Eerder verschenen cases: Case opvragen? Eemnesserweg NB Laren +31 (0)

Transcriptie

1 case closed

2 Eerder verschenen cases: Case opvragen? Eemnesserweg NB Laren +31 (0)

3 Sdu Uitgevers is uitgever van online en print vaktitels die aan professionals in verschillende branches toegevoegde waarde bieden voor hun beroepsuitoefening. Sdu Uitgevers werd al vroeg in de Nederlandse geschiedenis opgericht als Algemene Staatsdrukkerij en verloor in 2007 haar directe link met de overheid. Sdu Uitgevers behoort tot de top 3 uitgeverijen van vakinformatie in Nederland.

4 Sinds de Nederlandse overheid in 2007 haar aandelen Sdu aan de huidige aandeelhouders verkocht is Sdu Uitgevers een ander bedrijf geworden, stelt Ruud Bergervoet, CFO bij Sdu. We moesten in een neergaande economie ons snel aanpassen aan de mores van de vrije markt. Dat betekent een overgang naar dynamiek, waarbij de business continu de aansluiting met de klant zoekt en we qua financiële speelruimte veel scherper aan de wind zeilen. De voorspellingen van de afdeling Finance & Control en de uitgevers moeten daarom spot on zijn. Het gebruik van Excel spreadsheets bleek daarvoor ontoereikend. 4

5 Rogier Brand, Manager Control, Tax & Treasury Sturen op relevante zaken Of je 30 jaar geleden of nu naar uitgevers kijkt, het gaat bij uitgeven altijd om verzamelen, valideren en verpakken, vertelt Miranda de Jong, uitgeefmanager bij Sdu. Wel is de factor tijd veel belangrijker geworden. De behoefte van onze klanten aan real-time vakinformatie vraagt enerzijds om andere producten en anderzijds een snellere reactie van ons als uitgevers. We willen niet volgend zijn. Rogier Brand, Manager Control, Tax & Treasury bij Sdu vult aan: De manier waarop Finance naar de beschikbare informatie keek was echter anders dan de manier waarop onze uitgevers ernaar keken. We wilden bovendien steeds vaker voorspellingen kunnen doen over voor ons echt relevante zaken, zoals aantallen abonnees en prijzen, in plaats van alleen over de afgeleide resultaten, zoals omzet en kosten. Bergervoet: Iedere uitgever bij Sdu werkt met een groot aantal verdienmodellen, marktposities en klantprofielen. Er zijn wel titels waar dat voor geldt. Dat is logisch, gegeven ons diverse productportfolio, maar maakt de bedrijfsvoering best lastig. Willen we daar beter op sturen, dan moeten we onze processen standaardiseren, zodat ze beter beheersbaar worden. Standaardisatie leidt tot duidelijkere output en eenvoud in de informatiehuishouding. Gevolg is dat sturen op resultaten ook eenvoudiger wordt en dat is waar het ons om te doen is. De keuze voor een BI-oplossing is een concrete stap om daar te komen. Gebruiksgemak Brand: Kadenza ondersteunde ons bij de toolselectie. Omdat ze zelf de presentaties over de producten gaven, kregen we een realistisch en minder commercieel beeld. De oplossing moest niet alleen de financiële, maar vooral ook alle niet-financiële informatie uit het datawarehouse kunnen weergeven. Daarnaast wilden we de businessmodellen in de tool zelf kunnen beheren en aanpassen. De oplossing moest daarom niet rigide zijn. Ook de performance was belangrijk, al onze producten moesten een plaatsje kunnen krijgen. Tenslotte moest gebruiksgemak ervoor zorgen dat niet alleen controllers, maar ook uitgevers zelf hun informatie uit de BI-oplossing kunnen halen. Om die reden zijn controllers en uitgevers beiden bij de toolselectie betrokken geweest. De keuze is uiteindelijk op IBM Cognos TM1 gevallen. 5 SDU UITGEVERS KADENZA.NL

6 Ruud Bergervoet, CFO Strakke planning We hebben er bewust voor gekozen de implementatie van de nieuwe BI-tool gevalideerd en grondig uit te voeren, aldus Brand. We sturen binnen projecten immers liever op kwaliteit dan op een deadline. Daarbij werden we vanuit Kadenza ondersteund met een business- en een dataspecialist. We begonnen in maart 2012 en uiteindelijk was het streven om voor de budgetrondes in augustus klaar te zijn. Dat is gelukt, maar het was toch best even spannend. De impact op de business is altijd weer groter dan je van te voren verwacht. Het is voor ons belangrijk dat onze controllers niet puur cijfermatig werken, maar nauw verbonden zijn met de business. Tijdens de implementatiefase zijn zij dan ook bijna dagelijks zelf naast de uitgevers gaan zitten om toelichting te geven op het hoe en waarom van de nieuwe tool. De Jong: Vlak voor de budgetrondes waren we klaar. Dit jaar hebben we de budgetten dus niet op basis van Excelsheets bepaald, maar met IBM Cognos TM1. Omdat ieder eerste gebruik van een tool zorgt voor inefficiënties, hebben we wel een veel ruimere planning voor de budgetten aangehouden. Het verzamelen van de informatie was voor veel uitgevers een ingewikkelde klus, omdat we alle detailinformatie nodig hadden en alleen het totaalbedrag onvoldoende is. De eerste planronde was spannend en intensief, maar door de constante beschikbaarheid van de controllers en de consultants van Kadenza, is het allemaal goed gegaan. Vervolgens kon ik met de verschillende uitgevers veel dieper in de materie duiken, waardoor onze voorspellingen voor het nieuwe jaar beduidend minder op onderbuikgevoel zijn gebaseerd. Een betere planning zorgt uiteindelijk voor minder pieken en dalen, aldus Bergervoet. Dat vertaalt zich bijvoorbeeld ook in resources, waardoor het effect op het bedrijfsresultaat van deze BI-tool zeer waarschijnlijk groter is dan in eerste instantie gedacht. Niettemin is BI altijd een hulpmiddel. Het gaat erom hoe je de informatie voor je laat werken. 6

7 De dynamiek van onze markt vraagt erom dat voorspellingen van Finance & Control en uitgevers spot on zijn. Ruud Bergervoet 7 SDU UITGEVERS KADENZA.NL

8 Miranda de Jong, Uitgeefmanager Om daadwerkelijk op resultaten te kunnen sturen, is het belangrijk het verhaal achter de bedragen te weten Miranda de Jong Kwaliteit van details Niet alleen het proces om te komen tot een budget is met de implementatie van de BI-oplossing veel beter, ook de kwaliteit van het budget zelf is hoger, stelt Brand. We hebben meer gedetailleerd inzicht en ook afwijkingen zijn duidelijker zichtbaar. Controllers halen zelf al meer informatie uit het systeem om hun berekeningen te maken, daarvoor hoeven ze niet meer bij de uitgevers aan te kloppen. De Jong: De discussies die we nu met de uitgevers voeren, stranden niet meer simpelweg in de constatering van een product dat end of life is. We kunnen veel dieper ingaan op de oorzaak van een dergelijke conclusie en antwoord geven op de vraag: gebeurt er ook echt wat we willen? De Jong: In de oude situatie ging het veel meer om de wet van de grote getallen, waardoor er vaak sprake was van onduidelijkheid door cumulatieve afrondingsverschillen. Om daadwerkelijk op resultaten te kunnen sturen, is het belangrijk het verhaal achter de bedragen te kennen. Nu Control veel nauwkeuriger op de cijfers kan inzoomen, kunnen uitgevers zich focussen op het waarom van de cijfers en gaat het echt ergens over. 8

9 Niet alleen het proces om te komen tot een budget is met de implementatie van deze oplossing veel beter, ook de kwaliteit van het budget zelf is hoger. Rogier Brand Duidelijke samenhang Controllers en uitgevers spreken met de komst van de BI-tool dezelfde taal, waardoor ook het niveau van de gesprekken veranderd is. Een goed voorbeeld is de situatie waar we ieder jaar in november voor stonden. De budgetten waren bepaald, maar de abonnees hadden nog wel de mogelijkheid hun abonnementen voor het komende jaar op te zeggen. In september werd er dus al voorspeld wat de aantallen abonnees in februari moesten zijn, terwijl het onzekere opzegmoment er nog tussen zat. Nu we allemaal dezelfde taal spreken, zijn dit soort onzekerheden voor zover mogelijk geëlimineerd. Als controller voorspel je, dus je weet per definitie dat je er naast zit, zegt Brand lachend, maar wel serieus. Wel is het zinvol om te weten of je voorspelling in lijn is met de trend. Intern is er een koers uitgezet en je moet weten of je nog steeds langs dezelfde lijn loopt. Eerder was de niet-financiële informatie van de producten wel beschikbaar, maar was het onmogelijk deze inzichtelijk te maken in de Excel spreadsheet. Nu hebben we alle relevante informatie bij elkaar om goede, gefundeerde voorspellingen te doen. Dat is echt een flinke stap vooruit. De kwaliteit van data is erg belangrijk in deze context. Doordat we afscheid hebben genomen van de lappendeken aan excelletjes is de foutgevoeligheid van de informatie nagenoeg verdwenen. Door alle informatie in één overzicht te presenteren is de samenhang ook duidelijk. Dit biedt legio mogelijkheden voor de toekomst. Zo kunnen we straks bijvoorbeeld ook specifieke marktinformatie aan de productinformatie koppelen, voorspelt Brand. Brand: De samenwerking met Kadenza is gedurende de toolselectie en de uitrol van IBM Cognos TM1consistent en flexibel gebleken. We zaten al snel in dezelfde mindset, waarbij de kwaliteit van het eindproduct voorop stond. Zonder het vastleggen van allerlei afspraken is er een prettige en professionele manier van samenwerken ontstaan. Dat heeft zeker bijgedragen aan de omgeving waar we bij Sdu nu mee werken. 9 SDU UITGEVERS KADENZA.NL

10 Tot slot Een betere planning zorgt uiteindelijk voor minder pieken en dalen. Ruud Bergervoet, CFO 10

11 Resultaten SDU - Sturen op niet-financiële indicatoren - Kwalitatief beter onderbouwde en minder foutgevoelige budgetten - Controllers en uitgevers spreken dezelfde taal - Realistische voorspellingen en inhoudelijke discussies - Gedetailleerd inzicht in status producten Eemnesserweg NB Laren +31 (0) SDU UITGEVERS KADENZA.NL

12 case closed