Gemeente Delft. Geachte leden van de gemeenteraad

Save this PDF as:
 WORD  PNG  TXT  JPG

Maat: px
Weergave met pagina beginnen:

Download "Gemeente Delft. Geachte leden van de gemeenteraad"

Transcriptie

1 Archief Delft Retouradres : Erfgoed Delft e.o., Postbus ME Delft Aan de leden van de gemeenteraad hm Gemeente Delft bezoekadres: Oude Delft HR Delft Behandeld door mr. drs. G.J.M. Blom Telefoon Fax Internet Centrale nummers: Telefoon /23 41 Fûx O VERZONDEN Datum Ons kenmerk Uw brief van Onderwerp verslag Archiefwettelijk toezicht Uw kenmerk Bijlage 2 Geachte leden van de gemeenteraad Hierbij doen wij u, in het kader van artikel 9 van de archiefverordening, toekomen het verslag dat is uitgebracht door onze gemeentearchivaris. Dit verslag is tevens opgemaakt in verband met de uitvoering van de in september met de Provincie Zuid-Holland gesloten bestuursovereenkomst IBT. Er heeft inmiddels al een ambtelijke toets plaatsgevonden waarbij de Provincie de volgende reactie heeft gegeven: "De gekozen kleur 'oranjej wordt herkend. Het KPI-verslag geeft een duidelijk beeld van de situatie in Delft. Veel zaken zijn goed geregeld, maar met name de huisvesting van de archieven baart de provincie zorgen." Aan de hand van de geconstateerde aandachtspunten is een aktiestaat opgesteld waarin specifiek is aangegeven welke aktie is voorzien om verbetering aan te brengen. Enkele van deze aandachtspunten zijn reeds opgelost. Sommige zaken hebben meer tijd nodig; zo is de realisatie van een nieuwe archiefbewaarplaats pas eind 2016 voorzien. Andere, zoals het op orde brengen van de digitale informatiehuishouding, vergen een grondige inventarisatie en vervolgens een strategie om tot een oplossing te komen. Hoogachtend Het college van burgemeester en wethouders van Delft

2 Verslag ten behoeve van horizontale verantwoording Uitvoering Archiefwet 1995 op grond van de VNG archief KPl's Gemeente Delft januari 2014 Opgesteld door gemeentearchivaris Delft Aan: college van Burgemeester en Wethouders Delft Inhoudsopgave pagina Geleidebrief Samenvattend KP1 verslag 1. Lokale regelgeving 5 2. Interne kwaliteitszorg en toezicht 6 3. Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid archiefbescheiden 7 4. Digitale archiefbescheiden 8 5. Vernietiging en vervreemding van archiefbescheiden 8 6. Overbrenging van archiefbescheiden naar de openbare archiefbewaarplaats 9 7. Archiefruimten, archiefbewaarplaatsen en e-depots 9 8. Ter beschikking stelling van naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden Rampen, calamiteiten en veiligheid Middelen en mensen 11

3 Geacht college, Hierbij doe ik u toekomen het verslag 2013 met een verantwoording over het beheer van de archiefbewaarplaats en een verslag van het uitgevoerde toezicht op het gevoerde archief- en informatiebeheer in uw gemeente. Het college van Burgemeester en Wethouders is ingevolge artikel 30 Archiefwet zorgdrager voor de gemeentelijke archiefbescheiden en dient daar in eerste instantie verantwoording over af te leggen aan de gemeenteraad. Dit gebeurt door middel van een jaarlijks verslag. Het college legt in dat kader het verslag over dat door de gemeentearchivaris aan hen is uitgebracht in verband met het beheer van de archiefbewaarplaats en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. De gemeentearchivaris brengt eenmaal per jaar verslag uit aan burgemeester en wethouders betreffende de uitoefening van het toezicht. Bijgaand verslag schetst een beeld van de stand van zaken van het archief- en informatiebeheer in uw gemeente en de mate waarin de gemeente voldoet aan de vereisten van de Archiefwet Daarbij is gebruik gemaakt van het raamwerk van Kritische Prestatie Indicatoren (KPl's) archieven dat de VNG heeft ontwikkeld in het kader van de nieuwe Wet Revitalisering Generiek Toezicht (RGT). Volgens de wet RGT dient het horizontale toezicht door de gemeenteraad te worden versterkt.' De provincie maakt gebruik van dezelfde informatie bij de uitoefening van haar toezichttaak. De provincie dient dan ook het verslag na vaststelling te ontvangen. In september 2013 heeft het college een bestuursovereenkomst getekend waarin met gedeputeerde staten afspraken gemaakt zijn over de wijze waarop informatie wordt verstrekt aan de Provincie in het kader van het interbestuurlijk t~ezicht.~ De KP1 geven hieraan invulling. Graag ontvang ik uw reactie op dit verslag en word ik geïnformeerd over uw verantwoording aan de gemeenteraad en de toezending van het verslag aan de provinciale toezichthouder. Uiteraard ben ik bereid het verslag nader toe te lichten. Hoogachtend Bennie Blom Gemeentearchivaris Del', Ruswijk, PPijncker-Nootdorp en Midden-Delfland l Met horizontaal toezicht wordt gedoeld op de verantwoording voor het college aan de gemeenteraad op grond van wettelijke regels zoals deze in het kader van het duaal bestuur in Nederland ingang hebben gevonden. Zrt. 2 lid 1 sub a bestuursovereenkomst. p:// alle themaslc e thema-kwaliteitlokaaibestuur/c e thema-interbestuurliiktoezicht.htm ( m 2013). Verslag ten behoeve van horizontale verantwoording archiefwet I Gemeente Delft

4 Samenvattend 1. De archiefverordening en het besluit informatiebeheer zijn in orde. De verantwoordelijkheden inzake informatiebeheer intern en extern bij samenwerking zijn goed belegd. 2. Het beheer van archiefbescheiden moet voldoen aan toetsbare eisen door middel van een kwaliteitssysteem. Er is als zodanig geen kwaliteitssysteem voor archiefbeheer ingericht. Het advies is een kwaliteitsmrgsysteem te implementeren zodat uniformering van de kwaliteitseisen en normering wordt bereikt. 2. Benchmarking wordt, op de landelijke kwaliteitsmonitor van BRAIN na, nauwelijks toegepast. Archief Delft zal het kwaliteitszorgsysteem dat door BRAIN is ontwikkeld vanaf 2014/2015 gaan toepassen. 2. De gemeentearchivaris brengt jaarlijks verslag uit aan de gemeenteraad over de uitgevoerde activiteiten met betrekking tot de overgebrachte archieven en e 3. Er wordt gebruik gemaakt van duurzame materialen en gegevensdragers en duurzame verpakkingsmaterialen bij opslag. 3. De toegankelijkheid van de analoge archiefbescheiden in de archiefbewaarplaats is redelijk tot goed. 3. Naast Verseon worden er in veel applicaties archiefwaardige gegevens beheerd. Er is geen inventarisatie of overzicht van welke applicaties aan welke normen voldoen. De gemeentearchivaris adviseert dit overzicht zo spoedig mogelijk te realiseren. 4. Er is geen e-depot. De landelijke ontwikkelingen worden door Archief Delft gevolgd. 4. Er ontstaan op veel plaatsen binnen de organisatie digitale archiefbescheiden, deze worden vermeld in het DMS. Echter vallen deze digital-born veelal buiten het beheersregime waardoor de Archiefwet op dit punt niet wordt nageleefd. e 4. De vernietiging van digitale informatie in Verseon is nog niet structureel geregeld. 4. Er ontbreekt binnen de gemeente een visie op het informatiebeleid. De gemeentearchivaris adviseert een visie en duidelijk beleid op dit punt te ontwikkelen. In 2014 wordt ontwikkeling van visie en beleid door de afdeling ID opgepakt. 5. Er is geen facultatieve stukkenlijst. De gemeentearchivaris adviseert deze op te stellen. 6. Door ruimtegebrek in de archiefbewaarplaats wordt er de laatste 15 jaar nauwelijks iets overgebracht. Archiefblokken zijn wel geïnventariseerd en klaar gemaakt voor overbrenging. Deze achterstand in overbrenging wordt opgelost met de realisatie van een nieuwe archiefbewaarplaats eind Zie hiervoor ook punt 7. Verslag ten behoeve van horizontale verantwoording archiefwet I Gemeente Delft

5 7. De archiefruimten van Delft voldoen niet aan de eisen zoals gesteld in de archiefregeling Er is onderzoek gedaan naar alternatieve oplossingen. Een groot gedeelte van de archieven wordt geplaatst bij de firma Hulshoff en de achtergebleven archieven worden tot de bouw van het nieuwe stadskantoor in 2015 bewaard in de relatief minst risicovolle ruimten. 7. De archiefbewaarplaats in Delft voldoet niet aan de wettelijke eisen, er is sprake van een gedoogsituatie vanuit de Provincie. Eind 2016 komt de nieuwbouw van een archiefbewaarplaats gereed. 8. Na overbrenging van de archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats is de informatie in principe openbaar en gratis te raadplegen. 8. Formeel zijn de leges voor diensten van Archief Delft niet opgenomen in het besluit reguliere prijzen en tarieven De gemeentearchivaris adviseert spoedig een reparatiebesluit te nemen. 9. De gemeente Delft heeft een informatiebeveiligingsplan, wat betreft digitale informatie wordt er geoefend in geval van een calamiteit. In dit plan wordt echter geen aandacht besteed aan archiefbeheer. Er is geen veiligheidsplan voor de archiefruimten; hiervoor ontbreekt een calamiteitenplan en ontruimingsplan. De gemeentearchivaris adviseert zo'n plan op te stellen om de veiligheid van informatie te waarborgen. 9. Archief Delft, waar de overgebrachte archieven berusten, moet haar calamiteitenplan herzien en aanpassen. Dit zal in 2014 gebeuren. 10. Voor de niet-overgebrachte archieven bestaat er enkel een inschatting van de kosten. Een duidelijk inzicht in beschikbare mensen en middelen is gewenst. 10. Voor Archief Delft is er inzicht in beschikbare mensen en middelen. m Verslag ten behoeve van horizontale verantwoording archiefwet I Gemeente Delft

6 1. Lokale regelgeving Voldoen de gemeentelijke regelingen aan de wettelijke eisen? De archiefvorming van overheidsorganisaties, zoals de gemeente Delft valt onder de Archiefwet In weerwil van de naam - het begrip archief wordt veelal geassocieerd met informatie van oudere datum -gaat de wet over het geheel van informatie. De archiefverordening en het Besluit Informatiebeheer zijn de basis hoe u als gemeente Delft de Archiefwet vorm geeft. De archiefverordening regelt de zorg die het college van burgemeester en wethouders heeft voor de archieven, die door de gemeentelijke organen wordt gevormd en het toezicht van de gemeentearchivaris op het beheer. Hiermee wordt de gehele informatieketen geborgd, van het aloude charter tot het nieuwste digitale bestemmingsplan. In de archiefverordening is de aanwijzing en het beheer van de archiefbewaarplaats vastgelegd. De huidige archiefverordening van de gemeente Delft is op 28 juni 2012 vastgesteld door de gemeenteraad3. Het Besluit Informatiebeheer beschrijft de voorwaarden waaraan het beheer van de archiefbewaarplaats en van de niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden dienen te voldoen. Het Besluit Informatiebeheer is op 15 mei 2012 in Delft door het college van B. en W. vastgesteld. Het college van Gedeputeerde Staten heeft kennis genomen van zowel de verordening als het besluit informatiebeheer. Een adequaat informatiebeheer maakt een soepele bedrijfsvoering mogelijk, zorgt dat een organisatie zijn rechten en plichten en die van andere partijen kent, dat zij transparant kan opereren en verantwoording kan afleggen over haar handelen. Tenslotte wordt zodoende een blijvende bewaring veilig gesteld van informatie met (cultuur-)historische waarde. Ook de overbrenging van de blijvend te bewaren informatie naar Archief Delft behoort bij de beheertaken. De gemeentearchivaris speelt met name hierin een actieve rol, omdat het beheer na overbrenging bij deze functionaris komt te liggen. De informatie wordt na overbrenging in principe voor de eeuwigheid bewaard, en is dan kosteloos raadpleegbaar voor iedereen. Naast deze (cultuur-)historische waarde die informatie op den duur kan krijgen heeft zij uiteraard een functie voor de bedrijfsvoering van een organisatie. Overheden verkiezen steeds meer voor digitale kanalen voor zaakafhandeling met burgers. Met name de omslag naar digitaal informatiebeheer vraagt om complexe maar noodzakelijke waarborgen om informatieverlies te voorkomen. Een andere trend is dat het niet meer mogelijk is om als gemeente zelf geheel sturing te geven aan de eigen informatieprocessen, denk in dit verband aan de gevolgen van de wet omgevingsvergunning en de rol van social media. Tegelijkertijd zal de informatie- en kennisbehoefte van gemeenten toenemen door de verdergaande decentralisatie van taken en verantwoordelijkheden. Interoperabiliteit en standaarden spelen een steeds belangrijkere rol. De informatie en kennis is nodig om financiële missers te vermijden en om de verwachtingen van de burgers te kennen. Organisatorische wijzigingen binnen een organisatie raken doorgaans ook het informatiebeheer. Als het om ingrijpende wijzigingen gaat wordt archiefinspectie daarbij betrokken. Het moet duidelijk zijn waar informatie gebleven is en wie de verantwoordelijkheid draagt. Ook moet voorkómen worden dat archiefbescheiden verloren gaan voor de gemeente doordat een geprivatiseerde of anderszins buiten het concern geplaatste organisatie het archief tegen wet- en regelgeving in 'meeneemt' zonder dat er sluitende afspraken zijn gemaakt over het toekomstige beheer. Gezien het feit dat gemeenten steeds meer samenwerkingsverbanden aangaan of taken uitbesteden, is artikel 4 van de Archiefwet een heel belangrijk aandachtspunt in deze. Het moet altijd duidelijk zijn welke organisatie er verantwoordelijk is voor de archivering. Hierdoor kan de gemeente Delft zich blijven verantwoorden voor haar handelen. Zo is bijvoorbeeld in de gemeenschappelijke regeling Regionale Belasting Groep het archiefbeheer en -toezicht onvoldoende gewaarborgd. ~t~:lldecentrale.regelaevina.overheid.n r/xhtmlout~ut/actueel/delft/l97947.htm1 ( ). Verslag ten behoeve van horizontale verantwoording archiefwet I Gemeente Delft

7 Met de gemeenten Rijswijk, Pijnacker-Nootdorp en Midden-Delfland is een lichte Gemeenschappelijke Regeling afgesloten inzake het archiefbeheer van overgebrachte archieven en toezicht op de niet overgebrachte archieven. De gemeentearchivaris van Delft is tevens benoemd tot gemeentearchivaris van deze gemeenten. De archiefbewaarplaats van de gemeente Delft is aangewezen. De archiefverordening en het besluit informatiebeheer zijn in orde. De verantwoordelijkheden inzake informatiebeheer intern en extern bij samenwerking zijn goed belegd. 2. Interne kwaliteitszorg en toezicht Werkt de gemeente structureel aan de kwoliteitsverbetering van haar informatiehuishouding? Nog niet overgebrachte overheidsarchieven Volgens artikel 16 van de Archiefregeling 2010 dient het college van B. en W. ervoor te zorgen dat het beheer van zijn archiefbescheiden voldoet aan toetsbare eisen van een door hem toe te passen kwaliteitssysteem. Over het begrip kwaliteitssysteem heerst echter nog veel onduidelijkheid bij gemeenten in Nederland. Delft volgt de landelijke ontwikkelingen en de mogelijkheid om aan te sluiten bij een landelijk kwaliteitssysteem zodat uniformering van de kwaliteitseisen en normering wordt bereikt. In het kader van de ontwikkelingen bij het archieftoezicht waarbij de provincie op afstand komt te staan is versterking van het horizontaal toezicht inzake de informatievoorziening noodzakelijk. Een kwaliteitssysteem is hiervoor bij uitstek het middel. Archiefdienst Ook kwaliteitszorg bij archiefdiensten is een relatief nieuw begrip. Veel bedrijfsprocessen zijn niet uniform ingericht en er is landelijk geen consensus over gehanteerde normen en certificering. Op de landelijke kwaliteitsmonitor na wordt benchmarking nauwelijks toegepast. In Delft werd er deelgenomen aan de tweejaarlijkse landelijke kwaliteitsmonitor archiefdiensten. De eerstvolgende kwaliteitsmonitor is gepland in het tweede halfjaar van Daarnaast zal Archief Delft het kwaliteitshandboek dat onlangs is samengesteld door de Branchevereniging Archiefinstellingen Nederland (BRAIN) in 2014 implementeren. Ingevolge artikel 15 van de door u vastgestelde archiefverordening Delft 2012 en artikel 2.6 van het besluit Informatiebeheer Delft 2012 brengt de gemeentearchivaris jaarlijks verslag uit aan het college inzake de verrichte werkzaamheden in het kader van de formele beheertaak en het toezicht op de nog niet overgebrachte archieven. Artikel 9 bepaalt dat het college aan de Raad over de uitgevoerde activiteiten met betrekking tot de overgebrachte archieven en collecties verslag uitbrengt. Het college legt in dat kader het verslag over dat door de gemeentearchivaris aan hen is uitgebracht. 7 Het beheer van archiefbescheiden moet voldoen aan toetsbare eisen door middel van een kwaliteitssysteem. Er is als zodanig geen kwaliteitssysteem voor archiefbeheer ingericht. Het advies is een kwaliteitszorgsysteem te implementeren zodat uniformering van de kwaliteitseisen en normering wordt bereikt. Benchmarking wordt. op de landelijke kwaliteitsmonitor van BRAIN na, nauwelijks toegepast. Archief Delft zal het kwaliteitszorgsysteem dat door BRAIN is ontwikkeld vanaf 2014/2015 gaan toepassen. - De gemeentearchivaris brengt jaarlijks verslag uit aan de gemeenteraad over de uitgevoerde activiteiten met betrekking tot de overgebrachte archieven en collecties. Verslag ten behoeve van horizontale verantwoording archiefwet ( Gemeente Delft

8 3. Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid archiefbescheiden Geschiedt de ordening planmatig, waarborgen het systeem en de materialen de authenticiteit, context en toegankelijkheid en de duurzaamheid van de archiefbescheiden? Nog niet overgebrachte overheidsarchieven Het papier is leidend binnen de gemeente Delft, de analoge bescheiden worden dan ook als het origineel beschouwd; bij digitale stukken wordt dit vermeld in het DMS. Er wordt voor documentbeheer gebruik gemaakt van DMS Verseon. Naast Verseon zijn er veel applicaties waarin archiefwaardige gegevens worden beheerd. Er is geen inventarisatie of overzicht van welke applicaties aan welke normen voldoen. De gemeente Delft gebruikt duurzame materialen en gegevensdragers en duurzame verpakkingsmaterialen bij opslag. Omslagen van zuurvrij papier voldoen aan de kwaliteitseis ICN. De archiefbescheiden worden in goede materiële staat gebracht en gehouden. Voor digitaal archiefbeheer is er geen e-depot voorziening. Verder verwijzen wij ook naar de Baseline Informatiehuishouding Gemeenten. Deze is beoogd als het algemene, voor alle gemeenten en voor alle onderdelen van de gemeente - ook samenwerkingsverbanden en uitvoerende diensten -geldende normenkader voor informatiebeheer, dat de toegankelijkheid en betrouwbaarheid van overheidsinformatie bevordert. Archiefdienst Een van de (wettelijke) kerntaken van Archief Delft is het toegankelijk maken van archieven en collecties om de openbaarheid aan de burger te kunnen garanderen. 99 % van alle overgebrachte archieven zijn toegankelijk middels een inventaris of plaatsingslijst, te raadplegen via de website. De archiefdienst maakt gebruik van ABS/Archeion voor depotbeheer en bezoekersregistratie. Voor de toegangen tot de archieven (inventarissen) wordt de internationale standaard EAD~ gehanteerd. Enkele nadere toegangen zijn via het web ontsloten (Digitale Stamboom, Digitale Arena en Historisch GIS). Andere nadere toegangen zijn ondergebracht in een verouderde applicatie (die werkt op basis van Access 95) en is aan vervanging toe. De collectie Beeld en Geluid en de bibliotheek worden beheerd in The Museum System (TMS). De toegang via het web is ernstig verouderd en werkt in veel gevallen niet goed. In ieder geval voorziet deze applicatie niet in het presenteren van originele digitale bestanden op de studiezaal zodat de digitaliseringsmaatregel tot behoud van de collectie niet werken omdat men nog steeds het origineel kan opvragen. Bij Archief Delft wordt gebruik gemaakt van duurzame verpakkingsmaterialen zoals benoemd in de archiefregeling Alle overgebrachte archieven1 Delft zijn duurzaam geborgen. Er wordt gebruik gemaakt van duurzame materialen en gegevensdragers en duurzame verpakkingsmaterialen bij opslag. De toegankelijkheid van de analoge archiefbescheiden in de archiefbewaarplaats is redelijk tot goed. Naast Verseon worden er in veel applicaties archiefwaardige gegevens beheerd. Er is geen inventarisatie of overzicht van welke applicaties aan welke normen voldoen. De gemeentearchivaris adviseert dit overzicht zo spoedig mogelijk te realiseren. EAD staat voor Encoded Archival Description, een reeks internationale afspraken om archieftoegangen te kunnen maken, opslaan, m publiceren, koppelen en uitwisselen. Daarbij wordt gebruik gemaakt van de markeertaal XML. Een XML-document is in feite niets anders dan een tekstdicument zonder enige opmaik dat &maakt kan worden in Wordpad. Verslag ten behoeve van horizontale verantwoording archiefwet I Gemeente Delft

9 4. Digitale archiefbescheiden Werkt de gemeente inzake digitale archiefbescheiden systematisch aan digitaal informatiebeheer en voldoet ze aan de specifieke wettelijke voorschriften? Nog niet overgebrachte overheidsarchieven Er is momenteel geen besluit tot vervanging van archiefbescheiden genomen zodat de scans die gemaakt worden van originelen slechts gelden als werkexemplaar. Het papier is leidend. Echter ontstaan er op veel plaatsen in de organisatie digitale archiefbescheiden. Deze zogenaamd digital-born vallen veelal buiten het beheersregime waardoor de Archiefwet op dit punt niet wordt nageleefd. Uit de inspecties die zijn gedaan blijkt er in veel gevallen sprake van hybride archieven. Er wordt zowel energie gestoken in de digitale omgeving als de papieren omgeving maar er is geen afstemming tussen deze twee zodat bijvoorbeeld de noodzakelijke vernietiging van archiefbescheiden slechts wordt toegepast op papieren archieven terwijl de digitale gegevens (metadata enlof gebruikerskopieen) blijven bestaan. Daarnaast wordt de verbinding tussen digitaal en analoog verbroken waardoor metadata verloren gaat zonder dat daar een weloverwogen afweging is gemaakt. Daarmee kan de toegankelijkheid van het archief worden geschaad. Er is in 2013 een pilot geweest waarmee getracht is het beheer van de archiefbescheiden die vanuit de Wet Werk en Inkomen worden aangemaakt digitaal te organiseren. Daarbij is vervanging van papier door digitaal leidend. Dit is niet louter een technische aangelegenheid maar vergt ook een verandering in de werkprocessen en cultuuromslag naar het digitale werken. De archiefinspectie is hierbij nauw betrokken worden. Uit een audit is gebleken dat de vernietiging van digitale bescheiden in Verseon nog niet structureel geregeld is. Archiefdienst De archiefdienst beheert vrijwel alleen digitale bestanden, waarvan de originelen ook worden bewaard. De digitale kopie heeft vooral de functie om het publieksbereik van Archief Delft te vergroten. Dit geldt niet voor de collectie Beeld en Geluid waar digitale fotografie zorgt voor digital-born originelen. Er is nog geen beheeromgeving en -organisatie voor digitale archiefbescheiden (het zogenaamde e-depot) zodat overdracht daarvan nog niet mogelijk is. Er is geen e-depot. De landelijke ontwikkelingen worden door Archief Delft gevolgd. Er ontstaan op veel plaatsen binnen de organisatie digitale archiefbescheiden, deze worden vermeld in het DMS. Echter vallen deze digital-born veelal buiten het beheersregime waardoor de Archiefwet op dit punt niet wordt nageleefd. De vernietiging van digitale informatie in Verseon is nog niet structureel geregeld. Er ontbreekt binnen de gemeente een visie op het informatiebeleid. De gemeentearchivaris adviseert een visie en duidelijk beleid op dit punt te ontwikkelen. In 2014 wordt ontwikkeling van visie en beleid door de afdeling ID opgepakt. 5. Vernietiging en vervreemding van archiefbescheiden Weegt de gemeente zorgvuldig af wanneer het bezit van archiefbescheiden niet meer van belang is voor bedrijfsvoering, democratische controle en cultuurhistorie? Nog niet overgebrachte overheidsarchieven De vernietiging van archiefbescheiden is door het college van B. en W. gemandateerd aan het hoofd informatiediensten. Op 31 januari 2013 is een verklaring van vernietiging opgesteld voor diverse bescheiden, welke door de gemeentearchivaris is goedgekeurd. Voor het selecteren van de informatie-elementen is gebruik gemaakt van de geldende selectielijst voor Nederlandse gemeenten, vastgesteld op 21 juni Er wordt geen gebruik gemaakt van een facultatieve stukkenlijst5 hetgeen wel het advies is van de gemeentearchivaris. Een facultatieve stukkenlijst is een lijst met archiefbescheiden die op grond van plaatselijke belangrijke historisch-maatschappelijke m gebeurtenissen en ontwikkelingen niet aan de formele vaststellingsprocedure volgens het Archiefbesluit 1995 onderworpen wordt. Hiermee wordt reconstructie van de ~laatseliik, eeschiedenis. voor de toekomst beter gewaarborgd. Verslag ten behoeve van horizontale verantwoording archiehnet I Gemeente Delft

10 Instemming met een aanvraag voor doorlopende vernietiging van stukken in personeelsdossiers is om die reden door de gemeentearchivaris aangehouden. Er is geen facultatieve stukkenlijst. De gemeentearchivaris adviseert deze op te stellen. 6. Overbrenging van archiefbescheiden naar de openbare archiefbewaarplaats Brengt de gemeente het principe van de Archiefwet 'te bewaren archiefbescheiden na ZO jaar overbrengen, tenzij met redenen omkleed' correct in de praktijk? De gemeente Delft kent een hybride archivering: de te bewaren dossiers en de vernietigbare dossiers met een bewaartermijn langer dan 20 jaar, worden in papieren vorm gearchiveerd zolang er nog onduidelijkheid is over de duurzame bewaring van de digitale archiefbescheiden. De archiefbescheiden met een bewaartermijn korter dan 20 jaar worden zowel digitaal als analoog / in digitale vorm gearchiveerd. In verband met een overvolle archiefbewaarplaats wordt er de laatste 15 jaar nauwelijks iets overgebracht. Er staan nog een aantal archiefblokken die overgebracht moeten worden. Deze archieven zijn allen reeds geïnventariseerd en klaar gemaakt voor overbrenging. Door ruimtegebrek in de archiefbewaarplaats wordt er de laatste 15 jaar nauwelijks iets overgebracht. Archiefblokken zijn wel geïnventariseerd en klaar gemaakt voor overbrenging. Deze achterstand in overbrenging wordt opgelost met de realisatie van een nieuwe archiefbewaarplaats eind Zie hiervoor ook punt Archiefbewaarplaatsen, archiefruimten en e-depots Zijn defysieke en digitale bewaaromstandigheden op orde? In het besluit Informatiebeheer zijn het depot Oude Delft 169,1e verdieping Torenhove en de archiefbewaarplaats van het stadsarchief Rotterdam aangewezen als archiefbewaarplaats. De twee archiefbewaarplaatsen in Delft voldoen niet aan de eisen gesteld in de Archiefregeling. Er bestaat een gedoogsituatie vanuit de Provincie. Op 12 maart 2013 is door Gedeputeerde Staten aan het gemeentebestuur van Delft verzocht om nadere informatie rondom de voortgang van de nieuwbouw en de noodzakelijke aanpassingen in de huidige depots. Wat betreft de aanpassingen in de huidige depots voldoen we, omdat er geen budget beschikbaar is voor het aanschaffen van dataloggers, nog steeds niet aan artikel 39 en 45 Archiefregeling Gezien de toestand van de depots is het van belang afwijkingen in temperatuur en luchtvochtigheid nauwlettend te volgen. Met name fluctuaties in deze waarden kunnen bijdragen aan een substantiële achteruitgang van de gegevensdragers. Geen van de archiefruimten in Delft voldoet aan de gestelede eisen in de archiefregeling Op dit punt is in samenspraak met Vastgoed, Facilitaire Dienstverlening, Informatiediensten en Archief Delft onderzoek gedaan naar alternatieve oplossingen. Dit ook met het vooruitzicht op het nieuwe stadskantoor waar aanzienlijk minder archiefruimte gerealiseerd zal worden. Een groot aantal archieven kan gezien de staat van de archiefbewaarplaatsen niet worden overgebracht. Er is een oplossing gevonden in het uit huis plaatsen van een deel van de archieven bij de firma Hulshoff. De betreffende archiefruimten in Amsterdam zijn bezocht door de gemeentearchivaris en archiefinspecteur. Dit bezoek heeft enkele aanmerkingen opgeleverd die zijn voorgelegd aan de bouwcommissie LOPAI/WGA/IE met het verzoek om advies over deze zaken. De in Delft achtergebleven archieven worden op de relatief minst risico volle ruimten opgeslagen tot het gereedkomen van het nieuwe stadskantoor. De gemeente Delft kent geen voorziening voor duurzame opslag van digitale archiefbescheiden (een zogenaamd e-depot). Archief Delft heeft een plan opgesteld die er zorg voor moet dragen dat aansluiting op een e-depot mogelijk zou moeten zijn hetgeen echter door andere prioriteitstelling binnen Erfgoed Delft m Verslag ten behoeve van horizontale verantwoording archiefwet I Gemeente Delft

11 vooralsnog geen doorgang zal vinden. Overigens zal het e-depot een gemeentebrede voorziening moeten zijn en zal nauwgezet de landelijke ontwikkelingen worden gevolgd6. De archiefruimten van Delft voldoen niet aan de eisen zoals gesteld in de archiefregeling Er is onderzoek gedaan naar alternatieve oplossingen. Een groot gedeelte van de archieven wordt geplaatst bij de firma Hulshoff en de achtergebleven archieven worden tot de bouw van het nieuwe stadskantoor in 2015 bewaard in de relatief minst risicovolle ruimten. De archiefbewaarplaats in Delft voldoet niet aan de wettelijke eisen, er is sprake van een gedoogsituatie vanuit de Provincie. Eind 2016 komt de nieuwbouw van een archiefbewaarplaats gereed. 8. Ter beschikking stelling van naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden. Voldoet de gemeente in de praktijk aan de openbaarheidseisen van de Archiefwet? Na de overbrenging van de archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats is de informatie in principe openbaar. Tijdens de openingstijden van de studiezaal van Archief Delft zijn openbare en originele archiefbescheiden kosteloos te raadplegen door derden. Het bezoekersreglement werd in januari 2006 vastgesteld en is gepubliceerd op de website. Veel geraadpleegde bestanden zoals die van de Burgerlijke Stand en de bevolkingsregisters zijn gratis te raadplegen via de Digitale stamboom7. In 1995 heeft de gemeenteraad de bevoegdheid tot het vaststellen van leges voor Archief Delft gedelegeerd aan het college van B. en W. Echter is in 2013 verzuimd de tarieven van Archief Delft op te nemen in het besluit reguliere prijzen en tarieven8. Hiervoor dient spoedig een reparatiebesluit door het college te worden genomen. Voor de niet-openbare archiefbescheiden is een procedure vastgesteld om ontheffing voor de raadpleging aan te vragen. Bij de overdracht van de archiefbescheiden aan de gemeentearchivaris is nader bepaald welke documenten niet openbaar zijn en in welk jaar deze openbaar worden gemaakt. De beperkingen houden vooral verband met de werking van de Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP). De bepalingen zijn vastgelegd in de verklaring van overbrenging. Archiefbestanden waarvan is komen vast te staan dat deze wegens de slechte materiële toestand niet ter inzage worden gegeven, komen in aanmerking voor restauratie door het restauratieatelier van Archief Delft. In het jaarverslag van Archief Delft wordt verslag gedaan van het gebruik van de archieven door onderzoekers. Na overbrenging van de archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats is de informatie in principe openbaar en gratis te raadplegen. Formeel zijn de leges voor diensten van Archief Delft niet opgenomen in het besluit reguliere prijzen en tarieven De gemeentearchivaris adviseert spoedig een reparatiebesluit te nemen. 9. Rampen, calamiteiten en veiligheid Heeft de gemeente plannen voor het behoud van de (te bewaren) archiefbescheiden bij bijzondere omstandigheden? De gemeente heeft wel een Informatiebeveiligingsplan maar daar wordt eigenlijk geen aandacht besteed aan archiefbeheer. Dit document gaat met name over organisatorische en technische aspecten. Er is geen calamiteitenplan vastgesteld voor de overgebrachte archieven. Wel is er een concept en wordt gewerkt aan een actueel calamiteitenplan dat voldoet aan de richtlijnen van het ICN. netwerk-van-e-depots ( ). ' htt~://delft.di~italestamboom.nl( ).

12 De gemeente Delft heeft een informatiebeveiligingsplan, wat betreft digitale informatie wordt er geoefend in geval van een calamiteit. In dit plan wordt echter geen aandacht besteed aan archiefbeheer. Er is geen veiligheidsplan voor de archiefruimten; hiervoor ontbreekt een calamiteitenplan en ontruimingsplan. De gemeentearchivaris adviseert zo'n plan op te stellen om de veiligheid van informatie te waarborgen. Archief Delft, waar de overgebrachte archieven berusten, moet haar calamiteitenplan herzien en aanpassen. Dit zal in 2014 gebeuren. 10. Middelen en mensen Kan de gemeente beredeneerd aangeven gelet op haar wettelijke taken voor de archiefzorg en het archiefbeheer hoeveel middelen en mensen zij hiervoor ter beschikking stelt alsmede hun kwaliteitsniveau? De kosten voor ICT en informatievoorziening zijn niet apart begroot. Ook voor wat betreft het beheer van de statische archieven en toezicht op het beheer van de nietovergebrachte archieven bestaat er een inschatting van de kosten. Volgens het bedrijfsplan van Erfgoed Delft zouden de kosten voor Archief Delft van circa 1,2 miljoen euro bedragen. Echter is maar een heel klein gedeelte van deze kosten beïnvloedbaar. Het overgrote deel gaat op aan interne verrekening voor bedrijfsvoering, personeelskosten, overheadskosten en exploitatiekosten. Archief Delft heeft 9,24 fte en G60 heeft 39,08 fte die ten diensten staan van het informatiebeheer. Voor de niet-overgebrachte archieven bestaat er enkel een inschatting van de kosten. Een duidelijk inzicht in beschikbare mensen en middelen is Voor Archief Delft is er inzicht in beschikbare mensen en middelen.

13 l_,-..- constatering advies De archiefverordening en het besluit informatiebeheer zijn in orde. De verantwoordelijkheden inzake informatiebeheer intern en extern bij samenwerking zijn goed belegd. Het beheer van archiefbescheiden moet voldoen aan toetsbare eisen Het advies is een kwaliteitszorgsysteem te implementeren zodat Het kwaliteitszorgsysteem moet onderdeel door middel van een kwaliteitssysteem. Er is als zodanig geen uniformering van de kwaliteitseisen en normering wordt bereikt worden van het informatiebeleid. Zie hiervoor kwaliteitssysteem voor archiefbeheer ingericht. Het advies is een ook punt 4. Op te pakken door GBO in kwaliteitszorgsysteem te implementeren zodat uniformering van de kwaliteitseisen en normering wordt bereikt 2. Benchmarking wordt, op de landelijke kwaliteitsmonitor van BRAIN Archief Delft zal het kwaliteitszorgsysteem dat door BRAIN is na, nauwelijks toegepast. ontwikkeld vanaf gaan implementeren. aktie Implementeren kwaliteitszorgsysteem door Archief Delft. Start in De gemeentearchivaris brengt jaarlijks verslag uit aan de gemeenteraad over de uitgevoerde activiteiten met betrekking tot de overgebrachte archieven en collecties. Er wordt gebruik gemaakt van duurzame materialen en gegevensdragers en duurzame verpakkingsmaterialen bij opslag De toegankelijkheid van de analoge archiefbescheiden in de archiefbewaarplaats is redelijk tot goed. Naast Verseon worden er in veel applicaties archiefwaardige gegevens beheerd. Er is geen inventarisatie of overzicht van welke applicaties aan welke normen voldoen. Het advies is in 2014 een overzicht van alle gebruikte applicaties samen te stellen. Na de realisering van dit overzicht willen we kijken in welke applicaties archiefwaardig materiaal wordt opgeslagen. Als daar vervolgens een beeld is de laatste stap te kijken of deze informatie volgens de vereisten wordt bewaard. Is dit niet het geval dan kijken we hoe dit kan worden ingeregeld, bijvoorbeeld met behulp van een DMS. In 2016 zou dit gerealiseerd moeten zijn. In 2014 samenstelling lijst met alle gebruikte applicaties binnen de Gemeente Delft. Aktie door GBO. Er is geen e-depot. De landelijke ontwikkelingen volgen en waar mogelijk aansluiting Archief Delft volgt de ontwikkelingen, er wordt vinden bij andere instellingen voor de realisatie van een e-depot. gekeken of er kan worden aangesloten bij Archief Er ontstaan op veel plaatsen binnen de organisatie digitale Wij hebben geen inzicht of er applicaties zijn waarin niet zozeer In 2014 samenstelling lijst met applicaties archiefbescheiden, deze worden vermeld in het DMS. Echter vallen documentaire informatie, maar wel databases ontstaan die niet alleen waarin digital-born informatie onstaat. Aktie deze digital-born veelal buiten het beheersregime waardoor de niet in DMS komen, maar wellicht ook buiten de scope van DIV door GBO. Archiefwet op dit punt niet wordt nageleefd vallen. Het advies is een overzicht te creëren van alle applicaties waarin digital-born archiefbescheiden ontstaan, die wellicht ook buiten de scope van DIV vallen (denk aan de website). De vernietiging van digitale informatie in Verseon is nog niet Advies structureel inregelen van de vernietiging in Verseon Oppakken vanuit GBO, verder uitzetten in de structureel geregeld. organisatie Er ontbreekt binnen de gemeente een visie op het informatiebeleid. Advies is een visie en duidelijk beleid op het informatiebeleid te GBO start in 2014 met de ontwikkeling van dit ontwikkelen beleid Er is geen facultatieve stukkenlijst. De gemeentearchivaris adviseert De gemeentearchivaris adviseert in 2014 een start te maken met het Aanzet DIV tot vormen van zo'n lijst deze op te stellen. opstellen van een facultatieve stukkenlijst.

14 Door ruimtegebrek in de archiefbewaarplaats wordt er de laatste 15 Zie aktiepunt jaar nauwelijks iets overgebracht. Archiefblokken zijn wel geïnventariseerd en klaar gemaakt voor overbrenging. Deze achterstand in overbrenging wordt opgelost met de realisatie van een nieuwe archiefbewaarplaats eind Zie hiervoor ook punt 7. Realisatie nieuwe archiefbewaarplaats, gereed De archiefruimten van Delft voldoen niet aan de eisen zoals gesteld in de archiefregeling De archiefbewaarplaats in Delft voldoet niet aan de wettelijke eisen, er is sprake van een gedoogsituatie vanuit de Provincie. Eind 2016 komt de nieuwbouw van een archiefbewaarplaats gereed. Zie aktiepunt Zie aktiepunt Er is onderzoek gedaan naar alternatieve oplossingen. Een groot gedeelte van de archieven wordt geplaatst bij de firma Hulshoff en de achtergebleven archieven worden tot de bouw van het nieuwe stadskantoor in 2015 bewaard in de relatief minst risicovolle ruimten. Vanuit de bouwcommissie is er een positief advies ontvangen over de ruimte bij Hulshoff. Realisatie nieuwe archiefbewaarplaats, gereed Na overbrenging van de archiefbescheiden naar de 1 8 archiefbewaarplaats is de informatie in principe openbaar en gratis te raadplegen Formeel zijn de leges voor diensten van Archief Delft niet opgenomen Advies is spoedig een repaiatiebesluit te nemen in het besluit reguliere prijzen en tarieven Inmiddels is een reperatiebesluit opgesteld en ingediend. Behandelingen vaststelling is voorzien eind maart Is opgepakt door GBO Informatie. 9 De gemeente Delft heeft een informatiebeveiligingsplan, wat betreft Advies is het opstellen van een veiligheidsplan voor de digitale informatie wordt er geoefend in geval van een calamiteit. In archiefruimten om de veiligheid van informatie te waarborgen. dit plan wordt echter geen aandacht besteed aan archiefbeheer. Er is geen veiligheidsplan voor de archiefruimten; hiervoor ontbreekt een calamiteitenplan en ontruimingsplan. l Archief Delft, waar de overgebrachte archieven berusten, moet haar Archief Delft zal in 2014 haar calamiteitenplan herzien en aanpassen Aktie door archiefinspecteur in samenspraak calamiteitenplan herzien en aanpassen. met ploegleider BHV en gemeentearchivaris tot het opstellen van herzien calamiteitenplan O Voor de niet-overgebrachte archieven bestaat er enkel een inschatting van de kosten. Een duidelijk inzicht in beschikbare mensen en middelen is gewenst. 10 Voor Archief Delft is er inzicht in beschikbare mensen en middelen. Zie aktiepunt De begrotingssystematiek van de gemeente Delft maakt het moeilijk hierin wijzigingen in aan te brengen. Idealiter zou er beter inzicht in mensen en middelen zijn, maar hier zal verder geen aktie op worden ondernomen.

Gemeente Delft VERZONDEN - 9 DEC, 2015. rs. T.W. Andriessen Ls. Geachte leden van de gemeenteraad,

Gemeente Delft VERZONDEN - 9 DEC, 2015. rs. T.W. Andriessen Ls. Geachte leden van de gemeenteraad, Archief Delft Retouradres : Erfgoed Delft e.o., Postbus 78, 2600 ME Delft Aan de leden van de gemeenteraad Gemeente Delft bezoekadres: Oude Delft 169 2611 HR Delft Behandeld door mr. drs. G.J.M. Blom Telefoon

Nadere informatie

o 1 NOV Uw kenmerk Uw brief Onderwerp:

o 1 NOV Uw kenmerk Uw brief Onderwerp: 1 Gemeente ļj įí Berçen Bergen op Zoom Aan de leden en duoburgerleden van de gemeenteraad van Bergen op Zoom III II III II III INI III IIII o 1 NOV. 2013 Uw kenmerk Uw brief Onderwerp: Verslag Kritische

Nadere informatie

Archiefzorg en beheer 2013/2014

Archiefzorg en beheer 2013/2014 T Archiefzorg en beheer 2013/2014 Verslag aan de raad ten behoeve van de horizontale verantwoording van de zorg over en het beheer van (analoge en digitale) archieven conform de Archiefwet 1995 Inhoudsopgave

Nadere informatie

Voortgangsrapportage archiefbeheer. gemeente Scherpenzeel

Voortgangsrapportage archiefbeheer. gemeente Scherpenzeel Voortgangsrapportage archiefbeheer gemeente Scherpenzeel 2014/2015 Voortgangsrapportage archiefbeheer gemeente Scherpenzeel 2014/2015 (Volgens de systematiek van kritische prestatie indicatoren voor achief-

Nadere informatie

Verslag ten behoeve van horizontale verantwoording

Verslag ten behoeve van horizontale verantwoording Verslag ten behoeve van horizontale verantwoording Uitvoering Archiefwet 1995 op grond van de VNG archief KPI s Gemeente Midden-Delfland februari 2015 Opgesteld door gemeentearchivaris Delft Aan: college

Nadere informatie

Verslag Horizontaal Toezicht Archiefbeheer 2016

Verslag Horizontaal Toezicht Archiefbeheer 2016 Verslag Horizontaal Toezicht Archiefbeheer 2016 Inhoudsopgave 1 Inleiding 2 Wettelijke regeling voor dynamisch en semi-statisch archief. 3 Kwaliteitszorg 4 Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid,

Nadere informatie

Inleiding Aanleiding Resultaat

Inleiding Aanleiding Resultaat Memo Aan: Gemeenteraad Oude IJsselstreek Cc: Van: College B&W Datum: 9 februari 2017 Kenmerk: 17ini00254 Onderwerp: Jaarlijks verslag gemeentearchivaris over beheer archiefbescheiden Inleiding Bijgevoegd

Nadere informatie

2. Interne kwaliteitszorg en toezicht Werkt de gemeente structureel aan de kwaliteitsverbetering van haar informatiehuishouding?

2. Interne kwaliteitszorg en toezicht Werkt de gemeente structureel aan de kwaliteitsverbetering van haar informatiehuishouding? Bijlage 1. Beantwoording van de KPI-vragen Hieronder volgen de relevante antwoorden op de KPI-vragen. Het schematische overzicht van de archief-kpi s met beantwoording in het kort is als bijlage 2 aan

Nadere informatie

GEMEENTE TERSCHELLING VERSLAG VERANTWOORDING ARCHIEF- EN

GEMEENTE TERSCHELLING VERSLAG VERANTWOORDING ARCHIEF- EN GEMEENTE TERSCHELLING VERSLAG VERANTWOORDING ARCHIEF- EN INFORMATIEBEHEER 2014-2015 Inleiding Sinds 1 oktober 2012 is de Wet Revitalisering Generiek Toezicht (Wet RGT) in werking getreden. De invoering

Nadere informatie

Verslag archief- en informatiebeheer GR Ferm Werk

Verslag archief- en informatiebeheer GR Ferm Werk Verslag archief- en informatiebeheer 2015 GR Ferm Werk Vastgesteld door het dagelijks bestuur van Ferm Werk op 9 juni 2016 Inleiding Als archiefzorgdrager legt het dagelijks bestuur van Ferm Werk verantwoording

Nadere informatie

Model Archiefverordening Gemeenten met een benoemde archivaris

Model Archiefverordening Gemeenten met een benoemde archivaris Model Archiefverordening Gemeenten met een benoemde archivaris Archiefverordening gemeente De raad van ; Gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders van ; Gelet op de artikelen

Nadere informatie

Verslag archief- en informatiebeheer GR Ferm Werk

Verslag archief- en informatiebeheer GR Ferm Werk Verslag archief- en informatiebeheer 2016 GR Ferm Werk 6 juli 2017 Inleiding Als archiefzorgdrager legt het dagelijks bestuur van Ferm Werk verantwoording af aan het algemeen bestuur en Gedeputeerde Staten

Nadere informatie

VERSLAG ARCHIEF- EN INFORMATIEBEHEER GEMEENTE BRIELLE 2014. (ten behoeve van horizontale verantwoording ingevolge de wet RGT)

VERSLAG ARCHIEF- EN INFORMATIEBEHEER GEMEENTE BRIELLE 2014. (ten behoeve van horizontale verantwoording ingevolge de wet RGT) VERSLAG ARCHIEF- EN INFORMATIEBEHEER GEMEENTE BRIELLE 2014 (ten behoeve van horizontale verantwoording ingevolge de wet RGT) Samenstelling i.o.v. de streekarchivaris A.A. van der Houwen, archiefinspecteur

Nadere informatie

Interne Memo nr. INT14-1518

Interne Memo nr. INT14-1518 Interne Memo nr. INT14-1518 Aan: college van B&W van Heerhugowaard Van: Johan Hoogewerf Datum: 30 juni 2014 Onderwerp: Verslag archief-kpi s gemeente Heerhugowaard 2014 Afschrift aan: 1. LOKALE REGELGEVING

Nadere informatie

RAADSVOORSTEL 16R.00535

RAADSVOORSTEL 16R.00535 RAADSVOORSTEL 16R.00535 gemeente WOERDEN Indiener: college van burgemeester en wethouders Datum: 20 september 2016 Portefeuillehouder(s): burgemeester Portefeuille(s): Bestuurlijke en juridische zaken

Nadere informatie

Verslag archiefzorg en -beheer Gemeente Zuidhorn

Verslag archiefzorg en -beheer Gemeente Zuidhorn * PA201 400694* Post en Archief 201400694 Verslag archiefzorg en -beheer 2012-2013 Gemeente Zuidhorn Gemeente Zuidhorn Samenvatting Voor u ligt het verslag Archiefzorg en -beheer 2012-2013 gemeente Zuidhom.

Nadere informatie

gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 8 november 2016, kenmerk ,

gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 8 november 2016, kenmerk , VERORDENING INFORMATIEBEHEER GEMEENTE GRONINGEN DE RAAD VAN DE GEMEENTE GRONINGEN, gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 8 november 2016, kenmerk 5972394, gelet op de artikelen 30, eerste

Nadere informatie

Toezichtinformatie Toezichtindicatoren Archiefwet

Toezichtinformatie Toezichtindicatoren Archiefwet Toezichtinformatie Toezichtindicatoren Archiefwet Versie april 2013 Inhoudsopgave 1. Aanleiding... 3 2. Leeswijzer... 4 3. Matrix Archiefwet... 5 Auteur: Kwaliteitsinstituut Nederlandse Gemeenten (KING)

Nadere informatie

Horizontaal Toezicht. Paul Huismans BHIC (Brabants Historisch Informatie Centrum)

Horizontaal Toezicht. Paul Huismans BHIC (Brabants Historisch Informatie Centrum) Horizontaal Toezicht Paul Huismans BHIC (Brabants Historisch Informatie Centrum) BHIC Generiek Toezicht Horizontale verantwoording College / DB legt verantwoording af aan raad / AB Bron: www.broodenbrij.nl

Nadere informatie

Model Archiefverordening Gemeenten zonder benoemde archivaris

Model Archiefverordening Gemeenten zonder benoemde archivaris Model Archiefverordening Gemeenten zonder benoemde archivaris Archiefverordening gemeente De raad van ; Gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders van ; Gelet op de artikelen 30,

Nadere informatie

Archiefinspectie Archiefdienst

Archiefinspectie Archiefdienst Archiefinspectie Archiefdienst Verslag over de periode april 2011-maart 2012 betreffende de uitoefening van het toezicht van de archivaris op het beheer van de informatie, welke niet is overgebracht naar

Nadere informatie

Archiefinspectie RHC Alkmaar. Verslag archief-kpi s Heerhugowaard 2015

Archiefinspectie RHC Alkmaar. Verslag archief-kpi s Heerhugowaard 2015 Archiefinspectie RHC Alkmaar Verslag archief-kpi s Heerhugowaard 2015 Bijlage bij de brief van de gemeentelijke archiefinspectie aan het college van Burgemeester en wethouders van de gemeente Heerhugowaard,

Nadere informatie

Behoort bij raadsvoorstel , titel: Actualisatie Archiefverordening Utrechtse Heuvelrug

Behoort bij raadsvoorstel , titel: Actualisatie Archiefverordening Utrechtse Heuvelrug Behoort bij raadsvoorstel 2016-310, titel: Actualisatie Archiefverordening Utrechtse Heuvelrug De raad van de gemeente Utrechtse Heuvelrug; Gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders

Nadere informatie

Uitwerking KPI-vragen

Uitwerking KPI-vragen Bijlage 2 bij verslag Archiefzorg en -beheer 2013 / 2014 Uitwerking KPI-vragen 1 LOKALE REGELINGEN Voldoen de gemeentelijke regelingen aan de wettelijke eisen? Aw art. 30.1 Aw art. 32.2 Model- Besluit

Nadere informatie

VERSLAG ARCHIEF- EN INFORMATIEBEHEER GEMEENTE BRIELLE (ten behoeve van horizontale verantwoording)

VERSLAG ARCHIEF- EN INFORMATIEBEHEER GEMEENTE BRIELLE (ten behoeve van horizontale verantwoording) VERSLAG ARCHIEF- EN INFORMATIEBEHEER GEMEENTE BRIELLE 2013 (ten behoeve van horizontale verantwoording) Van: college van Burgemeester en Wethouders Brielle Aan: gemeenteraad Brielle Opgesteld door: L.W.

Nadere informatie

OWI Gemeente Delft. VER7nhInt7',' I It Fr: Geachte leden van de gemeenteraad

OWI Gemeente Delft. VER7nhInt7',' I It Fr: Geachte leden van de gemeenteraad Archief Delft Retouradres Erfgoed Delft e.o., Postbus 78, 2600 ME Delft Aan de eden van de gemeenteraad OWI Gemeente Delft bezoekadres: Oude Delft 169 2611 HR Delft Behandeld door mr. drs. G.J.M. Blom

Nadere informatie

Besluit van Provinciale Staten

Besluit van Provinciale Staten Besluit van Provinciale Staten Vergaderdatum Januari 2015 Nummer 6772 Onderwerp Vaststelling van de Archiefverordening Provincie Zuid- Holland 2014 1 Besluit Provinciale Staten van Zuid-Holland, Gelet

Nadere informatie

Verslag van de gemeentearchivaris betreffende de toestand. van de informatiehuishouding in de gemeente Alblasserdam

Verslag van de gemeentearchivaris betreffende de toestand. van de informatiehuishouding in de gemeente Alblasserdam Verslag van de gemeentearchivaris betreffende de toestand van de informatiehuishouding in de gemeente Alblasserdam over 2014 Uitgevoerd door de gemeentelijke archiefinspectie Dordrecht R. Lassche BMIC,

Nadere informatie

*13.077867* 13.077867

*13.077867* 13.077867 *13.077867* 13.077867 Onderwerp Advies Dossiercode kwaliteitsplan digitaal archief Corsakwaliteitsplan digitaal archief Corsa MEMO INTERN Van : Jean-Luc Rouvroye Aan : zaakgericht werken Datum : 20 november

Nadere informatie

rhc 1 6MRT 2016 Of m UKJ regionaal tiistorisch centrum eindhoven

rhc 1 6MRT 2016 Of m UKJ regionaal tiistorisch centrum eindhoven rhc regionaal tiistorisch centrum eindhoven 1510936 1 6MRT 2016 Of m UKJ Raiffeisenstraat 18, 5611 CH Eindhoven Postbus 191 5600 AD Eindhoven 040-264 99 40 040-264 99 77 info@rhc-eindhoven.nl wwv/.rhc-eindhoven.nl

Nadere informatie

Archiefinspectie RHC Alkmaar. Verslag archief-kpi s Bergen (N-H) 2015

Archiefinspectie RHC Alkmaar. Verslag archief-kpi s Bergen (N-H) 2015 Archiefinspectie RHC Alkmaar Verslag archief-kpi s Bergen (N-H) 2015 Bijlage bij de brief van de gemeentelijke archiefinspectie aan het college van Burgemeester en wethouders van de gemeente Bergen (NH),

Nadere informatie

RAPPORTAGE FOLLOW-UP ONDERZOEK ARCHIEFBEHEER GEMEENTE VALKENSWAARD 2016 SCOPE: BEHEER NIET-OVERGEBRACHTE ARCHIEFBESCHEIDEN

RAPPORTAGE FOLLOW-UP ONDERZOEK ARCHIEFBEHEER GEMEENTE VALKENSWAARD 2016 SCOPE: BEHEER NIET-OVERGEBRACHTE ARCHIEFBESCHEIDEN RAPPORTAGE FOLLOW-UP ONDERZOEK ARCHIEFBEHEER GEMEENTE VALKENSWAARD 2016 SCOPE: BEHEER NIET-OVERGEBRACHTE ARCHIEFBESCHEIDEN 4 oktober 2016 Inhoudsopgave 1 Inleiding 3 1.1 Aanleiding van het onderzoek 3

Nadere informatie

Verbeteringen KPI- rapportage Gemeente Zederik juli 2014 t.o.v. rapportage november 2013

Verbeteringen KPI- rapportage Gemeente Zederik juli 2014 t.o.v. rapportage november 2013 Verbeteringen KPI- rapportage Gemeente Zederik juli 2014 t.o.v. rapportage november 2013 = Taakverwaarlozing op grond van Archiefwetgeving Ja: groene arcering. Gemeente voldoet aan de norm Deels: oranje

Nadere informatie

noord-hollands archief

noord-hollands archief noord-hollands archief Noord-Hollands Archief Verslag over 2015 betreffende het door de gemeentearchivaris gevoerde beheer van de archiefbewaarplaats Samenstelling Klaartje Pompe, hoofd afdeling archief-

Nadere informatie

Archiefverordening gemeenschappelijke regeling Avalex

Archiefverordening gemeenschappelijke regeling Avalex Archiefverordening gemeenschappelijke regeling Avalex Het algemeen bestuur van de Gemeenschappelijke regeling Avalex gelezen het voorstel van het dagelijks bestuur van 2 maart 2017 gelet op artikel 40,

Nadere informatie

BLAD GEMEENSCHAPPELIJKE REGELING

BLAD GEMEENSCHAPPELIJKE REGELING BLAD GEMEENSCHAPPELIJKE REGELING Officiële uitgave van gemeenschappelijke regeling Regionale uitvoeringsdienst Zeeland. Nr. 162 8 juli 2015 Informatieverordening RUD Zeeland 2015 Het Algemeen Bestuur van

Nadere informatie

noord-hollands archief

noord-hollands archief 2017014981 nini Verslag van het beheer Overgebracht archief Gemeente Bloemendaal 2016 VJ' M Mŕ Chateau dit Zmancnburij ļ ^ I ïtwatcri Stooiiny í MachwÅB dt Verslag van het beheer Overgebracht archief Gemeente

Nadere informatie

Raadsvergadering : 24 juni 2013 Agendanr. 19

Raadsvergadering : 24 juni 2013 Agendanr. 19 Voor het kiezen van de datum voor de raadsvergadering --> Klik op het knopje met de drie puntjes ernaast om een raadsvergaderdatum te selecteren.onderstaande velden worden door tekstverwerking ingevuld!!!24-06-201307-06-2013stuur

Nadere informatie

TIEN KEY PERFORMANCE INDICATORS/KPI S oftewel KRITISCHE PRESTATIE INDICATOREN GEMEENTELIJKE ARCHIEFKETEN

TIEN KEY PERFORMANCE INDICATORS/KPI S oftewel KRITISCHE PRESTATIE INDICATOREN GEMEENTELIJKE ARCHIEFKETEN - Bijlage bij VNG-ledenbrief Horizontale verantwoording gemeentelijke archiefketen, 21 juli 2011- VNG-MODEL TIEN KEY PERFORMANCE INDICATORS/KPI S oftewel KRITISCHE PRESTATIE INDICATOREN GEMEENTELIJKE ARCHIEFKETEN

Nadere informatie

Besluit Informatiebeheer 2015

Besluit Informatiebeheer 2015 15.0002092 Besluit Informatiebeheer 2015 Het dagelijks bestuur van de Regio Gooi en Vechtstreek, gelet op artikel 6 van de Archiefverordening Regio Gooi en Vechtstreek 2015, Overwegende dat: - de voortschrijdende

Nadere informatie

VERSLAG ARCHIEF- EN INFORMATIEBEHEER GEMEENTE WESTVOORNE 2013

VERSLAG ARCHIEF- EN INFORMATIEBEHEER GEMEENTE WESTVOORNE 2013 VERSLAG ARCHIEF- EN INFORMATIEBEHEER GEMEENTE WESTVOORNE 2013 (ten behoeve van horizontale verantwoording) Van: college van Burgemeester en Wethouders Westvoorne Aan: gemeenteraad Westvoorne Opgesteld

Nadere informatie

Burgemeester Gelok. Stemt in met rapportage en maatregelen informatie- en archiefbeheer: opstellen Handboek, ordeningsstructuur en metadataschema

Burgemeester Gelok. Stemt in met rapportage en maatregelen informatie- en archiefbeheer: opstellen Handboek, ordeningsstructuur en metadataschema Advies B&W tģļļ flj/j ^ĩorsële B&W 22 januari 2013 Beslissing Akkoord Bespreken Registratienummer Burgemeester Gelok Raadsinformatiebijeenkomst n.v.t. Secretaris Van den Berge yy y Gemeenteraadsbijeenkomst

Nadere informatie

1. Invoering wet Revitalisering Generiek Toezicht en de gevolgen hiervan voor toezicht en verantwoording Archiefwet 1995

1. Invoering wet Revitalisering Generiek Toezicht en de gevolgen hiervan voor toezicht en verantwoording Archiefwet 1995 Agendanr.: 6 Voorstelnr.: RB2013083 Onderwerp: Diverse onderwerpen op het gebied van archiefbeheer, te weten: - de invoering van de wet Revitalisering Generiek Toezicht en de gevolgen hiervan voor toezicht

Nadere informatie

Parafering besluit PFO Hae 06-07-2015 B Conform Geparafeerd door: Brandt, M.H.J. D&H 04-08-2015 H Conform Geparafeerd door: Maden, B.P.

Parafering besluit PFO Hae 06-07-2015 B Conform Geparafeerd door: Brandt, M.H.J. D&H 04-08-2015 H Conform Geparafeerd door: Maden, B.P. agendapunt 3.b.5 1201818 Aan College van Dijkgraaf en Hoogheemraden ARCHIEFRAPPORTAGE DELFLAND (KPI) Portefeuillehouder Haersma Buma, M.A.P. van Datum 4 augustus 2015 Aard bespreking Besluitvormend Afstemming

Nadere informatie

de Archiefwet 1995; 2015;

de Archiefwet 1995; 2015; Archiefverordening 2016 De gemeenteraad van de gemeente Cranendonck gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders d.d 3 november 2015 f '-fj - ^ ^3^' gelet op artikel 30, eerste lid, van de Archiefwet

Nadere informatie

noord-hollands archief

noord-hollands archief noord-hollands archief Aan het College van Burgemeester en Wethouders van Heemstede Gemeente Heemstede Postbus 352 2100 AJ HEEMSTEDE -6 % ' ^ Datum: Onderwerp: Uw kenmerk: Ons kenmerk: 1 augustus 2012

Nadere informatie

Opgesteld door: A. van der Meulen Kwaliteitsmedewerker DIV Afdeling GSD&F. Verslag archief 2015

Opgesteld door: A. van der Meulen Kwaliteitsmedewerker DIV Afdeling GSD&F. Verslag archief 2015 Opgesteld door: A. van der Meulen Kwaliteitsmedewerker DIV Afdeling GSD&F Verslag archief 2015 2 Inhoudsopgave MANAGEMENTSAMENVATTING 3 DIV 2015 3 POSTBEHANDELING EN DIGITALISERING POSTSTROMEN 3 INTERBESTUURLIJK

Nadere informatie

Jaarverslag archiefbeheer en -zorg

Jaarverslag archiefbeheer en -zorg 2014 Colofon Opgesteld door : A.W. Boot Datum : 9apri 2015 Versie : 1.0 Document : 15-18576-3643 Inhoudsopgave 1. Inleiding......3 2. Wettelijke verplichtingen.....3 3. Beheer van archieven.....3 4. Huisvesting...

Nadere informatie

Vergadering: Algemeen bestuur. Datum: 7 juli 2015. Agendapunt: 5. Rapporteur. A. J. Borgdorff

Vergadering: Algemeen bestuur. Datum: 7 juli 2015. Agendapunt: 5. Rapporteur. A. J. Borgdorff Vergadering: Algemeen bestuur Datum: 7 juli 215 Agendapunt: 5 Rapporteur A. J. Borgdorff Onderwerp: Zorg en beheer archief Voorstel/Besluit: 1. de archiefverordening vast te stellen. Toelichting In hoofdstuk

Nadere informatie

GEMEENTE LEUDAL VERBETERPLAN DOCUMENTAIRE INFORMATIEVOORZIENING

GEMEENTE LEUDAL VERBETERPLAN DOCUMENTAIRE INFORMATIEVOORZIENING In het verslag van de archivaris zijn per Kritische Prestatie Indicator aandachtspunten geformuleerd. Deze aandachtspunten vormen de basis voor de in dit plan opgenomen verbeteracties en planning hiervan.

Nadere informatie

Waterschap pjj Rijn en IJssel

Waterschap pjj Rijn en IJssel Waterschap n.ijn en ussel ingekomen Waterschap pjj Rijn en IJssel 1i DEC. 2016 16.09912 Waterschap Rijn en IJssel t.a.v. het college van dijkgraaf en heemraden Liemersweg 2 7006 GG DETIN CHEM Doetinchem

Nadere informatie

Archiefverordening Avri 2016

Archiefverordening Avri 2016 NOTITIE Archiefverordening Avri 2016 Auteur Avri Versie 1 Datum 25 januari 2016 Archiefverordening Avri 2016 Het algemeen bestuur van Avri gelezen het voorstel van het dagelijks bestuur van 1 februari

Nadere informatie

portefeuillehouder a k.,klid> -\ k-- paraaf,'

portefeuillehouder a k.,klid> -\ k-- paraaf,' Gemeente Zandvoort B&W-ADVIES Verordening Nadere regels Beleidsnota Overig Na besluit (B&W/Raad): Uitgaande brief verzenden Stukken retour Publicatie Afdeling / werkeenheid: PD/FZ Auteur : E. de Dreu Datum

Nadere informatie

Verslag ten behoeve van de horizontale verantwoording Uitvoering Archiefwet 1995 op grond van de VNG archief KPI s gemeente Reimerswaal 2013

Verslag ten behoeve van de horizontale verantwoording Uitvoering Archiefwet 1995 op grond van de VNG archief KPI s gemeente Reimerswaal 2013 Verslag ten behoeve van de horizontale verantwoording Uitvoering Archiefwet 1995 op grond van de VNG archief KPI s gemeente Reimerswaal 2013 Kruiningen, oktober 2013 Inleiding... 3 1. Lokale regelgeving...

Nadere informatie

2. Deze voorziening wordt getroffen zoveel mogelijk overeenkomstig de bepalingen van deze wet.

2. Deze voorziening wordt getroffen zoveel mogelijk overeenkomstig de bepalingen van deze wet. Notitie Inrichting archiefbeheer en informatievoorziening bij samenwerkingsverbanden, ofwel Verbonden Partijen Welke afspraken te maken tussen de Verbonden Partij en de deelnemers? Werkgroep LOPAI / sectie

Nadere informatie

Heerhugowaard Stad van kansen

Heerhugowaard Stad van kansen Raadsvergşdering : j g JĮJ^J Besluit: CocsQxcrs cc^ogc/v^ŕrv^ Voorstelnümmer: gfb.ĩľ»v^ao«33 Heerhugowaard Stad van kansen Agendanr.: 6 Voorstelnr.: RB2013083 Onderwerp: Diverse onderwerpen op het gebied

Nadere informatie

agendapunt 3.b.9 Aan College van Dijkgraaf en Hoogheemraden KPI VERSLAG INFORMATIE- EN ARCHIEFBEHEER Datum 11 oktober 2016 Bijlagen 3 Zaaknummer 52992

agendapunt 3.b.9 Aan College van Dijkgraaf en Hoogheemraden KPI VERSLAG INFORMATIE- EN ARCHIEFBEHEER Datum 11 oktober 2016 Bijlagen 3 Zaaknummer 52992 agendapunt 3.b.9 1272673 Aan College van Dijkgraaf en Hoogheemraden KPI VERSLAG INFORMATIE- EN ARCHIEFBEHEER Portefeuillehouder Haersma Buma, M.A.P. van Datum 11 oktober 2016 Aard bespreking Besluitvormend

Nadere informatie

artikel 40, eerste en tweede lid van de Archiefwet 1995 en artikel 36 van de gemeenschappelijke regeling RUD Utrecht

artikel 40, eerste en tweede lid van de Archiefwet 1995 en artikel 36 van de gemeenschappelijke regeling RUD Utrecht Archiefverordening RUD Utrecht 2014 Het algemeen bestuur van de RUD Utrecht gelezen het voorstel van het dagelijks bestuur van RUD Utrecht Gelet op: artikel 40, eerste en tweede lid van de Archiefwet 1995

Nadere informatie

Verslag post en archief gemeente Boxmeer over de periode 2009-2010

Verslag post en archief gemeente Boxmeer over de periode 2009-2010 Verslag post en archief gemeente Boxmeer over de periode 2009-2010 Boxmeer, 3 februari 2012 O-ID Inhoudsopgave 1. Opdracht 2. Postbehandeling 3. Archieven 3.1 Inleiding 3.2 Dynamische archieven 3.3. Semi

Nadere informatie

AAN DE RAAD VAN DE GEMEENTE TEN BOER. Raadsvergadering: 27 mei Registratienummer: TB Agendapunt: 12

AAN DE RAAD VAN DE GEMEENTE TEN BOER. Raadsvergadering: 27 mei Registratienummer: TB Agendapunt: 12 AAN DE RAAD VAN DE GEMEENTE TEN BOER Raadsvergadering: 27 mei 2015 Registratienummer: TB15.5023243 Agendapunt: 12 Onderwerp: Vaststelling archiefverordening gemeente Ten Boer 2015 Voorstel: 1. De Archiefverordening

Nadere informatie

Verslag archief- en informatiebeheer gemeente Eindhoven verslag ten behoeve van de horizontale verantwoording Archiefwet 1995

Verslag archief- en informatiebeheer gemeente Eindhoven verslag ten behoeve van de horizontale verantwoording Archiefwet 1995 Verslag archief- en informatiebeheer gemeente Eindhoven 2014-2016 verslag ten behoeve van de horizontale verantwoording Archiefwet 1995 gemeente Eindhoven Sector Facilitaire en Administratieve Ondersteuning

Nadere informatie

Model verslag/vragenlijst Inspectiebezoek.

Model verslag/vragenlijst Inspectiebezoek. Model verslag/vragenlijst Inspectiebezoek. I. Algemeen De Archiefinspectie Rijckheyt houdt, conform artikel 32 van de Archiefwet 1995, toezicht op het beheer van nog niet overgebrachte archiefbescheiden

Nadere informatie

Informatie- en archiefbeheer 2015 Gemeente Gouda

Informatie- en archiefbeheer 2015 Gemeente Gouda Rapportage Informatie- en archiefbeheer 2015 Gemeente Gouda Gouda, april 2016 Auteur: Maro Pas Managementsamenvatting De gemeente Gouda hecht belang aan een gemeentebrede aanpak van het informatiebeheer.

Nadere informatie

Notitie Inrichting archiefbeheer en informatievoorziening bij de RUDs Welke afspraken te maken tussen de RUD en de deelnemers?

Notitie Inrichting archiefbeheer en informatievoorziening bij de RUDs Welke afspraken te maken tussen de RUD en de deelnemers? Notitie Inrichting archiefbeheer en informatievoorziening bij de RUDs Welke afspraken te maken tussen de RUD en de deelnemers? RUD-werkgroep LOPAI, 10 september 2012 Wat gaat er veranderen? Met ingang

Nadere informatie

INGEK NR Doclnfo. 1. Het beheer van de archiefbewaarplaats, en 2. Het toezicht op de informatie, die niet is overgebracht naar de archiefbewaarplaats.

INGEK NR Doclnfo. 1. Het beheer van de archiefbewaarplaats, en 2. Het toezicht op de informatie, die niet is overgebracht naar de archiefbewaarplaats. GEMEENTE VELSEN College van burgemeester en wethouders Gemeente Velsen Postbus 465 1970 AL IJMUIDEN INGEK NR Doclnfo 0 9 H 2017 Datum: Onderwerp: Uw kenmerk: Ons kenmerk: 7 maart 2017 Jaarverslag 2016

Nadere informatie

Archiefverordening GGD Hart voor Brabant Archiefverordening GGD Hart voor Brabant 2015

Archiefverordening GGD Hart voor Brabant Archiefverordening GGD Hart voor Brabant 2015 f AB 20150112-5.4-1 Hart voor Brabant Gezondheid telt! Archiefverordening GGD Hart voor Brabant 2015 Het algemeen bestuur van de GGD Hart voor Brabant, gelezen het voorstel van het dagelijks bestuur van

Nadere informatie

O O *

O O * O16.001718 O16.001718* Verslag verantwoording archief- en informatiebeheer gemeente Súdwest-Fryslân 2014-2015 Inhoudsopgave 1. Inleiding... 3 2. Bevindingen en aanbevelingen... 6 2.1 Lokale regelingen...

Nadere informatie

R A P P O R T A G E F O L L O W - U P A U D I T A R C H I E F B E H E E R G E M E E N T E B L A D E L

R A P P O R T A G E F O L L O W - U P A U D I T A R C H I E F B E H E E R G E M E E N T E B L A D E L R A P P O R T A G E F O L L O W - U P A U D I T A R C H I E F B E H E E R G E M E E N T E B L A D E L 2 0 1 6 SCOPE: BEHEER NIET-OVERGEBRACHTE ARCHIEFBESCHEIDEN Inhoudsopgave 1 Inleiding... 3 1.1 Aanleiding

Nadere informatie

De Archiefwet 1995 bepaalt dat het college van burgemeester en wethouders zorg draagt

De Archiefwet 1995 bepaalt dat het college van burgemeester en wethouders zorg draagt Memorie van toelichting Algemeen De Archiefwet 1995 bepaalt dat het college van burgemeester en wethouders zorg draagt voor de archiefbescheiden die een gemeente ontvangt en creëert vanwege haar taken

Nadere informatie

Jaarverslag archief. Samenwerkingsorganisatie De Wolden-Hoogeveen. Datum: 20 febr. 2017

Jaarverslag archief. Samenwerkingsorganisatie De Wolden-Hoogeveen. Datum: 20 febr. 2017 Jaarverslag archief 2016 Samenwerkingsorganisatie De Wolden-Hoogeveen Datum: 20 febr. 2017 Voorwoord Op 1 oktober 2012 is de Wet Revitalisering Generiek Toezicht in werking getreden. Hierdoor is onder

Nadere informatie

Rapportage Informatie- en Archiefbeheer Gouda 2016

Rapportage Informatie- en Archiefbeheer Gouda 2016 Rapportage Informatie- en Archiefbeheer Gouda 2016 INLEIDING Het college van Burgemeester en Wethouders is ingevolge artikel 30 Archiefwet zorgdrager voor de gemeentelijke archiefbescheiden en dient daar

Nadere informatie

raad /com; 4-t2.-i2- vka cf voorste+feaee:

raad /com; 4-t2.-i2- vka cf voorste+feaee: Postregistrator Van: Verzonden: Aan: Onderwerp: VNG [VNG@VNG.NL] dinsdag 13 november 2012 11:30 gemeente Ledenbrief 12/099: Toezicht en verantwoording Archiefwet 1995 IN12.06707 IIIIIIlllllllUlllllllIHll

Nadere informatie

Portefeuillehouder: nvt Openbaar: ii ja / nee

Portefeuillehouder: nvt Openbaar: ii ja / nee alyph- v noordzeekanaalgebied AB-vergadering: 09-01-2013 DB-vergadering: Agendapunt: 10 Onderwerp: Archiefverordening Omgevingsdienst Portefeuillehouder: nvt Openbaar: ii ja / nee Bijlagen: 1 Samenvatting:

Nadere informatie

Digitalisering en duurzame toegankelijkheid van informatie bij de provincie Noord-Brabant

Digitalisering en duurzame toegankelijkheid van informatie bij de provincie Noord-Brabant Startnotitie informatie bij de provincie Noord-Brabant 1. Inleiding Duurzame toegankelijkheid van informatie hangt af van de manier waarop informatiedragers, zoals nota s, brieven en emailberichten worden

Nadere informatie

Voorschriften betreffende het beheer van de archiefbewaarplaats en het beheer van de documenten (Besluit informatiebeheer RUD Zuid-Limburg).

Voorschriften betreffende het beheer van de archiefbewaarplaats en het beheer van de documenten (Besluit informatiebeheer RUD Zuid-Limburg). HET DAGELIJKS BESTUUR VAN DE RUD ZUID-LIMBURG Gelet op artikel 8 van de Archiefverordening RUD Zuid-Limburg BESLUIT: Vast te stellen de navolgende: Voorschriften betreffende het beheer van de archiefbewaarplaats

Nadere informatie

Waterschap [WET REVITALISERING GENERIEK TOEZICHT]

Waterschap [WET REVITALISERING GENERIEK TOEZICHT] Waterschap ei [WET REVITALISERING GENERIEK TOEZICHT] Verslag toepassing Wet Revitalisering Generiek Toezicht Kritische Prestatie Indicatoren (KPľs) p. 2-7 p. 8-17 Wet Revitalisering Generiek Toezicht (WRGT)

Nadere informatie

Burgemeester en wethouders van de gemeente Valkenswaard gelet op artikel 7 van de Archiefverordening 2006

Burgemeester en wethouders van de gemeente Valkenswaard gelet op artikel 7 van de Archiefverordening 2006 Besluit Informatiebeheer Valkenswaard 2011 Burgemeester en wethouders van de gemeente Valkenswaard gelet op artikel 7 van de Archiefverordening 2006 Besluiten vast te stellen de navolgende: Voorschriften

Nadere informatie

*3078514* Aan het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Hilvarenbeek Postbus 3 5080 AA HILVARENBEEK. Inspectierapportage

*3078514* Aan het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Hilvarenbeek Postbus 3 5080 AA HILVARENBEEK. Inspectierapportage Aan het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Hilvarenbeek Postbus 3 5080 AA HILVARENBEEK Brabantlaan 1 Postbus 90151 5200 MC s-hertogenbosch Telefoon (073) 681 28 12 Fax (073) 614 11

Nadere informatie

(Besluit Informatiebeheer gemeente Coevorden 1998)

(Besluit Informatiebeheer gemeente Coevorden 1998) Het college van burgemeester en wethouders van Coevorden; gelet op artikel 8 van de Archiefverordening besluit vast te stellen de navolgende: Voorschriften betreffende het beheer van de documenten van

Nadere informatie

Hoofdstuk I. Hoofdstuk II. Burgemeester en Wethouders van Ferwerderadiel; gelet op artikel 7 van de Archiefverordening; besluiten:

Hoofdstuk I. Hoofdstuk II. Burgemeester en Wethouders van Ferwerderadiel; gelet op artikel 7 van de Archiefverordening; besluiten: Burgemeester en Wethouders van Ferwerderadiel; gelet op artikel 7 van de Archiefverordening; besluiten: vast te stellen de navolgende: Hoofdstuk I Algemene bepalingen VOORSCHRIFTEN BETREFFENDE HET BEHEER

Nadere informatie

Jaarverslag 2010. Archiefbeheer en zorg. Colofon Opgesteld door : dhr. A.W. Boot. Datum : 21 april 2011. Versie : _1.

Jaarverslag 2010. Archiefbeheer en zorg. Colofon Opgesteld door : dhr. A.W. Boot. Datum : 21 april 2011. Versie : _1. Jaarverslag 2010 Archiefbeheer en zorg Colofon Opgesteld door : dhr. A.W. Boot Datum : 21 april 2011 Versie : _1 Document : 264 Zaaknummer : 11-12893 Inleiding.... 3 1. De wettelijke verplichting... 3

Nadere informatie

Er is een Archiefverordening Delfland 2011 deze is per 05-11-2011 in werking getreden en medegedeeld aan Gedeputeerde Staten

Er is een Archiefverordening Delfland 2011 deze is per 05-11-2011 in werking getreden en medegedeeld aan Gedeputeerde Staten = Taakverwaarlozing op grond van Archiefwetgeving ( Dit geldt alleen voor de onderwerpen in de kolom ) : rode arcering. Waterschap voldoet niet aan de norm (Indien op het punt waarbij staat vermeld negatief

Nadere informatie

Raadsvoorstel Vaststellen Archiefverordening gemeente Eindhoven 2016

Raadsvoorstel Vaststellen Archiefverordening gemeente Eindhoven 2016 BLANCO gemeente Eindhoven 16R6835 Raadsnummer Inboeknummer 16bst00752 Beslisdatum B&W 7 juni 2016 Dossiernummer 16.23.351 Raadsvoorstel Vaststellen Archiefverordening gemeente Eindhoven 2016 Inleiding

Nadere informatie

Rapportage KPI scores informatieen archiefbeheer over Auteur: Wil Mettes. Eenheid Bestuur en Organisatie - Team Informatie & ICT

Rapportage KPI scores informatieen archiefbeheer over Auteur: Wil Mettes. Eenheid Bestuur en Organisatie - Team Informatie & ICT Rapportage KPI scores informatieen archiefbeheer over 2015 Auteur: Wil Mettes Eenheid Bestuur en Organisatie - Team Informatie & ICT Versie 1.0 april 2016 Rapportage KPI score Archief- en Informatiebeheer

Nadere informatie

KPI- rapportage Gemeente Dinkelland

KPI- rapportage Gemeente Dinkelland KPI- rapportage Gemeente Dinkelland Norm T Wordt er voldaan aan de norm Te ondernemen actie door zorgdrager 1. Lokale Regelingen Hoofdvraag: Voldoen de gemeentelijke regelingen aan de wettelijke eisen?

Nadere informatie

Hoofdstuk I Algemene bepalingen

Hoofdstuk I Algemene bepalingen Besluit Informatiebeheer gemeente Wijdemeren 2013 Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Wijdemeren; gelet op de artikelen 30 en 32 van de Archiefwet 1995; en gelet op artikel 7 van

Nadere informatie

Archiefinspectie Noord-Hollands Archief

Archiefinspectie Noord-Hollands Archief Archiefinspectie Noord-Hollands Archief Verslag betreffende de uitoefening van het toezicht van de archivaris op het beheer van de informatie, die niet is overgebracht naar de archiefbewaarplaats Samenstelling

Nadere informatie

Norm 1: Bestuur en Beleid

Norm 1: Bestuur en Beleid Norm 1: Bestuur en Beleid De verantwoordelijkheden die het lijnmanagement namens het college van burgemeester en wethouders draagt voor de duurzame toegankelijkheid en betrouwbaarheid van informatie zijn

Nadere informatie

Delfland. Actualiseren archiefverordening. 1. Probleemstelling - context

Delfland. Actualiseren archiefverordening. 1. Probleemstelling - context Hoogheemraadschap van Delfland Actualiseren archiefverordening 1. Probleemstelling - context De archiefverordening Delfland 2004 (en daarmee het besluit informatiebeheer 2004) sluit niet meer aan bij de

Nadere informatie

Wetgeving Regeling/Model Kwaliteitscriteria Oordeel gemeenteraad. archiefzorg. Medegedeeld aan GS. Informatiebeheer tbv archiefbeheer

Wetgeving Regeling/Model Kwaliteitscriteria Oordeel gemeenteraad. archiefzorg. Medegedeeld aan GS. Informatiebeheer tbv archiefbeheer Publieke verantwoording gemeentelijke archiefzorg en -beheer Wetgeving /Model Kwaliteitscriteria Oordeel art. 30 art. 32 Algemene wet bestuursrecht titel 10.1. Gemeentewet art. 160-169 Burgerlijk Wetboek

Nadere informatie

Wordt er voldaan aan de norm. Het "Besluit Informatiebeheer van de gemeente Zuidhorn 2010" is vastgesteld in de B&W-vergadering van 2 februari 2010.

Wordt er voldaan aan de norm. Het Besluit Informatiebeheer van de gemeente Zuidhorn 2010 is vastgesteld in de B&W-vergadering van 2 februari 2010. * UITWERKING KPI'S GEMEENTELIJKE ARCHIEFKETEN Wordt er voldaan aan de norm Norm (onderdeel) 1. LOKALE REGELINGEN Hoofdvraag: Voldoen de gemeentelijke regelingen aan de wettelijke eisen? 1.1 Verordening

Nadere informatie

D ARCHIEFBEHEEROVEREENKOMST GEMEENTE EDAM-VOLENDAM / OMGEVINGSDIENST IJMOND

D ARCHIEFBEHEEROVEREENKOMST GEMEENTE EDAM-VOLENDAM / OMGEVINGSDIENST IJMOND ARCHIEFBEHEEROVEREENKOMST GEMEENTE EDAM-VOLENDAM / OMGEVINGSDIENST IJMOND Overeenkomst tussen gemeente Edam-Volendam en Omgevingsdienst IJmond over het beheer van archiefbescheiden uit hoofde van de voor

Nadere informatie

KPI-verslag informatie- en archiefbeheer hoogheemraadschap van Delfland 2015

KPI-verslag informatie- en archiefbeheer hoogheemraadschap van Delfland 2015 KPI-verslag informatie- en archiefbeheer hoogheemraadschap van Delfland 2015 Archimedesweg 1 CORSA nummer: nvt postadres: versie: 1.0 postbus 156 auteur: Gert Koese 2300 AD Leiden oplage: telefoon (071)

Nadere informatie

Hoofdstuk I Algemene bepalingen

Hoofdstuk I Algemene bepalingen Verordening betreffende de zorg voor de archiefbescheiden van de provinciale organen, voor zover deze archiefbescheiden niet zijn overgebracht naar de rijksarchiefbewaarplaats en het toezicht door gedeputeerde

Nadere informatie

Besluit Informatiebeheer. Bedrijfsvoeringsorganisatie Havenschap Moerdijk

Besluit Informatiebeheer. Bedrijfsvoeringsorganisatie Havenschap Moerdijk Besluit Informatiebeheer Bedrijfsvoeringsorganisatie Havenschap Moerdijk 2017 Vastgesteld door het Dagelijks Bestuur van Havenschap Moerdijk In de vergadering van 7 december 2016 Mij bekend, De secretaris

Nadere informatie

Voorschriften betreffende het beheer van de archiefbescheiden van de

Voorschriften betreffende het beheer van de archiefbescheiden van de Voorschriften betreffende het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, voor zover deze archiefbescheiden niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats Wetstechnische informatie

Nadere informatie

(070) 373 8393. Brief aan de leden T.a.v. het college en de raad. Samenvatting. informatiecentrum tel. ons kenmerk BAOZW/U201300267 Lbr.

(070) 373 8393. Brief aan de leden T.a.v. het college en de raad. Samenvatting. informatiecentrum tel. ons kenmerk BAOZW/U201300267 Lbr. Brief aan de leden T.a.v. het college en de raad informatiecentrum tel. (070) 373 8393 betreft Archiefconvenant; wijzigingen in de Archiefwet en -regelgeving Samenvatting uw kenmerk ons kenmerk BAOZW/U201300267

Nadere informatie

Burgemeester en Wethouders van Ferwerderadiel; gelet op artikel 7 van de Archiefverordening;

Burgemeester en Wethouders van Ferwerderadiel; gelet op artikel 7 van de Archiefverordening; Burgemeester en Wethouders van Ferwerderadiel; gelet op artikel 7 van de Archiefverordening; besluiten: vast te stellen de navolgende: VOORSCHRIFTEN BETREFFENDE DE AANWIJZING VAN DE ARCHIEFBEWAARPLAATS,

Nadere informatie

PROVINCIAAL BLAD. Gelet op artikel 7 van de Archiefverordening provincie Utrecht 2014;

PROVINCIAAL BLAD. Gelet op artikel 7 van de Archiefverordening provincie Utrecht 2014; PROVINCIAAL BLAD Officiële uitgave van provincie Utrecht. Nr. 1077 2 maart 2015 Besluit van Gedeputeerde Staten van Utrecht van d.d. 16 december 2014, nr. 8107CF7C betreffende de voorschriften voor het

Nadere informatie

PROVINCIAAL BLAD JAARGANG: 2014

PROVINCIAAL BLAD JAARGANG: 2014 PROVINCIAAL BLAD JAARGANG: 2014 NR: 42 Officiële naam regeling: Verordening betreffende de zorg voor de archiefbescheiden van de provinciale organen Citeertitel: Archiefverordening Provincie Limburg 2014

Nadere informatie