Gemeente Delft VERZONDEN - 9 DEC, rs. T.W. Andriessen Ls. Geachte leden van de gemeenteraad,

Transcriptie

1 Archief Delft Retouradres : Erfgoed Delft e.o., Postbus 78, 2600 ME Delft Aan de leden van de gemeenteraad Gemeente Delft bezoekadres: Oude Delft HR Delft Behandeld door mr. drs. G.J.M. Blom Telefoon Fax bblom@delft.n1 Internet Centrale nummers: Telefoon /23 41 Fax VERZONDEN - 9 DEC, 2015 Datum Onderwerp verslag Archiefwettelijk toezicht 2014 Ons kenmerk Uw brief van Uw kenmerk Bijlage 2 Geachte leden van de gemeenteraad, Hierbij doen wij u, in het kader van artikel 9 van de archiefverordening, toekomen het verslag dat is uitgebracht door onze gemeentearchivaris. Dit verslag is tevens opgemaakt in verband met de uitvoering van de in september 2014 met de Provincie Zuid-Holland gesloten bestuursovereenkomst IBT. Aan de hand van de geconstateerde aandachtspunten is een werkplan opgesteld waarin specifiek is aangegeven welke aktie is voorzien om verbetering aan te brengen. Enkele van deze aandachtspunten zijn reeds opgelost. Sommige zaken hebben meer tijd nodig; zo is de realisatie van een nieuwe archiefbewaarplaats pas eind 2016 voorzien. Hoogachtend, Het college van burgenneester en wethouders van Delft,burgemeester r. drs. G.A.A. Verkerk,secretaris rs. T.W. Andriessen Ls.

2 Verslag ten behoeve van horizontale verantwoording Uitvoering Archiefwet 1995 op grond van de VNG archief KPI s Gemeente Delft februari 2015 Opgesteld door gemeentearchivaris Delft Aan: college van Burgemeester en Wethouders Delft Inhoudsopgave pagina Geleidebrief 2 Samenvattend 3 KPI verslag 1. Lokale regelgeving 5 2. Interne kwaliteitszorg en toezicht 6 3. Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid archiefbescheiden 7 4. Digitale archiefbescheiden 8 5. Vernietiging en vervreemding van archiefbescheiden Overbrenging van archiefbescheiden naar de openbare archiefbewaarplaats Archiefruimten, archiefbewaarplaatsen en e-depots Ter beschikking stelling van naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden Rampen, calamiteiten en veiligheid Middelen en mensen 13

3 Geacht college, Hierbij doe ik u toekomen het verslag 2014 met een verantwoording over het beheer van de archiefbewaarplaats en een verslag van het uitgevoerde toezicht op het gevoerde archief- en informatiebeheer in uw gemeente. Het college van Burgemeester en Wethouders is ingevolge artikel 30 Archiefwet zorgdrager voor de gemeentelijke archiefbescheiden en dient daar in eerste instantie verantwoording over af te leggen aan de gemeenteraad. Dit gebeurt door middel van een jaarlijks verslag. Het college legt in dat kader het verslag over dat door de gemeentearchivaris aan hen is uitgebracht in verband met het beheer van de archiefbewaarplaats en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. De gemeentearchivaris brengt eenmaal per jaar verslag uit aan burgemeester en wethouders betreffende de uitoefening van het toezicht. Bijgaand verslag schetst een beeld van de stand van zaken van het archief- en informatiebeheer in uw gemeente en de mate waarin de gemeente voldoet aan de vereisten van de Archiefwet Daarbij is gebruik gemaakt van het raamwerk van Kritische Prestatie Indicatoren (KPI s) archieven dat de VNG heeft ontwikkeld in het kader van de nieuwe Wet Revitalisering Generiek Toezicht (RGT). Volgens de wet RGT dient het horizontale toezicht door de gemeenteraad te worden versterkt. De provincie maakt gebruik van dezelfde informatie bij de uitoefening van haar toezichttaak. De provincie dient dan ook het verslag na vaststelling te ontvangen. Het voor u liggende verslag is het tweede KPI jaarverslag dat u van mij ontvangt. Dit verslag is in samenwerking met de archiefinspecteur opgesteld. Vorig jaar was de eerste keer dat het verslag werd opgesteld, werden toen alle hoofdstukken nog redelijk globaal beschreven, dit jaar is dieper op zaken ingegaan en zijn aspecten uit de KPI kritischer bekeken. Gemeld dient te worden dat de aanpak dit jaar anders is geweest. Er is, in overleg met de provinciaal toezichthouder, voor gekozen de Excel-matrix Archief KPI dit jaar niet in te vullen, maar deze slechts te gebruiken als leidraad. Redenen hiervoor zijn het nog niet goed functionerende formulier en het pas te laat beschikbaar komen van een aangepast formulier (verwachting eind januari 2015 terwijl het verslag in februari afgerond dient te zijn). Daarnaast heeft LOPAI aangegeven dat de huidige KPI indicatoren zoals deze op Waar Staat je Gemeente worden weergegeven niet toereikend zijn voor de verticale toezichthouder. De weergave op deze website in de huidige vorm geeft wat betreft de gemeentearchivaris en archiefinspecteur een vertekend beeld. Bij aanpassing van het e-formulier KPI in 2015 door de VNG, ontvangt u volgend jaar weer een ingevulde matrix. Eveneens is er een wijziging aangebracht in het stoplichten systeem. Met behulp van bollen met halve kleuren wordt aangegeven dat er een verbetering of dreigende verslechtering zichtbaar is. Lees deze bollen van links naar rechts. Bijvoorbeeld: oranje-groen is een aankomende verbetering, de verwachting is dat de kleur volgend jaar groen is. Oranje-rood geeft aan dat zonder actie de verwachting is dat de kleur volgend jaar rood is. Graag ontvang ik uw reactie op dit verslag en word ik geïnformeerd over uw verantwoording aan de gemeenteraad en de toezending van het verslag aan de provinciale toezichthouder. Uiteraard ben ik bereid het verslag nader toe te lichten. Hoogachtend Bennie Blom Gemeentearchivaris Pagina 1

4 Samenvattend Hoofdstuk 1: Lokale regelgeving De archiefverordening en het besluit informatiebeheer zijn in orde. De verantwoordelijkheden inzake informatiebeheer intern en extern bij samenwerking zijn goed belegd. Met de ODH wordt gewerkt aan een gemeenschappelijke regeling. Er wordt momenteel overleg gevoerd over de tekst en de voorwaarden voor het ter beschikking stellen aan de ODH. Door de verhuizing van archiefbescheiden van Torenhove naar Gemeentearchief Schiedam dient Delft in 2015 haar Besluit Informatiebeheer aan te passen. Een voorstel hiertoe ligt reeds klaar. Hoofdstuk 2: Interne kwaliteitszorg en toezicht Het beheer van archiefbescheiden moet voldoen aan toetsbare eisen door middel van een kwaliteitssysteem. Delft heeft in 2014 geen verdere stappen ondernomen om dit te realiseren. Geadviseerd wordt een kwaliteitssysteem te implementeren en de realisatie van een kwaliteitssysteem op te nemen in een verbeterplan archief- en informatiebeheer. Benchmarking wordt, op de landelijke kwaliteitsmonitor van BRAIN na, nauwelijks toegepast. In 2014 heeft een inventarisatie van de huidige stand van zaken plaats gevonden (nulmeting) voor de invoering van een kwaliteitszorgsysteem dat ontwikkelt is door BRAIN. Nu moet het kwaliteitszorgsysteem nog worden geïmplementeerd. In het vorige KPI verslag, over 2013, is uitgesproken dat het plan in zou worden toegepast. Met de huidige capaciteit aan mensen en middelen van Archief Delft, de realisatie van een nieuw archiefgebouw en de voorbereiding van de verhuizing daar naar toe is het nog onzeker of 2015 als doelstelling gehaald wordt. De gemeentearchivaris brengt jaarlijks verslag uit aan de gemeenteraad over de uitgevoerde activiteiten met betrekking tot de overgebrachte archieven en collecties. Hoofdstuk 3: Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid archiefbescheiden Er bestaat een overzicht van (te bewaren) archiefbescheiden, hiervoor wordt gebruik gemaakt van inventaris- en plaatsingslijsten. De Gemeente Delft beschikt niet over een vastgesteld en geïmplementeerd metadataschema volgens NEN-ISO :2006 en NEN-ISO :2007. Dit wordt volgens de KPI aangemerkt als taakverwaarlozing. Geadviseerd wordt dit op te nemen in een verbeterplan archief- en informatiebeheer. Bij voorkeur wordt hier invulling aan gegeven met het door Archief2020 ontwikkelde Toepassingsprofiel Metadata Lokale Overheden. Er wordt gebruik gemaakt van duurzame verpakkingsmaterialen bij opslag. De toegankelijkheid van de analoge archiefbescheiden in de archiefbewaarplaats is redelijk tot goed. Pagina 2

5 Hoofdstuk 4: Digitale archiefbescheiden Er is een besluit tot routinematige vervanging voor de Wet Werk en Bijstand. In het handboek is opgenomen dat er periodiek op basis van steekproeven kwaliteitscontroles moeten worden uitgevoerd. Over de scans van de maand oktober 2014 heeft op basis van een steekproef een kwaliteitscontrole plaatsgevonden. Deze kwaliteitscontrole heeft aangetoond dat voor de maand oktober niet is voldaan aan de vervangingseisen; de toegestane marges zijn ruimschoots overschreden. Naast een herstelactie zal per direct de kwaliteit van het vervangingsproces moeten verbeteren. Uit de controle zijn meerdere aanbevelingen en aandachtspunten naar voren gekomen. Op moment van schrijven (februari 2015) zijn de eerste aanpassingen ter verbetering gedaan. Geadviseerd wordt om een plan tot structurele verbetering op te nemen in een verbeterplan archiefen informatiebeheer. Digital born documenten vallen veelal buiten het regime van de Archiefwet Er is een lijst van systemen en applicaties die in gebruik zijn, maar het is onduidelijk in welke applicaties archiefwaardig materiaal wordt opgeslagen. Na een inventarisatie is een volgende stap te kijken welke archiefwaardige gegevens zich dan in deze applicaties bevinden en hoe hier mee om te gaan. Geadviseerd wordt de inventarisatie van de archiefwaardigheid van de gegevens in de applicaties op te nemen in een verbeterplan archief- en informatiebeheer waarin ook een planning en verwachte realisatietermijn wordt opgenomen. Naar aanleiding van de KPI over 2013 is in 2014 een start gemaakt met de ontwikkeling van een visie op informatiebeleid. Dit beleid is in concept klaar. Vaststelling door het GMT wordt begin 2015 verwacht. Hoofdstuk 5: Vernietiging en vervreemding van archiefbescheiden Naar aanleiding van het KPI verslag 2013, zal er in 2015 een facultatieve stukkenlijst worden opgesteld. Advies is het opstellen van een facultatieve stukkenlijst op te nemen in een verbeterplan archief- en informatiebeheer. Hoofdstuk 6: Overbrenging en vernietiging van archiefbescheiden Door ruimtegebrek in de archiefbewaarplaats wordt er de laatste 15 jaar nauwelijks iets overgebracht. Archiefblokken zijn wel geïnventariseerd en klaar gemaakt voor overbrenging. Deze achterstand in overbrenging wordt opgelost met de realisatie van een nieuwe archiefbewaarplaats eind Zie hiervoor ook hoofdstuk 7 van dit KPI jaarverslag. Hoofdstuk 7: Archiefruimten, archiefbewaarplaatsen en e-depots Zoals in de KPI over 2013 geconstateerd voldoet geen van de archiefruimten in Delft aan de gestelde eisen in de Archiefregeling Er is een oplossing gevonden in het uit huis plaatsen van een groot deel van de archieven in archiefruimten te Amsterdam van de firma Hulshoff. De in Delft achtergebleven archieven worden in de relatief minst risicovolle ruimten opgeslagen tot het gereedkomen van het nieuwe stadskantoor. De archiefruimte aan de locatie Staal is in 2014 leeg gehaald. De archiefbescheiden op de locatie Torenhove worden geschoond en bewerkt, na bewerking worden ze ondergebracht bij Hulshoff. Er zal ongeveer 30 procent overblijven, deze bescheiden worden tot het gereedkomen van het nieuwe stadskantoor ondergebracht in de archiefruimte aan de Phoenixstraat. Pagina 3

6 De archiefbewaarplaats aan de Oude Delft 169 in Delft voldoet niet aan de wettelijke eisen, er is sprake van een gedoogsituatie vanuit de Provincie. Eind 2016 komt de nieuwbouw van een archiefbewaarplaats gereed. In 2015 start Archief Delft samen met het Gemeentearchief Schiedam een pilot op het gebied van een e-depot. Hoofdstuk 8: Ter beschikking stelling van naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden Na overbrenging van de archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats is de informatie in principe openbaar en gratis te raadplegen. In 2014 is een reparatiebesluit ingediend en genomen waarmee de leges voor diensten van Archief Delft zijn opgenomen in het besluit reguliere prijzen en tarieven Hoofdstuk 9: Rampen, calamiteiten en veiligheid De gemeente Delft beschikt niet over een calamiteiten- en ontruimingsplan voor de archiefruimten. Dit is reeds in de KPI over 2013 geconstateerd. In 2014 is op dit punt nog geen actie ondernomen. Het opstellen van dit plan zal in 2015 worden opgepakt. Geadviseerd wordt het opstellen van een calamiteiten- en ontruimingsplan voor de archiefbescheiden in de archiefruimten eveneens op te nemen in een verbeterplan archief- en informatiebeheer. Archief Delft, waar de overgebrachte archieven berusten, moet haar calamiteitenplan herzien en aanpassen. Hoewel in 2014 een aanzet tot aanpassing is gemaakt, is het plan nog niet afgerond. Hoofdstuk 10: Middelen en mensen Voor de niet-overgebrachte archieven bestaat er enkel een inschatting van de kosten. Een duidelijk inzicht in beschikbare mensen en middelen is gewenst. Maar door de begrotingssystematiek van de gemeente Delft is het moeilijk hierin wijzigingen aan te brengen. Hierop zal dan ook geen actie worden ondernomen. Volgens het bedrijfsplan van Erfgoed Delft zouden de kosten voor Archief Delft van circa 1,2 miljoen euro bedragen. Echter is maar een heel klein gedeelte van deze kosten beïnvloedbaar. Het overgrote deel gaat op aan interne verrekening voor bedrijfsvoering, personeelskosten, overheadskosten en exploitatiekosten. Bij de notitie Sterk in de kern Erfgoed op weg naar 2020 van februari 2014 is door de Ondernemingsraad geadviseerd om de begrotingen van de verschillende organisatieonderdelen afzonderlijk in te richten; dit zal helpen beter inzicht te krijgen in wat er aan archieftaken wordt begroot. Het uitwerken van een business case moet aangeven of het teruglopende aantal fte bij Archief Delft in de toekomst problemen veroorzaakt voor het uitvoeren van de uit te voeren taken. Pagina 4

7 1. Lokale regelgeving Voldoen de gemeentelijke regelingen aan de wettelijke eisen? De archiefvorming van overheidsorganisaties, zoals de gemeente Delft valt onder de Archiefwet In weerwil van de naam het begrip archief wordt veelal geassocieerd met informatie van oudere datum gaat de wet over het geheel van informatie. De Archiefverordening en het Besluit Informatiebeheer zijn de basis hoe u als gemeente Delft de Archiefwet 1995 vorm geeft. De Archiefverordening regelt de zorg die het college van Burgemeester en Wethouders heeft voor de archieven, die door de gemeentelijke organen wordt gevormd en het toezicht van de gemeentearchivaris op het beheer. Hiermee wordt de gehele informatieketen geborgd, van het aloude charter tot het nieuwste digitale bestemmingsplan. In de Archiefverordening is de aanwijzing en het beheer van de archiefbewaarplaats vastgelegd. De huidige archiefverordening van de gemeente Delft is op 28 juni 2012 vastgesteld door de gemeenteraad 1. Het Besluit Informatiebeheer beschrijft de voorwaarden waaraan het beheer van de archiefbewaarplaats en van de niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden dienen te voldoen. Het Besluit Informatiebeheer is op 15 mei 2012 in Delft door het college van Burgemeester en Wethouders vastgesteld. De gedeputeerde staten hebben kennis genomen van zowel de Archiefverordening als het Besluit Informatiebeheer. In het Besluit Informatiebeheer Delft zijn het depot Oude Delft 169, 1 e verdieping Torenhove en de archiefbewaarplaats van het stadsarchief Rotterdam aangewezen als archiefbewaarplaats. Op moment van schrijven, februari 2015, zijn de archieven uit Torenhove verhuisd naar Gemeentearchief Schiedam. Om deze reden dient Delft in 2015 haar Besluit Informatiebeheer aan te passen. Een voorstel hiertoe ligt reeds klaar. Overheden kiezen steeds meer voor digitale kanalen voor zaakafhandeling met burgers. Met name de omslag naar digitaal informatiebeheer vraagt om complexe maar noodzakelijke waarborgen om informatieverlies te voorkomen. Een andere trend is dat het niet meer mogelijk is om als gemeente zelf geheel sturing te geven aan de eigen informatieprocessen, denk in dit verband aan de gevolgen van de wet omgevingsvergunning en de rol van social media. Tegelijkertijd zal de informatie- en kennisbehoefte van gemeenten toenemen door de verdergaande decentralisatie van taken en verantwoordelijkheden. Interoperabiliteit en standaarden spelen een steeds belangrijkere rol. De informatie en kennis is nodig om financiële missers te vermijden en om de verwachtingen van de burgers te kennen. Organisatorische wijzigingen binnen een organisatie raken doorgaans ook het informatiebeheer. Als het om ingrijpende wijzigingen gaat wordt de archiefinspectie daarbij betrokken. Het moet duidelijk zijn waar informatie gebleven is en wie de verantwoordelijkheid draagt. Ook moet voorkómen worden dat archiefbescheiden verloren gaan voor de gemeente doordat een geprivatiseerde of anderszins buiten het concern geplaatste organisatie het archief tegen wet- en regelgeving in meeneemt zonder dat er sluitende afspraken zijn gemaakt over het toekomstige beheer. Gezien het feit dat gemeenten steeds meer samenwerkingsverbanden aangaan of taken uitbesteden, is artikel 4 van de Archiefwet 1995 een heel belangrijk aandachtspunt in deze. Het moet altijd duidelijk zijn welke organisatie er verantwoordelijk is voor de archivering. Hierdoor kan de gemeente Delft zich blijven verantwoorden voor haar handelen. Met de gemeenten Rijswijk, Pijnacker-Nootdorp en Midden-Delfland is een lichte Gemeenschappelijke Regeling afgesloten inzake het archiefbeheer van overgebrachte archieven en toezicht op de niet overgebrachte archieven. De gemeentearchivaris van Delft is tevens benoemd tot gemeentearchivaris van deze gemeenten. De archiefbewaarplaats van de gemeente Delft is aangewezen. In 2014 is gewerkt aan een gemeenschappelijke regeling met de Omgevingsdienst Haaglanden (ODH) voor de overdracht van de (uitvoering van de) wettelijke milieutaken aan de omgevingsdienst. Er heeft in 2014 overleg plaatsgevonden over de voorwaarden, deze waren in eerste instantie niet helder door de ODH geformuleerd. Inmiddels is er overeenstemming over de tekst. In 2015 zal de akte van ter beschikkingstelling worden getekend. 1 ( ). Pagina 5

8 Een adequaat informatiebeheer maakt een soepele bedrijfsvoering mogelijk, zorgt dat een organisatie zijn rechten en plichten en die van andere partijen kent, dat zij transparant kan opereren en verantwoording kan afleggen over haar handelen. Tenslotte wordt zodoende een blijvende bewaring veilig gesteld van informatie met (cultuur-)historische waarde. Ook de overbrenging van de blijvend te bewaren informatie naar de aangewezen archiefbewaarplaats (Archief Delft) behoort bij de beheertaken. De gemeentearchivaris speelt met name hierin een actieve rol, omdat het beheer na overbrenging bij deze functionaris komt te liggen. De informatie wordt na overbrenging in principe voor de eeuwigheid bewaard en is dan kosteloos raadpleegbaar voor iedereen. Naast deze (cultuur-)historische waarde die informatie op den duur kan krijgen heeft zij uiteraard een functie voor de bedrijfsvoering van een organisatie. De archiefverordening en het besluit informatiebeheer zijn in orde. De verantwoordelijkheden inzake informatiebeheer intern en extern bij samenwerking zijn goed belegd. Met de ODH wordt gewerkt aan een gemeenschappelijke regeling. Er wordt momenteel overleg gevoerd over de tekst en de voorwaarden voor het ter beschikking stellen aan de ODH. In 2015 zal de akte van ter beschikkingstelling worden getekend. Door de verhuizing van archiefbescheiden van Torenhove naar Gemeentearchief Schiedam dient Delft in 2015 haar Besluit Informatiebeheer aan te passen. Een voorstel hiertoe ligt reeds klaar. 2. Interne kwaliteitszorg en toezicht Werkt de gemeente structureel aan de kwaliteit(sverbetering) van haar informatiehuishouding? Nog niet overgebrachte overheidsarchieven In het kader van de ontwikkelingen bij het archieftoezicht waarbij de provincie op afstand komt te staan is versterking van het horizontaal toezicht 2 inzake de informatievoorziening noodzakelijk. Een kwaliteitssysteem is hiervoor bij uitstek het middel. Volgens Artikel 16 van de Archiefregeling 2010 dient het college van Burgemeester en Wethouders ervoor te zorgen dat het beheer van zijn archiefbescheiden voldoet aan toetsbare eisen van een door hem toe te passen kwaliteitssysteem. Over het begrip kwaliteitssysteem heerst echter, ook in 2014, nog veel onduidelijkheid bij gemeenten in Nederland. Er zijn nog geen gemeenten bekend waar een daadwerkelijk kwaliteitszorgsysteem geïmplementeerd is. In het KPI verslag over 2013 is geadviseerd een kwaliteitssysteem voor archiefbeheer in te richten. Delft heeft in 2014 geen verdere stappen ondernomen om dit te realiseren. De KPI kan ingezet worden als onderdeel van een kwaliteitssysteem, maar is het niet als zodanig. Ditzelfde geldt voor de Baseline Informatiebeveiliging Nederlandse Gemeenten (BIG). Een kwaliteitssysteem is geen eenmalige exercitie, maar een activiteit die cyclisch wordt uitgevoerd in een regelkring van plannen van acties, uitvoeren van de geplande acties, controleren of de resultaten van de acties werkelijk zijn zoals beoogd en het eventueel bijsturen van de uitvoering op basis van de resultaten van de controle. Hierna dient deze cyclus (plan-do-check-act) opnieuw doorlopen te worden. Geadviseerd wordt een kwaliteitssysteem te implementeren en de realisatie van een kwaliteitssysteem op te nemen in een verbeterplan archief- en informatiebeheer. Archiefdienst Ook kwaliteitszorg bij archiefdiensten is een relatief nieuw begrip. Veel bedrijfsprocessen zijn niet uniform ingericht en er is landelijk geen consensus over gehanteerde normen en certificering. Op de landelijke kwaliteitsmonitor na wordt benchmarking nauwelijks toegepast. Archief Delft wil het kwaliteitszorgsysteem dat 2 Met het horizontaal toezicht wordt gedoeld op de verantwoording voor het college aan de gemeenteraad op grond van wettelijke regels zoals deze in het kader van het duaal bestuur in Nederland ingang hebben gevonden. Pagina 6

9 door de landelijke brancheorganisatie BRAIN is ontwikkeld gaan toepassen. In 2014 is hier een eerste aanzet toe gedaan door een inventarisatie van de huidige stand van zaken (nulmeting). In het vorige KPI verslag, over 2013, is uitgesproken dat het plan in zou worden toegepast. Ondanks de reeds uitgevoerde nulmeting is het met de huidige capaciteit aan mensen en middelen van Archief Delft, de realisatie van een nieuw archiefgebouw en de voorbereiding van de verhuizing daar naar toe is het nog onzeker of 2015 als doelstelling gehaald wordt. Ingevolge artikel 15 van de door de gemeenteraad vastgestelde archiefverordening Delft brengt de gemeentearchivaris jaarlijks verslag uit aan het college inzake de verrichte werkzaamheden in het kader van het toezicht op de nog niet overgebrachte archieven. Artikel 9 bepaalt dat het college eenmaal per jaar aan de Raad over de uitgevoerde activiteiten met betrekking tot de overgebrachte archieven en collecties verslag doet. Het college legt in dat kader het verslag over dat door de gemeentearchivaris aan hen is uitgebracht. Het beheer van archiefbescheiden moet voldoen aan toetsbare eisen door middel van een kwaliteitssysteem. Delft heeft in 2014 geen verdere stappen ondernomen om dit te realiseren. Geadviseerd wordt een kwaliteitssysteem te implementeren en de realisatie van een kwaliteitssysteem op te nemen in een verbeterplan archief- en informatiebeheer. Benchmarking wordt, op de landelijke kwaliteitsmonitor van BRAIN na, nauwelijks toegepast. In 2014 heeft een inventarisatie van de huidige stand van zaken plaats gevonden (nulmeting) voor de invoering van een kwaliteitszorgsysteem dat ontwikkelt is door BRAIN. Nu moet het kwaliteitszorgsysteem nog worden geïmplementeerd. In het vorige KPI verslag, over 2013, is uitgesproken dat het plan in zou worden toegepast. Met de huidige capaciteit aan mensen en middelen van Archief Delft, de realisatie van een nieuw archiefgebouw en de voorbereiding van de verhuizing daar naar toe is het nog onzeker of 2015 als doelstelling gehaald wordt. De gemeentearchivaris brengt jaarlijks verslag uit aan de gemeenteraad over de uitgevoerde activiteiten met betrekking tot de overgebrachte archieven en collecties. 3. Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid archiefbescheiden Geschiedt de ordening planmatig, waarborgen het systeem en de materialen de authenticiteit, context en toegankelijkheid en de duurzaamheid van de archiefbescheiden? Nog niet overgebrachte overheidsarchieven De gemeente Delft beschikt over een overzicht van (te bewaren) archiefbescheiden op document- en dossierniveau. Het papier is leidend binnen de gemeente, de analoge bescheiden worden dan ook als het origineel beschouwd; bij digitale stukken wordt dit vermeld in het Document Management Systeem (DMS). Er wordt voor documentbeheer gebruik gemaakt van het DMS Verseon. De gemeente Delft gebruikt duurzame materialen en gegevensdragers en duurzame verpakkingsmaterialen bij opslag. Omslagen van zuurvrij papier voldoen aan de kwaliteitseis ICN. De archiefbescheiden worden in goede materiële staat gebracht en gehouden. Voor digitaal archiefbeheer is er geen e-depot voorziening. Wel wordt er voldaan aan de eisen door de keuze voor een open standaard. Er is eveneens een bewaarstrategie voor digitale archiefbescheiden vastgelegd in het Besluit Informatiebeheer. Zie verder hoofdstukken 4 en 7 over digitale archiefbescheiden en e-depots. De gemeente Delft beschikt niet over een metadataschema. Het ontbreken van een vastgesteld en geïmplementeerd metadataschema volgens de NEN-ISO :2006 en NEN-ISO :2007 is een tekortkoming op het gebied van authenticiteit en context en wordt volgens de KPI aangemerkt als taakverwaarlozing. Geadviseerd wordt dit op te nemen in een verbeterplan archief- en informatiebeheer. Bij voorkeur wordt hier invulling aan gegeven met het door Archief2020 ontwikkelde Toepassingsprofiel Metadata Lokale Overheden. Pagina 7

10 Archiefdienst Een van de kerntaken van Archief Delft is het toegankelijk maken van archieven en collecties om de openbaarheid aan de burger te kunnen garanderen. 99 % Van alle overgebrachte archieven naar de archiefdienst zijn toegankelijk middels een inventaris of plaatsingslijst, te raadplegen via de website. De archiefdienst maakt gebruik van ABS/Archeion voor depotbeheer en bezoekersregistratie. Voor de toegangen tot de archieven (inventarissen) wordt de internationale standaard EAD gehanteerd. ABS/Archeion bevindt zich in een End-of-live constructie. In 2015/2016 wordt gekeken naar een vervangend archiefbeheersysteem. Enkele nadere toegangen zijn via het web ontsloten; Digitale Stamboom, Digitale Arena en Historisch GIS. Nieuw in 2014 is de website collectie-delft.nl waarop informatie over Willem van Oranje, Delftse biografieën en nadere toegangen zijn ontsloten. De collectie Beeld en Geluid en de bibliotheek worden beheerd in The Museum System (TMS). De toegang via het web is ernstig verouderd en werkt in veel gevallen niet goed. In ieder geval voorziet deze applicatie niet in het presenteren van originele digitale bestanden op de studiezaal zodat de digitaliseringsmaatregel tot behoud van de collectie niet werkt omdat men nog steeds het origineel kan opvragen. Er zijn plannen de Beeldbank te vervangen, echter is de datum van realisatie hiervan onzeker. Bij Archief Delft wordt gebruik gemaakt van duurzame verpakkingsmaterialen zoals benoemd in de Archiefregeling Alle overgebrachte archieven van de gemeente Delft zijn duurzaam geborgen. Er bestaat een overzicht van (te bewaren) archiefbescheiden, hiervoor wordt gebruik gemaakt van inventaris- en plaatsingslijsten. De Gemeente Delft beschikt niet over een vastgesteld en geïmplementeerd metadataschema volgens NEN-ISO :2006 en NEN-ISO :2007. Dit wordt volgens de KPI aangemerkt als taakverwaarlozing. Geadviseerd wordt dit op te nemen in een verbeterplan archief- en informatiebeheer. Bij voorkeur wordt hier invulling aan gegeven met het door Archief2020 ontwikkelde Toepassingsprofiel Metadata Lokale Overheden. Er wordt gebruik gemaakt van duurzame verpakkingsmaterialen bij opslag. De toegankelijkheid van de analoge archiefbescheiden in de archiefbewaarplaats is redelijk tot goed. 4. Digitale archiefbescheiden Werkt de gemeente inzake digitale archiefbescheiden systematisch aan digitaal informatiebeheer en voldoet ze aan de specifieke wettelijke voorschriften? Er is een besluit tot routinematige vervanging voor alle archiefbescheiden die door de gemeente Delft worden opgemaakt bij uitoefeningen van de taken met betrekking tot voorzieningen betreffende het domein werk, inkomen en zorg. In 2014 is begonnen met de vervanging van WWB (Wet Werk en Bijstand)- dossiers. Er is een handboek vervanging, waarin onder andere de functionele eisen en aanvullende metagegevens zijn belegd. De uitvoering en kwaliteit van het vervangingsproces moet geborgd worden door periodieke audits. Eén keer per 2 jaar laat de gemeente het vervangingsproces en de digitale beheeromgeving auditeren op RODIN, de Archiefregeling 2010 en NEN-ISO Daarnaast worden audits uitgevoerd bij grote organisatiewijzigingen of grote wijzigingen in de gebruikte systemen of applicaties. De analoge WWB bescheiden worden, zoals in het Handboek Routinematige Vervanging Archiefbescheiden WWB beschreven, na drie maanden vernietigd. In het handboek is opgenomen dat er periodiek op basis van steekproeven kwaliteitscontroles moeten worden uitgevoerd. Over de scans van de maand oktober 2014 heeft op basis van een steekproef een kwaliteitscontrole plaatsgevonden. Deze kwaliteitscontrole heeft aangetoond dat voor de maand oktober niet is voldaan aan de vervangingseisen; de toegestane marges zijn ruimschoots overschreden. De vernietiging van Pagina 8

11 documenten is per direct stop gezet. Naast een herstelactie zal per direct de kwaliteit van het vervangingsproces moeten verbeteren. Uit de controle zijn meerdere aanbevelingen en aandachtspunten naar voren gekomen. Op moment van schrijven (februari 2015) zijn de eerste aanpassingen ter verbetering gedaan. Geadviseerd wordt om een plan tot structurele verbetering op te nemen in een verbeterplan archief- en informatiebeheer. Binnen de gemeente Delft blijkt er in veel gevallen sprake van hybride archieven. Er wordt zowel energie gestoken in de digitale omgeving als de papieren omgeving maar er is geen afstemming tussen deze twee zodat bijvoorbeeld de noodzakelijke vernietiging van archiefbescheiden slechts wordt toegepast op papieren archieven terwijl de digitale gegevens (metadata en/of gebruikerskopieen) blijven bestaan. Daarnaast wordt de verbinding tussen digitaal en analoog verbroken waardoor metadata verloren gaat zonder dat daar een weloverwogen afweging is gemaakt. Daarmee kan de toegankelijkheid van het archief worden geschaad. Dit is reeds in het KPI verslag over 2013 geconstateerd. Er is toen aangegeven dat er een visie op informatiebeleid ontbreekt, met het advies een visie en duidelijk beleid op dit punt te ontwikkelen. In 2014 is een start gemaakt met de ontwikkeling van een visie, deze is in concept af. De vaststelling er van door het GMT wordt begin 2015 verwacht. Op veel plaatsen in de organisatie ontstaan digitale archiefbescheiden. Deze digital born documenten vormen een zorgpunt. Steeds meer documenten worden uitsluitend in digitale vorm gecreëerd en ontvangen. Deze digital born documenten worden opgeslagen in procesapplicaties, in databases, in s, op de website et cetera. Deze documenten zijn archiefbescheiden in zin van de Archiefwet 1995 en dienen als zodanig duurzaam bewaard of tijdig vernietigd te worden. Er is een lijst van systemen en applicaties die in gebruik zijn, maar het is onduidelijk of alle applicaties nog in gebruik zijn en in welke applicaties archiefwaardig materiaal wordt opgeslagen. Na een inventarisatie is een volgende stap te kijken welke archiefwaardige gegevens zich dan in deze applicaties bevinden en hoe hier mee om te gaan. Met een door Archief Delft georganiseerde bijeenkomst in 2014 over applicaties en de archiefwaardige gegevens die daarin ontstaan is getracht de gemeenten handvaten te bieden om tot een inventarisatie van deze applicaties te komen. Delft is van plan in te beginnen met het inventariseren van archiefwaardig materiaal in de hoofdapplicaties, om daarna naar de overige applicaties te kijken. Geadviseerd wordt de inventarisatie van de archiefwaardigheid van de gegevens in de applicaties op te nemen in een verbeterplan archief- en informatiebeheer waarin ook een planning en verwachte realisatietermijn wordt opgenomen. Onderdeel van digitale archiefbescheiden vormt ook de migratie en conversie om aan de eisen ten aanzien van geordende en toegankelijke staat van de archiefbescheiden te kunnen blijven voldoen. In 2015 staat er een conversie van Verseon gepland. De archiefinspectie wijst er op dat er voor deze conversie een verklaring moet worden opgesteld. Deze verklaring moet een specificatie van de geconverteerde/gemigreerde archiefbestanden bevatten en aangeven op welke wijze en met welk resultaat is getoetst of na de conversie/migratie aan de eisen ten aanzien van de geordende en toegankelijke staat kan worden voldaan. Archiefdienst De archiefdienst beheert vrijwel alleen digitale bestanden, waarvan de originelen papieren equivalent ook worden bewaard. De digitale kopie heeft vooral de functie om het publieksbereik te vergroten. Er is nog geen beheeromgeving en organisatie voor digitale archiefbescheiden (het zogenaamde e-depot) zodat overdracht vanuit de gemeente daarvan nog niet mogelijk is. Het onderwerp e-depot wordt behandeld in hoofdstuk 7. Er is een besluit tot routinematige vervanging voor de Wet Werk en Bijstand. In het handboek is opgenomen dat er periodiek op basis van steekproeven kwaliteitscontroles moeten worden uitgevoerd. Over de scans van de maand oktober 2014 heeft op basis van een steekproef een kwaliteitscontrole plaatsgevonden. Deze kwaliteitscontrole heeft aangetoond dat voor de maand oktober niet is voldaan aan de vervangingseisen; de toegestane marges zijn ruimschoots overschreden. Naast een herstelactie zal per direct de kwaliteit van het vervangingsproces moeten verbeteren. Uit de controle zijn meerdere aanbevelingen en aandachtspunten naar voren gekomen. Op moment van schrijven (februari 2015) zijn de eerste aanpassingen ter verbetering gedaan. Geadviseerd wordt om een plan tot structurele verbetering op te nemen in een verbeterplan archief- en informatiebeheer. Pagina 9

12 Digital born documenten vallen veelal buiten het regime van de Archiefwet Er is een lijst van systemen en applicaties die in gebruik zijn, maar het is onduidelijk in welke applicaties archiefwaardig materiaal wordt opgeslagen. Na een inventarisatie is een volgende stap te kijken welke archiefwaardige gegevens zich dan in deze applicaties bevinden en hoe hier mee om te gaan. Geadviseerd wordt de inventarisatie van de archiefwaardigheid van de gegevens in de applicaties op te nemen in een verbeterplan archief- en informatiebeheer waarin ook een planning en verwachte realisatietermijn wordt opgenomen. Naar aanleiding van de KPI over 2013 is in 2014 een start gemaakt met de ontwikkeling van een visie op informatiebeleid. Dit beleid is in concept klaar. Vaststelling door het GMT wordt begin 2015 verwacht. 5. Vernietiging en vervreemding van archiefbescheiden Weegt de gemeente zorgvuldig af wanneer het bezit van bescheiden niet meer van belang is voor bedrijfsvoering, democratische controle en cultuurhistorie? Nog niet overgebrachte overheidsarchieven Het college van Delft selecteert als archiefzorgdrager de gemeentelijke archiefbescheiden. Ieder jaar worden er vernietigingslijsten opgesteld die ter goedkeuring aan de gemeentearchivaris worden voorgelegd. In het KPI verslag van 2013 is aangegeven dat er geen facultatieve stukkenlijst 3 is, met het advies deze wel op te stellen. Delft heeft aangegeven in 2015 een facultatieve stukkenlijst op te stellen. Er zal contact worden gezocht met de gemeente Rijswijk om te zien hoe zij dit hebben aangepakt. Advies is het opstellen van een facultatieve stukkenlijst op te nemen in een verbeterplan archief- en informatiebeheer. Naar aanleiding van het KPI verslag 2013, zal er in 2015 een facultatieve stukkenlijst worden opgesteld. Advies is het opstellen van een facultatieve stukkenlijst op te nemen in een verbeterplan archief- en informatiebeheer. 6. Overbrenging van archiefbescheiden naar de openbare archiefbewaarplaats Brengt de gemeente het principe van de Archiefwet te bewaren archiefbescheiden na 20 jaar overbrengen, tenzij met redenen omkleed correct in de praktijk? De gemeente Delft kent een hybride archivering: de te bewaren dossiers en de vernietigbare dossiers met een bewaartermijn langer dan 20 jaar, worden in papieren vorm gearchiveerd zolang er nog onduidelijkheid is over de duurzame bewaring van de digitale archiefbescheiden. De archiefbescheiden met een bewaartermijn korter dan 20 jaar worden zowel digitaal als analoog / in digitale vorm gearchiveerd. In verband met een overvolle archiefbewaarplaats wordt er de laatste 15 jaar nauwelijks iets overgebracht. Er staan nog een aantal archiefblokken die overgebracht moeten worden. Deze archieven zijn allen reeds geïnventariseerd en klaar gemaakt voor overbrenging. Door ruimtegebrek in de archiefbewaarplaats wordt er de laatste 15 jaar nauwelijks iets overgebracht. Archiefblokken zijn wel geïnventariseerd en klaar gemaakt voor overbrenging. Deze achterstand in overbrenging wordt opgelost met de realisatie van een nieuwe archiefbewaarplaats eind Zie hiervoor ook hoofdstuk 7 van dit KPI jaarverslag. 3 Een facultatieve stukkenlijst is een lijst met archiefbescheiden die op grond van plaatselijke belangrijke historisch-maatschappelijke gebeurtenissen en ontwikkelingen niet aan de formele vaststellingsprocedure volgens het Archiefbesluit 1995 onderworpen wordt. Hiermee wordt reconstructie van de plaatselijke geschiedenis voor de toekomst beter gewaarborgd. Pagina 10

13 7. Archiefbewaarplaatsen, archiefruimten en e-depots Zijn de fysieke en digitale bewaaromstandigheden op orde? Zoals in de KPI over 2013 geconstateerd voldoet geen van de archiefruimten in Delft aan de gestelde eisen in de Archiefregeling Op dit punt is in samenspraak met Vastgoed, Facilitaire Dienstverlening, Informatiediensten en Archief Delft onderzoek gedaan naar alternatieve oplossingen. Dit ook met het vooruitzicht op het nieuwe stadskantoor waar aanzienlijk minder archiefruimte gerealiseerd zal worden. Een groot aantal archieven kan gezien de staat van de archiefbewaarplaatsen niet worden overgebracht. Er is een oplossing gevonden in het uit huis plaatsen van een groot deel van de archieven in archiefruimten te Amsterdam van de firma Hulshoff. De in Delft achtergebleven archieven worden in de relatief minst risicovolle ruimten opgeslagen tot het gereedkomen van het nieuwe stadskantoor. De archiefruimte aan de locatie Staal is in 2014 leeg gehaald. De archiefbescheiden op de locatie Torenhove worden geschoond en bewerkt, na bewerking worden ze ondergebracht bij Hulshoff. Er zal ongeveer 30 procent overblijven, deze bescheiden worden tot het gereedkomen van het nieuwe stadskantoor ondergebracht in de archiefruimte aan de Phoenixstraat. In het Besluit Informatiebeheer Delft zijn het depot Oude Delft 169, 1 e verdieping Torenhove en de archiefbewaarplaats van het stadsarchief Rotterdam aangewezen als archiefbewaarplaats. In januari 2015 zullen de archieven uit Torenhove verhuizen naar het Gemeentearchief Schiedam. De bewaarplaats aan de Oude Delft voldoet niet aan de eisen gesteld in de Archiefregeling Er bestaat een gedoogsituatie vanuit de Provincie. Op 12 maart 2013 is door de Gedeputeerde Staten aan het gemeentebestuur van Delft verzocht om nadere informatie rondom de voortgang van de nieuwbouw en de noodzakelijke aanpassingen in de huidige depots. Wat betreft de aanpassingen in de huidige depots voldoen we ook in 2014, omdat er geen budget beschikbaar is voor dataloggers, nog steeds niet aan artikel 39 en 45 Archiefregeling Gezien de toestand van de depots is het van belang afwijkingen in temperatuur en luchtvochtigheid nauwlettend te volgen. Met name fluctuaties in deze waarden kunnen bijdragen aan een substantiële achteruitgang van de gegevensdragers. Het college van Delft heeft in juni 2013 besloten tot nieuwbouw van een archiefbewaarplaats welke eind 2016 gereed zal komen. In 2014 heeft de architectenkeuze plaatsgevonden en is het voorlopig ontwerp omgezet in een definitief ontwerp. De omgevingsvergunning is aangevraagd. Voor 2015 staat het gereedkomen van het bestek, aanbesteding en de start van de bouw op de agenda. Voor 2015 staat een verhuizing gepland aangezien de locatie Torenhove verlaten moet worden. De archiefbewaarplaats van de gemeente Schiedam zal tijdelijk worden aangewezen. Deze archiefbewaarplaats voldoet aan de eisen. Met de voltooiing van de nieuwbouw zullen deze archieven centraal beschikbaar komen. De gemeente Delft kent geen voorziening voor duurzame opslag van digitale archiefbescheiden (een zogenaamd e-depot). Het e-depot moet een gemeentebrede voorziening zijn, waarbij de landelijke ontwikkelingen nauwlettend worden gevolgd. In 2015 start Archief Delft samen met het Gemeentearchief Schiedam een pilot met betrekking tot het e-depot. Archief Delft verwacht dat op niet al te lange termijn het archief van de Spoorzone Delft BV wordt overgedragen. Dit is een voornamelijk digitaal archief, waarbij het beschikbaar zijn van een e-depot een noodzakelijke voorziening is. Zoals in de KPI over 2013 geconstateerd voldoet geen van de archiefruimten in Delft aan de gestelde eisen in de Archiefregeling Er is een oplossing gevonden in het uit huis plaatsen van een groot deel van de archieven in archiefruimten te Amsterdam van de firma Hulshoff. De in Delft achtergebleven archieven worden in de relatief minst risicovolle ruimten opgeslagen tot het gereedkomen van het nieuwe stadskantoor. De archiefruimte aan de locatie Staal is in 2014 leeg gehaald. De archiefbescheiden op de locatie Torenhove worden geschoond en bewerkt, na bewerking worden ze ondergebracht bij Hulshoff. Er zal ongeveer 30 procent overblijven, deze bescheiden worden tot het gereedkomen van het nieuwe stadskantoor ondergebracht in de archiefruimte aan de Phoenixstraat. Pagina 11

14 De archiefbewaarplaats aan de Oude Delft 169 in Delft voldoet niet aan de wettelijke eisen, er is sprake van een gedoogsituatie vanuit de Provincie. Eind 2016 komt de nieuwbouw van een archiefbewaarplaats gereed. In 2015 start Archief Delft samen met het Gemeentearchief Schiedam een pilot op het gebied van een e-depot. 8. Ter beschikking stelling van naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden. Voldoet de gemeente in de praktijk aan de openbaarheidseisen van de Archiefwet? Na overbrenging van de archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats is de informatie in principe openbaar. Tijdens de openingstijden van de studiezaal van Archief Delft zijn openbare en originele archiefbescheiden kosteloos te raadplegen door derden. Het bezoekersreglement werd in januari 2006 vastgesteld en is gepubliceerd op de website. Veel geraadpleegde bestanden zoals die van de Burgerlijke Stand zijn gratis te raadplegen via de Digitale Stamboom. Leges worden gerekend voor bijvoorbeeld het maken van kopieën en het doen van onderzoek door een medewerker van Archief Delft. In het KPI verslag over 2013 werd gemeld dat in dat jaar verzuimd was de tarieven van Archief Delft op te nemen in het besluit reguliere prijzen en tarieven Na uitbrenging van het KPI verslag is dit opgelost met het indienen en nemen van een reparatiebesluit. Voor niet-openbare archiefbescheiden is een procedure vastgesteld om ontheffing voor de raadpleging aan te vragen. Bij overdracht aan de gemeentearchivaris is nader bepaald welke documenten openbaar zijn en in welk jaar deze openbaar worden gemaakt. De beperkingen houden vooral verband met de werking van de Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP). De bepalingen zijn vastgelegd in de verklaring van overbrenging. In het jaarverslag van Archief Delft wordt verslag gedaan van het gebruik van de archieven door onderzoekers. Na overbrenging van de archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats is de informatie in principe openbaar en gratis te raadplegen. In 2014 is een reparatiebesluit ingediend en genomen waarmee de leges voor diensten van Archief Delft zijn opgenomen in het besluit reguliere prijzen en tarieven Rampen, calamiteiten en veiligheid Heeft de gemeente plannen voor het behoud van de (te bewaren) archiefbescheiden bij bijzondere omstandigheden? De gemeente Delft heeft een informatiebeveiligingsplan, wat betreft digitale informatie wordt er geoefend in geval van een calamiteit. In dit plan wordt echter geen aandacht besteed aan archiefbeheer; het gaat met name over organisatorische en technische aspecten. Er is geen veiligheidsplan voor archiefruimten; hiervoor ontbreekt een calamiteiten- en ontruimingsplan voor de archiefbescheiden. In het verslag over 2013 werd reeds geadviseerd zo n plan op te stellen. In 2014 is hier geen actie op ondernomen. Het opstellen van dit plan zal in 2015 worden opgepakt. Geadviseerd wordt het opstellen van een calamiteiten- en ontruimingsplan voor de archiefruimten eveneens op te nemen in een verbeterplan archief- en informatiebeheer. Archief Delft, waar de overgebrachte archiefbescheiden berusten, beschikt over een calamiteitenplan, maar dit dient herzien en aangepast te worden. De aanpassing en actualisering van het collectie calamiteitenplan stond voor 2014 gepland. In 2014 is wel een aanzet gemaakt tot aanpassing, maar het plan dient nog afgerond te worden. Pagina 12

15 De gemeente Delft beschikt niet over een calamiteiten- en ontruimingsplan voor de archiefruimten. Dit is reeds in de KPI over 2013 geconstateerd. In 2014 is op dit punt nog geen actie ondernomen. Het opstellen van dit plan zal in 2015 worden opgepakt. Geadviseerd wordt het opstellen van een calamiteiten- en ontruimingsplan voor de archiefbescheiden in de archiefruimten eveneens op te nemen in een verbeterplan archief- en informatiebeheer. Archief Delft, waar de overgebrachte archieven berusten, moet haar calamiteitenplan herzien en aanpassen. Hoewel in 2014 een aanzet tot aanpassing is gemaakt, is het plan nog niet afgerond. 10. Middelen en mensen Kan de gemeente beredeneerd aangeven gelet op haar wettelijke taken voor de archiefzorg en het archiefbeheer hoeveel middelen en mensen zij hiervoor ter beschikking stelt alsmede hun kwaliteitsniveau? Het inzicht in middelen binnen de gemeente Delft is niet heel inzichtelijk. De kosten voor ICT en informatievoorziening zijn niet apart begroot. Ook voor wat betreft het beheer van de statische archieven en toezicht op het beheer van de niet-overgebrachte archieven bestaat er een inschatting van de kosten. De begrotingssystematiek van de gemeente Delft maakt het moeilijk wijzigingen aan te brengen. Idealiter zou er beter inzicht in mensen en middelen zijn, maar hier zal verder geen actie op worden ondernomen. Volgens het bedrijfsplan van Erfgoed Delft zouden de kosten voor Archief Delft van circa 1,2 miljoen euro bedragen. Echter is maar een heel klein gedeelte van deze kosten beïnvloedbaar. Het overgrote deel gaat op aan interne verrekening voor bedrijfsvoering, personeelskosten, overheadskosten en exploitatiekosten. Bij de notitie Sterk in de kern Erfgoed op weg naar 2020 van februari 2014 is door de Ondernemingsraad geadviseerd om de begrotingen van de verschillende organisatieonderdelen afzonderlijk in te richten; dit zal helpen beter inzicht te krijgen in wat er aan archieftaken wordt begroot. De gemeentelijke basisondersteuning informatie had in ,86fte beschikbaar waarvan 48,84 fte was ingevuld. DIV had een bezetting van 17,86 fte. Archief Delft heeft momenteel 12fte beschikbaar voor alle voorkomende werkzaamheden. Dit loopt terug tot 9,3 fte in Vanuit regio Haaglanden is er tijdelijk (ongeveer 2 jaar) 1 fte extra beschikbaar. Archief Delft heeft een werkgebied van ruim inwoners. Een business case kan uitwijzen of de toekomstige beschikbaarheid aan mensen en middelen afdoende is voor de uit te voeren taken. Het advies is een business case uit te werken om dit te bepalen. Voor de niet-overgebrachte archieven bestaat er enkel een inschatting van de kosten. Een duidelijk inzicht in beschikbare mensen en middelen is gewenst. Maar door de begrotingssystematiek van de gemeente Delft is het moeilijk hierin wijzigingen aan te brengen. Hierop zal dan ook geen actie worden ondernomen. Volgens het bedrijfsplan van Erfgoed Delft zouden de kosten voor Archief Delft van circa 1,2 miljoen euro bedragen. Echter is maar een heel klein gedeelte van deze kosten beïnvloedbaar. Het overgrote deel gaat op aan interne verrekening voor bedrijfsvoering, personeelskosten, overheadskosten en exploitatiekosten. Bij de notitie Sterk in de kern Erfgoed op weg naar 2020 van februari 2014 is door de Ondernemingsraad geadviseerd om de begrotingen van de verschillende organisatieonderdelen afzonderlijk in te richten; dit zal helpen beter inzicht te krijgen in wat er aan archieftaken wordt begroot. Het uitwerken van een business case moet aangeven of het teruglopende aantal fte bij Archief Delft in de toekomst problemen veroorzaakt voor het uitvoeren van de uit te voeren taken. Pagina 13

16 kleur KPI constatering advies aktie 2 Het beheer van archiefbescheiden moet voldoen aan toetsbare eisen door middel van een kwaliteitssysteem. Delft heeft in 2014 geen verdere stappen ondernomen om dit te realiseren. een kwaliteitssysteem te implementeren en de realisatie van een kwaliteitssysteem op te nemen in een verbeterplan archief- en informatiebeheer. plan van aanpak doorontwikkeling Informatiebeheer wordt 4e kwartaal 2015 vastgesteld 2 Benchmarking wordt, op de landelijke kwaliteitsmonitor van BRAIN na, nauwelijks toegepast. In 2014 heeft een inventarisatie van de huidige stand van zaken plaats gevonden (nulmeting) voor de invoering van een kwaliteitszorgsysteem dat ontwikkelt is door BRAIN. Nu moet het kwaliteitszorgsysteem nog worden geïmplementeerd. In het vorige KPI verslag, over 2013, is uitgesproken dat het plan in zou worden toegepast. Met de huidige capaciteit aan mensen en middelen van Archief Delft, de realisatie van een nieuw archiefgebouw en de voorbereiding van de verhuizing daar naar toe is het nog onzeker of 2015 als doelstelling gehaald wordt 3 De Gemeente Delft beschikt niet over een vastgesteld en op nemen in een verbeterplan archief- en informatiebeheer. Bij geïmplementeerd metadataschema volgens NEN-ISO :2006 voorkeur wordt hier invulling aan gegeven met het door Archief2020 en NEN-ISO :2007. Dit wordt volgens de KPI aangemerkt als ontwikkelde Toepassingsprofiel Metadata Lokale Overheden taakverwaarlozing. 4 Er is een besluit tot routinematige vervanging voor de Wet Werk en een plan tot structurele verbetering op te nemen in een verbeterplan Bijstand. In het handboek is opgenomen dat er periodiek op basis van archief- en informatiebeheer. steekproeven kwaliteitscontroles moeten worden uitgevoerd. Over de scans van de maand oktober 2014 heeft op basis van een steekproef een kwaliteitscontrole plaatsgevonden. Deze kwaliteitscontrole heeft aangetoond dat voor de maand oktober niet is voldaan aan de vervangingseisen; de toegestane marges zijn ruimschoots overschreden. Naast een herstelactie zal per direct de kwaliteit van het vervangingsproces moeten verbeteren. Uit de controle zijn meerdere aanbevelingen en aandachtspunten naar voren gekomen. Op moment van schrijven (februari 2015) zijn de eerste aanpassingen ter verbetering gedaan. volgen landelijke ontwikkeling van de richtlijn, daarna verder uitwerken plan van aanpak doorontwikkeling Informatiebeheer wordt 4e kwartaal 2015 vastgesteld plan van aanpak doorontwikkeling (Digitaal) Informatiebeheer wordt 4e kwartaal 2015 vastgesteld 4 Digital born documenten vallen veelal buiten het regime van de Archiefwet Er is een lijst van systemen en applicaties die in gebruik zijn, maar het is onduidelijk in welke applicaties archiefwaardig materiaal wordt opgeslagen. Na een inventarisatie is een volgende stap te kijken welke archiefwaardige gegevens zich dan in deze applicaties bevinden en hoe hier mee om te gaan. de inventarisatie van de archiefwaardigheid van de gegevens in de applicaties op te nemen in een verbeterplan archief- en informatiebeheer waarin ook een planning en verwachte realisatietermijn wordt opgenomen inventarisatie wordt element in het plan van aanpak doorontwikkeling digitaal informatiebeheer 4 Naar aanleiding van de KPI over 2013 is in 2014 een start gemaakt met de ontwikkeling van een visie op informatiebeleid. Dit beleid is in concept klaar. Vaststelling door het GMT wordt begin 2015 verwacht. 5 Naar aanleiding van het KPI verslag 2013, zal er in 2015 een facultatieve stukkenlijst worden opgesteld. Ingezette ontwikkeling verder doorgaan het opstellen van een facultatieve stukkenlijst op te nemen in een verbeterplan archief- en informatiebeheer. beleidsplan wordt gelijktijdig aangeboden met het plan van aanpak doorontwikkeling (Digitaal) Informatiebeheer in het 4e kwartaal 2015 plan van aanpak doorontwikkeling (Digitaal) Informatiebeheer wordt 4e kwartaal 2015 vastgesteld

17 6 Door ruimtegebrek in de archiefbewaarplaats wordt er de laatste 15 jaar nauwelijks iets overgebracht. Archiefblokken zijn wel geïnventariseerd en klaar gemaakt voor overbrenging. Deze achterstand in overbrenging wordt opgelost met de realisatie van een nieuwe archiefbewaarplaats eind Zoals in de KPI over 2013 geconstateerd voldoet geen van de archiefruimten in Delft aan de gestelde eisen in de Archiefregeling Er is een oplossing gevonden in het uit huis plaatsen van een groot deel van de archieven in archiefruimten te Amsterdam van de firma Hulshoff. De in Delft achtergebleven archieven worden in de relatief minst risicovolle ruimten opgeslagen tot het gereedkomen van het nieuwe stadskantoor. De archiefruimte aan de locatie Staal is in 2014 leeg gehaald. De archiefbescheiden op de locatie Torenhove worden geschoond en bewerkt, na bewerking worden ze ondergebracht bij Hulshoff. Er zal ongeveer 30 procent overblijven, deze bescheiden worden tot het gereedkomen van het nieuwe stadskantoor ondergebracht in de archiefruimte aan de Phoenixstraat Ingezette ontwikkeling verder doorgaan wacht op realisatie van het archiefgebouw eind 2016 Het project van 6000 m naar 600 m voorziet in adquaate huisvesting van de archieven. 7 De archiefbewaarplaats aan de Oude Delft 169 in Delft voldoet niet aan de wettelijke eisen, er is sprake van een gedoogsituatie vanuit de Provincie. Eind 2016 komt de nieuwbouw van een 9 archiefbewaarplaats De gemeente Delft beschikt gereed niet over een calamiteiten- en ontruimingsplan voor de archiefruimten. Dit is reeds in de KPI over 2013 geconstateerd. In 2014 is op dit punt nog geen actie ondernomen. Het opstellen van dit plan zal in 2015 worden opgepakt. opstellen van een calamiteiten- en ontruimingsplan voor de archiefbescheiden in de archiefruimten eveneens op te nemen in een verbeterplan archief- en informatiebeheer wacht op realisatie van het archiefgebouw eind 2016 Eerste opzet is af en is in concept klaar. Dit wordt afgerond 1e kwartaal 9 Archief Delft, waar de overgebrachte archieven berusten, moet haar calamiteitenplan herzien en aanpassen. Hoewel in 2014 een aanzet tot aanpassing is gemaakt, is het plan nog niet afgerond 10 Voor de niet-overgebrachte archieven bestaat er enkel een inschatting van de kosten. Een duidelijk inzicht in beschikbare mensen en middelen is gewenst. Maar door de begrotingssystematiek van de gemeente Delft is het moeilijk hierin wijzigingen aan te brengen. Hierop zal dan ook geen actie worden ondernomen. 10 Volgens het bedrijfsplan van Erfgoed Delft zouden de kosten voor Archief Delft van circa 1,2 miljoen euro bedragen. Echter is maar een heel klein gedeelte van deze kosten beïnvloedbaar. Het overgrote deel gaat op aan interne verrekening voor bedrijfsvoering, personeelskosten, overheadskosten en exploitatiekosten. Bij de notitie Sterk in de kern Erfgoed op weg naar 2020 van februari 2014 is door de Ondernemingsraad geadviseerd om de begrotingen van de verschillende organisatieonderdelen afzonderlijk in te richten; dit zal helpen beter inzicht te krijgen in wat er aan archieftaken wordt begroot. Het uitwerken van een business case moet aangeven of het teruglopende aantal fte bij Archief Delft in de toekomst problemen veroorzaakt voor het uitvoeren van de uit te voeren taken Realiseer voor de functie Informatiebeheer een meerjarenbeleidsbegroting Ontvlecht verder de begroting van Erfgoed Delft Wordt afgerond 4e kwartaal 2015 In de uitwerking van het plan van aanpak wordt dit meegenomen Dit wordt in 2016 verder uitgewerkt en is een element in het jaarplan voor Archief Delft van 2016