Ith\ Gemeente Delft. .. Andriessen l.s. Geachte leden van de raad,

Transcriptie

1 Ith\ Gemeente Delft Stadsarchief Delft Gante! DP Den Hoarn Behandeld door Cora in 't Veld-Janse Retouradres : Postbus 78, 2600 ME Delft Aan de leden van de gemeenteraad Centraal nummer Telefoon Internet www. archief-delft.n stadsarchief@delft.ni Datum Ons kenmerk Uw brief van Onderwerp Verslag archiefwettelijk toezicht 2017 Uw kenmerk Bijlage Geachte leden van de raad, Hierbij doen wij u, in het kader van artikel 9 van de archiefverordening, toekomen het verslag dat is uitgebracht door onze gemeentearchivaris. Dit is inmiddels, vanaf 2013, het vijfde verslag dat in deze vorm is uitgebracht. ln deze periode zijn in het verbeteren van het archief- en informatiebeheer stappen gezet. Zo is in het afgelopen jaar met de realisatie van de archiefbewaarplaats aan de Gantel en de archiefruimte in het HNK gezorgd dat het bewaren van de fysieke archieven weer aan de wettelijke eisen wordt voldaan. Ook voor wat betreft het digitale archiefbeheer zijn activiteiten ondernomen die enerzijds meer inzicht geven en anderzijds kaders gaan stellen om digitale archieven duurzaam te beheren en hun toegankelijkheid te waarborgen. Zo is er een overzicht tot stand gekomen van het gegevenslandschap. Daarin wordt aangegeven waar zieh welke gegevens bevinden, in welke applicaties en op welke wijze maatregelen zijn getroffen ten aanzien van informatiebeveiliging, privacy, actieve openbaarheid (open data) en archiefbeheer. ln het kader van het duurzaam bewaren van digitale archiefbescheiden is een start gemaakt met het inrichten van een proeftuin e-depot. ln 2018 hopen we daarvan de eerste resultaten te kunnen presenteren. Dit verslag is tevens opgemaakt in verband met de uitvoering van de in september 2014 met de Provincie Zuid-Holland gesloten bestuursovereenkomst IBT. meester en wethouders van Delft, J.M an Bijsterveldt-Vliegenthart.. Andriessen l.s.

2 Verslag ten behoeve van horizontale verantwoording Uitvoering Archiefwet 1995 op grond van de VNG archief Kritische Prestatie Indicatoren Gemeente Delft 2017 Opgesteld door: In opdracht van: Archiefinspecteur van Delft, Rijswijk, Pijnacker-Nootdorp en Midden-Delfland, C. in t Veld-Janse, MA Gemeentearchivaris Delft, Rijswijk, Pijnacker-Nootdorp en Midden-Delfland, mr. drs. G.J.M. Blom Aan: college van Burgemeester en Wethouders Delft

3 Inhoudsopgave pagina Geleidebrief 3 Samenvatting management 4 Krititsche Prestatie Indicatoren rapportage over 2017 Hoofdstuk 1 Lokale regelgeving 7 Hoofdstuk 2 Interne kwaliteitszorg en toezicht 8 Hoofdstuk 3 Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid archiefbescheiden 9 Hoofdstuk 4 Digitale archiefbescheiden 12 Hoofdstuk 5 Vernietiging en vervreemding van archiefbescheiden 13 Hoofdstuk 6 Overbrenging van archiefbescheiden naar de openbare archiefbewaarplaats 15 Hoofdstuk 7 Archiefruimten, archiefbewaarplaatsen en e-depots 18 Hoofdstuk 8 Ter beschikking stelling van naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden 19 Hoofdstuk 9 Rampen, calamiteiten en veiligheid 20 Hoofdstuk 10 Middelen en mensen 21 2

4 Geacht college, Hierbij doe ik u toekomen het verslag 2017 met een verantwoording over het beheer van de archiefbewaarplaats en een verslag van het uitgevoerde toezicht op het gevoerde archief- en informatiebeheer in uw gemeente. Het college van Burgemeester en Wethouders is ingevolge artikel 30 Archiefwet 1995 zorgdrager voor de gemeentelijke archiefbescheiden en dient daar in eerste instantie verantwoording over af te leggen aan de gemeenteraad. Dit gebeurt door middel van een jaarlijks verslag. Het college legt in dat kader het verslag over dat door de gemeentearchivaris aan hen is uitgebracht in verband met het beheer van de archiefbewaarplaats en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Ingevolge artikel 14 van de vastgestelde archiefverordening brengt de gemeentearchivaris eenmaal per jaar verslag aan burgemeester en wethouders betreffende de uitoefening van het toezicht. Sinds 2013 wordt er, om een beeld te schetsen van de stand van zaken van het archief- en informatiebeheer in uw gemeente, een KPI rapportage opgesteld. Naar aanleiding van deze verslagen wordt dan een verbeterplan opgesteld door uw gemeente. Deze documenten worden aan de gemeenteraad en aan Gedeputeerde Staten aangeboden. Er is een grote vooruitgang geboekt de laatste twee jaar in het op orde brengen van het archief- en informatiebeheer. Als het gaat om de fysieke, papieren archieven zijn zowel voor de niet overgebrachte archieven (archiefruimte HNK) en overgebrachte archieven (Archiefgebouw Gantel) voorzieningen getroffen waarmee aan wet- en regelgeving wordt voldaan. Ook voor de digitale archieven zijn activiteiten ondernomen die enerzijds meer inzicht geven en anderzijds kaders gaan stellen om digitale archieven duurzaam te beheren en hun toegankelijkheid te waarborgen. Zo is er een overzicht tot stand gekomen van het gegevenslandschap. Daarin wordt aangegeven waar zich welke gegevens bevinden, in welke applicaties en op welke wijze maatregelen zijn getroffen ten aanzien van informatiebeveiliging, privacy, actieve openbaarheid (open data) en archiefbeheer. Het algehele oordeel is nog oranje maar stapje voor stapje wordt dit oranje steeds meer groen. Het programma Geheugen van Delft moet zorgen voor daadwerkelijke implementatie van gestelde kaders in werkprocessen. Het digitaal werken waarbij digitaal archiveren volgens de normen gesteld en waarbij rekening wordt gehouden met actieve openbaarheid, informatiebeveiliging en het waarborgen van de privacy gaat verder worden uitgerold. Daarvoor zijn middelen beschikbaar gesteld. Maar veelal gaat het hier om een cultuuromslag die we als organisatie moeten maken en blijft het belangrijk commitment te hebben vanuit college, GMT, management en uitvoering om deze nieuwe werkwijze daadwerkelijk tot een succes te maken. Graag ontvang ik uw reactie op dit verslag en word ik geïnformeerd over uw verantwoording aan de gemeenteraad en de toezending van het verslag aan de provinciale toezichthouder. Uiteraard ben ik bereid het verslag nader toe te lichten. Hoogachtend, Bennie Blom Gemeentearchivaris 3

5 Samenvatting management In dit rapport wordt het stoplichtensysteem gebruikt. Met behulp van bollen met halve kleuren wordt aangegeven dat er een verbetering of dreigende verslechtering zichtbaar is. Lees deze bollen van links naar rechts. Bijvoorbeeld: oranje-groen is een aankomende verbetering, de verwachting is dat de kleur volgend jaar groen is. Oranje-rood geeft aan dat, zonder interventie, de verwachting is dat de kleur volgend jaar rood is. Hoofdstuk 1 Lokale regelgeving Voldoen de gemeentelijke regelingen aan de wettelijke eisen? Aanbevolen wordt om het Strategisch Informatie Overleg in de organisatie te beleggen. Een eerste stap is het opnemen van het Strategisch Informatie Overleg in het informatiebeleidsplan. De gemeenschappelijke regelingen met omliggende gemeenten (Rijswijk, Pijnacker-Nootdorp en Midden-Delfland) zijn niet aangepast in Het wordt sterk aanbevolen dit in 2018 wel te doen. Hoofdstuk 2 Interne kwaliteitszorg en toezicht Werkt de gemeente structureel aan de kwaliteit(sverbetering) van haar informatiehuishouding? Het kwaliteits(zorg)systeem is in ontwikkeling) Hoofdstuk 3 Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid archiefbescheiden Geschiedt de ordening planmatig, waarborgen het systeem en de materialen de authenticiteit, context en toegankelijkheid en de duurzaamheid van de archiefbescheiden? Registratie in het Document Management Systeem Verseon door de behandelend ambtenaren en de medewerkers DIV heeft voortdurende aandacht nodig. Meer aandacht voor kwaliteitsbewaking wordt aanbevolen. Meer capaciteit bij DIV voor een goede kwaliteit van registratie en archivering wordt aanbevolen. Metadataschema is in ontwikkeling en is opgenomen in projectplannen. Aanbevolen wordt om in het kwaliteitssysteem ook voor het metadataschema een toetsingspunt in te richten. De archieven bij Stadsarchief Delft zijn in een goede en toegankelijke staat. De archieven kunnen gratis geraadpleegd worden door de burger. 4

6 Hoofdstuk 4 Digitale Archiefbescheiden Werkt de gemeente inzake digitale archiefbescheiden systematisch aan digitaal informatiebeheer en voldoet ze aan de specifieke wettelijke voorschriften? Het handboek vervanging heeft in 2017 een audit ondergaan. Het handboek zal begin 2018 in werking treden voor de gemeente. Het gegevenslandschap van de applicaties in Delft zijn geïnventariseerd. Beheersmaatregelen om het overzicht te behouden moeten worden geïmplementeerd. De gemeentelijke website wordt gearchiveerd. Hoofdstuk 5. Vernietiging en vervreemding van archiefbescheiden Weegt de gemeente zorgvuldig af wanneer het bezit van bescheiden niet meer van belang is voor bedrijfsvoering, democratische controle en cultuurhistorie? Vernietiging in het Document Management Systeem Verseon is mogelijk. De wijze waarop de registratie en archivering van de documenten plaatsvindt is echter niet optimaal. Het wordt sterk aanbevolen om bij de aanschaf van gemeentelijke applicaties ook te letten op de eisen voor informatie- en archiefbeheer. De procedure rondom de jaarlijkse vernietiging van dossiers is niet inzichtelijk. De hotspotmonitor is geen verplicht onderdeel van de nieuwe selectielijst voor gemeenten in 2017, maar wordt wel aanbevolen. Om archiefbescheiden te kunnen uitzonderen van vernietiging, is het nodig om een vastgestelde onderwerpenlijst te hebben. Hoofdstuk 6. Overbrenging en vernietiging van archiefbescheiden Brengt de gemeente het principe van de Archiefwet te bewaren archiefbescheiden na 20 jaar overbrengen, tenzij met redenen omkleed correct in de praktijk? Steeds meer archiefreeksen worden afgesloten en overgebracht (of uitgeplaatst) naar de archiefbewaarplaats. De reeksen met te bewaren archiefbescheiden (B-reeksen) zijn niet naar de archiefbewaarplaats overgebracht. Het wordt aanbevolen dat DI in 2018 ook een plan opstelt om de reeksen met te bewaren archiefbescheiden (B-reeksen) af te sluiten en over te gaan brengen naar de archiefbewaarplaats. De ontvlechting van Erfgoed Delft is in 2017 nog niet afgerond. Dit staat op de planning voor In 2017 is er aandacht voor de gevolgen binnen het archief van de ontvlechting van Erfgoed Delft. In het geval van een organisatiewijziging zullen de archieven van Erfgoed Delft (Archeologie, Museum het Prinsenhof en Stadsarchief Delft) moeten worden afgesloten en worden overgebracht naar Stadsarchief Delft. Steeds meer gemeentelijke taken gaan naar buiten gemeentelijke organisaties zoals gemeenschappelijke regelingen en BV s. De archivering blijft echter de zorg van het College van burgemeester en wethouders. Aanbevolen wordt dat regie wordt gehouden op het archief- en 5

7 informatiebeheer van deze organisaties. Bijvoorbeeld door in gesprek met deze organisaties de inrichting van het archief- en informatiebeheer bij aanvang van de werkzaamheden te organiseren. Bij oprichting en liquidatie van verbonden partijen moet er continue aandacht zijn voor de kwaliteit van de archivering met het oog op een goede overbrenging van deze archieven naar Stadsarchief Delft. Hoofdstuk 7 Archiefbewaarplaatsen, archiefruimten en e-depot Zijn de fysieke en digitale bewaaromstandigheden op orde? De archiefruimte en archiefbewaarplaats van de gemeente Delft en Stadsarchief Delft zijn op orde. Voor het e-depot is een proeftuin ingericht. Mapping tussen Filelinx en het Toepassingsprofiel Metadatering heeft plaatsgevonden. Het e-depot maakt onderdeel uit van het verbeterplan Geheugen van Delft. Hoofdstuk 8 Ter beschikking stelling van naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden Voldoet de gemeente in de praktijk aan de openbaarheidseisen van de Archiefwet? Na overbrenging van de archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats is de informatie in principe openbaar en gratis te raadplegen. Voor niet-openbare archiefbescheiden is een procedure vastgesteld om ontheffing voor de raadpleging aan te vragen. Hoofdstuk 9 rampen, calamiteiten en veiligheid Heeft de gemeente plannen voor het behoud van de (te bewaren) archiefbescheiden bij bijzondere omstandigheden? In het informatiebeveiligingsplan van de gemeente Delft wordt geen aandacht besteed aan archiefbeheer. Het calamiteitenplan van Stadsarchief Delft is in 2017 niet geüpdatet. Dit staat op de planning voor Hoofdstuk 10 Middelen en mensen Kan de gemeente beredeneerd aangeven gelet op haar wettelijke taken voor de archiefzorg en het archiefbeheer hoeveel middelen en mensen zij hiervoor ter beschikking stelt alsmede hun kwaliteitsniveau? Er zijn wettelijk gezien voldoende beschikbare middelen voor de archief-en informatiefunctie. Voor een duurzame informatiefunctie wordt echter extra capaciteit op het gebied van gemeentelijk informatiebeheer en gegevensarchitectuur sterk aanbevolen. 6

8 Hoofdstuk 1 Lokale regelgeving Voldoen de gemeentelijke regelingen aan de wettelijke eisen? De Archiefverordening is op 28 juni 2012 door de gemeenteraad vastgesteld en het besluit Informatiebeheer is vervolgens in werking getreden na vaststelling op 15 mei In 2017 zijn er nieuwe modellen gepubliceerd waaraan de Archiefverordening en het besluit informatiebeheer moeten voldoen. 1 De belangrijkste aspecten die veranderd zijn betreffen het verplicht stellen van een kwaliteitssysteem en het instellen van een Strategisch Informatie Overleg (SIO) 2. Het actualiseren en het instellen van een SIO is in de gemeente Delft niet opgenomen in een verbeterplan of informatiebeleidsplan. Ook in 2017 is er geen SIO ingesteld. Het wordt aanbevolen in 2018 wel een SIO in te stellen. In 2017 is het Informatiebeheerplan Gemeente Delft en Archief Delft vastgesteld waarin de principes en kaders staan voor het inrichten van het informatiebeheer van de gemeente Delft, als nadere uitwerking van het strategiedocument Innovatief met Informatie, Gastvrij met Gegevens, Duurzaam met Data: Visie en Informatiestrategie (2017) en het meerjarenbeleidsplan van Stadsarchief Delft Naar synergie tussen informatie en erfgoed (2016). Met de gemeenten Rijswijk, Pijnacker-Nootdorp en Midden-Delfland zijn drie lichte gemeenschappelijke regelingen getroffen. Deze regelingen betreffen het beheer van de overgebrachte archieven en het toezicht op de niet overgebrachte archieven door Stadsarchief Delft. In de vorige KPI-rapportage is aangegeven dat er een aanpassing nodig is met betrekking tot het verlenen van diensten door Stadarchief Delft en het digitaal archiefbeheer in het e-depot. De regelingen moeten in overleg met de andere gemeenten worden aangepast. Er is hier al wel met de gemeenten over gesproken maar nog niet uitgewerkt. Vernieuwing van de gemeenschappelijke regelingen wordt sterk aanbevolen voor In 2017 is er een register van gemeenschappelijke regelingen bijgehouden. Het overzicht is op te vragen bij de afdeling Juridische Zaken. Aanbevolen wordt om het Strategisch Informatie Overleg in de organisatie te beleggen. Een eerste stap is het opnemen van het Strategisch Informatie Overleg in het informatiebeleidsplan. De gemeenschappelijke regelingen met omliggende gemeenten (Rijswijk, Pijnacker-Nootdorp en Midden-Delfland) zijn niet aangepast in Het wordt sterk aanbevolen dit in 2018 wel te doen Op 1 januari 2013 is een wijziging van het Archiefbesluit van kracht geworden, die tot doel heeft het waardering- en selectiebeleid van zorgdragers te moderniseren. Om effectief te kunnen bijdragen aan de kwaliteit van de informatiehuishouding van de overheid moet bij waardering van archiefbescheiden niet alleen met vernietigingstermijnen rekening worden gehouden. Ook vraagstukken van informatiebeveiliging, actieve openbaarmaking van informatie, rubricering, vervroegde overbrenging en openbaarheidsbeperkingen moeten bij de afweging worden betrokken. Om dit te bewerkstelligen moet het voormalige driehoeksoverleg vervangen worden door een zogenoemd Strategisch Informatie Overleg (SIO). Dit is een structureel ambtelijk overleg dat tot taak krijgt de besluitvorming op het gebied van de informatiehuishouding voor te bereiden en te regisseren. Het gaat daarbij lokaal om besluiten op het gebied van de vervanging, vervreemding, overbrenging en beperking van de openbaarheid van archiefbescheiden. Het SIO bestaat minimaal uit een door de zorgdrager aangewezen verantwoordelijke voor de informatiehuishouding (de gemeentesecretaris of het hoofd Documentaire Informatievoorziening) en (indien benoemd) de archivaris die beheerder is van de archiefbewaarplaats: 7

9 Hoofdstuk 2 Interne kwaliteitszorg en toezicht Werkt de gemeente structureel aan de kwaliteit(sverbetering) van haar informatiehuishouding? Nog niet overgebrachte overheidsarchieven Kwaliteitssysteem Volgens Artikel 16 van de Archiefregeling 2010 dient het college van Burgemeester en Wethouders ervoor te zorgen dat het beheer van zijn archiefbescheiden voldoet aan toetsbare eisen van een door hem toe te passen kwaliteitssysteem. Een kwaliteitssysteem bestaat uit de organisatorische structuur, verantwoordelijkheden, procedures, processen en voorzieningen die nodig zijn voor het ten uitvoer brengen van kwaliteitszorg. Het kwaliteitssysteem binnen gemeente Delft is in ontwikkeling. Het maakt onderdeel uit van het programma Geheugen van Delft. In 2017 is er een document Kwaliteitssysteem Gemeente Delft (in concept) opgesteld hoe het kwaliteitssysteem in de organisatie van gemeente Delft kan worden ingeweven. Het document is in 2017 niet vastgesteld, maar in ontwikkeling. Bij de Delftse aanpak is de keuze gemaakt om het kwaliteitssysteem gefaseerd op te bouwen en te implementeren. Daarbij wordt een kwaliteit verbeter systematiek gehanteerd die is gebaseerd op de Lean Six Sigma methodiek en Scrum. Deze aanpak heeft als uitgangspunt dat de implementatie zich flexibel zal aan passen aan de ontwikkelingen binnen de organisatie en het programma Geheugen van Delft. Het systeem wordt gecompleteerd met afspraken om de realisatie van verbeteringen te monitoren en bij te sturen. Dit gebeurd onder andere door zelfevaluatie op basis van de handreiking van Kwaliteitssysteem Informatiebeheer Decentrale Overheden (KIDO) 3. Deze zelfevaluatie is een hulpmiddel om op een gestructureerde wijze het gesprek te voeren met alle betrokken disciplines (DIV, IT, proceseigenaren) om het informatiebeheer beter in te richten. 4 Archiefdienst Ingevolge van artikel 15 van de door de gemeenteraad vastgestelde Archiefverordening Delft brengt de gemeentearchivaris jaarlijks verslag uit aan het college inzake de verrichte werkzaamheden in het kader van het toezicht op de nog niet overgebrachte archieven. Artikel 9 bepaalt dat het college eenmaal per jaar aan de Raad over de uitgevoerde activiteiten met betrekking tot de overgebrachte archieven en collecties verslag doet. Het college legt in dat kader het verslag over dat door de gemeentearchivaris aan hen is uitgebracht. In het archieftoezicht is de provincie op afstand komen te staan door middel van Interbestuurlijk Toezicht. 5 Hierdoor is versterking van het horizontaal toezicht 6 in zake de informatievoorziening noodzakelijk. Het kwaliteitssysteem is hiervoor bij uitstek het middel. Het kwaliteits(zorg)systeem is in ontwikkeling Er zijn aparte evaluaties ontworpen voor Beleid, Organisatorische inbedding en Beheerinstrumenten; Processen en Techniek. De zelfevaluaties kunnen op ieder gewenst moment toegepast worden. Vanuit Informatiebeheer zal jaarlijks een evaluatie uitgevoerd worden op Beleid, Organisatorische inbedding en Beheerinstrumenten. Op Processen en Techniek worden steekproefsgewijs evaluaties afgenomen door Informatiebeheer in samenwerking met procesbeheerders en gegevensmanagement Met het horizontaal toezicht wordt gedoeld op de verantwoording voor het college aan de gemeenteraad op grond van wettelijke regels zoals deze in het kader van het duaal bestuur in Nederland ingang hebben gevonden. 8

10 Hoofdstuk 3 Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid archiefbescheiden Geschiedt de ordening planmatig, waarborgen het systeem en de materialen de authenticiteit, context en toegankelijkheid en de duurzaamheid van de archiefbescheiden? De gemeente Delft beschikt over een overzicht van te bewaren analoge archiefbescheiden op document- en dossierniveau. De selectielijst en de i-navigator kunnen als lijst met te bewaren digitale archieven worden beschouwd. De gemeente Delft gebruikt duurzame materialen en gegevensdragers en duurzame verpakkingsmaterialen bij opslag. Omslagen van zuurvrij papier voldoen aan de kwaliteitseis ICN. De archiefbescheiden worden in goede materiële staat gebracht en gehouden. Voor documentbeheer wordt gebruik gemaakt van het Document Management Systeem (DMS) Verseon. In 2017 is Verseon geüpdatet naar de nieuwste versie Verseon Blocks (versie 2.4). De inrichting van zaakgericht werken in Verseon is in 2017 nog niet voltooid. Er vindt in 2017 alleen vervanging plaats bij de WWB binnen de gemeente Delft. Voor analoge archieven is papier is leidend, de analoge bescheiden worden dan als het origineel beschouwd. Bij de digitale versie wordt in het DMS Verseon vermeld dat er een papieren origineel bestaat. Papier is niet leidend voor digital born informatie. Er vindt geen omgekeerde substitutie 7 plaats. Kwaliteit van Registratie De kwaliteit van de toegankelijkheid en vindbaarheid van archiefbescheiden in het DMS hangt af van het vastleggen van informatie in het systeem. Hierbij is de kwaliteit van de registratie van de ingekomen documenten en uitgaande documenten in het DMS belangrijk. Voor de vindbaarheid en toegankelijkheid van de archiefbescheiden is een goede kwaliteit van registratie noodzakelijk. De wijze waarop de registratie en archivering van de documenten plaatsvindt, is niet optimaal. Er zijn hierdoor digitale achterstanden ontstaan. In 2017 is hard gewerkt om deze problemen in kaart te brengen en inzichtelijk te maken. Binnen gemeente Delft registreren verschillende partijen in het DMS. De medewerkers van DIV hebben kennis van zaken en kunnen bepalen welk zaaktype geschikt is voor een zaak. Zij maken een zaaktype aan, kunnen informatie van een zaak registreren en koppelen. Daarnaast kunnen zij documenten digitaal archiveren. Een groot deel van de registratie gebeurd door de behandelend ambtenaar. Dit gaat niet altijd zoals het zou moeten gaan. Ambtenaren kunnen zelf scannen en informatie in Verseon zetten, zonder deze correct te koppelen. Hierdoor zijn er veel loshangende documenten in Verseon te vinden die niet aan een zaaktype (en de andere documenten in die zaak) gekoppeld zijn. De zwevende documenten die niet aan een zaak of een dossier gekoppeld zijn, zijn in 2017 in kaart gebracht. Ze hangen echter nog altijd los in Verseon. In 2017 gebeurde het regelmatig dat documenten ter archivering werden aangeleverd bij DIV maar waarbij het eerste startdocument, of het initiërend document, nooit is aangeleverd. In zo n geval is het mogelijk dat een initiërend document nog bij de behandeld ambtenaar ligt. Bij DIV wordt geprobeerd te achterhalen waar het initiërend document is gebleven. Hiervoor wordt contact opgenomen met de behandelend ambtenaar. De DIV medewerker vraagt om het initiërend document om zo de zaken compleet te maken. Zo worden ook de behandelende ambtenaren opgevoed en de noodzaak van het aanleveren van te archiveren en te registeren informatie benadrukt. Het komt echter regelmatig voor dat de ambtenaar niet reageert op het verzoek van DIV 7 Bij substitutie worden papieren documenten vervangen door digitale versies (door middel van scannen). Omgekeerde substitutie houdt in dat digitale originelen worden geprint, en zodoende vervangen. 9

11 om de bijbehorende informatie aan te leveren. Dit zorgt ervoor dat DIV met inventieve, maar onjuiste oplossingen het document in Verseon registreert. Bijvoorbeeld door een zaak te starten zonder initiërend document (in afwachting van eventuele andere stukken). Daarbij heeft DIV een hoge werkdruk waarbij de oplopende werkvoorraden niet weggewerkt kunnen worden door de medewerkers. De medewerkers van DIV komen door de hoge werkdruk niet toe aan het digitaal archiveren van de geregistreerde informatie. Dit is de digitale variant van het oude analoge archiveren oftewel het toevoegen van informatie over de vernietigingstermijn of juist de bewaring van de informatieobjecten. Binnen gemeente Delft zijn veel van de behandelende ambtenaren niet bewust gemaakt van de noodzaak van aanleveren van te registreren informatie. Zolang er niet gestuurd wordt op kwaliteit van registratie, waarbij communicatie over registratie naar de behandelend ambtenaren niet structureel plaatsvindt en er geen voorlichting is voor de ambtenaar hoe er geregistreerd dient te worden, zal de vindbaarheid van documenten en de toegankelijkheid van het DMS niet verbeteren. Verbeterstappen op dit gebied worden wel gemaakt in het programma Geheugen van Delft. Meer capaciteit bij DIV, in het bijzonder voor de kwaliteit van de informatiehuishouding, is aan te bevelen om het informatiebeheer nog verder op orde te brengen. Er is een noodzaak voor een kwaliteitsbewaker die zorgt dat de registratie door de ambtenaren juist verloopt. Daarnaast is er behoefte aan kennis en opleiding van de behandelend ambtenaren en voor de medewerkers van DIV. In 2017 is er inzicht gekomen welke digitale achterstanden er zijn. Deze achterstanden zijn echter nog niet weggewerkt. De inrichting van het DMS zou een juiste registratie moeten ondersteunen. Het zaakgericht registeren, het koppelen van nieuwe binnengekomen documenten aan zaaktypen is bepalend voor de vindbaarheid van zaken (en de bijbehorende documenten) in het systeem. Er wordt niet zaakgericht gewerkt of gearchiveerd in 2017, maar vanaf 2018 vindt archivering zaakgericht plaats in Verseon Blocks (versie 2.4). Metadataschema Elke gemeente dient te beschikken over een vastgesteld en geïmplementeerd metadataschema volgens NEN- ISO :2006 en NEN-ISO :2007. In 2016 is er uit de pilot E-depot Schiedam-Delft een concept Toepassingsprofiel Metadatering Lokale Overheden (TMLO) opgeleverd. Dit is een standaard voor metadata bij alle decentrale overheden. 8 In 2017 is er bij gemeente Delft is een mapping uitgevoerd tussen het DMS/RMA Verseon, het zaaksysteem I-navigator en het TMLO. In de projectplannen van gemeente Delft, zoals in het Geheugen van Delft, staat het metadataschema op de lijst. In samenwerking met het Stadsarchief Delft is er een start gemaakt met het ontwikkelen van het metadataschema. Het is belangrijk dat bij de inrichting van toekomstige (werk)processen rekening wordt gehouden met dit metadataschema en het metadataprofiel. Een metadataprofiel is van belang wanneer informatie moet worden overgedragen naar een e-depot. Het is sterk aan te bevelen om in het kwaliteitssysteem ook voor het metadataschema een toetsingspunt in te richten. Archiefdienst Een van de kerntaken van Stadsarchief Delft is het toegankelijk maken van archieven en collecties om de openbaarheid aan de burger te kunnen garanderen. 99% van alle overgebrachte archieven naar de archiefdienst zijn toegankelijk door middel van een inventaris of plaatsingslijst. Deze is te raadplegen via de website. De archiefstukken zelf kunnen gratis geraadpleegd worden door de burger in de studiezaal. De archiefdienst maakt gebruik van Atlantis voor depotbeheer en bezoekersregistratie. Dit pakket voldoet aan de Internationale Standaardnormen ISAD(G), ISAAR(CPF), ISIADH. Nadere toegangen via het web (collectie

12 delft.nl/nadere-toegangen) moeten voor de gemeente Delft nog grotendeels ontsloten worden. De inventarissen van de niet digitale archiefbescheiden zijn via de website van Stadsarchief Delft (collectie-delft.nl) doorzoekbaar. Bij Stadsarchief Delft wordt gebruik gemaakt van duurzame verpakkingsmaterialen zoals benoemd in de Archiefregeling Alle overgebrachte archieven van de gemeente Delft zijn duurzaam geborgen. Er is echter geen voorziening getroffen voor reguliere, planmatige vervanging van verpakkingsmateriaal. Bij de collectie Beeld en Geluid is inventarisatie nodig om duidelijk te maken wat de collectie bevat en waar de auteursrechten berusten. Er is circa 10% van de collectie ontsloten. In 2017 zijn de archieven en de collectie verhuisd naar het nieuwe archiefgebouw. Hierbij is de gehele collectie in de nieuwe depots geplaatst. Registratie in het Document Managementsysteem Verseon door de behandelend ambtenaren en de medewerkers DIV heeft voortdurende aandacht nodig. Meer aandacht voor kwaliteitsbewaking wordt aanbevolen. Meer capaciteit bij DIV voor een goede kwaliteit van registratie en archivering wordt aanbevolen. Metadataschema is in ontwikkeling en is opgenomen in projectplannen. Aanbevolen wordt om in het kwaliteitssysteem ook voor het metadataschema een toetsingspunt in te richten. De archieven bij Stadsarchief Delft zijn in een goede en toegankelijke staat. De archieven kunnen gratis geraadpleegd worden door de burger. 11

13 Hoofdstuk 4 Digitale Archiefbescheiden Werkt de gemeente inzake digitale archiefbescheiden systematisch aan digitaal informatiebeheer en voldoet ze aan de specifieke wettelijke voorschriften? In december 2013 is er een vervangingsbesluit genomen voor de archiefbescheiden behorend tot het domein werk, inkomen en zorg. Dit vervangingsbesluit met het Handboek Routinematige Vervanging Archiefbescheiden WWB is gebruikt als basis voor een generiek Handboek Vervanging Gemeente Delft. Dit Handboek is algemeen van opzet en bedoeld als bijlage voor het nog te nemen vervangingsbesluit. Het gaat daarbij vooral om de routinematige vervanging van alle papieren archiefbescheiden die door de gemeente Delft worden ontvangen en opgemaakt bij de uitoefening van de taken. In 2017 is er door Doxis een audit uitgevoerd op het Handboek Routinematige Vervanging Archiefbescheiden WWB. De audit betrof de wijze waarop het handboek overeenkomt met de praktijk en het digitale informatiebeheer. Hieruit blijkt dat het huidige vervangingsproces van de WWB moet worden heringericht om te voldoen aan de Beleidsregel Vervanging. Het handboek is nog niet vastgesteld. Het is de bedoeling dat het handboek in 2018 in werking zal treden. De vervanging zal per werkproces ingevoerd gaan worden. Na het besluit van het college van B&W, waarbij het handboek (kaders) zal worden vastgesteld, zal het per mandaat aan de diensthoofden/directeuren worden opgelegd. De directeuren moeten zelf dit in werking zetten door middel van het ontwikkelen van een werkinstructie. Deze dient eerst ter goedkeuring te worden voorgelegd aan de archivaris of archiefinspectie. Applicatielandschap Binnen de gemeente Delft zijn er meer dan 500 applicaties. In 2017 heeft een inventarisatie plaats gevonden van 150 applicaties en haar gegevensverzamelingen. Hierbij is er een totaallijst inventarisatie gegevenslandschap Delft opgesteld. Daarbij zijn naast de aspecten van informatiebeheer ook aspecten meegenomen betreffende open data, openbaarheid, informatiebeveiliging en privacy. Deze nulmeting wordt voorzien van een voorstel voor het beheer van dit overzicht. De beheersmaatregelen om het overzicht te behouden moeten worden geïmplementeerd. Uit de inventarisatie kwam naar voren dat veel applicaties geen RMA functionaliteit hebben en/of niet in staat zijn om dossiers na afsluiten ook daadwerkelijk af te sluiten voor wijzigingen. Veel digitale gegevens worden in 2017 niet naar behoren beheerd. Er zijn nog geen plannen om dit te verbeteren. Naast deze 150 applicaties uit beheer portaal die in kaart zijn gebracht zijn er binnen de gemeente Delft verschillende tools in gebruik die niet in het beheerportaal zijn ondergebracht (zoals Trello). Gemeentelijke website In de KPI-rapportages over 2015 en 2016 is archivering van de gemeentelijke website aanbevolen. De gemeente Delft was een van de eerste gemeenten met een website. Hoe deze website er uit heeft gezien en hoe deze ontwikkeld is, is niet meer te achterhalen. De websites zijn in het verleden niet gearchiveerd, wat wel had moeten gebeuren volgens de archiefwettelijke regels. Vanaf 8 november 2017 wordt de gemeentelijke website gearchiveerd door Archiefweb.eu. 9 De gemeente Delft werkt in 2017 met leveranciers aan de vervanging van delft.nl. De nieuwe website gaat in het eerste kwartaal van 2018 online. Het handboek vervanging heeft in 2017 een audit ondergaan. Het handboek zal begin 2018 in werking treden voor de gemeente. Het gegevenslandschap van de applicaties in Delft zijn geïnventariseerd. Beheersmaatregelen om het overzicht te behouden moeten worden geïmplementeerd. De gemeentelijke website wordt gearchiveerd

14 Hoofdstuk 5. Vernietiging en vervreemding van archiefbescheiden Weegt de gemeente zorgvuldig af wanneer het bezit van bescheiden niet meer van belang is voor bedrijfsvoering, democratische controle en cultuurhistorie? Het Documentair Informatiesysteem (DMS) Verseon voldoet aan de NEN Er is een Record Manager Application (RMA) waardoor vernietiging van documenten en dossiers kan plaatsvinden. De functionaliteit van het DMS/RMA is conform de NEN 2082 ingericht. In januari 2018 is Verseon Blocks (versie 2.4) live. Applicaties In 2017 beschikt de gemeente Delft over een overzicht van applicaties met archiefwaardig materiaal. Hiermee is er meer inzicht waar de risico s, zoals op het gebied van onrechtmatige verwerking van gegevens, liggen. Het is sterk aan te bevelen om bij de aanschaf van gemeentelijke applicaties ook te letten op de eisen voor informatie- en archiefbeheer. I-navigator Er is een Documentair Structuurplan (DSP), namelijk I-navigator. Deze is in 2017 standaard ingericht, maar deze inrichting komt nog niet overeen met de Delftse situatie. In 2017 is hard gewerkt om maatwerk te leveren, maar hier moet nog een slag gemaakt worden. Het inrichten van een zaaktypecatalogus zoals in I-navigator moet gebeuren voordat een DMS/RMA zoals Verseon Blocks is geïmplementeerd. Hierbij moeten de primaire werkprocessen en het administratieve proces op elkaar zijn afgestemd. De informatie die ontstaat in het primaire proces zal moeten worden weerspiegeld en ondersteund in het secundaire, administratieve proces. In 2017 is begonnen met de inrichting van I-navigator. Inrichting is niet alleen zaak van functioneel beheer of van de leverancier maar ook van DIV uitvoering. Voor een goede kwaliteit van de inrichting is een breed overleg noodzakelijk. Afstemming met de afdelingen waarin de werkprocessen plaatsvinden is maar een voorwaarde voor het slagen van de inrichting van Verseon Blocks. Wanneer I-navigator is ingericht, en afgestemd op de primaire werkprocessen, is het van belang dat deze wordt geïmplementeerd in Verseon. Vernietigingslijsten De jaarlijkse ronde van vernietiging van dossiers is ook in 2017 in gang gezet. De vernietiging vindt plaats onder toezicht van de archivaris. Er is echter geen procedure officieel vastgesteld. Er is niets op schrift gezet waaruit blijkt hoe de vernietiging in de praktijk moet verlopen en waaruit blijkt hoe de vernietiging daadwerkelijk verloopt. Het vaststellen van een procedure is aan te bevelen zodat de verantwoording en transparantie rondom de vernietiging van gemeentelijke archiefbescheiden wordt vergroot. Hotspotmonitor Eind 2015 is door de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) een nieuw concept selectielijst opgesteld die geldt voor archiefbescheiden van na Om de lijst door de minister te laten vaststellen is er namens de zorgdrager (het college) een machtiging nodig voor de VNG. Deze machtiging is begin 2016 afgegeven. De selectielijst geeft de mogelijkheid om vanwege de lokale situatie van de lijst af te wijken. Daarvoor is in 2013 een facultatieve stukkenlijst opgesteld. 10 Landelijk is deze vervangen door de hotspotmonitor. In 2016 is de 10 Een facultatieve stukkenlijst is een lijst met archiefbescheiden die op grond van plaatselijke belangrijke historischmaatschappelijke gebeurtenissen en ontwikkelingen niet aan de formele vaststellingsprocedure volgens het Archiefbesluit 1995 onderworpen wordt. Hiermee wordt reconstructie van de plaatselijke geschiedenis voor de toekomst beter gewaarborgd. 13

15 hotspotmonitor landelijk geïntroduceerd. 11 Bij een hotspotmonitor wordt periodiek gekeken of zich in het recente verleden zaken hebben voorgedaan die veel maatschappelijke of politieke beroering hebben veroorzaakt. Een hotspot is een gebeurtenis of kwestie die leidt tot een opvallende of intensieve interactie tussen overheid en burgers of tussen burgers onderling. Een mogelijke hotspot voor Delft zou de Spoorzone kunnen zijn. In 2016 is er samen met Schiedam een pilot gehouden om de hotspotmonitor op te zetten. In 2017 is de mogelijkheid verkend hoe de hotspotmonitor binnen de gemeente Delft zou kunnen worden ingericht. De hotspotmonitor is geen verplicht onderdeel van de nieuwe selectielijst voor gemeenten in 2017, maar wordt wel aanbevolen. Om archiefbescheiden te kunnen uitzonderen van vernietiging, is het nodig om een vastgestelde onderwerpenlijst te hebben. De hotspotmonitor is bij uitstek een manier waarop deze onderwerpenlijst op een gedegen manier tot stand kan komen. Er worden experts geraadpleegd voor welke gebeurtenissen tot een hotspot kunnen worden benoemd. Vernietiging in het Document Managementsysteem Verseon is mogelijk. De wijze waarop de registratie en archivering van de documenten plaatsvindt is echter niet optimaal. Het wordt sterk aanbevolen om bij de aanschaf van gemeentelijke applicaties ook te letten op de eisen voor informatie- en archiefbeheer. De procedure rondom de jaarlijkse vernietiging van dossiers is niet inzichtelijk. De hotspotmonitor is geen verplicht onderdeel van de nieuwe selectielijst voor gemeenten in 2017, maar wordt wel aanbevolen. Om archiefbescheiden te kunnen uitzonderen van vernietiging, is het nodig om een vastgestelde onderwerpenlijst te hebben. 11 Zie de ledenbrief van de VNG: 14

16 Hoofdstuk 6. Overbrenging en vernietiging van archiefbescheiden Brengt de gemeente het principe van de Archiefwet te bewaren archiefbescheiden na 20 jaar overbrengen, tenzij met redenen omkleed correct in de praktijk? Met de opening van het nieuwe archiefgebouw in de Harnaschpolder in Den Hoorn is het probleem van de overvolle archiefbewaarplaats op de Oude Delft opgelost. Hiermee is de overbrenging van archiefbescheiden weer mogelijk geworden. Het project Papierstorm is in 2017 afgerond, de betreffende archieven zijn toegevoegd aan de Bewaarreeks van de gemeente (met uitzondering van de VAK). In het kader van het project Papierstorm, afname Fysiek archief, de vervanging (zie hoofdstuk 4) en digitaal werken zijn alle papieren archieven in kaart gebracht. In het vervolgproject (dat een onderdeel is van het Geheugen van Delft) zal er per archief een archiefbewerkingsplan worden opgesteld, gericht op het overbrengen van dat archiefbestanddeel. In 2018 zal een planning worden gemaakt, wat in de periode zal worden uitgevoerd. De reeksen met te bewaren archiefbescheiden (B-reeksen) zijn niet naar het Stadsarchief overgebracht. De reden dat er geen overbrenging plaatsvindt, is dat er geen scheiding in 10-jaren blokken is gemaakt. De te bewaren reeks groeit daarom gewoon door. Het is aan te bevelen dat DI in 2018 ook een plan opstelt om de reeksen met te bewaren archiefbescheiden (B-reeksen) af te sluiten en over te gaan brengen naar de archiefbewaarplaats. Ontvlechting Erfgoed Delft De ontvlechting van Erfgoed Delft is in 2017 nog niet afgerond. Dit staat op de planning voor In 2017 is er aandacht voor de gevolgen binnen het archief van de ontvlechting van Erfgoed Delft. In het geval van een organisatiewijziging zullen de archieven van Erfgoed Delft (Archeologie, Museum het Prinsenhof en Stadsarchief Delft) moeten worden afgesloten en worden overgebracht naar Stadsarchief Delft. De archieven van Archeologie bestaan voornamelijk uit digitale bestanden op een afdelingsschijf. Daarnaast zijn er papieren dossiers in een kast op de Kluizenaarsbocht. Deze archieven moeten op orde worden gebracht met het oog op de ontvlechting van Erfgoed Delft. Het archief van het Stadsarchief Delft tot 2005 is op orde. De periode zal moeten worden geïnventariseerd. De archieven bij Museum Het Prinsenhof bestaat uit financiële archieven en collectie archieven. De financiële archieven bestaan uit grotendeels digitale archieven die de gemeentelijke afdeling Financiën in het systeem GFS zijn ondergebracht. Het museum archiveert zelf de archiefbescheiden met betrekking tot de omzet en aantallen bezoekers. De correspondentie wordt door alle medewerkers zelf afgehandeld, maar niet alle correspondentie wordt consequent ingeboekt in The Museum System. In de collectie archieven zijn ook contracten opgenomen. The Museum System wordt verder gebruikt om lopende dossiers te archiveren. Deze dossiers zijn in de loop der jaren opgebouwd zonder enig natuurlijk moment om dossiers af te sluiten. Tijdens een inspectiebezoek in mei 2016 blijkt een deel van collectie archieven niet in toegankelijke staat te zijn. In 2016 is er vanuit het management meer aandacht gekomen voor wat er nodig is om deze archieven in goede, geordende en toegankelijke staat terug te brengen. In 2017 is het archief van het museum Het Prinsenhof gedeeltelijk naar het Stadsarchief Delft overgebracht. Een ander deel bevindt zich nog op de locatie van de Kluizenaarsbocht, deze locatie is niet geschikt voor de opslag van archieven. Het archief zal in 2018 in het Stadsarchief worden bewerkt en is nog niet toegankelijk via een inventaris. In 2017 zijn verschillende archieven overgebracht of uitgeplaatst naar Stadsarchief Delft. De archieven van de gemeenschappelijke regeling Grondwaterontrekking Delft Noord is uitgeplaatst naar Stadsarchief Delft, met 15

17 een omvang van ruim 2 meter. Een deel van het archief van de BV Ontwikkelbedrijf Spoorzone (OBS) is in 2017 uitgeplaatst naar het Stadsarchief, deze omvat 14 meter. Het archief van de Burgerlijke stand tot en met 2017 is ondergebracht bij Stadsarchief Delft. Ook de bouwtekeningen dossiers zijn in 2017 door de gemeente Delft naar het Stadsarchief Delft uitgeplaatst om daar bewerkt te worden. De dossiers kunnen wel worden opgevraagd door burgers. Omdat de dossiers nog niet officieel zijn overgebracht, zijn ze ook nog niet ontsloten door middel van een inventaris op de website van Stadsarchief Delft. Stadsarchief Delft heeft in 2017 een vervreemd archief ontvangen van Nationaal Archief / Stadsarchief Rotterdam. Het betreft archiefstukken over Delfshaven en Delft als lid van de Staten van Holland voor Delegeren van gemeentelijke taken Er ontstaan in 2017 steeds meer BV s die gemeentelijke taken overnemen. Voor deze BV s is onvoldoende ondersteuning georganiseerd op het gebied van informatiebeheer en archivering. Deze BV s moeten ook gebruik kunnen maken van de expertise van de informatieadviseurs van de gemeente. De archieven blijven immers de zorg van de gemeente Delft, in het bijzonder het college van Burgemeester en Wethouders. De gemeente Delft moet hierin blijvende regie nemen en de partijen ondersteunen bij de archivering. Dit kan door in gesprek met deze organisaties de inrichting van het archief- en informatiebeheer bij aanvang van de werkzaamheden te organiseren. Aanbevolen wordt om extra aandacht te besteden aan het beheer van archieven wanneer taken worden gedelegeerd naar andere partijen. Gemeentelijke taken betreffende het parkeren en taken betreffende heffingen zijn in 2016 overgegaan naar Parking Delft BV. Voor de inrichting van het informatiebeheer is er contact geweest met de archiefinspectie. De adviseurs DI hebben in het DVO artikelen opgenomen betreffende de archivering. Op zijn aanvullende taken overgedragen naar Parking Delft BV. In 2018 zullen nog meer aanvullende taken worden overgedragen. Ook is op de BV Delft Support gevormd, deze zal in 2018 nader worden ingericht. De vorming van archieven gaat ook hier gewoon door, maar de archieven blijven de verantwoordelijkheid van het college, zij blijven zorgdrager. Dit betekent dat na verloop van tijd er waardering en selectie van archieven plaatsvindt. Ook moet het te bewaren deel worden overgebracht naar het Stadsarchief. Gemeenschappelijke regelingen Ook in 2017 besteed gemeente Delft werkzaamheden uit aan derden. Deze partijen zijn vaak wel verbonden aan de gemeente. Er is inmiddels meer aandacht voor de archivering door verbonden partijen. Zowel bij oprichting als liquidatie. Bij de oprichting van verbonden partijen moet een archiefparagraaf worden opgesteld. Digitale archivering moet aan het begin van het proces worden ingericht, om de archiefvorming goed te laten verlopen. Met het oog op selectie en waardering, vernietiging en eeuwige bewaring moet er nu al actie worden ondernomen. Bij liquidatie moet er in de liquidatieovereenkomst aandacht worden besteed aan de afsluiting en overbrenging van archieven. Er moeten middelen worden gereserveerd om archieven af te sluiten en over te dragen aan Stadsarchief Delft. Deze zaken moeten geborgd worden in het oprichtings- en liquidatiebesluit. Er wordt geconstateerd dat er steeds wel steeds meer aandacht voor is maar dit nog niet structureel geborgd is. In 2017 zijn enkele archieven van verbonden partijen overgebracht naar het Stadsarchief Delft. Zo is het archief van Grondwateronttrekking Delft Noord uitgeplaatst naar Stadsarchief, dit archief ondergaat ook een bewerking bij het stadsarchief. Dit archief heeft geen inventaris en is in verband met de beperking van de openbaarheid nog niet toegankelijk voor de burger. In 2017 zijn voorbereidingen getroffen om het archief van Avalex over te dragen aan Stadsarchief Delft. 16

18 Steeds meer archiefreeksen worden afgesloten en overgebracht (of uitgeplaatst) naar de archiefbewaarplaats. De reeksen met te bewaren archiefbescheiden (B-reeksen) zijn niet naar de archiefbewaarplaats overgebracht. Het wordt aanbevolen dat DI in 2018 ook een plan opstelt om de reeksen met te bewaren archiefbescheiden (B-reeksen) af te sluiten en over te gaan brengen naar de archiefbewaarplaats. De ontvlechting van Erfgoed Delft is in 2017 nog niet afgerond. Dit staat op de planning voor In 2017 is er aandacht voor de gevolgen binnen het archief van de ontvlechting van Erfgoed Delft. In het geval van een organisatiewijziging zullen de archieven van Erfgoed Delft (Archeologie, Museum het Prinsenhof en Stadsarchief Delft) moeten worden afgesloten en worden overgebracht naar Stadsarchief Delft. Steeds meer gemeentelijke taken gaan naar buiten gemeentelijke organisaties zoals gemeenschappelijke regelingen en BV s. De archivering blijft echter de zorg van het College van burgemeester en wethouders. Aanbevolen wordt dat regie wordt gehouden op het archief- en informatiebeheer van deze organisaties. Bijvoorbeeld door in gesprek met deze organisaties de inrichting van het archief- en informatiebeheer bij aanvang van de werkzaamheden te organiseren. Bij oprichting en liquidatie van verbonden partijen moet er continue aandacht zijn voor de kwaliteit van de archivering met het oog op een goede overbrenging van deze archieven naar Stadsarchief Delft. 17

19 Hoofdstuk 7 Archiefbewaarplaatsen, archiefruimten en e-depot Zijn de fysieke en digitale bewaaromstandigheden op orde? In 2017 zijn de archiefruimte en de archiefbewaarplaats van gemeente Delft op orde. De archiefruimte in de kelder van Het Nieuwe Stadskantoor (HNK) is getoetst aan de Archiefwet en vervolgens goedgekeurd door de archiefinspectie. In 2017 is Archief Delft verhuisd van de Oude Delft 169 te Delft naar de Harnaschpolder, Gantel 21 te Den Hoorn. Het archief krijgt hierbij ook een nieuwe naam, namelijk Stadsarchief Delft. De nieuwe archiefbewaarplaats is bouwkundig goedgekeurd door de provinciale archiefinspectie. E-depot In 2017 vormt het digitale archief van de BV OBS een pilot voor het e-depot. In dit kader heeft er een mapping plaatsgevonden van de metadata in Filelinx met het Toepassingsprofiel Metadatering Lokale Overheden (TMLO) 12. De documentbestandsformaten en het overbrengingsprotocol zijn in concept opgesteld. De inrichting van een proeftuin e-depot is in 2017 van start gegaan. Deze proeftuin is in beginsel gebaseerd op Atlantis ABS en Strongroom (een online e-depot) van de firma Datamatters. Bij de inrichting van de proeftuin gaat men uit van het internationale model van OAIS 13. In de proeftuin wordt de ingest 14 ingevoerd en beschikbaar gesteld. Alle aspecten het model komen aan de orde. Dit loopt vanaf de opname van informatie in het systeem, om het vervolgens toegankelijk te maken en duurzaam te houden, als beschikbaar te stellen. Om succesvol een e-depot te implementeren moet er verregaande samenwerking, afstemming en integratie op maat zijn tussen het project Geheugen van Delft en Stadsarchief Delft. In 2017 maakt het e-depot onderdeel uit van het verbeterplan Geheugen van Delft. Hierbij heeft Stadsarchief Delft de trekkersrol. De archiefruimte en archiefbewaarplaats van de gemeente Delft en Stadsarchief Delft zijn op orde. Voor het e-depot is een proeftuin ingericht. Mapping tussen Filelinx en het TMLO heeft plaatsgevonden. Het e-depot maakt onderdeel uit van het verbeterplan Geheugen van Delft Zie 14 Het proces binnen een digitaal depot waarbij het aangeleverde set digitale archiefdocumenten, met bijhorende inhoudelijke en technische metadata, wordt gecontroleerd en na goedkeuring wordt opgenomen en geregistreerd in het systeem. Bron: archiefwiki. 18