Stad zoekt dringend een uitbater voor de Woensdagse Brocantemarkt op de Grote Markt tweede oproep

Transcriptie

1 Stad zoekt dringend een uitbater voor de Woensdagse Brocantemarkt op de Grote Markt tweede oproep t d De stad Antwerpen zoekt een concessiehouder voor de uitbating en het toezicht voor het marktevenement Woensdagse Brocantemarkt op de Grote Markt te 2000 Antwerpen. Zicht op Brabo en de Grote Markt Zicht op een brocantemarkt op de Grote Markt Oproep voor uitbating brocantemarkt Grote Markt Pagina 1

2 Antwerpen heeft een eeuwenlange en rijke traditie van markten. Naast de wekelijkse lokale wijkmarkten, worden op verschillende plaatsen in de stad thematische markten (biomarkt, antiekmarkt, veilingmarkt) georganiseerd. Een must voor wie van het echte Antwerpen wil proeven. Vanaf heden wordt op de Grote Markt te Antwerpen vanaf de maand april tot en met oktober (in juli en augustus 2x) elke laatste woensdag van de maand een brocantemarkt georganiseerd. Tot op heden werd deze brocantemarkt telkens apart als evenement aangevraagd en mits toelating van het college of de burgemeester georganiseerd. De stad wil graag de uitbating en de organisatie ervan uitbesteden aan een concessiehouder voor een termijn van negen jaar De oproep, die eerder dit jaar reeds werd georganiseerd, bleef zonder resultaat. Vanwege het succes van de brocantemarkt in eerdere edities wil de stad Antwerpen toch doorzetten met het project en organiseert ze een tweede oproep, waarbij ze enkele voorwaarden van de concessie rond termijn en vergoeding aantrekkelijker maakt. Zo zal de eerste editie elk jaar starten op de laatste woensdag van april in de plaats van de maand maart. In de maand maart kan het weer nog koud en kil zijn, waardoor deze edities minder succesvol zijn. Vermits er dan maar negen edities van het evenement doorgaan, wordt de concessievergoeding verhoudingsgewijs verlaagd (zie verder). De stad Antwerpen organiseert een tweede publieke oproep en biedt de concessie openbaar aan via een vacature onder de vorm van gesloten digitale biedingen. Deze informatiebundel bevat de voorwaarden waaraan een bieding moet voldoen en een samenvatting van de belangrijkste voorwaarden van de concessie. De vacature wordt gepubliceerd op de gemeentelijke website en in de kranten Gazet van Antwerpen en de Zondag. Oproep voor uitbating brocantemarkt Grote Markt Pagina 2

3 de Woensdagse brocantemarkt De Woensdagse brocantemarkt betreft een terugkerende manifestatie voor de verkoop van artikelen uit zowel de private eigendom van particuliere verkopers aangevuld met professionele verkopers van brocante als handelswaar. uitbating De concessiehouder zal elke laatste woensdag van de maand, vanaf april tot oktober, een rommelmarkt organiseren voor de verkoop van antiquiteiten en kwalitatieve tweedehandse koopwaren. In juli en augustus organiseert de concessiehouder de brocantemarkt op 2 woensdagen per maand. De juiste data worden voorafgaandelijk aan elk kalenderjaar bepaald in overleg met de stad Antwerpen, specifiek met de stedelijke dienst Ondernemen en Stadsmarketing/ Visit Antwerpen/Evenementen. opdracht De concessiehouder is verantwoordelijk voor de organisatie van en het toezicht op het marktevenement met een belangrijk sociaal karakter. De Woensdagse Brocantemarkt moet een ontmoetingsplaats worden voor kopers en verkopers van brocante en kwalitatieve tweedehandse artikelen zoals brocante, antiquiteiten en vintage. Hij ziet erop toe dat de professionele handelaars beschikken over zowel een ondernemingsnummer als over een machtiging tot ambulante activiteiten. Hij ziet erop toe dat een deelname door een particulier (nietprofessionele verkoper) slechts occasioneel gebeurt. De verkoop van eigen inboedel kan slechts beperkt zijn. Belangrijk is dat de concessiehouder er op toeziet dat er op de markt uitsluitend tweedehandsgoederen worden verkocht. De stad Antwerpen waakt er dan ook over dat de uitbating en toezicht van deze markt gebeurt door een gemotiveerde concessiehouder, met een duidelijke en correcte uitbating en toezicht en die rekening houdt met de doelgroepen en de specifieke functies van een evenement zoals een brocantemarkt. De concessiehouder int tevens het standgeld. Oproep voor uitbating brocantemarkt Grote Markt Pagina 3

4 Grote Markt Rode lijn: contouren waarbinnen de brocantemarkt mag worden georganiseerd Rode stippellijn: volgt het gedeelte waarbinnen alleen een éénzijdige opstelling toegelaten wordt In het versmalde gedeelte van de Grote Markt tot aan de Schoenmakersstraat en de Torfbrug kunnen maar kramen opgesteld worden aan 1 zijde. De concessiehouder houdt rekening met de bepalingen qua afstanden voor marktkramen opgenomen in de politiecodex. De uitstallingen worden met de opening naar de straatkant geplaatst. In het versmalde gedeelte van de Grote Markt (richting Kaasrui) mag er een éénzijdige opstelling van kramen gebeuren en liefst aan de kant met de minste zomerterrassen. In de Kaasrui mag er tevens een éénzijdige opstelling van kleine uitstallingen worden opgesteld. Oproep voor uitbating brocantemarkt Pagina 4

5 OVERZICHT BELANGRIJKSTE CONCESSIEVOORWAARDEN 1. Voorwerp concessie De stad verleent een concessie op de uitbating van en het toezicht op een tweedehandsgoederenmarkt genaamd de Woensdagse Brocantemarkt gelegen op het openbaar domein van de stad Antwerpen, met name op de Grote Markt te 2000 Antwerpen, zoals aangeduid op het voormelde plan. 2. Bestemming De concessie wordt verleend voor de organisatie en de uitbating van een markt voor tweedehandsgoederen, antiquiteiten, brocante en vintage. De concessiehouder organiseert de Woensdagse Brocantemarkt tijdens elke laatste woensdag van de maand in de periode april tot oktober van ieder kalenderjaar. In juli en augustus organiseert de concessiehouder dit occasioneel evenement tweemaal (2x) per maand. De verkoop is voorbehouden voor niet-professionele verkopers, maar mag uitgebreid worden met professionele verkopers. De concessiehouder houdt toezicht op de naleving van de wetgeving op de ambulante handel door de professionele verkopers. De concessiehouder ziet erop toe dat een deelname door een particulier (niet-professionele verkoper) slechts occasioneel gebeurt. De verkoop van eigen inboedel kan slechts beperkt zijn. De concessiehouder int de standgelden. De brocantemarkt wordt georganiseerd binnen de contouren van het plan op pagina Termijn De termijn is vastgesteld op negen (9) jaar en gaat in op 26 april 2017 (allereerste editie van de brocantemarkt op de laatste woensdag van de maand april) om te eindigen op 29 oktober 2025 (voor de concessieperiode is dit de laatste editie van de brocantemarkt op de laatste woensdag van de maand oktober), zonder dat een stilzwijgende verlenging mogelijk is. Tijdens de eerste vijf (5) jaar van deze duur van negen (9) jaar is er geen opzegmogelijkheid voor de partijen. Vanaf 27 oktober 2021 (eerste opzegmogelijkheid na vijf jaar) hebben beide partijen de mogelijkheid om de overeenkomst jaarlijks op te zeggen mits een vooropzeg te betekenen door middel van een aangetekende zending, minstens 3 maanden voor de verjaardag van de overeenkomst, ingaande op de eerste dag van de maand volgend op de maand waarin de opzeg gedaan wordt. De concessie is te allen tijde intrekbaar in het kader van de heraanleg van het openbaar domein en om andere redenen van "algemeen belang". 4. Vergoeding De kandidaat-concessiehouder vermeldt in zijn bieding de jaarlijkse basisvergoeding die hij in het eerste jaar bereid is aan de stad Antwerpen te betalen. De minimumvergoeding bedraagt 6.300,00 euro/jaar. 5. Waarborg Ter naleving van de verplichtingen van de concessie wordt een waarborg gesteld van drie maanden kwartaalvergoeding. Oproep voor uitbating brocantemarkt Pagina 5

6 6. Organisatie markt 6.1 Markt voor de verkoop van tweedehandsgoederen De concessiehouder ziet erop toe dat er tijdens het evenement enkel gebruikte of tweedehands goederen worden verkocht. Onder tweedehandse goederen dient men te verstaan: goederen die niet nieuw zijn, gesleten door gebruik of verbleekt. Tweedehandse voorwerpen zijn voorwerpen die, nadat zij reeds eenmaal door een consument verworven werden, opnieuw verder worden verkocht. De standplaatsen worden toegekend door de concessiehouder. Hij int hiervoor ook de vergoeding van de standplaatshouders. 6.2 Openings- en sluitingsuur van de brocantemarkt De concessiehouder ziet erop toe dat de deelnemende verkopers hun standplaats op het evenement Woensdagse Brocantemarkt innemen tussen en uur. Hij sluit het evenement af om uur. Hij mag niemand toestaan om de standplaats vóór het sluitingsuur te verlaten Parkeren Voertuigen mogen in de standplaats geïntegreerd worden op voorwaarde dat ze: worden opgesteld binnen de afmetingen van de toegekende standplaatsen; zodanig worden opgesteld dat ze aan de kant van de wandelgang(en) volledig omringd zijn door de koopwaar van de onderneming zodat ze aan het zicht onttrokken zijn voor de bezoekers van de markt Ontruiming De concessiehouder zorgt ervoor dat de Grote Markt en de Kaasrui op de dag van het evenement uiterlijk om uur ontruimd zijn. De concessiehouder zorgt ervoor dat het terrein na het evenement wordt achtergelaten in de staat waarin het zich voor het evenement bevond. De concessiehouder staat zelf in voor de schoonmaak. Indien hij dit niet doet zal de stad de opruim zelf doen, maar de kosten hiervan doorrekenen aan de concessiehouder. De concessiehouder aanvaardt, zonder uitzondering noch voorbehoud, de ligging van de concessie, zoals ze zich voordoet, met al de gevolgen die er zouden kunnen uit voortvloeien. Hij wordt geacht de ligging van de concessie goed te kennen. 6.6 Verwarmingstoestellen De concessiehouder verplicht de verkopers die gebruik maken van verwarmingstoestellen zich te laten verzekeren tot dekking van hun burgerlijke aansprakelijkheid. Op elk verzoek van de concessiehouder of van vertegenwoordigers van de concessiegever moet het bewijs dat aan deze verplichting is voldaan, worden voorgelegd. De concessiehouder is er toe gehouden om mee toe te zien of de bepalingen van de politiecodex betreffende brandveiligheid nageleefd worden door de verkopers. 6.7 Netheid De concessiehouder ziet erop toe dat de kramen zo worden ingericht dat er geen brandbare, schadelijke, hinderlijke en/of onwelriekende vloeistoffen of afvalresten op de grond terecht komen. Indien dit onmogelijk blijkt moet hij de verkopers verplichten deze vloeistoffen of afvalresten op te vangen in kuipen, die na afloop van het evenement door de standhouder in kwestie wordt meegenomen. Oproep voor uitbating brocantemarkt Pagina 6

7 6.8 Verkoopactiviteiten De concessiehouder ziet erop toe dat elke verkoper zijn verkoopactiviteiten uitoefent op een wijze die de normale verkoopactiviteiten van de andere standhouders niet stoort of onmogelijk maakt. Contractueel voorziet hij dat hij verkopers die zich hier niet aan houden, mag weigeren om nog aan volgende edities van de brocantemarkt deel te nemen. 6.9 Geluidsinstallaties Het gebruik van geluidsinstallaties is verboden Veiligheidsvoorwaarden Het inplantingsplan van de brocantemarkt dient opgesteld te worden overeenkomstig de politiecodex van de stad Antwerpen en moet gunstig geadviseerd worden door de Brandweer. Latere wijzigingen moeten hier ook aan voldoen. De overeenkomst dient steeds op het eerst verzoek van de politie of stadsafgevaardigden kunnen getoond worden. De concessiehouder gedraagt zich stipt naar de bevelen die de politie, brandweer en stadsafgevaardigden hem geven. In aanvulling van punt 11 van de algemene concessievoorwaarden (zie bijlage concessieovereenkomst) komen beide partijen overeen dat: 1. Andere manifestaties op eenzelfde plaats en datum niet gestoord mogen worden. 2. Bij verkeerstechnische moeilijkheden door de politie steeds bijkomende beperkingen kunnen worden opgelegd, anders dan vervat in de huidige afspraken. 3. De concessiehouder laat voldoende ruimte beschikbaar om mindervalide personen een vlotte doorgang te bieden. De concessiehouder zal hiervoor de nodige schikkingen treffen en hen alle mogelijke faciliteiten bieden. 4. De concessiehouder dient te voldoen aan de standaardvoorwaarden voor brandpreventie die hij kan raadplegen op de website van de brandweer: ntie%20evenementen/standaardvoorwaarden_2014.pdf Alsook de volgende bepalingen vervat in de politiecodex titel 3 - Hoofdstuk 6: Art. 192: de opstellingen en de activiteiten mogen geen hinder vormen voor een vlotte en veilige ontruiming van de tijdelijke inrichting, noch van de aangrenzende gebouwen. Art. 193: tussen de standen en de aangrenzende gebouwen moet altijd een vrije doorgang verzekerd blijven van 1,20m. Art. 195: de opstelling en de activiteiten mogen geen hinder vormen voor de hulpdiensten. Art : voor de voertuigen van de hulpdiensten moet te allen tijde een vrije doorgang van 4m breed en 4m hoog gegarandeerd worden om de aangrenzende bebouwing te kunnen bereiken. Art. 199: de ondergrondse en bovengrondse watermonden moeten steeds vrij zijn en goed bereikbaar blijven voor de hulpdiensten. Het is verboden om op een afstand van minder dan 1m van de watermonden iets te plaatsen wat niet onmiddellijk, eenvoudig en volledig verplaatst kan worden. Oproep voor uitbating brocantemarkt Pagina 7

8 UITBATING WOENSDAGSE BROCANTEMARKT De minimumprijs biedingsprijs bedraagt: 6.300,00 euro/jaar (exclusief btw) (zesduizend driehonderd euro/jaar) De biedingen sluiten af op woensdag 8 maart 2017 om uur Oproep voor uitbating brocantemarkt Pagina 8

9 digitale biedingen De stad biedt openbaar aan, onder de vorm van gesloten digitale biedingen, het recht tot uitbating van een maandelijks marktevenement, genaamd Woensdagse Brocantemarkt, voor de verkoop van kwalitatieve tweedehandsgoederen op de Grote Markt te 2000 Antwerpen. Geïnteresseerde kandidaten stellen zich kandidaat aan de hand van het biedingsformulier als bijlage. Kandidaten die de Woensdagse Brocantemarkt wensen uit te baten, kunnen hier een bod doen. De inschrijvers vermelden in hun bieding de jaarvergoeding die zij gedurende het eerste concessiejaar voor de uitbating aan de stad zullen betalen; zij houden daarbij rekening met de vastgestelde minimumvergoeding van 6.300,00 euro/jaar. Het projectvoorstel bevat minstens 4 hoofdstukken, duidelijk van elkaar te onderscheiden onderdelen: 1. het exploitatievoorstel; 2. het financieel voorstel; 3. documenten die relevante ervaring met occasionele marktevenementen aantonen; 4. het biedingsformulier/administratieve verplichtingen/gegevens Een begeleidend schrijven met motivering en ervaring in het uitbaten van een occasioneel marktevenement. Bij de beoordeling van de kandidaturen houdt de stad rekening met volgende criteria: 1. Exploitatievoorstel: 40% De volgende onderdelen zijn een must: a. De inrichting (20%) - inrichting en indeling markt met gedetailleerd plan; - een projectvoorstel dat toelaat de belevingswaarde ( look&feel ) en de kwalitatieve uitstraling van de inrichting te beoordelen. b. De uitbating (20%) - garanties voor een klantvriendelijke en eigentijdse uitbating; - toelichting bij wijze van uitbating, toezicht en controle (een plan van aanpak); - toelichting hoe de uitbating en het toezicht aansluiten bij de doelgroepen en de specifieke functies van deze markt. Het uitbatingsvoorstel wordt beoordeeld op basis van 5 scores die de intrinsieke kwaliteit van het projectvoorstel weerspiegelen in vergelijking met de andere offertes: 1 Slecht 2 Voldoende 3 Goed 4 Zeer goed 5 Uitstekend Oproep voor uitbating brocantemarkt Pagina 9

10 De offertes worden gerangschikt op basis van de gegeven totaalscore volgens onderstaande formule. A= het maximum te behalen punten (=40) B= behaalde score C= hoogste score X= A x B C 2. Financieel voorstel: 30% De kandidaten doen in hun bieding een voorstel inzake de jaarlijkse vergoeding die zij aan de stad willen betalen. De minimumvergoeding bedraagt 7.000,00 euro/jaar. De minimumvergoeding is laag gehouden, om de concessiehouder een investeringsmarge te bieden, zodat de brocantemarkt kwalitatief kan groeien. De kandidaten voegen een businessplan bij het projectvoorstel met de investeringen die zij plannen tijdens de concessie. Beschrijving formule om het aantal punten van de vergoeding te bepalen: A= het maximum aan te behalen punten (=30) B= ingediende prijs C= hoogste prijs X= A x B C 3. Relevante ervaring: 30% De kandidaat toont relevante ervaring aan met de organisatie van en het toezicht op soortgelijke marktevenementen (brocante, rommelmarkten, het verloop van de contacten met de standhouders, enz ). Er is geen beperking op het aantal referenties dat mag worden opgegeven. De deskundigheid en de ervaring van de kandidaat concessiehouder wordt gequoteerd op basis van het aantal jaren ervaring. Bij een gelijk aantal jaren ervaring zal gequoteerd worden op basis van de sector waar de ervaring werd verworven. Deze quotering gebeurt op basis van onderstaande scores: 1 Slecht 2 Voldoende 3 Goed 4 Zeer goed 5 Uitstekend De overige kandidaten worden berekend volgens volgende formule: A= het maximum aan te behalen punten (=30) B= behaalde score C= hoogste score X= A x B C De concessie wordt toegewezen aan de kandidaat met het hoogste aantal punten. Oproep voor uitbating brocantemarkt Pagina 10

11 Een jury bestaande uit medewerkers van de stedelijke dienst Ondernemen en Stadsmarketing zal de inschrijvingen beoordelen. Het verslag van de jurering wordt voorgelegd aan het college van burgemeester en schepenen. 4. Biedingsformulier Kandidaten zorgen voor een correcte invulling en ondertekening van het biedingsformulier. Dit betekent dat: het gedagtekend is; het de volledige rechtsgeldige verschijning van de bieder vermeldt (kopie van identiteitskaart); de kandidaat verklaart de voorwaarden van de bijlagen te aanvaarden; de biedings- en concessievoorwaarden worden op elke bladzijde geparafeerd; de geboden vergoeding vermeld staat in cijfers en letters; het bod voorzien is van geldige handtekeningen. Het biedingsformulier is vergezeld van volgende bijlagen: het projectvoorstel met gedetailleerd plan; de nodige documenten waaruit de ervaring van de kandidaat blijkt; een financieel plan met geplande investeringen; een verklaring op erewoord dat de kandidaat zich niet in één van de gevallen van uitsluiting vermeld in punt 3 van dit formulier bevindt; indien de bieding wordt ingediend door een vennootschap: een exemplaar van de statuten van de vennootschap en de stukken waaruit de machtiging van de ondertekenaars blijkt. De kandidaat moet de documenten voor de inschrijving inscannen en ze digitaal aanbieden op volgend adres Bieding.Grotebrocantemarkt@stad.antwerpen.be; ten laatste op woensdag 8 maart 2017 om uur. Als onderwerp moet de kandidaat vermelden: gesloten bieding voor uitbating Woensdagse Brocantemarkt. De inschrijvingen worden in openbare zitting voorgelezen in de kantoren van Den Bell, Francis Wellesplein 1 te 2018 Antwerpen, 2de verdieping, zaal 212, op 8 maart 2017 om uur. Uiterlijk binnen een termijn van 14 dagen vanaf de mededeling dat zijn bod als hoogst regelmatig bod werd aangeduid, bezorgt de kandidaat aan de stad het bewijs van de vestiging van de waarborg gelijk aan 3 maanden kwartaalvergoeding, zoals bepaald in punt 4 van de algemene voorwaarden van de concessie (zie bijlage concessieovereenkomst). De stad behoudt zich het recht voor het bod als vervallen te beschouwen indien de kandidaat deze waarborg niet stelt binnen de voormelde termijn. De uitslag van de oproep wordt voor goedkeuring aan de bevoegde overheid onderworpen. In geval de concessie niet goedgekeurd wordt, kan de voorlopige concessiehouder alleen aanspraak maken op teruggave van de waarborg, zonder schadevergoeding te mogen eisen uit hoofde van nietgoedkeuring. Oproep voor uitbating brocantemarkt Pagina 11

12 informatie Voor verdere informatie omtrent de procedure en de voorwaarden, kan de kandidaat-inschrijver contact opnemen met: Nini De Rycke medewerker telnr. 03/ Stad Antwerpen Stadsbeheer Afdeling ruimtebeheer Contractbeheer Francis Wellesplein 1, 2018 Antwerpen SB_V_O_Ruimtebeheer_Contracten (mailbox) concessieovereenkomst De stad sluit met de aangeduide concessiehouder een concessieovereenkomst af op basis van: De uitgangspunten opgenomen onder overzicht van de belangrijkste voorwaarden. De concessievoorwaarden opgenomen als bijlage. wijze van inschrijven 1. Kandidaten zorgen voor een correcte invulling en ondertekening van het biedingsformulier. 2. Kandidaten bezorgen de ingescande formulieren (biedingsformulier + bijlagen projectvoorstel + benodigde administratieve documenten) digitaal op volgend adres Bieding.Grotebrocantemarkt@stad.antwerpen.be; en dit ten laatste op woensdag 8 maart 2017 om uur. Indien de inzender hierbij problemen ondervindt, kan hij zich informeren bij contactpersoon Nini De Rycke (zie coördinatiegegevens onder de titel informatie ). BIJLAGEN Biedingsformulier Ontwerp concessieovereenkomst Oproep voor uitbating brocantemarkt Pagina 12

13 Oproep voor uitbating brocantemarkt Pagina 13