren e-depot. In de respectievelijke KPI verslagen van deze gemeenten is eveneens aanbevolen tot de inrichting van een Strategisch Informatieoverleg om zo tijdig op de ontwikkelingen te kunnen inspelen. De archiefverordening en het besluit informatiebeheer zijn vastgesteld. Het verdient aanbeveling deze te actualiseren aan de hand van de nieuw opgestelde modellen door BRAIN. Er is geen vastgestelde beleidsvisie op het gebied van archief- en informatiebeheer. Er is nog geen Strategisch Informatieoverleg geïmplementeerd. Het vakgebied is in beweging er zijn veel ontwikkelingen die impact hebben op het archief- en informatiebeheer zoals de Wet Datalekken, Wet Hergebruik Overheidsinformatie en de op stapel staande nieuwe Wet Open Overheid en Omgevingswet. Er ontbreekt op strategisch niveau afstemming van de verschillende informatiedisciplines. 2. Interne kwaliteitszorg en toezicht Werkt de gemeente structureel aan de kwaliteit(sverbetering) van haar informatiehuishouding? Nog niet overgebrachte overheidsarchieven In het kader van de ontwikkelingen bij het archieftoezicht waarbij de provincie op afstand komt te staan is versterking van het horizontaal toezicht 4 inzake de informatievoorziening noodzakelijk. Een kwaliteitssysteem is hiervoor bij uitstek het middel. Volgens Artikel 16 van de Archiefregeling 2010 dient het college van B. en W. ervoor te zorgen dat het beheer van zijn archiefbescheiden voldoet aan toetsbare eisen van een door hem toe te passen kwaliteitssysteem. Een kwaliteitssysteem bestaat uit de organisatorische structuur, verantwoordelijkheden, procedures, processen en voorzieningen die nodig zijn voor het ten uitvoer brengen van kwaliteitszorg. 5 In 2015 is er een Handreiking Kwaliteitssysteem Informatiebeheer Decentrale Overheden (KIDO) in concept uitgebracht door Archief2020. Dit zou als basis kunnen worden genomen voor het opzetten van een gedegen cyclus. In de vorige KPI verslagen is geadviseerd een kwaliteitssysteem voor archiefbeheer te implementeren en de realisatie van een kwaliteitssysteem op te nemen in een verbeterplan archief- en informatiebeheer. Dit plan is er in 2015 niet gekomen, maar on hold gezet in verband met de impactanalyse die in 2016 wordt uitgevoerd. Het is aan te bevelen in de project portofolio die volgt uit de impactanalyse de totstandkoming van het kwaliteitszorgsysteem op te nemen. Daarnaast kunnen we ook zeggen dat de KPI cyclus onderdeel is van het kwaliteitszorgsysteem. Op hoofdlijnen geeft dit instrument wel een beeld over de staat van het archief- en informatiebeheer (do), wordt er een verbeterplan opgesteld (plan) en uitgevoerd (act) om vervolgens in een nieuw KPI verslag weer geëvalueerd te worden (check). Een systematiek voor het integraal beheersen van de kwaliteit van het archief-en informatiebeheer is in 2015 nog in ontwikkeling. Archiefdienst Ook kwaliteitszorg bij archiefdiensten is een relatief nieuw begrip. Veel bedrijfsprocessen zijn niet uniform ingericht en er is landelijk geen consensus over gehanteerde normen en certificering. Op de landelijke 4 Met het horizontaal toezicht wordt gedoeld op de verantwoording voor het college aan de gemeenteraad op grond van wettelijke regels zoals deze in het kader van het duaal bestuur in Nederland ingang hebben gevonden. 5 Definitie ontleend aan ISO 8402, toegepast in Handreiking Kwaliteitssysteem Informatiebeheer Decentrale Overheden, 2016 concept Pagina 7

9 kwaliteitsmonitor na wordt benchmarking nauwelijks toegepast. Archief Delft wil het kwaliteitszorgsysteem dat door de landelijke brancheorganisatie BRAIN is ontwikkeld gaan toepassen. In 2014 is hier een eerste aanzet toe gedaan door een inventarisatie van de huidige stand van zaken (nulmeting). In het vorige KPI verslag, over 2013, is uitgesproken dat het plan in zou worden toegepast. Met de versterking eind 2015 van het team Archief is er inmiddels een nieuw jaarplan ontwikkeld en gaat Archief Delft ook verbeteringen doorvoeren in de jaarlijkse begrotingscyclus. Ingevolge artikel 15 van de door de gemeenteraad vastgestelde archiefverordening Delft brengt de gemeentearchivaris jaarlijks verslag uit aan het college inzake de verrichte werkzaamheden in het kader van het toezicht op de nog niet overgebrachte archieven. Artikel 9 bepaalt dat het college eenmaal per jaar aan de Raad over de uitgevoerde activiteiten met betrekking tot de overgebrachte archieven en collecties verslag doet. Het college legt in dat kader het verslag over dat door de gemeentearchivaris aan hen is uitgebracht. Het ontbreken van een integraal kwaliteitszorgsysteem voor archiefbescheiden kan worden aangemerkt als taakverwaarlozing. Advies is een integraal kwaliteitszorgsysteem te ontwikkelen. Daarbij kan de handreiking KIDO als basis gebruikt worden voor een te ontwikkelen systematiek. 3. Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid archiefbescheiden Geschiedt de ordening planmatig, waarborgen het systeem en de materialen de authenticiteit, context en toegankelijkheid en de duurzaamheid van de archiefbescheiden? Nog niet overgebrachte overheidsarchieven De gemeente Delft beschikt over een overzicht van (te bewaren) analoge archiefbescheiden op document- en dossierniveau. Het papier is leidend binnen de gemeente, de analoge bescheiden worden dan ook als het origineel beschouwd; bij digitale stukken wordt dit vermeld in het Document Management Systeem (DMS). Er wordt voor documentbeheer gebruik gemaakt van het DMS Verseon. Voor digitaal archiefbeheer is er geen e-depot voorziening. Wel wordt er voldaan aan de eisen door de keuze voor een open standaard maar of dit in uitvoering wordt nageleefd is niet bekend. Het besluit Informatiebeheer geeft wel procedures voor uitvoeren van bewaarstrategie maar de strategie zelf is niet aanwezig. Zie verder hoofdstukken 4 en 7 over digitale archiefbescheiden en e-depots. In de KPI 2014 is geconstateerd dat de gemeente Delft niet beschikt over een metadataschema. Ook in 2015 voldoet de gemeente niet aan alle wettelijke eisen, waaronder een vastgesteld en geïmplementeerd metadataschema volgens NEN-ISO :2006 en NEN-ISO :2007. In 2015 zal de gemeente Delft hier invulling aan geven op basis van het door Archief2020 ontwikkelde Toepassingsprofiel Metadata Lokale Overheden. Om te kunnen voldoen aan alle gestelde eisen is het te aan te bevelen een DSP (Documentair Structuur Plan) te implementeren. Daarvoor zijn al hulpmiddelen (I-navigator) beschikbaar maar die dienen aan de Delftse situatie te worden aangepast. De gemeente Delft gebruikt duurzame materialen en gegevensdragers en duurzame verpakkingsmaterialen bij opslag. Omslagen van zuurvrij papier voldoen aan de kwaliteitseis ICN. De archiefbescheiden worden in goede materiële staat gebracht en gehouden. Archiefdienst Een van de kerntaken van Archief Delft is het toegankelijk maken van archieven en collecties om de openbaarheid aan de burger te kunnen garanderen. 99 % Van alle overgebrachte archieven naar de archiefdienst zijn toegankelijk middels een inventaris of plaatsingslijst, te raadplegen via de website. De archiefdienst maakt gebruik van ABS/Archeion voor depotbeheer en bezoekersregistratie. Dit pakket wordt in 2016 vervangen door Atlantis waardoor ook het beheer van de toegangen verder wordt verbeterd. Dit nieuwe pakket voldoet aan de Internationale Standaardnormen. (ISAD(G), ISAAR(CPF), ISIADH). Nadere toegangen via het web (collectie-delft.nl/nadere-toegangen) moeten voor de gemeente Delft nog grotendeels Pagina 8

10 ontsloten worden. Inmiddels is veel van de niet nader toegankelijk gemaakte archiefbescheiden ook digitaal via de website van Archief Delft (collectie-delft.nl) toegankelijk. Bij Archief Delft wordt gebruik gemaakt van duurzame verpakkingsmaterialen zoals benoemd in de Archiefregeling Alle overgebrachte archieven van de gemeente Delft zijn duurzaam geborgen. Er is echter geen voorziening getroffen voor reguliere, planmatige, vervanging van verpakkingsmateriaal. Er bestaat een overzicht van (te bewaren) analoge archiefbescheiden, hiervoor wordt gebruik gemaakt van inventaris- en plaatsingslijsten. De Gemeente Delft beschikt nog niet over een vastgesteld en geïmplementeerd metadataschema volgens NEN-ISO :2006 en NEN-ISO :2007. Inmiddels wordt kennis opgedaan van het metadataprofiel TMLO dat door KING is ontwikkeld. 4. Digitale archiefbescheiden Werkt de gemeente inzake digitale archiefbescheiden systematisch aan digitaal informatiebeheer en voldoet ze aan de specifieke wettelijke voorschriften? Reeds in 2013 is er een handboek vervanging voor de werkprocessen met betrekking tot de uitvoering van de WWB vastgesteld. In het handboek is opgenomen dat er periodiek op basis van steekproeven kwaliteitscontroles moeten worden uitgevoerd. Over de scans van de maand oktober 2014 heeft op basis van een steekproef een kwaliteitscontrole plaatsgevonden. Deze kwaliteitscontrole heeft aangetoond dat voor de maand oktober niet is voldaan aan de vervangingseisen; de toegestane marges zijn ruimschoots overschreden. De vernietiging van documenten is per direct stop gezet. Naast een herstelactie zal per direct de kwaliteit van het vervangingsproces moeten verbeteren. Uit de controle zijn meerdere aanbevelingen en aandachtspunten naar voren gekomen. In 2015 zijn de eerste aanpassingen ter verbetering gedaan. Bovenstaand handboek vormt de basis voor een op te stellen generieke vervangingsbesluit. Dit vormt de basis voor het vervangen van papier naar digitale documenten in andere werkprocessen en is daarmee een voorwaarde voor digitaal werken. Aan te bevelen is gezien de problematiek in de uitvoering van het handboek WWB de audits niet tweejaarlijks maar jaarlijks uit te voeren, te meer daar het in de andere werkprocessen ook zal gaan om blijvend te bewaren archiefbescheiden. Vooralsnog is papier leidend maar komen er steeds meer digital born archiefbescheiden. Binnen de gemeente Delft blijkt er daarom veelal sprake van hybride archieven. Er wordt zowel energie gestoken in de digitale omgeving als de papieren omgeving maar er is geen afstemming tussen deze twee zodat bijvoorbeeld de noodzakelijke vernietiging van archiefbescheiden slechts wordt toegepast op papieren archieven terwijl de digitale gegevens (metadata en/of gebruikers kopieën) blijven bestaan. Daarnaast wordt de verbinding tussen digitaal en analoog verbroken waardoor metadata verloren gaat zonder dat daar een weloverwogen afweging is gemaakt. Daarmee kan de toegankelijkheid van het archief worden geschaad. In vorige KPI verslagen is dit reeds geconstateerd. Er is toen aangegeven dat er een visie en een informatiebeleid moet worden ontwikkeld. In 2014 is een start gemaakt met de ontwikkeling van een visie, deze is in concept af. De vaststelling er van zou in 2015 plaatsvinden, maar is uitgesteld omdat er een nieuw traject is ingezet. Dit nieuwe traject, de impact analyse gemeente Delft wordt in 2016 ingezet. In de KPI van 2014 is erop gewezen dat er op veel plaatsen in de organisatie digitale archiefbescheiden ontstaan. Deze digital born documenten vormen een zorgpunt. Steeds meer documenten worden uitsluitend in digitale vorm gecreëerd en ontvangen. Deze digital born documenten worden opgeslagen in procesapplicaties, in databases, in s, op de website et cetera. Deze documenten zijn archiefbescheiden in zin van de Archiefwet 1995 en dienen als zodanig duurzaam bewaard of tijdig vernietigd te worden. Op het moment van het schrijven van het verslag is er een inventarisatie gemaakt waaruit blijkt dat er meer dan 500 applicaties binnen de gemeente Delft zijn, waarvan het niet duidelijk is welke nog in gebruik zijn, of welke archiefwaardig materiaal bevatten. Er is geen volledig beheer op digitale informatie. Door Pagina 9

11 systeembeperkingen én onvoldoende inzicht blijf informatie langer dan wettelijk toegestaan is bewaard in applicaties. De gemeente Delft was een van de eerste gemeente met een website. Echter hoe deze website er uit heeft gezien en hoe deze ontwikkeld is, is niet meer te achterhalen 6. De websites zijn niet gearchiveerd hetgeen wel had moeten gebeuren volgens de archiefwettelijke regels. Veel gemeenten hebben inmiddels maatregelen getroffen hun website geautomatiseerd te archiveren het is aan te bevelen dat de gemeente Delft dit ook gaat doen. Dit zelfde geldt voor andere sociale media uitingen zoals bijvoorbeeld Twitter, Facebook en WhatsApp. Onderdeel van het beheren van digitale archiefbescheiden vormt ook de migratie en conversie. Er is zoals eerder geconstateerd geen bewaarstrategie waarin deze zaken worden beschreven. Vervanging van applicaties en de informatie die daarin beheerd wordt vindt veelal plaats zonder de archiefwettelijke normen in acht te hebben genomen. Archiefdienst De archiefdienst beheert vrijwel alleen digitale bestanden, waarvan de originelen papieren equivalent ook worden bewaard. De digitale kopie heeft vooral de functie om het publieksbereik te vergroten. Er is nog geen beheeromgeving en organisatie voor digitale archiefbescheiden (het zogenaamde e-depot) zodat overdracht vanuit de gemeente daarvan nog niet mogelijk is. Het onderwerp e-depot wordt behandeld in hoofdstuk 7. De verdere uitvoering van het Handboek vervanging WWB heeft aandacht nodig, bij het opstellen van een generiek handboek is het daarom aan te bevelen de audit niet tweejaarlijks maar jaarlijks uit te voeren. Digital born documenten vallen veelal buiten het regime van de Archiefwet Er zijn meer dan 500 applicaties in gebruik, maar het is onduidelijk in welke applicaties archiefwaardig materiaal wordt opgeslagen. Na een inventarisatie is een volgende stap te kijken welke archiefwaardige gegevens zich in deze applicaties bevinden en hoe hier mee om te gaan. Geadviseerd wordt de inventarisatie van de archiefwaardigheid van de gegevens in de applicaties op te nemen in een verbeterplan archief- en informatiebeheer waarin ook een planning en verwachte realisatietermijn wordt opgenomen. Er is geen tool voor het archiveren van websites en social media. aanbeveling is dit zo spoedig mogelijk te organiseren. 5. Vernietiging en vervreemding van archiefbescheiden Weegt de gemeente zorgvuldig af wanneer het bezit van bescheiden niet meer van belang is voor bedrijfsvoering, democratische controle en cultuurhistorie? Nog niet overgebrachte overheidsarchieven Het college van Delft selecteert als archiefzorgdrager de gemeentelijke archiefbescheiden. Ieder jaar worden er vernietigingslijsten opgesteld die ter goedkeuring aan de gemeentearchivaris worden voorgelegd. In vorige KPI verslagen is aangegeven dat er geen facultatieve stukkenlijst 7 is, met het advies deze wel op te stellen. Dit is niet gebeurd in Advies is het opstellen van een facultatieve stukkenlijst op te nemen in een verbeterplan archief- en informatiebeheer. In het Strategisch Informatie Overleg (zie hoofdstuk 1) kan deze lijst met belangrijke cultuur-historische hotspots worden vastgesteld. In 2015 is er sprake geweest van onrechtmatige vernietiging van de dossiers Jeugdzorg via JBW aan de gemeenten. De betrokken medewerkers waren niet op de hoogte van de wettelijke eisen van de Archiefwet en 6 Ook via de website web.archive.org is niet terug te vinden omdat Delft deze site geen toegang geeft de website op te nemen in haar archief. 7 Een facultatieve stukkenlijst is een lijst met archiefbescheiden die op grond van plaatselijke belangrijke historisch-maatschappelijke gebeurtenissen en ontwikkelingen niet aan de formele vaststellingsprocedure volgens het Archiefbesluit 1995 onderworpen wordt. Hiermee wordt reconstructie van de plaatselijke geschiedenis voor de toekomst beter gewaarborgd. Pagina 10

12 de gemeentelijke selectie- en vernietigingsprocedures. Na ontdekking is hier op gereageerd en is de vernietiging gestopt en daarmee de onrechtmatigheid opgeheven. In september 2015 is gestart met de overdracht vanuit JBW van dossiers, analoog en digitaal aan de gemeente Delft. Geconstateerd is dat deze bestanden niet in goede, geordende en toegankelijke staat waren. Bij de uiteindelijke verklaring van in ontvangst name zal deze constatering worden opgenomen. Uit bovenstaande casus kwam ook naar voren dat de applicatie waarin de gegevens van Jeugdzorg worden beheerd geen functionaliteit is tot vernietiging van deze gegevens op de door de Archiefwet voorgeschreven termijn. Daarmee zal indien de bewaartermijn wordt overschreden sprake zijn van een onrechtmatige verwerking in de zin nieuwe Wet Datalekken. Deze constatering strekt zich vermoedelijk ook uit over andere applicaties. Als eerder genoemd is er ter geen overzicht beschikbaar waardoor een goede inventarisatie vooralsnog niet goed mogelijk is. Het DMS (Documentair Informatiesysteem), Verseon, is een voorziening waarin vernietiging bij uitstek geregeld zou moeten zijn. Gebleken is dat slechts het vernietigen van documenten slechts kan als het document onderdeel is van een product (activititeit). Aangezien er niet zaakgericht gewerkt wordt zijn niet alle documenten onderdeel van een product. Het vernietigen van losse documenten is niet mogelijk. Daarnaast zijn niet alle produkten voorzien van een vernietigingstermijn of aangeduid als blijvend bewaren. Dit omdat het DSP slechts voor een klein onderdeel is ingericht. In vorige KPI verslagen is geadviseerd om een facultatieve stukkenlijst op te stellen. Dit is niet gebeurd in Advies blijft het opstellen van een facultatieve stukkenlijst op te nemen in een verbeterplan archief- en informatiebeheer. Zo n lijst kan vervolgens in een in te stellen Strategisch Informatieoverleg worden vastgesteld. Verseon kan ingericht worden conform NEN 2082, echter dat is (nog) niet gebeurd waardoor vernietigen uit Verseon niet goed mogelijk is. Advies is om de vernietiging structureel in te richten in het systeem. Er ontbreekt een overzicht van applicaties met archiefwaardig materiaal. Daarmee is ook geen inzicht in welke applicaties beheer conform NEN2082 is ingericht en of vernietiging van gegevens plaats kan vinden. Er is hier een groot risico op onrechtmatige verwerking (doordat niet wordt voldaan aan de vernietigingsplicht) van gegevens. Er is sprake geweest van onrechtmatige vernietiging van dossiers. Deze onrechtmatigheid is inmiddels opgeheven. 6. Overbrenging van archiefbescheiden naar de openbare archiefbewaarplaats Brengt de gemeente het principe van de Archiefwet te bewaren archiefbescheiden na 20 jaar overbrengen, tenzij met redenen omkleed correct in de praktijk? De gemeente Delft kent een hybride archivering: de te bewaren dossiers en de vernietigbare dossiers met een bewaartermijn langer dan 20 jaar, worden in papieren vorm gearchiveerd zolang er nog onduidelijkheid is over de duurzame bewaring van de digitale archiefbescheiden. De archiefbescheiden met een bewaartermijn korter dan 20 jaar worden zowel digitaal als analoog / in digitale vorm gearchiveerd. In verband met een overvolle archiefbewaarplaats wordt er de laatste 15 jaar nauwelijks iets overgebracht. Er staan nog een aantal archiefblokken die overgebracht moeten worden. Deze archieven zijn allen reeds geïnventariseerd en klaar gemaakt voor overbrenging. Enkele bestanden zijn nog niet op orde. Zoals bijvoorbeeld de bouwvergunningendossiers. Dit bestand is rond 2008 gedigitaliseerd maar daarbij is geen aandacht geweest voor de fysieke ordening. Dossiers worden fysiek ter inzage gegeven (ondanks dat er een digitaal exemplaar is) en omdat er geen mappen om de dossiers zaten is het bestand niet meer in goede, geordende en toegankelijke staat. Pagina 11

13 Met de introductie van digitaal werken mag de bestaande fysieke archieven niet worden vergeten. Deze dienen correct afgesloten te worden en zodanig te worden bewerkt dat ze kunnen worden overgedragen en toegankelijk blijven. In 2017 komt het nieuwe archiefgebouw gereed. Het is aan te bevelen om voor de overdracht van deze bestanden een klein projectteam, bestaande uit medewerkers van Documentlogistiek en Archief Delft, te formeren die zorgt dat de toegangen in goede orde kunnen worden overgenomen door nieuwe beheerder (Archief Delft) en een plan maakt voor de bewerking van de bestanden die nog niet in goede, geordende en toegankelijke staat zijn. Steeds vaker besteed de gemeente Delft werkzaamheden uit aan derden. Vaak zijn dat partijen die wel aan de gemeente verbonden zijn, zoals bijvoorbeeld de Regionale Belasting groep of Spoorzone BV. Indien deze samenwerkingsvormen worden opgeheven dienen de archieven te worden overgedragen aan Archief Delft of andere archiefinstellingen. Bij liquidatie van zo n verbonden partij dient hiervoor aandacht te zijn. Het is aan te bevelen dat in het liquidatieplan hiervoor middelen worden gereserveerd. Verder zal er in 2016 aandacht zijn voor deze verbonden partijen en de inrichting van hun informatiehuishouding. Door ruimtegebrek in de archiefbewaarplaats wordt er de laatste 15 jaar nauwelijks iets overgebracht. Archiefblokken zijn wel geïnventariseerd en klaar gemaakt voor overbrenging. Deze achterstand in overbrenging wordt opgelost met de realisatie van een nieuwe archiefbewaarplaats in de loop van Archieven van opgeheven verbonden partijen dienen, voor liquidatie, in goede, geordende en toegankelijke staat te worden afgesloten en overgebracht naar Archief Delft of, indien mogelijk, ter beschikking te worden gesteld, aan de rechtsopvolger die de taken heeft overgenomen. Het is aan te bevelen dit in het liquidatieplan op te nemen 7. Archiefbewaarplaatsen, archiefruimten en e-depots Zijn de fysieke en digitale bewaaromstandigheden op orde? Zoals in de vorige KPI s is geconstateerd voldoet geen van de archiefruimten in Delft aan de gestelde eisen in de Archiefregeling In het Besluit Informatiebeheer Delft zijn het depot Oude Delft 169, 1 e verdieping Torenhove en de archiefbewaarplaats van het stadsarchief Rotterdam aangewezen als archiefbewaarplaats. De bewaarplaats aan de Oude Delft voldoet niet aan de eisen gesteld in de Archiefregeling Er bestaat een gedoogsituatie vanuit de Provincie. Op 12 maart 2013 is door de Gedeputeerde Staten aan het gemeentebestuur van Delft verzocht om nadere informatie rondom de voortgang van de nieuwbouw en de noodzakelijke aanpassingen in de huidige depots. Het college van Delft heeft in juni 2013 besloten tot nieuwbouw van een archiefbewaarplaats in de Harnaschpolder. Aanbesteding van het nieuwe gebouw is in 2015 gestart en afgerond. Inmiddels is het bouwproject gegund en zal naar verwachting eind 1 e kwartaal 2016 de bouw starten om halverwege 2017 gereed te zijn. Het archief van de Spoorzone Delft BV moet worden overgedragen voordat het wordt opgeheven. Dit is een voornamelijk digitaal archief, waarbij het beschikbaar zijn van een e-depot een noodzakelijke voorziening is. In 2015 is het Archief Delft samen met het Gemeentearchief Schiedam een pilot met betrekking tot het e-depot gestart. De pilot is gestart met als doel ervaring op te doen met het duurzaam veiligstellen van digitaal aangemaakt archiefmateriaal dat valt onder de oneindige bewaarplicht en in engere vorm de raadsbescheiden. De grenzen tussen de traditionele dynamische, semi-statische en statische archieven vervagen door de ontwikkeling rondom e-depot en digitaal werken steeds meer. Dat betekent dat de traditionele organisatiestructuren niet meer passen op de wijze waarop het werk is georganiseerd. Pagina 12

14 De archiefbewaarplaats aan de Oude Delft 169 in Delft voldoet niet aan de wettelijke eisen, er is sprake van een gedoogsituatie vanuit de Provincie. In 2017 komt de nieuwbouw van een archiefbewaarplaats in de Harnaschpolder gereed. Begin 2016 start Archief Delft samen met het gemeentearchief Schiedam, onder de paraplu van Archief 2020, een pilot om kennis te krijgen van de voorwaarden die nodig zijn voor een implementatie voor een e-depot. Er is echter nog geen structureel budget voor het realiseren en beheren van een e-depot vrijgemaakt. 8. Ter beschikking stelling van naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden. Voldoet de gemeente in de praktijk aan de openbaarheidseisen van de Archiefwet? Na overbrenging van de archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats is de informatie in principe openbaar. Tijdens de openingstijden van de studiezaal van Archief Delft zijn openbare en originele archiefbescheiden kosteloos te raadplegen door derden. Het bezoekersreglement werd in januari 2006 (met wijzigingen begin 2016) vastgesteld gepubliceerd op de website. Veel geraadpleegde bestanden zoals die van de Burgerlijke Stand zijn gratis te raadplegen via de collectiesite van Archief Delft. De archieven zijn daar direct op de studiezaal raadpleegbaar, in plaats van de twee dagen wachttijd die nu geldt. In 2017 zullen bij voltooiing van de nieuwbouw de archieven centraal beschikbaar komen. Voor niet-openbare archiefbescheiden is een procedure vastgesteld om ontheffing voor de raadpleging aan te vragen. Bij overdracht aan de gemeentearchivaris is nader bepaald welke documenten openbaar zijn en in welk jaar deze openbaar worden gemaakt. De beperkingen houden vooral verband met de werking van de Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP). De bepalingen zijn vastgelegd in de verklaring van overbrenging. Een nieuwe ontwikkeling is de Wet Hergebruik van Overheidsinformatie die een verzoeker de gelegenheid biedt tegen slechts marginale kosten gegevens te kunnen opvragen. Na overbrenging van de archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats is de informatie in principe openbaar en gratis te raadplegen. Steeds meer historische informatie komt 24/7 beschikbaar op internet. 9. Rampen, calamiteiten en veiligheid Heeft de gemeente plannen voor het behoud van de (te bewaren) archiefbescheiden bij bijzondere omstandigheden? De gemeente Delft heeft een informatiebeveiligingsplan, wat betreft digitale informatie wordt er geoefend in geval van een calamiteit. In dit plan wordt echter geen aandacht besteed aan archiefbeheer; het gaat met name over organisatorische en technische aspecten. Er is geen veiligheidsplan voor archiefruimten; hiervoor ontbreekt een calamiteiten- en ontruimingsplan voor de archiefbescheiden. In het verslag over 2013 werd reeds geadviseerd zo n plan op te stellen. In 2014 is hier geen actie op ondernomen. Het opstellen van dit plan zal in 2016 worden opgepakt. Geadviseerd wordt het opstellen van een calamiteiten- en ontruimingsplan voor de archiefruimten eveneens op te nemen in een verbeterplan archief- en informatiebeheer. Archief Delft, waar de overgebrachte archiefbescheiden berusten, beschikt in concept over een nieuw calamiteitenplan. Dit dient te worden aangepast wanneer de nieuwbouw van de archiefbewaarplaats in de Harnaschpolder is voltooid. Dit zal naar verwachting halverwege 2017 zijn. Archief Delft beschikt over een concept-calamiteitenplan voor de archiefbewaarplaats. Dit zal moeten worden herzien als de nieuwbouw in 2017 gereed is Pagina 13

15 10. Middelen en mensen Kan de gemeente beredeneerd aangeven gelet op haar wettelijke taken voor de archiefzorg en het archiefbeheer hoeveel middelen en mensen zij hiervoor ter beschikking stelt alsmede hun kwaliteitsniveau? De allocatie van middelen binnen de gemeente Delft is op het gebied van archief- en informatiebeheer niet heel inzichtelijk. De kosten voor ICT en informatievoorziening zijn niet apart begroot. Ook voor wat betreft het beheer van de statische archieven en toezicht op het beheer van de niet-overgebrachte archieven bestaat er een inschatting van de kosten. De begrotingssystematiek van de gemeente Delft maakt het moeilijk wijzigingen aan te brengen. Idealiter zou er beter inzicht in mensen en middelen zijn, maar hier zal verder geen actie op worden ondernomen. Volgens het bedrijfsplan van Erfgoed Delft zouden de kosten voor Archief Delft van circa 1,2 miljoen euro bedragen. Echter is maar een heel klein gedeelte van deze kosten beïnvloedbaar. Het overgrote deel gaat op aan interne verrekening voor bedrijfsvoering, personeelskosten, overheadskosten en exploitatiekosten. Daarnaast is er geen meerjareninvesteringsstaat waardoor noodzakelijke investeringen voor vervanging van bedrijfsmiddelen slechts ad-hoc uit het beperkte werkbudget kunnen worden gedaan. Archief Delft heeft in 2015 zo n 12 fte beschikbaar voor alle voorkomende werkzaamheden. Dit loopt terug tot 9,3 fte in Archief Delft heeft een werkgebied van ruim inwoners. Een business case kan uitwijzen of de toekomstige beschikbaarheid aan mensen en middelen afdoende is voor de uit te voeren taken 8. Naast het beheer van, in volume toegenomen analoge archieven, is er duidelijk meer en meer behoefte aan kennis van de inrichting van de digitale archief- en informatiefunctie. Dit is niet alleen een vraagstuk voor Archief Delft maar ook van de gemeentelijke organisatie. Het ligt voor de hand de krachten te bundelen. Dit vergt vervolgens, na het in kaart brengen van alle benodigde activiteiten, een gedegen Strategisch Personeelsplan. De gemeentelijke basisondersteuning informatie had in ,86fte beschikbaar waarvan 48,84 fte was ingevuld. DIV had een bezetting van 17,86 fte. Er lag een organisatieplan klaar voor DIV. Per zou de Soll situatie worden ingevuld zonder implementatieplan. Het besluit tot realisatie is uitgesteld in verband met de impactanalyse die in 2016 plaats zal vinden. Gezien de veranderingen die digitalisering hebben op de archief- en informatiefunctie van de gemeente Delft is het aan te bevelen bij de ontvlechting van Archief Delft uit Erfgoed Delft rekening te houden met deze ontwikkeling. De gemeentearchivaris heeft het vereiste opleidingsniveau en diploma (archivistiek A), de functie van archiefinspecteur is in 2015 een opengestelde vacature en inmiddels ingevuld. Er is geen duidelijk inzicht in of de beschikbare middelen, voor de gehele archief- en informatiefunctie, voldoende zijn. Dat inzicht kan worden verkregen door de gehele archief- en informatiefunctie opnieuw te positioneren en de benodigde activiteiten in kaart te brengen. 8 Door zero-based budgeting toe te passen is inmiddels het budget van Archief Delft aangepast via de begroting van de gemeente Delft van Pagina 14

16 volgnr hoofdstuk onderwerp 1 1 Lokale regelgeving Interne kwaliteitszorg en toezicht 5 3 Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid archiefbescheiden 6 4 Digitale archiefbescheiden Vernietiging en vervreemding van archiefbescheiden

17 Overbrenging en vernietiging van archiefbescheiden Archiefruimten, archiefbewaarplaatsen en e- depots Rampen, calamiteiten en veiligheid Middelen en mensen Bij de rode of gedeeltelijk rode stippen is tevens aangegeven vanuit he ( wordt als taakverwaarlozing en op basis van welke criteria.

18 opmerking De archiefverordening en het besluit informatiebeheer zijn vastgesteld. Er is geen vastgestelde beleidsvisie op het gebied van archief- en informatiebeheer. Er is nog geen Strategisch Informatieoverleg geïmplementeerd. Het vakgebied is in beweging er zijn veel ontwikkelingen die impact hebben op het archief- en informatiebeheer zoals de Wet Datalekken, Wet Hergebruik Overheidsinformatie en de op stapel staande nieuwe Wet Open Overheid en Omgevingswet. Er ontbreekt op strategisch niveau afstemming van de verschillende informatiedisciplines. Het ontbreken van een integraal kwaliteitszorgsysteem voor archiefbescheiden kan worden aangemerkt als taakverwaarlozing. De Gemeente Delft beschikt nog niet over een vastgesteld en geïmplementeerd metadataschema volgens NEN-ISO :2006 en NEN-ISO :2007. Inmiddels wordt kennis opgedaan van het metadataprofiel TMLO dat door KING is ontwikkeld. De verdere uitvoering van het Handboek vervanging WWB heeft aandacht nodig. Digital born documenten vallen veelal buiten het regime van de Archiefwet Er zijn meer dan 500 applicaties in gebruik, maar het is onduidelijk in welke applicaties archiefwaardig materiaal wordt opgeslagen. Na een inventarisatie is een volgende stap te kijken welke archiefwaardige gegevens zich in deze applicaties bevinden en hoe hier mee om te gaan. Er is geen tool voor het archiveren van websites en social media. In vorige KPI verslagen is geadviseerd om een facultatieve stukkenlijst op te stellen. Dit is niet gebeurd in 2015.

19 Verseon kan ingericht worden conform NEN 2082, echter dat is (nog) niet gebeurd waardoor vernietigen uit Verseon niet goed mogelijk is. Er ontbreekt een overzicht van applicaties met archiefwaardig materiaal. Daarmee is ook geen inzicht in welke applicaties beheer conform NEN2082 is ingericht en of vernietiging van gegevens plaats kan vinden. Er is hier een groot risico op onrechtmatige verwerking (doordat niet wordt voldaan aan de vernietigingsplicht) van gegevens. Door ruimtegebrek in de archiefbewaarplaats wordt er de laatste 15 jaar nauwelijks iets overgebracht. Archiefblokken zijn wel geïnventariseerd en klaar gemaakt voor overbrenging. Deze achterstand in overbrenging wordt opgelost met de realisatie van een nieuwe archiefbewaarplaats eind Archieven van opgeheven verbonden partijen dienen, voor liquidatie, in goede, geordende en toegankelijke staat te worden afgesloten en overgebracht naar Archief Delft of, indien mogelijk, ter beschikking te worden gesteld, aan de rechtsopvolger die de taken heeft overgenomen. De archiefbewaarplaats aan de Oude Delft 169 in Delft voldoet niet aan de wettelijke eisen, er is sprake van een gedoogsituatie vanuit de Provincie. In 2017 komt de nieuwbouw van een archiefbewaarplaats in de Harnaschpolder gereed. Begin 2016 start Archief Delft samen met het gemeentearchief Schiedam, onder de paraplu van Archief 2020, een pilot om kennis te krijgen van de voorwaarden die nodig zijn voor een implementatie voor een e-depot. Er is echter nog geen structureel budget voor het realiseren en beheren van een e-depot vrijgemaakt. Archief Delft beschikt over een concept-calamiteitenplan voor de archiefbewaarplaats. Dit zal moeten worden herzien als de nieuwbouw in 2017 gereed is Er is geen duidelijk inzicht in of de beschikbare middelen, voor de gehele archief- en informatiefunctie, voldoende zijn. Dat inzicht kan worden verkregen door de gehele archief- en informatiefunctie opnieuw te positioneren en de benodigde activiteiten in kaart te brengen. Daarvoor zijn inmiddels enkele initiatieven, zowel bij de gemeentelijke organisatie als Archief Delft gestart. et provinciaal beleidskader erarchieftoezicht_vastgesteld_ipobestuur_2.pdf) of het gezien